Положение об общем отделе администрации Егорьевского муниципального района

Приложение

к постановлению руководителя администрации

Егорьевского муниципального района

от _14.08.2009______№_1655______

Утверждаю

Руководитель администрации Егорьевского муниципального района

_______________

П О Л О Ж Е Н И Е

об общем отделе администрации

Егорьевского муниципального района

I.  ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Общий отдел администрации Егорьевского муниципального района (далее - Отдел) является структурным подразделением администрации Егорьевского муниципального района (далее – Администрация).

1.2. Отдел руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, Уставом Московской области, законами Московской области, нормативными правовыми актами Губернатора Московской области, постановлениями Правительства Московской области, иными нормативными правовыми актами Московской области, Уставом муниципального образования «Егорьевский муниципальный район Московской области», постановлениями Главы Егорьевского муниципального района (далее – Глава района), решениями Совета депутатов Егорьевского муниципального района, постановлениями и распоряжениями руководителя администрации Егорьевского муниципального района (далее – Руководитель администрации), иными муниципальными правовыми актами муниципального района, Регламентом работы администрации Егорьевского муниципального района (далее – Регламент), Инструкцией по делопроизводству в администрации Егорьевского муниципального района (далее – Инструкция), настоящим Положением об Отделе.

1.3. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии со структурными подразделениями Администрации, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами государственной власти Московской области.

1.4. Отдел подчиняется непосредственно Руководителю администрации.

1.5. Отдел имеет печать и штампы с обозначением своего наименования. Порядок хранения и использования печатей и штампов определяется Инструкцией.

II.  ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ОТДЕЛА

2.1.  Основными целями Отдела являются организация, руководство,

координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению.

2.1.1. Совершенствование форм и методов работы с документами.

2.1.2. Обеспечение организации делопроизводства и документооборота Главы района, в Администрации и ее структурных подразделениях в соответствии с Инструкцией, Регламентом работы администрации Егорьевского муниципального района (далее – Регламент).

2.1.3. Организация соблюдения установленного порядка прохождения нормативных правовых актов и организационно-распорядительной документации в Администрации.

2.1.4. Документационное и организационное обеспечение деятельности Главы района и Руководителя администрации.

2.1.5. Организация работы и обеспечение сохранности ведомственного архива Администрации.

2.1.6. Обеспечение своевременного и качественного изготовления документов и материалов Администрации.

2.1.7. Организация и осуществление копировально-множительных работ организационно-распорядительной документации.

2.2. Отдел решает следующие задачи:

2.2.1.Формирование и проведение единой политики в области документационного обеспечения Администрации.

2.2.2. Совершенствование форм и методов работы с документами.

2.2.3. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами и подготовки документов к передаче в архивный отдел Администрации в соответствии с действующими нормами.

III. ФУНКЦИИ ОТДЕЛА

В целях реализации поставленных задач Отдел осуществляет следующие функции:

3.1. Обеспечивает взаимодействие Главы района, Руководителя администрации с Губернатором Московской области, Правительством Московской области, Московской областной Думой, иными должностными лицами и государственными органами Московской области, федеральными органами власти.

3.2. Подготавливает для своевременного рассмотрения Главой района, Руководителем администрации проекты нормативных правовых актов и иных документов, представляемых на подпись Главе района, Руководителю администрации.

3.3. Подготавливает проекты поручений Главы района, Руководителя администрации.

3.4. Организует проведение еженедельных совещаний у Главы района.

3.5. Обеспечивает Главу района, Руководителя администрации необходимыми информационными и справочными материалами.

3.6. Организует документооборот и ведение архива Администрации, а также представление соответствующей информации о деятельности Руководителя администрации и Администрации.

3.7. Осуществляет регистрацию нормативных правовых актов и организационно-распорядительных документов, обработку документов и учетно-справочную работу по документам.

3.8. Организует совместно с соответствующими структурными подразделениями Администрации проведение мероприятий, осуществляемых Руководителем администрации, либо по его поручению, заместителями руководителя Администрации.

