Управленческий аудит для устойчивого повышения эффективности производственных систем / , // Устойчивое развитие предприятия, региона, общества: инновационные подходы к обеспечению : монография / под общ. ред. д-ра экон. наук, профессора . – Польша : «Drukarnia i Studio Graficzne Omnidium», 2014. – С. 429-438. (http://mdu. /images/news/2014-2015/2014-09-22/sde. pdf)

12.1 УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ АУДИТ ДЛЯ УСТОЙЧИВОГО ПОВЬІШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОИЗВОДСТВЕННЬІХ СИСТЕМ

Аудит производственных систем управления – это одно из важных направлений управленческого аудита. Он относится к сбору информации и оценке деятельностей, связанных с основной миссией данного предприятия – производством товаров и услуг с целью удовлетворения потребностей населения и производством машин и сооружений, необходимых для осуществления производственных процессов при выгодных экономических условиях.

Основной целью этого аудита является обеспечение достаточной, своевременной и достоверной информацией о состоянии производственных систем. Она помогает руководителям этой системы контролировать процессы и принимать необходимые решения своевременного предотвращения и устранения уже наступивших несоответствий в предварительно заданных параметрах каждой менеджерской и производственной деятельности.

Изучение принципных положений аудита производственных систем, как и ознакомление с аудиторскими процедурами, даст возможность формировать знания и умения по установлению соответствий и отклонений от предварительно заданных параметров этих систем, обнаружения проблем и выработки подходящих и своевременных решений по их устранению.

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

Раскроем основные характеристики аудита производственных систем, а также его роль в повышении их эффективности и создании условий устойчивого развития предприятия.

Характеристики и специфика аудита производственных систем

В современных экономических условиях аудиторство как источник информации утвердилось в управленческой практике, особенно при нарастающей комплексности различных видов бизнеса и давлении на их постоянную адаптацию и совершенствование в непрерывно меняющейся бизнес-среде.

Роль аудиторства выросла очень быстро в конце 20-го века, когда успешно были приняты такие международные стандарты формальных систем управления, как, например, серия ISO 9000. Параллельно было введено также специальное системное аудиторство. Согласно ему менеджер может поручить внутреннему или внешнему аудитору анализировать и оценить степень применения системы управления предприятием, в т. ч. и управления качеством. Цель аудитора (или аудиторской команды) провести объективное и компетентное исследование соответствия системы управления, в частности и производственных систем, и качества производственных процессов с соответствующими стандартами, и сделать оценку того, до какой степени эта система является подходящей для достижения цели предприятия и способствует ли она повышению эффективности и его конкурентоспособности.

Основная специфика управленческого аудита производственных систем выражается в том, что он осуществляется на двух уровнях, которые соответствуют уровням управления. Первый уровень связан с аудированием самих производственных процессов, в т. ч. их проектирования и реализации, а второй уровень связан с аудированием отдельных ведущих в производственном процессе деталей и с влиянием производственных процессов на окружающую среду и на здоровье рабочих предприятия. В первом случае есть наличие детализации и конкретизации аудиторских действий внутри управления самих производственных процессов, во втором случае имеется расширение действий аудиторов вне производственных процессов и даже вне предприятия. Эта согласованность осложняет структуру и управление аудита производственных систем. Вот почему для достижения желаемого результата необходимо, чтобы аудит производственных систем рассматривался с двух позиций – как подсистема управленческого аудита со всеми вытекающими связями и зависимостями и как самостоятельно обособленная система только для показателей и критериев, связанных непосредственно с производственными процессами.

С точки зрения системного подхода аудит производственных систем, как часть целостной аудиторской системы предприятия вписывается в нее со строго определенными связями и зависимостями. Они имеют свою специфику для каждого предприятия, которая может идентифицироваться четырьмя основными показателями:

      спецификой производственных процессов; качеством человеческого потенциала в предприятии; качеством используемых ресурсов; применяемыми технологиями производственных процессов.

