Положение об административном отделе Управления Федерального казначейства по Республике Карелия

Приложение

к приказу Управления

Федерального казначейства

по Республике Карелия

от «29» декабря 2011 г. № 000

П О Л О Ж Е Н И Е

об административном отделе

Управления Федерального казначейства по Республике Карелия

I. Общие положения

1. Административный отдел (далее Отдел) является структурным подразделением Управления Федерального казначейства по Республике Карелия (далее УФК).

2. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии со структурными подразделениями и отделениями Управления, иными государственными органами и организациями всех форм собственности.

3. В своей деятельности Отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, Указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства финансов Российской Федерации, Федерального казначейства, нормативными правовыми актами Республики Карелия и органов местного самоуправления, приказами руководителя Управления, действующими нормативными методическими документами в области документационного обеспечения Управления и архивного дела, а также настоящим Положением.

II. Полномочия

4. Отдел осуществляет следующие полномочия:

4.1.осуществление функционирования единой системы организации делопроизводства УФК;

4.2. координации работы УФК;

4.3. материально-техническое обеспечение;

4.4. организует работу приемной руководителя УФК;

4.5. обеспечивает прием, учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, в том числе полученной по электронным каналам связи;

4.6. организует выполнение в установленные сроки поручений руководителя УФК;

4.7. разрабатывает и осуществляет мероприятия по сокращению документооборота;

4.8. организует работу по устным и письменным обращениям граждан и организаций;

4.9. обеспечивает соблюдение установленного порядка работы со штампами и печатями УФК;

4.10. разрабатывает и организует размещение на официальном интернет-сайте УФК Плана УФК по исполнению Плана деятельности Федерального казначейства на очередной год, Отчета о результатах его выполнения, а также других планов деятельности УФК и соответствующих отчетов;

4.11. координирует в рамках своих полномочий работу УФК и отделов по муниципальным образованиям;

4.12. обеспечивает штатную техническую эксплуатацию и обслуживание АТС в УФК;

4.13. обеспечивает техническое обслуживание и ввод в эксплуатацию оргтехники (ксероксы, факсы, телефонные аппараты и т. п.) в УФК;

4.14. осуществляет мониторинг и реализацию мероприятий по эффективному управлению имущественным комплексом УФК;

4.15. осуществляет организацию и контроль за комплексным обслуживанием и содержанием зданий УФК в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной безопасности, а также методическое руководство по охране труда, технике безопасности и противопожарной безопасности;

4.16. осуществляет подготовку технических требований к закупаемым УФК товарам, работам и услугам, определение существенных условий государственных контрактов и договоров при подготовке к размещению заказов, а также участие в приемке и согласовании актов сдачи-приемки товаров, работ, услуг по государственным контрактам и договорам, заключенным по результатам размещения заказов, в установленных сферах деятельности;

4.17. обеспечивает своевременное и полное рассмотрение обращений граждан в рамках компетенции Отдела и в соответствии с поручением руководителя УФК (заместителя руководителя УФК), направление заявителям ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок;

4.18. осуществляет в рамках своей компетенции ведение делопроизводства, формирование и отправление/получение корреспонденции и другой информации по электронным каналам связи;

4.19. осуществляет внутренний контроль соответствия деятельности Отдела по исполнению государственных функций и полномочий требованиям нормативных правовых актов Российской Федерации и принятых управленческих решений в установленной сфере деятельности;

4.20. осуществляет организацию ведения нормативно-справочной информации, относящейся к функциям Отдела;

4.21. обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений, составляющих государственную тайну, и иных сведений ограниченного распространения;

4.22. осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности Отдела и УФК;

4.23. осуществляет обеспечение размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд УФК;

4.24. организует исполнение государственных контрактов и иных гражданско-правовых договоров, заключенных по результатам размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд УФК;

4.25. формирует отчетность о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд УФК.

