Без имени

Как сдавали первую СЗВ-М — советы и анализ опыта.

Совет на будущее. У ПФР своя система оценки ошибок. Каждой из них фонд присваивает баллы. Если цена ошибки составит от 10 до 20 баллов, то отчет примут. Если 30 и больше баллов, то его надо пересдать. Если не исправить критичные ошибки, то компанию оштрафуют из расчета 500 руб. за каждого сотрудника (ч. 4 ст. 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. ). Разобраться, какая ошибка является критичной, поможет таблица.

Частые ошибки в электронном СЗВ-М

В чем ошибка	Сколько баллов присвоит фонд	Как исправить
Сведения о компании
Неверный регистрационный номер	50 — отчет не примут	Приведите в СЗВ-М правильный регистрационный номер и отправьте снова с типом формы «исхд»
В ИНН лишние цифры или их, наоборот, не хватает	50 — отчет не примут	В ИНН должно быть 10 цифр у компании и 12 у предпринимателя. Исправьте ошибку и отправьте отчет снова с типом формы «исхд»
Вместо ИНН нули	30 — отчет не примут	Приведите ИНН в соответствие с ЕГРЮЛ и отправьте отчет заново с типом формы «исхд»
В кратком названии компании недочеты	30 — отчет не примут	Поставьте в СЗВ-М такое же название, как в РСВ-1, и отправьте отчет снова с типом формы «исхд»
Вместо КПП нули	10 — отчет примут, но с предупреждением	Отчет можно отправить в таком виде, если других ошибок нет
Отчетный период
Код месяца неправильный или отсутствует	30 — отчет не примут	В поле «Отчетный период» должно быть два знака. В СЗВ-М за май — 05. Исправьте ошибку и отправьте отчет снова с типом формы «исхд»
Календарный год неправильный или отсутствует	30 — отчет не примут	В поле календарного года должно быть 2016. Исправьте ошибку и отправьте отчет снова с типом формы «исхд»
Тип формы
Пустое поле «Тип формы»	30 — отчет не примут	В первичном отчете поставьте код «исхд», в дополняющей форме — «доп», в отменяющей — «отмн»
Неправильный тип формы	30 — отчет не примут	Отчет с кодом «исхд» не получится отправить, если до этого уже были принятые или частично принятые СЗВ-М за этот же период. Если отчет уже сдавали, поставьте код «доп» или «отмн» и отправьте СЗВ-М снова
Данные сотрудников
Нет фамилии или имени	30 — отчет не примут по данному работнику	Добавьте нужные данные и отправьте отчет с типом формы «доп» только на тех работников, по которым не хватало сведений
СНИЛС не уникален	30 — отчет не примут по данному работнику	Исправьте СНИЛС и отправьте отчет с типом формы «доп» только на тех работников, по которым были неверные сведения
ИНН не уникален, в нем есть лишние или недостающие цифры	30 — отчет не примут по данному работнику	Приведите верный ИНН и отправьте отчет с типом формы «доп» только на тех работников, по которым прошла ошибка
ИНН отсутствует	20 — отчет примут, при отправке возможно предупреждение	Отчет можно отправить в таком виде, если других ошибок нет
Все разделы
Лишние пробелы перед показателем, рядом с дефисом, два пробела подряд	40 — отчет не примут	Убрать лишние пробелы и отправить отчет заново с кодом «исхд»
Неправильный формат файла	50 — отчет не примут	Сформируйте файл в формате xml. Для этого можно воспользоваться бесплатными программами на сайте ПФР в подразделе «Бесплатные программы, формы и протоколы» раздела «Работодателям»

С первого раза отчитались только половина бухгалтеров. Треть до сих пор ждут от ПФР протоколы. И никто не знает, отрицательные они придут или положительные.

Все шло плавно. В мае 2015 года появился проект формы, ее несколько месяцев дорабатывали. В декабре ежемесячную сдачу узаконили. А в феврале этого года утвердили и опубликовали форму и ее формат. До сдачи оставалось два месяца.

В первые дни в приемной программе все зависло.

Первыми с проблемами столкнулись те, кто подключился к отчетности у спецоператора и забыл заключить специальное соглашение с ПФР об обмене электронными документами. Фонд не принимал отчет у таких компаний. В итоге бухгалтерам и директорам пришлось ехать в фонд и заниматься дополнительной бумажной волокитой. У некоторых на это ушло около недели. Коллеги в разговорах друг с другом добрым словом вспоминали тогда налоговую службу, которая, по их мнению, давно так не работает.

