Учебно-методический комплекс по курсу "Современные отечественные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД)»

Федеральное агентство по образованию РФ

Государственное образовательное учреждение

высшего и профессионального образования

«Алтайский государственный университет»

Факультет политических наук

Кафедра документоведения

УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКИЙ КОМПЛЕКС

По курсу "Современные отечественные системы автоматизации

делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД)»

Барнаул 2007

Составители:

Доцент кафедры документоведения, к. и.н.

/ - эксперт компании DSS Consulting

Рецензент:

Заведующий кафедрой документоведения, профессор, к. и.н.

УМК утвержден на заседании кафедры документоведения АлтГУ

(протокол № ___ от ____________ 2007 г.)

Заведующий кафедрой

«___» ____________2007 г. _____________

СОГЛАСОВАНО

Декан факультета

«___» ____________2007 г. _____________

СОДЕРЖАНИЕ:

ОГЛАВЛЕНИЕ

1. Пояснительная записка

2.Тематический план курса

3. Содержание лекционного курса

4. Примерная тематика семинарских занятий

5. Глоссарий

6. Список источников и литературы

7. Вопросы к экзамену

8. Приложения

Пояснительная записка

Учебно-методический комплекс по дисциплине «Современные отечественные САДЭД» разработан в соответствии с требованиями Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования по специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления», и включает учебную программу по курсу (темы и планы лекционных занятий, примерная тематика практических занятий), глоссарий, вопросы к экзамену. В состав УМК также входит Приложение с обзором рынка систем электронного документооборота.

Цель изучения курса – получить системные знания о современных системах автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.

Темы курса:

1.  Обзор литературы и источников

2.  Методология исследования САДЭД

3.  Внедрение САДЭД

3.1.  Выбор СЭД

3.2.  Этапы внедрения.

4.  Роль специалиста - документоведа в выборе и внедрении САДЭД

5.  Классификация автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота.

6.  Обзор отечественных САДЭД и их функциональные характеристики.

6.1.  MOTIW

6.2.  NauDoc

6.3.  Optima-Workflow

6.4.  Гран-Док

6.5.  ДЕЛО

6.6.  Евфрат-Документооборот

6.7.  Золушка

7.  Проблемы автоматизации электронного документооборота.

8.  Эффективность управления и применение систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.

ТЕМАТИЧЕСКИЙ План КУРСА «Современные отечественные САДЭД»

Наименование темы	Аудиторные занятия, час.	Самостоятельная работа студента	Всего
лекции	практикум
1. Обзор литературы и источников	2	–	2	4
2. Методология исследования САДЭД	-	2	2	4
3. Внедрение САДЭД.	-	2	2	4
4. Роль специалиста – документоведа в выборе и внедрении САДЭД	2	-	2	4
5. Классификация САДЭД	-	2	4	8
6. Обзор отечественных САДЭД и их функциональные характеристики.	-	10	8	18
7. Проблемы автоматизации электронного документооборота.	-	2	2	4
8. Эффективность управления и применение САДЭД	-	2	4	4
Итого	4	20	26	50

Содержание лекционного курса.

Тема 1. ОБЗОР ЛИТЕРАТУРЫ И ИСТОЧНИКОВ.

СЭД относятся к сфере информационных технологий, а проблема информационных технологий в том, что они быстро развиваются и обновляются, поэтому большинство используемой литературы представлено не в печатных изданиях, а в электронных. Но проблема литературы заключается не только в этом. В печатных изданиях, как правило, отсутствует подборка материалов по данной теме, нет специализированных изданий, посвященных рынку СЭД.

-  Информационный портал http://www. *****/ призван предоставлять максимально полную и актуальную информацию о российском рынке документооборота, его тенденциях и событиях, и объединить вокруг себя общество людей, заинтересованных в развитии этой отрасли, профессионалов рынка. В разделе Аналитика вы найдете различные - как популярные, так и специализированные - материалы, подготовленные журналистами, а также экспертами разных компаний. Сайт содержит постоянно действующий форум среди разработчиков, вендоров, пользователей и потенциальных пользователей САДЭД. Рубрики, проекты, каталог, информация о ежегодной конференции Docflow и других мероприятиях.

-  http://www. *****

Оформление документов, бухгалтерский учет, IT-новости, управление персоналом, программистам, юристам и т. д.

-  http://www. ***** (http://www/*****/eos/eos/_allnews)

На сайте размещены самые свежие материалы – аналитика, нормативные акты, библиографические издания, статьи и т. д.

-  http://*****

-  http://www. *****. Гильдия управляющих документацией.

-  http://*****

-  http://www. *****

-  http://www. ***** Данный сайт содержит материалы и тезисы докладов с конференций, посвященных электронному документообороту и системам СЭД, электронную правовую, нормативно-методическую библиотеку и т. н. «Электронная библиотека документоведа», «Энциклопедия делопроизводства».

-  Журналы «Делопроизводство» и «Секретарское дело».

-  «Финансовая газета».

Представленные в Интернете материалы тоже имеют ряд недостатков. Во-первых, объективность материалов. Большинство материалов по системам электронного документооборота в Интернете являются рекламными материалами или заказными статьями и исследованиями. Во-вторых, анонимность информации, т. е. невозможно определить, кем и когда была написана та или иная статья.

Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД) как системы, позволяющие автоматизировать основные процедуры делопроизводства предприятия, охватывают процессы создания, обработки, тиражирования, передачи, хранения документов, контроля их исполнения и коллективной работы над документами и предназначены для эффективного управления современным предприятием. Быстрый темп развития экономики создает высокую востребованность САДЭД предприятиями. В разнообразии предложений на рынке СЭД, возникает вопрос, какую систему выбрать потребителю, чем они отличаются друг от друга, как их систематизировать. Системы, можно характеризовать по ряду критериев: функционалу, производителю, используемым технологиям.

Каждый потребитель САДЭД желает получить в свое пользование идеальный в своем внешнем и внутреннем содержании продукт. Система должна удовлетворять требованиям не только конкретных пользователей, ежедневно работающих с ней на своем рабочем месте, но и администраторов, которым придется ее налаживать и обслуживать в дальнейшем, а также бухгалтеров и управленческий персонал, одним словом тех, кто принимает решения и выделяет средства на покупку и внедрение системы.

При решении широкого спектра задач предприятий каждый желает, чтобы система настраивалась «под себя» и в тоже время она должна быть «коробочным» продуктом, который будет внедряться, и поддерживаться силами коллектива. Конечно, можно получить идеальное настраиваемое решение, которое бы учитывало все бизнес-процессы компании, но внедрение таких систем, как правило, занимает от нескольких месяцев до года и даже более и требует немалых финансовых затрат. Но, как известно сроки внедрения должны быть минимальным, а обучение персонала быстрым, «безболезненным» и желательно без отрыва от производственной деятельности.

Система должна поддерживать как бумажный, так и электронный документооборот, а также бизнес-процессы организации, что практически невозможно, так как системы поддерживают либо стандарт DMS (делопроизводство, системы управления документами) либо Workflow (автоматизация деловых процедур, проектирование и организация маршрутных бизнес-процессов).

Она должна служить таким решением, которое бы предусматривало дальнейшее и дальнейшее ее расширение (за счет добавления новых модулей, к примеру, ЭЦП, сканирования, электронных библиотек, хранилищ документов, web-приложений и т. д.).

Особое требование предъявляется к принципам реализации защиты данных в системе, то есть, как организована система прав, поддерживается ли использование ЭЦП и шифрования, интегрируется ли с антивирусными пакетами и т. д.

Не последнюю роль при выборе занимают такие вещи как СУБД, используемая системой, и средство разработки. Чем распространенней СУБД, тем проще с ней работать и тем независимей пользователь от разработчика системы, ему легче найти специалиста, который бы смог установить и настроить ее. На многих современных СУБД могут реализовываться несколько программных продуктов, а это еще один плюс в пользу их выбора. Также уделяется внимание средству разработки программы. Чем известнее и распространеннее средство разработки, тем больше специалистов, которые им владеют и смогут разрабатывать дополнительные компоненты для СЭД, опять же, тем меньше стоимость их услуг, т. к. они не являются «эксклюзивом».

Очень важным является способность программы к интеграции с другими продуктами. Многие пользователи хотели бы видеть свою используемую систему, в которой ведется работа с документами (делопроизводства, бухгалтерии, отдела кадров, сметной и проектной документации и т. д.) как единую корпоративную.

С одной стороны, продукт должен быть массовым, чтобы пользователь мог сам осуществлять некоторые настройки системы (например, такие как словари, справочники, типовые маршруты и т. п.), не прибегая лишний раз к услугам администратора. Администратор должен осуществлять только функции по обеспечению безопасности информации, контролируя права и действия пользователей.

В настоящий момент уже недостаточно предоставлять продукт с функционалом больше, чем у конкурента и лучше ориентированным на решение конкретных задач. Так устроен человек, что, прежде всего, он обращает внимание на обертку, а уж потом на содержание. В нашем случае оберткой является интерфейс программного продукта, и чем он привлекательнее (современнее, ярче) и доступнее в понимании, тем большим спросом пользуется. Еще разработчики часто специально «незашивают» некоторые функциональные возможности, которые программа могла бы выполнить и сама. Они предоставляют эту возможность в виде «конструктора», при использовании которого пользователь почувствует себя не меньше, чем продвинутым программистом. Наличие таких «игрушек» тоже оказывает свою роль при выборе систем. Но не стоит «заигрываться», так как данные возможности «съедают» определенное количество рабочего времени, хотя и бесспорно имеют некоторые свои достоинства.

Потребитель внимательно подходит и к выбору разработчика САДЭД. Оценивает, сколько он уже существует на рынке автоматизированных систем, как себя зарекомендовал среди пользователей и конкурентов, каким образом осуществляет техническую поддержку продуктов, как часто выпускает обновление системы и многое другое.

Таким образом, популярность той или иной автоматизированной системы зависит от дружественности ее интерфейса, простоты в установке и эксплуатации, легкости в освоении, надежности, актуальности времени, а также стоимости ее внедрения и поддержки. В погоне за рекламой и предлагаемыми супервозможностями покупаемого продукта компании нужно ясно представлять круг решаемых с её помощью задач, каким образом они будут реализовываться и реальное соотношение цена-качество. Конечно, развитые функциональные возможности с учетом современных требований, безусловно, плюс. Но, стоит подумать об их востребованности в дальнейшем.

Давайте попробуем на конкретных примерах разобраться в этих и других вопросах.

Для данного курса и анализа были выбраны системы являющиеся популярными российскими разработками и относящиеся к промышленным решениям.

В пакет информации от каждого поставщика продукта вошли:

-  Демо-версия системы;

-  Коммерческое предложение от разработчика на поставку, внедрение и сопровождение продукта из расчета 30 рабочих мест;

-  Оценка работоспособности службы технической поддержки через интернет-сайт и электронную почту.

В итоге анализа были выбраны 7 компаний: ЭОС, Cognitive technologies Ltd., ГНПП «Гранит-Центр», НТЦ ИРМ, NAUMEN, Оптима, MOTIW.

Компании	Системы
Институт высоких технологий БелГУ	MOTIW
Наумен	NAUDOC
Оптима	OPTIMA-WORKFLOW
ГНПП Гранит-Центр	ГРАН-ДОК
Электронные офисные системы	ДЕЛО
Cognitive technologies Ltd.	ЕВФРАТ-ДОКУМЕНТООБОРОТ
НТЦ Институт Развития Москвы	ЗОЛУШКА

Выделены основные функциях, которые наиболее хорошо реализованы или наоборот нереализованы в системах, а также на главных особенностях этих систем.

Всего же существует более 146 параметров оценки САДЭД.[1]

Тема 2. Методология исследования автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота

Базовой единицей информации в теории управления документами является непосредственно документ. Понятие электронного документа включает в себя не просто файл (набор символов, слов, таблиц, диаграмм, изображений и мультимедийных данных), а целую совокупность таких файлов разных типов - составных частей документа, правила их обработки, связи с другими электронными документами, информацию о маршруте движения документа и многое другое. Обязательным является наличие у документа регистрационной карточки – набора реквизитов документа (вид документа, регистрационный номер, краткое содержание и другие атрибуты, в общем случае регламентируемые ГОСТами, но они могут отличаться в конкретных случаях). В таком виде документ становится базой построения системы электронного документооборота – системы, организующей полный жизненный цикл документа, начиная от регистрации и заканчивая списанием в архив.

Обязательные задачи, решение которых должна обеспечивать любая система электронного документооборота, - это непосредственная работа с регистрационной карточкой, контроль исполнения, ввод и вывод документов, их поиск и организация защищенной работы в сетевом режиме. Ниже приводится подробная классификация функций систем, относящихся к каждой из задач, по которым и производился сравнительный анализ. [2]

ЭТАПЫ ПРОВЕДЕНИЯ ТЕСТИРОВАНИЯ САДЭД

Подготовительный этап

§  Выбрать системы для исследования;

§  Получить демо-версии систем;

§  Получить коммерческие предложения от разработчиков на поставку, внедрение и сопровождение продукта из расчета 30 автоматизированных рабочих мест (АРМ) системы;

§  Оценить функциональную полноту систем на основе данных тестирования;

Анализ систем проводился по следующим параметрам:

§  Функциональная полнота (функциональные достоинства и недоработки, отсутствие значимых функциональных блоков);

§  Используемая платформа;

§  Используемые технологии;

§  Отличительные особенности систем;

§  Оценка работоспособности технической службы разработчика;

§  Стоимость внедрения и поддержки выбранных систем документооборота;

Задачи:

§  Определить к какому классу относится система (готовое решение («коробочное») / полузаказная («конструктор»);

§  Выявить особенности работы с системой:

-  требуется или нет специалист для внедрения и настройки системы;

-  ориентирована ли система на максимально быстрое внедрение и поддержку сложившихся бизнес-процессов организации в том виде, в котором они действуют в организации;

§  Оценить, существует ли перспектива развития системы:

-  наличие дополнительных модулей;

-  частота обновления системы;

-  возможность интеграции системы с другими продуктами;

§  Оценить работу службы технической поддержки разработчиков через Интернет-сайт разработчиков, электронную почту.

Установка и тестирование систем:

Установка программного обеспечения (ПО, клиентская и серверная часть) систем осуществляется в соответствии с документацией, прилагаемой к системе и может содержать следующие действия:

1.  Установка ПО системы и настройка в соответствии с инструкцией по установке системы;

2.  Создание учетной записи пользователя;

3.  Регистрация организации;

4.  Создание структурных подразделений;

5.  Регистрация пользователей;

6.  Назначение прав пользователям;

В зависимости от функциональных особенностей систем, данный список может дополняться следующими настройками:

Создание ролей; Создание маршрутов; Создание хранилищ данных; Создание техпроцессов; Создание РК; Формирование и печать сложных отчетных форм; Другое

Структура предприятия:

1.  Руководство:

-  Генеральный директор

-  Заместитель генерального директора

2.  Управление делами:

-  Секретарь-референт

3.  Отдел контроля

-  Контролер

4.  Отдел маркетинга:

-  руководитель отдела маркетинга

-  менеджер отдела маркетинга

-  менеджер отдела маркетинга

5.  Отдел продаж:

-  руководитель отдела продаж

6.  Технический отдел:

-  руководитель технического отдела

7.  Бухгалтерия:

-  главный бухгалтер

8.  Отдел кадров

-  руководитель отдела кадров

9.  Юридический отдел

-  главный юрист

-  помощник юриста

10.  IT-отдел

-  системный администратор

11.  Архив

-  руководитель архивной службы

В соответствии с должностью сотрудником присваиваются следующие права:

-  Регистратор;

-  Руководитель;

-  Исполнитель;

-  Ответственный исполнитель;

-  Контролер;

Этапы обработки документов

-  Регистрация документа (создание электронных РК)

·  Заполнение РК документа;

·  Присоединение файлов;

·  Создание связок;

·  Наложение на документ резолюции

-  указание автора резолюции

-  назначение исполнителей документа

-  назначение контролера по документу

-  назначение срока исполнения документа

-  постановка документа на контроль;

-  Исполнения документов

·  Рассылка документов исполнителям (задание маршрута обработки документа);

·  Исполнение резолюций по документу;

·  Снятие документа с контроля;

-  Получение формируемых системой стандартных отчетов о степени исполнения документов

-  Поиск документов;

·  реквизитный поиск

·  поиск по форме

·  полнотекстовой поиск

-  Рассылка исходящих документов

-  Списание документа в дело

Выделяют три основных типа документов, составляющих документооборот:

§  Входящие документы (поступившие из внешних организаций, письма и обращения граждан);

§  Исходящие документы;

§  Внутренние документы.

Маршрут входящего документа:

-  Первичная обработка;

-  Регистрация;

-  Рассмотрение руководством и выдача резолюции;

-  Ознакомление в структурном подразделение или исполнение;

-  Постановка на контроль документа, контроль за исполнением документов;

-  Отслеживание хода исполнения;

-  Составление отчетов об исполнительской дисциплине;

-  Принятие решения по исполненному документу;

-  Снятие исполненных документов с контроля;

-  Списание дел в архив

Маршрут исходящего документа

-  Разработка проекта документа в структурном подразделении;

-  Согласование проекта документа в структурных подразделениях организации;

-  Утверждение документа руководством;

-  Регистрация документа;

-  Рассылка исходящего документа.

Маршрут внутреннего документа

-  Подготовка проекта внутреннего документа;

-  Обеспечение согласования документа;

-  Утверждение;

-  Регистрация;

-  Рассылка по подразделениям;

-  Контроль исполнения документа;

-  Списание дел в архив

Тема 3. Внедрение САДЭД

Выбору автоматизированной системы должно предшествовать предварительное обследование документооборота организации.

Необходимо выяснить цели и задачи организации, юридические, нормативные и деловые условия, в которых она ведёт свою деятельность, выявить слабые места, связанные с недостатками в управлении документами. Провести анализ деловых процессов, определить потребность организации в тех или иных видах документов, сопоставить характеристики представленных на рынке систем делопроизводства и документооборота с конкретными потребностями организации в сфере документационного обеспечения.[3]

Этапы внедрения

Создание корпоративной СЭД, от момента принятия решения до ввода в промышленную эксплуатацию, довольно сложный и продолжительный процесс, представляющий собой цепочку взаимосвязанных работ.

Для удобства можно разбить весь процесс на несколько основных этапов:

Проведение обследования Разработка технических решений Внедрение Опытная эксплуатация Промышленная эксплуатация

С началом промышленной эксплуатации СЭД начинаются работы по её сопровождению и развитию.

Очень важную роль в процессе создания СЭД играет реальная поддержка проекта внедрения высшим руководством организации (так называемый "фактор первого лица"). Во-первых - это выделение необходимых для проведения работ финансовых, материальных и кадровых ресурсов. Во-вторых - оформление полномочий, санкция на проведение работ по обследованию и внедрению СЭД. Необходимо наличие соответствующей распорядительной документации (приказы, распоряжения о проведении работ по внедрению СЭД). Авторитет высшего руководства необходим для проведения любых преобразований. При отсутствии такой поддержки, например, в организации получения всей необходимой информации при проведении обследования, в лучшем случае, система будет внедрена лишь в отдельных подразделениях организации. Вряд ли от этого можно ждать какого-либо заметного эффекта.

3.1. Проведение обследования

Обследование - процесс сбора данных, необходимых на этапах разработки технических решений и внедрения СЭД. Анализ собранных данных позволяет формализовать бизнес-процессы в организации, разработать корпоративный стандарт управления документами (как бумажными, так и электронными), снизить риски при внедрении и эксплуатации СЭД, что приводит к уменьшению затрат на внедрение СЭД (как материальных, так и временных), к повышению вероятности успешного внедрения и эффективности промышленной эксплуатации СЭД.

