ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ПРИУРАЛЬСКИЙ РАЙОН
Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е
_____________________________________________________________________________
21 мая 2013г.
Об утверждении должностной инструкции
муниципального служащего, замещающего в Администрации муниципального образования Приуральский район должность муниципальной
службы начальника отдела организационного
и документационного обеспечения
В соответствии с Решением Районной Думы муниципального образования Приуральский район от 01.01.01 года № 17 «Об утверждении структуры Администрации муниципального образования Приуральский район:
1. Утвердить прилагаемую должностную инструкцию муниципального служащего, замещающего в Администрации муниципального образования Приуральский район должность муниципальной службы начальника отдела организационного и документационного обеспечения (далее – начальник отдела).
2. Начальнику отдела разработать и утвердить должностные инструкции муниципальных служащих, замещающих должности муниципальной службы отдела в соответствии с методическими рекомендациями по разработке должностных инструкций муниципальных служащих Администрации муниципального образования Приуральский район.
3. Признать утратившими силу распоряжения:
от 01.01.01 года «Об утверждении должностной инструкции муниципального служащего, замещающего в Администрации муниципального образования Приуральский район должность муниципальной службы начальника отдела документационного и кадрового обеспечения»;
от 01.01.01 года «О внесении дополнения в должностную инструкцию муниципального служащего, замещающего в Администрации муниципального образования Приуральский район должность муниципальной службы начальника отдела документационного и кадрового обеспечения»;
от 01.01.01 года «О внесении изменений в должностную инструкцию муниципального служащего, замещающего в Администрации муниципального образования Приуральский район должность муниципальной службы начальника отдела документационного и кадрового обеспечения»;
от 01.01.01 года «О внесении дополнений в должностную инструкцию муниципального служащего, замещающего в Администрации муниципального образования Приуральский район должность муниципальной службы ведущего специалиста отдела документационного и кадрового обеспечения»;
4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя Главы Администрации муниципального образования Приуральский район
Исполняющий обязанности
Главы Администрации
Утверждена
распоряжением Администрации
муниципального
образования Приуральский район
от ______________ 2013г. №
____
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
муниципального служащего, замещающего в Администрации
муниципального образования Приуральский район
должность муниципальной службы начальника отдела организационного и документационного обеспечения
I. Общие положения
1.1. Должность начальника отдела организационного и документационного обеспечения Администрации муниципального образования Приуральский район (далее – начальник отдела) в соответствии с Реестром должностей муниципальной службы относится к ведущей группе должностей муниципальной службы категории «обеспечивающие специалисты».
1.2. Начальник отдела назначается и освобождается от должности правовым актом Администрации муниципального образования Приуральский район.
1.3. Начальник отдела подчиняется непосредственно заместителю Главы Администрации.
1.4. Начальник отдела возглавляет работу отдела, является должностным лицом.
1.5. На период временного отсутствия начальника отдела его замещает главный специалист по работе с обращениями граждан (далее – главный специалист).
В случае отсутствия главного специалиста его замещает начальник отдела.
1.6. Начальник отдела, в своей служебной деятельности руководствуется:
Конституцией Российской Федерации;
Федеральным законом "О муниципальной службе в Российской Федерации", Федеральным законом «О противодействии коррупции», иными федеральными законами, регламентирующими сферу деятельности;
Трудовым кодексом Российской Федерации;
указами Президента Российской Федерации;
постановлениями Правительства Российской Федерации;
законом Ямало-Ненецкого автономного округа «О муниципальной службе в Ямало-Ненецком автономном округе», иными законами и нормативными правовыми актами Ямало-Ненецкого автономного округа, уставом муниципального образования Приуральский район и иными муниципальными правовыми актами;
положениями, инструкциями, методическими рекомендациями;
Регламентом Администрации муниципального образования Приуральский район;
Положением об отделе организационного и документационного обеспечения;
настоящей должностной инструкцией.
1.7. Начальник отдела организационного и документационного обеспечения является ответственным лицом за осуществление специального (конфиденциального) делопроизводства, допущенного к работе со служебной информацией ограниченного распространения.
II. Квалификационные требования
2.1. На должность начальника отдела назначается лицо с высшим образованием по специальности «документационное обеспечение управления» либо «государственное и муниципальное управление».
