4 Первые шаги
Начиная работу, необходимо сформулировать некоторые условия и выполнить некоторые начальные действия.
Следует помнить, что в работе участвуют 3 (или 2 – без БД студентов) базы данных, которые должны быть связаны между собой. Связь осуществляется через набор значений: «факультет-направление-специальность/профиль-форма обучения-вид обучения-семестр». Длина этой связки не должна превышать 120 символов, это связано с максимальной длиной термина словаря. Поэтому важно правильно ввести данные, используя справочники – см. следующий раздел.
4.1 Формирование справочников
В работе используется ряд справочников, определяющих структуру ВУЗа и данные по дисциплинам. Это справочники факультетов, кафедр, специальностей и т. д. Т. е. эти текстовые параметры следует «закодировать», т. е. присвоить каждому наименованию код (иначе – идентификатор)! Это позволит наиболее надежно устанавливать связи между различными данными разных баз данных.
Т. к. АРМ КО работает с тремя базами данных (каталог, БД дисциплин и БД студентов), то справочники для одноименных параметров, например, факультета, должны быть едиными.
Справочники должны находиться либо в директориях всех БД (каталога, БД VUZ, БД студентов), либо в директории DEPOSIT.
Для настройки справочников можно воспользоваться либо стандартным инструментом в АРМе Администратор (редактор РЛ и справочников), либо в АРМе книгообеспеченности специальной формой, вызываемой кнопкой 
на сервисной панели – рис.4.1а.
Справочник является перечнем значений некоторого элемента с поясняющим текстом (наименованием) – на рис. 4.1а два столбца. Значение (левый столбец) будет вводиться в запись, пояснение (правый столбец) будет заменять или дополнять значение при отображении в окнах просмотра. Значение является кратким обозначением некоторого наименования, иначе идентификатором. Например, в случае справочника факультетов на рис. 4.1а идентификаторы – это аббревиатура названий факультетов. В случае справочника специальностей (направлений) идентификаторы – это цифровые коды специальностей.
Не следует в идентификатор закладывать смысловые тексты или знаки препинания. Он используется только для связи, он должен быть коротким, т. к. его значение будет переноситься в записи книг и записи студентов и не следует переполнять записи.
Рекомендуется использовать в идентификаторе латинские символа, т. к. идентификаторы используются в пакетных заданиях, которые в ANSI-кодировке
Не следует менять идентификатор, когда уже создались записи контингентов. При большой необходимости это нужно выполнять с помощью пакетного задания корректировки данных, задавая в опросном листе старое и новое значения.
На корректировку справочники вызываются из БД VUZ. Можно корректировать строки, удалять либо добавлять новые.
Если для специальностей/профилей нет предложенных кодов, то их можно создать самостоятельно по любому алгоритму. Например, взять за основу код направления и добавить произвольные цифровые данные.
Рис.4.1а. Ввод/корректировка справочников
При сохранении каждого справочника будет предложено отметить БД, в которых откорректированный справочник будет сохранен. Рекомендуется формировать одинаковые справочники для БД VUZ, RDR и БД каталога. Если справочник находится в папке DEPOSIT, то будет предложено сохранить его именно там, см. рис. 4.1б.
Рис.4.1б. Сохранение справочника
Справочники – это файлы с расширением MNU.
Имеются обязательные для настройки справочники:
- fo - справочник форм обучения vo - справочник видов обучения fak - справочник факультетов kafch - справочник кафедр читающих cikld – справочник циклов
Другие справочники желательно подготовить, если используется для ввода данных в модуле "Учебный план", кроме того эти справочники используются для «перекодировки», т. е. использование текста вместо идентификаторов:
- spec - справочник специальностей/профилей napr - справочник направлений disc - справочник дисциплин
Кроме того, имеются необязательные справочники:
- kafv - справочник кафедр выпускающих komp – справочник уровней компонента, используется при вводе иерархический справочник spec. tre
Справочники форм обучения, факультетов, специальностей, дисциплин используются в отчетах для раскодировки кодов.