Не по маслу все пошло и у тех, кто заранее выполнил все бюрократические требования. Неприятности начались сразу же, как встал вопрос о досрочной сдаче первого отчета. Срок был 10 мая. Но многие бухгалтеры решили отчитаться заранее — до майских праздников. Никто не хотел оставлять новую отчетность на последние дни. К тому же параллельно все занимались другой не менее важной новой формой 6-НДФЛ.

В ПФР утверждали, что все могут сдать отчетность досрочно. Ничто этому не мешает. И поток новеньких электронных СЗВ-М полетел в фонд. Многие из них так и зависли в полете. Управления оказались не готовы принимать столько новых отчетов.

Система обработки СЗВ-М была перегруженной настолько, что отчитаться с первого раза удалось лишь половине компаний. А каждая третья организация до сих пор в ожидании. Управления не успевали настраивать программы. Их обновили как минимум трижды за первую неделю сдачи. Образовалась огромная очередь из не обработанных СЗВ-М. Протоколы проверки отчетов ПФР отправляет до сих пор. Отрицательные протоколы приходили даже тем, кто сдал отчет без ошибок. Кому-то, казалось бы, повезло больше, им пришел положительный протокол. Но в них было сообщение о такой же ошибке — отчет не принят.

Совет на будущее. Всегда сохраняйте квитанцию об отправке. А если ее нет, то запросите у спецоператора письменное подтверждение того, что отчет отправлен до 10-го числа.

Дальше начались проблемы с нулевыми отчетами.

Безопаснее включить в отчет директора — единственного учредителя. Даже если он не получает зарплату и нет трудового договора. Это сэкономит компании 500 руб.

В первых числах мая компании стали получать из ПФР письма о том, что СЗВ-М должны сдавать все. И даже если нет хозяйственной деятельности, нужно представить нулевой отчет с пустой таблицей.

Что было дальше, вспоминать грустно. Формат отчета не был настроен под нулевые показатели. И сдать СЗВ-М без данных оказалось невозможно. В итоге 5 мая фонд опубликовал очередной обновленный формат СЗВ-М. По заверениям фонда, с этого дня стало возможно сформировать нулевой отчет без списка застрахованных лиц. Даже если в компании числится единственный учредитель, который работает бесплатно и без трудового договора.

На деле отправить нулевой отчет ни у кого не получалось. В ответ приходили протоколы с ошибкой. Как оказалось, многие управления просто не успели обеспечить техническую возможность приемки нулевок. Бухгалтеры занимались лишней работой — отправляли пустые отчеты, которые никто не принимал.

Совет на будущее. К июню в фонде обещали настроить компьютеры так, чтобы они принимали нулевки за май. Тем не менее, советуем включить в СЗВ-М хотя бы одного человека. Такой отчет точно пройдет. Есть и еще одна существенная причина избегать нулевок.

В ПФР считают, что нужно сдать сведения хотя бы на одного человека — руководителя. Ведь РСВ-1 обязаны сдавать все организации вне зависимости от того, есть деятельность или нет. Эту отчетность подписывает руководитель или его представитель по доверенности. Значит, как минимум один сотрудник в компании есть, он выполняет работу. Если не показать его в ежемесячном отчете, компании грозит штраф в размере 500 руб.

Случилась путаница в регистрационных номерах.

Когда программа по приему более-менее заработала, возникла путаница с регистрационными номерами страхователей. Компании отправляли СЗВ-М, а в ответ получали отрицательные протоколы с грубой ошибкой — проблемы с регистрационным номером.

Возмущение многих бухгалтеров в тот момент можно понять. Ведь РСВ-1 за I квартал 2016 года с аналогичными номерами компаний фонд принял без претензий.

В ПФР такую ситуацию объясняли тем, что не все регистрационные номера изначально включили в базу, с которой проверочная программа сравнивает данные из отчетов. А выкручиваться пришлось снова Вам, бухгалтерам.

Совет на будущее. Перед отправкой отчета проверьте все реквизиты компании. Регистрационный номер скопируйте из РСВ-1, конечно, если этот отчет успешно приняли в Пенсионном фонде. Если в правильности регистрационного номера Вы уверены, но получили отрицательный протокол, звоните в ПФР — сотрудники фонда должны внести Вашу компанию в базу.

Полезли ошибки в названии файла.

