Лабораторная работа №5
Цель работы – ознакомиться с видами и порядком оформления собственных и регистрации сторонних документов при осуществлении операций по продажам за наличный расчёт и при безналичном расчёте.
В системе управления предприятием БЭСТ-Офис операции по реализации продукции и оказанию услуг осуществляются по подсистеме «Продажи», что позволяет автоматизировать процесс определения направления движения финансовых и материальных потоков. Особенностью системы является то, что при наличном расчёте документом-основанием выступает Договор, а при безналичном - Счёт, который невозможно «привязать» к Договору.
Войти в систему под профилем «Менеджер»
Оперативный учет операций по продажам
Таблица №7
Исходные данные для осуществления продаж
№ п/п | Наименование хозяйственной операции | Вид документа |
Заключение договора на продажу материальных ценностей на сумму 23600 руб. за наличный расчет | Договор на продажу № 1- 01 от 21 января | |
Отгрузка товара в соответствии с договором № 1- 01 от 21 января. | Расходная накладная №1 от 22 января Счет-фактура №1 от 22 января | |
Регистрация прихода наличных денежных средств | Приходный кассовый ордер №1 от 24 января | |
Заключение договора на продажу трёх диванов и пяти кресел и оказание услуг по их транспортировке с оплатой по безналичному расчету | Договор на продажу № 1- 02 от 23 января | |
Выставление счета покупателю двора» (за материальные ценности) | Счет на продажу №1 от 23 января | |
Выставление счета покупателю двора» (за транспортные услуги) | Счет на продажу №2 от 27 января | |
Оформление отпуска товара двора» в соответствии с договором № 1- 02 от 23 января по счету №1 от 23 января | Расходная накладная №2 от 26 января Счет-фактура №2 от 26 января | |
Оказание услуг по транспортировке ТМЦ двора» в соответствии с договором № 1- 02 от 23 января по счету №2 от 27 января | Счет-фактура №3 от 27 января Акт выполнения работ №1 от 27 января | |
Регистрация платёжных документов двора» по счёту №1-02 от 23 января и счёту №2 от 27 января по договору №1-02 от 23 января | Платёжное поручение №12 от 25 января Платёжное поручение №21 от |
Работа с прейскурантом (методы расчета отпускных цен)
В подсистеме «Продажи» выбрать участок учета «Прейскуранты товаров»:
- Редактирование прейскуранта
- Открыть прейскурант «Основной» в режиме редактирования и определить метод расчёта прейскуранта (кнопка «Метод расчета»)
- в области «Базовая цена» - текущая цена учёта; в области «Добавить» - отключить переключатель «Налог с продаж» активизировать логическое поле «Автоматический расчёт»
- Выполнить расчет (кнопка «Расчет») просмотреть Прейскурант в единицах измерения (ЕИ) прейскуранта и сохранить отчёт в формате «Фамилия_прейскурант основной»
Сохранить документ и закрыть карточку прейскуранта.
- Создание нового прейскуранта (может быть создан только на текущую дату)
- Создать новый документ: Наименование – прейскурант валютный Валюта – GBP (из списка). Выбор валюты сопровождается запросом системы на ввод обменного курса (взять с сайта Центрального банка РФ) Кнопка «Метод расчета»
- стандартный
- Базовая цена – Текущая цена учёта
- Добавить – торговую надбавку, НДС
- Выполнить расчет строк прейскуранта просмотреть Прейскурант в единицах измерения (ЕИ) прейскуранта и сохранить отчёт в формате «Фамилия_прейскурант валютный» Сохранить документ и закрыть карточку прейскуранта.
Оформление операций по продаже за наличный расчет с использованием договора
Исходные данные. По условиям Договора между фирма» и продавец осуществляет отпуск товара на следующий день после заключения договора, а покупатель оплачивает стоимость 2-х диванов в течение 2-х дней после получения товара. Сделка осуществляется за наличный расчёт.
Оформление договора
Таблица № 8
Исходные данные о Договоре продажи
Договор | п.1 таблицы №7 |
Продавец | фирма» |
Покупатель | |
Предмет договора: | Диван, 2 шт. по цене основного прейскуранта |
Способ оплаты | наличный расчет |
Срок поставки | не позже 22 января |
Срок оплаты | не позже24 января |
Способ доставки | самовывоз |
Создание договора. Подсистема «Продажи» → участок учета «Договоры на продажу» → «Создать документ»:
Номер 1-01
Дата 21 января
Партнер
В результате необходимые реквизиты пропишутся в договор автоматически (вкладка «Реквизиты»).