Наличие справочника в этой форме, а также их наименования, можно менять в параметрическом файле. Имеется 13 параметров в секции DISPLAY с именем SpravNameN. Параметр задает наименование справочника, если он пуст, то справочник под этим номером не появится в форме.
4.2 Выделенные фонды
Следует решить вопрос – будут ли использоваться выделенные фонды.
Если предполагается, что имеется некоторая выделенная категория студентов, для которой имеется свой фонд учебников и для этой категории студентов следует вычислять обеспеченность. Например, имеется выделенный фонд для какой-то формы обучения (заочники - з/о), выделенный фонд для отдельного факультета (АГ, ЛИНС и т. д.). В этом случае следует задать значения в справочниках:
- Выделенные категории (ВК) (Naznac. mnu) – в этом справочнике перечисляются обозначения выделенных фондов как они определены в соответствующих справочниках. Например, если выделенным фондом является факультет, обозначенный как ЛИНС в справочнике факультетов, то в этом справочнике он должен иметь это же обозначение. Этот справочник используется для ввода элемента «Специальное назначение фонда» при описании экземпляра. Идентификаторы для ВК (NaznCatDelim) - в этом справочнике следует дать соответствия между обозначениями выделенных фондов (как они перечислены в Naznac. mnu) и идентификаторами. Следует использовать идентификаторы: A – для факультета, C – для специальности, N – для направления, O – для формы обучения, V – для вида обучения, F – для семестра. В секции MAIN имя этого справочника задается в параметре NaznCatDelim. Если не предполагается использовать выделенные фонды, то этот справочник следует опустошить. Тогда таблица КО будет формироваться без указания выделенных категорий, даже если в данных об экземплярах есть «специальное назначение фонда».
4.3 Филиалы
Если предполагается вести данные о факультетах филиалов, то следует откорректировать справочник филиалов (его имя задает параметр FilialMnu, по умолчанию Fili. mnu) и данные о филиалах добавить в справочник мест хранения в БД каталога. Если данные о филиалах не будут вестись, то параметр FilialMnu следует опустошить. Вычисление ККО для филиалов – см. п.8.4.
4.4 Настройка параметров файла инициализации
Для каждого пользователя имеется свой файл инициализации, содержащий параметры работы в АРМе (по умолчанию irbisk. ini). Из множества параметров этого файла можно отметить наиболее важные, значения которых пользователь должен определить:
Обязательный для настройки:
- AccessRdr – параметр определяет работу с БД студентов (БД RDR), по умолчанию 1. Если предполагается работа без БД студентов, то этот параметр следует установить =0.
Необязательные для настройки – эти параметры следует использовать, получив достаточный опыт в работе с АРМом.
- GetKkoBook - cпособ вычисления данных книгообеспеченности в выходных формах (с версии 12), см. п.12.1. DefaultModeSpec - признак учета специализации при подсчете студентов, см. п.8.7. Набор параметров с префиксом Access, задающие видимость кнопок на сервисной панели режимов. LogFile – имя файла протокола, по умолчанию “LogKo. txt”. Если параметр пустой, то протокол не ведется. Файл протокола формируется в директории, заданной как рабочая в параметре WORKDIR. WorkDir – имя рабочей директории, по умолчанию “c:\irbiswrk\”. MaxSizeLog – размер файла протокола, по достижении которого будет выдано предупреждающее сообщение, по умолчанию 10000. NameDbnStart и NameLinkStart – задают имя БД, которая первая должна открываться в главном и связанном окне соответственно. По умолчанию – БД VUZ. NameCmpl=CMPL и NameCmplIn=1 – параметры задаются, если база данных комплектования должна быть видна в АРМе КО. МxBriefForSort – максимальное кол-во записей, загружаемых в буфер при показе списка, определяющее возможность сортировки. Если записей меньше этого количества, то список можно сортировать и пользоваться ключом. По умолчанию –10000. NaznCatDelim – параметр, задающий работу с выделенными фондами. Если он не задан (по умолчанию не задан), то выделенные фонды не учитываются. Следует опустошить этот параметр, если предполагается работа без выделенных фондов. FilialMnu – задает имя справочника филиалов, параметр следует опустошить, если не предполагается работа с филиалами. Scalable – значение 1 определяет раскрытие интерфейса на полный экран.
