Документоведение и документационное обеспечение управления, Методические указания по дипломному проектированию для студентов специальности 032001: «Документоведение и документационное обеспечение управления»

Документоведение и документационное обеспечение управления

Методические указания по дипломному проектированию для студентов специальности 032001: «Документоведение и документационное обеспечение управления»

1 Общие положения

Работа над дипломной работой завершает процесс подготовки специалиста в области документоведения и документационного обеспечения управления. В ходе выполнения конкретной работы студент должен проявить знания и умения, полученные во время учебы. Дипломная работа является завершающей квалификационной работой будущего молодого специалиста, позволяющей в ходе публичной защиты оценить уровень и качество подготовки выпускника вуза.

Дипломная работа выполняется, как правило, по месту будущей работы молодого специалиста либо по месту его преддипломной практики, либо по специальному заданию на выпускающей или иной кафедре вуза. Тема дипломной работы должна предполагать проведение в ходе дипломного проектирования аналитической работы, научных исследований, практического проектирования.

Дипломное проектирование проводится под руководством квалифицированных специалистов, имеющих высшее образование, или научно-педагогических работников высших учебных заведений.

В ходе дипломного проектирования и последующей публичной защиты проекта студент-дипломник должен показать, в какой мере он овладел теоретическими и практическими знаниями и навыками, в какой степени научился выявлять научные и проектные проблемы, анализировать их, решать возникающие задачи, делать выводы и обобщения.

2 Основные направления исследований, выполняемых в дипломной работе

Работа над дипломной работой начинается с выбора основного направления дипломной работы, которое определяется дипломником совместно с руководителем при выборе темы дипломной работы. Тематика дипломного проектирования объединена в следующие основные направления:

1  Организация работы с документами (постановка делопроизводства) на предприятии или в подразделении.

2  Документирование деятельности подразделения или специалиста.

3  Организация документооборота на предприятии.

4  Внедрение новых информационных технологий в ДОУ (автоматизация решения отдельных задач ДОУ).

5  История возникновения систем документации и отдельных видов документов и их роль в деятельности организаций, людей при решении конкретных вопросов..

Указанные основные направления разделяются на более специализированные направления (спецнаправления) работы над дипломной работой, среди которых могут быть выделены следующие:

1  Обеспечение процессов управления комплектом управленческой документации (организационно-распорядительной, кадровой, финансовой, производственной и т. п.).

2  Нормативный аппарат документационного обеспечения процессов управления. (Разработка комплектов проектов стандартов на документацию - на уровне организации, предприятия, фирмы).

3  Технология запуска комплектов управленческой документации. (Разработка процессов внедрения в работу учреждений и предприятий комплектов документации).

4  Контекстный анализ документов, текстов, автографов (анализ содержания документов, выявление скрытого содержания, психологическая оценке автора документа, выявление факторов скрытого воздействия на объект управления).

5  Разработка и совершенствование информационных технологий в административном (производственном) управлении. Документационные потоки, информативность, долговечность и накопление документационной информации (выявление и анализ документопотоков, оптимизация документопотоков, анализ информативности документов и их улучшение, использование компьютерных средств для достижения оптимального управления).

6  Организационные и программные средства защиты информации. (Характеристика и обоснование необходимых средств и способов защиты информации. Средства ограничения доступа к информации. Организация работы офиса по защите информации. Способы уничтожения информации на различных носителях).

7  Разработка баз данных для обеспечения процессов управления. Формирование информационного обеспечения объекта управления (с проектированием баз данных).

В рамках выбранного специализированного направления работы должны быть сформулированы конкретные темы дипломных работ, которые непосредственно будут разрабатываться в ходе дипломного проектирования.

3 Содержание дипломных работ

Содержание дипломной работы определяется, прежде всего, ее темой и глубиной сё разработки. В каждом конкретном случае содержание работы формируется дипломником в ходе консультаций с руководителем дипломной работы. В дипломной работе должны быть отражены обязательные разделы, а также разделы, целесообразность рассмотрения которых определяется тематикой.

Выполнение дипломной работы завершается составлением отчётных документов, которые состоят из текстового документа (пояснительной записки), графических документов (раздаточных материалов со схемами алгоритмов и программ, пояснительных рисунков формата А4) и демонстрационных материалов (презентационные слайды, разработанное программное обеспечение и т. п.).

