Без имени

Утвержден
приказом Архивной службы КБР
от 01.01.2001 №23

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

по предоставлению Архивной службой КБР государственной услуги:

"Рассекречивание архивных документов по заявкам пользователей

и предоставление доступа к ним"

I. Общие положения.

Предмет регулирования

1. Административный регламент (далее Регламент) по предоставлению Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики (далее - АС КБР) государственной услуги по рассекречиванию архивных документов по заявкам пользователей и предоставлению доступа к ним определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) АС КБР.

Порядок информирования о государственной услуге.

2. Государственная услуга по рассекречиванию архивных документов по заявкам пользователей предоставляется в виде организации доступа к рассекреченным по заявке документам и научно - справочному аппарату к ним на общих основаниях.

3. Почтовый адрес Архивной службы КБР: 360000, г. Нальчик, ул. .

Телефоны структурных подразделений Архивной службы КБР, ответственных за предоставление государственной услуги:

· сектор по защите государственной тайны 76-04-24;

· УЦГА - 76-04-32;

· УЦДНИ – 76-04-35.

4. Информация по процедуре предоставления государственной услуги может предоставляться:

· по письменным обращениям;

· по телефону;

· на личном приеме.

По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 30 дней со дня поступления обращения, по почте в адрес заявителя.

По телефону и на личном приеме должностные лица обязаны дать необходимую информацию непосредственно в момент обращения. Прием проводится в рабочие дни недели с 09.00 до 18.00 с перерывом с 13.00 до 14.00. Выходные дни - суббота, воскресенье.

По электронной почте переписку по вопросам рассекречивания документов по заявкам пользователей Архивная служба КБР не ведет.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

Наименование государственной услуги и государственного учреждения, предоставляющего государственную услугу

5. Государственную услугу по рассекречиванию архивных документов по заявкам пользователей предоставляет Архивная служба КБР (структурные подразделения: сектор по защите государственной тайны, мобилизационной работы, делам ГО и ЧС АС КБР (далее сектор), управление центрального государственного архива – далее УЦГА; управление центра документации новейшей истории – далее УЦДНИ).

При этом в функции УЦГА и УЦДНИ входит прием и рассмотрение заявок пользователей, проведение предварительной экспертизы документов, подготовка заключения для Комиссии по рассекречиванию документов, хранящихся в Архивном фонде КБР (далее Комиссия) и техническое оформление результатов рассекречивания. Принятие решений о рассекречивании документов относится к компетенции Комиссии.

Специфика предоставления государственной услуги по рассекречиванию архивных документов не предполагает получение данной услуги через многофункциональный центр (ГБУ «МФЦ»).

Предметом данной государственной услуги могут быть только документы с истекшими, согласно действующему законодательству, сроками засекречивания, созданные органами и организациями КПСС и другими организациями и ведомствами Кабардино-Балкарской Республики (и предшествующих административно-территориальных единиц).

В компетенцию Комиссии не входит решение вопросов о рассекречивании документов федерального уровня, то есть созданных в деятельности ЦК КПСС, высших органов государственной власти и государственного управления СССР и РСФСР, Министерства обороны СССР и т. д.

Перечень нормативных правовых актов, регламентирующих предоставление государственной услуги

6. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

· Федеральным законом от 01.01.2001г. № 000-1 «О государственной тайне» (в ред. от 01.01.2001);

· Указом Президента РФ от 01.01.2001г. № 000 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» (в ред. от 01.01.2001);

· ст. 24, 25 Федерального закона от 22. 10. 2004г. № 000 - Ф3 «Об архивном деле в Российской Федерации»;

· Указом Президента РФ от 01.01.2001г. № 000 «О снятии ограничительных грифов с законодательных и иных актов, служивших основанием для массовых репрессий и посягательств на права человека»;

· Положением о порядке рассекречивания документов, созданных КПСС, утвержденным решением Межведомственной комиссии по защите государственной тайны от 14.07. 2001г. № 75;

· Положением о порядке доступа к материалам, хранящимся в государственных архивах и архивах государственных органов Российской Федерации, прекращенных уголовных и административных дел в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям, а также фильтрационно-проверочных дел, утвержденным приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Министерства внутренних дел Российской Федерации, Федеральной службы безопасности Российской Федерации от 01.01.2001г. № 000/584 /352;

· п.5.2. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук», утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 01.01.2001 г. № 19;

Основанием для предоставления государственной услуги является мотивированная заявка пользователя в письменном виде в адрес АС КБР.