Для повышения эффективности обследования необходимо предварительно спланировать работы. Желательно заранее ознакомиться со структурой организации, выявить ключевые информационные системы. На основании выбранного метода обследования оценить время, необходимое для выполнения работ. Составить план-график проведения работ, согласовать его и утвердить.

В процессе обследования изучаются применяемые в организации технологии управления документами, потоки документов, производится оценка объема производства документов и объема хранящихся документов, выявляются "узкие места" в делопроизводстве и документообороте. Также крайне важно на этом этапе оценить уровень подготовленности персонала и руководства организации, поскольку это напрямую влияет на эффективность внедрения и последующей эксплуатации СЭД.

В процессе проведения обследования может быть выявлено несовершенство существующих бизнес-процессов в организации, в частности, технологий управления документами "как есть". В этом случае необходимо разработать предложения по совершенствованию этих технологий. Должна быть также обоснована необходимость использования СЭД в организации. Если это возможно, желательно оценить затраты и ресурсы на выполнение работ по созданию СЭД.

3.2. Разработка технических решений

Результатом обследования является отчет об обследовании, который содержит информацию, необходимую для разработки технических решений и последующего внедрения СЭД. Анализ этой информации позволяет разработать информационно-функциональную модель организации и описать технологии управлении документами "как будет". На основании этой модели определяются функциональные требования к СЭД – какие функции СЭД должны быть использованы, чтобы реализовать данную модель. Кроме требований к самой СЭД необходимо провести анализ возможной конфигурации аппаратных и программных средств, необходимой для внедрения и последующего использования СЭД.

На этапе разработки технических решений определяется состав и содержание проводимых работ, разрабатывается поэтапный план внедрения СЭД. Немаловажным шагом является подготовка и принятие необходимых организационно-нормативных решений, подготовка регламентов, должностных инструкций.

После этого можно приступать непосредственно к внедрению системы.

3.3. Внедрение

Внедрение СЭД следует осуществлять постепенно, начиная с наиболее важного звена документооборота (выявленного в процессе проведения обследования), автоматизация которого позволит быстро получить положительный эффект. Чаще всего, это канцелярия, секретариат руководителя или ключевое подразделение организации. В процессе внедрения СЭД необходимо обеспечить возможность работы как по новой, так и по старой технологии, чтобы не мешать повседневной деятельности организации. В силу специфики отечественных технологий работы с документами, необходимо обеспечить поддержку "бумажного" делопроизводства и документооборота, как в процессе внедрения СЭД, так и в процессе её дальнейшей эксплуатации.

Как, правило, процесс внедрения начинается с работ по установке и настройке необходимых аппаратных средств и программного обеспечения. Затем осуществляется первоначальная настройка СЭД в соответствии со спецификой организации - заполнение справочников, заведение пользователей системы, назначение им прав, соответствующих их функциональным обязанностям. В рамках проведения работ по внедрению проводится также обучение пользователей СЭД. В процессе обучения неизбежно выявляются особенности и требования, в соответствии с которыми производится окончательная настройка СЭД.

Работы по внедрению занимают довольно большое место в общем процессе построения корпоративной СЭД. Срок внедрения определяется масштабом внедряемой системы (количество рабочих мест, на которых будет эксплуатироваться система), а также перечнем необходимых работ (установка и настройка аппаратных и программных средств, настройка СЭД, обучение пользователей). Не следует также забывать, что на срок внедрения напрямую влияет степень готовности самой организации к проведению работ по внедрению СЭД. Это и соответствующая техническая оснащенность (например, наличие сети, наличие необходимого оборудования, учебного класса), и готовность персонала (как профессиональная, так и психологическая), и принятие необходимых организационных решений.

В процессе внедрении СЭД, как правило, приходится сталкиваться с рядом проблем, от решения которых зависит успех всего проекта внедрения. Наиболее типичными являются следующие проблемы:

·  Не все учтено при разработке требований к СЭД.

Причиной этой проблемы является либо недостаточно полная, либо недостоверная информация, полученная на этапе обследования. Для того, чтобы избежать данной проблемы, желательно проводить работы по обследованию совместно с представителями организации, в которой планируется внедрение СЭД, например, в рамках рабочих групп.

·  Человеческий фактор.

Иногда сотрудники организации - пользователи системы, оказывают сопротивление (пассивное или активное) внедрению СЭД. Это может быть вызвано непониманием целей, сопротивлением изменениям, боязнью "прозрачности" деятельности, отсутствием должного уровня подготовки персонала (в том числе и руководителей). В этом случае желательно уже на начальном этапе заручиться поддержкой высшего руководства, проводить поэтапное внедрение, провести разъяснительную работу, разработать четкие регламенты работы и ролевые инструкции, которые помогут пользователям освоить новые технологии работы. В ходе внедрения СЭД, наряду с проведением обучения пользователей, можно организовывать консультации для руководства по организации перехода на электронную форму делопроизводства.

·  Теория <> Практика.

То, что представляет себе руководство, не всегда соответствует действительности. В результате, картина, нарисованная на этапе разработки технических решений, может оказаться весьма далекой от реальности. Для предотвращения подобной ситуации необходимо на этапе проведения обследования четко выяснить реальное положение дел, зафиксировать его. При необходимости, возможно составление отчетов по результатам обследования каждого ключевого звена. Если в процессе обследования выявляются проблемы, необходимо оперативно решать их.

·  Завышенные требования.

Довольно часто сотрудники организации выражают желание провести полную автоматизацию всего процесса управления документами, сведя участие пользователей до нажатия одной кнопки. Крайне важно, чтобы пользователи понимали, что любая СЭД – это только инструмент, который помогает выполнять определенные функции в процессе работы с документами, а не выполняет эти работы.

Результатом проведения работ по внедрению являются полностью отлаженные технологии управления документами, обученный персонал и СЭД, готовая для использования, которая передается в опытную эксплуатацию.

3.4.Опытная эксплуатация

В период опытной эксплуатации происходит накопление опыта пользователей СЭД, отладка процедур работы с документами с использованием СЭД, выявление "узких мест". При необходимости, осуществляется корректировка настроек СЭД в соответствии с выявленными требованиями, исправление ошибок. В период опытной эксплуатации СЭД полезно присутствие представителя разработчика СЭД для оперативного решения возникающих вопросов – авторский надзор.

После завершения опытной эксплуатации СЭД и решения всех вопросов, возникших на этом этапе, система передается в промышленную эксплуатацию.

3.5. Промышленная эксплуатация

В ходе промышленной эксплуатации СЭД используется в полном объеме, необходимым для данной организации. Одна из основных задач пользователей на этом этапе – поддержание СЭД в актуальном состоянии (справочники, настройки, ведение пользователей).

Поскольку для получения максимального эффекта СЭД должна быть внедрена и использоваться на всем предприятии (везде, где создается, корректируется и хранится информация) на определенном этапе возможно принятие решения о необходимости расширения, масштабирования СЭД.

В процессе промышленной эксплуатации возможны выявления требований по доработкам СЭД.

Со стороны разработчика СЭД как в процессе опытной, так и в процессе промышленной эксплуатации осуществляется сопровождение и развитие СЭД. Эти работы включают в себя консультирование по вопросам эксплуатации, развитие функционала СЭД и выпуск новых версий, консультирование по вопросам новых возможностей СЭД, доработки в соответствии с требованиями заказчика.[4]

Рис. 1 Алгоритм процедуры внедрения СЭД[5]

Тема 4. Роль специалиста-документоведа в выборе и внедрении САДЭД

Рынок систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота активно развивается. И уже многие организации сделали свой выбор в пользу внедрения систем электронного документооборота и по достоинству оценили преимущества использования СЭД. Другие же организации осознали необходимость внедрения и стоят перед выбором системы. Так или иначе, но можно предполагать, что в недалеком будущем такие системы будут использоваться на большинстве предприятий и организациях наряду с системами бухгалтерского учета.

Главная причина этого – перевод делопроизводства и документооборота на компьютерные технологии. Компьютерные технологии развиваются очень быстро, и вместе с ними столь же быстро будет меняться и делопроизводство.

Это требует от работника ДОУ иного уровня знаний.

Даже определение срока хранения документов из простого когда-то дела постепенно превращается в целую исследовательскую деятельность, и работа специалиста ДОУ становится гораздо более сложной, ответственной, увлекательной, более престижной и высокооплачиваемой. 
Тех, кто захотел и успел вскочить в этот стремительно мчащийся "поезд технического прогресса", ждет впереди участие в решении различных проблем на самом высоком уровне совместно с лучшими представителями других профессий. В будущем современных, владеющих ИТ-технологиями, юридическими знаниями и организационными навыками специалистов ДОУ, архивистов, секретарей ждет перенос "центра тяжести" с технической работы на выполнение более интеллектуальных функций.

Информационные технологии существенно меняют стиль и методы работы, а ужесточающиеся требования к "прозрачности" деловой и государственной деятельности и к соблюдению законодательных норм приводят к тому, что из обслуживающего подразделения ДОУ постепенно превращается в не менее важную и нужную службу, чем ИТ или юридическая.[6]

Одна из главных причин трудностей, состоит в недостаточном участии специалистов-документоведов во внедрении компьютерных технологий и разработке программ документооборота. Несогласованность выявляется уже на уровне терминологии - работники служб делопроизводства и разработчики программ порой обозначают одним и тем же словом совершенно разные понятия. Например, часто путают понятия "делопроизводство", включающее весь цикл создания, оформления документов и работы с ними, и "документооборот", являющийся составной частью делопроизводства и определяемый ГОСТом как "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления". Точно так же, говоря об архиве, разработчики программ часто подразумевают системы упорядоченного хранения файлов, а вовсе не системы, эквивалентные традиционному архиву по функциональности. Даже такие, на первый взгляд простые понятия как «номенклатура», «реестр документов» и «опись дел» в некоторых системах имеют совершенно иной смысл. Часто разработчики не разделяют такие понятия как «резолюция» и «виза». Проблемы разногласия основываются на том, что современные системы электронного документооборота строятся по западному образу и подобию и ориентированны на западные технологии работы с документами. А в большинстве российских компаний делопроизводство построено традиционно в соответствии с регламентирующими российскими нормативными документами. ИТ-сотрудники не являются специалистами в области делопроизводства, поэтому они не смогут подобрать оптимальную систему документооборота, учитывающую все особенности сложившегося документооборота компании без участия документоведа. Если этого не учесть высока вероятность возникновения технологической проблемы - реализованные в программе технологии работы с документами не соответствуют делопроизводственным нормам. В результате вместо того, чтобы нормализовать делопроизводство путем внедрения системы, разработчики адаптируют программу под особенности делопроизводства конкретной организации, часто поставленного неграмотно.

Не менее важная проблема - недопонимание сущности делопроизводства как технологии, отражающей саму систему управления. Особенно ярко это проявляется в процессе создания документов, их согласования и подписания. Невозможно автоматизировать движение документов, если в самой системе управления не проводится четкое распределение обязанностей, не определяются полномочия и порядок согласования документов.

Но незнание терминологии некоторыми группами разработчиков, это еще полбеды.

Основная же проблема заключается в том, что нет достаточной нормативной базы на государственном и ведомственном уровне.

Внедрение автоматизированных технологий по существу всегда должно начинаться с разработки полного оргпроекта, включающего рационализацию системы управления организации и ее информационно-документационного обеспечения, т. е. с оптимизации системы управления и схем работы с документами. Только на основе этой оптимизированной модели должна строиться автоматизированная система делопроизводства. В противном случае перевод на ИТ-основу несовершенной, противоречивой и запутанной схемы управления и работы с документами приведет к созданию такой же противоречивой и несовершенной автоматизированной системы. Итак, еще раз подчеркнем, что в основе любой автоматизации должно лежать совершенствование управленческих процессов и делопроизводства в целом.

Часто приходится сталкиваться и с непониманием того, что правильная постановка делопроизводства требует введения единых правил работы с документами во всех подразделениях, построения единой корпоративной системы делопроизводства, а не упорядочения отдельных участков работы. Только комплексная рационализация делопроизводства, обязательная и распространяющаяся на все подразделения без исключения, дает максимальный эффект.

Успех автоматизации делопроизводства во многом зависит от тщательности подготовки технического задания, в разработке которого основная роль должна принадлежать службе делопроизводства или работнику, ответственному за делопроизводство, т. е. будущим главным пользователям системы. К сожалению, службы делопроизводства пока редко бывают, укомплектованы сотрудниками, имеющими высшее специальное образование по специальности 350800 ("Документоведение и документационное обеспечение управления"), и поэтому далеко не всегда могут грамотно сформулировать требования к системе. С другой стороны, фирмы-разработчики также редко имеют в своем составе специалистов-документоведов, умеющих быстро провести предварительное оргпроектное обследование и помочь сформулировать задачи для программистов. Нередко на практике эта задача решается с помощью приглашенных консультантов, что обойдется Заказчику в дополнительную сумму, т. к. услуги консультантов весьма недешевы.

При внедрении комплексной системы на первом этапе совместно со службой делопроизводства организации должна проводиться большая подготовительная работа. Очень часто данному этапу создания документов не уделяется должного внимания.

На первоначальном этапе проводится обследование. Выявляются типовые формы документов, прорабатываются маршруты движения документов.

Для того, чтобы полностью задействовать возможности автоматизации, необходимо провести работу по выявлению типовых управленческих ситуаций, разработке шаблонов документов, закрепляющих эти управленческие ситуации (в делопроизводстве это называется "трафаретные тексты"), составить набор стандартных фраз и выражений (резолюций, и т. д)., предусмотреть взаимодействие с законодательно-правовыми базами, выполнение информационных запросов по документам организации, взаимодействие с CRM-системами для внесения в документ сведений об адресате, кадровыми, бухгалтерскими, архивными, электронными библиотеками и т. д.

На стадии согласования и подписания документов очень важно иметь разработанный в организации табель форм документов, в котором прописано, кто документ составляет, с кем его следует согласовать, кто должен ставить подпись, куда документ передается, где хранится, какая требуется периодичность. При наличии такого табеля форм очень легко затем строить схемы движения документов и настраивать системы маршрутизации.

Не меньшей предварительной проработки требует автоматизация процесса регистрации документов. Сегодня регистрационные карточки нередко создаются для каждой организации заново и существенно различаются у отдельных разработчиков. В то же время уже давно существует фиксированный набор реквизитов, заносимых в регистрационную форму, было бы неплохо указать стандартный набор справочников для автоматизации заполнения максимального количества полей и различных учетных форм.

Один из важнейших показателей, вносимых в регистрационную карточку после исполнения документа, - номер дела, в которое помещен документ после завершения работы с ним. Поэтому автоматизация требует разработки номенклатуры дел организации, т. е. упорядочения текущего хранения документов.

Еще одна задача, решаемая системами автоматизации, - упорядоченное хранение документов в электронной форме. Решений типа "электронный архив", должны соответствовать действующим архивным правилам, обеспечивали учет и составление описей в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций.

При создании автоматизированной системы параллельно должны решаться вопросы обеспечения сохранности документов. Проблема сохранения документов на электронных носителях и передачи их на хранение должна сразу решаться на уровне разработки автоматизированных систем.

Вывод первый: сегодня автоматизация процессов делопроизводства еще острее, чем раньше, ставит задачу совершенствования процесса управления в целом. Сюда входит уточнение задач и функций каждого структурного подразделения, определение функций, выполняемых каждым работником, делегирование полномочий на решение вопроса и подписание документа.

Вывод второй: внедрение ИТ требует упорядочения прежде всего самого процесса делопроизводства и создания единой корпоративной системы документационного обеспечения управления для организации в целом.

Вывод третий: внедрение автоматизированных систем требует совместных усилий системных интеграторов и профессионалов-документоведов, специалистов служб делопроизводства, владеющих технологическими процессами управления.

Важнейший принцип современного управления документами и информацией заключается в том, что все информационные ресурсы и потоки в организации должны управляться единообразно. Среди трудностей, мешающих реализации этого принципа на практике, выделяется проблема налаживания взаимопонимания между службами ИТ, ДОУ, юридическим отделом и деловыми подразделениями.

Чаще всего служба ИТ не подпускает сотрудников ДОУ к управлению электронными документами, - хотя при этом её сотрудники не обладают достаточными знаниями и навыками для обеспечения выполнения законодательных и нормативных требований.

У специалистов ИТ нет подготовки и опыта, необходимых для управления документами в соответствии с законодательством, - особенно для выполнения таких видов работ, как установление сроков хранения, экспертиза ценности, уничтожение документов с истекшими сроками хранения и т. д. И хотя служба ИТ прекрасно справляется с резервным копированием информации, но вот долговременным сохранением аутентичных электронных документов (в том их миграцией) она, как правило, не занимается.

Мнение службы ДОУ не учитывается даже при закупке и внедрении систем электронного документооборота, в результате чего в четырёх случаях из пяти дорогостоящие системы остаются всего лишь игрушкой для программистов.

Службе ДОУ не стоит пассивно ожидать, когда ее пригласят принять участие во внедрении СЭД. Службе ДОУ нужно принимать самое активное участие в выборе и внедрении СЭД в силу вышеуказанных проблем. Самим быть инициаторами этих процессов, так как делопроизводители являются одними из ключевых пользователей СЭД.

А роль ИТ-специалистов в этом процессе помочь службе ДОУ выбрать систему, которая бы смогла интегрироваться с уже существующими на предприятии справочно-информационными, CRM-системами и другими. Чтобы система отвечала необходимым нормам безопасности: поддерживала аутентификацию пользователей, разграничение прав и т. д. Такую систему, которая бы отвечала современным требованиям рынка и была развиваемой. Ведь стоит честно признаться, что далеко не все специалисты-документоведы, делопроизводители хорошо разбираются в IT-технологиях. Поэтому службы ИТ. и ДОУ должны тесно сотрудничать, быть «на равных» в процессе выбора и внедрения автоматизированных технологий.

Несогласованность действий и взаимное непонимание между ИТ и ДОУ приводят к тому, что не обеспечивается единый подход к управлению всеми информационными и документационными ресурсами. Часто слаба внутренняя нормативная база, не налажен учёт электронных документов. Не обеспечивается должная информационная безопасность организации (так, как требует стандарт ISO 17799), которая, помимо прочего, подразумевает установление сроков хранения и проведение экспертизы ценности документов независимо от  вида их носителей, конфиденциальное уничтожение документов с истекшими сроками хранения, обеспечение долговременного хранения документов.

При внедрении систем электронного документооборота также возникают колоссальные проблемы, - главным образом, из-за того, что не учитываются потребности деловых подразделений и требования законодательства к документообороту и делопроизводству.

Для эффективного управления документами и информацией, включая обеспечение информационной безопасности организации и успешное внедрение систем электронного документооборота, необходимо тесное сотрудничество специалистов ИТ, ДОУ и других служб и деловых подразделений. Для выработки единого подхода целесообразно создать "команду", включающую представителей всех заинтересованных сторон.

И как отмечает, , ведущий эксперт по управлению документацией компании ЭОС, член Гильдии управляющих документацией и ARMA International «в перспективе одним из разумных решений может быть объединение служб ДОУ и ИТ в единое подразделение, управляющее всеми информационными ресурсами организации». И такой подход уже применяется в ряде ведомств.[7]

"Гильдия Управляющих Документацией" объединила в своих рядах ведущих специалистов практиков, аналитиков и разработчиков в области делопроизводства, информационных технологий, государственных служащих как федеральных, так и региональных органов власти. Главная цель объединения - сделать документационное обеспечение управления в государстве и бизнесе более эффективным и рациональным.

