ПЛАН
работы архивного отдела
администрации Краснинского муниципального района
Липецкой области Российской Федерации
на 2017 год
ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ВОПРОСЫ
В 2017 году архивный отдел для решения задач по реализации государственных полномочий в области архивного дела будет руководствоваться действующими документами стратегического планирования, касающимися сферы культуры и архивного дела, в том числе Указом Президента Российской Федерации «О мероприятиях по реализации государственной социальной политики» Государственной программой Российской Федерации «Развитие культуры и туризма» на 2013-2020 годы, проектом развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 года.
В соответствии с областным законом -ОЗ «О наделении органов местного самоуправления в сфере архивного дела» продолжить осуществление государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда РФ и архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории Краснинского района.
Продолжить внедрение в практику работы административных регламентов исполнения государственной функции и предоставления государственной (муниципальной) услуг в области архивного дела.
Ежеквартально в отдел организации и контроля деятельности архивов управления ЗАГС и архивов Липецкой области предоставлять отчетность по внедрению регламентов в архивном отделе.
Обеспечить повышение качества и доступность государственных и муниципальных услуг в области архивного дела в соответствии с требованиями разработанных Регламентов и с учетом интересов и потребностей граждан.
Привести нормативно-методические документы архивного отдела в соответствии с «Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах», утвержденным приказом Минкультуры России и зарегистрированным в Минюсте России 14.11.2013, регистрационный № 000 нормативно-методические документы архивного отдела.
Продолжать выявление документов, содержащих информацию о земельных отношениях, необходимую для исполнения распоряжения Правительства РФ -р «Об утверждении сводного перечня первоочередных государственных и муниципальных услуг, предоставляемых в электронном виде». В БД «Земля» ввести 200 записей из документов фонда № 000 «Администрация сельского поселения Краснинский сельсовет».
Работники архивного отдела примут участие в мероприятиях проводимых Управлением ЗАГС и архивов Липецкой области, Советом депутатов Краснинского муниципального района, администрацией Краснинского муниципального района, в работе по благоустройству села, в мероприятиях, посвященных празднованию 72-ой годовщины Победы в ВОВ 1941-1945 г. г., и общественной жизни района, заседаниях эвакуационной комиссии при отделе ГО ЧС.
2. В СФЕРЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ И
ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧЕТА
Для обеспечения сохранности документов проводить комплекс мероприятий по поддержанию в рабочем состоянии инженерно-технических коммуникаций, повышению пожарной безопасности архива, технической укрепленности помещений архива в соответствии со «Специальными правилами пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации», утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 01.01.01 года № 3.
Совместно с Федеральным государственным казенным учреждением «Управление вневедомственной охраны Управления Министерства внутренних дел Российской Федерации по Липецкой области» продолжить работу по соблюдению охранного режима.
Принимать меры по недопущению в архивохранилища посторонних лиц.
Совместно с ФГУП «Охрана» МВД России по Липецкой области обеспечивать работу приборов охранно-пожарной сигнализации, своевременно устранять все неисправности.
Выполнять мероприятия по обеспечению безопасности и сохранности документов в архивохранилищах:
- поддерживать температурный, световой и влажностный режим;
- проводить работу по обеспылеванию документов;
- соблюдать санитарно-гигиенический режим, проводить систематическую влажную уборку в архивохранилищах;
- проверять документы на возможность грибкового поражения и наличия плесени;
- принимать меры по охране документов от грызунов, для чего заключить с санитарной службой района договор по дератизации помещения архивохранилища.
Соблюдать нормативные требования по организации хранения и учета архивных документов, исходя из анализа паспортизации муниципального архива по состоянию на 01.01.2017 года.
Закартонировать все поступившие документы от организаций-источников комплектования в количестве 387 ед. хр.
Составить карточки пофондового и постеллажного указателей на новые поступления в архивохранилище.
Составить нормативный комплект учетных документов на вновь поступившие фонды, своевременно вносить в учетные документы, в базу данных «Архивный фонд» все изменения о составе, объеме и движении фондов архива.
Подготовить и направить в отдел организации и контроля деятельности архивов копию массивов данных, накопленных в формате базы данных «Архивный фонд» 5 версия.
Осуществлять мероприятия по упорядочиванию, учёту и обеспечению сохранности архивных документов.
