Лето, отпуска: горячая пора для бухгалтеров
Юлия Бусыгина, эксперт Контур. Школы, учебного центра компании СКБ Контур
В отпускную пору работы бухгалтеру прибавляется всегда. Важно не просто верно рассчитать и выплатить в срок отпускные, но и правильно исчислить продолжительность отпуска; стаж, который дает право на отпуск; знать о разделении отпуска на части и ряд других правовых аспектов. В рамках статьи на них и остановимся.
Определить продолжительность основного отпуска
В общем случае ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам в календарных днях, минимум - 28 календарных дней (ст.115, 120 ТК РФ). Но есть случаи, когда отпуск следует предоставить работнику в рабочих днях: если работник принят на сезонные работы или работает по срочному трудовому договору, продолжительность которого составляет не более двух месяцев. Продолжительность отпуска для таких работников определяется из расчета 2 рабочих дня за каждый месяц работы.
Пример 1
В принят на работу сотрудник , с ним заключен срочный трудовой договор сроком на два месяца. Хлебникову полагается ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 4 рабочих дня (2 рабочих дня за один месяц работы + 2 рабочих дня за другой месяц работы).
///
Удлиненные основные оплачиваемые отпуска предоставляются в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами. Так, ежегодный основной оплачиваемый отпуск работающих инвалидов составляет 30 календарных дней (ст.23 Закона -ФЗ). А работникам в возрасте до 18 лет полагается отпуск продолжительностью не менее 31 календарного дня. Не путайте удлиненный ежегодный основной оплачиваемый отпуск с дополнительным отпуском.
Работодатель не вправе включать в трудовой договор условие о меньшей, чем 28 календарных дней продолжительности ежегодного основного оплачиваемого отпуска. То же касается иной продолжительности отпуска, установленной ТК РФ или другими федеральными законами. Ухудшать положение работников запрещено.
Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются (ч.1 ст. 120 ТК РФ).
Пример 2
Инженер уходит в ежегодный основной оплачиваемый отпуск с 1 июня 2016 года на 14 календарных дней. В данный период попадает нерабочий праздничный день, 13 июня. Соответственно, отпуск Плюшкина будет продлен: продолжительность отпуска Плюшкина – с 01 по 15 июня 2016. В табеле учета рабочего времени нерабочий праздничный день следует отметить кодом «В» и, как следствие, этот день оплачивать не следует.
///
Рассмотренное правило не распространяется на выходные дни. Отпуск на количество выходных дней не продлевается, соответственно, эти дни должны оплачиваться исходя из среднего заработка.
Пример 3
Инженер уходит в ежегодный отпуск с 3 по 6 июня 2016 года (4 июня - суббота; 5 июня – воскресенье). В заявление Сушкин указал: «прошу предоставить ежегодный основной оплачиваемый отпуск с 03 по 06 июня 2016 года…». В этом случае на выходные дни отпуск не продлевается. В табеле учета рабочего времени за все указанные дни проставляется код «ОТ» или «09», как следствие, все дни следует оплатить исходя из среднего заработка.
/////
По графику или вне графика
Работники в принципе должны уходить в ежегодный отпуск согласно графику отпусков, который ежегодно утверждается в организации. На практике отпуска работникам не всегда предоставляются по графику. Если работник обратится к работодателю с заявлением об отпуске вне графика, то работодатель может (но не должен) удовлетворить его просьбу. Это не запрещено трудовым законодательством.
Есть категории работников, которым работодатель по их просьбе обязан предоставить отпуск вне графика (ст. 123 ТК РФ). Например, к таким работникам относятся:
- работники в возрасте до 18 лет;
- женщины перед началом отпуска по беременности и родам;
- женщины после отпуска по уходу за ребенком;
- женщины, имеющих двух и более детей в возрасте до 12 лет;
- работники, усыновившие ребенка в возрасте до 3 месяцев, в период усыновления;
- одинокие мужчины, имеющие детей, двух и более, в возрасте до 12 лет;
- работники-совместители;
- по желанию мужа ежегодный отпуск предоставляется ему в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ст.123 ТК РФ).
Если же в организации практикуется предоставление отпусков строго по графику, то у работодателя появляется обязанность известить работников под роспись о начале их отпуска не позднее, чем за две недели (ст.123 ТК РФ). Можно предложить два способа извещения:
Завести в организации для этой цели специальный журнал. Составить в произвольной форме уведомление и вручить его работнику под роспись.
Если пренебречь уведомлением о начале отпуска, то работник может потребовать от работодателя переноса отпуска на другой срок. Не менее важно с утвержденным графиком отпусков работников ознакомить, иначе от них сложно потребовать его соблюдения. Этих правил могут не придерживаться индивидуальные предприниматели - для таких работодателей график не является обязательным.
Vr Внимание
Если работник уходит в отпуск по графику, то писать заявление о предоставлении отпуска работнику не требуется.