Одной из приоритетных задач, стоящих перед "Гильдией Управляющих Документацией", реализация которой обеспечит значительное продвижение к заветной цели – эффективному документообороту - организация процесса, обеспечивающего повышение квалификации специалистов в области делопроизводства, распространение профессиональных знаний, необходимых, как специалистам в области традиционного делопроизводства, так и разработчику программных продуктов и их пользователям.[8]

Тема 5. Классификация автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота

САДЭД (системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота) как системы, позволяющие автоматизировать основные процедуры делопроизводства предприятия, охватывают процессы создания, обработки, тиражирования, передачи, хранения документов, контроля их исполнения и коллективной работы над документами и предназначены для эффективного управления современным предприятием. С ростом предприятия, а, следовательно, и численности его персонала, вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. За счет улучшения ведения делопроизводства и ускорения документооборота происходит рост эффективности управления в организации и, как показывает практика, сокращение затрат на хранение, тиражирование, передачу документов. То, что системы САДЭД востребованы, очевидно. Но, в связи с разнообразным предложением на рынке СЭД, возникает вопрос, какую систему выбрать, чем они отличаются друг от друга, и необходимость классификации этих систем. Системы, классифицированные по ряду критериев: по функционалу, производителю, используемым технологиям и пр., позволяют разобраться в этом многообразии и подобрать наиболее подходящую систему для конкретной организации.

Так как СЭД находят все более активное применение, то встает проблема анализа как рынка предложения, так и рынка потребления СЭД.

Рынок СЭД начал формироваться около 20 лет назад. На данный момент рынок систем СЭД находится в стадии, предшествующей бурному росту. Несомненно, именно электронный документооборот будет одним из самых быстрорастущих сегментов ИТ-отрасли в России. Сейчас на рынке работает более 20 ИТ-компаний, представляющих более 20 различных систем, как собственного производства, так и западные разработки. Всего же в мире присутствует более 100 систем электронного документооборота, которые находят постоянных заказчиков в различных отраслях.

В дальнейшем, в ближайшее два-три года, рынок СЭД будет переживать довольно быстрый рост (около 100% в год), но уже через три-четыре года произойдет его относительное наполнение, впрочем, рост и после этого не прекратится, только будет менее бурным, чем в 2003—2005 годах (около 60% в год). Те потенциальные пользователи СЭД, которые на данном этапе сомневаются в целесообразности автоматизации, должны обеспечить рост рынка в течение этих двух лет на уровне 90-130%. В дальнейшем темп роста несколько замедлится в связи с первичным насыщением рынка.[9]

Хотя ситуация на данном рынке обладает очень высокой динамикой, текущие результаты говорят о реальной конкурентоспособности отечественных производителей систем управления документами и бизнес-процессами.[10]

На данный момент существующие на рынке системы, основываясь на технологиях, лежащих в их основе, можно условно разделить на три группы:

  I.  Системы западного производства (русифицированные версии). Среды разработок. (Documentum 4i компании Documentum, DOCS Open фирмы Hummindbird, Lotus Domino/Notes корпорации IBM, DocuLive концерна Siemens и т. д.)

  II.  Российские системы, в основе которых лежит Lotus Domino/Notes. (CompanyMedia, OfficeMedia компании «Интер-Траст», «БОСС-Референт» разработка фирмы «Ай-Ти» (в настоящий момент принадлежит дочерней компании «Аплана»), «Эскадо» от «Интерпроком ЛАН», «Золушка» Научно-технологического центра Института развития Москвы и др.).

  III.  Полностью российские разработки. Системы, разработанные российскими фирмами на базе промышленных СУБД («ДЕЛО» компании «Электронные офисные системы», LanDocs от ЛАНИТ, OPTIMA-WorkFlow производства группы компаний «Оптима» (UpScale Soft), «Кодекс» Центра компьютерных разработок, Гран Док компании Гранит, DocsVision от одноименной компании «DocsVision» и др.)

Как правило, при классификации систем ЭУД выделяют шесть категорий систем. Однако следует заметить, что ни одна классификация не является идеальной. В результате некоторые продукты одновременно попадают в несколько категорий и имеют возможности, характерные для продуктов из разных категорий. Ситуация тем более осложняется тем, что ведущие игроки этого рынка постоянно дополняют функционал своих продуктов.

1.  Специализированные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД). Системы предназначены для решения широкого круга делопроизводственных задач в отечественных организациях. Как правило, это системы, созданные российскими фирмами-разработчиками.

2.  Системы автоматизации документооборота (управление документами, (СУД), Document Management systems). Предполагается, что каждый документ может характеризоваться сложной совокупностью структурированных данных. Системы управления документами обеспечивают эффективное хранение и обработку этих данных.

3.  Системы управления потоком работ (Workflow systems). Это системы, позволяющие автоматизировать сложные многошаговые алгоритмы работы с документами в организации. Каждый тип документа, в частности, может иметь специфические алгоритмы обработки и маршруты движения, причем на каждом шаге функции обработки и дальнейший маршрут могут, в общем случае, зависеть от предыстории документа и текущих событий. Примером такой системы является, например, система Optima-Workflow.

4.  Электронные архивы документов (Arhive Management system) Системы организации хранения документов в электронном виде и их поиска. Характерным примером электронного архива документов являются системы правовой информации, позволяющие быстро ориентироваться во множестве нормативно-правовых актов. К этой категории относятся продукты: EDocLib компании ЭОС, «Электронный архив» от одноименной компании.

5.  Системы коллективной обработки документов (groupware). Эти системы позволяют группе пользователей компьютерной сети параллельно работать над общими документами. При этом может обеспечиваться оперативное отслеживание всех изменений и версий. Известными примерами таких систем являются пакеты Group Wize и Lotus Notes. Как правило, в таких программных продуктах реализованы подсистемы пересылки документов (электронная почта), обеспечивающие пересылку документов и сопроводительной информации для работы с ними других пользователей компьютерной сети. Возможности подсистем могут быть более или менее мощными: от простейших систем электронной почты до развитых учрежденческих систем, предназначенных для построения и функционирования территориально распределенных корпоративных систем, позволяющих, например, связывать с документами специфические наборы реквизитов и маршруты движения.

6.  Системы управления знаниями (СУЗ, Knowledge Management systems)

7.  Системы управления устройствами для хранения информации (storage management system).

Все системы основываются на технологиях, которые составляют рынок средств электронного управления документами (ЭУД). Консалтинговая компания IDC выделяет шесть типов технологий ЭУД.

Системы ЭУД, ориентированные на бизнес-процессы, они предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений, иногда ориентированные на использование в определенной индустрии. Эти решения, как правило, обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с образами, управления записями и потоками работ, управление контентом и т. д.

Корпоративные системы ЭУД обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации. Основные возможности этих систем аналогичны системам, ориентированным на бизнес-процессы. Однако их отличительной особенностью является способ использования и распространения. Аналогично таким средствам как текстовые редакторы и электронные таблицы, корпоративные системы ЭУД являются стандартным, «приложением по умолчанию» для создания и публикации документов в организации. Как правило, эти средства не ориентированы на использование только в какой-то определенной индустрии или для узко определенной задачи. Они предлагаются и внедряются как общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей.

Системы управления контентом обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции. Потенциально доступность информации не в виде документов, а в меньших объектов облегчает процесс обмена информацией между приложениями.

Системы управления информацией, называемые также порталами, обеспечивают агрегирование, управление и доставку информации через сети Internet, intranet и extranet. Эти технологии обеспечивают фундамент создания информационных порталов. Системы управления информацией дают возможность организациям накапливать и использовать экспертизу в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. Хотя большинство доступных сегодня технологий обеспечивают, в основном, статические публикации, обеспечение большей интерактивности и средств совместной работы – дело ближайшего будущего.

Системы управления образами преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF, после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме. Технология применяется при сканировании документов.

Системы управления потоками работ (workflow) обеспечивают систематическую маршрутизацию работ любого типа в рамках структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются в целях ускорения бизнес-процессов, увеличения эффективности и степени контролируемости процессов в организации.[11]

«Маркетинговая» стихийная классификация. Современная практика работы производителей программных средств (ПС) породила размытую, но интуитивно понятную всякому специалисту классификацию последних. Эта классификация сложилась стихийно, никакого более-менее внятного классификационного принципа в ее основе нет. Фактически она представляет собой набор разновидностей существующих систем, которые приобрели известность благодаря усилиям специалистов по маркетингу соответствующих компаний.

Некоторые основные разновидности ПС, составляющие маркетинговую классификацию, и взаимосвязи между ними схематически представлены на рис. 1.

Рисунок 1. Маркетинговая классификация ПС

Хотя на приведенной схеме «ветви» дерева не пересекаются, в действительности это деление очень условно. Действительно, торговые и бухгалтерские системы обычно поддерживают работу с первичными документами (счетами, накладными, счетами-фактурами) и, следовательно, в каком-то смысле являются системами электронного документооборота. Система CRM может иметь функции органайзера. Система расчета зарплаты частично пересекается с бухгалтерской системой. Крупная же система класса ERP может включать в себя всех своих «соседей» по классификации.

Маркетинговая классификация позволяет расширить область рассмотрения. А именно, перестать ограничиваться системами, причисляемыми к СЭД их разработчиками, и обратить внимание на системы соседних классов, попробовать трактовать их как специализированные СЭД. [12]

Как уже говорилось выше, на данный момент в России представлено более 20 систем, многие из которых создавались как системы автоматизированного делопроизводства. Но в последнее время наметилась тенденция к тому, что системы автоматизации делопроизводства постепенно совершенствуя свой функционал, становятся полноценными системами электронного документооборота. Также уже существующие СЭД постепенно уходят от специализации только на хранилище данных или на workflow, начинают создаваться универсальные системы документооборота, в которых одинаково хорошо представлены все составные части систем документооборота.

Именно такие полномасштабные системы в скором времени начнут доминировать на рынке. Хотя, несомненно, сохранится некоторая специализация, связанная скорее с объектом применения самих СЭД. Уже сейчас некоторые системы находят свое большее применение в государственных органах (ЭОС) или в телекоммуникациях (ИнтерТраст).

Известными основными игроками этого рынка, помимо отмеченных выше партнеров Lotus (АйТи (Босс-Референт), Институт Развития Москвы (Золушка), Интерпроком Лан (Эскадо), (CompanyMedia) ИнтерТраст), являются следующие компании с соответствующими продуктами: Ланит (LanDocs), Оптима (Optima-Workflow), Электронные Офисные Системы (ДЕЛО), DocsVision (DocsVision), Directum (DIRECTUM) и ряд других поставщиков.

Большинство перечисленных отечественных систем делопроизводства и документооборота одновременно предоставляют функции:

-  Обработка и хранение документов: регистрация

-  Управление потоками работ (передача документов между исполнителями)

-  Контроль исполнительской дисциплины

-  Поиск документов по атрибутам и полнотекстовый поиск

-  Работа с взаимосвязанными документами

-  Регламентация прав доступа

-  Списание документов "в дело"

-  Интеграция с внешними системами электронной почты

-  и ряд других.

Основное достоинство отечественных систем делопроизводства и документооборота состоит в том, что лучшие из этих систем великолепно учитывают отечественную специфику и традиции работы с документами. В них заранее заложена соответствующая бизнес-логика работы.

  Тема 6. Обзор отечественных САДЭД и их функциональные характеристики

6.1. MOTIW

«МОТИВ» − автоматизированная система оперативного управления компанией относится к Web-ориентированным приложениям и является организующим инструментом управления для любой организации. Система содержит средства коллективной работы, позволяющие автоматизировать постановку поручений и задач, а также контроль их исполнения. Разработчиком системы «Мотив» является белгородская коммерческая организация «Институт высоких технологий БелГУ».

Данный программный продукт объединяет в себе возможность эффективной организации совместной работы сотрудников и управления электронными документами. Таким образом, «Мотив» призван контролировать и существенно ускорять процесс выполнения задач, оказывать влияние на подготовку, согласование и исполнение документов.

АС «Мотив» организует структуру кадровой подчиненности и ведет документирование деятельности современного предприятия. Рабочее место пользователя АС «Мотив» организовано посредством Web-интерфейса и ориентировано для инструментов Internet-просмотра (браузер) платформы MS Windows. Рекомендуемый браузер для работы — MS Internet Explorer версии 6.0, но возможно также использовать Mozilla или Opera.

Система была создана как программное решение для координации действий территориально удаленных структур для организации единого информационного пространства всех филиалов, выполняющих отдельные функции корпорации.

Срок тестирования демо-версии – 7 календарных дней. Максимальное количество пользователей – 20.[13]

Интерфейс системы представляет собой полнофункциональный web-интерфейс. По мнению разработчиков, система «Мотив» имеет интуитивно понятный интерфейс управления, доступный любому пользователю, даже с минимальными навыками работы на ПК. Кроме того, разработчики предоставляют полный комплекс услуг по обучению сотрудников, сопровождению и технической поддержке системы.

Интерфейс АС «Мотив» доступен на 5 языках – русский, английский, украинский, итальянский и немецкий. Пользователь самостоятельно может выбрать язык интерфейса системы для этого достаточно изменить «личные настройки».

Отсутствуют принятые нормы российского делопроизводства – традиционные регистрационно-контрольные карточки, номенклатура и опись дел, картотеки, визы и т. д. Система более поддерживает западную технологию делопроизводства, принцип поручений, workflow инструмент.

Главным преимуществом АС «Мотив» является возможность работы с удаленными подразделениями, партнерами, сотрудниками, находящимися в командировках, через web-интерфейс. Неограниченная коллективная работа над проектами и документами, синхронизация деятельности сотрудников, находящихся в офисах и командировках, мобильность обеспечивается с помощью версии системы для КПК, программы «Информер», SMS и e-mail уведомлений. Приложение «Информер» позволяет сотруднику работать автономно, когда сети Интернет/Интранет недоступны. При подключении к сети данные автоматически синхронизируются с данными АС «Мотив».

Следует отметить функции, которые не были перечислены выше, но которые позволяют сделать работу в «Мотив» удобнее.

-  Сотрудник может самостоятельно ставить себе задачи, как от своего лица, так и от имени вышестоящего руководства.

-  Функции «Календарь». Пункт меню «Календарь» позволяет пользователям просматривать список задач и напоминаний по ним и вести контроль сроков окончания выполнения поставленных перед ними заданий. Кроме текущих заданий, в списке отображаются задачи, скрытые пользователем, а также сообщения, напоминания и установленные контрольные точки. При этом в колонке «Дополнительная информация» будет отражена информация о типе и времени появления события.

-  Функция «Библиотека документов». Библиотека электронных документов, задач, проектов с реализованной системой прав.

-  «Мои реквизиты» позволяет загрузить изображение (фото) пользователя и факсимиле.

-  В системе Мотив при создании задачи в текст сообщения можно вставить различные смайлики и символы.

-  Удаление пользователя из системы возможно только после перенаправления его задач другим пользователям.

-  Для уведомления других пользователей об отсутствии в АС «Мотив» в течение определенного времени, существует возможность установить для себя признак «Недоступен до такой-то даты».

-  Тактический монитор. Пункт меню «Тактический монитор» позволяет организовать отображение иерархии задач и проектов в графическом виде. Окно тактического монитора представляет собой экран с размещенными на нем произвольным образом проектами и задачами.

-  Загрузка названия и логотипа компании в интерфейс системы.

-  Функция «Оперативный блокнот». Позволяет сделать срочные заметки, комментарии, не открывая другого приложения.

-  «Система безопасности». Содержит набор инструментов, обеспечивающих безопасность и защиту работы в системе. Состоит из следующих компонентов: Политика безопасности, Доступ из запрещенной среды, Неавторизованный доступ не к своим задачам, Изменение полномочий, Изменения прав.

В ближайшем будущем система будет дополнена функцией «электронный секретарь» с применением механизмов text-to-speech (TTS – синтез голосовых оповещений).

К сожалению, срок тестирования системы ограничен по сравнению с конкурентными продуктами того же класса, что не позволяет потенциальным клиентам лучше ознакомиться с системой и оценить ее функционал. Лицензия на тестирование системы всего 7 рабочих дней. У остальных систем от 1 - 3 мес.

С одной стороны разработчики попытались сделать свою систему востребованной любой организацией. Это и привлекательный интерфейс, реализованный на 6 языках, и возможность выбора интерфейса программы, и функция обмена сообщениями, и возможность удаленного доступа и другие современные возможности. Система напоминает «конструктор», из которого компания-заказчик сможет получить систему со своими РК, отчетами, шаблонами документов, маршрутными схемами. Но, с другой стороны, для того чтобы приступить к исполнению документа, требуется создание РК, создание проекта по документу, создание задач для исполнителей, назначение прав и полномочий на исполнение документы, тогда как в системе ДЕЛО этот процесс намного проще благодаря структуре РК документа. Таким образом, богатый функционал вступает в противоречие с удобством и простотой использования.

К неоспоримым достоинствам АС «Мотив» стоит отнести финансовую доступность и возможность самостоятельного внедрения и настройки системы. Кроме того, разработчик оказывает всестороннюю техническую поддержку на высоком уровне. Система является очень удобной для организаций с множеством филиалов и небольших организаций, но вряд ли подойдет государственным и муниципальным предприятиям.

6.2. NAUDOC

6.3.

6.4.

NAUDOC – система управления корпоративной информацией через Web, разработанная компанией NAUMEN (, www. *****).

Система оптимальным образом подходит для автоматизации документооборота предприятий среднего и малого бизнеса, управляющих компаний, проектных организаций, подразделений холдинговых структур, а также для решения конкретных задач, встающих перед подразделениями больших компаний (обеспечение работы с нормативной документацией в соответствие с требованиями ISO 9000:2001, взаимодействие между сотрудниками и службой персонала и др.).

Особенностью системы является использование оригинальной архитектуры: язык разработки высокого уровня Python, позволяющий быстро реализовать бизнес-логику, и объектная база данных ZODB с открытыми исходными кодами.

Рассмотрим характерные положительные стороны NauDoc:

·  полноценный web-интерфейс, обеспечивающий удаленную работу и облегчающий внедрение системы;

·  отсутствие затрат на дополнительные компоненты сторонних производителей: в ценах указана полная стоимость всего программного обеспечения, включая сервер приложений, базу данных и пр.;

·  поставка с полным набором исходных кодов;

·  работа на большинстве платформ: Windows, Linux/Unix, Solaris, FreeBSD, Mac OS X;

·  Значительный опыт реализованных проектов и полный спектр услуг по обучению и поддержке обеспечивают успешное внедрение и качественное сопровождение системы.

Одним из преимуществ, делающих систему NauDoc популярной среди российских компаний, является ее web-ориентированность. Благодаря этому качеству для полноценной работы с документами и бизнес-процессами, включая функции редактирования, маршрутизации и контроля выполнения документов, пользователю NauDoc необходим только обычный интернет-браузер, установленный на компьютере пользователя. Заявлено о возможности работы из любой точки мира, вся функциональность доступна через интернет по защищенному каналу. Информация передается через Интернет-браузер только пользователям, прошедшим аутентификацию.

Особенностью интерфейса является поддержка двух языков русского и английского. Функция подсказки осуществляется на английском языке.

Это единственная система, обеспечивающая возможность сохранения входящих документов, не подлежащих регистрации (каталоги, прайс-листы, приглашения и т. д.) и работа с ними.

Интересна функция создания внутреннего и внешнего сайта компании. Публикация анкет на Web-сайте. NauDoc обеспечивает работу с входящей и исходящей электронной почтой как с обычными документами системы. Причем папки с входящей и исходящей почтой находятся не где-нибудь в стандартной почтовой программе, а здесь же в рабочем окне пользователя.

В документах системы есть возможность добавлять и изменять реквизитные поля.

Встроенный планировщик периодических заданий позволяет назначать задания на определённый день недели или месяца, производить планирование на произвольные даты, определять перенос даты при условии, когда задание выпадает на выходной день. Например, можно спланировать периодическое задание вида «каждый первый и последний день месяца, если выпадает на выходной день, то перенести на понедельник».

В NauDoc контроль за исполнением заданий можно отследить с помощью «статистики выполнения задания». В таблице содержится информация о входящих заданиях каждого пользователя с учетом их состояния на текущий момент времени (назначено, завершено, просрочено, отклонено, оставлено без ответа). Там же можно ознакомиться с каждым входящим заданием пользователя (заголовок, назначено, контролер, ответственные пользователи, дата создания, дата окончания), а затем обратно вернуться к общему списку статистики. Статистика выводит результат исполнения в процентах по каждому пользователю.