Оказывать консультативную и практическую помощь конкурсным управляющим в подготовке документов ликвидированных предприятий и организаций района, для последующей передачи их на хранение в архив.
Провести проверку наличия и состояния документов всех фондов в связи со сменой начальника отдела.
Оформить результаты, составив сводные итоговые записи, заполнив листы фондов, карточки фондов.
Провести мероприятия по улучшению физического состояния документов. Подшить, заменить обложки дел объемом 40 ед. хр. документов на бумажной основе.
В соответствии с Регламентом государственного учёта документов Архивного фонда РФ, провести паспортизацию архива, составить паспорт муниципального архива на 1 января 2018 года, один экземпляр которого представить в отдел организации и контроля деятельности архивов.
В СФЕРЕ КОМПЛЕКТОВАНИЯ
Продолжить работу по внедрению в практику работы Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (приказ Минкультуры России ), «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации (ред. от 01.01.2001) с учетом изменений, которые внесло в Правительство Российской Федерации в 2015 году; «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Минкультуры России ; методических рекомендаций «Упорядочение управленческих документов постоянного хранения и по личному составу», одобренных Научно-методическим советом архивных учреждений Центрального федерального округа Российской Федерации, протокол от 17-18 октября 2006 г.
Провести анализ итогов паспортизации организаций – источников комплектования муниципального архива по состоянию на 01.12.2016, обратив особое внимание на качество заполнения паспортов организаций.
Продолжить работу по уточнению списка № 1 организаций – источников комплектования архива и заключению соглашений о сотрудничестве, в том числе с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти и федеральными организациями, расположенными на территории Краснинского муниципального района.
Проводить работы по обеспечению сохранности и приему документов ликвидированных организаций, в т. ч. в ходе банкротства.
В соответствии с графиком упорядочения и передачи документов учреждений в архив принять дела на постоянное хранение от 20 организаций в количестве 358 ед. хр. и по личному составу в количестве 29 ед. хр.(Краснинская строительно-монтажная контора Орловского треста водстрой-4 ед. хр, Краснинское педагогическое училище-10 ед. хр., Уполномоченный министерство заготовок СССР по Краснинскому району-15ед. хр.), обеспечить внеплановый прием документов, в случае ликвидации организации.
Составить к вновь поступившим фондам исторические справки.
Организовать работу по упорядочению документов организаций – источников комплектования архива по 2014 год включительно. В течение года представлять описи дел постоянного срока хранения на 392 ед. хр. и по личному составу на 118 ед. хр. на утверждение и согласование ЭПК Управления ЗАГС и архивов Липецкой области от 33 организации для включения в Архивный фонд РФ, обращая внимание на оформление описей в соответствии с Правилами работы архивов организаций, полноту дел и качество обработки документов, включенных в описи.
В целях обеспечения сохранности документов в учреждениях, организациях провести контрольную проверку в сельском поселении Александровский сельсовет, комплексную проверку в областном казённом центре занятости населения.
В соответствии с планом основных мероприятий архивного отдела администрации района провести обучающий семинар с лицами, ответственными за архив и делопроизводство, председателями экспертных комиссий по вопросам подготовки документов на государственное хранение, составления описей, номенклатур дел.
Оказывать методическую и практическую помощь работникам делопроизводственных служб организаций по составлению номенклатур дел. Согласовать номенклатуры дел 2 организаций.
В целях повышения качества описей, представляемых организациями на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) оказывать консультативную помощь организациям – источникам комплектования в составлении описей дел постоянного хранения и по личному составу.
Организовать и провести паспортизацию ведомственных архивов по состоянию на 01.12.2017 года в соответствии с регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
В СФЕРЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Организовать работу по внедрению «Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах» (после утверждения в установленном порядке).
Принимать участие в мероприятиях, включенных в государственную программу «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2016-2020 годы», программу Федерального архивного агентства по патриотическому воспитанию граждан Российской Федерации на 2016-2020 годы.
Участвовать в реализации планов основных мероприятий по подготовке и проведению мероприятий, посвященных 72-летию Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 г. г.
Для пропаганды культурного наследия, повышения престижа архивной службы, для ознакомления с архивными документами, работой архива провести экскурсию по архиву для учащихся МБОУ СОШ с. Красное.
Ко Дню Победы в Великой Отечественной войне оформить выставку книг посвященных Великой Отечественной войне с подборкой материалов об участниках войны – уроженцах Краснинского района.