4.26. организует подготовку документов для размещения заказов в рамках полномочий УФК в строгом соответствии с ведомственными нормативными актами, а также шаблонами автоматизированной системы управления государственными закупками (по мере ее внедрения), на основании технических требований и существенных условий государственных контрактов и договоров, определяемых Административным отделом, Отделом информационных систем, Отделом режима секретности и безопасности информации, Отделом кадров, а также специалистами по мобилизационной подготовке и гражданской обороне в пределах определенных указанным структурным подразделениям полномочий;

4.27. организует размещение заказов в установленном законодательством Российской Федерации, а также ведомственными нормативными актами порядке в рамках полномочий УФК;

4.28. организует заключение государственных контрактов и иных гражданско-правовых договоров в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации в рамках полномочий УФК;

4.29. организует формирование и размещение в соответствии с установленным порядком на основе Плана закупок товаров, работ и услуг для нужд УФК Плана-графика размещения заказов для государственных нужд;

4.30. обеспечивает ведение и размещение в соответствии с установленным порядком статистической информации о размещении заказов;

4.31. организует формирование и предоставление в соответствии с установленным порядком отчетности по размещению заказов для нужд УФК;

4.32. осуществляет другие функции в пределах установленных полномочий

III. Организация деятельности

5.Структура

5.1. Структура и штатная численность Отдела устанавливаются штатным расписанием, утверждаемым руководителем Управления.

5.2. Руководство отделом осуществляет начальник Отдела.

5.3. Начальник Отдела назначается на должность руководителем УФК в соответствии с Федеральным законом от 01.01.01 г. «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

5.4. Сотрудники Отдела назначаются на должность и освобождаются от должности руководителем УФК в соответствии с Федеральным законом от 01.01.01 г. 3 «О государственной гражданской службе Российской Федерации», Трудовым кодексом Российской Федерации» от 01.01.2001 .

6. Права

6.1 Отдел вправе в пределах определенной настоящим Положением компетенции:

6.2. взаимодействовать с государственными учреждениями, организациями всех видов собственности для выполнения своих функциональных обязанностей;

6.3. запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности Отдела у структурных подразделений Управления и отделов Управления;

6.4. контролировать соблюдение требований инструкции по охране труда, правил противопожарной безопасности работниками Управления и его отделений;

6.5. представлять интересы Управления в сторонних организациях и учреждениях при решении вопросов, связанных с деятельностью Отдела;

6.6. осуществлять проверку организации делопроизводства в отделах Управления;

6.7. вносить руководителю Управления предложения по совершенствованию форм и методов работы с документами в отделах Управления;

6.8. возвращать исполнителям на доработку документы, оформленные с нарушением правил, установленных Инструкцией по делопроизводству в территориальных органах Федерального казначейства;

6.9. привлекать специалистов отделов Управления, Национального архива Республики Карелия к подготовке проектов методических документов по вопросам делопроизводства и архива;

6.10. осуществлять иные полномочия по поручениям руководителя Управления;

6.11. осуществлять обязанности в соответствии с законодательством Российской Федерации и настоящим Положением.

6.12. Руководство деятельностью Отдела осуществляет Начальник отдела.

6.12.3 Начальник Отдела организует и осуществляет на принципах единоначалия общее руководство и контроль за деятельностью Отдела.

6.12.4 Заместитель начальника Отдела назначается на должность и освобождается от должности руководителем Управления.

6.12.5 Начальник отдела совместно с заместителем начальника отдела разрабатывает Положение об отделе, должностные регламенты и должностные инструкции работников отдела, которые утверждаются руководителем Управления.

6.12.4. Начальник отдела совместно с заместителем начальника отдела осуществляет распределение должностных обязанностей между работниками отдела.

6.12.9. Отдел осуществляет свою работу в соответствии с квартальными планами, утвержденными заместителем руководителя и текущими поручениями, необходимыми для выполнения функций отдела, а также в соответствии с настоящим Положением.

7. Ответственность

7.1 . Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на административный отдел задач и функций несет начальник административного отдела.

7.2. Каждый сотрудник административного отдела, несет персональную ответственность за выполнение задач и функций, возложенных лично на него, при этом степень ответственности устанавливается должностными регламентами сотрудников Отдела.