Учебно-методический комплекс учебной дисциплины: Документоведение (стр. 1 )

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКАЯ АКАДЕМИЯ

УПРАВЛЕНИЯ И ЭКОНОМИКИ

ФАКУЛЬТЕТ СОЦИАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ

Кафедра социологии и управления персоналом

Учебно-методический комплекс

учебной дисциплины

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ

Для специальности 350

«Документоведение и документационное обеспечение управления»

Санкт-Петербург

2007

Учебно-методический комплекс рекомендован к изданию

кафедрой социологии и управления персоналом

Протокол от ______________ 2007 г. № _____________

Учебно-методический комплекс одобрен методической комиссией

факультета социального управления

Протокол от _______________________ № _____________

Документоведение. Учебно-методический комплекс. - СПб.: СПбАУЭ, 2007.

Учебно-методический комплекс включает: рабочую учебную программу, общие методический рекомендации по изучению дисциплины, планы семинарских занятий, тематику контрольных и курсовых работ, тестовые задания, вопросы к экзамену, словарь терминов.

Пособие написано в соответствии с требованиями Государственного стандарта высшего профессионального образования к содержанию и уровню подготовки выпускников по специальности 350«Документоведение и документационное обеспечение управления».

СОДЕРЖАНИЕ

1. Рабочая учебная программа дисциплины 4

2. Общие методические указания по изучению дисциплины 44

3. Методические рекомендации к семинарским занятиям 46

4. Методические рекомендации по выполнению и курсовых работ 76

5. Порядок проведения контроля качества подготовки

студентов по дисциплине, содержание

контролирующих материалов 81

6. Методические рекомендации по организации

самостоятельной работы 91

7. Словарь основных терминов 93

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКАЯ АКАДЕМИЯ

УПРАВЛЕНИЯ И ЭКОНОМИКИ

ФАКУЛЬТЕТ СОЦИАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ

Кафедра социологии и управления персоналом

УТВЕРЖДАЮ

Проректор по учебной работе

_______________

______ _______________ 2007 г.

РАБОЧАЯ УЧЕБНАЯ ПРОГРАММА

ДИСЦИПЛИНЫ «ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ»

Для специальности 350800 (032001) «Документоведение

и документационное обеспечение управления»

Факультет социального управления

Вид учебной работы	Всего часов	Семестры
		II	III	IV
Общая трудоемкость дисциплины	344
Аудиторные занятия, в том числе:	200	64	62	74
лекции	132	40	40	52
семинарские занятия	68	24	22	22
Курсовая работа		+		+
Самостоятельная работа	144	48	48	48
Отчетность		экзамен	экзамен	экзамен

Санкт-Петербург

2007

ЛИСТ РАССМОТРЕНИЯ И СОГЛАСОВАНИЯ

Рабочая учебная программа составлена на основании требований Государственного стандарта высшего профессионального образования второго поколения к содержанию и уровню подготовки выпускников по специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления».

СОСТАВИТЕЛЬ (СОСТАВИТЕЛИ):

, канд. филол. н., доцент _________________________

Рабочая учебная программа обсуждена на заседании кафедры

социологии и управления персоналам ______ _______ 2007 г. протокол №

Заведующий кафедрой _________________________

Рабочая учебная программа одобрена методической комиссией

факультета социального управления ______ ________ 2007 г. протокол №

Председатель

методической комиссии ___________________________ ____________

СОГЛАСОВАНО:

Заведующий кафедрой

______________________________________________ / ___________ /

________ _____________ 2007 г.

Заведующий кафедрой

____________________________________________ / ______________ /

________ _____________ 2007 г.

Начальник учебного отдела _______________________ /____________ /

________ ____________ 2007 г.

Начальник методического совета ________________________ / __________/

_______ ____________ 2007 г.

I. ЦЕЛЕВАЯ УСТАНОВКА

И ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

1. Цели и задачи обучения по дисциплине

Цель курса:

углубленное изучение документа и систем документации в их историческом развитии, теоретических и практических проблем документирования правовой и управленческой информации, формирования систем документации, обеспечивающих деятельность учреждений любой организационно-правовой формы, направлений и методов совершенствования способов документирования.

Задачи курса:

·  обучить студентов основным способам создания документов;

·  рассмотреть проблемы унификации и стандартизации документов и систем документации;

·  ознакомить с современными требованиями к составлению и оформлению организационно-распорядительных документов;

·  привить навыки проектирования унифицированных форм документов, систем документации и информационно-документационной системы учреждения в целом;

·  привить навыки анализа и редактирования управленческих документов;

·  сформировать информационную культуру специалистов-документоведов.