NauDoc позволяет использовать такой инструмент маркетинговых коммуникаций, как периодическая рассылка новостей компании и других рекламно-информационных материалов. Рассылка отправляется на указанные адреса подписчиков в виде писем электронной почты и согласно определенному расписанию: с интервалом раз в неделю, раз в месяц или немедленно. Количество тематических рассылок неограниченно. Регистрация новых подписчиков может выполняться ответственным лицом (аккаунт-менеджером) в NauDoc или же самими подписчиками через форму регистрации на Интернет-сайте.

Документы, отправленные в виде рассылки, сохраняются в виртуальном архиве, и доступны подписчикам для просмотра в закрытом разделе Интернет-сайта.

Встроенный электронный архив документов позволяет списывать последние в архив, после изменения их статуса.

К недостаткам относится, то, что система является скорее «конструктором», нежели готовым «коробочным» решением. То есть для нормальной работы пользователя требуется создание и настройка справочников, настройка почтовых папок, создание папок пользователей. Реализация системы на СУБД ZODB и использование редкого языка Python, потребует специального и дорогостоящего обучения технолога и администратора системы.

Система не поддерживает работу с помощью использования «горячих клавиш».

В системе NauDoc доступ осуществляется не только к отдельным документам, а к папкам, в которых они содержатся. Существует возможность создания деловой процедуры, например «прием заказа от клиента». Добавлен новый шаблон действия – таймер, который устанавливается при выполнении перехода, а по истечении определённого отрезка времени запускает другой переход. Например, если документ слишком долго находится на согласовании, то производится переход и документ движется по другому маршруту.

Работа с интерфейсом программы NauDoc, так как рабочее окно системы напоминает что-то среднее между интерфейсом web-сайта и окнами Windows, поэтому для работы с системой потребуются определенные навыки работы с данной системой.

Резюмируя, можно сказать, что данная программа является скорее «конструктором» и требует настройки. NauDoc предназначена для автоматизации процессов документооборота, ведения архива документов, контроля исполнительской дисциплины, удаленной работы с документами из филиалов и представительств, управления содержанием и структурой корпоративных web-сайтов, поддержки системы контроля качества, соответствующей действующим международным нормам. Система подходит для коммерческих компаний с развитой структурой филиалов и удаленных подразделений, предоставляющих услуги, в том числе, с использованием сети Интернет. Идеальное решение для IT-компаний, многие сотрудники, которых работают «вне организации», хорошо владеющие компьютером и знакомы с работой в сети Интернет.

6.3. OPTIMA-WORKFLOW

OPTiMA-WorkFlow является разработкой компании Оптима (www. *****, www. ).

О компании:

Российская фирма «Оптима» работает на рынке информационных технологий с 1990 года. Предоставляет полный спектр услуг по созданию и сопровождению корпоративных информационных систем.

Четкое и своевременное выполнение работ обеспечивает действующая на фирме сертифицированная система качества, соответствующая стандарту ГОСТ Р ИСО 9001 – 96 (международный стандарт ISO 9001 – 94). Помимо этого, система качества фирмы «Оптима» соответствует требованиям, предъявляемым при выполнении государственного оборонного заказа, что подтверждается соответствующим сертификатом Института Испытаний и Сертификации вооружений и военной техники.

Фирма «Оптима» обладает уникальным пакетом из 19 лицензий и аттестатов, позволяющим проводить весь комплекс работ по системной интеграции, в том числе для органов государственной власти. Это лицензии Госкомитета России по строительству и жилищно-коммунальному хозяйству, Минэкономики России, Госстандарта России, Гостехкомиссии при Президенте РФ, Федеральной Службе Безопасности России (ФСБ), Федерального Агентства Правительственной Связи и Информации при Президенте РФ (ФАПСИ), Госатомнадзора России, Комитета образования правительства Москвы.

OPTIMA-WorkFlow – комплексная система автоматизации управления потоками работ и организации конфиденциального документооборота является интегрированным аппаратно-программным решением, предназначенным для автоматизации создания и обработки вовлеченных в деловые процессы объектов или их электронных прототипов; для формирования правил и описания способов обработки и обеспечения доступа к ним пользователей со своих рабочих мест; для осуществления контроля над ходом выполнения работ над объектом и их результатами.

Основной принцип данной системы – это ориентированность ее на автоматизацию деловых процессов, управление потоками работ, организацию электронного документооборота, а не на действия, связанные с обработкой документов.

Система базируется на принципах открытой архитектуры и объектной интеграции, что обеспечивает возможность встраивания и взаимодействия с любыми другими системами - сканирования, распознавания текста, печати, использования средств электронной почты и факсимильной связи и т. д.

Особенностью системы является ее уникальная способность полностью адаптироваться к специфике любой организации.

Кроме общего механизма организации потока работ, система позволяет хранить во время проведения работ все документы, относящиеся к процессу. Для этого в качестве хранилища используется механизм общих папок Microsoft Exchange. Полезной возможностью является отслеживание критических путей и представление комплекса взаимосвязанных работ в виде диаграмм Ганта. Эту работу можно производить и в среде MS Project c использованием всех ее возможностей, так как OPTiMA-Workflow позволяет экспортировать данные о ходе работ в эту программу. Для регистрации версий документов используется СУБД, к которой осуществляется доступ через ODBC. OPTiMA-Workflow в качестве сервера использует Exchange, его легко внедрить в тех компаниях, где он уже применяется по своему прямому предназначению - как почтовый сервер. Но, как утверждают разработчики, OPTiMA-Workflow не даст использовать Exchange в качестве электронного архива.

Система успешно внедряется в крупных промышленных предприятиях, органах управления городов, банках, страховых и финансовых учреждениях, предприятиях энергетики, связи, телекоммуникаций, сервисных и IT-компаниях.

Уникальной особенностью OPTiMA-Workflow является наличие функций: «доска объявлений», журнал событий, инвентаризация, определение критических путей, менеджер ресурсов, хранилище, макеты отчетов, подшивка документов, а также совместимость с антивирусными пакетами.

«Доска объявлений», это документы доступные исполнителям только в той части, в которой эти исполнители упоминаются. Исполнители могут не только ознакомиться с содержанием подлежащего исполнению поручения, но и непосредственно в документ внести сведения о ходе исполнения, обращения к контролеру, отметить факт выполнения и т. д. Все это происходит в одном экземпляре документа, который таким образом не тиражируется и не рассылается в адрес всех упомянутых в документе контролеров, ответственных исполнителей и соисполнителей. В модуль работы с таким документом встроены механизмы рассылки уведомлений о постановке на контроль и напоминаний об истечении сроков исполнения, сбора статистики о ходе исполнения и состоянии исполнительской дисциплины. Эти механизмы полностью интегрированы с современными настольными приложениями пользователей MS Outlook и MS Project

Система позиционируется разработчиками как ориентированная на сопровождение силами персонала, не являющегося специалистами в компьютерных технологиях, а имеющего опыт в сфере делопроизводства, организации деловых процессов. Возможно, система OPTiMA-Workflow действительно является простым и удобным продуктом для неопытного пользователя, но только после того, как она будет настроена либо обученными сотрудниками организации, либо специалистами компании «Оптима». Так как система предназначена для адаптации к специфике организации, то она представляет собой «конструктор» с набором инструментария для описания технологии обработки данных.

Перед тем, как приступить непосредственно к работе, требуется долгое администрирование (регистрация пользователей, создание словарей, макетов РК и привязка их к словарям, создание маршрутных схем, хранилищ, техпроцессов, отчетных форм и т. д.)

Отсутствие возможности создания связок, словарей и справочников, совместной работы над документом, визирования, проектов документов, группы пользователей, роли, явного разграничения прав доступа на документ и списание документов в архив.

OPTiMA-Workflow, безусловно, относится к классу самых дорогих программных продуктов для автоматизации бизнес-процессов организации. Помимо «недешевых» лицензий ПО самой системы, приобретаются также лицензии на использование СУБД MS SQL Server и MS Exchange, плюс к этому, ПО для резервного копирования информации (например, HP Storage Works MSL5026 Tape Library) и ПО других совместно используемых приложений (MS Project), что значительно увеличивает конечную стоимость внедрения данного продукта.

6.4.ГРАН-ДОК

Система автоматизированного документооборота и делопроизводства организации Гран-Док разработана в ГНПП «Гранит-Центр» (www. *****), в соответствии с требованиями и стандартами российского делопроизводства.

Данное решение поддерживает схемы делового документооборота, присущие государственным и муниципальным структурам управления.

Основными клиентами компании является Правительство Москвы и московские муниципальные образования.

Отличительными особенностями системы Гран-Док являются функции:

-  расширенного контроля исполнения, который делится на внешний, внутренний, депутатский, дополнительный и ОСОБЫЙ КОНТРОЛЬ.

-  запись на прием руководителя и составление графика приема, привязка его к РК документа.

-  интеграция системы с ИПС «Кодекс». Функция позволяет установить ссылки на документы из ИПС «Кодекс» и ссылки на документы, добавленные в БД «Кодекс» из системы «Гран-Док».

Программа содержит сервис сообщений, реализующий механизм обмена между пользователями сообщениями. Последние могут содержать разнородные объекты: папки документов, тексты сообщений, тексты документов, электронные формы, графики, отсканированное изображение, аудио и видеоинформацию. Но, к сожалению, система никак не уведомляет пользователя о поступлении новых сообщений.

В самой системе предусмотрена функция резервного копирования базы, которое рекомендуется производить не менее одного раза в сутки. Каждая следующая резервная копия базы данных записывается поверх существующей. Созданную резервную копию можно сохранить на диск либо дискету, с использованием архивирования. Данный механизм предназначен для защиты системы от потери данных в случае сбоя.

Система позволяет проконтролировать исполнение документа по отдельно взятым его пунктам, назначить исполнение по конкретному пункту документа. Это относится к ОРД, к проектам ОРД, а также к служебной документации. В РК таких документов существует специальная зона «пункты». Но нельзя указать конкретные сроки исполнения.

При удалении РК документа, система позволяет сделать пересчет данного потока документов в БД пользователю с правами «Администратор». Генерация индекса документа происходит автоматически. Но первоначальная настройка индексов документов проводится администратором системы вручную.

К любому документу в системе может быть прикреплено в виде файлов любое количество исходных документов, которые могут быть при необходимости отсканированы. Функция прикрепления исходных документов и сканирование документов осуществляется с помощью работы с окном «объекты для документа», которое находится на панели инструментов РКК. Сканирование осуществляется при наличии ПО «FineReader». При прикреплении исходных документов имеется возможность задавать группу исходных документов, объединяя их в папку с соответствующим названием. Каталог имеет древовидную структуру (дерево). Древовидная структура позволяет формировать группы в каталоге с различными уровнями вложенности.

Один из недостатков программы сложность и многослойность РКК. Регистрационно-контрольная карточка системы поделена на множество зон и закладок, имеет скрытые множественные реквизиты. При работе с РК не указывается, к какой форме она относится (обращение граждан, входящие, исходящие, ОРД). К РК невозможно прикрепить файл сопроводительного письма. Отметка об исполнении представляет собой простое текстовое поле, которое не содержит стандартных текстов, возможности ввода даты исполнения. Отсюда возникает вопрос, как отслеживать фактическое исполнение поручения по документу? При вводе текста в поле РКК буквы иногда «налазят друг на друга».

Нельзя ввести информацию об организации-контрагенте. Существует словарь организаций, должностей, где можно ввести только наименование внешних организаций. Отсутствуют справочники. Нельзя добавить новый словарь. Недостатком является, то, что работа со словарями доступна только пользователю с правами Администратора. Особенно ярко это проявляется, когда при заполнении РК нельзя заполнить некоторые поля, так пользователь не имеет возможности ни выбрать из словаря, ни добавить недостающее слово в словарь. Настройка словарей и печатных форм, занимает достаточное количество времени. Это неприемлемо, если систему автоматизации нужно внедрить в кратчайшие сроки.

Количество символов логина и пароля не должно превышать 8 символов. Наименование подразделения не должно превышать 30 символов включая пробелы.

По правам пользователи системы делятся на Администраторов и просто пользователей. То есть пользователь как таковых прав не имеет. В системе не реализован механизм разграничения прав доступа на документ.

Введенные данные о пользователе не редактируются, даже в случае ошибочно введенной фамилии или логина пользователя.

Отсутствие таких функциональных блоков как: дизайнер форм карточек, маршрутизация и задания маршрута, генерации отчетов, е-mail рассылки, поддержка шифрования и ЭЦП, фильтра, роли, «мастер журналов и отчетов», модуль для web-доступа, фильтр, протокол действий пользователя.

Не поддерживаются некоторые функции определенные стандартами российского делопроизводства: ведение журнала документов, реестр рассылки документов, списание документа в архив, визирование и подписание документов. Нет возможности учитывать версии и проекты документов.

Служба технической поддержки. Техническая поддержка с сайта компании («вопрос-ответ») фактически не работает и не обновляется. На электронные письма в отдел технической поддержки и общий адрес предприятия ответов не поступает. Не понятно, существует ли «горячая линия» поддержки для лицензированных пользователей системы. Отсутствует подробная инструкция по данной системе.

По непонятным причинам каталоги отчетов в программе Гран-Док почему-то именуются то "катологами", то "каталогами".

Складывается впечатление, что данная система давно не имела обновлений и доработок.

Система Гран-Док, скорее предназначена для небольших муниципальных организаций, с малым количеством подразделений и персонала. Система не универсальна. Она требует значительной настройки словарей, формирования списка пользователей, построение индекса адресов, регистрацию печатных форм, настройку печатных форм с номенклатурой. Усложняет работу с системой отсутствие подробной инструкции. Скорее всего, система не ориентирована на максимально быстрое внедрение.

6.5.ДЕЛО

ДЕЛО является собственной разработкой компании «Электронные офисные системы» (ЭОС) (www. *****).

Система разработана для использования в традиционных делопроизводственных службах: управлениях делами, секретариатах, канцеляриях, общих отделах, экспедициях и т. д.

Продукт реализует автоматизацию делопроизводства в классическом его понимании. ДЕЛО лучше остальных систем ориентирована на нормы отечественного делопроизводства и прекрасно учитывает российскую бизнес-логику работы с документами. Обладая всем необходимым функционалом, который предусматривает поддержку делопроизводства и документооборота в сложившихся традициях, она одинаково хорошо подходит для использования, как в государственных, так и коммерческих структурах.

САДЭД ДЕЛО, является готовым («коробочным») промышленным, настраиваемым решением, открытым для расширения и интеграции. Данный продукт отличается интуитивно понятным интерфейсом, быстрыми и безболезненными сроками внедрения, так как он не только не меняет сложившиеся процессы работы с документами, но и позволяет еще более их оптимизировать в соответствии с нормами российского делопроизводства. Кроме того, компания ЭОС имеет развитую сеть партнеров по всей России и странам СНГ, занимающихся внедрением и поддержкой системы ДЕЛО, что позволяет удерживать фиксированные цены на поставку и внедрение независимо от степени удаленности разработчика.

Примечательно, что ДЕЛО является первой системой документооборота в России, получившей государственный сертификат наивысшего качества.

 

Одним из достоинств ДЕЛО, которое хотелось бы особо отметить, является функция «справочники», подобной которой, не встречается более ни у одной из рассматриваемых систем. Она позволяет учитывать всю информацию об организациях-контрагентах (название организации (полное и сокращенное), регион, индекс, город, адрес, e-mail, ФИО, тел., факс, юридический адрес, ИНН, ОКПО, ОКОНХ, представителей организации, банковские реквизиты и дополнительные примечания). Данная информация необходима не только бухгалтеру предприятия, но и секретарю, менеджеру, юристу и другим должностным лицам в повседневной работе.

Очень удобно и просто выстроена работа с кабинетами и папками системы. ДЕЛО содержит папки «поступившие», «на подписи», «на исполнении», «на визировании», «проекты документов», «на контроле». Для удобства пользователь может создавать собственные папки. Таким образом, очень легко отследить стадии работы с документами. А принцип «кабинетов» позволяет объединить несколько должностных лиц в один кабинет, как это чаще всего и бывает в реальности. Принцип «кабинетов» является характерной особенностью системы ДЕЛО. Иначе говоря, автоматизирован «живой процесс» работы с документами.

Все документы, подлежащие регистрации, делятся в системе на произвольное количество групп (сформированных на основе базовых), каждая, из которых регистрируется отдельно, т. е. имеет отличные от других групп правила формирования регистрационного номера и, как правило, различный набор реквизитов. Системой ДЕЛО поддерживаются три базовые группы:

• входящие – из вышестоящих организаций, из разных организаций и предприятий;

• исходящие (внутренние) – инициативные документы, ответы на запросы, ответы на письма граждан;

• письма и обращения граждан.

Система поддерживает регистрацию сопроводительных, повторных, связанных документов, регистрацию проектов документов, связанных проектов документов и работу с ними, позволяет назначить соисполнителей по документу. Причем при регистрации сопроводительных документов имеется возможность прикрепить сам файл документа, а не только указать информацию о нем, как это реализовано во многих других системах.

Очень удобно работать с регистрационной карточкой (далее РК). Во-первых, в ней нет всевозможных закладок, скрытых полей, либо полей обязательных для заполнения, не нужно прописывать схемы и маршруты рассылки РК, т. к. система автоматически рассылает их всем исполнителям и контролерам по данному документу (реализован принцип свободной маршрутизации). Дополнительно возможно использовать произвольные списки рассылки документов. Во-вторых, она сама генерирует регистрационный номер и дату документа, что упрощает процесс регистрации и предотвращает возникновение путаницы с номерами и индексами документов.

Недочетом является отсутствие функциональной возможности называемой «мастер регистрационных карточек», позволяющей создать регистрационную карточку с некоторыми «индивидуальными» реквизитами организации, либо скорректировать реквизиты на основе имеющейся РК. В ДЕЛЕ имеется такая функция как «дополнительные реквизиты», позволяющая создавать произвольные реквизиты заданных типов (дата, тест, числовые типы и т. п.) в разделе РК «Дополнительные реквизиты». Но отсутствует возможность поместить эти реквизиты в основной раздел РК.

Система ДЕЛО максимально полно поддерживает классическое делопроизводство, об этом свидетельствует наличие функций: реестр рассылки, номенклатура и опись дел, списание документов дело с соблюдением всех архивных норм и правил.

Она рассчитана и на организации, ведущие работу с удаленными подразделениями и филиалами.

ДЕЛО изначально разрабатывалась для государственных учреждений, поэтому в ней реализован механизм по работе с обращениями граждан. При регистрации гражданина очень удобно вводить его личные данные (фамилию, город, индекс, телефон, адрес, регион, статус, категорию, пол, ИНН, паспортные данные, e-mail, примечания). А для удобства обработки данных обращений граждан, в системе указывается вид обращения – личное, коллективное либо анонимное.

Система поддерживает режим печати РК документа, регистрационного штампа, штрих-кода используемого при поточном сканировании, реестра рассылки документов, наклеек на документ. При этом шаблоны печати можно задавать собственные шаблоны печати.

Поддержка электронного документооборота обеспечивается вследствие реализации таких функций как: интеграция системы с внешними приложениями MS Word, MS Excel, MS Outlook, регистрация бумажных документов и преобразования их в электронную форму с применением функции поточного сканирования, придание юридической значимости электронным документам с помощью средств электронно-цифровой подписи (ЭЦП) и криптозащиты, регистрация и отправка документов при помощи интеграции с электронной почтой.

Особое внимание разработчиками уделено конфиденциальности и безопасности информации. В системе учитывается регламентация прав доступа пользователей к картотекам документов в соответствии с их грифами. Предусмотрена совместимость системы с антивирусными пакетами.