Эти четыре показателя определяют в основных чертах качество произведенных машин, сооружений, товаров и услуг. Поэтому большая часть рассуждений различных авторов связана с аудитом качества, что является результатом объединения и совмещения качества сырья и материалов с качеством человеческого труда на базе качественных технологий. Наряду с аудитом качества следует отметить и роль аудита, точнее результаты аудита производственных систем для разработки производственных стратегий.

Посредством аудита производственных систем менеджеры должны получать точную информацию, которая им необходима при принятии современных и правильных комплексных решений. В результате ее анализа они должны установить, показывают ли предыдущие управленческие действия и их результаты компетентное управление, были ли допущены ошибки в результате плохих и некомпетентных решений, а также непредусмотренных рисковых ситуаций, имеют ли исполнители соответствующих процедур необходимые компетенции и квалификацию и др. Ответы на эти и подобные вопросы требуют правильного и надежного исследования процесса принятия решений и других, связанных с ним, критериев эффективного бизнеса.

Чтобы быть конкурентоспособными, предприятия должны производить качественные товары и услуги по ценам, которые соответствуют покупательной способности населения, так же и машины, и сооружения, соответствующие новым технологическим и экономическим процессам.

Для достижения этой цели руководитель производственного звена и его команда должны знать не только то, чего хотят потребители, но также являются ли подходящими действия предприятия и используемые ресурсы.

Квалифицированный и компетентный аудитор может провести такое исследование, после чего представить результаты менеджеру предприятия и его команде, а также участвовать в качестве консультанта при выработке решений.

Методология аудита производственных систем

Первое упоминание концепции аудита производственных систем в литературе по оперативному менеджменту можно найти еще в статьях Скиннера. В своих разработках он предлагает изменение в фокусе исследования – основной вопрос направлен на то, каким методом производственные практики и идеи могут быть анализированы и изменены или развиты так, чтобы соответствовать потребностям производственных задач [Skinner, 1985, р. 53]. Аудит рассматривается как инструмент установления наличия (или нарушения) строго определенных соответствий при проектировании и функционировании производственной системы. Эти практики задуманы, чтобы их использовать как инструмент объединения основных структурных элементов производственной системы в неделимом целом.

В основе аудиторского процесса лежит аудиторский регистр, который состоит из полного набора производственных элементов, уровней использования, уровней автоматизации, вертикальной интеграции, персонала и др. Это дает возможность выбора менеджеров при планировании производственных систем и инфраструктуры как низких и высоких уровней технологических требований, низких и высоких уровней автоматизации и др. Способ принятия этих решений влияет на совместимость индивидуальных решений в производственных подразделениях с целостной деятельностью предприятия. Подчиняя производственную систему определенному виду аудита, менеджеры могут обнаружить неизбежные несовместимости и направить каждый элемент системы к решению текущих производственных задач, посредством которых реализуется производственная стратегия данного предприятия.

Файн и Гакс в 1985 г. впервые применили термин «аудит» в управлении производством. Так, например, они проводят аудит существующей производственной стратегии производителя кабелей и проводов посредством оценки слабых и сильных сторон текущих практик в девяти производственных категориях, к которым относятся [Fine, Hax, 2000, р. 29]:

    производственные мощности; вспомогательные средства; вертикальная интеграция; технологии процесса; новые продукты и сфера реализации; человеческие ресурсы; менеджмент качества; менеджмент производственной инфраструктуры; менеджмент отношений с потребителем (маркетинг).

Согласно этим котегориям стратегический процесс развития продолжается посредством установления производственных элементов, фаз цикла производства и различных типов процессов. После оценки существующего состояния они достигают финальной фазы процесса посредством установления стратегических объектов и программ широкого действия при каждой из указанных девяти стратегических категорий.

Несмотря на то, что демонстрация процесса является всеобъемлющей и иллюстрированный случай достаточно детализирован, стратегический обзор девяти категорий обеспечивает варианты возможных решений, подходящих для производственных менеджеров.