4.5 Режим «Настройка» в АРМе КО
Некоторые параметры работы можно задавать в самом АРМе по кнопке на панели инструментов.
ФИО - начиная с версии 10.1 в составе личных параметров нет параметра ФИО, значение которого добавляется в каждую корректируемую запись (при включенном автовводе). Роль этого параметра выполняет имя пользователя, которое было задано при регистрации. Т. е. имя пользователя становится значением параметра ФИО из секции PRIVATE.
Другие параметры:
- Имя БД каталога – задается в случае, если имя БД каталога отлично от стандартного имени «IBIS» или используется специальная БД учебников. Если параметр не задан, то отчеты будут формироваться по БД IBIS! Дата окончания осеннего семестра – необязательный параметр. Он позволяет искусственно сдвигать границу осеннего семестра для нестандартных ситуаций – см.8.6. Пакетные задания с актуализацией? – можно временно снять признак актуализации при выполнении пакетных заданий для ускорения процесса. Учебники "Нет в семестре" в таблицу - позволяет на момент формирования интерфейсной таблицы ККО определить: отбирать ли учебники только текущего семестра (по умолчанию учебники, не используемые в текущем семестре не показываются в таблице). Работа без БД студентов? – дает возможность изменить параметр пользователя AccessRdr (с версии 12). Список дополнительных БД для подсчета ККО – можно задать имя файла типа MNU со списком БД, по которым будет подсчет ККО. См. п.8.3, 12.3. Выделять аналоги в нижнем списке? Учебники-аналоги будет расцвечены синим цветом. В INI-файле - это параметр ShowAnalog в секции PRIVATE, цвет задается кодом в параметре ColorAnalog в секции DISPLAY. Выделять электронные учебники в нижнем списке? В INI-файле - это параметр ShowElectro в секции PRIVATE. Считать ККО=1, если есть аналог как ЭУ. Т. е. при наличии аналога электронного учебника базовый учебник становится электронным учебником. Включить отладку «Вычислить ККО»? При включении в директории c:\irbiswrk формируется файл «DebugKKO. txt», в котором можно видеть как формировались данные КО.
4.6 Заполнение БД данными по книгообеспеченности
Основные рекомендации по работе в системе:
- Ввод данных рекомендуется начинать со ввода в БД VUZ. В этом случае упрощается работа с каталогом, т. к. при вводе данных в книги будут использоваться словари, созданные в БД VUZ и сами записи БД VUZ. В АРМе имеются различные способы для ввода данных – от традиционного ручного ввода в модуле ввода/корректировки до импорта сторонних файлов. Все варианты ввода рассмотрены в п. 5. Для корректировки данных рекомендуется использовать пакетные корректировки, но не ручные корректировки в рабочих листах, т. к. в последнем случае не учитывается связанность данных. Для поддержания работоспособности системы важно правильно выполнять переход к следующему семестру. Необходимо следовать технологии, описанной в п. 8.6.
5 Базы данных – ввод/корректировка
5.1 База данных дисциплин VUZ
В БД VUZ формируются записи двух видов:
- Записи дисциплин с указанием наименования, цикла, уровня компонента, кафедры, на которой она читается. Код записи DISC. Записи контингентов, задающие контингент студентов, для которых читается конкретная дисциплина. Код записи VUZ.
Основными записями являются записи дисциплин! С них следует начинать ввод данных. Основные элементы описания – в п. 5.1.2! Обратите внимание на правила ввода идентификатора и контингентов!