Рассмотрим примерное содержание дипломной работы

3.1 Текстовая часть

Пояснительная записка к дипломной работе состоит из нескольких разделов.

1  Введение (обоснование актуальности разработки, категорийный аппарат тематики и работы).

2  Характеристика предприятия (подразделения), основные направления его деятельности (рассказ о «месте», где выполнялась дипломная работа).

3  Нормативная законодательная база, регламентирующая деятельность предприятия, отдела или решение определенных задач, связанных с дипломной работой.

4  Анализ проблемы в соответствии с темой дипломной работы:

­  анализ организации работы с документами на предприятии или в подразделении,

­  анализ процессов документирования на предприятии, в подразделении или в деятельности специалиста конкретной сферы,

­  анализ организации документооборота на предприятии или в подразделении.

5  Выработка рекомендаций в соответствии с темой дипломной работы:

­  по совершенствованию работы с документами на предприятии или в подразделении,

­  по совершенствованию документационных процессов на предприятии, в подразделении или в деятельности специалиста конкретной сферы,

­  по совершенствованию организации документооборота.

6  Дополнительные разделы.

7  Выводы и заключение.

8  Список использованных источников и литературы.

9  Приложения.

1  Введение. Здесь приводятся определение области применения разработки, обоснование актуальности возможного направления работы над работой исходя из возникших или складывающихся проблем управленческой деятельности. Категорийный аппарат тематики и работы (при специфичности исследования и необходимости), позволяющий обозначить область разработки темы работы, ограниченную определённым перечнем категорийных понятий. Описываются использованные методы обследования и проектирования (экспертно-аналитический, метод аналогий, моделирования, анкетирования, наблюдения и опроса, интервьюирование, метод изучения организационно-распорядительной документации по группам).

2  Характеристика предприятия (подразделения), основные направления его деятельности (рассказ о «месте», где выполнялась дипломная работа). Дается историческая справка о предприятии. Описываются основные направления его деятельности. Приводится структура предприятия и показывается место, которое занимает подразделение или специалист в этой структуре. Приводятся и анализируются основные организационные документы предприятия (Устав, Положение о предприятии, Правила внутреннего рудового распорядка).

3  Нормативная законодательная база, регламентирующая деятельность предприятия или отдела, или регламентирующая решение определенных задач, связанных с дипломной работой. Рассматривается комплект нормативных законодательных актов, которые должны быть учтены при выполнении исследования, анализ и степень их влияния на проблему.

4  Анализ проблемы в соответствии с темой дипломной работы.

Анализ организации работы с документами на предприятии или в подразделении подразумевает проверку наличия и правильности составления и оформления следующих локальных нормативных актов:

­  Положения о службе ДОУ,

­  Должностных инструкций сотрудников службы ДОУ,

­  Инструкции по делопроизводству,

­  Табеля и Альбома унифицированных форм документов предприятия,

­  Номенклатуры дел,

­  Положения об экспертной комиссии,

­  Положения об архиве предприятия.

Полные тексты документов, при необходимости, приводятся в приложениях к дипломной работе, а на рисунках показывается существующий в организации порядок оформления.

Анализ процессов документирования на предприятии, в подразделении или в деятельности специалиста конкретной сферы подразумевает проверку наличия и правильности составления и оформления документов, сопровождающих работу предприятия, подразделения или специалиста в логической последовательности решаемых задач. Опять же необходимо начать с анализа:

­  Положения о подразделении,

­  Должностной инструкции специалиста (ов).

Затем нужно взять одну или несколько задач (в зависимости от сложности и масштаба), решаемых подразделением или специалистом, и рассмотреть документы, сопровождающие решение выбранной для рассмотрения задачи (задач) в логической последовательности, определяемой необходимостью их разработки в конкретный момент. Полностью документы приводятся в приложениях к дипломной работе, а на рисунках показывается существующий порядок оформления и последовательность создания.