2.2. Лицу, замещающему должность начальника отдела, необходимо иметь стаж муниципальной (государственной) службы не менее двух лет на старших должностях или стажа работы по специальности не менее трех лет.
2.3. Начальник отдела должен знать и уметь применять на практике:
законодательство Российской Федерации, в соответствии с которым регулируются отношения, связанные с муниципальной службой, согласно статье 2 Федерального закона "О муниципальной службе Российской Федерации", законодательство автономного округа, муниципальные правовые акты о муниципальной службе;
нормативную базу соответствующей сферы деятельности, осуществляемой в пределах своих должностных обязанностей и полномочий;
порядок работы со служебной информацией;
нормы и правила охраны труда, техники безопасности и пожарной безопасности;
правила внутреннего трудового распорядка;
должностную инструкцию;
правила делового этикета.
2.4. Начальник отдела должен уметь:
анализировать и обобщать информацию на стадии принятия и реализации управленческого решения;
готовить проекты нормативных правовых актов;
работать с законодательными и нормативными правовыми актами;
разрабатывать план конкретных действий;
оперативно принимать и осуществлять решения;
адаптироваться к новой ситуации и применять новые подходы к решению возникающих проблем;
видеть, поддерживать и применять новое, передовое;
эффективно и последовательно работать с другими подразделениями;
правильно распределять рабочее время;
владеть приемами межличностных отношений (уметь внимательно слушать коллег; уметь не допускать межличностных конфликтов с коллегами и руководителями; уметь эффективно сотрудничать, идти на компромисс при решении проблем в конфликтных ситуациях; быть ответственным по отношению к людям, быть отзывчивым; быть всегда дружелюбным; помогать в работе коллегам; уметь принимать советы других коллег по работе; быть способным признавать свою неправоту);
быть требовательным, энергичным, настойчивым и т. п.
2.5. Начальник отдела должен обладать следующими навыками в объеме, необходимом для исполнения своих должностных обязанностей:
работы в конкретной сфере деятельности;
ведения деловых переговоров;
составления деловых писем;
владения компьютерной техникой;
владения необходимым программным обеспечением;
систематически повышать свою квалификацию;
соблюдать исполнительскую дисциплину.
Поведение начальника отдела должно соответствовать общепринятым в коллективе нормам.
III. Должностные обязанности, права
и ответственность начальника отдела
3.1. Осуществляет непосредственное руководство деятельностью отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций, выполнение мероприятий, предусмотренных планом работы отдела.
3.2. Основные обязанности начальника отдела:
обеспечивать осуществление своевременного приема, регистрации, учета, хранения и рассылки поступающей, отправляемой и внутренней документации, оперативного поиска и выдачи информации по документам;
обеспечивать подготовку в установленном порядке проектов актов и других документов отдела, в том числе разрабатывать положение об отделе, плана работы отдела, должностные инструкции муниципальных служащих отдела;
на основе предложений, представляемых структурными подразделениями Администрации подготавливать план основных мероприятий Администрации;
подготавливать отчеты об исполнении планов основных мероприятий Администрации;
подготавливать общие (запасные) списки кандидатов в присяжные заседатели Приуральского районного суда;
направлять в департамент внутренней политики Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа муниципальные нормативные правовые акты для включения в регистр муниципальных нормативных правовых актов Ямало-Ненецкого автономного округа;
направлять в территориальную избирательную комиссию Приуральского района сведений об избирателях;
рассылать копии подписанных правовых актов в соответствии с представленной исполнителем рассылкой, подготовка и заверение копий, выписок из распорядительных документов, находящихся на хранении в отделе;
давать поручения муниципальным служащим отдела, обязательные для исполнения, и контролировать их исполнение;
обеспечивать соответствующий режим работы с документами, имеющими гриф
ограниченного доступа, и использование информации, содержащейся в них;
осуществлять контроль за организацией документационного обеспечения и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях Администрации, приемных заместителей Главы Администрации муниципального образования Приуральский район (далее Администрация);
обеспечивать единый порядок отбора, учета, сохранности, качества обработки документов, образующихся в деятельности Администрации, для передачи их на архивное хранение;
разрабатывать инструкции по ведению делопроизводства;
участвовать в заседаниях и совещаниях, проводимых Главой Администрации и его заместителями;
разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по улучшению деятельности отдела, готовить предложения по совершенствованию его структуры, организовывать качественное и своевременное выполнение поручений специалистами отдела;
составлять отчеты о прохождении и исполнении документов, анализ общего
состояния документооборота;
организовывать заказ эскизов и необходимое количество бланков для обслуживания деятельности Главы Администрации и его заместителей, осуществлять контроль за своевременным и качественным изготовлением бланков, за их выдачей, хранением и расходованием;
осуществлять учет и хранение до передачи в муниципальный архив архивных документов;
представлять представителю нанимателя (работодателю) сведения о своих доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера и о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей;
уведомлять представителя нанимателя (работодателя), органы прокуратуры или другие государственные органы обо всех случаях обращения к нему каких-либо лиц в целях склонения его к совершению коррупционных правонарушений;
принимать меры по недопущению любой возможности возникновения конфликта интересов;
уведомлять своего непосредственного начальника в письменной форме о возникшем конфликте интересов или о возможности его возникновения, как только ему станет об этом известно.