3.9. Анализирует корреспонденцию, поступающую на имя Главы района, Руководителя администрации, представляет им соответствующие материалы, направляет корреспонденцию в установленном порядке в соответствии с распределением обязанностей заместителям руководителя Администрации для рассмотрения.

3.10. Обеспечивает своевременное представление Главе района, Руководителю администрации подготовленных проектов поручений и иных материалов, по которым требуется решение Главы района, Руководителя администрации.

3.11. Докладывает Главе района, Руководителю администрации оперативную информацию.

3.12.Организует рассмотрение поступивших Главе района, Руководителю администрации корреспонденции от Губернатора Московской области, Правительства Московской области, депутатов Московской областной Думы, членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания, Управления делами Президента Российской Федерации, направляет корреспонденцию согласно поручениям Главы района, Руководителя администрации соответствующим должностным лицам для рассмотрения и подготовки проектов ответов.

3.13. Рассматривает письма организаций, адресованные Главе района, Руководителю администрации и в Администрацию, направляет эти письма согласно поручениям Главы района, Руководителя администрации соответствующим должностным лицам.

3.14. Запрашивает в установленном порядке информационные и другие материалы, необходимые для деятельности Отдела.

3.15.Направляет по принадлежности в структурные подразделения, органы власти и управления на территории Егорьевского района, государственные органы Московской области, органы местного самоуправления, поступившие в Администрацию документы, которые содержат вопросы, относящиеся к компетенции этих органов и не требующие решения Главы района, Руководителя администрации либо Администрации.

3.16. Возвращает исполнителю нормативные правовые акты и распорядительные документы, оформленные ненадлежащим образом либо представленные с нарушением Инструкции.

3.17. Составляет и формирует ежемесячные протоколы нормативных правовых актов Главы района, Руководителя администрации.

3.18. Взаимодействует с Егорьевской городской прокуратурой по вопросам ежемесячного представления нормативных правовых актов Руководителя администрации к надзору за соблюдением законности.

3.19. Обеспечивает ведение делопроизводства и защиту охраняемой законом информации.

3.20. Осуществляет контрольные проверки по ведению делопроизводства и документооборота в комитетах, управлениях, отделах и структурных подразделениях Администрации, в соответствии с требованиями Инструкции и утвержденным графиком.

3.21. Подготавливает рекомендации и методические материалы по вопросам делопроизводства, проводит семинары и совещания по вопросам документационного обеспечения.

3.22. Проектирует и разрабатывает бланки нормативных правовых и распорядительных документов.

3.23. Разрабатывает номенклатуру дел, обеспечивает хранение дел и оперативное использование документационной информации.

3.24. Заверяет копии нормативных правовых, распорядительных и других служебных документов печатями и штампами Отдела.

3.25. Осуществляет хранение нормативных правовых и распорядительных документов в течение 5 лет и выдачу копий постановлений и распоряжений по запросам граждан и организаций.

3.26. Организует и осуществляет изготовление документов и копировально-множительные работы.

3.27. Обеспечивает должностных лиц и структурные подразделения Администрации необходимыми для делопроизводства бланками, карточками.

3.28. Организует делопроизводство и документооборот с использованием средств организационной, вычислительной и электронной техники, системы автоматизированного делопроизводства и документооборота (далее - САДД) в Администрации, разрабатывает и внедряет мероприятия по рациональной постановке делопроизводства.

3.29. В соответствии с Регламентом и Инструкцией принимает, регистрирует и распределяет входящую корреспонденцию, а также внутреннюю документацию Администрации на имя Главы района, Руководителя администрации.

3.30. Регистрирует договоры и соглашения Главы района, заключенные от имени Егорьевского муниципального района.

3.31. Регистрирует договоры и соглашения Руководителя администрации, заключенные от имени Администрации.

3.32. Организует ведомственную подписку по полугодиям на периодические печатные издания для Главы района, Руководителя администрации, заместителей руководителя Администрации, начальников управлений, комитетов и отделов Администрации.