В результате изучения дисциплины студенты должны

знать:

·  теоретические основы документоведения, его современные проблемы и терминологию;

·  нормативно-методические документы по документационному обеспечению управленческой деятельности, научную и учебную литературу по дисциплине, документоведческую терминологию;

·  способы и средства документирования, классификацию типов носителей документной информации;

·  закономерности развития документа и систем документации;

·  структуру документа и нормативные требования к составлению и оформлению организационно-распорядительных документов в традиционном и автоматизированном режимах;

·  принципы и процедуры документирования управленческой деятельности; системы документации и состав управленческих документов в учреждении, организации и предприятии различных форм собственности;

·  порядок организации документов в комплексы; критерии и принципы определения научно-исторической и практической ценности документов;

·  направления и методы совершенствования документов и документных комплексов.

уметь:

·  квалифицированно исследовать состав документации учреждения, организации или предприятия;

·  унифицировать и проектировать формы документов;

·  унифицировать тексты документов;

·  составлять документы с использованием языковых вариантов в конкретных управленческих ситуациях в зависимости от назначения, содержания и вида документа;

·  оформлять документы в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативно-правовых актов;

·  анализировать и редактировать управленческие документы организаций различных форм собственности;

·  проектировать документные комплексы;

·  определять историческую и практическую ценность документов.

иметь представление:

·  об истории развития документа и систем документации;

·  об истории складывания формуляра документа;

·  о критериях исторической и практической ценности документов;

·  об основных тенденциях развития способов и средств документирования;

·  о направлениях унификации содержания и формы документов, стандартизации документов и систем документации в условиях перехода к автоматизированным информационным технологиям;

·  о методике исследования информационно-документационной системы организационной структуры.

2. Организационно-методические указания

Дисциплина «Документоведение» входит в цикл общепрофессиональных дисциплин и относится к федеральному компоненту дисциплин специальности Государственного образовательного стандарта высшего образования.

Преподавание дисциплины базируется на знаниях, полученных студентами при изучении курса «Ведение в специальность». В свою очередь, знания и умения по дисциплине будут востребованы при изучении курсов «Организация и технология документационного обеспечения управления», «Информационное обеспечение управления», «Документная лингвистика», а также правовых дисциплин и дисциплин информационного цикла.

Изучение дисциплины «Документоведение» строится на сочетании теоретических и семинарских занятий, предполагает тесное взаимодействие трех форм обучения: лекций, семинарских занятий, самостоятельной работы.

Из общего бюджета времени на лекции приходится около 60% учебного времени. Лекции носят проблемный характер: документ рассматривается одновременно как элемент социальной системы и как продукт деятельности организации. На лекциях преподаватель излагает теоретический материал дисциплины, знакомит студентов с соответствующими теме источниками и литературой, с планом последующего за лекцией семинарского занятия.

Семинарские занятия проводятся по темам дисциплины, требующим приобретения практических навыков работы с документами, закрепления теоретических знаний, полученных на лекциях и в результате самостоятельной работы. При выполнении практических заданий студенты используют имеющиеся в кабинете документоведения и компьютерных классах технические средства, тематические подборки проспектов, нормативов, альбомов документов.

В процессе самостоятельной работы студенты знакомятся с основной и дополнительной теоретической, методической и специальной литературой по дисциплине; изучают лекционный и дополнительный материалы по темам занятий с привлечением специальных словарей и справочников; разрабатывают макеты документов; подготавливают проекты служебных документов.

Контроль успеваемости и качества подготовки студентов по учебной дисциплине включает текущий контроль, рубежный контроль и промежуточную аттестацию.

Текущий контроль успеваемости проводится в ходе всех видов учебных занятий в форме устного опроса, коллективной беседы.

Рубежный контроль имеет целью установить качество усвоения учебного материала по определенному разделу (или темам) учебной дисциплины. Проводится в форме контрольной работы или тестирования.

Промежуточная аттестация имеет целью определить степень достижения учебных целей по дисциплине. Проводится в форме экзамена и защиты курсовой работы. К экзамену допускаются студенты, выполнившие требования учебной программы.

Знания, полученные при изучении данной дисциплины, используются при написании выпускной квалификационной работы.

II. СОДЕРЖАНИЕ РАЗДЕЛОВ И ТЕМ ДИСЦИПЛИНЫ

РАЗДЕЛ 1. НАЗНАЧЕНИЕ КУРСА, ИСТОЧНИКИ И ЛИТЕРАТУРА

Тема 1. Предмет, содержание, задачи курса и методы его изучения.

Документ и информационная цивилизация. Документная среда ноосферы. Роль документа в жизни человека и общества.

Документ - основной объект документоведческих исследований. Документ в сфере права и управления. Оперативная, ретроспективная и перспективная среда существования документов.