Но не только грехи фонда мешали компаниям отчитаться с первого раза. Проблемы возникали практически на ровном месте. Но вины бухгалтеров в этом не было. Вспомните, чего только стоит мегамонстрическое правильное имя файла отчета. Оно имеет такой вид: «ПФР_034-012-008689_034012_СЗВ-М_20160510_2d2b5a89-157c-44e8-a2a0-639b7ce30a69.xml». Ошибиться в нем может даже самый внимательный человек на свете.

Совет на будущее. Расшифровать имя файла просто: ПФР_Регистрационный номер_код ПФР_СЗВ-М_Дата формирования_идентификатор. xml. Воспользуйтесь нашей таблицей, чтобы правильно сформировать название и перепроверить.

Из каких элементов состоит правильное имя файла СЗВ-М

Элемент имени файла	Как формируется	Пример
Название фонда	Всегда имеет вид: ПФР	ПФР
Регистрационный номер в ПФР	Всегда состоит из 12 цифр и имеет вид: ХХХ-ХХХ-ХХХХХХ	034-012-008689
Код территориального отделения ПФР	Всегда состоит из шести цифр. Они есть в начале регистрационного номера	034012
Название отчета	Всегда имеет вид: СЗВ-М	СЗВ-М
Дата формирования отчета	Год, месяц и день в формате: ГГГГММДД	20160510 (то есть 10 мая 2016 года)
Идентификатор отчета	Все остальные символы перед расширением «.xml»	2d2b5a89-157c-44e8-a2a0-639b7ce30a69

Зная, из каких элементов состоит имя файла, можно самостоятельно найти ошибку в нем.

Например, «ПФР_034-012-008689_ _СЗВ-М_…». В этом названии нет кода территориального отделения.

Или: «ПФР_034-012-008689_012_СЗВ-М_…». Тут ошибка в коде отделения ПФР: три цифры вместо шести.

Идентификатор есть внутри самого файла.

Допустим, в названии файла Вы видите другую последовательность цифр и букв. Тогда скопируйте идентификатор из файла и вставьте его в название вручную. В названии файла точно не будет ошибки, если сформировать СЗВ-М непосредственно в программе оператора электронной отчетности. Также можно использовать бесплатные программы, которые есть на сайте pfrf. ru («Работодателям>Бесплатные программы, формы и протоколы»).

Интерфейс и функции этих программ отличаются в зависимости от региона.

Некоторым мешали отчитаться свои же программы.

У некоторых компаний проблемы возникли из-за собственных учетных программ. Программисты устанавливали ограничение для СЗВ-М, к примеру, файл не больше 999 человек. Бухгалтеры разбивали на пачки, но в итоге отчет не уходил. ПФР не требует предпринимать подобные меры. Количество застрахованных лиц в СЗВ-М не ограничено.

Совет на будущее. Позвоните в техподдержку своей учетной программы, чтобы сняли ограничение по численности. Если не получится оперативно решить проблему, заполнить СЗВ-М можно в программе оператора электронной отчетности, а можно скачать бесплатную программу на сайте ПФР (pfrf. ru>Работодателям>Бесплатные программы, формы и протоколы).

Не обошлось и без бухгалтерских ошибок.

Со стороны компаний самыми частыми были три ошибки — в ИНН, Ф. И.О. и СНИЛС. Но это с точки зрения фонда.

На самом деле некоторые бухгалтеры специально хитрили и, чтобы отправить отчеты быстрее, сдавали их без ИНН. Ведь в СЗВ-М сказано, что ИНН нужно привести, если у компании есть эти данные. Да и в ПФР не раз подтверждали, что ИНН — реквизит необязательный. Но потом в фонде стали рассуждать наоборот: если в справках 2-НДФЛ за 2015 год компания показала ИНН работника, значит, он ей известен. В таком случае этот номер обязателен и в СЗВ-М.

За этим последовало продолжение — от компаний, которые отправили отчет без ИНН, ждали апрельский СЗВ-М с типом формы «доп» до 6 июня, не позже. Со вторника 7 июня ПФР не принимал корректировки апрельского отчета. Об этом сообщали сотрудники ПФР в письме от 4 мая 2016 г. № 04/406/1984.

Чем все закончилось.

Вы с честью выдержали очередное испытание. Многие из Вас пока что ждут протоколы, фонд обещает не штрафовать за первую неудачную сдачу. Ажиотаж спадет, а отчитаться будет уже намного проще, чем раньше.