- в поле Менеджер, выбрать из списка сотрудников менеджера в поле Содержание – реализация товара за наличный расчет
Во вкладке «Дополнительно»
- Способ доставки - «Самовывоз» (выбрать из списка) Счёт расчётов – 621 - расчёты с покупателями и заказчиками (в рублях).
Вкладка «Предмет договора».
- цены - из прейскуранта; прейскурант основной; выбор предмета договора - открыть «Картотеку» и из верхней части появившегося окна перенести позицию Диван в «Корзину отобранных запасов» (в нижнюю часть окна), указав
- количество - 2 шт. цена – 11800 руб. (рассчитывается автоматически)
Подтверждение выбора - кнопка ОК.
Вкладка «Календарный план».
По договорённости сторон сделка реализуется в два этапа:
- этап «Поставка» (кнопка «Создать»). «Дата план» - 22 января, «Сумма план» - полная сумма договора – 23600 руб. Аналогичным образом создать второй этап – «Оплата», с указанием в качестве плановой даты 24 января, а плановой суммы – 23600 руб.
Просмотреть (кнопка 
) «Договор на продажу НДС в том числе» и листы Приложения 1 и Приложения 2.
Сохранить файл в формате «Фамилия_Договор_1»
Примечание:
Если договор оформляется «задним числом», этапы договора с плановыми датами меньшими, чем текущая, для системы являются просроченными и выделяются красным цветом, т. к. контроль выполнения обязательств по этапам ведется в режиме реального времени.
Оформление операций по отгрузке ТМЦ
Для оформления документов на отгрузку товара в соответствии с оформленным договором возможно два сценария:
- Первый (документы на отгрузку товара оформляются на складе) - подсистема «Запасы» → в реестре «Журнале движения запасов» создаётся новый расходный документ, привязав его через поле Основание к нужному договору и выбором в качестве выполняемого этапа - этап Поставка1. Второй (документы на отгрузку товара регистрируются менеджером) – для этого система предоставляет возможность оформления операций по выполнению договорных обязательств, находясь в электронной форме договора (подсистема Продажи → Договоры на продажу):
- Открыть вкладку «Документы» и создать строку «Накладная».
- В диалоговом окне «Место хранения» выбрать «Склад мебели-1»
В результате на экране появляется частично заполненная форма накладной, в которую необходимо внести следующие изменения (если в соответствующих полях нет данных или указаны другие данные):
- Дата создания Расходной накладной должна соответствовать дате отгрузки товара - 22 января. Вид операции «Продажа покупателям»
Вкладка «Спецификация»: «Цена из…» - «Основания»
Вкладка «Налоги»
- в поле «Налоговая модель» выбрать «НДС в т. ч. (по ставке 18%)»
Просмотреть заполненные бланки «Накладная» и «Товарная накладная ТОРГ-12» в режиме просмотра и сохранить в формате «Фамилия_накладная_1», «Фамилия_ТН-12_1»
- сформировать счет-фактуру поставщика, определив в качестве грузополучателя сохранить созданный документ и просмотреть заполненный Счет-фактуру на продажу». Сохранить заполненный бланк документа в формате «Фамилия_СФ_1»
Примечание:
Система отслеживает доступное для отгрузки количество товара по рассматриваемому складу, что позволяет оформить расходную накладную на количество товара не более того, что фактически зарегистрировано в картотеке склада.
Откройте в создаваемой накладной вкладку Налоги и просмотрите информацию, размещенную на этой страничке:
- В поле «Налоговая модель» прописалась позиция «НДС в т. ч. по ставке 18%», а в строке ставки налога указано 18%. В этом случае сумма налога рассчитывается автоматически в соответствии со ставками, заложенными в карточке артикула. Налоговую модель можно изменить в зависимости от того, как будет осуществляться оплата: через кассу или безналичным путем. В рассматриваемом примере предполагается оплата наличными через кассу, поэтому оставьте налоговую модель без изменений.