ДЕЛО – единственная система из рассмотренных, имеющая подробную сопроводительную печатную документацию, и электронную встроенную помощь с изображениями и подсказками. При этом имеет наибольшее количество дополнительных модулей: подсистема архивное хранение, ДЕЛО-WEB, поточное сканирование, ЭЦП и шифрование, eDocLib, система ДЕЛО-Кадры и др.

Как отмечалось выше, в системе ДЕЛО отсутствует такая функциональная возможность как «дизайнер форм карточек», которая позволяет создавать новые формы РК, добавлять «нестандартные» реквизиты, учитывающие индивидуальность организации на основе имеющихся РК в основной раздел РК.

В ДЕЛЕ Вы также не найдете «графического дизайнера маршрутов», да и вообще любого другого маршрутизатора. Маршрут в системе ДЕЛО задается только при работе с проектами документов. В системе предусмотрено три вида задания маршрута:

·  параллельный (проект документа рассылается сразу всем участникам процесса визирования, а затем подписания);

·  последовательный (проект документа направляется на визирование и подписание должностным лицам в порядке очерёдности);

·  параллельно-последовательный.

ДЕЛО содержит стандартные отчетные формы, генерируемые на основе шаблона в файл MS Word. Шаблоны формы легко редактируются пользователем в MS Word. А любые дополнительные отчеты разрабатываются при помощи специального API, поставляемого с системой.

В ДЕЛЕ также отсутствует система ролей – механизма обеспечения информационной безопасности, который формирует пользовательские роли и определяет объем информации и операций, к которым допущена каждая конкретная роль. В дальнейшем роли можно указывать вместо конкретных исполнителей, что позволяет организовать работу в режиме реального времени или постоянного замещения одного сотрудника другим. Однако в модуле Администрирование имеется функция, позволяющая скопировать права пользователя. Таким образом, достаточно легко создать нового пользователя, наследующего все (или часть) прав и личных настроек от уже существующего в системе пользователя.

В системе ведется полное протоколирование действий пользователя и действий администратора по изменению прав пользователей. Но, не реализован механизм обработки данных протоколов: поиск в протоколе по критериям т. п.

Однако стоит оценить по достоинству встроенные в систему средства электронной почты, позволяющие проводить рассылку прямо из регистрационной карточки, что позволяет значительно экономить время и силы. Предусмотрена передача, как копий, так и оригиналов документов.

Кроме того, ДЕЛО, единственная поддерживает наличие нескольких картотек в системе. Каждое подразделение с большим объемом документооборота может иметь собственную картотеку. Все картотеки могут взаимодействовать между собой.

Ну и самое главное, в ней реализована поддержка всех наиболее важных делопроизводственных функций, таких как: реестр рассылки, опись дел, списание документов в дело с соблюдением всех архивных норм и правил. Что позволяет избежать ведения дополнительных журналов, специализированных программ, Excel - и Word-документов, облегчая тем самым труд персонала.

Подводя итог, хотелось, чтобы в системе были учтены недоработки и появился полноценный редактор регистрационной карточки для обеспечения возможности настройки вида РК для «нетипичных» документов. Возможно стоит увеличить количество предлагаемых стандартных отчетов. Но в целом, это действительно удобный и продуманный продукт.

6.6.ЕВФРАТ-ДОКУМЕНТООБОРОТ

 

«ЕВФРАТ-ДОКУМЕНТООБОРОТ» является разработкой российской компании – Cognitive Technologies Ltd (www. *****).

Она имеет привычный дружелюбный интерфейс почтовой программы, понятный любому пользователю.

К преимуществам программы можно отнести приложение «мастер журналов и отчетов». Он предоставляет большой выбор отчетных форм (их подробность) и возможность создавать собственные формы отчетов. Но, создать более или менее серьезный отчет не обладая навыками программирования не получится, т. к. потребуется создавать запросы к БД.

В системе ЕВФРАТ-Документооборот предусмотрен способ обмена электронными сообщениями между пользователями через встроенный почтовый сервер. Сообщения, могут содержать текст и вложенные РКК документов, но нет возможности прикрепить обычный документ, например, отчет исполнителя (можно указать только адрес документа в локальной сети). Сотрудник с правами «Администратор» имеет функцию отправки сообщений всем работающим коллегам или конкретному работающему лицу. Функцией можно воспользоваться для одновременного оповещения работающих сотрудников, например, о завершении работы в системе или о начале совещания. Данная возможность используется самой системой для автоматической рассылки уведомлений и напоминаний, связанных с поручениями и согласованиями.

Наличие функции «списки рассылки» позволяет разослать документ всем выбранным пользователям. В ней можно объединить отделы «маркетинга», «продаж», должности «руководству», «администратору», «всем пользователям» и т. д. Рассылка осуществляется между сотрудниками организации. Рассылка же внешним организациям невозможна, т. к. система в стандартной поставке не поддерживает справочник внешних организаций.

В системе ЕВФРАТ-Документооборот реализован механизм «ролей» служащий для делегирования текущих и будущих заданий, прав доступа на документы и потоки, перенаправления потока входящих сообщений от одного пользователя к другому. С помощью него можно создавать объем обязанностей и полномочий по выполнению специфических функций, накладываемых на исполнителя данной роли. Фактически роль выступает в качестве иного именования сотрудника и может использоваться везде, где можно указать имя сотрудника: в списке исполнителей и контролера поручений, в качестве получателя сообщений, при назначении прав на отдельные документы и потоки документов и т. д. В один момент времени роль может исполнять только один сотрудник, в то же время один и тот же сотрудник может исполнять несколько ролей.

При регистрации подразделения привлекает возможность ввода информации о подразделении организации (наименование подразделения, руководитель подразделения, номер подразделения, телефон, факс, е-mail, адрес, примечание). А также при регистрации пользователя возможность ввести информацию об этом сотруднике (ФИО, комната, телефон, факс, e-mail, примечание), недостатком этой возможности является отсутствие функции «выбрать из справочника», т. к. данные об организации такие как: индекс, адрес, телефон, как правило, постоянны. Данная функция могла бы быть полезна всем пользователям в качестве справочника организации, но, это доступно только сотрудникам с правами «Администратор».

К недостаткам стандартной поставки ПО следует отнести, отсутствие возможности работы с обращениями граждан, а, следовательно, не предусмотрено создание справочника граждан, не поддерживаются специальные функции обработки обращений граждан (повторность, коллективность, анонимность, личное и т. п.). Хотя предоставляется возможность создать произвольную форму РКК «обращения граждан», создать словарь «вид обращения».

В ЕВФРАТ-Документооборот одновременно с документом может работать только 1 сотрудник. В то время как зачастую требуется коллективный труд, что повышает быстроту исполнения поручений.

Также нет регистрации документов из электронной почты в связи, с чем система не позволяет работать с удаленными филиалами и организациями, назначать соисполнителей по документу.

В стандартной поставке отсутствуют значимые функциональные возможности, такие как: опись дел, номенклатура дел, списание документа в дело, поддержка проектов документов, версий документов, реестра отправки документов, журнала ознакомления с документами, поточное сканирование, использование фильтра, наследование прав пользователя, отсутствие возможности пользователя создавать личную папку. Существует еще ряд недочетов делающих работу менее комфортной: отсутствие грифов доступа к документам, вида доставки документов, картотек подразделений, личных кабинетов пользователей.

В новой версии ЕВФРАТ-Документооборот v.12, предусматривается возможность интеграции ЕВФРАТ с электронной почтой, которая обеспечит отправку и получение электронной почты непосредственно на рабочих местах пользователей. Пользователи смогут импортировать обыкновенные почтовые сообщения произвольного формата (txt или html) и приложенные к ним файлы в документы системы ЕВФРАТ-Документооборот, и наоборот – отправлять документы системы в виде обычных писем электронной почты.

В 11 версии ЕВФРАТА было невозможно посмотреть в РК, в каком формате прикреплен файл и сразу же открыть его. Для того чтобы просмотреть приложенный файл, нужно было открыть меню «Файл», выбрать «экспорт». В новой версии программы этот порядок несколько изменен, теперь при прикреплении либо просмотре документа автоматически предлагается «открыть» или «сохранить» этот файл. Но удобства в работе эти изменения не добавили. А при вложении аудио-файлов, по-прежнему, используется метод «файл-экспорт».

Преимуществом же системы является быстрота обучения пользователя, удобство и простота настройки.

Внедрение ЕВФРАТ-Документооборот на небольшом предприятии может быть осуществлено не только специалистами компании Cognitive Technologies Ltd, но и собственными силами технических специалистов организации. Использование собственной разработки – СУБД «Ника», отражается на скорости работы системы. Медленно происходит загрузка РК документа, создание отчетов. Трудно представить, как система будет справляться с большим объемом документов и РК. Возможно, эта проблема решиться в следующей версии, c которой в качестве СУБД будет не только «НИКА», но и платформа MS SQL Server, Oracle.

Система позволяет не создавать пароль для пользователя системы. То есть вход в систему осуществляется только под логином пользователя. Кроме того, система запоминает на рабочем месте последний логин, под которым осуществился вход, это позволяет злоумышленникам воспользоваться незащищенностью программы.

Неудобно искать зарегистрированные документы за текущий день и уже исполненные. Появившаяся упрощенная процедура регистрации документов позволила проводить регистрации документа на основе уже существующего с автоматическим заполнением необходимых полей, что существенно сокращает время и упрощает регистрацию однотипных документов. К тому же, предусмотрена проверка на дублирование регистрируемых документов.

В новой версии предусматривается возможность создания справочников. Хочется верить, что система позволит создать недостающий справочник организаций и предприятий для учета данных организаций-контрагентов. Пока система содержит только встроенные справочники «структура предприятия» и «адресная книга».

Особенно остро отражается на контроле исполнительской дисциплины отсутствие функций согласования проектов резолюций, визирования, согласования проектов документов, отсутствие возможности проследить работу с версиями документов. Визирование документа осуществляется только с применением функции ЭЦП.

Дополнительно в систему могут входить следующие модули:

1.  Программа Архивариус – предоставляющая средства автоматизации процессов списания и хранения документов (состоит из Сервера Архивариуса, программы конфигурирования БД Архивариуса и программы обслуживания сервера Архивариуса);

2.  НТТР-сервер, который дает возможность пользователям получать доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира;

Таким образом, можно сделать вывод, ЕВФРАТ-Документооборот ориентирована на работу сотрудников небольших промышленных частных и государственных организаций, высших учебных заведений, страховых и финансовых организаций, сервисных и IT-компаний. Выпуск новой версии ЕВФРАТ-Документооборот v.12 позволит расширить существующие рамки заказчиков, так как система способна будет работать на распространенных СУБД (Oracle и MS SQL Server), а также обеспечит работу удаленными подразделениями и филиалами, а весьма доступные цены на систему делают ее очень привлекательной для небольших организаций.

6.7.ЗОЛУШКА

 

Система автоматизации делопроизводства DIS:Class Электронная канцелярия «Золушка» создана -Технологический Центр Института Развития Москвы» (НТЦ ИРМ) (www. *****).

Золушка осуществляет поддержку управленческой деятельности за счет автоматизации классического делопроизводства.

К сожалению, в системе присутствует ограничение: система  работает в промышленном режиме при объеме до 20000 зарегистрированных документов в год.

Данная программа состоит из 3х независимых компонентов:

-  «Письма граждан». Характеризуется тем, что связующим началом пакета (пачки) писем является идентификатор адресата – отправитель.

-  «Решения и распоряжения». Характеризуется возможностью поставить на контроль не только документ в целом, но и отдельные его пункты. При этом контроль вести по каждому пункту в отдельности.

-  «Служебная корреспонденция». Характеризуется большим объемом переписки между организациями.

Это является уникальной особенностью Золушки, так как фактически регистрация документов осуществляется не в одной подсистеме, как у остальных, а в трех. Кроме этих компонентов, система не содержит никаких дополнительных модулей и приложений.

РКК системы DIS:class состоит из взаимосвязанных закладок, а именно: регистрационная карточка, рассылка документов, примечания, поручения, сопроводительные документы, оригиналы, повторные документы, ответы. Каждой закладке соответствует поле, предназначенное для ввода значения. Рассмотрим особенности работы с отдельными закладками карточки системы «Золушка»:

·  Закладка регистрационная карточка. При работе с РКК системы DIS:class сразу отмечается отсутствие ряда стандартных реквизитов, таких как: гриф доступа, вид доставки, количество листов документа, номер экземпляра. Также отсутствует автоматическая генерация рег. номера. Данный реквизит является обязательным для заполнения и выбирается вручную. Система не позволяет указать в закладке РК больше 2-3х исполнителей и контролеров, т. к. поле РКК ограничено на введение символов.

·  Рассылка – поле, в котором отмечается, в какие подразделения были пересланы копии документа, а также вносится запись в реестр отправки. После записи карточки документа в базу данных программы автоматически создают и отправляют электронные копии этих карточек в базы данных подразделений, выбранных вручную из сформированного списка рассылки. Рассылать РКК следует только после того, как на ней были заполнены все необходимые поля, прикреплены сопроводительные документы, файлы. В случае если это не было выполнено, то дополнение реквизитов осуществить невозможно, т. к. после отправки копии РКК отправитель теряет права на ее редактирование - она становится для него «чужой», т. е. принадлежащей подразделению-получателю, кроме того, возникают случаи, когда в папку к исполнителю может попасть сразу несколько одинаковых карточек. Путь движения копий РКК отражается в поле «путь рассылки».

·  Поручения. Нет возможности, назначить ответственного исполнителя, отправить документ на подпись или визирование.

·  Сопроводительный документ, содержит данные о документе (наименование организации, номер, дата документа, исполнители и поручения на документ) приложенного к первичному или повторному документу и пересланный из другой организации. В этой закладке отсутствует возможность прикрепить файл сопроводительного документа.

·  Оригиналы - закладка для добавления электронной копии документа. Прикрепляемый файл нельзя редактировать т. к. в процессе привязки автоматически создается и переименовывается копия файла-оригинала, которая помещается в специальном подкаталоге «рабочая область». У копии файла устанавливается атрибут «Только чтение». Для того чтобы внести изменения в документ, нужно сохранить его под другим именем и заново прикрепить к карточке, таким образом, появляется две копии одного и того же документа.

Системой не предусмотрена совместная работа над документом, назначение соисполнителей.

Функция «Номенклатура дел» - сводка за указанный период регистрации по индексам. Сводку, возможно, формировать как по отдельному индексу, так и всем сразу. В этой сводке учет ведется только по первичным и повторным карточкам. Поддержка функции «списания документа в дело». Списание документов в дело обеспечивается в соответствии номенклатурой дел. Система поддерживает реестр рассылки документов внутри организации. В реестре отмечается, в какие подразделения был отослан документ. Данная функция не выделена в отдельный функционал, как например, это сделано в системе ДЕЛО. Реестр можно посмотреть, открыв РК документа.

Папки системы состоят из набора вложенных древовидных папок, которые содержат «историю документов». Формирование истории документов - представление совокупности документов, всей переписки по вопросу и регистрационных карточек документов, входящих в состав этой папки.

Словари системы не выделены в отдельный функционал. Они пополняются только при вводе новых значений в поля РК. Причем эта процедура трудоемка и отнимает много времени при вводе новых данных в поля РК. Система позволяет распечатать имеющиеся в ее БД словари.

При формировании отчетов, возникает системная ошибка. Невозможно экспортировать файл отчета в MS Word. Есть возможность сохранять отчеты в системную папку в формате rtf. В этом формате отчет можно редактировать.

Система Золушка DIS:class не позволяет создавать группы пользователей, присваивать роли. Не поддерживается работа с должностями сотрудников.

Системой не поддерживается функциональная возможность «Наследование прав». Каждому пользователю права присваиваются вручную администратором системы. Это неудобно при наличии большого количества пользователей с одинаковыми правами.

Не поддерживается функция шифрования данных и работы с ЭЦП. Таким образом, при работе в этой системе невозможно обеспечить защиту документооборота. Пароль, присваиваемый пользователю должен быть не более 8 символов. Система, позволяет и не присваивать пароль пользователям, также она автоматически запоминает все логины пользователей, которые содержатся в ее БД, и предлагает при входе в систему выбрать свой логин. Это является еще одним пробелом в защите данных.

При регистрации пользователей кроме ФИО и подразделения, к которому он относится, нельзя указать ни его должность, ни наименование отдела внутри подразделения, ни контактные данные. Трудно даже представить, как система работает в организации с большим количеством пользователей. Естественно, что невозможно запомнить имена и фамилии большого числа пользователей, тем более их должности. Выяснение этих подробностей будет занимать определенное количество времени сотрудников. Кроме того, количество символов Ф. И.О. сотрудника не должно превышать 25 символов с учетом пробела.

Отличительная особенность - возможность при добавлении улицы корреспондента-гражданина указывать, к какому административному делению она относится. А также при регистрации гражданина возможность указать его домашний и служебный телефон.

Система не поддерживает справочника организаций-контрагентов.

Огорчает отсутствие функциональных блоков:

-  Справочники

-  Дизайнер форм карточек

-  Задание маршрута, графический дизайнер маршрутов

-  Протокол обработки

-  Полнотекстовой и реквизитный поиск

-  Проведение e-mail рассылок (кроме рассылок подразделениям)

-  Редактор отчетов

-  Группы пользователей

-  Система ролей

-  Возможность работать on-line через web

-  Отсутствие поддержки проектов и версий документов.

Кроме встроенной подсказки, система не имеет руководство пользователя, администратора. И это относится не только к демо-версии. Даже у тех, кто использует данную систему лицензионно, также не оказалось руководства по ней.

Система «Золушка» одной из первых появилась на российском рынке автоматизации делопроизводства и приобрела себе имя и немалый круг заказчиков среди муниципальных и государственных учреждений. Имела очень высокие шансы оставаться лидером в этом сегменте. Сейчас данное предприятие занимается поддержкой ранее внедренных продуктов. Давно не происходило никакого обновления и развития системы. На существующем функционале она очень ограничена в заказчиках, а по имеющимся на нее ценам она практически недоступна мелким государственным и муниципальным организациям, на которые собственно и рассчитана. Скорее всего, через несколько лет данная компания уйдет с рынка автоматизации делопроизводства как полноценная система, по крайней мере, с решений, предназначенных для работы на MS SQL Server, так как на рынке присутствуют другие программные продукты более доступные по цене и наиболее развитые по предлагаемому функционалу.

Тема 7. Проблемы автоматизации электронного документооборота

  Факторы, тормозящие внедрение электронного документооборота

В России системы электронного документооборота начали внедряться значительно позже, чем в других индустриально развитых странах. Такое медленное внедрение и распространение электронного документооборота было вызвано несколькими серьезными факторами.

7.1. Финансовый фактор

В большинстве случаев высший менеджмент компаний и руководители государственных органов власти финансируют ИТ-проекты по остаточному принципу. В единицах компаний есть собственные ИТ-бюджеты и выверенная ИТ-стратегия. Руководители не хотят вкладывать деньги в непроизводственные сферы деятельности, а именно так они воспринимают СЭД. В частности, в большинстве случаев наблюдается неготовность выделять существенную часть бюджета проекта на процесс обучения пользователей.

Во многом именно изменение отношения к ИТ со стороны руководителей позволит более активно развиваться рынку СЭД, но, впрочем, это относится почти ко всем ИТ-технологиям. И эту ситуацию сможет переломить только общее улучшение экономического положения в стране.

К финансовым факторам нужно отнести так же относительную дороговизну систем автоматизации документооборота. Особенно это существенно для малого и среднего бизнеса, где внедрение ИТ-технологий идет пока медленнее всего.

Однако в последнее время явно обозначилась тенденция к удешевлению некоторого количества тиражируемых продуктов, предназначенных для этого типа потребителей.

7.2. Фактор персонала

Фактор персонала является одним из самых важных при внедрении СЭД. При появлении на предприятии или в государственной организации каких-либо информационных систем персонал чаще всего встречает эти нововведения «в штыки». Но если бухгалтерские программы или программы по управлению персоналом больше используют сотрудники, которые прошли специальное обучение и привычны к работе на таком ПО, а при внедрении систем ERP/MRP, MTP II класса с ними работает ограниченное число персонала, то при внедрении СЭД с ними будут вынуждены работать все сотрудники компании.