В записи дисциплины DISC предусмотрен ввод перечня контингентов, для которых дисциплина читается. По этим данным автоматически построятся записи самих контингентов. Поля 83 следует ввести!
Имеются варианты наполнения БД VUZ. Наиболее технологичным является вариант, описанный в п. 5.1.5.
5.1.2 Использование модуля ввода/корректировки
Используется встроенный модуль ввода/корректировки. Для каждого окна на нижней панели имеется кнопка 
вызова этого модуля. На корректировку подаются отмеченные записи или одна текущая запись.
В п. 3.2. приведены параметры INI-файла, определяющие возможности ввода/корректировки.
Для ввода нового описания следует нажать кнопку НОВАЯ, при этом сразу устанавливается рабочий лист (РЛ) для ввода описания новой дисциплины.
Можно для ввода новой дисциплины скопировать имеющуюся дисциплину, используя режим НОВЫЙ ИЗ ТЕКУЩЕГО. Новая запись станет дублем и будет удалена. Следует восстановить ее и внести изменения.
В запись дисциплины вводятся данные о самой дисциплине и о тех контингентах, для которых дисциплина предназначена, рис. 5.1.2. При сохранении записи для каждого контингента будет сформирована самостоятельная запись типа VUZ, если были введены данные в поле 83 (!).
Основными элементами описания дисциплины являются:
- Наименование дисциплины Идентификатор – набор любых алфавитно-цифровых символов, он должен быть коротким и уникальным (например, аббревиатура наименования дисциплины). Идентификатор не должен повторять наименование дисциплины! Он не должен быть длинным, т. к. он будет переноситься в записи каталога, в записи контингентов, в записи студентов. Его чрезмерная длина приводит к переполнению записей, а также к потере связи между записями.
Не следует использовать в идентификаторах такие символы, как: , ( ) < > ‘ “.
Рекомендуется использовать в идентификаторе латинские символа, т. к. идентификаторы используются в пакетных заданиях, которые должны быть в ANSI-кодировке. Кроме того некоторые их этих символов являются служебными в языке форматирования и будут проблемы с пакетными заданиями.
Для дисциплин, представляющих иностранный язык, которые читаются на одной кафедре, предлагается особенность в задании идентификатора. Если надо, чтобы с дисциплиной были связаны студенты, у которых в поле 26 задан код языка, то этот код следует добавить к идентификатору после символа «:». Например, «АНГЛ:eng». Т. о. символ двоеточия является зарезервированным и его не следует использовать в обычных идентификаторах.
- Цикл дисциплины – необходимо выбрать из справочника (основные справочники должны быть созданы). Если дисциплина с одним наименованием читается по двум разным циклам, то следует ввести две разные дисциплины с одним именем, но с разными идентификаторами и разными циклами. Уровень компонента – выбрать из справочника Кафедра читающая – выбрать из справочника. Если дисциплина с одним наименованием читается на двух (трех) кафедрах, то следует ввести две разные дисциплины с одним именем, но с разными идентификаторами и разными кафедрами. Контингент – перечень параметров, задающий контингент студентов, для которых дисциплина читается. Все параметры следует брать из справочников. Семестры можно задавать перечислением через «слэш» (1/2/3/4). Записи контингентов будут созданы для каждого семестра.
Из этого поля будут созданы самостоятельные записи контингентов – записи типа VUZ.
Рис. 5.1.2. Ввод описания дисциплины в модуле ввода/корректировки
. . . . . Другие режимы ввода / корректировки описаны в инструкции в п. 5.1.3 – 5.1.7
5.2 База данных студентов
Данные в БД студентов, она же база данных читателей RDR, вводятся независимо от состояния баз данных VUZ и каталога.
Имеются варианты наполнения БД студентов. Наиболее технологичным является вариант 5.2.2.
5.2.1 Ручной ввод/корректировка студентов
Для первоначального ввода данных в БД студентов можно использовать модуль ввода/корректировки. Кроме того, можно войти независимо в АРМ Каталогизатор, в БД RDR – при этом сразу устанавливается РЛ RDRU, который содержит страницу «Студент». На этой странице размещаются все данные, связанные с задачей КО.