Документоведение как научная дисциплина. Становление и развитие документоведения как науки. Практическое документоведение. Теоретическое документоведение.

Становление и развитие документоведения как научной дисциплины. Практическое документоведение. Теоретическое осмысление документационных процессов. Появление термина «документоведение». Документалистика и документоведение.

Объект, предмет документоведения. Место документоведения в системе наук. Связь документоведения с историческими науками, архивоведением, правоведением, экономическими, техническими науками, информатикой, лингвистикой, теорией управления и другими научными дисциплинами.

Роль документоведения в совершенствовании процессов управления.

Методы документоведческих исследований. Общенаучные, частные и специальные методы. Структура, содержание и задачи документоведения.

Тема 2. Источники в документоведении

Принципы классификация документоведческих источников. Законодательные акты, нормативные документы XVI - начала XX вв. Письмовники. Документоведческие источники советского периода, инструктивные и методические материалы. Руководства по делопроизводству.

Источники документоведения Российской Федерации. Конституция Российской Федерации. Гражданский кодекс Российской Федерации. Законодательные акты и нормативные документы. Государственные стандарты и унифицированные системы документации. Государственная система документационного обеспечения управления.

Ведомственные и общеотраслевые нормативные документы. Инструктивные и методические материалы. Периодические издания. Литература. Справочные издания.

РАЗДЕЛ 2. ДОКУМЕНТ, ЕГО СВОЙСТВА, ФУНКЦИИ

И СПОСОБЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ

Тема 3. Развитие понятия «документ»

Социальная сущность документа. Возникновение документа как дополнительного (к звуковой речи) средства общения людей. Эволюция понятия «документ».

Правовой, управленческий, исторический аспекты в определении документа. Расширение понятия «документ» с развитием науки и техники. Определение документа в документоведении и других научных дисциплинах.

Определение документа в государственных стандартах и законодательных актах.

Тема 4. Документ и документированная информация

Взаимосвязь понятий «документ» и «информация». Виды информации. Роль информации в социальных и экономических процессах. Информация как основа принятия управленческих решений.

Понятия «документная» и «недокументная» информация», «информация документа», «документальная информация».

Тема 5. Свойства

документированной информации

Внешние общие свойства документированной информации: атрибутивность, функциональность (целевое назначение), знаковость форма, инвариантность, бренность, транслируемость, мультипликативность, рассеяние, дискретность, ценность, полезность, полнота, достоверность, новизна (актуальность), оперативность, доступность, защищенность, релевантность, адекватность, эргономичность.

Внешние специфические свойства управленческой информации: официальный характер сообщения, адресность, повторяемость, тематическая ограниченность, убедительность (аргументированность).

Внутренние свойства документированной информации: объём информации, внутренняя организация, структура.

Информационные барьеры, их классификация и характеристика. Пути преодоления информационных барьеров.

Тема 6. Функции документа

Понятие «функция документа». Полифункциональность документа. Классификация функций документа.

Социальная функция документа как средства отражения процессов, происходящих в обществе, в государстве, а также деятельности, места и роли личности в обществе. Общие функции документа. Информационная функция документа как средства запечатления, организации и сохранения информации. Коммуникативная функция документа как средства передачи информации во времени и пространстве. Кумулятивная функция документа как средства накопления информации. Функция документа как исторического источника. Культурная функция документа как средства отражения уровня материальной, научной, технической, языковой культуры.

Специальные функции документа: управленческая, правовая, статистическая, познавательная, мемориальная, гедоническая, политическая, идеологическая, юридическая, функция защиты информации.

Важнейшие особенности функций документа.

Тема 7. Способы документирования

Понятия «документирование информации» и «способы документирования». Эволюция способов документирования. Предметное документирование. Разновидности предметного письма.

Начертательный способ закрепления, передачи и хранения информации. Текстовое документирование и область его применения. Развитие типов письма. Пиктографическое, идеографическое (логографическое), слоговое (силлабическое), буквенно-звуковое (алфавитное, фонемографическое) письмо. Использование пиктограмм и логограмм в современных условиях.

История русского письма. Сфера использования фонетического письма. Стенография.

Техническое изобразительное документирование и область его применения. Чертежно-графическое документирование. Аудиовизуальное документирование. Фотодокументирование, его средства и область применения. Микрофотокопирование (микрофильмирование) документов. Цифровая (электронная) фотография. Кинодокументирование, его виды и область применения. Понятие «кинодокумент». Видеодокументирование. Фоно - , аудиодокументирование, его особенности и области применения.

Документирование на искусственных языках. Электронный документ. Системы записи. Стенография. Шифрование информации.

