Электронный документооборот как аналог традиционного
Каждый день пользователи Всемирной сети отправляют около 10 млрд. электронных писем.
Из всех способов использования Интернета самый популярный сегодня — пересылка информации с помощью электронной почты. Использование электронной почты в коммерческих целях облегчает взаимодействие хозяйствующих субъектов, повышает его оперативность, но и порождает правовые проблемы. Попробуем в них разобраться.
Документооборот
Термин «документооборот» широко используется в действующем законодательстве. Его определение закреплено только в ГОСТ Р 51141 -98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» - в пункте 60: документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
С предложенным определением трудно согласиться.
Во-первых, в качестве документооборота в нем рассматривается движение документа только в рамках одной организации. Следовательно, из сферы документооборота исключается взаимодействие организаций, осуществляемое посредством передачи документов. Т. е. предполагается существование абсолютно обособленных документооборотов в недрах каждой организации, а, выходя за ее пределы, документ оказывается вне документооборота.
Использование термина «документооборот» применительно к отдельно взятому юридическому лицу или органу имеет право на существование. Однако это использование данного термина в узком смысле. Даже применительно к традиционному документу на бумажном носителе общее понятие «документооборот» должно охватывать весь жизненный цикл документа и не может ограничиваться рамками организации.
Применительно к документу на электронном носителе расширенное понимание документооборота приобретает особое значение. Поскольку признание юридической силы документа зачастую может зависеть не только от его отправителя, но и от деятельности третьих лиц: удостоверяющих центров, выдающих сертификат ключа электронной цифровой подписи;
получателя документа, аутентифицирующего (устанавливающего подлинность и целостность) документ и т. д.
Во-вторых, из приведенного определения можно сделать вывод: документооборот — это жизненный цикл документа, который прекращается завершением его исполнения или отправлением.
Однако в действительности и после исполнения документ не перестает существовать — как правило, он передается в архив для последующего хранения и продолжает выполнять присущие ему функции: закреплять и хранить информацию, быть доказательством в суде и т. д. Что касается отправки документа в другую организацию, то она должна рассматриваться только как этап документооборота, но не его финальная стадия.
На основании вышеизложенного сформулируем общее определение документооборота: документооборот — это процессы, происходящие с документом, в т. ч. создание, обработка, передача, хранение, уничтожение.
Электронный документооборот
Понятие «электронный документооборот» — производное от понятия «документооборот».
Электронный документооборот — это документооборот, в котором документы существуют в электронной форме. Таким образом, технологические особенности создания, обработки, передачи, хранения и т. д. электронного документа обусловили возникновение понятия «электронный документооборот» и необходимость его правового регулирования.
Российское законодательство не дает определения термина «электронный документооборот». Международное законодательство также не использует этот термин.
Следует отметить, что Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» не уделяет должного внимания ни понятию «электронный документооборот», ни понятию «электронный обмен документами». Возможно, законодатель планировал закрепить данные понятия в других законах, посвященных электронному документу, электронной торговле и т. д., и в Государственную Думу РФ неоднократно вносились соответствующие законопроекты, однако до настоящего времени они так и не стали законами.
Проблемы, с которыми сталкиваются пользователи при использовании электронной почты/text/category/iyunmz_2008_g_/" rel="bookmark">июнь 2008г.
