Идентификация сотрудников процесс

Идентификация сотрудников  процесс

Наименование бизнеса	Идентификация сотрудников процесс
Описание	Специалисты отдела информационных технологий по работе с биометрической системой (БСУРВ) информируют сотрудников компании о необходимости идентификации (регистрации) в биометрической системе, формируют наборы данных о новых пользователях БСУРВ и проводят тренинги по использованию данной системы.
Рабочие процессы	Процесс инициализации: Информирование сотрудников о необходимости идентификации (регистрации) в БСУРВ Процесс поддержки: Сканирование отпечатков пальцев/лица сотрудников (занесение их цифрового представления в БД) Обучение и сертификация сотрудников по пользованию данной системой, в том числе по технике безопасности Выполнение заявок (обращений) сотрудников на перерегистрацию Нестандартные процессы: Невозможность точной идентификации сотрудника (задание дополнительных параметров идентификации - пароля)
Участники процессов	Сотрудник – сотрудник компании, по которому осуществляется учет рабочего времени Специалисты отдела информационных технологий  –  сотрудники подразделения департамента информационных технологий по работе с БСУРВ, обеспечивающие информирование, идентификацию, обучение и перерегистрацию сотрудников фирмы в биометрической системе
Статистика	Предполагаемые объемы До реализации После реализации Специалисты IT - отдела/зарплата Количество специалистов 5 7 Средняя зарплата специалиста 27000 29000 Затраты на персонал Ежемесячный расход (RUB) 135000 203000
Анализ стоимости	Инициализация процесса Информирование сотрудников о необходимости идентификации в БСУРВ (специалисты отдела информационных технологий – 4 часа) Процесс поддержки Сканирование отпечатков пальцев/лица сотрудников (специалисты отдела информационных технологий - 5 человеко-дней) Обучение и сертификация сотрудников по пользованию данной системой (специалисты отдела информационных технологий - 3 человеко-дня, сотрудник – 2 часа) Выполнение заявок сотрудников на перерегистрацию (специалисты отдела информационных технологий – 2 человеко-дня) Нестандартные процессы Отказ системы принимать биометрическую характеристику сотрудника - задание дополнительных параметров идентификации - пароля (специалисты отдела информационных технологий – 2 человеко-день)
Проблемы	Идентификация (распознавание) некоторых групп сотрудников по отпечатку пальца затруднена, это касается работников физического труда, людей со слабо выраженными и стертыми папиллярными узорами, а также пожилых людей с сухой кожей.

Процесс идентификации сотрудников

Описание процесса Идентификация сотрудников

Название процесса	Описание	Участники	Документы	Программно – аппаратное  обеспечение
Организация процесса идентификации сотрудников фирмы в биометрической системе (БСУРВ) специалистами информационного отдела	Процесс идентификации сотрудников фирмы в биометрической системе (БСУРВ)	Возникает необходимость в идентификации сотрудников, далее, для того чтобы обеспечить информирование сотрудников фирмы о необходимости прохождения идентификации в биометрической системе (БСУРВ), специалистами информационного отдела данной фирмы рассылаются информационные оповещения (сообщения) на адреса корпоративной почты сотрудников о необходимости прохождения идентификации в БСУРВ с указанием точного места и времени. В назначенную дату осуществляется сканирование биометрических параметров сотрудников и занесение их цифрового представления в БД биометрической системы. В случае возникновения ситуации, при которой точная биометрическая идентификация сотрудника невозможна, задаются такие дополнительные параметры идентификации, как пароль (либо же используется мультибиометрическая идентификация). Заключительным же этапом является обучение и сертифицирование (выдача сертификата о прохождении курса) сотрудников фирмы специалистами отдела информационных технологий по работе с БСУРВ.	Сотрудники фирмы, специалисты отдела информационных технологий	Информационное письмо, электронная карта сотрудника, сертификат о прохождении обучения	БСУРВ, сканер отпечатков пальцев/лица