Тема 8. Материальные носители информации

Понятие носителя документированной информации. Естественные и искусственные материальные носители.

Древнейшие материалы для письма. Использование дерева, глины, берёсты, папируса, пергамента и др. в качестве материальных носителей информации. Изобретение бумаги и совершенствование её производства. Водяные знаки (филиграни).

Материалы для технического документирования. Фотографические носители информации. Материальные носители механической звукозаписи. Магнитные носители информации, их виды. Магнитные ленты, диски, карты. Оптические (лазерные) диски. Цифровые универсальные видеодиски. Перспективные виды носителей информации.

Влияние типа носителя информации на долговечность и стоимость документа.

Тема 9. Средства документирования

Историческое развитие и классификация средств документирования. Ручные пишущие средства, их достоинства и недостатки.

Механические и электромеханические средства документирования. Пишущие машины. Диктофоны. Транскрайберы. Автоматические средства составления и изготовления документов. Компьютеры и компьютерная периферия. Электронные записные книжки. Специализированные программные продукты для делопроизводства.

Основные технологии и средства копирования и размножения документов.

РАЗДЕЛ 3. ПРИЗНАКИ ДОКУМЕНТА.

ОРИГИНАЛЬНОСТЬ И КОПИЙНОСТЬ ДОКУМЕНТА

Тема 10. Признаки документа

Понятие «признак» документа. Соотношение понятий «свойство документа» и «признак документа». Обязательные (общие) признаки документа: наличие смыслового содержания, знаковость, стабильная вещественная форма, предназначенность для использования в социальной коммуникации, завершенность сообщения.

Специфические признаки управленческого документа: авторство, наименование вида документа, датирование, удостоверение.

Понятие юридической силы документа. Способы придания документу юридической силы. Реквизиты, обеспечивающие юридическую силу документа: подпись, печать, гриф утверждения, гриф согласования, отметка о заверении копии. Юридическая сила электронной подписи.

Тема 11. Подлинность (оригинальность) и копийность документа.

Виды копий и их историческое развитие документа

Подлинность документа. Понятия «подлинник» и «оригинал» документа. Признаки оригинала. Виды оригиналов документов: умноженные оригиналы, двукратные оригиналы, черновики и беловики текстовых документов, автографы. Варианты, редакции документа. Оригиналы технических документов.

Понятия «копия документа». Историческое развитие копий. Дифференциация видов копий. Виды копий, определяемые временем воспроизведения: отпуск, дубликат, выписка, копия с копии, архивная копия.

Виды копий, определяемые способом их воспроизведения: ручные и автоматические. Юридическая сила копий, изготовленных различными способами копирования документов.

Порядок оформления копий. Удостоверение копий. Виды копий, определяемые способом их удостоверения: авторизованные, заверенные и незаверенные. Виды копий, определяемые по степени точности, близости к оригиналу: графически тождественные (факсимильные), частично тождественные, графически не тождественные, рисованные.

Современные технологии и средства копирования и размножения документов.

РАЗДЕЛ 4. СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА, ЕГО СОСТАВЛЕНИЕ

И ОФОРМЛЕНИЕ

Тема 12. Формуляр документа и его составные части

Понятие «реквизит» документа. Постоянные и переменные реквизиты. Обязательные реквизиты документа. Понятие «формуляр» документа.

Формуляр произвольный и регламентированный, индивидуальный и типовой. Формуляр-образец Основные части формуляра-образца. Государственные стандарты, регламентирующие формуляр-образец. Задачи формуляра-образца в установлении единообразия форматов бумаги, размеров служебных полей и схемы расположения реквизитов унифицированного документа.

Тема 13. Создание и развитие традиционной формы документа. Исторические этапы складывания и развития формуляра

текстового документа

Складывание формуляра документа в XVI-XVII веках. Влияние традиций и закона на складывание формуляра документа. «Столп», «столбец» как форма документа. Виды и разновидности документов. Специфика обозначения наименования вида документа («самоназвание» документа). Указание автора и составителя документа, адресата документа. Особенности датировки документов. Место и характер подписей документа, «справы» и «приписи», авторская подпись. Способы удостоверения документов. Виды печатей. Служебные отметки на документе. Структура текста, особенности изложения содержания различных видов документов.

Формуляр текстового документа в XVIII веке. Законодательное регулирование делопроизводства в XVIII веке. Изменения в видовом составе документов. Развитие формуляра документа. Наименование вида документа. Обозначение автора в формуляре документа. Текст документа. Заголовок к тексту, его назначение и место. «Скрепа» печать как способы удостоверения документа. Виды печатей. Отметки на документе, их назначение и место в формуляре.