Другой значительный вклад в тему формирования производственных стратегий посредством аудита внесло исследование Платса и Грегори. Их подход тоже базируется на рабочем проекте и охватывает следующие этапы:

    идентификация производственных целей; исследование и измерение текущих производственных процессов; определение эффекта существующих производственных практик; определение необходимых изменений.

Авторы подчеркивают, что при применении этих рабочих проектов нужно направлять использующих на взаимодействие друг другу на каждом этапе процесса и указывать на тип данных, которые должны быть собраны и проанализированы. Сюда входят характеристики, которые делают эту процедуру практически используемой менеджерами.

Работа Платса и Грегори расширена Миллсом таким способом, чтобы охватить весь процесс создания бизнес-стратегии производственных процессов на базе результатов аудиторской деятельности. Они разрабатывают инструкции, которые показывают, как шаг за шагом формулируется детальная производственная стратегия на базе результатов аудита.

Мильтенберг тоже предлагает целостную методологию и детализированный процесс создания обширной производственной стратегии, которая основывается на результатах аудитирования [Miltenburg, р. 31]. Его модель обобщает исследования Геесса и Уилрайта, Хила и Скиннера, и он их расширяет. Исследуемая методология подчеркивает прежде всего использование аудита в производственных системах [Menda, р. 931].

В проведенном обзоре достижений различных авторов и в представленной модели Мильтенберга основой является версия Скиннера о производственном аудите. Обширный, структурированный и детализированный подход делает ее удобной для применения как части целостного процесса создания производственной стратегии развития предприятия. Возможность выбора элемента стратегических решений должна помочь участникам, не имеющим предыдущего опыта в использовании такой методологии, при которой используются директные взаимосвязи для общих оперативных производственных целей.

Имея в виду все указанные выше рассуждения компетентных авторов, работающих в области теории и практики аудита производственных систем, можем сделать вывод, что его методология базируется на основных принципиальных положениях управленческого аудита, учитывая уровень и специфику производственных систем, а также направления управленческой деятельности производства.

Основные направления аудита производственных систем следующие:

    аудит проектирования производственных процессов, в т. ч. и технологий; аудит подготовки производственных процессов; аудит подготовки персонала; аудит качества сырья и материалов, необходимых для осуществления производственных процессов; аудит степени готовности начала производственного процесса; аудит протекания производственного процесса.

Управление аудитом вышеуказанных направлений является частью управления аудитом данного предприятия. Оно осуществляется выполнением определенных управленческих функций:

    планирования аудита; организации проведения аудита; осуществления аудитного процесса, в т. ч. подготовки и ознакомления с аудитным докладом; ознакомления с аудитным докладом; принятия решений по выполнению рекомендаций аудитного доклада.

При проектировании, организации и проведении аудита появляется ряд проблем. Эти проблемы часто затрудняют осуществление аудита или снижают его качество. К более существенным проблемам можем отнести следующие:

    дублирование деятельности по различным программам производственного аудита; несоответствие между применением отдельных направлений и процедурами аудитов в производстве; снижение финансовой эффективности; разногласия между аудиторскими командами по одним и тем же или подобным вопросам; лишние многократные перерывы в работе звеньев и процессов, подвергнутых аудиту; разнонаправленность целей и принципов производственного аудита; отсутствие общей и координированной политики производственного аудита; трудности в согласовании противоположных результатов производственного аудита; упущенные выгоды из-за недостатка координации (эта система лучше по сравнению с отдельными ее частями); ограниченное распределение ресурсов и экспертов-аудиторов; трудности внутреннего аудита интегрированных систем управления.

Дефинированные трудности могут быть сгруппированы в соответствии с характером проблем, которые их вызвали, – организационного характера, недостаточного опыта, финансового характера и др.

