Общая характеристика системы документооборота компании Flip POST

Базой для создания модели электронного документооборота будет являться реально существующая международная компания Flip POST. Компания Flip POST работает в сфере международных почтовых отправлений и может доставить любой груз в любую точку планеты. Курьерская служба Flip POST доставляет - «из рук в руки»:

Компания ООО "Flip Post" осуществляет следующие виды деятельности:

    Курьерская деятельность доставляет - «из рук в руки»:
    бумажную корреспонденцию, письма, документы – для партнеров и клиентов; поздравления, посылки и подарки – для друзей и близких; а также – различные грузы любого веса и размера.
    Деятельность в области электросвязи Почтовая и курьерская деятельность Деятельность национальной почты Деятельность специальной связи Деятельность почтовой связи общего пользования Деятельность по осуществлению почтовых переводов денежных средств Деятельность по приему, обработке, перевозке и доставке (вручению) почтовых отправлений Организация перевозок грузов Транспортная обработка грузов и хранение Торговля автотранспортными средствами и мотоциклами, их техническое обслуживание и ремонт Техническое обслуживание и ремонт автотранспортных средств

Внутри предприятия можно выделить 4 отдела: секретариат, бухгалтерия, отдел продаж и отдел кадров.

Для нормативного урегулирования и защиты электронного документооборота в организации, специалистами ДОУ был разработан ряд документов:

1.Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля правильности оформления документов, представляемых на подпись руководству;

2. Регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

3. Разработка и проектирование бланков документов;

5. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

6.Организация контроля работы с документами в структурных подразделениях;

7.Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

8.Осуществление контроля правильности оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;

  Использование электронной подписи (ЭП) также регламентируется

инструкциями и правилами по использованию ЭП.

  Ведущую роль в организации защиты системы электронного документооборота на предприятии играют руководитель предприятия (генеральный директор), а также его заместитель (менеджер по административной работе), непосредственно возглавляющий эту работу.
  Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию и проведение необходимых мероприятий, направленных на обеспечение безопасности системы электронного документооборота.

Он обязан:

    знать фактическое состояние дел в области защиты системы электронного документооборота; определять обязанности и задачи должностным лицам и структурным подразделениям предприятия в этой области; проявлять высокую требовательность к персоналу предприятия в вопросах о системе электронного документооборота; оценивать деятельность должностных лиц и эффективность мероприятий по защите системы электронного документооборота.

Рисунок 1 – Модель документооборота компании Flip POST