Задача

Традиционная реализация с помощью MS Office

Проблемы и недостатки

Реализация в ЮРАЙТ: Дела и суды

Претензионно-исковая работа и делопроизводство (Модуль «Дела и суды»)

Настройка взаимосвязей между видами дел, событиями по делам и задачами по событиям

Функционал отсутствует. Реализуется через «вспоминание», что, кому, в какой момент нужно сделать, стикеры на мониторах, реже – корпоративные порталы («базы знаний», внутренние инструкции и стандарты)

Упорядоченная запланированная последовательность действий зачастую отсутствует
    Гибкая настройка событий (документов, звонков, встреч) в привязке к видам дел

Задачи назначаются по почте/телефону и по памяти, иногда не превентивно

Есть риск упустить важную задачу
    Авто создание задач при наступлении событий

Учет судебных дел Компании

Список/реестр дел (как правило, уже завершенных) заполняются вручную в Excel сотрудником, который вел дело, после чего пересылается по е-mail либо хранится в файловой системе (в локальной сети)

С файлами MS Excel может одновременно работать только один человек (остальные в режиме чтения).
    Количество одновременных подключений к делу / задаче не ограничено.

Скорость информационного обмена снижается за счет ступенчатого редактирования данных в разных местах разными людьми в разное время.
    Транзакционные издержки сведены к «0» за счет консолидации всех сведений в одной базе.

Система доступа к данным не прозрачна и сложна.
    Разграничение прав доступа быстро настраивается при установке программы в разрезе любых аналитик – Организации, вида дела, подразделения итд.

Прогресс изменения ключевых параметров дела отслеживается в ручную/не отслеживается вообще
    Ключевые параметры дела динамично изменяются либо программой, либо ответственным по делу, о чем информируются все заинтересованные по делу

Эскалация рисков и вероятностей исхода по делу заторможена

Эскалация происходит он-лайн на требуемый уровень принятия решений

Отчетность «с мест» собирается долго, не всегда в удобном формате, зачастую в виде комментариев в том же списке дел в формате MS Excel
    Система содержит набор отчетов и отчётных показателей с возможностью их дополнения

Работа по несудебным делам (лицензионно-разрешительная работа, регистрационные действия итп)

Выполнятся путем ручной подготовки документов в MS Word и MS Excel по шаблонам,

Как правило, работа не стандартизирована, либо стандартизирована в меньшей степени, чем работа с судебными делами.

Единой точки управления задачами нет.

По аналогии с судебным делопроизводством, настраиваются виды дел, задач и событий применительно к:

- исполнителям

- нормативным срокам

- внутренним срокам

- уровню важности

Взаимодействия по делам, в т. ч. с внешними исполнителями (суды, гос. органы, подрядчики итп)

В лучшем случае – планирование в MS Outlook, иначе – записи в ежедневниках, стикеры на мониторе итд.

- единый для всех юристов календарь планируемых мероприятий (задачи, судебные и иные встречи, звонки) отсутствует

- в рабочее место каждого юриста включен календарь, в котором отражаются все запланированные встречи, задачи и телефонные звонки

- информация о реально проведенных взаимодействиях не консолидирована и не анализируется руководителем

- у руководителя есть доступ к календарю сотрудника с целью контроля его работы, определения доступности, а также и анализа загруженности юристов

- учет рабочего времени по взаимодействиям не осуществляется

- в разрезе каждого взаимодействия происходит учет рабочего времени