Слайд 1
Автоматизация работы с организациями - источниками комплектования и перспективы приема электронных документов в ГКУ РО «ГАРО»
,
зав. отделом автоматизированных
архивных технологий и
информационно-поисковых систем
ГКУ РО «ГАРО»
Основными мероприятиями реализации планов развития информационного общества в нашей стране являются организация оказания государственных услуг в электронной форме и переход федеральных органов исполнительной власти к электронному делопроизводству и документообороту (СЭД), внедрение систем межведомственного электронного документооборота (МЭДО) и межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).
Слайд 2
В свою очередь, одной из основных целей развития архивного дела является приведение деятельности российских архивов в соответствие с потребностями и нуждами современного информационного общества.
Для ее достижения необходимо решить следующие ключевые задачи: интегрировать архивы в систему электронного правительства, создать условия для работы с электронными документами, передаваемыми на постоянное хранение из органов государственной власти и организаций, являющихся источниками комплектования архивов, использующих системы электронного документооборота, расширить оказание государственными и муниципальными архивами информационных услуг в электронном виде, способствовать расширению доступа (в том числе удаленного) к документной информации, появлению дополнительных возможностей научного анализа информационных богатств архивов, созданию нового инструментария архивной эвристики, новых форм издания документов и справочников, интеграции информационных ресурсов архивов в мировые глобальные сети.
Комплектование Архивного фонда Российской Федерации, систематическое и качественное пополнение его документами, объективно отражающими историческое развитие общества, является важной функцией в деятельности государственных архивов и одним из основных направлений информатизации отрасли.
Слайд 3
Подавляющее большинство документов сегодня создается изначально в электронном виде. Неуклонно растет и количество электронных документов, существующих на правах подлинника. Эти процессы неизбежно влекут за собой необходимость подготовки архивной сферы к приему на постоянное хранение и организации условий для дальнейшего использования электронных документов, возникающих в настоящее время в текущем делопроизводстве.
В 2016 г., комитет по управлению архивным делом Ростовской области и Министерство информатизации и связи Ростовской области с целью полноценного использования электронных документов в управленческой деятельности разработали пилотный проект организации хранения, комплектования, учета и использования электронных архивных документов в органах исполнительной власти и муниципальных образованиях Ростовской области, условно названный «Электронный архив». Государственный архив Ростовской области стал одним из участников этого проекта.
Слайд 4
В рамках проекта необходимо решить задачу создания двухуровневой информационной системы, в которой будет проводиться экспертиза ценности документов, а затем осуществляться миграция из СЭД в ведомственный архив, а затем в муниципальный или государственный архив, т. е. речь идет о модели единого комплекса информационных систем электронного документооборота и архивного хранения («СЭД» – «Архив организации» – «Государственный архив – ПК АФ»), охватывающего все этапы полного жизненного цикла электронного документа от момента его включения в СЭД до момента интеграции в автоматизированные системы промежуточного (ведомственные архивы, архивы предприятий и организаций и т. п.) и государственного архивного хранения.
Перед нами поставлена концептуальная задача организации долговременного и постоянного («вечного») архивного хранения и использования электронных документов, при безусловном сохранении документов на бумажных носителях в соответствии с существующей нормативно-правовой базой, но с учетом перспективы возможного перехода на безбумажный документооборот.
В Ростовской области в соответствии с распоряжением губернатора межведомственный электронный документооборот в органах исполнительной власти и муниципальных образованиях осуществляется с использованием системы электронного документооборота «Дело». Для организации ведомственного хранения электронных документов Министерством информатизации и связи Ростовской области приобретены лицензии на программный комплекс (далее - ПК) «Архивное дело».
Слайд 5
Таким образом, миграция документов будет проходить из СЭД «Дело» в ПК «Архивное дело» и, далее, в ПК «Архивный фонд».
Слайд 6
В настоящее время в рамках пилотного проекта «Электронный архив» в ПК «Архивное дело» предполагается разработать подсистему «"Экспертно-проверочная комиссия" (ЭПК), "Экспертная комиссия" (ЭК)», которая, по сути, является системой управления и контроля движения дел из СЭД «Дело» в ПК «Архивное дело». С этой целью нами активно обсуждается предложенная нам функциональность подсистемы, которая описывает бизнес-процессы, функциональную ролевую модель и сценарии использования.
Подсистема работы экспертно-проверочной комиссии позволяет:
- вести списки членов ЭПК и статусов каждого из них;
- осуществлять планирование проведения заседаний ЭПК;
- готовить повестку дня и материалы к заседанию ЭПК;
- организовывать ознакомление членов ЭПК с материалами к заседанию;
- разрабатывать регламент заседания;
- осуществлять процедуру ведения заседания (в том числе в удаленном режиме);
- осуществлять документирование заседания ЭПК (оформление документальных материалов, протоколирование);
- осуществлять ознакомление членов ЭПК с решениями;
- направлять решение в организации - источники комплектования;
- контролировать исполнение решения;
- формировать отчетные формы.