Обеспечение контроля и управления доступом процесс

Наименование бизнеса	Обеспечение контроля и управления доступом процесс
Описание	Специалистами отдела информационных технологий по работе с БСУРВ, с согласования с отделом кадров предприятия, задаются и подтверждаются временной режим и уровень действия полномочий сотрудников по доступу в отдельные помещения компании. Служба безопасности, , организует надзор (контроль) за правильным и целесообразным использованием БСУРВ, а также обеспечивает быстрое реагирование в случае несанкционированного доступа.
Рабочие процессы	Процесс инициализации: Разграничение доступа сотрудников в отдельные помещения – кабинеты руководителей, серверные, склады, хранилища Задание определенного временного режима и уровня действия полномочий сотрудников по доступу в отдельные помещения компании Процесс поддержки: Фиксирование событий прихода/ухода сотрудников (получение информации об открытии внутренних помещений (когда и кем открыты)) Регистрирование проезда автотранспорта и других объектов на (с) территории фирмы (распознавание номеров и внешнего вида автомобилей) Управление исполнительными устройствами (дверьми, турникетами, шлагбаумами) Нестандартные процессы: Возникновение ложного распознавания сотрудников Ложный отказ в доступе (регистрация обращений пользователей биометрической системы касательно инцидентов, ошибок и возникающих проблем при работе с БСУРВ) Ложный доступ (обеспечение быстрого реагирования сотрудников службы безопасности, формирование сигнала тревоги) Повторное использование идентификаторов и осуществление попыток прохода под принуждением
Участники процессов	Сотрудник – сотрудник фирмы, по которому осуществляется учет рабочего времени Специалисты отдела информационных технологий  –  сотрудники подразделения департамента информационных технологий по работе с БСУРВ, отвечающие за формирование временного режима и уровня полномочий сотрудников по доступу в отдельные помещения компании (формирование профилей полномочий сотрудников в БСУРВ) Отдел кадров – служащие отдела кадров, ответственные за ведение всей отчетности по кадровым вопросам Служба безопасности – специалисты подразделения режима и охраны
Статистика	Предполагаемые объемы До реализации После реализации Специалисты IT - отдела/зарплата Количество специалистов 3 5 Средняя зарплата специалиста 27000 29000 Специалисты подразделения режима и охраны/зарплата Количество специалистов 15 17 Средняя зарплата специалиста 30000 33000 Затраты на персонал Ежемесячный расход (RUB) 531000 706000
Анализ стоимости	Инициализация процесса Разграничение доступа и задание уровня действия полномочий сотрудников по доступу в отдельные помещения компании (специалисты отдела информационных технологий – 3 человеко-дня, отдел кадров – 1 человеко-день) Процесс поддержки Настройка конфигурации исполнительных устройств (двери, турникеты, шлагбаумы) (специалисты отдела информационных технологий – 4 человеко-дня) Нестандартные процессы Решение возникновения ложного распознавания сотрудников (специалисты отдела информационных технологий -  2 человеко – дня)
Проблемы	Существование возможности выслеживания и покушения на носителя биометрических идентификаторов с целью получения доступа. Если что-либо защищено биометрическим устройством, владельцу может быть нанесен необратимый ущерб.