Основное поле – «Студент ВУЗа», номер метки 90. В нем следует формировать набор параметров, образующих «связку», по которой студенты будут автоматически связываться с дисциплинами и учебниками.
Поэтому очень важно правильно ввести данные элементов связки
- Вид обучения
- Форма обучения
- Факультет
- Направление
- Специальность или профиль
- Семестр
При вводе следует использовать те же справочники факультетов, кафедр, специальностей, направлений, форм/видов обучения, что и для БД VUZ!
Можно вводить дополнительные параметры:
- учебный год, который вводится как два года (осень/весна) через символ «слэш»
- номер группы в произвольном виде
- выпускающая кафедра из справочника
- признак «не переведен», тогда при выполнении пакетного задания перевода студент переводиться не будет
- факультет, с которого отчислен студент, задается в случае обучения на двух и более факультетах.
Поле 90 может быть повторяющимся, если студент учится на двух и более факультетах.
Если студент изучает дисциплину на иностранном языке, то следует ввести данные (из справочника!) в поле 26 – иностранный язык.
Заполнять следует только поле 90, поля 69 будут формироваться автоматически!
При возврате из модуля ввода/корректировки будет предложено выполнить корректирующие действия. При их выполнении записи студентов дополнятся полями 69. Т. е. по связке найдутся записи контингентов в БД VUZ и оттуда дисциплины перенесутся в записи студентов. Таким образом, в записи студента появится перечень дисциплин, который он изучает в настоящее время.
. . . . . Другие режимы ввода / корректировки описаны в инструкции в п. 5.2.2 – 5.2.4
5.3 Работы без базы данных студентов
Предусмотрен вариант работы без ведения базы данных студентов. При вычислении ККО используются количества студентов для имеющихся контингентов, т. е. данные о количествах студентов необходимо ввести в записи контингентов БД VUZ. Для настройки данного режима в ini-файле следует задать параметр:
- ACCESSRDR=0 ( по умолчанию 1 ) В ini-файле определены поле и подполе, куда будут вносится данные о количестве студентов, а именно:
- TabNumbTag=68
- TabNumbDelim=Z
Количества студентов разных контингентов можно ввести, пользуясь упрощенным вводом через таблицу. Она вызывается по кнопке 
, которая появляется на панели инструментов, если в основном окне или окне переноса установлена БД VUZ. Следует отметить записи контингента, например, в основном окне, если вид поиска «Контингент (Фак.-Напр….», или в связанном списке, если вид поиска «Дисциплина», «Кафедра-контингент», «Идентификатор дисциплины». Пример на рис. 5.3а
Рис. 5.3а. Пример ввода количества студентов для контингентов дисциплины
Данные о количестве студентов следует корректировать при их изменении (например, при переходе на следующий семестр), пользуясь этой же таблицей. При архивировании данных в конце семестра количества студентов также будет браться из этих полей.
Для упрощения корректировок, связанных с окончанием очередного семестра, имеется пакетное задание, аналогичное заданию перевода студентов на следующий семестр. Т. е. в конце очередного семестра необходимо для всех контингентов, в которых вставлены количества студентов, выполнить задание «Перенос данных о количествах студентов на следующий семестр». Записи контингентов отмечаются в любом словаре, вызывается режим «Выполнить пакетное задание», выбирается указанное задание, задается текущий семестр и выполняется.
Порядок выполнения - для каждого контингента будет найдена запись этого же контингента, но со следующим семестром. Число студентов будет перенесено в найденную запись контингента, а в исходной записи будет удалено. После выполнения следует просмотреть записи и, возможно, сделать исправления вручную.
5.4 База данных каталога
Следует решить вопрос о местоположении описаний учебников – будут ли они частью общего электронного каталога (предпочтительней) либо для учебников будет создана специальная БД. Если это специальная БД и ее имя отличается от «IBIS», то следует задать имя БД в настройке!