Сохраните и закройте накладную
Регистрация Расходной накладной в системе получает своё отражение в «Календарном плане» договора - здесь нашло отражение выполнение обязательств по этапу «Поставка» и запись из красной превратилась в черную. Это говорит об отсутствии задолженности по данному этапу.
Закрыть окно Договора на продажу.
Контроль взаиморасчетов
Система автоматически рассчитывает сальдо по взаиморасчетам с организациями – партнерами. Сведения о взаиморасчетах можно посмотреть в строке соответствующего договора в окне реестра договоров на продажу. В выполняемом примере появилась информация о наличии долга партнера на сумму 23600 рублей за отгруженный по договору товар.
Кроме того, сведения о взаиморасчетах можно увидеть в подсистеме «Расчеты». Чтобы убедиться в этом, войдите в эту подсистему и откройте режим «Картотека расчетов с партнерами». В реестре, который был до этого пуст, появилась запись, отражающая следующую информацию о сделке с партнером :
По договору № 1-01 от 21января. долг партнера составляет 23600 руб.
Регистрация оплаты
Войти в систему под профилем кассира
- В подсистеме «Платежи» по центру учета «Наличный расчет» создать лист Кассовой книги от 24 января и зарегистрировать поступление денежных средств в оплату договора 01-1 от 21 января с реквизитами
- Вид операции – Поступление от партнеров в кассу Дата – 24 января Проведен – 24 января Основание – договор №1-01 от 21 января
Во вкладке «Налоги»
- Налоговая модель – НДС в т. ч. по ставке 18% В строке НДС - ставка 18%
В режиме предварительного просмотра просмотреть и сохранить «Приходный кассовый ордер» в формате «Фамилия_ПКО_1»
- В той же подсистеме по центру учета «Наличный расчет» просмотреть реестр документов (центр ответственности «Журнал документов»)
Оформление сделки по продаже за безналичный расчет
Исходные данные. По условиям Договора между фирма» и двора» продавец осуществляет отгрузку и доставку товара – 3-х диванов и 5-и кресел. Цена товара – договорная, оплата транспортировки – по тарифу (из прейскуранта). Оплата осуществляется по безналичному расчёту, стоимость материальных ценностей оплачивается в течение 3-х дней после заключения договора, оплата услуг по транспортировке - на следующий день после получения товара покупателем. Комплектация заказа и оформление сопроводительных документов осуществляется продавцом на следующий день после поступления денежных средств на счёт продавца. Доставка заказа – на следующий день после комплектации.
Оформление договора на продажу
Войти в систему под профилем «Менеджер»
- Номер 1-02 от 23 января Партнер - двора» Менеджер - Содержание – реализация товара по безналичному расчету Способ доставки – доставка поставщиком (выбрать из списка) Срок действия – 7 дней Предмет договора – 3 дивана по цене 15000 руб., 5 кресел по цене 9000 руб., услуги по транспортировке – 2 часа (по тарифу)
Примечание: Для включения в предмет договора услуг по транспортировке необходимо временно сменить оператора системы - войти в систему под своим профилем и в «Справочниках системы» открыть центр ответственности «Номенклатура предприятия» → «Справочник артикулов» в группу «Услуги» добавить строку «Транспортировка» с почасовой оплатой и ставкой НДС 10%.
Повторно войти в систему под профилем «Менеджер»
- Внести изменения в Основной прейскурант: для позиции транспортировка указать цену – 250 руб. Внести изменения и рассчитать Валютный прейскурант Открыть Договор № 01-2 в режиме редактирования
- добавить в «Предмет договора» услуги по транспортировке - 2 часа; составить «Календарный план»:
Этап «Оплата» – 100% стоимости материальных ценностей (диванов и кресел) в течение 3-х банковских дней со дня заключения договора
Этап «Поставка» - оформление документов по отгрузке – в течение 1 дня после поступления денежных средств на счет продавца
Этап «Поставка» - транспортировка – на следующий день после оформления документов по отгрузке
Этап «Оплата» – на следующий день после оформления документов по отгрузке
Выписка счета
В системе не предусмотрена возможность увязки договора на продажу и счета поставщика. В силу этого, при выписке счета часть данных будет дублироваться.