При этом все документы в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (М., 2015) будут направляться на рассмотрение ЭПК как на бумажном носителе, так и в электронном виде внутри создаваемой информационной системы.
Слайд 7
Кроме того, мы приступили и к обсуждению функциональности «Интеграции систем "Архивное дело" и "Архивный фонд"». При передаче из ПК «Архивное дело» описи вместе с ней должны передаваться:
- реквизиты и структура описи (№, даты, разделы и т. д.);
- реквизиты отдельного раздела описи;
- реквизиты и файл(ы) отдельного дела, внесенного в опись;
- реквизиты отдельных документов.
Следующим этапом нашей работы станет написание технического задания и фактическая реализация согласованной нами функциональности.
Но существует еще одно направление автоматизации работы с организациями - источниками комплектования. В 2014 г. ГКУ РО «ГАРО» инициативно проводил анкетирование, которое показало, большинство организаций - источников комплектования ГКУ РО «ГАРО» сегодня не используют СЭДы, и за редким исключением самостоятельно инициативно создают электронный фонд пользования по разным, в том числе и объективным причинам (высокая стоимость сканирующего оборудования и аутсорсинга сканирования), т. е. хранят только документы на традиционной бумажной основе.
Слайд 8
В связи с этим хотелось бы напомнить, что с развитием новых информационных технологий изменились способы создания и воспроизведения документов на бумажной основе. Например, принтерное текстонанесение сегодня стало основным способом воспроизведения документа. При этом в основном используется принтерная лазерная печать с низкой износостойкостью, не гарантирующая долговечность текста при использовании, что уже подтверждается на практике. И возникает вопрос: не рискуем ли мы потерять через какое-то время документы, отражающие современную историю, тем более что во многих государственных архивах приоритетно оцифровываются документы дореволюционного периода, как особо ценные и наиболее востребованные?
Поэтому, наверное, в настоящее время решить данную проблему можно только, сделав обязательным условием передачи на архивное хранение организациями – источниками комплектования как документов на бумажном носителе, так и их электронные копии.
При этом необходимо решить вопрос автоматической конвертации электронных документов организаций, не использующих СЭДы в своей деятельности, в ПК «Архивный фонд».
Слайд 9
И здесь следует отметить, что и на современном этапе разработка программного обеспечения для архивов по-прежнему является достаточно сложной задачей. Исходя из объективных условий (например, архивная отрасль - очень узкий сегмент рынка информационных технологий), можно определить два варианта решения проблемы программного обеспечения: использование промышленным образом произведенного продукта и создание собственных программных разработок. Оба варианта могут дополнять друг друга, что, наверное, является оптимальным решением.
В 2006 г. ГКУ РО «ГАРО» начал разработку собственной специализированной информационно-поисковой системы (далее - ИПС) «Комплекс-Архив», состоящий из нескольких связанных между собой модулей.
Слайд 10
В том числе, был разработан и в настоящее время дорабатывается и тестируется модуль «Организации – источники комплектования (ОИК)», который позволяет автоматизировать работу с ведомственными архивами: вести паспорта архивов в электронном формате, создавать электронные наблюдательные дела, конвертировать сначала в модуль ОИК описи, предоставляемые организациями в электронном формате, а затем, через сформированный Акт приема-передачи, переносить их в основной модуль с автоматическим изменением учетных данных, а также автоматизировать отчетность.
Программа обеспечивает информационную поддержку следующих задач:
- ведение списков организаций - источников комплектования в электронном формате;
- контроль за организацией документов в делопроизводстве учреждений;
- контроль состояния ведомственных архивов;
- учет сведений о состоянии работы с учреждениями - фондообразователями и их статистическая обработка;
- контроль за проведением экспертизы ценности и отбором документов в ведомственных архивах.
В программе также учитывается деятельность кураторов и сотрудников, ответственных за комплектование архива:
- проведение проверок в организациях;
- проведение семинаров, курсов;
- исключение организаций из списка;
- прием описанных документов на хранение.
Кроме того, модуль позволяет конвертировать в основную систему электронный фонд пользования документов ведомственного архива в графических форматах, zip-контенере или pdf-файлах.
Слайд 11
К сожалению, пока мы не смогли развернуть модуль в полном объеме. У нас возникла проблема с конвертацией описей. Сегодня она частично решена, что, возможно, позволит интегрировать этот модуль и в проект «Электронного архива», что в свою очередь позволит создать оптимальную модель автоматизации работы с организациям - источниками комплектования.
Слайд 12
Таким образом, как вы видите, архивная служба Дона в целом, и ГКУ РО «ГАРО» в частности ведут активную подготовку к приему электронных документов. Но в любом случае, «моментом истины» для нас станет тестовый прием электронных документов, о чем мы надеемся рассказать вам на следующем научно-методическом совете.