Формуляр текстового документа в XIX - начале XX века. Изменения в структуре текстов документов. Законодательная регламентация видового состава документов и правил их оформления. Особенности оформления наименования вида документа, заголовка к тексту.

Появление бланка документа. Обозначение автора документа и способы адресования документов. Датирование документов. Изменения в порядке оформления подписи различных видов документа. Проставление печатей на документах. Характер отметок на документе. Структура текста документа.

Формуляр текстового документа советской эпохи. Регламентация оформления документов в 20-30-е годы XX века. Первые советские стандарты на документы. Изменения в видовом составе документов. Развитие бланка, бланки с угловым и продольным расположением реквизитов.

Регламентация правил создания документов в 70-90-е годы. Стандарты на документы. Единая государственная система делопроизводства (1973 г.). Государственная система документационного обеспечения управления (1990 г.). Развитие формуляра документов.

Тема 14. Формуляр современного управленческого документа

Основные современные нормативно-методические материалы по делопроизводству. Государственные стандарты на документы. Назначение управленческих (деловых) документов. Виды и область применения организационно- распорядительных документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Тема 15. Бланк управленческих документов

Понятие «бланк» документа. Эволюция бланка. Требования к форматированию бланка. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов, определяемые Государственным стандартом.

Виды бланков. Состав бланка, порядок расположения реквизитов. Бланки с угловым и продольным расположением реквизитов. Типичные ошибки в бланках документов.

Требования к оформлению бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации и герба субъекта Российской Федерации.

Тема 16. Заголовочная часть управленческого документа

Состав и графическая модель расположения зон и реквизитов заголовочной части документа. Оформление реквизитов «Государственный герб Российской Федерации», «Герб субъекта Российской Федерации», «Эмблема организации или товарный знак».

Оформление реквизитов «Код организации», Основной регистрационный номер (ОГРН) юридического лица», «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)», «Код формы документа». Авторство документа. Авторы - юридические и частные лица, индивидуальные и коллективные. Порядок обозначения наименования организации – автора документа. Авторы личных документов.

Справочные данные об авторе документа, их состав, размещение на бланке. Порядок оформления почтового адреса. Вид документа, его развитие. Связь видов документов и функций управления. Указание наименования (названия) документа, его место и назначение в формуляре документа. Зависимость формы документа от его вида.

Дата документа. Значение датирования документа. Виды дат. Правила оформления даты документа. Оформление реквизитов «Регистрационный номер документа», «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», «Место составления или издания».

Обозначение адресата. Правила оформления адресата и его место в формуляре документа. Порядок оформления документа с несколькими адресатами. Утверждение документов. Способы оформления и состав реквизита «Гриф утверждения документа», его место в формуляре документа. Резолюция. Особое назначение резолюции. Требования к ее содержанию и оформлению. Отметка о взятии документа на контроль.

Тема 17. Оформляющая часть управленческого документа

Состав и графическая модель расположения зон и реквизитов оформляющей части документа. Порядок и правила оформления реквизита «Отметка о приложении».

Состав удостоверения документов. Назначение подписания документов. Соотношение подписи и автора документа. Подписи по доверенности. Факсимиле.

Правила подписи документов различных категорий. Место подписи в формуляре документа. Электронная подпись.

Согласование документов. Порядок и виды согласования. Визы и гриф согласования, их оформление, место в формуляре документа.

Печати и штампы, их виды и назначение. Государственная гербовая печать. Законодательство об изготовлении и пользовании печатями. Порядок и место проставления печати на документах. Отметки на документах. Их роль в прохождении и исполнении документа.

Тема 18. Текстовая содержательная часть документа

Понятие «текст» документа, его особенности при различных способах документирования. Особенности текстов документов учреждений дореволюционной России.

Порядок изложения текста документов. Критерии точности, краткости и ясности изложения текста документа. Логическая структура текста. Взаимосвязь содержания и формы документа. Форма представления текста. Линейная и нелинейная формы представления текста.

Элементы текста. Заголовок как элемент текста служебного документа, его назначение и место в формуляре документа. Приложения к тексту и порядок их оформления.

Содержание простых и сложных документов. Рубрикация текста документа. Абзацное членение текста. Оформление абзацев. Внутренние заголовки и подзаголовки как форма рубрикации. Структура текста.

Тема 19. Унификация текста документа

Понятие об унификации и стандартизации. Объекты унификации и стандартизации. Методы унификации. Унификация документа как одно из направлений его совершенствования. Унификация структуры текста документа. Элементы формализации.