Заявка составляется в произвольной форме, но с обязательным указанием следующих сведений:

для физических лиц - фамилия, имя, отчество заявителя, год рождения, адрес, место работы, паспортные данные, гражданство, контактный телефон;

для юридического лица - название, адрес организации, ФИО руководителя и исполнителя, контактные телефоны. Запрос юридического лица должен быть оформлен на фирменном бланке;

название фонда, виды и хронологические рамки документов с истекшими сроками засекречивания, которые необходимы пользователю, тема его исследования;

цели использования документов, обоснование необходимости их экстренного рассекречивания;

перечень научных и иных работ пользователя, его участие в общественно значимых проектах по популяризации архивных документов и иные данные, подтверждающие компетентность пользователя и значимость решаемых им задач.

Условия и сроки предоставления государственной услуги.

7. Заявка пользователя рассматривается в АС КБР (УЦГА и УЦДНИ) в 30-дневный срок с момента ее регистрации, в течение которого определяются возможности рассекречивания документов, изучается их объем, рассчитываются трудозатраты на проведение экспертизы и подготовку заключений. С учетом объема работы, наличия бюджета рабочего времени и графика заседаний Комиссии определяются сроки исполнения услуги, которые составляют не менее 3 месяцев (при заявке до 20 дел);

· не менее 6 месяцев (при заявке до 50 дел);

· не менее 9 месяцев (при заявке до 100 дел).

При более объемных заказах заявленный фонд или комплекс документов включается в плановое рассекречивание следующего года (при условии поступления заявки до октября текущего года).

О результатах рассмотрения заявки и расчетных сроках рассекречивания заявитель информируется письменно.

Если Комиссия не полномочна рассекречивать запрашиваемые сведения, АС КБР в месячный срок с момента поступления заявки направляет ее в соответствующий государственный орган, полномочный рассматривать вопрос об их рассекречивании, и информирует об этом пользователя.

Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги.

8. Государственная услуга не предоставляется в случаях:

если пользователь не указал в заявке необходимые реквизиты и не обосновал необходимость срочного рассекречивания запрашиваемой информации;

если пользователь запрашивает рассекречивание документов, срок засекречивания которых в соответствии с действующим законодательством еще не истек;

если пользователь запрашивает рассекречивание документов, содержащих конфиденциальную персональную информацию на третьих лиц, на доступ к которой он не имеет необходимых полномочий и которые, после снятия грифов секретности, перейдут в категорию несекретных документов ограниченного доступа;

если структурные подразделения АС КБР (УЦГА и УЦДНИ) не имеют необходимого для сверхпланового рассекречивания бюджета рабочего времени, или его лимит уже исчерпан.

Другие положения, характеризующие требования к предоставлению государственной услуги.

9. Государственная услуга по рассекречиванию архивных документов по заявкам пользователей предоставляется бесплатно.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур.

10. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры АС КБР (УЦГА и УЦДНИ):

· регистрация заявки;

· проведение в установленном порядке экспертизы документов на предмет рассекречивания и подготовка заключения для Комиссии;

· информирование пользователя о результате рассмотрения заявки;

· техническое оформление результатов рассекречивания;

· информирование пользователя о переводе заявленных документов на режим открытого доступа.

11. Поступившие в АС КБР (УЦГА и УЦДНИ) заявки пользователей на рассекречивание документов регистрируются в день поступления или на следующий рабочий день. Регистрация заявки является юридическим фактом, служащим основанием для начала ее рассмотрения.

После регистрации запрос рассматривается руководством АС КБР и передается в сектор. Должностное лицо за организацию рассекречивания документов передает запрос на исполнение в структурные подразделения (УЦГА и УЦДНИ), где запрос изучается должностными лицами, ответственными за планирование и исполнение работ по рассекречиванию. Заведующий сектором докладывает предложения структурных подразделений руководителю АС КБР, который на их основании выносит письменную резолюцию на заявке пользователя с указанием возможности, сроков рассекречивания заявленных документов. Данная резолюция является юридическим фактом для начала работы по рассекречиванию документов. О принятом решении заведующий сектором письменно информирует заявителя в 10-дневный срок с момента вынесения резолюции.

АС КБР при необходимости уведомляет заявителя о предоставлении им дополнительных сведений для исполнения запроса.

12. Государственная услуга по рассекречиванию архивных документов по заявкам пользователей исполняется должностными лицами АС КБР (УЦГА и УЦДНИ), имеющими необходимые полномочия для выполнения этого вида работы, в установленном нормативно-методическими документами порядке.

Информация о ходе рассекречивания относится к категории служебной информации и до пользователя не доводится.

