Построение модели документооборота страховая компания

Построение модели документооборота страховая компания.

Общая характеристика системы документооборота.

Базой для создания модели электронного документооборота будет являться реально существующая коммерческая организация - открытое акционерное общество «Чрезвычайная страховая компания» () - универсальный российский страховщик, работающий на рынке страхования и перестрахования с 26 октября 1994 года. имеет широкую региональную сеть в различных городах Российской Федерации, которая использует в своей работе современные технологии ведения бизнеса, применяет индивидуальный подход и предлагает самые выгодные условия страхования. страховая компания» имеет разветвленную региональную сеть. 16 филиалов компании работают в крупнейших городах России, используя современные технологии ведения бизнеса, применяя индивидуальный подход и предлагая самые выгодные условия страхования.

, уделяя особое внимание серьезной перестраховочной защите собственного страхового портфеля, на протяжении многих лет сотрудничает с надежными компаниями российского и иностранного рынка перестрахования.

связывают партнерские отношения с рядом предприятий и организаций страны, среди которых Федеральное государственное унитарное авиационное предприятие Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (ФГУАП МЧС России), Федеральная служба исполнения наказаний (ФСИН России), Федеральное казенное предприятие «Тамбовский пороховой завод», Государственное автономное учреждение культуры города Москвы «Центральный парк культуры и отдыха имени М. Горького», Федеральное государственное казенное учреждение «Управление военизированных горноспасательных частей в строительстве», Общество с ограниченной ответственностью , Открытое акционерное общество «Копейский машиностроительный завод», Открытое акционерное общество «Корпорация – Новосибирский завод Электросигнал», Открытое акционерное общество «Экспресс – пригород».

Акционерная страховая компания включает следующие уровни организационной структуры: общее собрание акционеров, совет директоров, функциональные управления по основным видам страховой деятельности, включающие основные и вспомогательные отделы.

Организация работы центрального офиса страховой компании строится по функциональному признаку. При ϶ᴛᴏм выделяется ряд структурных подразделений, отвечающих за решение определенных задач, стоящих перед страховой компанией.

Секретариат - постоянный орган при генеральном директоре страховой компании, для контроля исполнения их решений.

Исполнительные дирекции - функциональные управления по основным видам страховой деятельности. Выделяют исполнительные дирекции: управление страхования имущества и ответственности, управление личного страхования, управление обязательного государственного страхования, перестрахования. Также отдел продаж, отдел урегулирования убытков, управление регионального развития, управление кадров, юридический отдел, бухгалтерия, отдел выплат, финансово-экономический отдел.

Структура организации представлена на рисунке 1.

Согласно своим функциям, каждый отдел разрабатывает соответствующие документы, которые передает в другие отделы, а также внешним организациям и предприятиям.  Организация имеет сложную структуру, а значит и сложную систему передачи информации как внутри организации, так и за ее пределами.

       Рис. 1 – Организационная структура

Установление порядка движения документов, или управление документацией организации заключается в создании условий,  хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

Системы электронного управления документами призваны обеспечить следующие процессы: создание, управление доступом и распространение больших объемов документов в компьютерных сетях, а так же обеспечивала контроль над потоками документов организации.

Такими системами можно считать: документооборот, бухгалтерия, управление отношениями с клиентами. Данные системы были переведены к интеграции сервисов в корпоративную информационную систему.

Документационное обеспечение управления секретариат, действующий на правах самостоятельного структурного подразделения.

Для нормативного урегулирования и защиты электронного документооборота в организации, специалистами ДОУ был разработан ряд документов:

Руководство по организации электронного делопроизводства и документооборота. Руководство по организации хранения документов на электронных носителях. Руководство по установления сроков хранения. Руководство по определению дальнейшего маршрута продвижения документов и информации с истекшим сроком хранения.

Также в организации имеется регламент работы с конфиденциальной информацией, где указан перечень сведений, относящихся к конфиденциальным. В нем зафиксированы: период и уровень (гриф) конфиденциальности, список сотрудников, которым предоставлено право использовать эти сведения в работе.

Безопасность электронных документов достигается применением взаимосвязанного комплекса мер, к числу которых относятся:

электронная подпись документов; шифрование сообщений при передаче по каналам связи; управление ключевой системой; разграничение полномочий при работе с электронными документами; защита на уровне протоколов связи; защита архивов от разрушения; организационные меры.

В организации создан орган, выдающий ключи (сертификаты) подписей и обеспечивающий достоверность электронной подписи, что исключает подделку подписи.

Шифрование - это процесс преобразования открытых данных в закрытые по определенному криптографическому алгоритму с использованием секретного ключевого элемента – ключа шифрования. При получении закодированного документа, получатель, в компетенцию которого входит изучение данного документа, с помощью системы производит раскодирование и начинает работу с документом.

Для использования криптографических средств создана надежная ключевая система, в которой операции генерации,  хранения, рассылки и уничтожения ключей удовлетворяют требованиям безопасности. К организационным мерам можно отнести: разграничение доступа на рабочие места и выделение на предприятии должностного лица (администратора по безопасности), отвечающего за функционирование систем защиты документооборота.

Таким образом, при использовании комплексных мер в организации документооборот получается наиболее защищенным от несанкционированного доступа к важным документам, исключаются ошибки в работе с документацией.

Работа с внешней, внутренней и исходящей документацией.

В организации секретариат ведет общее документационное обслуживание предприятия, то есть выполняет функцию канцелярии:

организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению, осуществление контроля  за сроками исполнения документов и их правильным оформлением разработка и внедрение инструкций по ведению делопроизводства на предприятии (учреждении, организации) методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях контроль за правильным формированием, хранением документов обеспечение внешнего и внутреннего документооборота предприятия (учреждения, организации) обеспечение установленного режима доступа к документации внедрение новых методов и средств работы с документами

В своей работе, секретариат пользуется только автоматизированной системой, что значительно упрощает его работу, помогая рационально использовать свой труд.

В организации выделяют три основных типа документов, составляющих  документооборот: входящие документы, поступившие из внешних организаций; исходящие документы, для отправки во внешние организации; внутренние документы для рассылки внутри службы.

Входящие документы подвергаются следующим операциям:

получение документа экспедиционной обработке рассмотрению документа регистрации рассмотрению руководством подразделения назначение и передача исполнителю исполнение документа контролю исполнения, включающему постановку и контроль документов отслеживанию хода исполнение составлению делопроизводственных отчетов для руководства снятию исполненных документов с контроля

Основные процедуры обработки исходящих документов:

разработка проекта согласование проекта документа утверждение документа руководством регистрация документа направление документа в дело

Часть документооборота составляют внутренние документы.

В их число входят организационно-распорядительные документы, предназначенные для использования только внутри организации. А именно: приказы руководства касательно внутренней деятельности, протоколы совещаний, различные нормативные документы (должностные инструкции, положения о структурных подразделениях).

При создании внутренних документов делопроизводители выполняют следующие операции

подготовка проекта внутреннего документа обеспечение согласования документа утверждение регистрация рассылка по подразделениям контроль исполнения документа

Рис. 2 - Модель документооборота