Описание процесса Обеспечение контроля и управления доступом

Название процесса	Описание	Участники	Документы	Программно – аппаратное  обеспечение
Организация процесса обеспечения контроля и управления доступом между сотрудниками отдела кадров, специалистами отдела информационных технологий и службой безопасности	Процесс обеспечения контроля и управления доступом сотрудников на территории фирмы	Возникает необходимость в обеспечении контроля и управлении доступом сотрудников на территории (ю) фирмы с использованием биометрической системы (БСУРВ). Специалистами отдела информационных технологий реализуется разграничение уровня доступа ранее идентифицированных в биометрической системе сотрудников, на основании предоставляемого отделом кадров реестра сотрудников фирмы с указанием их должностных полномочий и необходимых привилегий на доступ в то или иное помещение фирмы в строго заданное время. После этого организуется подпроцесс, заключающийся в организации доступа, фиксации прихода/ухода сотрудников (проезда автотранспорта) на территорию фирмы, при котором осуществляется запоминание  даты, времени и личности (сотрудника), инициирующей данное событие. На основании предоставленных БСУРВ (биометрическому считывателю) данных (биометрики сотрудника) биометрической системой “принимается решение” о допущении (осуществляется путем управления исполнительными устройствами)  владельца предоставленной биометрики на тот или иной объект (хранилище, склад, серверная и т. д.). В случае возникновения ложного распознавания сотрудника (в зависимости от типа ложного распознавания) обеспечивается быстрое реагирование специалистов службы безопасности и формирование сигнала тревоги либо же специалистами информационных технологий регистрируются обращения сотрудников фирмы о возникающих проблемах при работе с БСУРВ и принимаются меры по их моментальному решению. Корректное распознавание сотрудника сопровождается звуковым приветствием биометрической системы.	Сотрудники фирмы, специалисты отдела информационных технологий, служащие отдела кадров, служба безопасности	Выписка из отдела кадров	БСУРВ (программное обеспечение, биометрические контроллеры, замки  с оптическим сканером, биометрические терминалы для турникетов)

Расчет заработной платы сотрудников процесс

Наименование бизнеса	Расчет заработной платы сотрудников процесс
Описание	Специалистами отдела бухгалтерского учета компании, ответственными за расчет заработной платы сотрудников, на основании данных учета приходов и уходов сотрудников на рабочие места, полученных благодаря биометрической системе (БСУРВ), составляются сводные и детализированные отчеты по работам (выработкам), а также  по опозданиям и отсутствиям на рабочих местах сотрудников за отчетный (текущий) период времени, происходит непосредственное согласование полученных данных с сотрудниками фирмы и реализуется сам расчет и выдача заработной платы.
Рабочие процессы	Процесс инициализации: Получение (сбор) всей необходимой и достаточной информации (данных) о количестве отработанного каждым из сотрудников времени и начисленных штрафов за  их опоздание или отсутствие на рабочем месте (благодаря интеграции БСУРВ с 1С) Процесс поддержки: Составление детализированных отчетов о величине фактического времени пребывания сотрудника на работе за текущий период Составление сводных и детализированных отчетов по недоработкам и переработкам на основании данных биометрического учета Согласование полученных данных (представленных в виде отчетов) с сотрудниками фирмы Реализация точного расчета размера заработной платы сотрудников на основании ранее полученных и согласованных данных (выдача заработной платы) Нестандартные процессы: Возникновение претензий со стороны сотрудников касательно достоверности полученных данных (детальное рассмотрение ситуации и выявление истинных причин расхождения в данных)
Участники процессов	Сотрудник – сотрудник фирмы, по которому осуществляется учет рабочего времени Специалисты отдела информационных технологий  –  сотрудники подразделения департамента информационных технологий по работе с БСУРВ, отвечающие за  рассмотрение и решение возникающих со стороны сотрудников фирмы претензий касательно достоверности фиксируемых биометрической системой (БСУРВ) данных (приход/уход) Специалисты отдела бухгалтерского учета – сотрудники подразделения департамента бухгалтерского учета и отчетности по расчету заработной платы сотрудников фирмы
Статистика	Предполагаемые объемы До реализации После реализации Специалисты IT - отдела/зарплата Количество специалистов 2 3 Средняя зарплата специалиста 27000 29000 Специалисты отдела бухгалтерского учета Количество специалистов 8 9 Средняя зарплата специалиста 25000 30000 Затраты на персонал Ежемесячный расход (RUB) 254000 357000
Анализ стоимости	Инициализация процесса Получение всех необходимых данных о количестве отработанного каждым из сотрудников времени и начисленных штрафов за  их опоздание или отсутствие на рабочем месте (специалисты отдела бухгалтерского учета – 4 часа) Процесс поддержки Составление сводных и детализированных отчетов о фактическом времени пребывания на работе и недоработках/переработках сотрудников (специалисты отдела бухгалтерского учета – 1 человеко-день) Нестандартные процессы Решение возникающих со стороны сотрудников фирмы претензий, связанных с недостоверным отображением их прихода/ухода биометрической системой (БСУРВ) (специалисты отдела информационных технологий – 2 человеко-дня)
Проблемы	Возникновение различных трудностей, связанных с потерей данных и обусловленных импортом и экспортом данных из БСУРВ в 1С и обратно (из 1С импортируются организации и подразделения, сотрудники, кадровые перемещения и увольнения сотрудников, в то время как из БСУРВ в 1С экспортируется табель учета рабочего времени, отработанное время и время отсутствия).

