Общая характеристика системы документооборота предприятия
Базой для создания модели электронного документооборота будет являться реально существующая транспортная компания . Которое осуществляет: транспортировку негабаритных грузов с использованием платформ; компания берет на себя все заботы, связанные с доставкой груза (сопровождение груза, страхование, получение разрешений дорожных служб и проработку оптимального маршрута). Внутри предприятия выделяют следующие подразделения: бухгалтерия, отдел кадров транспортный отдел, ремонтный участок, диспетчерский отдел. Все работники организации высококвалифицированные специалисты в своем профиле. В каждом отделе есть руководство (начальник отдела), которое руководит отделом по иерархии после генерального директора. У каждого начальника отдела в подчинении есть несколько человек (исполнители). Структура организации предоставлена на рисунке 1.
Рисунок 1 – Структура
Таким образом, в документационном обмене задействовано 5 подразделений. Согласно своим функциям, каждое подразделение (отдел) разрабатывает соответствующие принятия решений, которые передает в другие отделы, а также внешним организациям и предприятиям и, соответственно, головной компании.
Для нормативного урегулирования и защиты электронного документооборота в организации был разработан ряд документов:
1. Договор транспортной экспедиции;
2. Договор ответственного хранения;
3. Доверенность на забор груза для юридических лиц;
4. Доверенность на забор груза для физических лиц;
5. Доверенность на получение груза для юридических лиц;
6. Доверенность на получение груза для физических лиц.
Наряду с вышеперечисленными договорами и доверенностями были разработаны номенклатура дел, в которую были внесены Список грузов, рекомендованных доупаковать, перечень грузов, не принимаемых к перевозке, Путевой лист, товарно-транспортная накладная, а также список необходимых заявлений: заявление о переадресации груза, заявление о смене плательщика и/или получателя (отправителя), заявление на возврат денежных средств.
Организовано несколько видов рабочих мест:
1. специализированное рабочее место, которое позволяет максимально расширить функции для работы, главном образом, с реквизитами документов. В нем работают, как правило, офис-менеджер (при ведении общего делопроизводства и номенклатуры дел), юристы (при формировании учета договоров), аудиторы (при формировании отчетов) и управляющие отделами;
2. универсальное рабочее место, позволяющее пользователям удобно работать с содержательной частью документа. С его помощью рядовые сотрудники могут ознакомиться с информацией, адресованной им, создать документ, завизировать его, поручить на исполнение подчиненному;
3. мобильное рабочее место позволяет осуществить доступ к системе через карманный персональный компьютер, в случаях, если сотрудник не может обратиться к системе через настольный компьютер. Данное место позволяет работать с поручениями, участвовать в согласовании документов, получать доступ к другим документам системы. Такое место удобно для руководителей отделов и генерального директора, участвующих в управленческих процессах;
4. рабочее место Генерального директора позволяет производить настройку системы, изменять параметры, запрещать/разрешать доступ к некоторым файлам документов, блокировать и снимать блокировку на отдельные виды документации.
Поскольку предприятие имеет достаточно сложную структуру организации как внутри, выделяя отделы, так и внешне – взаимодействуя с другими предприятиями, то внедрение общекорпоративной системы электронного управления документами происходило на базе уже внедренных систем внутри организации. Такими системами можно считать, например: документооборот, бухгалтерия, управление отношениями с клиентами. Данные системы были переведены к интеграции сервисов в корпоративную информационную систему.
Внедрение системы электронного документооборота на позволяет решить такие проблемы, как:
обеспечение слаженной работы всех подразделений; упрощение работы с документами, повышений эффективности; повышение производительности труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов; повышение оперативности доступа к информации; создание параллельных и последовательных поручений, подпоручений соисполнителям; проектирование типовых маршрутов движения документов; слежение за ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и напоминаний; разграничение права доступа сотрудников к информации.Данная система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, бухгалтерии или юридического отдела, так и в рамках самой головной организации со сложной схемой информационных потоков.
Работа с внешней и исходящей документацией
Заявка от клиента поступает в диспетчерский отдел в электронном виде или по телефону. Затем заявка формируется службой эксплуатации и передается начальнику службы эксплуатации, который отмечает № путевого листа, фиксирует его в личной карточке водителя и сдается в диспетчерский отдел. В диспетчерском отделе отмечается о приеме путевого листа и одного из талонов заказчика. Затем на основе талона заказчика, бухгалтер выписывает счет. На каждую поездку клиентом в электронном виде выписывается товарно-транспортная накладная в 2-ух экземплярах. 1-ый экземпляр получает заказчик, 2-ой экземпляр отправляется в коммерческий отдел. Путевые листы по итогам года сортируются по месяцам и отправляются к Генеральному директору для сверки, а затем в головную организацию г. Ростов-на-Дону.
Работа с входящей и исходящей документацией (рисунок 2)
Электронная работа с входящей документацией:
1) Получение заявки.
2) Регистрация заявки.
3) Передача адресату (конкретное подразделение).
4) Рассмотрение руководителем подразделения.
5) Назначение и передача исполнителю.
6) Исполнение заявки.
7) Контроль за исполнением.
8) Направление документов в дело.
Электронная работа с исходящей документацией:
1) Создание проекта документов.
2) Подписание руководителем документов.
3) Направление документов в дело.
Рисунок 2 – Модель документооборота предприятия