Унификация языковых средств. Формы унификации текста документа: типовой, трафаретный тексты, таблица, анкета, графики, диаграммы. Сборники типовых и трафаретных текстов документов

РАЗДЕЛ 5. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

И СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИИ

Тема 20. Принципы и методы классификации документов

Понятие «классификация» документов. Цели и объекты классификации. Основания классификации. Факторы, влияющие на выбор классификационной схемы.

Иерархический и фасетный методы классификации. Классификация документов с точки зрения знаковых средств закрепления информации; необходимости использования для восприятия информации специальных технических средств; материала носителя; способа распространения в обществе; регулярности выхода; состава основного текста; места в системе получения или переработки информации; целевого назначения.

Классификация управленческих документов по происхождению, по степени конфиденциальности, по срокам хранения, по видам и направлениям деятельности, по функциям управления и др.

Тема 21. Системы документации,

классификация систем документации

Понятие «система документации». Признаки системы документации. Основания классификации систем документации. Системы и подсистемы документации. Развитие систем документации. Системы документации государственных учреждений дореволюционной России.

Основные функциональные системы документации в Российской Федерации, их состав. Системы управленческой документации: система организационно-правовой документации; система плановой документации; система распорядительной документации; система отчетной документации; система договорной документации; система информационно-справочной и справочно-аналитической документации

Системы документации обеспечивающего типа: система документации по обеспечению персоналом; система документации по финансовому обеспечению; система документации по материально-техническому обеспечению: система документации по маркетингу; система документации по документационному и информационному обеспечению и др. Отраслевые системы документации, фиксирующие производственную деятельность предприятия.

Тема 22. Унифицированные системы документации

Понятия «унифицированная форма документа (УФД)», «унифицированная система документации» (УСД). Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Характеристика унифицированных систем документации. Государственная система стандартизации (ГСС) и ее структура. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации. Отраслевые системы документации, их взаимосвязь с функциональными системами документации.

Унифицированные формы документов организации (УСО). Международная организация стандартизации (ISO), общая характеристика ее деятельности. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), её состав и особенности. Основные принципы и основания для разработки УСОРД, цель унификации управленческой документации.

РАЗДЕЛ 6. ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ

И ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Тема 23. Система организационно-правовой документации

Содержание управленческой функции - организация системы и процессов управления. Документирование организационной функции учреждения, предприятия. Комплекс организационно-правовых документов, их назначение и содержание.

Характеристика организационно-правовых документов с точки зрения сферы действия, срока действия. Согласование, подписание и утверждение организационно-правовых документов. Особенности составления текстов организационно-правовых документов. Порядок внесения изменений и дополнений в организационно-правовые документы.

Правила составления и оформления организационно-правовых документов: устав, положение об организации, положение о структурном подразделении, положение о коллегиальных и совещательных органах, регламент, структура и штатная численность организации, штатное расписание, инструкции (должностная инструкция и др.), правила внутреннего распорядка.

Тема 24. Система распорядительной документации

Назначение и состав распорядительной документации. Изменения в системе видов распорядительных документов. Управленческое решение. Виды управленческих решений. Способы принятия управленческих решений (коллегиальный, единоличный). Фиксация управленческих решений в форме распорядительных документов.

Этапы подготовки проекта распорядительных документов. Согласование и подписание распорядительного документа. Структура текста распорядительного документа. Правила составления и оформления распорядительных документов: постановления, решения, распоряжения, приказа, указания. Формуляры и образцы распорядительных документов.

Тема 25. Система справочно-информационной

и справочно-аналитической документации

Назначение и состав справочно-информационной и аналитической документации в управленческой деятельности. Особая роль информационно-справочных документов в процессе принятия управленческих решений. Складывание системы информационно-справочной документации.

Процедура подготовки, составление и оформление докладных и объяснительных записок, справок, актов, заявлений, представлений, списков, перечней и др.

Служебная переписка. Классификация документов, составляющих переписку. Разновидности служебных писем по содержанию. Правила составления и оформления служебных писем. Правила составления и оформления телеграмм, телефонограмм, телексов, факсограмм, электронных сообщений. Типичные ошибки при оформлении информационно-справочных документов.

Оформление документов коллегиальных органов. Протокол, его разновидности правила составления и оформления. Формуляры и образцы информационно-справочных документов.

Тема 26. Документы личного характера

Назначение и состав документов личного характера. Правила составления и оформления заявления, резюме, автобиографии, анкеты, характеристики, рекомендации, личной доверенности, расписки.

РАЗДЕЛ 7. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННЫХ ПРОЦЕССОВ

Тема 27. Регламентация процессов документообразования

Необходимость регулирования процесса документообразования. Выяснение и устранение причин неоправданного возрастания видового разнообразия и количества документов. Основные условия и формы регулирования процесса документообразования.

