Увольнение главного бухгалтера с занимаемой должности

Увольнение главного бухгалтера с занимаемой должности.

После увольнения главного бухгалтера его дела могут принять:

руководитель; лицо, которое временно исполняет обязанности главбуха; новый главный бухгалтер.

Инструкция для руководителя

Действия	Комментарии
1	Руководитель должен послать запрос.	Перед подписанием приказа об увольнении необходимо послать запрос в банк, в налоговую инспекцию, в ФСНЗ для уточнения, не имеется ли у данных организаций вопросов к вашему главному бухгалтеру. Если такие вопросы есть, ни в коем случае не отпускайте сотрудника до тех пор, пока он их не решит.
2	Провести выборочную ревизию.	Перед уходом бухгалтера не лишней будет выборочная ревизия его работы, к примеру, можно проверить соблюдение на предприятии кассовой дисциплины. Если не хотите делать это сами или не уверены в результате своих усилий, поручите проведение проверки за последний квартал (а то и год) аудиторской конторе. Такая проверка, конечно, потребует расходов, однако практика показывает, что в дальнейшем они сполна окупаются. Ведь если в бухгалтерской отчётности обнаружатся ошибки или нехватка каких-либо документов, это грозит Вам серьёзными штрафами.
3	Проконтролировать осуществление безналичных расчётов.	Следует особенно тщательно проконтролировать осуществление безналичных расчётов. Это время для нечестного бухгалтера просто идеально для перевода суммы денег для дальнейшего обналичивания. Таким образом, он может даже подставить своего нового коллегу с первого же дня его работы, подсунув «левый» платёж, якобы уже согласованный с директором фирмы. Особенно это легко сделать при использовании электронных систем платежей. В данном случае, помимо потери украденных денег, Вы привлечете ненужное внимание налоговых органов и – вполне возможно – обеспечите себе внеплановую налоговую проверку.
4	Издать специальный приказ.	Перед передачей дел новому главбуху, директор организации должен подписать специальный приказ. В нем должны быть указаны: люди, которые несут ответственность за прием и передачу бухгалтерских дел; период времени, в течение которого будут переданы документы; если какое-то время прежний и новый главный бухгалтер должны будут работать вместе, то в приказе должно будет указано разграничение обязанностей между ними; дата, до начала которой должны будут завершиться все бухгалтерские операции, покидающим компанию главбухом; порядок, сроки выполнения инвентаризации; порядок оформления документов такой процедуры, как приема-передачи дел.
5	Провести инвентаризацию.	Инвентаризация обязательна только, когда совершается смена материально ответственных должностных лиц (нужно проводить, если в трудовом контракте с главным бухгалтером есть условие про полную материальную ответственность). По результатам инвентаризации и сверки всей документации, формируется акт приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера.
6	Заключить заранее трудовое соглашение с новым работником.	Если нового сотрудника успели найти, и он вышел на работу, то, как правило, определенное время оба бухгалтера работают вместе, потому что передача документации – процесс медленный. Нельзя нового работника оформлять в штат только после официального прекращения трудовых отношений с предыдущим. Это неправильно. Должно быть заранее заключено трудовое соглашение с новым работником, так как передать документы, ключ от сейфа, печати постороннему человеку организация не может. Учитывая то, что двух главных бухгалтеров в компании не может быть, то его ненадолго оформляют на иную должность (к примеру, заместитель главбуха).
7	Назначить комиссию для фиксирования общего состояния бухгалтерского учета.	Руководитель должен своим приказом назначить комиссию для фиксирования общего состояния бухгалтерского учета на предприятии и для составления описи документов. Может произойти и такое, что каких-то деловых бумаг в организации будет не хватать, тогда подобный акт и опись снимут с нового главного бухгалтера ответственность.
8	Назначить комиссию.	Для передачи дел назначается определённая комиссия, а составленный акт в нескольких копиях заверяется членами комиссии и ответственными сторонами. В акте указывается: детальное состояние бухгалтерского учета на момент передачи дел; все люди, которые принимают участие в передаче документов, т. к., кроме главного бухгалтера в это могут быть вовлечены и другие работники бухгалтерии, еще могут быть приглашены и внешние аудиторы. Количество и контингент участников утверждает руководитель.

Важно! Отстраненный от должности главбух не освобождается от ответственности, если допустил какие-либо нарушения во время работы на занимаемой должности. Процедура передачи дел главного бухгалтера очень важная, потому что только в этом случае новый сотрудник сможет понять реальное состояние дел относительно бухгалтерии.

Для главного бухгалтера после своего ухода очень важно оставить полный порядок в проделанных им делах, потому что это вопрос профессионализма и этики. Поэтому и предшественник, и приемник должны быть заинтересованы в правильной процедуре приема-передачи дел на фирме.

Инструкция для главного бухгалтера.

Действия	Комментарии
1	Передать должностную инструкцию.	Главный бухгалтер, который покидает свою должность, благодаря внутреннему распорядку предприятия, может быть обязан передать новому главбуху должностную инструкцию и проконтролировать степень её уяснения.
2	Передать документы.	передавать стоит только те документы, за которые нес ответственность уходящий главный бухгалтер; если в учреждении учетом заработной платы занимается отдельно нанятый сотрудник, то эту документацию передавать и упоминать в акте не надо; новый главный бухгалтер должен убедиться в том, что он получил все документы, касающиеся деятельности бухгалтера за последние 5 лет.
3	Проверить наличие документации.	Налоговики вправе проверить организацию за последние 3 года работы. Поэтому новому главному бухгалтеру следует тщательно проверить наличие документации, имеющей отношение именно к этому периоду времени. Большое внимание стоит уделить таким документам: книги покупок и продаж; журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур; журналы регистрации приходных и расходных кассовых документов; книги выдачи доверенностей; кассовые книги; журналы регистрации путевых листов; журналы кассира-операциониста. Если прежний главбух выполняет обязанности кассира на предприятии, то ему следует передать: необходимую документацию; деньги; бланки деловых бумаг строгой отчетности; банковские чековые книжки; ключ от кассы и сейфа.
4	Передать деловые бумаги.	Чтобы правильно составить акт приема-передачи дел, нужно решить какие деловые бумаги подлежат передаче, и конкретно за какой период. Передаваться могут только те деловые бумаги, за которые главный бухгалтер несет ответственность: налоговые документы; бухгалтерская и налоговая отчетность; первичные учетные, бухгалтерские регистры; процедуры кодирования; учетная политика; рабочий план счетов бухгалтерского учета; программы машинной обработки данных.
5	Указать в акте сдачи-приема дел обязательно:	дату окончательного приема дел (это обязательный реквизит акта); даты, наименования документов, которые передаются; список документов, которые отсутствуют на момент передачи (нужно указать, иначе потом возникнут некоторые существенные трудности при попытках доказать, что документы были утеряны на работе предыдущим бухгалтером); все ошибки, нарушения, недочеты, недостатки, которые были обнаружены в процессе передачи дел, в оформлении первичной документации, налоговой документации (особенно материальный и денежный учет, включая кассовые документы, накладные); расхождения имеющихся данных бухгалтерской, налоговой отчетности с данными компьютерной бухгалтерской программы за сопоставленные проверенные сроки времени; письменные объяснения главного бухгалтера, который покидает свой пост относительно причин таких расхождений.
6	Подписать акт сдачи-приема дел.	Акт сдачи-приема дел подписывают покидающий предприятие главный бухгалтер и новый. Однако, если замену прежнему главному бухгалтеру еще не нашли, то документацию можно временно передать сотруднику бухгалтерии. Но если и таковых нет, то сам директор вправе принять  документы и подписать акт. Если бухгалтер, который увольняется, отказывается подписать акт приема-передачи, то это нужно в обязательном порядке зафиксировать документально в форме акта в присутствии не менее 2 свидетелей.
7	Оформить акт приема-передачи дел.	Можно оформить акт приема-передачи дел в краткой форме и приложить к нему опись всех документов, которые передаются. Если перечень таких документов маленький, то их можно будет указать прямо в акте. Тогда не придется делать отдельную опись. Общепринято, что акт и опись (если она составляется отдельно от акта) должны быть в двух копиях, одна из них передается главному бухгалтеру, который покидает свое рабочее место, а вторая должна остаться в бухгалтерии учреждения. В случае если смена бухгалтера происходит в филиале организации, акт с описью должны составляться в трех образцах: первый – для главной компании; второй – для филиала; третий – для уходящего бухгалтера.

но Передача дел Что

Процедура приема-передачи дел является очень ответственной и для покидающего должность, и для вновь прибывшего главбуха, и для самой фирмы. Следует обратить внимание: главбух, который увольняется, не должен заниматься организацией передачи дел, это задача директора. В обязанности увольняющегося бухгалтера входит доведение всех текущих дел до конца и передаче необходимых документов в надлежащем виде.