Анализ организации документооборота на предприятии или в подразделении подразумевает проверку наличия, правильности оформления и применения следующих локальных нормативных документов:

­  Инструкции по делопроизводству,

­  Инструкций по работе с системами регистрации и правил заполнения регистрационных форм,

­  Перечня документов, не подлежащих регистрации,

­  Перечня документов, на которых ставится гриф утверждения руководителем,

­  Перечня документов, на которые ставится гербовая («главная») печать

­  Табеля унифицированных форм,

­  Графика документооборота.

Полностью документы, при необходимости, приводятся в Приложениях к дипломной работе, а на рисунках показывается порядок оформления.

5  Разработка темы дипломной работы. В одном (или нескольких разделах) разрабатывается предлагаемый дипломником вариант (или несколько вариантов) решения поставленной в задании проблемы. Указанные разделы работы являются главными, они должны раскрывать и показывать решение разрабатываемой темы дипломной работы и содержать конкретное предложение в виде разработанного оргпроекта, позволяющее на его основе практически решить поставленные темой задачи.

Выработка рекомендаций в соответствии с темой дипломной работы может идти в нескольких направлениях:

­  по совершенствованию работы с документами на предприятии или в подразделении (разработка Инструкции по делопроизводству, Бланков документов предприятия, Положения о службе ДОУ, Номенклатуры дел предприятия и т. д.)

­  по совершенствованию документационных процессов на предприятии, в подразделении или в деятельности специалиста конкретной сферы (разработка Положения о подразделении или Должностной инструкции специалиста, Альбома унифицированных форм документов или Номенклатуры дел подразделения и т. д.),

­  по совершенствованию документооборота (разработка Табеля унифицированных форм документов и графика документооборота, корректировка регистрационных форм, внесение предложений по организации контроля за исполнением документов или по автоматизации документооборота и т. д.).

6  Дополнительные разделы работы. Вводятся при необходимости отразить в пояснительной записке те проектные работы, которые являются характерными только для данной темы работы. Например, решение вопросов защиты информации или технико-экономическое обоснование внедрения разработанного программного продукта.

7  Выводы и заключение. Раздел завершает изложение пояснительной записки. В нём проводится оценка проделанной работы, делаются выводы по теме разработки, прогноз на возможное использование, заключение об объёме проведённых работ, их полноте, достоверности, возможности продолжения и перспективности. В разделе делается заключение о полноте выполнения темы дипломной работы.

8  Список использованных источников и литературы. В соответствии с действующим стандартом приводится список использованных источников и литературы. Список источников составляется в порядке иерархии нормативных законодательных актов. В список включаются все источники: нормативные законодательные акты, методические разработки, неопубликованные источники (нормативные локальные акты организации, в которой проводилось исследование), книжные издания, статьи и тезисы докладов, газетные публикации, рукописи и т. п., не включаются учебники и учебные пособия.

9  Приложения. Включаются (если они есть) в пояснительную записку работы, в порядке, определённом стандартом.

Текст пояснительной записки должен быть полностью набран и отпечатан на компьютере и сохранен на машинном носителе (дискета, диск).

3.2 Демонстрационная часть дипломной работы

Демонстрационная часть дипломной работы, независимо от темы исследования, создается с помощью программы презентаций. Кроме этого она может включать разработанные программные продукты.

Защита дипломной работы проводится с использованием программы презентаций.

Если в итоге выполнения дипломной работы создаются программные продукты, то их работа также должна быть продемонстрирована.

Демонстрация разработанных программных продуктов может проходить вне программ презентаций дипломной работы как демонстрационное приложение. Но в этом случае разработанный программный продукт должен быть продублирован на CD-диске и в конверте приложен к пояснительной записке. На этикетке дисков и на конверте должна быть надпись, содержащая название продукта, фамилию дипломника, номер учебной группы, тему работы и год защиты.

4 Проведение и описание исследований
в дипломной работе

В разделах дипломной работы отражается основное содержание выполненной темы исследования. Здесь проявляется подготовленность дипломника к самостоятельной работе, примененные им теоретические знания, практические умения и навыки, способность вести анализ и синтез в рамках темы работы. Материалы этих разделов позволяют сделать вывод о профессиональной подготовленности дипломника и возможности присвоения ему по результатам защиты квалификационного звания.