3.33. Ведет информационно-разъяснительную работу с посетителями и осуществляет прием входящей корреспонденции в приемной Администрации.

3.34. Выдает копии архивных документов, выписки из нормативных правовых актов, распорядительных документов, а также справки по принятым документам Главы района, Руководителя администрации.

3.35. Осуществляет учет гербовых бланков и контроль за изготовлением гербовых бланков Администрации, выдачу их структурным подразделениям Администрации, списание и уничтожение испорченных гербовых бланков.

3.36. Осуществляет изготовление документов и материалов на бумажных и электронных носителях.

IV.  ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА

4.1. Запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений Администрации, территориальных органов государственной власти Московской области, а также должностных лиц учреждений и организаций, независимо от организационно-правовой формы и формы собственности, в установленном порядке справки, другие документы и сведения.

4.2. Взаимодействовать и вести служебную переписку со структурными подразделениями Администрации, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, федеральными органами государственной власти, органами государственной власти Московской области, органами местного самоуправления - поселений в составе Егорьевского муниципального района, должностными лицами учреждений и организаций независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, общественными объединениями по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела.

4.3. Выносить на рассмотрение Главы района, Руководителя администрации предложения по вопросам, относящимся к компетенции Отдела.

4.4. Проводить проверки структурных подразделений Администрации по вопросам организации ведения делопроизводства и документооборота.

4.5. Принимать участие в совещаниях и иных мероприятиях, проводимых Главой района, Руководителем администрации.

4.6. Осуществлять иные права, в соответствии с задачами Отдела.

V.  РУКОВОДСТВО И ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА

5.1. Отдел возглавляет начальник общего отдела Администрации (далее – начальник отдела).

5.2. Начальник отдела является муниципальным служащим, назначается на должность и освобождается Руководителем администрации, подчиняется непосредственно Руководителю администрации.

5.3. Начальник отдела:

5.3.1. Руководит деятельностью Отдела на принципах единоначалия, обеспечивает решение возложенных на Отдел задач, несет персональную ответственность за выполнение функций Отдела и состояние исполнительской дисциплины.

5.3.2. Докладывает Руководителю администрации и иным заинтересованным должностным лицам, по поручению Руководителя администрации, информацию по вопросам, входящим в компетенцию Отдела, а также предложения по вопросам организации и ведения делопроизводства и документооборота в органах местного самоуправления.

5.3.3. Определяет внутреннее распределение обязанностей между сотрудниками Отдела, разрабатывает и представляет на утверждение Руководителя администрации должностные инструкции сотрудников Отдела и контролирует их исполнение, разрабатывает и представляет на утверждение Руководителя администрации Положение об Отделе.

5.3.4. Представляет Руководителю администрации предложения для назначения на должность и освобождения от должности сотрудников Отдела, о повышении их квалификации, применении мер поощрения и дисциплинарных взысканий.

5.3.5. Подписывает служебную документацию в пределах своей компетенции.

5.3.6. Имеет право присутствовать на совещаниях и других мероприятиях, проводимых с участием или по поручению Руководителя администрации.

5.4. Права, обязанности и ответственность сотрудников Отдела определяется законодательством Российской Федерации и Московской области о муниципальной службе, настоящим Положением и должностными инструкциями, утвержденными Руководителем администрации.

5.5. Сотрудники Отдела осуществляют свою работу в соответствии с распоряжениями и указаниями начальника отдела, должностными инструкциями и несут персональную ответственность за их выполнение.

Согласовано:

Юридический отдел

организационно-правового управления

администрации Егорьевского муниципального района

Начальник общего отдела

Тел. 4-22-47

Заместитель начальника общего отдела

Тел. 4-22-47

Главный специалист общего отдела

Тел. 4-10-40, 4-22-58

Ведущий специалист общего отдела

Тел. 4-22-56

Старший инспектор общего отдела

Тел.2-45-21

Старший инспектор общего отдела

Тел. 3-15-72