3.3. Права начальника отдела.
Основные права начальника отдела как муниципального служащего установлены статьей 11 Федерального закона от 2 марта 2007 г. N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации".
Начальник отдела имеет право:
3.3.1. Знакомиться с документами, определяющими его должностные обязанности, права и ответственность, критерии оценки качества работы и условия продвижения по службе.
3.3.2. Принимать решения и участвовать в их подготовке в соответствии с настоящей должностной инструкцией.
3.3.3. Вести переписку с органами местного самоуправления, государственными органами автономного округа, а также с учреждениями и организациями Российской Федерации по вопросам, входящим в его должностные обязанности.
3.3.4. Получать в установленном порядке информацию и материалы, необходимые для исполнения должностных обязанностей.
3.3.5. Запрашивать лично от органов местного самоуправления Приуральского района, структурных подразделений Администрации документы и сведения, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
3.3.6. Осуществлять взаимодействие со структурными подразделениями Администрации; привлекать в случае необходимости с разрешения руководства специалистов других структурных подразделений к решению возложенных на него задач.
3.3.7. Согласовывать, заверять и визировать документы, давать заключения и предложения по решению вопросов, относящихся к его компетенции.
3.3.8. Давать муниципальным служащим структурных подразделений Администрации разъяснения и указания по вопросам, входящим в должностные обязанности, предусмотренные настоящей инструкцией.
3.3.9 Вносить предложения о приобретении технических средств, оборудования, расходных материалов, программных продуктов, печатных изданий.
3.3.10. Истребовать материалы из структурных подразделений по исполнению плана основных мероприятий Администрации и поручений с контрольными сроками исполнения.
3.4. Ответственность начальника отдела.
Начальник отдела несет установленную законодательством Российской Федерации ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей, за несоблюдение ограничений и запретов, связанных с муниципальной службой, а также за:
действия или бездействие, ведущие к нарушению прав или законных интересов граждан;
разглашение сведений, ставших известными ему в связи с исполнением должностных обязанностей;
несвоевременное выполнение заданий, приказов, распоряжений и указаний вышестоящих в порядке подчиненности руководителей, за исключением незаконных;
несвоевременное рассмотрение в пределах своих должностных обязанностей обращений граждан, муниципальных служащих Администрации, органов местного самоуправления, государственных органов автономного округа, а также учреждений и организаций Российской Федерации;
представление руководству недостаточной и необъективной информации.
Согласно статье 12 Федерального закона от 2 марта 2007 г. N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации" ведущий специалист несет дисциплинарную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральным законодательством в случае исполнения им неправомерного поручения.
IV. Перечень вопросов, по которым начальник отдела
вправе самостоятельно принимать управленческие
и иные решения
4.1. Принятие решения о соответствии представленных документов требованиям законодательства, их достоверности и полноты.
4.2. Запрос недостающих документов.
4.3.Отказ в приеме документов, оформленных ненадлежащим образом, направление их в обратный адрес с указанием причины отказа.
4.4. Осуществлять проверку документов и при необходимости возвращать их на переоформление или запрашивать недостающую информацию.
4.5. Исполнять соответствующий документ или направлять его другому исполнителю.
4.6. Перераспределять функции между работниками отдела, секретарями приемных заместителей Главы Администрации.
