При оформлении документов на компьютере

При оформлении документов на компьютере:

При наборе текста применяется во всех частях документа (заглавии, тексте, подписи и т. п.) шрифт только гарнитуры «Times New Roman» черного цвета обычного начертания (не курсив, не полужирный). Не допускаются текстовые выделения в виде подчеркивания и печатания вразрядку.
Номера страниц  проставляются посередине верхнего поля арабскими цифрами. Первая страница документа не нумеруется.
0	граница левого поля	печатают реквизиты: «Название вида документа», «Заголовок к тексту», «Текст» (исключая строки, начинающиеся с абзацного отступа), «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования», отметка о заверении копии, а также слова «Верно», «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ».
1	после 5 печатных знаков от границы левого поля или 12,5 мм;	печатают начало абзацев в тексте.
2	после 16 печатных знаков от границы левого поля или 40 мм;
3	после 24 печатных знаков от границы левого поля или 60 мм;
4	после 32 печатных знаков от границы левого поля или 80 мм;	печатают реквизит «Адресат».
5	после 40 печатных знаков от границы левого поля или 100 мм;	печатают реквизиты «Гриф ограничения доступа», «Гриф утверждения», «Гриф приложения». При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают двумя вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положений.
6	после 48 печатных знаков от границы левого поля или 120 мм;	печатают расшифровку подписи в реквизите «Подпись».
7	после 56 печатных знаков от границы левого поля или 140 мм.	печатают коды по ОКУД и ОКОГУ (ОКЮЛП).
Если заголовок к тексту превышает пять строк, допускается его продлевать до границы пятого положения табулятора (100 мм).
Интервал между строками устанавливается одинарный (через «Формат», «Абзац»). Полуторный интервал или интервал конкретного количества пунктов может применяться только в специальных целях (например, для отделения друг от друга реквизитов документа).
При наличии в тексте документа примечаний или выделенной в самостоятельный абзац ссылки на документ, послуживший основанием к его составлению (изданию), слова «Примечание» и «Основание» печатают от нулевого положения, а относящийся к ним текст — через один межстрочный интервал или «точно 14 пт» для компьютера.
Прописными буквами печатаются (в кавычки эти слова не берутся) : реквизит «Название вида документа»; слова «УТВЕРЖДАЮ», «УТВЕРЖДЕНО», «СОГЛАСОВАНО» - в грифах утверждения и согласования; слова «ПРИКАЗЫВАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ» - в распорядительных документах; слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «РЕШИЛ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПОСТАНОВЛЯЕТ» - в протоколах; фамилии работников в текстах приказов по личному составу; названия разделов и подразделов в организационных документах.
Новую страницу документа не допускается начинать последней неполной строкой абзаца. Это регулируется через «Формат» - «Абзац» - «Положение на странице» - «Запрет висячих строк».  Если часть документа нужно продолжать печатать с новой страницы, не нужно пользоваться клавишей «Enter». Через «Вставку» выбирается «Разрыв» - «Начать с новой страницы».
При подготовке таблиц размер самого шрифта в таблицах должен быть тоже не менее 13 пт, но допускается уменьшать межстрочный интервал до 11 пт (через «Формат» – «Абзац» – «междустрочный: точно» – «значение: 11 пт).
В нормативном документе – инструкции по делопроизводству – не оговаривается вопрос о разрешении или запрещении использования переносов слов. Однако для того, чтобы слова не были «редкими», через «Сервис» - «Язык» - «Расстановка переносов» можно установить автоматический перенос слов. Нельзя регулировать «густоту» слов лишними пробелами, между словами должен быть только один пробел.
Инструкцией не оговорено разрешение или запрещение интервала между строками в заглавиях, но из республиканских нормативных правовых актов видно, что перед номером новой главы и после ее заглавием сделан пропуск строки (или применен двойной интервал). Пропуска нет между номером главы и ее заглавием.
Документы со сроком хранения до 3 лет включительно допускается печатать на двух сторонах листа.

Текст распорядительного документа (приказа), как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей (п. 99 Инструкции). В констатирующей части излагают цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания приказа. В приказах по личному составу основание издания документа указывают в конце каждого пункта. Если основание для издания нескольких пунктов документа является единым, его указывают в конце текста.

Следует помнить, что пункты распорядительной части сложных по содержанию приказов и распоряжений по личному составу располагаются в следующей последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т. д.

Государственный стандарт 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; Классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов и пояснительная записка по его применению;

В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 01.01.01 г. № 000 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь» и Законом Республики Беларусь от 5 июля 2004 г. № 000-3 «О государственных символах Республики Беларусь» государственные органы и иные государственные организации обязаны помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов (далее — гербовые бланки). Бланки документов разрабатывают на основе продольного расположения реквизитов на двух языках.

Протокол - организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа– «ПРОТОКОЛ». Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации; название вида документа; дата и номер документа, заголовок к тексту, текст; подпись председателя и секретаря заседания коллегиального органа управления.