Описание процесса Расчет заработной платы

Название процесса	Описание	Участники	Документы	Программно – аппаратное  обеспечение
Организация процесса расчета заработной платы между специалистами отдела бухгалтерского учета, сотрудниками фирмы и специалистами отдела информационных технологий	Процесс реализации расчета заработной платы сотрудников фирмы с использованием биометрической системы (БСУРВ)	Возникает необходимость в расчете заработной платы сотрудников фирмы с использованием биометрической системы (БСУРВ), далее  специалистами отдела бухгалтерского учета данной фирмы осуществляется сбор (получение) всех необходимых данных о количестве отработанных часов (недоработках/переработках), опозданиях и прогулах сотрудников, реализуемый при помощи экспорта требуемых данных из БСУРВ в 1С. Следующим этапом является составление как детализированных, так и сводных отчетов, отражающих информацию о величине фактического времени пребывания сотрудника данной компании на рабочем месте за отчетный период (для сотрудников как со свободным, так и фиксированным графиком работы), а также учитывающих величину начисленных штрафов за опоздание/прогул того или иного сотрудника (для сотрудников с фиксированным графиком работы). Происходит непосредственное согласование полученных данных, отражаемых в виде отчетов, с сотрудниками компании, и в случаи возникновения, со стороны сотрудников,  претензий по поводу достоверности представленных данных (отчетов), реализуется тщательный анализ выявления возможных причин появления такого рода ошибок. После установления истинных причин расхождения в данных, специалистами отдела информационных технологий либо же специалистами отдела бухгалтерского учета данной компании, в зависимости от типа возникшей на предыдущем этапе процесса ошибке, составляется специальным образом оформленный отчет о причинах возникновения и способах решения данный ситуации в целях недопущения ее повторного проявления. Заключительным же этапом является выдача заработной платы сотрудникам фирмы.	Сотрудники фирмы, специалисты отдела информационных технологий, специалисты отдела бухгалтерского учета	Бланк табеля учета рабочего времени (форма Т-12), отчеты об опозданиях и прогулах, отчеты об отработанном времени, отчеты о найденных ошибках	Биометрическая система БСУРВ, программный комплекс 1С: Бухгалтерия