Исследование по теме работы выполняется в соответствии с перечисленными в разделе 2 основными направлениями дипломного проектирования. В конкретной дипломной работе разрабатывается, как правило, только один из представленных разделов в соответствии с основным направлением темы работы. В отдельных случаях в работе дипломника могут разрабатываться несколько основных направлений комплексной темы работы.

Дипломная работа, как правило (как уже отмечалось), выполняется на базе материалов, собранных во время прохождения производственной практики.

При проведении анализа документационного обеспечения управления предприятия (подразделения) целью анализа является:

­  классификация и оптимизация состава применяемых в деятельности организации (подразделения) форм документов,

­  упорядочение, в целом, документационного обеспечения управления организацией,

­  оптимизация документооборота,

­  повышение эффективности использования компьютерных технологий.

Анализ состояния ДОУ, в целом, и организации документооборота, в частности, должен проводиться в несколько этапов:

1  Построение структурной схемы предприятия, цель:

­  определить место службы документационного обеспечения управления (ДОУ), ее подчиненность, состав должностных лиц в службе ДОУ;

­  выявить особенности подготовки и принятия решений в системе управления организацией.

2  Построение схемы информационных потоков в организации (в привязке к организационной структуре), цель:

­  определить состав исходной информации, получаемой в виде документов, при решении задач управления,

­  состав выходной информации, оформляемой в виде документов, всю информацию желательно представить в виде схемы, как, например, на рисунке 1;

­  получить данные о важности обрабатываемой и циркулирующей документированной информации, используемой в управлении;

­  приблизительно оценить объем документооборота (проверить, проводится ли в организации такая оценка систематически), подсчитать, сколько и каких видов документов оформляется, какие способы доставки и отправки используются.

3  Описание порядка документирования управленческой деятельности в организации, цель:

­  определить правила классификации организационно-распорядительных документов организации;

­  выявить, на кого возложена ответственность за подготовку, согласование, подписание и утверждение каждого документа.

4  Анализ порядка документирования на соответствие современным нормативным требованиям и методическим рекомендациям, цель - выявить отклонения от ГОСТа или от ведомственных Инструкций по делопроизводству;

5  Описание и анализ процедуры регистрации документов в организации (на предприятии), цель:

­  определить, какая система регистрации используется в организации, какие приняты регистрационные формы, как формируются регистрационные номера.

Рисунок 1 – Схема порядка оформления документов отдела продаж

при работе с поставщиками

6  Описание и анализ процедуры контроля за исполнением документов в организации, цель:

­  определить, как подходят к контролю в организации (формальная фиксация факта исполнения/срыва или выявление реальных причин);

­  описать, как строится контрольная картотека (если она имеется);

­  выявить, для чего и как используются компьютерные технологии.

7  Анализ организации документооборота, т. е. анализ правил, в соответствии с которыми происходит движение документов в организации, цель:

­  выявить документопотоки (сложившиеся в организации или организованные в пределах информационной системы движения данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник) по двум признакам: а) по направлению (горизонтальные, вертикальные, нисходящие, восходящие), б) по отношению к управляемому объекту (входящие исходящие, внутренние),

­  описать наиболее стабильные маршруты движения входящих и исходящих документов (движение внутренних документов наименее регламентировано),

­  посмотреть, есть ли графики документооборота в подразделениях и Табель унифицированных форм документов.

8  Описание и анализ процедуры формирования дел в организации, целью является проверка следующих моментов:

­  как формируются заголовки дел;

­  сразу ли исполненные документы подшиваются в дела;

­  нет ли в одном деле документов разных видов и разных сроков хранения;

­  не подшиваются ли в дела незаверенные копии, дубликаты, проекты документов;

­  как подшиваются документы с разными сроками хранения;

­  соблюдается ли хронологический порядок при формировании документов дел;

­  нумеруются ли листы дела;

­  составляются ли описи дел;

­  проводится ли экспертиза ценности документов;

­  как организовано уничтожение документов.

9  Разработка перечня локальных нормативных актов организации, регламентирующих порядок документирования, цель: проверка наличия и доработка:

­  Номенклатуры дел,

­  Положения о службе ДОУ,

­  Должностных инструкций в службе ДОУ,

­  Инструкции по делопроизводству,

­  Табеля и Альбома форм документов,

­  Положения об экспертной комиссии организации,

­  Положения об архиве.

