Справка комплексной проверки состояния архивного дела в архивном отделе администрации МО «Гергебильский район»

Справка

комплексной проверки состояния архивного дела в архивном отделе администрации МО «Гергебильский район»

17.05.2011г. с. Гергебиль

В соответствии с утвержденным Администрацией Президента и Правительства РД графиком проверено состояние архивного дела, кадрового состава архивного отдела и целевого использования средств, выделяемых из республиканского бюджета РД на осуществление государственных полномочий РД по хранению, комплектованию, учету и использованию Архивного фонда РД в администрации МО «Гергебильский район».

Проверка проведена заместителем начальника Управления Правительства РД по делам архивов (Управление) и ведущим специалистом-экспертом Управления в присутствии начальника архивного отдела администрации МО «Гергебильский район»

1.Организация управления архивным делом.

В ходе проверки выявлено, что в архивном отделе имеется нормативно-методическая и справочная литература, необходимая для организации деятельности муниципального архива.

С 16.09.2000г. назначена заведующей архивным отделом. На день проверки имелись: положение о МА от 01.01.2001г., составленное не по форме, должностная инструкция на начальника архивного отдела, утвержденные постановлением администрации 2010г. В соответствии с положением о МА архивный отдел не имеет печати и углового штампа, справки выдаются на бланках администрации, заверяются печатью администрации.

Делопроизводство архива в удовлетворительном состоянии. Все документы заведены в соответствии с номенклатурой, согласованной ЭПК пр.№7 от 01.01.2001г.

2.Обеспечение сохранности документов

Архивный отдел расположен на 1 этаже здания районной администрации, состоит из 1 помещения (27 кв. м.), в котором совмещено архивохранилище и рабочий кабинет. Загруженность архивохранилища составляет 100%, в архивохранилище установлена автоматическая система пожаротушения, бронированная дверь, приобретены металлические стеллажи. Всего закартонировано-7558 документов, остались незакартонироваными нестандартные документы (похозяйственные книги) в количестве 1000 ед. хр.

Основные учетные документы заведены, однако в книге учета поступлений документов нет итоговых записей, в карточках фондов неправильно вынесены названия фондообразователей. Ведение дел фондов соответствуют правилам работы, но на фонды с/советов и с/администраций не заведены отдельные дела. В реестре описей не вынесены итоговые записи.

Последняя проверка наличия фондов в архиве проводилась в 2003г. в результате которой расхождений между фактическим наличием дел фондов и учетными документами не обнаружено. В 2009г. специалистом Комитета Правительства РД по делам архивов проведена проверка состояния обеспечения сохранности документов в МА, однако по результатам проверки справка не была составлена. Вопрос совмещенности архивохранилища и рабочего кабинета, поставленный ранее, перед администрацией МО «Гергебильский район» не снят и по сей день.

База данных «Архивный фонд-3» внедрена в 2008г., однако в связи с неисправностью компьютера, в электронном варианте не удалось открыть ПК, и сверить данные Паспорта МА на 01.01.2011г. с учетными документами.

Из средств, выделенных на исполнение госполномочий за гг., имеются случаи нецелевого использования средств на командировочные расходы, аренду помещения, приобретение канцелярских товаров, транспортные расходы, услуги связи.

На 2011г. планируется приобретение компьютера -66т. р., обложек для формирования дел -10т. р., архивных коробок, установку антивирусной программы -1т. р.. подключение сетевого кабеля -3т. р, оплаты за услуги Интернета -12т. р.

Таким образом, условия хранения документов не соответствуют установленным требованиям. Государственный учет документов в неудовлетворительном состоянии.

3.Формирование Архивного фонда. Организационно-методическое руководство ведомственными архивами. Комплектование МА.

Проведенная проверка состояния работы с учреждениями показала, что на каждое учреждение-источник комплектования МА не сформированы наблюдательные дела.

В Списке №1 учреждений-источников комплектования МА на 01.12.2010г. значится 44 учреждения. В 43 учреждениях имеются номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству - в 44. В них хранится 1935дел постоянного хранения, сверх установленного срока хранится 505 дела, из них 330 дел по 1993г.

Прием документов по 1993г. не завершен, то есть администрацией не выполнен п.3.постановления Правительства Республики Дагестан от 01.01.2001г. По план-графику приема на 2011г. эта работа запланирована в объеме 180 ед. хр.

Несмотря на приобретение фото - и видеокамер работа по комплектованию архива фотодокументами, а также с держателями личных фондов проводится нерегулярно, от случая к случаю. В архиве числится 1 фонд личного происхождения - 17ед. хр. и 123 фотодокумента и список лиц держателей личного происхождения на 39 человек.

Архивному отделу необходимо усилить работу по приему фотодокументов и документов личного происхождения.

4.Создание информационно-поисковых систем и использование документов.

В Паспорте архива на 01.01.2011г. числится 52 фонда, 8558ед. хр. внесенных в описи.

Проведенный анализ качества описей показал, что при сверке описей и дел в фонде №39 (Районное Собрание) и в фонде №52 (Кикунинская с/администрация) заголовки дел на делах и в описях не соответствуют друг другу, в фонде № 47 (Дарада-Мурадинская с/а) дела, внесенные в описи, не оказались в наличии. По словам начальника архивного отдела, они переданы во временное пользование, однако на них отсутствует акт передачи документов во временное пользование, что является грубым нарушением Правил работы. Анализ качества исторических справок показал, что не во всех имеются ссылки на основания и источники приводимых сведений.

Использование документов ограничено лишь представлением справок социально-правового характера.

Прием граждан в архивном отделе администрации осуществляется в архивохранилище, что также является нарушением Правил работы. За 2011г. (на 17.05.2011г.) выдано 45 справок социально-правового характера. За три года выдано около 300 справок (2008г.-96, 2009г.-87, 2010г.- 95).

Запросы социально-правового характера регистрируются в книге регистрации обращений граждан, исполняются в срок, отметка об исполнении также заносится в книгу регистраций. Однако, в основаниях к отдельным справкам не указаны номера листов. К некоторым запросам не приложены копии исполненных справок, что тоже является нарушением Правил работы и невозможно проверить достоверность выданных справок.

Выводы и предложения:

Итоги проверки показали, что в работе архивного дела в МО «Гергебильский район» имеются недостатки. Госучет документов нарушен, не обеспечены условия хранения документов. Архиву необходимо выделить дополнительные помещения под архивохранилище и кабинет заведующей МА. Обработаны, но не приняты документы в МА по 1993г., по причине 100% загруженности. Не проводится работа по использованию документов в средствах массовой информации, организации выставок.

1.В целях устранения указанных недостатков считаем необходимым администрации МО «Гергебильский район» рекомендовать:

1.1.средства, выделяемые из республиканского фонда компенсаций, использовать по целевому назначению.

1.2. изыскать возможность выделения дополнительных помещений под архивохранилище и рабочий кабинет, отвечающих всем установленным требованиям.

2. Архивному отделу администрации:

2.2. завести все необходимые журналы регистрации и учета, навести порядок в госучете документов, информацию о ходе работы представить к полугодовому отчету;

2.3. переработать Положение об архивном отделе, разработать должностную инструкцию начальника архивного отдела и представить утвержденные копии в Управление с полугодовым отчетом.

Заместитель начальника Управления

Ведущий специалист