Установка (настройка) биометрических терминалов процесс

Наименование бизнеса	Установка (настройка) биометрических терминалов процесс
Описание	Специалистами отдела информационных технологий по работе с БСУРВ информируются сотрудники технической поддержки поставщика биометрической системы о необходимости установки [дополнительных] биометрических терминалов (контроллеров), после чего осуществляется выбор  требуемого состава оборудования (контроллеров, терминалов), определяются места установки и реализуется сам процесс  установки. Происходит запуск  и отладка необходимых для передачи данных сетей, завершающаяся инсталляцией требуемого для функционирования БСУРВ программного обеспечения.
Рабочие процессы	Процесс инициализации: Информирование сотрудников службы технической поддержки поставщика биометрической системы о необходимости установки и настройки [дополнительных] биометрических контроллеров (терминалов) Процесс поддержки: Выбор состава элементов (контроллеров, терминалов) биометрической системы, позволяющего наиболее эффективно решить поставленную задачу учета рабочего времени и контроля доступа  (определение мест установки оборудования) Установка  и настройка исполнительных устройств (контроллеры, турникеты, электронные замки, шлагбаумы) и терминалов Установка, настройка, запуск, тестирование  и отладка сетей и каналов по передаче данных (Ethernet) Инсталляция и настройка конфигурации программного обеспечения БСУРВ Нестандартные процессы: Возникновение проблем, связанных с  интеграцией БСУРВ с существующими системами видеонаблюдения и охранно  – пожарной сигнализацией, а также сложностей относящихся к созданию комплексной распределенной биометрической системы (объединение нескольких сетей Ethernet), способных в дальнейшем привести к отказу всей системы в целом
Участники процессов	Специалисты отдела информационных технологий  –  сотрудники подразделения департамента информационных технологий по работе с БСУРВ, отвечающие за информирование, согласование и принятие работ по установки дополнительных биометрических терминалов со стороны сотрудников фирмы поставщика Сотрудники фирмы поставщика – квалифицированные специалисты фирмы поставщика, реализующие проектные, монтажные (установка локально-вычислительных сетей) и пусконаладочные работы, связанные с установлением дополнительных терминалов доступа
Статистика	Предполагаемые объемы До реализации После реализации Специалисты IT - отдела/зарплата Количество специалистов 2 3 Средняя зарплата специалиста 28000 31000 Затраты на персонал Ежемесячный расход (RUB) 56000 93000
Анализ стоимости	Инициализация процесса Информирование и согласование вопросов с сотрудниками службы технической поддержки поставщика биометрической системы касательно установки [дополнительных] биометрических контроллеров (терминалов)   (специалисты отдела информационных технологий – 1 человеко-день) Процесс поддержки Выбор требуемого состава элементов (контроллеров, терминалов), мест для будущей установки, а также осуществление непосредственного инспектирования (наблюдения) за самим процессом установки   (специалисты отдела информационных технологий – 4 человеко-день) Нестандартные процессы Решение возникающих проблем по интеграции терминалов с существующими системами видеонаблюдения и охранно – пожарной сигнализации (специалисты отдела информационных технологий – 2 человеко-дня)
Проблемы	Возникновение различных трудностей, связанных с перестройкой структуры сети, необходимостью установки (закупки) дополнительного программного обеспечения (смены ОС), а также заменой самой аппаратной платформы.

Описание процесса Установка биометрических терминалов

Название процесса	Описание	Участники	Документы	Программно – аппаратное  обеспечение
Организация процесса установки и настройки биометрических терминалов между сотрудниками фирмы поставщика биометрической системы и специалистами отдела информационных технологий	Процесс установки и настройки биометрических терминалов	Возникает необходимость в установке дополнительных биометрических терминалов, далее специалистами отдела информационных технологий осуществляется информирование сотрудников фирмы поставщика БСУРВ о необходимости приобретения и установки дополнительного оборудования. Затем осуществляется согласование требуемого состава оборудования (биометрические терминалы, контроллеры, дверные замки, турникеты, шлагбаумы) и предполагаемых мест установки. Следующим этапом является непосредственная установка, настройка и интеграция исполнительных средств с имеющимися системами видеонаблюдения и охранно  – пожарной сигнализацией. При возникновении различных проблем, вызываемых перестройкой структуры сети, осуществляется анализ и выявление возможных вариантов выхода из данной ситуации, на основании которого составляется технический регламент по плановому решению данной проблемы. Происходит инсталляция и настройка конфигурации требуемого программного обеспечения и каналов по передаче данных, сопровождающаяся пилотным тестированием, отладкой и устранением возникающих сбоев. Заключительным же этапом является проведение опытной экспертизы, завершающееся подписанием официального документа о возможности дальнейшей эксплуатации программно – аппаратной системы.	Сотрудники фирмы поставщика БСУРВ, специалисты отдела информационных технологий	Информационное письмо, типовой контракт, технический регламент	БСУРВ (программное обеспечение, биометрические контроллеры, замки  с оптическим сканером, биометрические терминалы для турникетов)

Функциональная диаграмма