Результаты обработки данных обследования предприятия или организации необходимо представить графически, например, как на рисунках 2- 4.

Рисунок 2 - Диаграмма соотношения способов доставки документов

Последовательное выполнение перечисленных этапов обследования и анализа ДОУ (в том числе с предложенной анкетой) в различных организациях позволит привести все процедуры работы с документами в соответствие с современной нормативной базой, облегчить процесс принятия решений руководителями и подготовить условия для внедрения компьютерных технологий в сферу ДОУ.

Рисунок 3 - Диаграмма состава авторов поступающей корреспонденции

Рисунок 4- Диаграмма видов поступающих документов

Необходимо также построить оперограммы движения входящих и исходящих документов (по видам), как показано на рисунке 5.

Если на предприятии или в организации отсутствует Инструкции по делопроизводству, то главным итогом выполнения дипломной работы может быть ее разработка. При наличии инструкции необходимо разработать Табель или Альбом унифицированных форм документов, применяемых в организации (на предприятии).

Технологическая операция	Главный врач	Секретарь	Начальник ОДО (исполнитель)	Делопроизводитель
Получение документов
Передача документов с пометкой «лично»
Предварительное рассмотрение
Передача нерегистрируемых документов
Регистрация
Рассмотрение документов
Передача исполнителю
Исполнение и контроль
Подшивка в дело

Рисунок 5 - Оперограмма движения входящих документов

Если в дипломной работе рассматриваются вопросы формирования дел и подготовки к архивному хранению, то обязательно на рисунках и в приложениях должны быть показаны варианты оформления обложек дел, формирования различных описей, составления актов о выделении документов к уничтожению и т. п.

Основным результатом выполнения дипломной работы в этом случае может быть номенклатура дел, положение об экспертной комиссии, положение об архиве, альбом образцов документов, сопровождающих оформление дел и их передачу на архивное хранение.

При рассмотрении вопросов документирования какой-либо деятельности важно не потерять ни один документ из логической цепочки, определяющей решение конкретной задачи. Целесообразно построить схему документационных процессов, как, например, на рисунке 6, где отражено документирование процесса технического обслуживания (аварийно-технического обслуживания) лифтов. Все документы, варианты записей и образцы журналов, обозначенные на схеме, должны быть далее приведены и проанализированы в записке. То есть логично будет появление далее, например, Формы Журнала ежесменного осмотра лифтов (рисунок 7).

Анализ документационных процессов в специфических направлениях деятельности должен строиться на соответствующей нормативной базе. В приведенном выше примере необходимо обратиться, например, к следующим документам:

а) Правила устройства и безопасной эксплуатации лифтов. ПБ . Утвержденные Постановлением Госгортехнадзора России от 01.01.2001 г. № 31,

б) Правила предоставления коммунальных услуг. Утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.2001 г. № 000 (с изм. от 01.01.2001 г., 13.г.),

в) Положение о порядке организации эксплуатации лифтов в Российской Федерации. Утвержденное Приказом Госстроя Российской федерации от 01.01.2001 г. № 000,

г) Положение о системе планово-предупредительных ремонтов лифтов. Утвержденное приказом Министерства Российской Федерации по земельной политике, строительству и жилищно-коммунальному хозяйству от 01.01.2001 г. № 53.

Отраслевые нормативные акты определят и порядок документирования, и правила оформления документов.

Рисунок 6 – Документирование процесса технического обслуживания (аварийно-технического обслуживания) лифтов

Число, месяц, год	ФИО лифтера	Роспись	Записи о поломке лифтов (приема и сдачи смены)	Время	Отметка для механиков
поломки лифта	пуска лифта

Рисунок 7 – Форма Журнала ежесменного осмотра лифтов

Процесс создания документов, существующий в организации порядок их согласования также желательно пояснять схемой, например, как на рисунке 8.