В целях популяризации и повышения информированности граждан района подготовить в районную газету «Заря Красного» статью о составе и содержании документов по личному составу.
Организовать работы по внедрению Порядка работы пользователей в читальных залах государственных и муниципальных архивов Российской Федерации.
Обеспечить выдачу архивных документов для проведения работы по инкорпорации нормативно-правовых актов.
Обеспечить оперативное предоставление архивной информации по запросу органов государственной власти, местного самоуправления и других организаций в соответствии с п. 2 ст. 7 Федерального закона .
Обеспечить своевременное и качественное исполнение социально-правовых и тематических запросов от юридических и физических лиц, в т. ч. поступающих по электронной почте, на единый государственный портал, а так же по VipNet.
Согласно соглашения о взаимодействии и порядке информационного обмена Архивного отдела администрации района с ГУ-Управлением Пенсионного фонда РФ в Краснинском районе продолжится внедрение рекомендаций по исполнению запросов социально-правового характера в целях защиты пенсионных прав граждан, а так же ведение электронного документооборота с использованием программного обеспечения VipNet - клиент с функциями шифрования и ЭЦП. Будет оказана помощь работникам Пенсионного фонда в подготовке справок социально-правового характера при контроле за достоверностью сведений о стаже и заработке заявителей.
Подготовить информацию о наличии документов постоянного хранения и по личному составу хранящихся в архивном отделе. Данные сведения представить в целях инициативного информирования в ГУ-УПФР в Краснинском районе, ОБУ «Центр социальной защиты населения по Краснинскому району», Краснинское отделение ОБУ «УМФЦ Липецкой области».
В связи с новыми поступлениями фондов продолжится работа по внесению изменений в справочник о документах по личному составу, хранящихся в фондах архивного отдела администрации Краснинского муниципального района.
Сведения о документах постоянного хранения и по личному составу находящихся на хранении в Архивном отделе администрации района регулярно обновлять на страничке сайта Администрации Краснинского муниципального района.
В течение года своевременно и качественно исполнять запросы юридических и физических лиц в соответствии с порядком использования документов Архивного фонда РФ, установленных Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральным законом № 000–ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» и Административными Регламентами по предоставлению государственной и муниципальной услуг по организации исполнения обращений и запросов граждан, поступивших в архивный отдел.
Участвовать в реализации Указа Президента Российской Федерации «О внесении изменений в Положение о порядке рассмотрения вопросов гражданства Российской Федерации, утвержденное Указом Президента Российской Федерации »
Продолжить работу по внедрению Методических рекомендаций по исполнению запросов социально-правового характера СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД .
На информационном стенде продолжиться обновление информации, законодательных и нормативных документов по предоставлению государственных и муниципальных услуг по исполнению запросов граждан.
В СФЕРЕ НАУЧНО-МЕТОДИЧЕСКОГО ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
Обеспечивать постоянный контроль за выполнением комплекса мероприятий по обеспечению безопасности информации. Установить антивирусные программы и ежедневно обновлять их базы.
Регулярно предоставлять информацию для размещения на Портале государственных услуг Липецкой области, страничке Архивного отдела администрации Краснинского муниципального района. Вести учет посещений web-страницы Краснинского муниципального архива.
Оформить подписку на периодические печатные издания: «Отечественные архивы», «Делопроизводство и документооборот на предприятии», «Липецкая газета», «Заря Красного»
КАДРЫ
В течение года специалисты отдела будут знакомиться с информацией методкабинета ОКУ «ГАЛО» о новых изданиях научно-методической литературы по делопроизводству и архивному делу в целях дальнейшего их приобретения.
Работниками архива будет продолжено изучение методических рекомендации по фондированию документов в государственных и муниципальных архивах РФ, составлению исторических справок и по работе с документами личного происхождения в муниципальных архивах.
Продолжить изучение постановления Правительства Российской Федерации от 01.11.2012 года «Об утверждении требований о защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных».
В целях повышения квалификации работников архивного отдела принимать активное участие в работе совещаний, семинаров, курсов повышения квалификации проводимых Управлением ЗАГС и архивов Липецкой области, постоянно заниматься самообразованием, обмениваться опытом работы.
Представить сведения о составе движении кадров на 01.01.2018года с учетом изменений в 2017 году и заполненные личные карточки ф. Т-2ГС (МС) на принятых работников.
Начальник архивного отдела
«___» ______________ 2016 г.