Все эти трудности, подкрепленные нарастающим нажимом гармонизации систем управления и соответствующих аудитов, показывают, что необходимо осуществление некоторых изменений в отношении упрощения, модернизации и интегрирования аудита систем управления производственными процессами. Оценивая различные вопросы и цели, стимулирующие аудит производственных систем, менеджеры признают, что на данном этапе приоритет имеют вопросы финансового аудита.

С целью улучшения организации и качества аудита производственных систем, как и решения некоторых проблем, можно предложить следующее:

1. Создать отдельные аудиторские группы (специализированные) под отдельным руководством, но аудит должен быть осуществлен в одно и то же время.

2. Гармонизировать различные направления аудиторской деятельности, опираясь на одну группу с хорошими экспертными возможностями. Этот подход предполагает совместный аудит по нескольким направлениям. Так, например, аудит качества производства и аудит влияния производства на окружающую среду можно проводить отдельно, но следуя общим аудиторским планам с общим руководителем команды и проведением общих открытых и закрытых заседаний в связи с началом и завершением аудиторских процедур, а также обсуждением аудиторского доклада.

3. Осуществлять интегрированный аудит, при котором отдельные аудиторы должны быть высококвалифицированнными специалистами, с богатым опытом и возможностью осуществления нескольких направлений аудиторской деятельности. Он осуществляется под одним руководством и проводится как один аудит от проектирования и планирования до подготовки и обсуждения заключительного аудиторского доклада.

Основное преимущество интегрированного аудита состоит в том, что он сосредотачивается на исследовании взаимосвязей и взаимозависимостей элементов системы управления производственными процессами в рамках определенного предприятия. Он включает освоение идентичной или хотя бы совместимых характеристик утвердившихся направлений аудита качества, окружающей среды, финансовой и кадровой обеспеченности производственных процессов и др. Естественно, интегрированный аудит должен быть достаточно гибким, чтобы служить различным функциональным целям и в то же время достаточно устойчивым, чтобы придать смысл его применению и достижениям общей политики аудита определенного предприятия.

Осуществление аудита и сбор необходимой информации достигаются на базе аудиторского ангажемента.

Осуществление аудиторского ангажемента

Выполнение аудиторского ангажемента можно определить как ядро аудиторского процесса. От качества подготовки и организации выполнения аудиторского ангажемента зависит качество результатов аудита.

Подготовка и планирование аудиторского процесса производственных систем охватывают следующую совокупность деятельности:

    уведомление, подписанное руководителем деятельности, о предстоящем исполнении аудиторского ангажемента, в т. ч. требование о предоставлении информации, определении лица для контактов, о дате первоначальной встречи с руководителем деятельности; разработка проекта плана выполнения аудиторского ангажемента; определение даты начала аудиторской деятельности.

Аудиторский процесс начинается с уведомительного письма, которым информируется руководитель деятельности о начале выполнения аудиторского ангажемента и о содействии, которое должен получить аудитор и его команда при осуществлении аудиторской деятельности. Требование о дополнительной информации связано с установлением предыдущего состояния производственной системы, предписаний предыдущего аудиторского доклада, если такой есть, и др. Оно должно быть конкретным, четким и точным, чтобы получить максимальное информационное обеспечение аудиторского ангажемента. В уведомительном письме обязательно указываются сроки предоставления дополнительной информации в соответствии с аудиторским планом-графиком.

Определение лица для контактов, кроме руководителя деятельности, имеет значение для улучшения оперативной организации аудитирования. В уведомительном письме хорошо было бы указать и то, какие ожидания предъявляются к этому лицу – например, оно должно быть хорошо знакомо с деятельностью, которая аудитируется; должно знать, где хранятся документы, связанные с аудитированием; должно быть наделено правом на получение и передачу определенных документов, должно быть экспедитивным и обладать чувством ответственности.

Важным элементом уведомительного письма является обозначение начальной даты вступительной встречи, на которой необходимо обсудить план аудиторской деятельности и все вопросы, связанные с ее проведением.