V. Перечень вопросов, по которым начальник отдела
участвует в подготовке проектов нормативных правовых
актов и проектов управленческих и иных решений
5.1. Начальник отдела в соответствии со своей компетенцией принимает участие в подготовке проектов таких нормативных правовых актов по вопросам муниципальной службы, как:
правовые акты Администрации муниципального образования Приуральский район;
инструкции по ведению делопроизводства.
5.2. Начальник отдела вправе принимать участие в:
подготовке информации по вопросам, входящим в его должностные обязанности;
подготовке аналитических материалов по направлению деятельности;
обсуждении проекта законодательного или нормативного правового акта;
внесении предложений по проекту законодательного или нормативного правового акта;
подготовке докладной либо служебной записки.
VI. Порядок служебного взаимодействия
начальника отдела в связи с исполнением
должностных обязанностей с муниципальными служащими
Администрации, муниципальными служащими иных органов местного самоуправления, государственными гражданскими служащими
государственных органов, гражданами и организациями
6.1.Начальник отдела осуществляет взаимодействие со следующими муниципальными служащими Администрации:
муниципальными служащими, осуществляющими работу по ведению делопроизводства в структурных подразделениях Администрации;
руководителями структурных подразделений Администрации;
заместителями Главы Администрации муниципального образования;
6.2.Начальник отдела осуществляет взаимодействие со следующими государственными гражданскими служащими исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа:
с департаментом внутренней политики Ямало-Ненецкого автономного округа;
протокольно-организационным управлением аппарата Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа;
управлением по работе с обращениями граждан Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа
VII. Показатели эффективности и результативности
профессиональной служебной деятельности
начальника отдела
7.1. В организации труда:
производительность (выполняемый объем работ);
результативность (мера достижения поставленных целей);
интенсивность труда (способность в короткие сроки выполнять определенный объем работ);
соблюдение трудовой дисциплины.
7.2. Своевременность и оперативность, то есть выполнение поручений в установленные законодательством, должностной инструкцией или руководством сроки.
7.3. Качество выполненной работы:
подготовка документов в соответствии с установленными требованиями;
полное и логичное изложение материала;
юридически грамотное составление документа;
отсутствие стилистических и грамматических ошибок.
7.4. Профессионализм:
профессиональная компетентность (знание законодательных, нормативных правовых актов, широта профессионального кругозора, умение работать с документами);
способность выполнять должностные функции самостоятельно, без помощи руководителя или старшего по должности;
способность четко организовывать и планировать выполнение порученных заданий, умение рационально использовать рабочее время, расставлять приоритеты;
осознание ответственности за последствия своих действий и принимаемых решений;
способность сохранять высокую работоспособность в экстремальных условиях.
7.5. Результаты процедуры текущей оценки результатов профессиональной служебной деятельности начальника отдела оформляются в виде оценочного листа. Форма оценочного листа приведена в приложении № 1 к должностной инструкции.
СОГЛАСОВАНО:
Отдел по правовым вопросам
(подпись, число) ________________________
Приложение 1
к должностной инструкции муниципального
служащего, замещающего в Администрации
муниципального образования Приуральский
район должность муниципальной службы
начальника отдела организационного
и документационного обеспечения
Текущая оценка результатов деятельности муниципального служащего
Администрации муниципального образования Приуральский район
Ф. И.О. ___________________________________________________________________________
Должность: начальник
Управление (отдел): отдел организационного и документационного обеспечения
Цели и задачи в отчетном периоде | Удельный вес % | % выполнения задачи (мах 100%) | Качество выполнения (мах 100%) | Оценка |
Обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации | ||||
Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами | ||||
Обеспечение сохранности проходящей служебной документации | ||||
Исполнение поручений Главы Администрации, заместителей Главы Администрации |
Результат текущей оценки___________________________________________________
Рекомендации специалисту__________________________________________________
Мнение лица, получившего оценку___________________________________________
Руководитель оцениваемого сотрудника____________________________(подпись)
Оцениваемый специалист_________________________________________(подпись)
Лист ознакомления с должностной инструкцией
N | Фамилия, имя, | Дата и подпись | Дата и номер | Дата и номер |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Примечание: лист ознакомления должен быть рассчитан на примерное количество муниципальных служащих, до сведения которых будет доводиться данная должностная инструкция в течение времени её действия.