///
Как быть, если работодателю не удобно отпустить работника в отпуск в срок, установленный графиком? Например, из-за сложностей производственного процесса. В таком случае отпуск работника можно перенести на другой срок, но только получив письменное согласие работника. Если работник не соглашается, то не отпускать его в отпуск не правомерно. Перенесенный отпуск нужно использовать не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ст.124 ТК РФ).
Vr Внимание
Запрещено не предоставлять работнику отпуск в течении двух лет подряд (ст.124 ТК РФ).
///
Особенности предоставления ежегодного отпуска
Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно (ч.1 ст.122 ТК РФ). Период, с которого отсчитывается год работы, начинается с первого дня работы сотрудника в организации. Право на использование отпуска за первый год работы возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у конкретного работодателя. Однако по соглашению сторон оплачиваемый отпуск может быть предоставлен и до истечения шести месяцев (ч.2,3 ст.122 ТК РФ). Иначе говоря, работодатель может (но не обязан) отпустить сотрудника в отпуск хоть с первого дня работы. На практике такие случаи нередко бывают, когда работники приняты на работу по переводу.
Наоборот, в некоторых случаях работодатель обязан предоставить отпуск до истечения шести месяцев. Например, женщинам перед отпуском по беременности и родам; работникам в возрасте до восемнадцати лет; усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев. А также другим работникам, если это предусмотрено федеральными законами.
Начиная со второго годы работы, ежегодный отпуск предоставляется в любое время рабочего года (ч.4 ст.122 ТК РФ), ждать, пока истекут 6 месяцев непрерывной работы, не требуется.
Vr Внимание
При исчислении общей продолжительности ежегодного отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным отпуском (ст. 120 ТК РФ). Речь идет об исчислении продолжительности, а не о последовательности предоставления дополнительных отпусков. Их вполне допустимо предоставлять работнику отдельно от основного отпуска.
///
Какой стаж дает право на отпуск
В расчет стажа включается (ч.1 ст.121 ТК РФ):
- время фактической работы (например, время, которое отмечено в табеле кодом «Я», «Н»);
- время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность), то есть время отдыха (например, ежегодный оплачиваемый отпуск, нерабочие праздничные дни, выходные);
- время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы с последующим восстановлением на прежней работе;
- период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр не по своей вине;
- время отпусков без сохранения заработной платы, предоставленных по просьбе работника, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года. Эти 14 календарных дней исчисляется суммарно в расчете на один рабочий год.
Не включается в расчет стажа (ч. 2 ст. 121 ТК РФ):
- время отсутствия на работе без уважительных причин, в том числе из-за отстранения работника от работы в случаях, названных в статье 76 ТК РФ (это время, которое в табеле учета рабочего времени обозначено кодом «НН» или «30», «ПР» или «24», «НБ» или «35»);
- время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.
Vr Внимание
При предоставлении отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда в стаж включается только время, фактически отработанное в таких условиях (ч.3 ст.121 ТК РФ).
///
Пример 4
Бухгалтер находится в отпуске по уходу за ребенком до полутора лет и одновременно работает на условиях неполного рабочего времени. Нужно ли включить в стаж, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, время, когда работница совмещала отпуск по уходу за ребенком и работу. Несмотря на то, что отпуск по уходу за ребенком не входит в стаж (подп 2 ч. 2 ст. 121 ТК РФ), такой период включить в расчет можно.
////
Разделим отпуск на части
По соглашению работника и работодателя отпуск можно разделить на части, это обычная практика (часть 1 статьи 125 ТК РФ это позволяет). При этом, напомним, хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.
Важный момент – «по соглашению сторон». Иными словами, если работник попросит разделить отпуск на две части (14 дней плюс 14 дней), то работодатель может, но не обязан удовлетворить просьбу. Если же работодатель требует от работника деления отпуска на части, а работник возражает, то действия работодателя не правомерны.
Не менее чем за три дня до начала отпуска работнику выплачиваются отпускные (ст. 136 ТК РФ). Но ТК не оговаривает, какие именно дни, рабочие или календарные, принимать во внимание. Из разъяснений Роструда следует, что сроки для оплаты отпуска исчисляются в календарных днях (письмо Роструда -6-1). Когда же день выплаты приходится на выходной или нерабочий праздничный день, оплата отпуска производится накануне этого дня (ч.8 ст.136 ТК РФ).
Vr Краткая памятка о порядке предоставлении отпуска
Уведомить работника о начале отпуска, если отпуск предоставляется по графику. Выпустить приказ о предоставлении отпуска. Если работник идет в отпуск вне графика, приказ оформляется на основании заявления работника об отпуске. Рассчитать отпускные и выплатить их в срок. Внести запись об отпуске в личную карточку работника. В табеле учета рабочего времени сделать отметки:
- «ОТ» или «14», если предоставляется ежегодный оплачиваемый основной отпуск;
- «ОД» или «15», если предоставляется дополнительный отпуск.
////