Факторы, определяющие необходимый комплекс документов. Типизация форм документов. Разработка научных концепций межотраслевой унификации форм управленческих документов. Создание банков данных.

Правовое регулирование процесса документообразования. Формы правового регулирования.

Тема 28. Использование новых технологий в документировании

Влияние современных компьютерных технологий на документообразование. Документ в электронной форме. Проблема правового режима документа, созданного в электронной форме. Преимущества и недостатки электронного документа. Особенности согласования и подписания электронных документов. Особенности создания и оформления документов на компьютере: использование баз данных, создание шаблонов, текстовые редакторы, словари, проверка грамотности и орфографии. Современное программное обеспечение.

Развитие системы передачи информации. Возможность бездокументного обмена информацией в управлении.

РАЗДЕЛ 8. КОМПЛЕКСЫ ДОКУМЕНТОВ

Тема 29. Комплексы документов

Понятие «комплекс документов». Первичные комплексы текстовых документов и их виды. Комплексы технических документов и кинофотофонодокументов.

Сложные комплексы. Понятия «документальный фонд» и «архивный фонд». Комплексы документов учреждений, организаций и структурных подразделений. Личные фонды.

Понятие «коллекция документов». Понятие «архив». Ведомственные архивы. Государственные архивы. Государственный архив как комплекс документов, принадлежащих государству.

РАЗДЕЛ 9. НАУЧНО-ИСТОРИЧЕСКАЯ И ПРАКТИЧНСКАЯ ЦЕННОСТЬ ДОКУМЕНТА

Тема 30. Научно-историческая и практическая ценность документа

Понятия «ценность документа», «экспертиза ценности». Возникновение и развитие экспертизы. Основные принципы и критерии определения ценности документов.

Внешняя и внутренняя критика документов. Методы анализа документов. Анализ авторства, времени, места возникновения документа. Анализ содержания документа. Достоверность и ценность документа.

Особенности оценки научно-технической документации. Критерии ценности кинофотофонодокументов. Проблемы оценки электронных документов. Организационное и нормативно-методическое обеспечение экспертизы ценности документов.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Документоведение и документационное обеспечение управления является базовой учебной дисциплиной, поскольку вся деятельность учреждений, библиотек, информационных центров, архивов и других документно-коммуникационных систем основана на фондах, состоящих из документов. Без знания сущности, признаков, свойств, функций и структуры документов невозможны их создание, сбор, обработка, хранение, пропаганда, распространение и использование.

В учебно-методическом комплексе рассмотрены общетеоретические, исторические, методические и организационные проблемы документоведения:

·  всесторонне раскрыты сущность, общие и специфические свойства документов;

·  освещены закономерности становления и развития документа как источника социальной, семантической информации, канала документной коммуникации и основного элемента документного фонда;

·  описаны способы и средства создания документов;

·  охарактеризована взаимосвязь понятий «документ» и «информация»;

·  представлена история появления и совершенствования материального носителя документированной информации;

·  дана характеристика основных средств копирования и тиражирования документов;

·  изложены правила составления и оформления организационно-распорядительных документов в соответствии с нормативно-правовыми актами и государственными стандартами.

Форма документа охарактеризована через вещественность и материальную конструкцию, а содержание документа - через характер информации. Именно содержание документа определяет его сущность, назначение, функциональные особенности, в то время как форма может изменяться в зависимости от различных внешних, меняющихся условий.

III. РАСПРЕДЕЛЕНИЕ УЧЕБНОГО ВРЕМЕНИ

ПО СЕМЕСТРАМ, РАЗДЕЛАМ, ТЕМАМ

И ВИДАМ УЧЕБНЫХ ЗАНЯТИЙ

Очная форма обучения, срок обучения - 5 лет

1-й курс, II-й семестр

			В том числе
№ п/п	ТЕМЫ	Всего часов	Аудиторная работа	Самостоят. работа
			Лекции	Семинар. занят.
1.	Раздел 1. Назначение курса, источники и литература Предмет, содержание, задачи курса и методы его изучения	6	2	2	2
2.	Источники в документоведении	6	2	2	2
3	Раздел 2. Документ, его свойства, функции и способы документирования Развитие понятия «документ»	8	4	2	2
4.	Документ и документированная информация	8	4	2	2
5.	Свойства документированной информации	12	4	2	6
6.	Функции документа	16	4	4	8
7.	Способы и системы документирования	10	4	2	4
8.	Материальные носители информации	14	4	2	8
9.	Средства документирования	10	4	2	4
10.	Раздел 3. Признаки документа. Оригинальность и копийность документа Признаки документа	9	4	2	3
11.	Подлинность (оригинальность документа) и копийность документа. Виды копий и их историческое развитие	13	4	2	7
	Экзамен
	Итого по дисциплине	112	40	24	48

