Без имени (стр. 9 )

Если приложение к документу в единственном экземпляре, то количество экземпляров можно не указывать.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например:

Приложение: Каталог “Well” в 1 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

Сами документы-приложения должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись.

Кроме того, на приложениях в правом верхнем углу делается отметка, указывающая на его связь с основным документом, например:

Приложение 1

к приказу директора ОАО “ЭРА”

от 01.04.95 №17

Реквизит “подпись”

Подпись - обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного.

В состав реквизита “подпись” входят:

наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Например:

Директор подпись

Должность лица, подписавшего документ, указывается полностью, если документ оформлен не на бланке, например:

Директор ЗАО “РЕАЛ+” подпись

При оформлении документа на бланке организации должность указывается сокращенно, например:

Директор подпись

При подписании документа несколькими должностными лицами, составные части реквизита “подпись” располагают последовательно друг под другом в соответствии с занимаемой должностью, например:

Директор подпись

Главный бухгалтер подпись

При подписании документа несколькими равными по должности лицами их подписи располагаются на одном уровне, например:

Директор АО “ДИЗ” Директор 000 “ГЭЗ”

подпись подпись

Если руководитель, подпись которого предусмотрена, отсутствует, документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица, с указанием его фактической должности и фамилии.

При этом не допускается ставить предлог “За”, надпись от руки “Зам.” или косую черту перед наименованием должности.

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии).

Документы коллегиального органа (Совета учредителей, Общего собрания участников АО) подписываются председателем этого органа и секретарем.

Реквизит “подпись” проставляется после реквизитов “текст”, “приложение” и печатается следующим образом:

должность указывается от границы левого поля; расшифровка подписи после 48 печатных знаков от границы левого поля (см. рис.1).

Реквизит “визы”

Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой. Это необходимо для проверки целесообразности или своевременности составления документа специалистами предприятия.

Реквизит “визы” включает в себя:

должность; личную подпись визирующего; инициалы и фамилию; дату визирования

Виза располагается ниже реквизита “подпись” от границы левого поля, например:

Юрисконсульт подпись 06.06.95

Если у визирующего есть замечания и дополнения к проекту документа, он оформляет их на отдельном листе.

На исходящих документах виза ставится на втором экземпляре, остающемся в фирме. На внутренних документах фирмы (приказах, распоряжениях) виза может проставляться на первом экземпляре.

Реквизит “печать”

На документах, удостоверяющих права фирмы или должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также предусмотренных государственными правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, часть его личной подписи и был хорошо читаемым.

Ответственного за хранение и место хранения печати определяет руководитель фирмы.

Реквизит “отметка о заверении копии “

В случае подписания руководителем только первого экземпляра документа остальные заверяются секретарем-референтом.

Реквизит “отметка о заверении копии” располагается ниже реквизита “подпись”.

Отметка о заверении копии включает:

заверительную надпись “верно”; наименование должности лица, заверившего копию; его личную подпись с расшифровкой (инициалы и фамилия); дату заверения.

Например:

Верно

Референт подпись

00.00.00

При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.

В этом случае копия имеет юридическую силу оригинала.

Реквизит “фамилия исполнителя и номер его телефона “

Фамилию исполнителя (составителя) и номер его служебного телефона располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу после реквизитов “подпись”, “визы”, например:

Серова 236 01 26

Этот реквизит очень важен для оперативной связи с тем, кто составил документ, уточнения и разъяснения затронутых в документе вопросов.

Ниже фамилии исполнителя при необходимости могут указываться первые буквы имени и фамилии машинистки, количество отпечатанных экземпляров и дата печатания, например:

Петров 239 1561

КН 2 27.09.95

Реквизит “отметка об исполнении документа и направлении его в дело “

Если документ исполнен, т. е. решены все вопросы, поставленные в нем, на документе ставят отметку об его исполнении и направлении документа в дело.

Этот реквизит располагается в левой нижней части первого листа

документа ниже реквизита “фамилия исполнителя и номер его телефона“.

Отметка включает в себя:

слова “в дело” и “номер дела“, в котором будет храниться документ; ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении (в случае его составления); краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении; подпись исполнителя документа ; дата проставления отметки.

Например:

В дело 01-05.

Отправлен факс от 01.04.95 № 000.

Логинов

2.04.95.

Реквизит “отметка о поступлении “

Отметка о поступлении располагается в правой нижней части первого листа документа и состоит из следующих элементов:

сокращенного наименования предприятия, получившего документ; даты поступления документа; его входящего номера,

например:

АО”ЭРА”

Дата 03.01.95

Вх. № 000

Отметку о поступлении проставляют автоматическим нумератором, содержащим все перечисленные компоненты реквизита.

Описи дел

Для учета дел длительных сроков хранения, а при отсутствии в организации номенклатуры дел и кратковременного хранения, завершенные в делопроизводстве журналы, картотеки, проекты и другие единицы хранения, дела по личному составу постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, прошедшие экспертизу ценности, правильно сформированные и оформленные, подлежат включению в самостоятельные описи.

Самостоятельные описи составляются также на дела, состоящие из характерных для данной организации документов:

судебные, следственные дела, научные отчеты и др.

Образец описи дел по личному составу

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета.

Одновременно опись является основным учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной законченной нумерацией.

Описи дел составляются по установленной Архивной службой РФ форме.

Описи дел постоянного хранения отличаются от описей дел долговременного хранения отсутствием в них графы 6 (срок хранения). Правилами не предусмотрено проставление в графе «Срок хранения» ссылок на статьи перечня, так как они уже были в номенклатурах дел. Но в настоящее время, когда номенклатуры дел в организации может и не быть, добавление ссылок на статью перечня для таких случаев не ухудшит качества описи.

Технология составления и оформления описей аналогична технологии составления номенклатуры дел, поскольку составление описи является следующим технологическим этапом систематизации дел. В случае если какие-либо дела включаются в опись с нарушением систематизации, то они могут вноситься в описи последними под литерными номерами. Сами дела размещаются в описи в соответствии с рекомендованной Архивной службой РФ систематизацией.

Так, заголовки дел по личному составу систематизируются в следующем порядке:

приказы (распоряжения) по личному составу; списки личного состава; карточки по учету личного состава; личные дела уволившихся сотрудников; лицевые счета сотрудников; невостребованные трудовые книжки; акты о несчастных случаях.

В крупных организациях в качестве разделов описи могут составляться по структурным подразделениям, а затем на их основе уже архивом организации готовится сводная опись. Описи всегда завершаются итоговой записью о количестве внесенных в них дел и подписываются составителями.

При незначительном количестве документов опись можно составлять за ряд лет, деля ее на годовые разделы с полным оформлением каждого раздела.

Описи дел должны быть составлены в течение года после завершения дел в текущем делопроизводстве.

Предусматривается, что организации составляют описи ежегодно, а при скоплении неописанных дел за ряд лет - по готовым разделам. Состав индексов описей дел и номенклатур дел, заменяющих в ведомственном архиве опись, определяется самой организацией.

Если организация сдает свои документы постоянного хранения в государственный архив, то описи по личному составу согласуются с экспертно-проверочной комиссией архивного органа (федерального архива), а постоянного хранения утверждаются ею до утверждения директором организации.

На всех описях и актах, рассмотренных экспертными комиссиями, проставляется гриф согласования с указанием даты заседания и номера протокола. Иногда в организациях, отдавая дань архивным традициям, в грифе согласования с архивным органом используют устаревший термин «одобрено».

Акты о выделении документов к уничтожению и снятию с учета

Одновременно с подготовкой описей по итогам учета документов оформляются также акты, документирующие различные ситуации снятия документов с учета: