terms of Reference

for a consultancy on LOt:

strengthening organizational capacity of partner organizations

under self-implementing project “Introducing and integration of PME-System”

Background

Within the project “Introducing and integration of PME-System” DCA implements the activity related to strengthening the capacity of partner organizations in terms of organizational development.

PA Arysh is one of the partner organizations supported by DCA in the framework of the activity.

PA “Arysh” in the framework of its activities contributes to the solution of internal migrants issues using self - help concept. The organization's mission is to strengthen the capacity of internal migrants in Bishkek new settlements in protecting and promoting the rights and interests through the concept of self-help. The main priorities and strategic goals and objectives of the association are reflected in the development strategy of the PA "Arysh", but the term of the strategic plan expired in 2015. In addition, according to the diagnosis of organizational development conducted by the Co-Management program of the East West Management Institute supported by USAID, the priority needs for organizational development was to design strategic plan for development of the PA "Arysh" using new tools of strategic planning in order to reduce dependence on project finance, the risk of planning and implementation of monitoring and evaluation of services provided by the target groups.

Contract Purposes and expected results

Purpose:

Assisting in the improvement of institutional capacity of PA "Arysh" through provision of consultancy and mentoring assistance in developing a plan of strategy development implementation and introduction of monitoring and evaluation of services provided by the organization to the target group.

Results to be achieved by the Contractor:

Develop strategic development plan for PA ”Arysh” Develop and implement monitoring and evaluation of services provided by PA ”Arysh” to the target group.

Expected results:

Task 1

Based on the analysis of existing development strategy, the strategic plan of PA ”Arysh” is revised and developed for the period 2016-2019 Development strategy plan is developed and implemented to PA ”Arysh” Monitoring and evaluation plan on development strategy implementation with clear indication of methods, approaches of M&E, timeframe and responsible is developed and implemented. Strategic organizational development plan contains financial plan for the implementation of development strategy, expertise of project and fundraising ideas for achievement of the strategic goals of the organization

TASK 2

Organization developed and implemented the list of services, their description and quality standards of service delivery to their customers The system of accumulated registration of organization’s services is developed and implemented, for example in Excel

scope of the Services

Task 1

1.1 A familiarization and analysis of the development strategy of the previous period conducted

1.2 External and internal analysis of organizational environment is conducted

1.3 Not less than 3 sessions with employees, representatives of management board and members of PO “Arysh” is conducted to design the strategic plan of development and at least 3 proposals: an implementation plan of strategic development, plan for monitoring and evaluation of strategic plan, financial plan.

1.4 Consultant(s) or organization provide(s) mentoring assistance at all levels of strategic development plan and relevant documents.

TASK2

The analysis of the existing system of monitoring and evaluation of personnel, accounting of services and assessment of their quality is conducted Facilitation of at least 2 sessions with the staff of the organization to develop a registry services, its descriptions and development of standards of quality of services of the PA "Arysh" is conducted. A system of accumulated registration of organization’s services across the organization is created and consultations with the PA "Arysh" staff to work with the proposed system were held A pilot study evaluation of the proposed system of registration services is conducted, if necessary technical and program changes and additions to the system of registry services should be made

timing, logisitics and facilities

1. The period of work is from 5 February to 26 February 2016.

2. Schedule of a consultant (s) \ or an organization is to be agreed with the organization and after its approval by both parties provided to DCA after 3 days from the date of conclusion of the agreement.

3. The price of the contract should include all the costs of consultant (s) / or organization that are associated with the execution of ToR, including travel expenses, including air travel, accommodation and food and other related expenses associated with the performance of work.

Reporting

The report in Russian and English languages must be submitted within 10 days after the consultant / or the organization provided technical assistance and should include a description of the work performed and results achieved. The report shall also include proposals and recommendations for further implementation of the Strategic Plan and M & E system in the practice of the PA "Arysh" A mandatory appendix to the report shall be all the products of technical support:

a. Strategic Development Plan of the PA "Arysh"

b. The plan for monitoring and evaluation of the strategic plan

c. The financial plan of the strategy

d. Registry services of PA "Arysh"

e. Description / standards of service quality of PA "Arysh"

f. The system of registry services PA "Arysh"

Qualification requirements

    Experience in the field of organizational development and strategic planning at least five years; Excellent analytical skills; Good knowledge of the situation in the sphere of civil society; Ability to work effectively in a short time; Excellent skills of interaction and teamwork; Knowledge of Russian and Kyrgyz languages, knowledge of English is an advantage; Knowledge at the level of an experienced user of the software package MS Office.

Qualifications and skills (minimum)

• Higher education in the field of organizational development, management, social and related fields.

Professional experience

• At least 7 years of experience in organizational development, monitoring and evaluation, financial stability and other relevant areas

• At least 3 years of experience in these or related fields.

• Experience in conducting at least 3 projects or providing consulting services related to improving the capacity of organizations on strategic planning, monitoring and evaluation.

Техническое задание

по предоставлению консультационных услуг по ЛОТУ:
усиление организационного потенциала партнерских организаций

в рамках проекта «Разработка и внедрение системы мониторинга и оценки программы»

Предыстория и обоснование

В рамках проекта « Разработка и внедрение системы мониторинга и оценки программы»  ДСА осуществляет деятельность по усилению потенциала партнерских организаций в вопросах организационного развития.

ОО «Арыш» является одной из партнерских организаций, который поддерживается ДСА в рамках данной деятельности.

Общественное объединение «Арыш» в рамках своей деятельности содействует в  решении проблем внутренних мигрантов с использованием концепции самопомощи. Миссия организации – усиление потенциала внутренних мигрантов новостроек города Бишкек в защите и продвижении прав и интересов через концепцию самопомощи.  Основные приоритеты и стратегические цели  и задачи объединения отражены в  стратегии развития ОО «Арыш» , но срок реализации стратегического плана  истек в 2015 году. Кроме того, согласно результатам  диагностики организационного развития, проведенной Программой по совместному  управлению, реализуемой  Ист Вест Менеджмент Институт  при поддержке ЮСАИД, приоритетной потребностью в организационном развитии объединения явилось разработка стратегического плана развития ОО «Арыш» с использованием новых инструментов стратегического планирования с целью снижения зависимости от проектного финансирования и риска самого планирования, а также  внедрение системы мониторинга и оценки услуг, оказываемых организацией целевым группам.

Цели и ожидаемые результаты контракта

Цель:

Содействие в усилении  организационного потенциала  ОО «Арыш» через оказание консультативной, менторской  помощи в разработке  плана реализации стратегии развития и внедрении системы мониторинга и оценки услуг, оказываемых организацией целевой группе.

Задачи:

Разработать стратегический план развития ОО «Арыш» Разработать и внедрить систему мониторинга и оценки  услуг, оказываемых  ОО «Арыш» своим целевым группам

Ожидаемые результаты:

Задача 1

На основе  анализа имеющейся стратегии  развития пересмотрен и разработан стратегический план развития ОО «Арыш» 2016-2019гг Разработан и внедрен  план реализации стратегии развития в ОО «Арыш» Разработан и внедрен  план по  мониторингу и оценке реализации  стратегии развития с четким указанием методов, подходов МиО, сроков и ответственных. Стратегический план развития организации содержит финансовый план для реализации стратегии развития,  экспертизу проектных и фандрейзинговых идей  для достижения  стратегических целей организации.

Задача 2

Организация разработала и внедрила реестр услуг, их описание и стандарты качества предоставления услуг своим клиентам Разработана и внедрена система аккумулированного учета услуг организации, к примеру в exel-системе.

Рамки предоставления услуг

Задача 1

Проведено ознакомление и анализ  стратегии развития  за предыдущий период. Проведен анализ внешней и внутренней среды организации Проведены не менее 3 сессий с сотрудниками, представителями руководящего органа и членами ОО «Арыш» по разработке  стратегического плана  развития и  как минимум трех приложений : план реализации стратегии развития, план мониторинга  и оценки стратегического плана, финансовый план.  Консультант(ы)\ или организация оказывает менторскую помощь на всех этапах разработки стратегического плана и его сопутствующих документов

Задача 2

2.1. Проведен анализ существующей системы мониторинга и оценки  деятельности сотрудников, учета услуг и оценки их качества.

2.2.Проведена фасилитация не менее 2-х сессий с сотрудниками организации по разработке реестра услуг, их описания и разработке стандартов качества  услуг ОО «Арыш».

2.3.Создана система  аккумулированного учета услуг организации по всей организации и проведены консультации с  сотрудниками ОО «Арыш»  по работе с предложенной системой

2.4.Проведено пилотное исследование оценки работы предложенной системы учета услуг, по необходимости внесены технические и  программные изменения и дополнения  в систему учета услуг.

график работы, логистика и оборудование

Срок выполнения работ с 5 февраля по 26 февраля 2016г. График работы консультант(ы)\ или организация индивидуально  согласует  с  организацией и после его утверждения обеими сторонами представляет ДСА не менее чем после 3 дней с момента заключения Договора. Цена договора должна включать в себя все расходы консультанта (ов) / или организации, связанные с исполнением ТЗ,  включая  транспортные расходы  в том числе  авиаперелеты, проживание и питание  эксперта и другие сопутствующие расходы, связанные с  выполнением работ.

Отчетность

Отчет на русском и  английском языках  должны быть представлены в течение 10  дней после оказания  консультантом/или организацией технической  помощи и должен содержать описание  выполненной  работы и достигнутых результатов. Отчет должен также включать в себя предложения и рекомендации по дальнейшему внедрению стратегического плана и системы МиО в  практической деятельности ОО «Арыш» Обязательным приложением к отчету должны быть все продукты технической поддержки : Стратегический план развития ОО «Арыш» План  мониторинга и оценки реализации стратегического плана Финансовый план реализации стратегии Реестр услуг ОО «Арыш» Описание/стандарты качества услуг ОО «Арыш» Система учета услуг ОО «Арыш»

квалификационные требования

-  Опыт работы в сфере организационного развития и стратегического планирования не менее пяти лет;

-  Отличные аналитические способности;

- Хорошее знание ситуации в  сфере развития гражданского общества;

- Умение эффективно работать в сжатые сроки;

- Отличные навыки взаимодействия и работы в команде;

- Знание русского и кыргызского языков, знание английского является преимуществом;

- Знание на уровне опытного пользователя пакета программ MS Office.

Квалификация и навыки (минимум)

• Высшее образование в сфере организационного развития, менеджмента, социальной или смежных областях. 

Профессиональный опыт

• Минимум 7 лет опыта в сфере развития организаций, мониторинга и оценки, финансовой устойчивости  или других соответствующих областях

•  По крайней мере, 3 года опыта работы в  указанных или смежных сферах.

• Проведение, по крайней мере, 3  консалтинговых  проектов  или  услуг, связанных с повышением потенциала организаций  по вопросам стратегического планирования, мониторинга и оценки.