Пунктом 23 Инструкции предусмотрено 2 вида бланков для использования. Это бланк для письма и общий бланк (для всех видов организационно-распорядительных документов). Бланки разрабатываются в соответствии с СТБ 6.38-2004. На общий бланк при изготовлении конкретного документа (приказ, распоряжение, указание, протокол и др.) наименование его вида наносят с помощью технических средств. Название вида документа печатают прописными буквами без разрядки (ПРИКАЗ). При использовании общих бланков с продольным расположением реквизитов на 2 языках название документа печатается на 2 языках (ЗАГАД ПРИКАЗ) (п. 45 Инструкции).

На общем бланке могут оформляться такие распорядительные документы, как приказы, постановления, распоряжения и др., а также организационные документы - положения, инструкции и др. Справочно-информационные внутренние документы (акты, справки и др.) могут оформляться как на общем бланке, так и на чистых листах бумаги формата А4 при соблюдении СТБ 6.38-2004.

16.09.2015  № 1

г. Старые Дороги.

родительского собрания

Председатель        – 

Секретарь                – 

Присутствовали:	(инициалы, фамилия указываются в именительном падеже)
Приглашенные:	(должность, инициалы, фамилия указываются в именительном падеже)

При количестве членов заседания более 15 человек, список составляется отдельно и прилагается к протоколу, в строке «Присутствовали» указывается их общее число, в скобках пишется – «список прилагается». Если приглашенных более 10 человек, список составляется отдельно и прилагается к протоколу, в документе делается соответствующая отметка («список прилагается»).

Пример

Председатель        – 

Секретарь                – 

Присутствовали  –  27 человек (список прилагается)

Приглашенные  –  14 человек (список прилагается)

Повестка дня:

О выполнении плана работы за 2014/2015 учебный год

Сообщение председателя родительского комитета .

       Если на повестку дня выносится два вопроса или более, то они нумеруются арабскими цифрами.

Пример

Повестка дня:

1. О выполнении плана работы за 2014/2015 учебный год

Сообщение председателя родительского комитета .

2. О проведении дня открытых дверей.

Сообщение  воспитателя .

1. СЛУШАЛИ:

        – Текст доклада (сообщения, информации) прилагается.

В разделе «СЛУШАЛИ» на второй строке с абзаца указываются фамилия и инициалы докладчика или выступающего в родительном падеже. Затем через тире с прописной буквы кратко записывается текст доклада. Изложение ведется от имени первого лица без местоимения «я», исключаются слова: «так сказать», «значит» и т. д. В тексте выступления каждая новая мысль оформляется с красной строки.

Если в протокол включен только один вопрос, то нумерация не производится (перед словом «СЛУШАЛИ» цифра «1» не ставится).

ВЫСТУПИЛИ:

        – Краткая запись выступления.

        –  Краткая запись выступления.

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» на второй строке с абзаца указываются фамилия и инициалы выступающего в именительном падеже. Затем через тире с прописной буквы кратко записывается текст выступления.

В раздел «ВЫСТУПИЛИ» кроме текстов выступлений включаются вопросы к докладчику и ответы на них. Вместо слов «Вопрос», «Ответ» пишутся фамилии и инициалы выступивших в именительном падеже.

– Зачем необходим такой перевод?

МИТРОХИНА Н. А. – Перевод необходим для …

РЕШИЛИ:

       Утвердить отчет родительского комитета за 2015 г.

       Если в процессе обсуждения какого-либо вопроса повестки дня принимается несколько решений, то они оформляются отдельными пунктами и нумеруются. Первой цифрой обозначается вопрос повестки дня, второй – порядковый номер пункта постановляющей части по этому вопросу.

Пример

РЕШИЛИ:

       1.1. ___________________________________________________________

       1.2. ___________________________________________________________

Текст постановляющей части протокола должен быть лаконичным, не допускающим двоякого толкования. Он начинается с глагола в неопределенной форме («возложить», «поручить», «организовать» и т. д.) и строится по схеме: «действие – исполнитель – срок исполнения» (срок исполнения рекомендуется указывать с новой строки с абзаца).

Срок представления – 01.10.2015

Голосовали: «за» ……………...  человек

  «против» …………. человек

  «воздержались» …. человек

или Решение принято большинством (____________% ) голосов.

  точное значение

Председатель  __________________         

(подпись)

Секретарь  __________________                 

(подпись)

Приложения оформляются в отдельную папку, подписываются «ПРИЛОЖЕНИЕ №__ к протоколу заседания (совета или иного органа) от (указывается дата)»

Требования по оформлению всех протоколов одинаковые (за исключением если иное прописано в положении)

РЕГИСТРАЦИОННО – КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА (журнал)

Дата документа	Индекс документа	Рассмотренный вопрос (вопросы)	Отметка об исполнении  документа
1	2	3	4
29.09.2015	1	1. Устав – свод правил учреждения дошкольного образования. 2. Выборы в Совет учреждения образования.	В дело 01 - 04