После получения решения Комиссии и проведения технического оформления результатов рассекречивания заведующий сектором докладывает руководству АС КБР о выполнении заявки и информирует об этом пользователя. Предоставление доступа к рассекреченным документам осуществляется на общих основаниях в структурных подразделениях АС КБР (УЦГА и УЦДНИ), ответственных за обслуживание пользователей в читальном зале и работу по использованию документов. При этом доступ к рассекреченной конфиденциальной персональной информации ограничивается в соответствии с действующим законодательством.

13. Максимальный срок выполнения действия не лимитируется и зависит от объема работы и штатно-технических возможностей АС КБР. Минимальный срок выполнения услуги составляет не менее 3 месяцев.

14. Должностные лица АС КБР (УЦГА и УЦДНИ), ответственные за предоставление государственной услуги по рассекречиванию документов по заявкам пользователей, могут принять решение:

- о приоритетном исполнении заявки в зависимости от ее целей и общественного значения;

- о неполном (частичном) исполнении заявки с учетом возможностей архивов и характера документов;

- о приостановлении, продлении или прекращении выполнения заявки, если в процессе экспертизы дел будет установлено наличие в них:

· документов, требующих дополнительных процедур, не зависящих от АС КБР;

документов федерального уровня;

· документов с конфиденциальной персональной информацией, не подлежащей конвертованию или обособлению иными способами;

· документов в ветхом состоянии, требующих реставрации или ремонта перед их использованием.

IV. Порядок и формы контроля за совершением действия и принятием решений.

15.Текущий контроль за предоставление государственной услуги осуществляется должностными лицами, ответственными за организацию работ по проведению рассекречивания в структурных подразделениях, путем заслушивания вопроса на совещаниях, оформления отчетов и информаций о результатах рассекречивания.

Общий контроль за исполнением услуги осуществляется руководством Архивной службы КБР путем плановых и внеплановых проверок и подготовки заключений на отчеты структурных подразделений УЦГА и УЦДНИ АС КБР.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе выполнения Регламента.

16. Заявители имеют право на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

17. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования могут быть решения и действия (бездействие) Архивной службы, должностного лица АС КБР, государственного служащего АС КБР, в том числе:

- нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;

- отказ в приеме у заявителя документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

- требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги;

- затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги

платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами;

- нарушение срока предоставления государственной услуги;;

- отказ в предоставления государственной услуги по основаниям, не предусмотренным нормативными правовыми актами;

- отказ АС КБР, должностного лица АС КБР в исправлении

допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

18. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление жалобы в орган исполнительной власти, должностному лицу, уполномоченному на ее рассмотрение.

19. Жалоба подается устно, в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме. Жалоба может быть направленна по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, иными доступными способами, в том числе при личном приеме заявителя. Жалоба подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента ее поступления.

20. Жалоба должна содержать:

1) наименование органа исполнительной власти, должностного лица АС КБР, либо государственного служащего АС КБР, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя – физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя – юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) АС КБР, должностного лица АС КБР либо гражданского служащего АС КБР;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) АС КБР, должностного лица АС КБР либо государственного служащего АС КБР;

Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для составления и обоснования жалобы, при условии, что это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если указанная информация и документы не содержат сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законом тайну.

21. Жалоба, поступившая в Архивную службу КБР, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа предоставляющего услугу, должностного лица АС КБР в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок либо в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений – в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

22. По результатам рассмотрения жалобы принимается одно из следующих решений:

1) удовлетворить жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных АС КБР опечаток и ошибок в выданных в результате исполнения государственной функции документах, а также в иных формах;

2) отказать в удовлетворении жалобы.

Мотивированный ответ, содержащий результаты рассмотрения жалобы, направляется заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме не позднее дня, следующего за днем принятия решения по результатам рассмотрения жалобы.

23. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы, признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

24. Перечень оснований для оставления жалоб (обращений) без ответа.

Жалобы заявителей, поданные в письменной форме или в форме электронного документа, остаются без ответа по существу поставленных в ней вопросов в случаях:

в жалобе не указана фамилия гражданина, направившего жалобу, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

в жалобе содержаться нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи (при этом заявителю сообщается о недопустимости злоупотребления правом);

текст жалобы не поддается прочтению (о чем сообщается заявителю, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, в семидневный срок с момента регистрации жалобы);

если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства возможно принятие решения о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу. Заявитель уведомляется о данном решении;

невозможность предоставления ответа на жалобу без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений);

обращение, в котором обжалуется судебное решение (в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения).