ТЕСТИРОВАНИЕ СИСТЕМЫ / ПРОЦЕССА | ТЕСТИРОВАНИЕ ТРАНЗАКЦИЙ | ||||||
Процесс | Характеристики рисков | Характеристики элементов контроля | Программа аудита | Ссылки | |||
№ | Описание процесса / деятельности - цель | Описание рисков | Оценка неотъемлемого риска | Описание систем контроля, ориентированных на снижение рисков | Периодичность контроля | Адекватность контроля | Эффективность контроля |
Общие вопросы | 1.1. “Возможные неясные или не обновленные руководства и процедуры могут привести к несоблюдению соответствующей правовой базы (FR, RAP), конкретных регламентов (например, H2020 WP) и, в свою очередь, это может привести к судебным разбирательствам или ущербу для репутации. NB: ГД X сообщила об отсутствии ведущихся судебных дел, жалоб или расследований OLAF, связанных с закупками" 1.2. Нарушения и ошибки, связанные с отсутствием конкретного обучения или недостаточными знаниями / опытом. 1.3. Недостаточные процедуры (то есть, процедурные «узкие места») и координация между операционными подразделениями и центральным сектором закупок могут приводить к задержкам, неэффективности и может негативно влиять на достижение целей ГД 1.4 Обязательства по бюджетным ассигнованиям, делегированные другим ГД, и все еще находящиеся под ответственностью ГД X (перекрестное субделегирование и вертикальное совместное делегирование, когда это установлено в соответствующем соглашении) могут не получить надежных гарантий. | Высокий Высокий Средний Средний | - Стандартные контрольные списки, используемые операционными Дирекциями для запуска и присуждения тендера - Централизованный предварительный контроль тендерных документов (R.2. Государственные закупки) - Централизованный предварительный контроль тендерных документов (R.2. Государственные закупки) - Обучение без отрыва от производства; проверяющие агенты, выбранные среди вовлеченных инициаторов " - Внутренние процедуры ГД X, связанные с закупками (включая пошаговое руководство с ответственными акторами и контрольные списки) опубликованы на CONNECTED). - SPC ""календарь"" закупочных процедур - Sharepoint список закупок - Перечень утвержденных мероприятий и исследований " "Соглашения об уровне обслуживания с делегированными ГД Ежегодные отчеты о гарантиях в отношении ассигнований, используемые делегированными ГД." | На транзакцию На транзакцию На транзакцию На транзакцию | "1.1.a. Анализ руководящих документов 1.1.b. Анализ данных отчетов ABAC с целью определения возможного 'saucissonage' (следует принять во внимание при выборе образца) 2. Тесты подробностей и интервью " 2. Тесты подробностей и интервью "1.3.a. Анализ связанных документов 2. Доступно руководство / помощь для PO во время планирования и проведения тендеров при проверке деталей" 1.5 Просмотр соглашений об уровне обслуживания на предмет самых высоких сумм и соответствующий ежегодный отчет о гарантии от ГД |
|
1.Этап до тендера | ||||||
Анализ потребностей, общее планирование и организация процесса закупок | :2.1. Отсутствие согласованности между стратегическими целями, рабочей программой и применяемыми закупочными процедурами, отсутствие надлежащего процесса для идентификации потребностей или неэффективный перевод потребностей в поставленные задачи (тендерные спецификации) может оказать влияние на достижение целей закупок. 2.2. Плохое планирование закупок может привести к перебоям или к недоступности обслуживания, потере времени и ресурсов. 2.3. Недостаточное принятие во внимание альтернатив для закупок (например, собственные ресурсы, совместные закупки, использование уже существующих рамочных контрактов) или других вариантов (административной структуры, грантов) может привести к неэффективному использованию ресурсов. 2.4. Недостаточное использование специализированных центральных баз данных ЕК, в частности, для исследований, может привести к дублированию закупок. | Высокий Высокий Высокий Высокий | "- финансовые решения (программы работы) утверждаются через Комитологию; глобальный конверт утверждается ГД Z - запуск процедур одобрен на уровне Дир - одобрение со стороны MT перечня исследований и мероприятий; "- финансовые решения (программы работы) обеспечивают общую индикативную дорожную карту закупок - местные ИТ инструменты (PUMA, iFlow) помогают осуществлять мониторинг продвижения файлов " - для исследований и мероприятий одобрение потребностей и выбора на уровне MT "- проверка оперативным подразделением и F4 существования аналогичных исследований в других подразделениях / ГД - перечень существующих рамочных контрактов - форма для запроса исследования включает ""Результат библиографических исследований""" | Ежегодно Ежегодно На транзакцию На транзакцию | 2. Проверки деталей и интервью 2. Проверки деталей и интервью 2. Проверки деталей и интервью "2.4.a. Анализ проведенных исследований, то есть, проверка того, сделано ли следующее в отношении исследований ГД Y: a) опубликованы ли они в MP b) опубликованы ли они в базе данных ЕК c) была ли раскрыта информация в Приложении AAR 2. Проверка деталей (например, сходные / дублирующие исследования)" |
|
Этап проведения тендера | ||||||
Подготовка процедур закупок | 3.1. Целевые спецификации могут обусловить необоснованное ограничение конкуренции. 3.2. Плохо определенные критерии выбора и присуждения или их весовые коэффициенты могут привести к неадекватной оценке тендеров или к несоответствию между потребностями и полученными результатами. 3.3. Недостатки в исполнении контрактов и в полученных результатах в связи с недостатками в тендерной документации или отсутствующими / недостаточно применяемыми пунктами контрактов, необоснованная модификация шаблонов контрактов ГД Z. | Высокий Высокий Высокий | "- Стандартные контрольные перечни, используемые операционными подразделениями - Централизованный предварительный контроль тендерной документации (R.2. Государственные закупки)" "- Стандартные контрольные перечни, используемые операционными подразделениями - Централизованный предварительный контроль тендерной документации (R.2. Государственные закупки)" "- Стандартные контрольные перечни, используемые операционными подразделениями - Централизованный предварительный контроль тендерной документации (R.2. Государственные закупки)" | На транзакцию На транзакцию На транзакцию | 2. Проверки деталей и интервью 2. Проверки деталей и интервью 2. Проверки деталей и интервью |
|
Выбор и присуждение | 4.1. Нечеткие, неадекватные критерии выбора и объявления победителя или некомпетентная /предвзятая группа экспертов по оценке может привести к тому, что не будет достигнуто «оптимальное соотношение цены и качества» 4.2. Нераскрытое мошенничество или конфликт интересов, которые приводят к предвзятому применению критериев выбора и определения победителя, могут привести к неравному обращению с участниками тендера. 4.3. Недостаточное обоснование (документальное оформление) решений о выборе победителя тендера. | Высокий Средний Средний | " "- Стандартные контрольные перечни, используемые операционными подразделениями - Централизованный предварительный контроль тендерной документации (R.2. Государственные закупки)" "- Централизованный предварительный контроль тендерной документации (R.2. Государственные закупки) " Централизованный предварительный контроль Оценочного отчета (R.2. Государственные закупки) | На транзакцию На транзакцию На транзакцию | 2. Проверки деталей и интервью 2. Проверки деталей и интервью 2. Проверки деталей и интервью |
|
