, руководитель
государственного казенного
учреждения Краснодарского края «Центр документации новейшей
истории Краснодарского края»
Инициативное комплектование электронными документами:
практика, опыт, результат
Комплектование – одна из основ архивного дела, обеспечивает пополнение Архивного фонда и упреждает будущие потребности общества в документированной информации.
Современный архив – это живой информационный ресурс, востребованный и пополняемый. Свидетельства сегодняшних исторически значимых событий в виде цифровых фото, видеозаписей, текстов – будущие архивные документы. Может показаться, что сохраняющая роль архивов замещается возможностями современной медиасреды. Социальные сети, новостные порталы, частные электронные коллекции предоставляют невообразимое богатство информационных материалов. Однако есть ли гарантии долговременного, более того – постоянного сохранения этих данных?
Проблема долговечности существования электронного контента сети Интернет сформулирована и исследуется профессиональным сообществом на самом высоком уровне. В частности, этот вопрос рассматривался специалистами Международного совета архивов и Международной федерации ассоциаций библиотек на конференции ЮНЕСКО «Проблемы сохранения цифровых данных», состоявшейся в апреле 2015 года. Эксперты сошлись во мнении об отсутствии гарантий сохранности публичной цифровой информации и необходимости планомерного ее резервирования.
Вопрос комплектования архивов материалами фотовидеофиксации общественно значимых событий не имеет однозначной правовой основы. Документы, созданные пресс-службами органов государственной власти и местного самоуправления, имеют перспективу попадания в хранилища государственных архивов. Медиаресурсы телерадиокомпаний, в особенности негосударственных, являются объектом интеллектуальной собственности и коммерческого оборота, и их безвозмездная передача на государственное хранение представляется сомнительной.
Таким образом, в настоящее время, перед архивами стоит обоснованная задача самостоятельного документирования событий общественно-политической жизни с выполнением полного цикла работ от создания аудиовизуального документа непосредственно на месте события до его приема на государственное хранение и обеспечение хранения и использования по нормам и правилам, принятым для документов Архивного фонда РФ.
Следует сказать, что такая целенаправленная деятельность ведется Центром документации продолжительное время – с 1996 года.
Планирование работы осуществляется исходя из анализа состава «Календаря праздничных дней, памятных дат и знаменательных событий» Краснодарского края, информации органов государственной власти и публичных источников. Крайне важным является взаимодействие с краевыми органами исполнительной власти. Необходимо заблаговременно получить информацию о предстоящем событии, его программе или сценарии, оформить аккредитацию (пропуск), уточнить иные значимые обстоятельства. Соответственно определяются план действий по документированию, расстановка сил и средств.
Технически документирование ведется посредством фото и видеосъемки силами отдела компьютерных технологий и информационно-поисковых систем. Именно развитие современных цифровых технологий предопределило специфику и опыт комплектования фондов архива электронными документами в виде фото и видеодокументов. В работе применяются профессиональные фотоаппараты марок Nikon и Canon, снимающая в высоком разрешении видеокамера Sony. По завершении съемок файлы перезаписываются на сетевое хранилище данных, подключенное к серверу ГКУ «Центр документации». Производится предварительный отбор и аннотирование снимков и видеоматериалов.
Дальнейшие учет, хранение и использование созданных материалов производятся в соответствии с правилами. В установленном порядке формируются описи фото и видеодокументов за истекший календарный год. Физически хранение созданных цифровых аудивизуальных документов осуществляется параллельно двумя способами:
на оптических компакт-дисках в трех экземплярах;
на сетевом хранилище данных.
Следует отметить, что хранение цифровых данных на сетевом серверном хранилище представляется более предпочтительным по сравнению с использованием компакт-дисков по следующим причинам:
оперативность доступа к хранимой информации без существенного износа носителя;
возможность постоянного контроля исправности носителя, быстрота замены вышедшего из строя одиночного винчестера в массиве и автоматизация резервного копирования.
Хранение на компакт-дисках имеет существенные недостатки:
принципиальная недолговечность носителя, что снижает надежность сохранности информации даже при наличии нескольких экземпляров;
требовательность к температурно-влажностному и световому режиму как основе долговременного хранения;
трудоемкость процесса проверки наличия и работоспособности многочисленных физически обособленных носителей;
малый объем единичного носителя.
Таким образом, хранение и использование электронных документов посредством серверных сетевых хранилищ данных представляется перспективной и технически надежной методикой, обеспечивающей надежность, оперативность, а также высокую готовность к переводу в новые форматы.
Следует отметить, что инициативное документирование осуществляется в тесной увязке с приемом документов, созданных самими фондообразователями. Заключенный с политической партий или общественной организацией договор дает возможность не только получать уже готовые документы, но и во взаимодействии создавать инициативные, в особенности это касается съемки партийных мероприятий и акций, а также избирательного процесса. Кроме этого, в настоящее время происходит комплектование электронными документами, созданными самими политическими партиями и общественными движениями. Таковыми являются агитационные и приуроченные к памятным датам видеофильмы, фотоснимки политических мероприятий.
За прошедший с 1996 года период в результате инициативного комплектования в архив поступило более 5 тысяч документов на различных видах носителей, в подавляющем большинстве – именно электронных. Принципиальный переход на цифровые технологии произошел в период 2007-2008 гг., что повлекло и многократное увеличение количества создаваемых и принимаемых на хранение электронных документов. Предметом инициативного документирования являются исторически важные события жизни края:
- официальные мероприятия, проводимые органами государственной власти и местного самоуправления;
- парады, мемориальные церемонии, визиты государственных, политических и общественных деятелей;
- деятельность политических партий и общественных организаций, митинги, шествия, конференции и собрания;
- отраслевые мероприятия по линии управления архивов и РОИА.
Заметим, что ежегодные показатели количества задокументированных событий и сформированных единиц хранения имеют тенденцию к росту, что связано с активизацией развития края, расширением межведомственного взаимодействия. В практику входят выезды сотрудников архива по территории края.
Таким образом, в настоящее время в Центре документации ежегодно пополняются описи электронных фото и видеодокументов. Созданные ранее материалы на пленочной и бумажной основе оцифровываются и так же становятся доступны в электронных форматах.
В контексте инициативного комплектования следует также сказать об оцифровке архивных документов. Оцифровка документов на бумажной основе началась в 2002 году с создания электронного фонда пользования особо ценных дел и коллекции фотоснимков. Коренные изменения произошли начиная с 2013 года, благодаря участию архива в государственной программе Краснодарского края «Информационное общество Кубани». На выделенные по программе средства осуществлена закупка комплекса оборудования для создания электронных копий описей и подлинников архивных документов. Приобретены два планетарных сканера, три компьютерные системы хранения данных, сервер, система «АИС-Архив». Для соединения элементов системы была смонтирована локальная вычислительная сеть. Приобретение сканирующего оборудования позволило реализовывать еще один способ комплектования – в случае, если собственник не готов передавать в архив подлинник документа, то на хранение принимается электронный образ.