К сожалению, следует отметить, что в целом уровень подготовки персонала во многих российских компаниях довольно низок, многие сотрудники работают только в офисных приложениях и программах-почтовых клиентах, при этом уровень понимания самих программ также чрезвычайно низок. Введение новых продуктов очень часто связано с непониманием возможностей данной системы, и нежеланием принять что-либо новое, что может сорвать всю работу системы.

Особенно остро этот вопрос стоит в государственных и муниципальных органах власти. В них уровень компьютерной грамотности нередко еще ниже, чем во многих частных компаниях. А ведь именно государственные и муниципальные структуры власти являются одними из главных потребителей СЭД. Довольно часто в этих органах в приказном порядке внедряются различные системы, при этом руководство очень редко задумывается об обучении персонала. Все это приводит к тому, что, к сожалению, зачастую внедрения СЭД в государственных органах оказывались неудачными, то есть системы существуют, но они не применяются. Подобное развитие не может не отпугивать представителей власти, которые видят, что потраченные деньги не приносят никакой пользы, и это тормозит внедрение различных систем электронного документооборота.

Впрочем, довольно часто в государственных и муниципальных органах власти сами руководители не предпринимают никаких шагов для внедрения и использования СЭД, так как не видят в этом своей заинтересованности. В государственных и муниципальных органах власти удачность внедрения зависит во многом от воли руководства. Так, все удачные внедрения СЭД в органах госвласти были осуществлены благодаря активному участию руководства.

В коммерческих организациях внедрение СЭД проходит проще за счет того, что руководство рискует деньгами компании. Поэтому при внедрении персонал обычно обучается.

Но при этом возникает проблема собственно руководства компании. В отечественной практике высший менеджмент компании чаще всего осуществляет работу с документами через секретарей, именно секретари проводят регистрацию и фильтрацию документации. При внедрении СЭД руководители компании остаются фактически один на один со всем потоком документов, впрочем, следует отметить, что в большинстве случаев эта проблема решается за счет того, что секретари выполняют свою работу, а руководство работает с печатными документами.

Отсутствие знаний в области современных методологий управления компаниями у руководства компании может свести «на нет» эффект от внедрения СЭД.

Еще одной проблемой, которая довольно часто возникает в крупных компаниях и государственных и муниципальных структурах, является квалификация делопроизводителей. Следует отметить, что в крупных компаниях и госорганизациях делопроизводители обучались в основном еще в советские времена и привыкли работать по советским стандартам на бумажных носителях. При этом со своими обязанностями они справляются неплохо и часто просто не понимают, зачем менять устоявшуюся систему.

Делопроизводители, на мнения которых руководство компании часто опирается при выборе СЭД, пытаются внедрить свои понятия в электронную систему. Так, при введении одной СЭД делопроизводитель пытался выяснить, как система будет работать с нумератором. Сложность состоит также и в том, что делопроизводители боятся потерять свое место, боятся, что «их заменят кнопкой». Но практика показывает, что при внедрении СЭД число делопроизводителей, как это ни парадоксально, может не уменьшиться, а увеличиться.

Подобная проблема реже возникает в средних и малых компаниях, делопроизводители в которых обычно прошли обучение уже в 1990-е гг. и поэтому более лояльно относятся к внедрению новых электронных систем.

Такие проблемы с персоналом могут быть решены несколькими путями. Первый, самый эффективный, но наиболее затратный - это постоянное и полное обучение персонала во время внедрения. При этом обучение лучше проводить вместе с пилотным проектом.

Пилотный проект - еще одна возможность решить проблему персонала. При внедрении пилотного проекта персонал может постепенно, а не сразу перейти к работе в СЭД, что позволит увеличить отдачу от использования ИТ-технологий.

Еще одной возможностью преодоления сопротивления персонала является создание системы мотивации. При этом система мотивации может быть применена как к персоналу в целом, так и к руководству компании. Руководство компании должно мотивироваться или вышестоящими структурами, например, в госорганах это могут быть высокопоставленные чиновники или общефедеральные конкурсы, или собственно системными интеграторами.

Поможет во внедрении СЭД и интеграция клиентских приложений с известными программными продуктами, которые пользователи уже освоили, им нет необходимости проходить длительные и дорогие тренинги. Так возможно создание клиента на основе MS Outlook.

Следует отметить, что постепенно уровень компьютерной грамотности повышается, что будет способствовать все большему применению ИТ-технологий и, соответственно, СЭД.

7.3. Технический фактор

Серьезным препятствием для распространения средств автоматизации документооборота является отсутствие устойчивых каналов передачи данных для территориально-распределенных организаций. Эта проблема все еще характерна для регионов. Невозможность регулярной синхронизации данных в таких организациях, своевременного движения документов в цепочке документооборота, делает бессмысленным и даже вредным попытки внедрения СЭД.

Еще одним препятствием можно назвать, на первый взгляд, парадоксальный факт - внедрение систем управления предприятием ERP-класса. Сами по себе такие системы не содержат какого-то развитого функционала управления документооборотом, а установка дополнительной системы автоматизации сопряжена, зачастую, с необходимостью обновления компьютерного парка организации.

7.4. Реклама СЭД

Главным фактором, тормозящим развитие СЭД, практическое отсутствие рекламы сути и возможностей СЭД.

Пользователи в целом мало знакомы с возможностями СЭД, экспресс-опрос среди нескольких десятков компаний из различных секторов экономики, относящихся в основном к среднему бизнесу, или бизнес которых приближается к определению “крупного”, показал, что далеко не все имеют представление о возможностях электронного документооборота. Сами представители компаний определили свой уровень знаний о СЭД как низкий. Как следствие, недооценка руководителями компаний эффекта от внедрения СЭД.

Но при этом практически все представители компаний хотели бы получить более точную и полную информацию о возможностях СЭД.

Такой результат показывает, что системные интеграторы и компании-производители плохо проводят рекламные и PR-акции по пропаганде преимуществ внедрения СЭД. Это приводит к тому, что часто сами клиенты, даже если и хотят внедрить в своей организации СЭД, плохо представляют возможности данной системы.

Такая слабая информированность о возможностях СЭД происходит потому, что сами ИТ-компании в России воспринимают траты на продвижение своих продуктов и решений как неизбежное зло, которое только отнимает деньги и время. Конечно, есть исключения, но в целом ИТ-компании не желают тратить свои деньги на рекламу и PR. Такое положение дел не может не влиять отрицательно на рынок СЭД в целом.

Компаниям, системным интеграторам стоит более активно продвигать свои решения за счет проведения рекламных компаний, семинаров, конференций и т. д. По сути, компания, которая сможет провести целостную рекламную компанию на неокончательно сформировавшемся рынке, получит существенные конкурентные преимущества и завоюет значительную часть рынка.

Мощная разъяснительная и рекламная компания поможет также и самим потребителям лучше ориентироваться, в сущности, и возможностях электронного документооборота.

Как уже отмечалось в отчете, конкуренция между производителями на рынке СЭД пока не значительная. Ряд успешных компаний, которые имеют возможность рекламировать свою продукцию, прогрессивность и удобство ЭД, не ощущают пока в этом острой необходимости. Вероятно, массированные рекламные компании систем СЭД – дело будущего.

К сожалению, следует отметить, что в целом уровень рекламного и PR-обеспечения в ИТ-отрасли низок по сравнению с другими отраслями российской экономики. В целом уровень менеджеров, отвечающих за PR и рекламу, также ниже чем, например в ТЭК или телекоммуникациях, или торговле. Как уже говорилось, это связано с явной экономией на рекламном продвижении бизнеса, но в последнее время стала наблюдаться тенденция к улучшению. Некоторые лидеры ИТ-рынка стали вкладывать средства в рекламные проекты, и можно ожидать, что через один - два года ситуация с информированием клиентов резко изменится в лучшую сторону.

К проблемам рекламы можно отнести проблемы создания и поддержания каналов продаж. К сожалению, многие ИТ-компании не имеют пока стабильных и выверенных каналов продаж, но ситуация постепенно начинает меняться в лучшую сторону.

5.5. Структура компаний-потребителей

Трудностью при внедрении СЭД является организационная нестабильность потребителей. Документооборот формализует деятельность предприятия, делает ее более предсказуемой и стабильной, но в российских условиях предприятия довольно часто меняют свою структуру, что влечет за собой и смену схемы документооборота. Но в последнее время с общим объемом российской экономики российские компании постепенно стараются формализовать свою структуру.

Существование в российской экономике двух управленческих моделей ведения бизнеса, отечественной и западной, существенно затрудняет внедрение систем автоматизации, ориентированных на другие регламенты прохождения документов. Попытки внедрения западных продуктов в компаниях с вертикальной моделью обычно приводит к необходимости серьезного реинжиниринга бизнес-процессов компании.

Также проблематично и то, что сам документооборот в компаниях часто не формализован, отсутствуют четкие регламенты. Так, например, в одной крупной нефтяной компании при внедрении СЭД было посчитано, что необходимо более 800 регламентов прохождения документов, а на момент предварительного внедрения имелось не более 200.

Проблема неформализованного документооборота решается путем оказания консалтинговых услуг, что, конечно, увеличивает стоимость внедрения СЭД и это может отпугнуть покупателей. Но, нужно учитывать, что само внедрение СЭД и создание формализованного документооборота только повысит управляемость предприятия, таким образом, деньги, вложенные в консалтинг на внедрении СЭД, являются инвестициями в развитие и формализацию бизнеса, а не только во внедрение некоей ИТ-технологии.

Внедрение электронного документооборота делает работу каждого сотрудника прозрачной и легкой для контроля со стороны руководства. А, как показывает практика, довольно часто бывает, что сами работники не заинтересованы в подобном контроле, особенно такое случается, как это не парадоксально, в государственных и муниципальных организациях. Чиновники не заинтересованы в полном контроле над своими действиями, впрочем, такая ситуация характерна и для некоторых российских коммерческих предприятий.

Таким образом, сама деятельность предприятия при внедрении СЭД становится фактически прозрачной для высшего менеджмента.

Подобные изменения на предприятиях и в государственных, и муниципальных органах власти могут в целом повысить уровень управляемости и прозрачности, как в экономике, так и в государственном управлении. Все эти изменения имеют смысл только в том случае, если сами руководители хотят достигнуть подобных результатов.

Впрочем, уровень управляемости и прозрачности российских предприятий зависит в целом от уровня развития и открытости экономики. Но внедрение систем электронного документооборота может помочь как улучшению структур управления, открытости экономики, так и улучшению государственного и муниципального управления.

7.6. Уровень понимания задач СЭД

Как отмечают многие системные интеграторы и производители систем электронного документооборота, очень часто они сталкиваются с непониманием того, что собственно должны делать СЭД. Данная проблема имеет отношение к тому, что ИТ-компании слабо информируют о возможностях СЭД и пока руководство многих компаний само точно не понимает, что оно хочет получить от внедрения СЭД. Также это связано и с тем, что в России нет собственно точных определений электронного документооборота.

Основную проблему представители ИТ-компаний видят в том, что заказчики и поставщики по-разному трактуют сущность электронного документооборота.

Такое непонимание может привести к «слишком большому урезанию функций системы (экономически нецелесообразно внедрять такую урезанную систему) или, наоборот, к завышению функциональных требований (что приводит к увеличению сроков на внедрение системы и повышению рисков от проекта внедрения СЭД)».

Непонимание важности внедрения СЭД, недооценка их для повышения управляемости и прозрачности компаний хорошо иллюстрируется таким мнением: СЭД не относится к программным продуктам первой необходимости, поэтому спрос на них будет устойчивым лишь тогда, когда на рынке спокойно и можно заниматься «тюнингом бизнеса».

Подобные оценки высказывают и другие представители этой отрасли. Особо они подчеркивают, что собственно документооборот является на данный момент не только автоматизацией делопроизводства, но и инструментом принятия бизнес - и управленческих решений.

Иногда наблюдается и обратный процесс: сами интеграторы и компании-производители СЭД усложняют задачи для внедрения, что также отталкивает заказчиков, впрочем, это проблема характерна для рынка ИТ в целом.

Для решения подобных вопросов целесообразнее всего создавать совместные группы из представителей заказчика и поставщика, которые могут выработать устроившую всех стратегию внедрения.

7.7. Государственное регулирование

Проблемы государственного регулирования подробно изложены в главе «Государственное регулирование».

Следует только отметить, что государственное регулирование отрасли практически все участники рынка отметили как один из самых важных факторов.

Еще одной сложностью для государственного регулирования является то, что часто решения по поставкам принимаются по политическим мотивам и по тем же мотивам могут быть отменены. Такая нестабильность в принятии решений не может способствовать полноценному развитию СЭД в органах государственной и муниципальной власти.

Таким образом, развитию СЭД мешают препятствия, в целом характерные для всего ИТ-сектора, но которые вполне преодолимы. Особенно активно электронный документооборот будет развиваться в случае продолжения роста российской экономики, что позволит тратить больше средств на ИТ-решения.[14]

Тема 8. Эффективность управления и применение систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота

О том, что системы электронного документооборота повышают эффективность работы с документами знают многие, а вот том, что они выгодны экономически и позволяют окупить затраты на внедрение знают далеко не все.

Внедрение САДЭД – это здравое решение в области бизнеса, а не технологий. Принятие руководством организации решения о вложении средств в улучшенную систему управления документацией даст практический результат – более качественный и оперативный сервис, более эффективное рабочее пространство и, что особенно важно, преимущество перед конкурентами.

Анализ соотношения цена/польза – это логическая процедура оценки соотношения плюсов (пользы) и минусов (цен) каждого из альтернативных вариантов. Плюсы и минусы можно определять с точки зрения подающихся или неподдающихся численной оценке – или осязаемых и неосязаемых – факторов.[15]

Консервативный стиль обращения с документами в бумажном виде на фоне экспоненциально растущего общего объема в мире лишь увеличивает расходы на бумагу и расходные материалы, офисные площади вынужденно нерационально тратятся на хранение архивных дел, подшивок печатных изданий, распечатанной электронной корреспонденции.[16]

Þ  На поиск, согласование и утверждение документов приходится 30% рабочего времени сотрудников. Это примерно 1 месяц в год;

Þ  На ожидание поступления документов – 20 %;

Þ  На передачу документов между подразделениями – 10 %;

Þ  На подготовку стандартных отчетов о движении документов – 10 %;

Þ  На создание новых документов тратится примерно 30% рабочего времени;

Þ % поставленных задач вообще не решаются;

Þ  6 - 15% бумажных документов безвозвратно теряется;

Þ  В среднем создается 19 копий каждого документа.

САДЭД не только поможет решить эти проблемы, но и принесет экономическую выгоду.

Þ  Увеличение скорости и точности поиска позволяет сэкономить от 2х до 5ти часов в неделю на одного сотрудника и составляет от 5-15%;

Þ  Применение систем электронного документооборота увеличивает производительность труда сотрудников на 20-50%, а время обработки одного документа уменьшается более чем, на 75, а уменьшение затраты на хранение на 80%;

Þ  Наличие прототипов и шаблонов документов позволяет экономить от 20-30% времени от трудозатрат на создание новых документов, а это около 7,5% от полного рабочего времени сотрудников.

Þ  Утверждение и согласование документа на одного сотрудника составит 10-30%;

Þ  И наконец, по оценкам специалистов внедривших СЭД, их использование может способствовать увеличению прибыли предприятия на 5-15%.

Таким, образом, средний процент экономии времени при использовании СЭД составляет более 60%.

Внедрение СЭД обеспечивает:

Þ  Скорость предоставление услуг;

Þ  Себестоимость предоставления услуг;

Экономия времени на поиск, обработку, пересылку и хранение документов.

Þ  Качество услуг;

Þ  Увеличение скорости и точности поиска. Поиск и выборка документов происходит по различным атрибутам.

На поиск документа тратятся не часы, а секунды или минуты;

Þ  Времени на передачу документов между подразделениями и ожидания документов не требуется, документы одновременно доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам, обеспечивается коллективная работа над документами.

Þ  Ускорение бизнес-процессов за счет их автоматизации, формализации, протоколирования действий пользователя и контроля исполнительской дисциплины при внедрении автоматизированной системы ДОУ документы передаются на следующую инстанцию сразу же после исполнения.

Þ  Совершенствование и повышение эффективности управления предприятием;

Þ  Улучшение контроля над исполнением документов;

Þ  Повышение безопасности документов;

Þ  Повышение сохранности и удобства хранения документов;

Þ  Процесс согласование и утверждения документов становится прозрачен и происходит в режиме реального времени;

Þ  Подготовка стандартных отчетов о движении документов и объеме документооборота занимает несколько секунд;

Þ  Отсутствие ключевых сотрудников в офисе в связи с командировками не останавливает работу с документами. СЭД обеспечивает возможность удаленной работы с документами как через web-браузер, так и по электронной почте;

Þ  Повышение корпоративной культуры предприятия и рост авторитета и доверия со стороны партнеров и клиентов.

Þ  Но, пожалуй, главное, чего в итоге удается достичь в результате внедрения системы электронного документооборота — это повышения оперативности и качества принятия управленческих решений за счет более адекватного отражения реальной ситуации в управленческой модели

ОЦЕНКА ЭКОНОМИИ И ВЫГОД

Полученная благодаря СУД экономия и выгода может быть поддающейся и не поддающейся количественным подсчетам. Выбирая систему, Вы должны оценить все аспекты, чтобы удостовериться в том, что выгоды от перехода к СУД превышают затраты. Кроме того, при анализе соотношения цена/выгода необходимо учесть и факторы риска.

Исчисляемые выгоды

Подсчёт исчисляемых выгод от перехода на СУД — или, если уж на то пошло, на любую автоматизированную систе­му — может оказаться непростой задачей. В традиционном по­нимании исчисляемые выгоды — это экономия средств благода­ря снижению стоимости работы программ при уменьшении числа пользователей. Продемонстрировать такую экономию при ра­боте с СУД не всегда просто, но возможно. Если раньше ка­кие-либо процессы выполнялись полностью вручную или были автоматизированы только на самом базовом уровне, то с вне­дрением СУД необходимость в определённых разновидностях ресурсов для осуществления этих процессов исчезает.

Увеличение скорости и точности поиска также относится исчисляемым выгодам. Есть все основания предполагать, что пользователи получат возможность сэкономить от двух до пяти часов в неделю. Такой подсчёт базируется на ряде факторов более оперативный доступ к нужным документам; расширенный контроль местоположения последних версий документов I доступа к ним со стороны конечных пользователей; возросшая уверенность в том, что все документы контролируются компанией; исключение всех причин для создания дубликатов документов и их копирования для личного пользования.

Можно подсчитать сумму ежегодной экономии - это количество освободившихся часов в год на человека, умноженном на количество сотрудников, которых коснётся это изменение, умноженное на среднюю зарплату в пересчёте на одного сотрудника (то есть, количество часов в год на человека Х количество сотрудников Х средняя зарплата сотрудников). Например, если человеку удаётся сэкономить от 3 до 5 часов в неделю, за год это составит от 150 до 250 часов (3 часа в неделю умножить на 50 недель или 5 часов в неделю умножить на 50 недель). На предприятии, где трудится 2 000 человек, общая экономия составит от до часов в год. Исходя из того, что каждый сотрудник в среднем отрабатывает 1875 часов в год (37,5 часов в неделю умножить на 50 недель), грубый подсчёт эконо­мии даст в результате от 160 до 265 человеко-лет (300000 часов разделить на 1875 и 500000 часов разделить на 1875).