Разработка проекта плана выполнения аудиторского ангажемента проходит через две процедуры – подготовка и изготовление проекта аудита деятельности.

При подготовке осуществляются следующие процедуры:

    анализ первоначальной информации; определение целей аудиторского ангажемента; определение охвата аудиторского процесса; обзор выполнения рекомендаций предыдущего аудита (если такой есть); ресурсное обеспечение; разработка плана-графика проведения аудиторских деятельностей; определение степени риска.

Планирование аудиторской деятельности осуществляется на основании информации о:

    целях деятельности, подлежащей аудиторской проверке, и деятельности, посредством которой контролируется их достижение; рисках, связанных с аудиторскими деятельностями и возможностями их поддержки в допустимых границах; адекватности и эффективности системы управления соответствующими производственными процессами и возможностями их улучшения; возможности улучшения системы перманентного контроля за протеканием производственных процессов.

Для получения хорошего результата аудиторский план должен отвечать на следующие вопросы – что именно будет подвергнуто проверке, кто будет осуществлять проверку, каким способом и какими методами и подходами будет осуществляться проверка, когда будет осуществлена проверка и сколько времени она продолжится.

Проект аудиторского плана должен содержать:

    введение (цели аудита, эксперты и команды, которые будут осуществлять аудит, дефинированные риски и др.); охват и ограничение аудита; оценку риска; аудиторский подход (может меняться в результате переоценки рисков в процессе проверки).

Изготовление проекта плана осуществления аудиторского ангажемента сопровождается составлением рабочей программы.

Исполнение аудиторского ангажемента в производственных системах связано с осуществлением ряда процедур:

    документирование аудиторской деятельности, в т. ч. подходящих средств и символов, описания, графического представления, органиграмм, диаграмм и др.; определение общей цели и специфических целей аудиторского ангажемента; идентифицирование и оценка рисков, в т. ч. дефинирование рисковых факторов; оценка риска и определение вероятных направлений его развития; оценка системы контроля за рисковыми факторами; выбор варианта аудиторской стратегии и аудиторской тактики; контроль за соблюдением аудиторских процедур.

Аудиторский процесс производственных систем имеет несомненно сильную позитивную роль по обнаружению несоответствий между обладающими квалификационными умениями и потребностями рабочего процесса, между существующими и возможными для использования современными технологиями, а также между потребностями рынка и возможностями их удовлетворения. Установление несоответствий является сигналом для руководителей производственных процессов к предпринятию действий по повышению квалификации рабочего персонала и по обновлению его технологий в соответствии с меняющимися требованиями рынка.

Качественный аудит производственных систем является гарантией достоверности информации о соответствии между предварительно заданными параметрами функционирования производственных систем и реально достигнутыми к моменту аудита. Достижение желаемого соответствия является условием нарастания эффективности деятельности предприятия и повышения его устойчивости, особенно в условиях экономического кризиса.


Fine C. H. and Hax A. C. Manufacturing Strategy: a methodology and an illustration, Interfaces, Vol. № 15, 6, 2000. Menda R., The role of a Manufacturing Audit in crafting the production system. International Journal of Operations&Production Management. № 9, 2004. Miltenburg J. Manufacturing Strategy: How to Formulate and Implement a Winning Plan, Productivity Press, Portland, OR, 2002. Skinner W. Missing the links in manufacturing strategy, in Voss, C., A., Manufacturing Strategy, Process and Content, Chapman and Nall, London, UK, 1985.

Управленческий аудит для устойчивого повышения эффективности производственных систем / , // Устойчивое развитие предприятия, региона, общества: инновационные подходы к обеспечению : монография / под общ. ред. д-ра экон. наук, профессора . – Польша : «Drukarnia i Studio Graficzne Omnidium», 2014. – С. 429-438. (http://mdu. /images/news/2014-2015/2014-09-22/sde. pdf)