В подсистеме «Продажи» →«Счета на продажу», создать новый документ и заполнить его данными
- Дата – 23 января Партнер – двора» Менеджер – Содержание – оплата по договору 01-2 от 23 января
Вкладка «Предмет счета»:
- Прейскурант - «основной прейскурант» из списка прейскурантов Из «Картотеки» - перенести «Диван» и «Кресло» в корзину отобранных запасов В поле «Количество» установить – 3 и 5 соответственно
Во вкладке «Предмет счета»
- «Цена» - 15000 руб. и 9000 руб. соответственно
В режиме предварительного просмотра просмотреть «Счет на оплату НДС в т. ч.»
Аналогичным образом создать счет от 27 января на сумму 500 руб. - оплата услуг по транспортировке, с пометкой во вкладке «Дополнительно»: Способ доставки – Доставка поставщиком
Войти в систему под своим профилем
- В подсистеме «Платежи» по центру учета «Безналичный расчет» → «Выписки банка» создать выписку от 27 января и зарегистрировать в ней документы с характеристиками:
- Вид операции – Поступление от партнеров на расчетный счет Документ № 12 Дата – 25 января Проведён – 26 января Основание – счет № 000 от 23 января
Во вкладке «Налоги»
- Налоговая схема – НДС в т. ч. (ставка 18%) Ставка – 18%
В режиме предварительного просмотра просмотреть «Платежное поручение»
Оформление документов на отгрузку
В подсистеме «Запасы» открыть «Журнал движения запасов» и создать расходный документ с характеристиками:
- Склад – Склад мебели-1 Документ – №2 от 27 января Основание – счет № 000 от 23 января2 Налоговая модель – НДС в т. ч. (по ставке 18%) Сформировать Счёт-фактуру (кнопка во вкладке «Налоги»):
- Платежно-расчетный документ – №12 от 25 января Грузополучатель – двора» Просмотреть заполненный бланк документа «Счет-фактура на продажу»
Аналогичным образом создать расходную накладную №3 на Кресла (Склад мебели-2)
- Просмотреть «Журнал движения запасов» и «Картотеку складского учета»
Регистрация Акта выполнения работ и платежа по счёту №2
В подсистеме «Продажи» → «Счета на продажу» в счете № 000 создать строку документа «Акт выполнения работ» с характеристиками:
- Дата – 28 января Назначение – оказание услуг по транспортировке ТМЦ
Вкладка «Дополнительно»
- Заказчик – Исполнитель –
Вкладка «Спецификация»
- Цена из Основания
Создать «Строку акта выполнения работ»
- Группа – услуги Артикул – транспортировка Количество – 2 часа Цена прейскуранта – 250 руб.
Вкладка «Налоги»
- Налоговая модель – НДС в т. ч. (ставка 10%
Сохранить документ
В подсистеме «Продажи» перейти в центр учёта «Акты выполненных работ», открыть Акт №1 и просмотреть заполненный бланк документа
В подсистеме «Платежи» по центру учета «Безналичный расчет» создать выписку от 30 января и зарегистрировать в ней платежное поручение №21 от 29 января в оплату счёта №2 от 27 января. Назначение – оплата услуг по транспортировке, Налоговая модель – НДС в т. ч. (ставка 10%)
Открыть Счет-фактуру №3 («Налоги» → «Счета-фактуры») в режиме редактирования и зарегистрировать
- Платежно-расчетный документ - № 21 от 29 января
В подсистеме «Продажи» → «Договоры на продажу» просмотреть изменения в Договоре № 01-1 (вкладки «Документы» и «Календарный план»)
В подсистеме «Запасы» просмотреть
- реестр документов («Журналы документов склада» → «Журнал движения запасов») карточки складского учета артикулов «Диван», «Кресло» вкладка «Движение» (центр ответственности «Картотека складского учета»)
Сохранить все созданные и просмотренные документы в формате «Фамилия_название документа_номер документа»
1 В связи с тем, что оператор «Менеджер» не имеет прав доступа к подсистеме «Запасы», этот способ оформления документов по отгрузке товара невозможен
2 Ввиду того, что диваны и кресла хранятся на разных складах, система выведет сообщение о том, что при переносе данных из счёта в расходную накладную объект «Кресло» был исключён.
