Организационная структура организации

Базой для создания модели электронного документооборота будет являться реально существующая коммерческая организация Post» - Санкт-Петербург, которая осуществляет курьерскую деятельность на городском и региональном уровне. Внутри предприятия выделяется 5 подразделений: операционный отдел, отдел по персоналу, финансовый отдел, административный отдел, транспортный отдел. Они в свою очередь взаимодействуют с рядом предприятий-клиентов, а также с головной компанией, которая находится в Москве ( Post»-Москва). В этих отделах работают специалисты по отдельным вопросам, выполняющие свои полномочия  в соответствии с функциональностью своего подразделения, а утверждает их линейный руководитель – генеральный директор. Структура организации представлена на рисунке 1.

Таким образом, в документационном обмене задействовано 5 подразделений. Согласно своим функциям, каждый отдел разрабатывает соответствующие принятия решений, которые передает в другие отделы, а также внешним организациям и предприятиям и, соответственно, головной компании.

Поскольку предприятие имеет достаточно сложную структуру организации как внутри, выделяя отделы, так и внешне – являясь филиалом Московской компании, то внедрение общекорпоративной системы электронного управления документами происходило на базе уже внедренных систем внутри Санкт-Петербургского филиала. Такими системами можно считать, например: документооборот, финансовый отдел, управление отношениями с клиентами. Данные системы были переведены к интеграции сервисов в корпоративную информационную систему.

Рисунок 1 – Структура организации

  Организационная структура организации.

Принципы работы организации:

1) Единство управления - независимо от структуры организации, степени децентрализации и делегирования полномочий нести полную и абсолютную ответственность за деятельность всего предприятия должен один человек.

2) Скалярный метод передачи полномочий - полная и абсолютная ответственность означает право не только управлять, но и передавать, делегировать часть полномочий другим лицам по линии руководства.

3) Единство подчинения - у любого служащего (работника) может быть только один руководитель.

4) Принцип соответствия - делегированные полномочия должны соответствовать уровню ответственности. Если на лицо возлагаются определенные обязанности, то его необходимо наделить и соответствующими полномочиями, необходимыми для выполнения этих обязанностей.

5) Масштабы управления - число лиц, находящихся в эффективном управлении, лимитировано. Это зависит от ряда обстоятельств, от характера выполняемой работы.

6) Коммуникации, система связи - Как формальные, так и неформальные линии связи должны быть установлены и постоянно поддерживаться.

7) Принцип ориентирования - организации должны строиться в соответствии с характером возложенных на них задач и не зависеть от субъективных факторов.

8) Принцип избирательности - руководство должно получать лишь ту информацию, которая выходит за рамки плана и является исключительной, то есть либо благоприятной, либо неблагоприятной для ведения бизнеса. Таким образом можно будет отсечь лишнюю, непригодную к использованию информацию.

9) Дифференциация работы - различные виды работы имеют разные характеристики, что необходимо предусмотреть при создании организации. Например, высококвалифицированный индивидуальный труд требует иных условий, чем полуквалифицированные повторяющиеся операции.

10) Разбивка сложного элемента на простые составляющие, специализация и стандартизация - эти методы должны найти свое применение в организации, так как позволяют снизить затраты.

11) Контроль над осуществлением операции - эта функция должна быть поручена четко обозначенному для этой цели аппарату. Определенная часть администрации должна следить за ежедневным ходом выполнения операций. Творческий подход к делу должен поощряться.

12) Планирование - должно всегда предшествовать выполнению работы.

13) Гибкость - структура организации должна позволять вносить в нее коррективы в связи с изменением методов, задач, целей, масштаба коммерческой деятельности, появлением новых технологий и ресурсов. Конечно, внесение значительных изменений требует всестороннего исследования.

14) Доступность всех уровней организации - любой сотрудник (работник) организации должен иметь право и возможность подать жалобу, высказать замечания или предъявить рекламации соответствующему руководителю.

Для нормативного урегулирования и защиты электронного документооборота в организации, специалистами ДОУ был разработан ряд документов:

1.Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля правильности оформления документов, представляемых на подпись руководству;

2. Регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

3. Разработка и проектирование бланков документов;

5. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

6.Организация контроля работы с документами в структурных подразделениях;

7.Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

8.Осуществление контроля правильности оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;

  Использование электронной подписи (ЭП) также регламентируется

инструкциями и правилами по использованию ЭП.

  Ведущую роль в организации защиты системы электронного документооборота на предприятии играют руководитель предприятия (генеральный директор), а также его заместитель (менеджер по административной работе), непосредственно возглавляющий эту работу.
  Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию и проведение необходимых мероприятий, направленных на обеспечение безопасности системы электронного документооборота.

  Он обязан:
- знать фактическое состояние дел в области защиты системы электронного документооборота;

- определять обязанности и задачи должностным лицам и структурным подразделениям предприятия в этой области;
- проявлять высокую требовательность к персоналу предприятия в вопросах о системе электронного документооборота;
- оценивать деятельность должностных лиц и эффективность мероприятий по защите системы электронного документооборота.
  Заместитель руководителя предприятия обязан постоянно изучать все стороны и направления деятельности предприятия для принятия своевременных мер по защите системы электронного документооборота; руководить работой службы безопасности (иных структурных подразделений, решающих задачи по защите системы электронного документооборота); выполнять другие функции по организации защиты системы электронного документооборота в ходе проведения предприятием всех видов работ.

Маршруты работы с внешним документооборотом  представлены на рисунке 2.

Рисунок 2 - Модель внешнего документооборота предприятия

  Виды деятельности

Компания ООО "Flip Post" осуществляет следующие виды деятельности (в соответствии с кодами ОКВЭД, указанными при регистрации):

Курьерская деятельность

Деятельность в области электросвязи Почтовая и курьерская деятельность
Деятельность национальной почты
Деятельность специальной связи

Деятельность почтовой связи общего пользования

Деятельность по осуществлению почтовых переводов денежных средств

Деятельность по приему, обработке, перевозке и доставке (вручению) почтовых отправлений Организация перевозок грузов

Транспортная обработка грузов и хранение

Торговля автотранспортными средствами и мотоциклами, их техническое обслуживание и ремонт
Техническое обслуживание и ремонт автотранспортных средств