Рисунок 8 - Схема процесса создания и подписания договора поставки

Если в ходе дипломного проектирования анализируется порядок организации работы специалиста, то можно сделать фотографию рабочего дня (см. таблицу 1)

Таблица 1 – Фотография рабочего дня

Наименование элементов работы	Начало, ч, мин	Конец, ч, мин	Общее время, мин	Выработка, единицы работы
Начало работы	8.00	8.00
Подготовка рабочего места	8.00	8.05	5
Просмотр и сортировка почтовой корреспонденции	8.05	8.17	12	14 писем
Ответ на телефонный звонок	8.17	8.18	1	1 абонент
Приготовление кофе руководителю	8.18	8.27	9	1 чашка
Разборка поступивших факсов	8.27	8.40	13	6 факсов
Просмотр электронной почты	8.40	8.47	7	11 сообщений
Вызов абонента руководителю	8.47	8.50	3	1 абонент
Представление документов на рассмотрение руководителю	8.50	9.00	10	8 документов
Проверка и распечатка аналитической справки руководителю	9.00	9.20	20	1 документ
«Обзвон» – напоминание участникам совещания	9.25	9.35	10	8 абонентов
Размножение материалов для совещания	9.35	9.47	12	16 документов
Соединение руководителя с абонентом	9.47	9.52	5	1 абонент
Приготовление кофе участникам совещания	9.52	9.58	6	9 чашек
Подготовка комнаты для совещаний	9.58	10.00	2
Прием телефонных звонков	10.00	10.57	57	20 абонентов
Уборка помещения после совещания	10.57	11.00	3
Фиксация планов руководителя на вторую половину дня	11.00	11.20	20	34 мероприятия
Обеспечение приема посетителей	11.20	12.37	77	11 посетителей
Соединение руководителя с абонентами	12.37	12.52	15	2 абонента
Обеспечение руководителя обедом	12.52	13.00	8
Соединение руководителя с абонентами	13.00	13.10	10	3 абонента
Обед	13.10	14.50	100
Проверка проектов документов	14.50	15.20	30	20 документов
Согласование проектов с руководителем	15.20	16.00	40	14 документов
Подписание документов	16.00	16.05	5	14 документов
Распечатка копий документов	16.20	16.30	10	5 копий
Заверение копий документов	16.30	16.40	10	5 копий
Разговор по телефону	16.40	16.45	5	1 абонент
Поиск законодательных и нормативных актов по базе данных	16.45	16.55	10	10 документов
Поиск необходимой информации в них	16.55	17.05	10	10 документов
Распечатка найденных данных	17.05	17.15	10	10 документов
Предоставление данных на рассмотрение руководителю	17.15	17.20	5	10 документов
Уборка рабочего места	17.20	17.30	10
Окончание рабочего дня	17.30	17.30

Рекомендуемый объём пояснительной записки не менее 70 листов формата А4 (не считая приложений), сшитых в папку для дипломного проектирования. Оформление текстовой документации проводится по правилам оформления текстовых документов в соответствии с ГОСТ 2.105. Управленческие документы, в том числе и многостраничные (положения, инструкции, правила и т. д.), которые разрабатываются в итоге дипломного проектирования должны быть оформлены в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003.

Пояснительная записка может содержать наряду с текстовым материалом рисунки, фотографии, таблицы, диаграммы, образцы документации, чертежи и схемы, необходимые для раскрытия темы работы. В составе пояснительной записки в обязательном порядке должны присутствовать следующие элементы:

­  титульный лист принятой в университете формы;

­  –краткая аннотация дипломной работы;

­  содержание с указанием страниц;

­  основной текст записки, разбитый на разделы и подразделы; текст записки набирается шрифтом с размером кегля 14; гарнитура шрифта не должна создавать препятствий его быстрому чтению;

­  список использованных источников и литературы;

­  - приложения, если они есть, приложения в текстовом виде оформляются как и основой текст записки;

Все листы пояснительной записке должны быть пронумерованы в правом нижнем углу листа. Они не имеют рамки и основной надписи (штампа). Рисунки, графики, диаграммы, таблицы должны иметь необходимые номера и подписи. В тексте записки делаются ссылки на использованные источники в виде сносок. При ссылке на нормативный акт сначала указывается его название, заголовок, потом дата и номер.

Все необходимые подписи, допуски и согласования делаются на титульном листе и бланке задания.