2-й курс, III-й семестр

			В том числе
№ п/п	ТЕМЫ	Всего часов	Аудиторная работа	Самостоят. работа
			Лекции	Семинар. занят.
12.	Раздел 4. Структура документа, его составление и оформление Формуляр документа и его составные части	8	4	-	4
13.	Создание и развитие традиционной формы документа. Исторические этапы складывания и развития формуляра текстового документа	18	8	-	10
14.	Формуляр современного управленческого документа	12	4	2	6
15.	Бланк управленческих документов	12	4	4	4
16.	Заголовочная часть управленческого документа	20	8	6	6
17.	Оформляющая часть управленческого документа	16	6	4	6
18.	Текстовая содержательная часть документа	14	4	4	6
19.	Унификация текста документа	8	2	2	4
	Экзамен
	Итого по дисциплине	110	40	22	48

2-й курс, IV-й семестр

			В том числе
№ п/п	ТЕМЫ	Всего часов	Аудиторная работа	Самостоят. работа
			Лекции	Семинар. занят.
20.	Раздел 5. Классификация документов и систем документации Принципы и методы классификации документов	6	2	-	4
21.	Системы документации, классификация систем документации	6	2	-	4
22.	Унифицированные системы документации	6	2	-	4
23.	Раздел 6. Организационно-распорядительные и информационно-справочные документы Система организационно-правовой документации	18	8	4	6
24.	Система распорядительной документации	26	10	8	8
25.	Система справочно-информационной и справочно-аналитической документации	26	10	8	8
26.	Документы личного характера	10	6	2	2
27.	Раздел 7. Совершенствование документационных процессов Регламентация процессов документообразования	6	4	-	2
28.	Использование новых технологий в документировании	4	2	-	2
29.	Раздел 8. Комплексы документов Комплексы документов	6	2	-	4
30.	Раздел 9. Научно-историческая и практическая ценность документов Научно-историческая и практическая ценность документа	8	4	-	4
	Экзамен
	Итого	122	52	22	48

Заочная форма обучения, срок обучения - 6 лет

			В том числе
№ п/п	ТЕМЫ	Всего часов	Аудиторная работа	Самостоят. работа
			Лекции	Семинар. занят.
1.	Раздел 1. Назначение курса, источники и литература Предмет, содержание, задачи курса и методы его изучения	5	1	-	4
2.	Источники в документоведении	4	-	-	4
3	Раздел 2. Документ, его свойства, функции и способы документирования Развитие понятия «документ»	10	-	-	10
4.	Документ и документированная информация	13	1	-	12
5.	Свойства документированной информации	11	1	-	10
6.	Функции документа	16	2	-	14
7.	Способы и системы документирования	11	1	-	10
8.	Материальные носители информации	14	2	-	12
9.	Средства документирования	9	1	-	8
10.	Раздел 3. Признаки документа. Оригинальность и копийность документа Признаки документа	9	1	-	8
11.	Подлинность (оригинальность документа) и копийность документа. Виды копий и их историческое развитие	19	3	-	16
12.	Раздел 4. Структура документа, его составление и оформление Формуляр документа и его составные части	8	-	-	8
13.	Создание и развитие традиционной формы документа.	10	-	-	10
14.	Формуляр современного управленческого документа	5	1	-	4
15.	Бланк управленческих документов	7	1	2	4
16.	Заголовочная часть управленческого документа	16	2	2	12
17.	Оформляющая часть управленческого документа	16	2	2	12
18	Текстовая содержательная часть документа	24	2	2	20
19.	Унификация текста документа	6	-	-	6
20.	Раздел 5. Классификация документов и систем документации Принципы и методы классификации документов	6	-	-	6
21.	Системы документации, классификация систем документации	6	-	-	6
22.	Унифицированные системы документации	6	-	-	6
23.	Раздел 6. Организационно-распорядительные и информационно-справочные документы Система организационно-правовой документации	17	1	-	16
24.	Система распорядительной документации	24	2	2	20
25.	Система справочно-информационной и справочно-аналитической документации	24	2	2	20
26.	Документы личного характера	11	1	-	10
27.	Раздел 7. Совершенствование документационных процессов Регламентация процессов документообразования	11	1	-	10
28.	Использование новых технологий в документировании	10	-	-	10
29.	Раздел 8. Комплексы документов Комплексы документов	8	-	-	8
30.	Раздел 9. Научно-историческая и практическая ценность документов Научно-историческая и практическая ценность документа	8	-	-	8
	Экзамен
	Итого	344	28	12	304

Заочная форма обучения, срок обучения - 3,5 года