Имеются два основных варианта ввода данных о КО в записи каталога. Предпочтительнее является вариант «Переноса данных…», изложенный в п. 5.4.2, т. к. он не повторяет ручной ввод уже введенных данных. Оба способа используют данные, уже введенные в БД VUZ.
Описание полей по книгообеспеченности в записи каталога
Для ввода данных по книгообеспеченности имеется специальная страница – «KO». На этой странице «вручную» заполняются только поля – 691, 61, 694, 699. Остальные поля заполняются автоматически.
Основным является поле 691 - ВУЗ (Учебная литература). По данным этого поля формируется связь учебника со студентами, использующими этот учебник в конкретный семестр. По данным этого поля строится поле 693 (в пакетном задании), где вычисляются текущие коэффициенты книгообеспеченности (ККО).
Ввод в поле 691.
Поле повторяющееся, каждое повторение – это дисциплина для очередного контингента, где она читается. В каждое повторение поля вводятся:
- Основные данные о дисциплине – наименование, идентификатор, кафедра читающая, цикл, уровень компонента. Данные контингента, где она читается – факультет, направление, специальность, вид-форма обучения, семестр (один), кафедра выпускающая, номер группы. Тип дисциплины для данного контингента – основная или дополнительная. Если не задан, то считается как основная. Предполагаемое количество студентов. Оно считается автоматически в процессе автоввода. Дата переноса данных, если эти данные формировались не ручным способом, а переносом в АРМе КО. Формируется автоматически как «дата-MV-логин». MV – это признак для отличия в словаре от других значений дат. Эти значения можно видеть в словаре «Технология».
Вводить в это поле удобно, когда сформирована БД VUZ. Тогда данные дисциплин и контингентов берутся из нее.
Если дисциплина еще не сформирована в БД VUZ, то можно все элементы ввести самостоятельно, но следует помнить:
- Введенный идентификатор дисциплины следует запомнить и в дальнейшем, описывая эту дисциплину в БД VUZ, использовать этот идентификатор. Иначе связи между дисциплиной и учебником не будет. Семестр вводится как единичное значение, т. е.одинаковые контингенты на разных семестрах должны вводиться как разные повторения поля. Не следует вводить элемент «Уникальный номер дисциплины», он формируется автоматически и его ввод заблокирован.
Ввод в поле 61.
Поле не является обязательным.
В этом поле можно заранее определить потенциальные дисциплины, для которых будет использоваться учебник, если пока неизвестны контингенты, его использующие. Далее по словарю потенциальных дисциплин (в АРМе КО) легко будет отыскать этот учебник.
Ввод в поле 694.
Поле не является обязательным.
Его можно использовать для ввода предварительных заявок на приобретение дополнительных экземпляров. Используется это поле для печати выходной формы. Эти данные можно перенести из каталога в БД CMPL, тогда они будут видны в АРМе Комплектотор в дереве заказов – «Аукцион» - «Заказ запланирован».
Ввод в поле 699.
Поле не является обязательным.
Вводятся данные для обозначения базового учебника и/или учебника-аналога. В поле определены подполя:
- U – статус, 0 - аналог, 1 – базовый учебник W – шифр связанной записи; в случае аналога это шифр записи базового учебника, в случае базового учебника это шифр записи аналога.
Остальные поля на странице заполняются в процессе работы модуля КНИГООБЕСПЕЧЕННОСТЬ.
При возврате из модуля будет предложено выполнить задание на формирование связей для откорректированных записей. В общем случае это задание следует выполнить. Если в запись были введены описания дисциплин (поле 691), то это задание сформирует (или обновит) текущие значения для ККО в поле 693 (см. приложение 10).
Следует помнить, что если данные поля 691 вводились или корректировались «вручную», то поле 693 не формируется, в этом случае необходимо явно для записи выполнить задание на связь в АРМе Книгообеспеченность
