Положение об общем отделе

УТВЕРЖДАЮ

Ректор ГОУ ВПО «ВГПУ»

_______________________

«____»___________ 20___

П О Л О Ж Е Н И Е

об общем отделе

I. Общие положения

1.Общий отдел (далее-Отдел) является самостоятельным структурным подразде-

лением университета.

2. Отдел создается и ликвидируется приказом ректора.

3. Отдел подчиняется проректору по административно-хозяйственной и кадровой

работе.

4. Общий отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность приказам ректора.

5. Работники Отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей

приказом ректора по представлению начальника Отдела.

6. В своей деятельности общий отдел руководствуется:

6.1. Уставом университета.

6.2 Приказами и указаниями Министерства, руководства вуза.

6.2 Настоящим положением.

6.3 Инструкцией по делопроизводству ВГПУ.

II. Структура

1. Структуру и штатную численность Отдела утверждает ректор университета по представлению начальника отдела и по согласованию с отделом кадров и отделом экономики и финансов.

2. Должностные инструкции работников общего отдела разрабатываются и подпи-

сываются начальником общего отдела, утверждаются ректором.

III Задачи

1. Организация и сопровождение документационного обеспечения деятельности университета.

2. Информатизация подразделений университета.

3. Обеспечение единства информационных и документационных технологий в подразделениях университета.

4. Совершенствование информационного и документационного обеспечения в университете на основании единой технической политики и применения современных программно-технических комплексов подготовки и обработки документов.

5. Организация и обеспечение специальной документальной связи с подразделениями университета, другими организациями и учреждениями, а также контроль за состоянием связи.

6. Организация работы постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК).

7. Обеспечение сохранности использования печатей и штампов в соответствии с регламентом использования, хранения, изготовления и уничтожения печатей и штампов.

8. Контроль исполнения документов и подготовка документов к передаче в архив.

9. Организация передачи документов на хранение в архив университета.

IV Функции

1. Ведение делопроизводства в университете.

2. Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции. Доставка корреспонденции в структурные подразделения университета и

на почту.

3.  Контроль за сроками исполнения документов, их правильным оформлением.

4. Работа по приему, регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства.

5. Разработка сводной номенклатуры дел положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела в университете.

6. Методическое руководство делопроизводством в подразделениях университета. Контроль за правильным формированием, хранение и своевременной сдачей дел в архив.

7. Составление отчетов, справок, сводок по результатам контроля за исполнением.

8. Выполнение копировальных, множительных и машинописных работ.

9. Работа по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов (книг учета поступления и выбытия дел, списков фондов, листов фондов).

10. Организация использования документов.

11.Инструктирование работников структурных подразделений университета о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив.

12. Контроль за своевременностью поступления в архив документов, законченных делопроизводством.

13. Работы по экспертизе ценности архивных документов, формирование документов в дела постоянного и временного хранения.

14. Составление описей дел для передачи документов в государственный архив, актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

15. Работа по восстановлению документов, находящихся в архиве университета.

16. Учет документооборота и количества дел, выдача архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.

17. Контроль за соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

18. Разработка и согласование с Государственным архивом графиков представления описей дел на рассмотрение ЭПК и передачи документов на государственное хранение.

19. Сохранность конфедициальности сведений, содержащихся в документах.

V. Права

Общий отдел имеет право:

1. Осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях университета и докладывать руководству о результатах проверок.

2. Запрашивать в структурных подразделениях документы и информацию, необходимую для выполнения контрольных функций отдела.

3. Возвращать на доработку документы, оформленные в подразделениях университета с нарушением инструкций по делопроизводству.

4. Требовать от структурных подразделений исполнения документов, заявлений граждан и отчетности по ним.

5. Привлекать специалистов структурных подразделений университета к подготовке проектов нормативно-методических документов по вопросам документационного обеспечения, делопроизводства и архива.

6. Давать указания структурным подразделениям университета по вопросам, относящимся к компетенции архива.

7. Запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач.

8. Не принимать документы, подготовленные с нарушением установленных правил.

9. Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию архива.

10. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью архива.

11. Вносить предложения руководству университета о привлечении к материальной и дисциплинированной ответственности должностных лиц университета по результатам проверки.

12. Вносить предложения в отдел кадров и руководству университета о перемещении работников общего отдела, их поощрениях за успешную работу, а также предложения о наложении дисциплинарных взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.

13. Общий отдел имеет две круглые печати (одна со своим наименованием) и штамп, находящиеся в распоряжении начальника общего отдела.

VI. Взаимоотношения

Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, общий отдел взаимодействует:

1. Со всеми подразделениями университета по вопросам:

– ведение делопроизводства;

– организация контроля и проверки исполнения документов;

– передача входящей корреспонденции и приема исходящей, движения внутренней документации;

– получение и выдача документов, подлежащих печатанию, копированию, размножению;

– подготовки и представления документов на хранение в архив;

– передача документов и их копий, справок для использования в работе подразделений;

– поиска необходимой информации.

2. С ремонтно-эксплуатационным и хозяйственным отделом:

– обеспечения транспортом;

– канцелярскими принадлежностями;

– бланками документов.

3. С отделом обслуживания информационно-вычислительной техники:

– обеспечение оборудованием, оргтехникой;

– обеспечение ремонта оргтехники, копировально-множительного оборудования и пр.

4. С главным юристом по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

VII. Ответственность

1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций, предусмотренных настоящим Положением, несет начальник общего отдела.

2. На начальника общего отдела возлагается персональная ответственность за:

2.1. Организацию деятельности отдела по выполнению возложенных на него задач и функций.

2.2. Организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями.

2.3. Сохранность принятых в работу документов, сохранность принятых документов в архив и документов, выдаваемых для пользования.

2.4. Соблюдение сотрудниками отдела трудовой и производственной дисциплины.

2.5. Обеспечение сохранности имущества, находящегося в отделе и соблюдение правил пожарной безопасности.

2.6. Подбор, расстановку и деятельность сотрудников отдела.

2.7. Организация деятельности архива по выполнению возложенных на него задач и функций.

2.8. Соблюдение режима доступа к информации, являющейся государственной, коммерческой и служебной тайной, а также использование этой информации сотрудниками отдела в служебных целях.

2.9. Ответственность сотрудников отдела устанавливается их должностными инструкциями.

Начальник общего отдела

Согласовано:

Юрисконсульт

«____» _____________ 20___г.