Разумеется, вся эта экономия рабочего времени сотрудни­ков не переводится напрямую в экономию человеко-лет. Одна­ко опыт осуществления проектов показывает, что, благодаря модернизации и реорганизации, можно исключить затраты от 25 до 50 процентов человеко-лет или признать их излишними. В предыдущем примере при средней годовой зарплате сотруд­ника (не считая накладных расходов) $40 000 прогноз эконо­мии при условии сокращения рабочей силы на 50% составляет от $3,2 миллиона до $5,3 миллиона (160 человеко-лет разделить на 2 и умножить на $40 000 в год и 265 человеко-лет разделить на 2 и умножить на $40 000 в год).

Это всего лишь заниженный подсчёт экономии средств, но даже он даёт в результате весьма значительную сумму для пред­приятия на 2 000 сотрудников. Действительно, если средняя стоимость закупки и внедрения СУД в пересчёте на одного пользователя составит $2000 (включая затраты на персонал, аппаратное и программное обеспечение, компьютерную сеть, обучение, конвертацию, консультации и техническое обслу­живание), отдача от нововведения принесёт выгоду в среднем $4,25 миллиона (среднее арифметическое между $3,2 миллиона и $5,3 миллиона). Если разделить затраты в размере $4 милли­онов (2000 сотрудников умножить на $2000) на расчётную сум­му выгоды $4,25 миллиона, то прогноз окупаемости системы составит 0,94 года (то есть, примерно год после окончательного перехода на СУД). Такая отдача стоит вложений независимо от дополнительных качественных преимуществ.

Представленные здесь возможности сбережения средств указывают на возможность более эффективного распределения ресурсов при условии обеспечения всего персонала организа­ции полным набором действенных средств. Достижение такого рода экономии не требует затрат больших усилий, но результат очень ощутим. Если должным образом упростить и видоизме­нить процесс ведения дел, а также перераспределить рабочие функции, по меньшей мере 25 процентов приведённых выше цифр можно рассматривать как освободившиеся ресурсы чело­веко-лет, открывающие возможность для увеличения трудовой нагрузки.

В приведённых здесь расчётах выгоды не учтены наклад­ные расходы. Если их учитывать в статьях расходов, то они должны быть включены и в подсчёт прибыли. Большин­ство предприятий используют в расчётах затрат и выгод, свя­занных с СУД, только непосредственные затраты, так как оцен­ка накладных расходов в данном случае слишком сложна.

Неисчисляемые выгоды

Неисчисляемые выгоды служат дополнением выгодам ося­заемым. Их невозможно измерить, но многие знают об их существовании и отдают должное их значимости. Связанная с переходом на СУД раци­онализация и модернизация процессов затрагивает три ключе­вые области - скорость предоставления услуг, себестоимость предоставления услуг и качество услуг.

Þ  Скорость предоставления услуг имеет отношение к своевре­менности и оперативности реагирования конечных пользовате­лей и ответственного за управление записями персонала. С внедрением СУД конечным и вторичным пользователям приходится быстрее действовать и принимать решения во всех случаях, ког­да ситуация зависит от информации в документе. Кроме того, система снижает количество последовательных действий, необходимых для получения справочной информации из документа или его просмотра, обеспечивает ускоренное автоматизированное возвращение документа на рассмотрение и увеличивает пропускную способность и возможность распространения новых ма­териалов на предприятии. Благодаря тому, что для авторов упрощается задача быстрой загрузки документов в СУД, со­вершенствуется эффективность и точность работы.

Þ  Себестоимость предоставления услуг связана со временем, которое пользователи и специалисты по управлению записями затрачивают на поиск, обработку, пересылку и хранение доку­ментов. СУД снижает количество задержек и время ожида­ния, связанное с поиском документов по запросу, препятству­ет накоплению запросов на документ или файл, а также умень­шает затраты на восстановление порядка в тех случаях, когда документы размещаются неправильно, или кто-либо их поза­имствовал, или представляется невозможным установить их ме­стоположение. Общие затраты снижаются также благодаря со­кращению объёма ручного труда по обработке записей и умень­шению расходов на доставку документов географически отдалённым пользователям. Более активное использование элек­тронных средств для хранения неактивных и архивных записей в конечном итоге снижает потребности организации в допол­нительном пространстве для хранения бумажных документов.

Þ  Понятие качества услуг связано с объёмом, качеством и распространённостью документов. С внедрением СУД возрас­тает процент востребованности документов, поскольку более широкая их область становится доступной пользователям, осо­бенно в части управления записями. Кроме того, СУД увеличивает точность поиска благодаря использованию контроли­руемого словаря, возможностям текстового поиска и выбор­ки документов на основе определённых атрибутов системных описаний. Более высокая точность при доступе к влияющим на принятие решений данным может привести к улучшению производственных факторов в организации. Подразумевающа­яся необходимость соблюдения стандартов ввода данных в сис­темные описания документов помогает снизить процент оши­бок и повысить качества ввода информации пользователями. Проблемы, связанные с внесением данных и с согласованностью системных описаний, удается выявить прежде, чем они послужат причиной слишком серьёзных затрат.

Преимущества программного обеспечения новой СУД, как и сами документы, распространяются без учёта внутриорганизационных границ. Новая система и мощная компьютерная сеть может усилить потоки информации и устранить множество ог­раничений, связанных как с использованием бумаги, так и с географической удалённостью людей. [17]

Поэтому внедряемая система должна быть достаточно гибкой, чтобы позволить предприятию именно с помощью такой системы и начать процесс совершенствования управления. Более того, именно предприятия с несовершенными бизнес-процессами и нуждаются в первую очередь в системе, являющейся инструментом, с помощью которого этот процесс начнется. Если на предприятии реализован электронный документооборот и сотрудники получают возможность видеть на экране компьютера все документы, задачи и поручения, с которыми они должны работать в данный момент, а руководители имеют возможность видеть в режиме реального времени ход выполнения бизнес-процессов, например, исполнение заказов клиентов, приём новых сотрудников на работу, текущее состояние исполнения договоров, взаимодействие между разными подразделениями компании и т. п., то именно наличие этих возможностей и позволит компании начать совершенствование своих бизнес-процессов.[18]

  Оценка эффективности СЭД

Внедрение СЭД, прежде всего, связано с тем, что данные системы позволяют более эффективно управлять компаниями.

Это становится очевидным, если обратить внимание на следующие цифры:

«Средний» сотрудник выполняет в день 10 операций по поиску различных документов. Поиск одного документа занимает в среднем 2 минуты.

В 10% случаев сотрудник не находит нужный документ. В случае, если документ не был найден сразу, на его поиски тратится еще 2 минуты дополнительно. Если документ все-таки не найден, сотрудник переключается на иную работу.

Средняя годовая зарплата $3600 в год ($300 в месяц).

Накладные расходы на содержание сотрудника (налоги и пр.) 100%

Ниже дан расчет экономии:

(10 раз/день х 2 мин. + 10 раз/день х 10% х 2 минуты) х 1/(8 час. х 60 мин.) х $7200

Итог: если внедрить электронную систему управления документами, то получается $330 экономии в год в расчете на одного сотрудника.

Если в организации работает 100 сотрудников, и все они работают с документами, то экономия составит $33000 в год.

Также внедрение СЭД, по мнению Gartner Group, обеспечивает:

Оценка эффективности внедрения АСДОУ

Экономическая эффективность внедрения автоматизированных систем документационного обеспечения управления - это количественная стоимостная оценка эффекта от проведе­ния мероприятий по автоматизации информационного обеспе­чения организации..

Эффект от внедрения АС ДОУ состоит из поддающейся и не поддающейся количественным подсчетам частей:

- прямой эффект от внедрения системы, связанный с эко­номией рабочего времени сотрудников и средств на материа­лы (исчисляемые выгоды);

- эффект, обусловленный теми преимуществами функцио­нирования организации, которые дает автоматизированная система [скорость и качество предоставления услуг, сокраще­ние времени прохождения документов, повышение качества выпускаемых документов и контроля исполнительской дисци­плины и т. д.] (неисчисляемые выгоды).

Неисчисляемые выгоды затрагивают три ключевые облас­ти - скорость предоставления услуг, себестоимость предос­тавления услуг и качество услуг.

Выполним расчет исчисляемых выгод, считая, что эконо­мический эффект внедрения автоматизированной системы документационного обеспечения управления включает только стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников и стоимость бумаги сэкономленной при переходе на электронный документооборот".

Сложнее всего оценить стоимость сбереженного рабочего времени, которая складывается из следующих факторов:

- экономия времени за счет повторного использования документов;

- экономия времени на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации;

- ускорение бизнес-процессов за счет их автоматизации, формализации, протоколирования действий и контроля испол­нительской дисциплины.

Расчеты выполняются исходя из максимально необходимого подключения пользователей к автоматизированной системе, так как чаще всего осуществляется полномасштабная установка системы. Необходимо подчеркнуть, что они будут носить преи­мущественно априорный характер усредненных оценок.

Абсолютная эффективность автоматизации определяется как разность между полученными доходами или оценкой этих доходов в будущем и затратами на автоматизацию.

Период окупаемости внедрения автоматизированной сис­темы документационного обеспечения управления (Т) рассчи­тывается по следующей формуле: расчетную сумму затрат (Р) необходимо разделить на расчетную сумму экономии (Э), при этом в частном получится коэффициент в годах или десятых долях года:

Т=Р/Э.

Таким образом, АС ДОУ в соответствии с полученным ко­эффициентом окупится или за годы, или в течение долей года.

Определим общие подходы к вычислению эффективности внедрения автоматизированной системы документационного обеспечения управления организации, предположив, что осу­ществляем внедрение системы на базе промышленной СУБД.

Расчет расходов

Общая стоимость расходов определяется по следующей формуле:

Р=∑Рi, где i - статьи расходов на внедрение системы.

Внедрение АС ДОУ на основе промышленной СУБД со­держит следующие статьи расходов:

1. Стоимость закупаемых клиентских лицензий (Рл) к СУБД (Microsoft SQL, Огас1е, Sybase и т. д.) на определенное количе­ство рабочих мест.

2. Стоимость однопроцессорного варианта СУБД (Рб) с возможностью подключения неограниченного количества кли­ентских лицензий.

3. Стоимость обеспечения дополнительными программно-техническими средствами (Рп) установленного количества ра­бочих мест, дающих возможность осуществить поточное ска­нирование, внедрение ЭЦП и шифрования.

4. Стоимость работ по запуску системы (Рз) равна сле­дующей величине:

Рз=М*W + М*W *F(N),

где М - количество месяцев, необходимое для выполнения ра­бот по запуску системы на N мест;

W - средняя стоимость 1 месяца работ ;

F(N) - функция характеристики размера организации, по­зволяющей учесть в расходах усложнение задачи за счет ве­личины размера организации. Поведение этой функции каче­ственно похоже на логарифм от величины N и приблизительно равно следующим значениям: если N=100, то F(N)=0,3; если N=200, то F(N)=0,35, а если N >100, то F(N)=0,4.

5. Стоимость обучения (Ро) пользователей, администрато­ров системы и персонала, сопровождающего систему.

6. Стоимость годового сопровождения (Рс) компанией сис­темы.

7. Стоимость конвертации (Рк) данных.

Таким образом, суммарные расходы по внедрению и экс­плуатации АС документационного обеспечения управления за год будут равны

Рд=Рл+Рб+Рп+Рз+Ро+Рс*(12-М)/12 +Рк.

Расчет доходов

Расчет доходной части осуществляем исходя из того, что экономический эффект состоит только из стоимости сэконом­ленного рабочего времени сотрудников (Эрв) и стоимости бу­маги (Эсб), сэкономленной при переходе на электронный до­кументооборот

Э=Эрв+Эсб.

Расчет стоимости сэкономленного рабочего времени со­трудников выполняется на основе экспертных оценок.

Практически для любого документа в достаточно давно существующей организации всегда найдется прототип. Чаще всего прототип экономит от 20 до 30% времени от трудозатрат на создание документа. Если каждый сотрудник тратит на соз­дание новых документов (Эсд) примерно 30% своего рабочего времени, то общая экономия времени сотрудников при нали­чии прототипов составит около 7,5% от их полного рабочего времени.

Экономия времени на поиск документа (Эпд) достаточно хорошо измерена и реально находится в диапазоне 5-10%.

Ускорение бизнес-процессов наиболее тяжело поддается априорной оценке. При бумажном документообороте процесс согласования и утверждения документа (Эуд) длителен и не­возможен контроль задержки исполнения. При внедрении ав­томатизированной системы документационного обеспечения управления документы передаются на следующую инстанцию сразу же после исполнения. Таким образом, многостадийное утверждение и согласование может быть сокращено в не­сколько раз. В этом случае экспертная оценка экономии на од­ного сотрудника составит 10-30% рабочего времени.

Экономия трудозатрат (Эт), по нашим предположениям, составит величину

Эт=Эсд + Эпд + Зуд.

Среднемесячные расходы в организации на одного со­трудника (S).

Тогда экономия рабочего времени (Эрв) сотрудников за год составит

Эрв = Эт *12* N *8 = (Эсд + Эпд + Эуд) *12* N *S.

Мощность документопотока определяется через показате­ли объема документов за единицу времени (год, месяц) [25]:

V=∑Dij. где V - объем документации за единицу времени;

Dij - количество документов в j-й группе по i-му структур­ному подразделению.

В течение года работники машбюро организации распеча­тали (Эм) страниц текста, а работники архива сделали (Эа) листов копий подлинников документов. Ежегодно организа­ция осуществляет отправку принимаемых актов по полной или обязательной рассылке. За год было разослано (Эр) единиц корреспонденции (листов формата А4).

Стоимость сэкономленной бумаги (Эсб) (без учета нанесе­ния информации) исходя из того, что одна пачка (500 листов) стоит С, составит

Эсб = (Эм + Эа + Эр)/500*С. Общая экономия равна Э = Эрв+Эсб =(Эсд+Эпд+Эуд) *12* N *S + (Эм+Эа+Эр)/500*С.

Расчетный срок окупаемости автоматизированной системы документационного обеспечения управления на основе про­мышленной СУБД равен

Т = Рд /Э = [Рл+Рп+Рз+Ро+Рс*(12-М)/12+Рб+Рк] / [(Эсд + Эпд + Эуд) *12* N *8 + (Эм+Эа+Эр) /500*С].[19]

Автоматизация документооборота позволяет более продуктивно организовывать работу предприятия. Быстрое получение бумажного и электронного образцов документа посредством использования технологий сканирования, распознавания и печати документа, делает легко доступным переход от бумажной версии документа к электронной и обратно. Таким образом, открывается способ безболезненного переноса документов из бумажного представления в электронное, при этом появляется возможность использования преимуществ компьютеров.

Автоматизация документооборота предприятия позволяет повысить исполнительскую дисциплину, что осуществляется за счет улучшения контроля исполнения поручений по документам. Эффективная система уведомлений и напоминаний заранее предупреждает всех должностных лиц о приближении сроков исполнения распоряжений. При помощи формирования сводных отчетов и журналов легко составить полную картину работы, как отдельных сотрудников, так и предприятия в целом. Возможность формирования индивидуальных маршрутов документов позволяет быстро создавать наиболее оптимальную цепочку их движения внутри организации.

Сэкономить время удается на всех этапах деятельности сотрудников за счет использования интеллектуальных технологий работы с документами. Автоматическая генерация номера, подстановка текущей даты, использование справочников и словарей позволяет уменьшить время регистрации и избежать ошибок, связанных с заполнением реквизитов документов. Средствами системы осуществляется мгновенный поиск документов и поручений, вместе со всеми вложениями и связками. Поиск документов можно производить по их содержанию и любой комбинации реквизитов. При этом возможно задание списка или диапазона значений, а также логических условий.

Хранение документов любых форматов, наличие удаленного доступа к системе с компьютера, подключенного к сети Интернет и архивное хранение документов позволяет организовать Единое информационное пространство предприятия. Поэтому пользователи системы получают максимально полную информацию по всем запрашиваемым данным.

Обеспечение информационной безопасности достигается разграничением прав и защитой от несанкционированного доступа, а также защитой от сбоев и возможностью восстановления данных. В базе данных к каждому документу приписывается пользователь или группа пользователей, которые имеют на него либо полный, либо частичный доступ. Порой пользователь, которому не предоставлен доступ к документу, даже не догадывается о самом его существовании. Разграничение прав пользователей совместно с использованием ЭЦП обеспечивает комплексный контроль обеспечения безопасности документа. Причем, если в случае бумажного документа, содержащего более чем одну страницу, подпись, как правило, ставится только на последнем листе, то в случае электронной версии подпись ставится одновременно для всех страниц, а так же сопутствующих документах.

Помимо различных технических критериев, важным аспектом является экономическая целесообразность нововведения. Внедрение системы электронного документооборота по критерию экономичности так же является выгодным.[20]

Эффект от внедрения системы автоматизации делопроизводства и документооборота складывается из составляющих которые можно достаточно легко рассчитать зная объем документооборота предприятия и из составляющих которые определяются экспертной оценкой:

За счет использования документов внутри предприятия в электронном виде резко сокращается объем бумажного документопотока и снижаются затраты на копирование документов. Например, на предприятии численностью человек в среднем в год выпускается 4000 двухстраничных внутренних нормативно-распорядительных документов, которые доводятся до 100 должностных лиц. Расходы на размножение только этих документов составят порядка руб. в год. Эта сумма превышает стоимость программного обеспечения системы «Дело» на 100 рабочих мест. Сокращение объема бумажного документооборота снижает затраты на архивное хранение документов. Сокращение срока согласования документов и доведения документов до исполнителей за счет оперативной доставки электронных копий повышает оперативность принятия решений и снижает инертность предприятия. Обеспечение четкого контроля за исполнением и движением документов позволяет повысить исполнительскую дисциплину и сократить сроки исполнения документов, поручений и решений. Облегчается и становится наглядным процесс управления потоками документов и работ, что дает возможность оптимизировать бизнес-процессы управления. Повышение надежности хранения конфиденциальной информации. Система обеспечивает многоуровневое разграничение прав доступа к электронным документам и полное протоколирование работы пользователей. Организация широкого доступа сотрудников к общим нормативно-распорядительным документам предприятия через Internet/Intranet резко снижает количество запросов бумажных копий документов в канцелярии (секретариате) и разгружает ее сотрудников от рутинной и непродуктивной работы. Высвобождается порядка 15% (по данным российских консалтинговых компаний) рабочего времени затрачиваемого ранее на поиск необходимых документов. Автоматическая генерация аналитических отчетов по документообороту и исполнительской дисциплине экономит до 20% времени сотрудников канцелярии/секретариата (по данным российских консалтинговых компаний).

Составляющие экономического эффекта

Эффект от использования систем электронного документооборота включает:

прямой экономический эффект (экономию трудовых и материальных затрат на работу с документами); эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшение зависимости от индивидуального технологического опыта персонала; сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства; полный контроль за движением документов и исполнительской дисциплиной [21]

Примерные темы практических занятий

Тема 1. Функциональные характеристики САДЭД «ДЕЛО»

План (по всем САДЭД):

Настройка систем на организационную структуру предприятия (кабинеты и справочники) Особенности регистрации РК различных групп документов Разделы РК и регистрация связанного документа Наложение и исполнение резолюций в РК Поиск РК документов Просмотр и печать РК Виды и параметры отчетов Журнал и реестр передачи документов Интеграция САДЭД с другими программными продуктами

Тема 2. Функциональные характеристики САДЭД «NauDoc»

Тема 3. Функциональные характеристики САДЭД «Optima-Workflow»

Тема 4. Функциональные характеристики САДЭД «Гран-Док»

Тема 5. Функциональные характеристики САДЭД «MOTIW»

Тема 6. Функциональные характеристики САДЭД «Евфрат-Документооборот»

Тема 7. Функциональные характеристики САДЭД «Золушка»

гЛОССАРИЙ (Словарь терминов и сокращений)

Регистрация документа — процесс учета документа, сопровождающийся заполнением реквизитов регистрационной карточки документа с возможным присоединением к ней файлов документов различного типа.

