Разъяснения по направлению в адрес департамента финансов ЯНАО документов при первичном направлении или замене сертификатов уполномоченных лиц организаций.
I. Направление документов.
Документы могут быть направлены одним из следующих способов (вариантов):
1 вариант. Для организаций, имеющих подключение к региональной межведомственной системе электронного документооборота автономного округа «Lotus Notes».
Сопроводительное письмо (отсканированный образ с подписью руководителя и исходящим номером) и приложения (отсканированный образ заверенного приказа о назначении уполномоченных лиц) в адрес департамента финансов ЯНАО направляются с использованием региональной межведомственной системы электронного документооборота автономного округа «Lotus Notes». Сертификаты уполномоченных лиц (файлы c расширением *.cer) направляются как вложение к этому же исходящему документу, формируемому средствами делопроизводства «Lotus Notes».
Внимание!
Отправка документов с использованием электронной почты встроенной в «Lotus Notes» на персональные электронные почтовые ящики сотрудников департамента финансов ЯНАО не допускается!
Документы, направляемые средствами электронной почты «Lotus Notes» на персональные электронные почтовые ящики руководителей и сотрудников департамента финансов ЯНАО к рассмотрению и исполнению приниматься не будут!
2 вариант. Для организаций, не имеющих подключения к региональной межведомственной системе электронного документооборота автономного округа «Lotus Notes».
Отсканированный образ сопроводительного письма (с подписью руководителя и исходящим номером) и приложения (отсканированный образ заверенного приказа о назначении уполномоченных лиц и файлы *.cer с сертификатами уполномоченных лиц) направляются на адрес *****@***ru для предварительной проверки администратором безопасности департамента финансов ЯНАО.
Обязательные требования к электронным письмам, направляемым на *****@***ru:
1. В поле «Тема» письма указывается наименование организации.
2. В теле письма указывается ФИО и номер телефона контактной персоны.
(Контактная персона: Администратор АРМ обмена или уполномоченное лицо, назначенное приказом организации «О назначении уполномоченных лиц и администратора автоматизированного рабочего места»).
3 вариант. Документы на бумажных носителях доставляются (почтой, курьером и т. п.) в отдел документационного обеспечения департамента финансов ЯНАО по адресу:
629008, ЯНАО, г. Салехард, проспект Молодёжи, 9 каб. 314.
II. Требования к сканированным документам.
Сканированные документы могут состоять из одного или нескольких файлов изображений. Формат изображения документа может быть один из допустимых ( .tif, .jpg, .pdf, .png). Разрешение изображения не должно быть ниже 150 и выше 300 dpi (точек на дюйм). Сканированные документы должны быть оформлены в цветном изображении.Первому заместителю директора департамента финансов Ямало-Ненецкого автономного округа
!
В соответствии с приказом департамента финансов Ямало-Ненецкого автономного округа -07/195 «О системе электронного документооборота департамента финансов», направляем Вам заверенную копию приказа наименование учреждения, службы, департамента от дата № номер приказа «О назначении уполномоченных лиц и администратора автоматизированного рабочего места» с приложением файлов (*.cer), содержащих сертификаты уполномоченных лиц.
Приложение: 1. Копия приказа на ___ л. в ___ экз.
2. Файлы с сертификатами уполномоченных лиц
(здесь в скобках обязательно укажите, как вы передаете файлы сертификатов. Вам доступны три способа:
- на электронном носителе (то есть к данному сопроводительному письму на бумажном носителе прилагается электронный носитель, содержащий файлы сертификатов);
- РКК СЭДД – если файлы отправляются как вложение к электронному образу этого сопроводительного письма в Lotus Notes;
- электронной почтой на адрес *****@***ru (файлы с сертификатами отправляются вами на адрес *****@***ru)
Руководитель подпись ФИО
Исполнитель