Составные документы — возможность прикрепления к одной регистрационной карточке нескольких электронных файлов и установление логических связей между несколькими электронными документами.

Номенклатура дел — функция поддержки стандартной делопроизводственной номенклатуры документов: входящие, исходящие, различные типы внутренних документов, а также возможность создавать произвольную номенклатуру.

Дизайнер форм карточек — конструктор, позволяющий пользователю системы составлять регистрационные карточки.

Словари и справочники — списки данных, позволяющие организовать ускоренный ввод информации в поля регистрационной карточки.

Сроки поручений — возможность задания в системе сроков исполнения поручений.

Автоматические уведомления — сообщения, генерируемые системой, для напоминания исполнителям и контролерам о текущих или просроченных заданиях.

Задание маршрута — задание порядка прохождения документа по инстанциям.

Графический редактор маршрутов — графический конструктор, позволяющий пользователям создавать схемы движения документов.

Протокол обработки — список действий, произведенных над документами

Реквизитный поиск — поиск по различным реквизитам документа.

Поиск по форме — поиск по реквизитам формы регистрационной карточки документа.

Полнотекстовый поиск — поиск по содержанию файлов, прикрепленных к регистрационной карточке.

Учет морфологии — приведение всех слов к нормальному виду как при индексации, так и после введения запроса. Данная функция значительно расширяет возможности поисковой системы.

WEB-поиск — возможность находить документы через сеть Интернет используя WEB-браузер.

Сканирование — интерфейс к сканирующему устройству для перевода бумажных документов в электронные графические образы и последующего присоединения к электронному документу.

Распознавание — перевод текста из графического формата в векторный.

Распознавание на лету — распознавание, выполняемое непосредственно при перетаскивании мышкой части выделенного графического изображения текста в поля регистрационной карточки или в любой текстовый редактор.

Потоковый ввод документов — сканирование и распознавание потока документов (как произвольной так и стандартной формы).

e-mail рассылка — возможность рассылать документы по e-mail адресатам.

Средства просмотра — встроенные инструменты просмотра и печати файлов, присоединенных к регистрационной карточке.

Генерация отчетов — создание выходных документов в виде журналов регистрации, отчетов по исполнительской дисциплине и других форм на основании информации, хранящейся в базе данных СЭД.

Средства просмотра и печати отчетов — инструмент просмотра и печати документов, а так же их экспорта во внешнее приложение-обработчик.

Редактор отчетов — конструктор, позволяющий создавать шаблоны выходных отчетов.

Разграничение прав доступа — задание пользователю или группе пользователей уровней прав на работу с документами и другие действия в системе.

Роли — механизм, позволяющий задавать параметры и права работы в системе для условной роли (должности) а уже потом назначать на исполнение данной роли человека.

Шифрование — хранение и передача документов и другой информации в зашифрованном виде.

Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

Электронно-цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронно-цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.[22]

Использование ЭЦП — согласование и визирование документов личной цифровой подписью пользователя.

Стационарное клиентское место — стационарное рабочее место пользователя

Возможность работать on-line через WEB — работа в системе через WEB-браузер

Внутренняя почтовая служба — служба, обеспечивающая прохождение документов и поручений, а так же позволяющая сотрудникам компании обмениваться информацией

Удаленный доступ к системе — позволяет вести удаленный доступ к системе посредством Internet/Intranet сетей

СУБД — название базы данных используемой в СЭД

Списание документа в архив — процедура передачи документа из оперативной базы данных в долговременный архив.

Сервер — часть системы, обеспечивающая совместную работу пользователей

Клиент — часть программы, представляющая собой рабочее место пользователя

API (Application Program Interface) — средства разработчика

Коробочность — характеристика возможности внедрения системы пользователями самостоятельно не прибегая к услугам программистов или разработчиков системы

Многоплатформенная поддержка проектных решений — возможность реализации системы в проектных решениях на различных платформах Oracle, MS SQL, DB/2

Работа с вложениями - функция поддержки нескольких выделенных частей (файлов) в одном документе и установление логических связей с другими документами

Поиск с учетом морфологии - приведение всех слов к нормальному виду как при индексации, так и после введения запроса. Данная функция значительно расширяет возможности поисковой системы.[23]

Конвертация - перевод документов в бумажном и электронном представлении и системные описания с базового (не конвертированного) уровня на рабочий (конвертированный).[24]

ДОУ – документационное обеспечение управления

ГСДОУ – государственная система документационного обеспечения управления

РК – регистрационная карточка

РКК – регистрационно-контрольная карточка

РКПД – регистрационная карточка проекта документа

ЭЦП – электронная цифровая подпись

АРМ – автоматизированное рабочее место

БД – база данных

СУБД – система управления базами данных

ИКТ – информационные и коммуникационные технологии

ЛИТЕРАТУРА И ИСТОЧНИКИ

1.  НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ

1.1.  ГОСТ Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

1.2.  Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи»

2.  СТАТИСТИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ

2.1.  Рынок систем электронного документооборота в России. Аналитический отчет – М.: РосБизнесКонсалтинг, 2004.

3.  ЛИТЕРАТУРА

3.1.  , , Логинова об электронном документообороте. – М.: ДМК Пресс, 2002.

3.2.  Дж. Д. Корпоративный документооборот: принципы, технологии, методология внедрения – СПб. Азбука, 2002.

3.3.  Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / , , и др.: Под ред. . − М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001.

4.  БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЕ И СПРАВОЧНЫЕ ИЗДАНИЯ (Н-Р СЛОВАРИ)

4.1.  . Качественный анализ автоматизированных систем документационного обеспечения управления. Справочник / РОО «Гильдия специалистов в области информатики и управления документацией». – М.: Мысль, 2005.

5.  ИНТЕРНЕТ-ИЗДАНИЯ И ЭЛЕКТРОННЫЕ МАТЕРИАЛЫ

5.1.  Рекомендации по внедрению систем электронного документооборота в государственных органах власти и управления Республики Узбекистан. Проект. – Ташкент, 2006 (http://ru. infocom. uz/download/recom. doc).

5.2.  CNews: Рынок систем документооборота и делопроизводства. Опубликовано 16.09.2004.(http://www. *****/egi-bin/oranews/get_news. cgi? tmpl=com_print& news. id=163533)

5.3.  Электронный документооборот − CIO. Мнение эксперта. Опубликовано 09.02.2005. (http://www. *****/weekly/37568/page4.html)

5.4.  Электронный документооборот: факты и рекомендации. Опубликовано 06.11.2004. (http://www. /inter/idsite. nsf/site/rus. home. Articles. detail? OpenDocument&id=rus. home. articles. wffacts)

5.5.  Автоматизация документооборота компании – непростой выбор. Опубликовано 24.03.2005. (http://www. *****/articles/papers/vert/)

5.6.  В. Сенкевич. Автоматизация хаоса, или зачем нужны системы электронного документооборота. (http://www. *****/analytic_full. asp? param=40877)

5.7.  Владимир Андреев. Текущие результаты говорят о реальной конкуренто-способности отечественных систем управления документами и бизнес-процессами (http://www. *****/reviews/free/software2005/int/docsvision/index. shtml)

5.8.  , . Автоматизация делопроизводства с точки зрения документоведов. (http://*****/Article. asp? ID=1502)

5.9.  . «Моя профессия – престижная». (http://*****/eos/189299)

5.10.  . «Когда в товарищах согласья нет». (http://*****/eos/130005)

6.  ДОКУМЕНТАЦИЯ

6.1.  NauDoc (версия 3.2). Руководство пользователя. Часть 1 – Екатеринбург: NAUMEN, 2004.

6.2.  NauDoc (версия 3.2). Руководство пользователя. Часть 2 – Екатеринбург: NAUMEN, 2004.

6.3.  NauDoc (версия 3.0.2.5). Руководство по установке. – Екатеринбург: NAUMEN, 2004.

6.4.  NauDoc (версия 3.2). Руководство технолога – Екатеринбург: NAUMEN, 2003.

6.5.  Optima-WorkFlow. Электронное справочное пособие. – OPTiMA JSC, 2000.

6.6.  ДЕЛО 8.0: система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота: руководство администратора. Инструкция по установке. − М.: «Электронные офисные системы», 2005.

6.7.  ДЕЛО 8.0: система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота: введение в систему. − М.: «Электронные офисные системы», 2005.

6.8.  ДЕЛО 8.5: система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота: руководство пользователя. Т. 1., часть 1-3. − М.: «Электронные офисные системы», 2005.

6.9.  ДЕЛО 8.5: система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота: руководство пользователя. Т. 2., часть 4-7. − М.: «Электронные офисные системы», 2005.

6.10.  ДЕЛО 8.5: система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота: руководство пользователя. Т. 3., часть 8-11. − М.: «Электронные офисные системы», 2004.

6.11.  ДЕЛО 8.5: система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота: руководство системного технолога. Т. 1., глава 1-9. − М.: «Электронные офисные системы», 2005.

6.12.  ДЕЛО 8.5: система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота: руководство системного технолога. Т. 2., глава 10-19. − М.: «Электронные офисные системы», 2004.

6.13.  ДЕЛО 8.5: система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота: руководство прикладного программиста. − М.: «Электронные офисные системы», 2005.

6.14.  ЕВФРАТ-Документооборот: система автоматизации документооборота. Учебное пособие для пользователя. – М.: Cognitive Technologies Ltd, 2003.

6.15.  ЕВФРАТ-Документооборот: система автоматизации документооборота. Руководство администратора системы. – М.: Cognitive Technologies Ltd, 2003.

6.16.  ЕВФРАТ-Документооборот: система автоматизации документооборота. Менеджер журналов и отчетов. – М.: Cognitive Technologies Ltd, 2003.

6.17.  ЕВФРАТ-Документооборот: система автоматизации документооборота. Дизайнер форм. – М.: Cognitive Technologies Ltd, 2003.

6.18.  ЕВФРАТ-Документооборот: система автоматизации документооборота. Системные протоколы. – М.: Cognitive Technologies Ltd, 2003.

6.19.  ЕВФРАТ-Документооборот: система автоматизации документооборота. Дизайнер маршрутов. – М.: Cognitive Technologies Ltd, 2003.

6.20.  ЕВФРАТ-Документооборот: система автоматизации документооборота. Интернет-клиент. – М.: Cognitive Technologies Ltd, 2003.

6.21.  ЕВФРАТ-Документооборот: система автоматизации документооборота. Архивариус. – М.: Cognitive Technologies Ltd, 2003.

6.22.  Мотив: система оперативного управления компанией. Руководство пользователя. – Белгород.: Институт высоких технологий БелГУ, б. г.

6.23.  Мотив: система оперативного управления компанией. Руководство администратора системы. – Белгород.: Институт высоких технологий БелГУ, б. г.

6.24.  Мотив: система оперативного управления компанией. Руководство по установке и обслуживанию. – Белгород.: Институт высоких технологий БелГУ, б. г.

6.25.  Мотив: система оперативного управления компанией. Руководство по утилите администрирования. – Белгород.: Институт высоких технологий БелГУ, б. г.

Примерный перечень вопросов по курсу

Этапы тестирования САДЭД Этапы внедрение САДЭД Критерии классификации САДЭД Основные отечественные САДЭД Функциональные характеристики MOTIW Функциональные характеристики NauDoc Функциональные характеристики Optima-Workflow Функциональные характеристики Гран-Док Функциональные характеристики ДЕЛО Функциональные характеристики Евфрат-Документооборот Функциональные характеристики САДЭД «Золушка» Настройка систем на организационную структуру предприятия (кабинеты и справочники) Особенности регистрации РК различных групп документов Разделы РК и регистрация связанного документа Наложение и исполнение резолюций в РК Поиск РК документов Просмотр и печать РК Виды и параметры отчетов в САДЭД Журнал и реестр передачи документов Интеграция САДЭД с другими программными продуктами Основные проблемы автоматизации электронного документооборота. Эффективность управления и применение САДЭД.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Рис. 1. Структура рынка по масштабам бизнеса потребителей

(в денежном выражении)

Рис. 2. Структура рынка по масштабам бизнеса потребителей

в 2009 г. (в денежном выражении)

 

Рис. 3. Отраслевая структура (в количественном

выражении)

Рис. 4. Региональная структура потребителей СЭД.

(в денежном выражении)

Рис. 5. Региональная структура потребителей СЭД в конце 2009г.

(в денежном выражении)

Таблица 1

Возможный вариант схемы единовременных затрат на аппаратное обеспечение

Область первичных затрат	Область вторичных затрат
Стоимость закупки или обновления аппаратного обеспечения	·  Стоимость заявки ·  Стоимость планирования ·  Затраты на доставку ·  Стоимость покупки или аренды ·  Амортизация ·  Стоимость расходных материалов ·  Подготовка помещений и затраты на установку ·  Стоимость покупки или обновления процессора ·  Стоимость покупки или обновления компьютерной памяти ·  Стоимость покупки или обновления жесткого диска ·  Стоимость сканера
Строительство или усовершенствование помещений	·  Стоимость электрической энергии ·  Стоимость систем пожарной безопасности ·  Стоимость страховки ·  Стоимость обновления систем безопасности и контроля
Затраты на подготовку или усовершенствование рабочих процедур
Налоги

Таблица 2

Возможный вариант схемы ежегодных текущих расходов

Область первичных затрат	Область вторичных затрат
Стоимость технического обслуживания всех приобретенных компонентов аппаратного обеспечения
Стоимость расходных материалов
Стоимость содержания помещений	·  Стоимость коммунальных услуг ·  Стоимость обеспечения эргономики ·  Стоимость содержания систем пожаробезопасности ·  Стоимость страховки ·  Стоимость содержания систем безопасности и контроля

Таблица 3

Возможный вариант схемы единовременных

затрат на программное обеспечение

Область первичных затрат	Область вторичных затрат
Стоимость закупки	·  Стоимость заявки ·  Стоимость планирования ·  Затраты на доставку ·  Стоимость покупки или аренды в пересчете на количество пользователей (или серверов) с учетом дополнительных сервисных программ и комплектов для разработки программного обеспечения ·  Стоимость программного обеспечения для сканеров и систем оптического распознавания текста ·  Амортизация ·  Подготовка помещений и затраты на инсталляцию ·  Закупка или обновление операционной системы ·  Программное обеспечение для ведения протокола (мониторинга транзакций)
Стоимость помещений	·  Стоимость страховка ·  Стоимость обновления систем безопасности и контроля
Затраты на подготовку или усовершенствование рабочих процедур
Налоги

Таблица 4

Возможный вариант схемы единовременных затрат на обучение и специальную подготовку

Область первичных затрат	Область вторичных затрат	Область затрат третьего уровня
Стоимость закупки и проведения курса	Установление посредством анализа потребностей стажеров	·  Конечный пользователь ·  Классификаторы записей и клерки ·  Администраторы электронных записей ·  Системные администраторы и администраторы баз данных
	Стоимость заявки
	Стоимость планирования
	Стоимость разработки и тестирования курса
	Стоимость закупки и проведения каждого курса
	Стоимость подготовки преподавателей	·  Переезд, проживание и обеспечение помещениями преподавателей, если обучение проводится на фирме
	Стоимость расходных материалов
	Стоимость учебной документации и справочных материалов
Стоимость оборудования для обучения	Установка или обновление оборудования в помещениях фирмы-клиента	·  Стоимость аппаратного обеспечения ·  Стоимость программного обеспечения ·  Стоимость компьютерной сети
	Стоимость страховки
Стоимость оборудования вне фирмы	Стоимость обновления систем безопасности
Налоги

Таблица 5

Возможный вариант схемы ежегодных текущих расходов на обучение и специальную подготовку

Область первичных затрат	Область вторичных затрат
Стоимость подготовки учебных материалов
Стоимость расходных материалов
Стоимость оборудования	·  Стоимость технического обслуживания ·  Стоимость оборудования вне фирмы ·  Стоимость страховки ·  Стоимость содержания систем безопасности
Налоги

Таблица 6

Компоненты затрат на конвертацию

Область первичных затрат

Стоимость планирования

Стоимость подготовки и тестирования

Стоимость транспортировки

Стоимость одновременной загрузки, сканирования и повторного сканирования

Стоимость составления системных описаний

Стоимость контроля качества

Стоимость носителей

Таблица 7

Возможный вариант затрат на консалтинговые услуги

Область первичных затрат

Стоимость анализа потребностей и выбора системы

Стоимость планирования и управления проектом

Стоимость руководства проектом

Стоимость проведения бизнес-анализа

Стоимость перестройки или отладки системы квалификации файлов

Стоимость технического обслуживания в процессе внедрения системы

Стоимость организации и обслуживания технической инфраструктуры

Стоимость проверки, контроля и оценки работы системы после внедрения

[1] . Качественный анализ автоматизированных систем документационного обеспечения управления. Справочник / РОО «Гильдия специалистов в области информатики и управления документацией». – М.: Мысль, 2005 – с.60.

[2] Электронный документооборот: факты и рекомендации (http://www. /)

[3] Методические рекомендации по организации работы с документами с использованием системы «ДЕЛО».

[4] Антошечкина этапы создания СЭД: от обследования – до ввода в промышленную эксплуатацию. Методические материалы конференции ЭОС «Весенний документооборот 2006»

[5] Рекомендации по внедрению систем электронного документооборота в государственных органах власти и управления Республики Узбекистан. Проект. – Ташкент, 2006 (http://ru. infocom. uz/download/recom. doc)

[6] – «Моя профессия престижная». http://*****/eos/189299

[7] , "Когда в товарищах согласья нет". http://*****/eos/130005

[8] , "Об эффективном документообороте и роли "Гильдии Управляющих Документацией" в его формировании" http://www. *****/meropr/280305/book/afanasyev. shtml

[9] Рынок систем электронного документооборота в России. Аналитический отчет – М.: РосБизнесКонсалтинг, 2004, с.10

[10] Владимир Андреев: Текущие результаты говорят о реальной конкурентоспособности отечественных систем управления документами и бизнес-процессами (http://www. *****)

[11] Рынок систем электронного документооборота в России. Аналитический отчет – М.: РосБизнесКонсалтинг, 2004, с.33-39.

[12] Классификация систем электронного документооборота. Проблемы и перспективы, 2004 ftp://ftp. *****/pub/users/cgntv/download/sbornic/sbornic6/Doc10.doc

[13] Мотив: система оперативного управления компанией. Руководство пользователя. – Белгород.: Институт высоких технологий БелГУ, б. г.

[14] Рынок систем электронного документооборота в России. Аналитический отчет – М.: РосБизнесКонсалтинг, 2004, с.33-39.

[15] Дж. Д. Корпоративный документооборот: принципы, технологии, методология внедрения – СПб. Азбука, 2002.

[16] Электронный документооборот: факты и рекомендации. Опубликовано 06.11.2004. (http://www. /inter/idsite. nsf/site/rus. home. Articles. detail? OpenDocument&id=rus. home. articles. wffacts)

[17] Дж. Д. Корпоративный документооборот: принципы, технологии, методология внедрения – СПб.

Азбука, 2002. с. 346-350.

[18] В. Сенкевич. Автоматизация хаоса, или зачем нужны системы электронного документооборота. (http://www. *****/analytic_full. asp? param=40877)

[19] . Качественный анализ автоматизированных систем документационного обеспечения управления. Справочник / РОО «Гильдия специалистов в области информатики и управления документацией». – М.: Мысль, 2005, с54-58.

[20] CNews: Рынок систем документооборота и делопроизводства. Опубликовано 16.09.2004. (http://www. *****/egi-bin/oranews/get_news. cgi? tmpl=com_print& news. id=163533)

[21] В чем эффективность системы «Дело» - http://www/*****/delo/docs/024/

[22] ФЗ «Об электронной цифровой подписи» от 01.01.2001, ст.3.

[23] Электронный документооборот. Мнение эксперта. http://www. *****/weekly/37568/page4.html

[24] Дж. Д. Корпоративный документооборот: принципы, технологии, методология внедрения – СПб. Азбука, 2002, с. 341.