Справка о результатах комплексной проверки состояния архивного дела в архивном отделе администрации ГО «г. Каспийск»

Справка

о результатах комплексной проверки состояния архивного дела в архивном отделе администрации ГО «г. Каспийск»

22.03.2012г. г. Каспийск

В соответствии с утвержденным Администрацией Президента и Правительства РД графиком проверено состояние архивного дела, кадрового состава архивного отдела и целевого использования средств, выделяемых из республиканского бюджета РД на осуществление государственных полномочий РД по хранению, комплектованию, учету и использованию Архивного фонда РФ в администрации ГО «г. Каспийск».

Проверка проведена главным специалистом-экспертом Управления Правительства Республики Дагестан по делам архивов в присутствии начальника архивного отдела администрации ГО «г. Каспийск»

1.Организация управления архивным делом.

В ходе проверки выявлено, что в архивном отделе имеется нормативно-методическая и справочная литература, необходимая для организации своей деятельности.

В соответствии с Распоряжением администрации ГО «г. Каспийск» от 01.01.2001 г., № 000 «О кадрах» 16.09.2010г. назначена начальником архивного отдела. Имеется Положение об архивном отделе администрации ГО «г. Каспийск», утвержденное Постановлением администрации от 01.01.2001 г., №49. Также имеется должностная инструкция на заведующую архивным отделом администрации, утвержденная Постановлением администрации ГО «г. Каспийск» 13.г.

С 07.02.2012г. архивному отделу выделена вторая штатная единица ведущего специалиста архивного отдела, на которого имеется должностная инструкция, но на эту должность работник не назначен.

Делопроизводство архива в удовлетворительном состоянии. Все документы заведены в соответствии с номенклатурой дел на , согласованной на ЭПК 30.03.2010 г. (пр.№3), и сформированы в отдельные папки за каждый год.

2.Обеспечение сохранности документов и государственный учет документов Архивного фонда.

Архивный отдел располагается на первом этаже административного здания и состоит из 2-х помещений общей площадью 40 кв. м. (рабочий кабинет-15 кв. м. и архивохранилища-25 кв. м.). Условия хранения документов соответствуют нормативным требованиям обеспечения сохранности документов, в том числе и за счет выделения средств из республиканского фонда компенсаций. Архивохранилище оснащено системами пожарной, охранной сигнализации, подключенная к пульту вневедомственной охраны, кондиционирования. Входная дверь в архивохранилище железная, на окнах жалюзи. Помещение сухое, проветриваемое, отопление паровое, имеются измерительные приборы температуры и влажности воздуха (психрометр и гигрометр). Соблюдается санитарно-гигиенический режим, регулярно проводится обеспыливание документов. В хранилище установлены смешанные стеллажи (23 шт. 135 п. м.), имеются постеллажные топографические указатели.

Но вместе с тем, есть некоторые недостатки в обеспечении сохранности документов: хранилище полностью загружено, нет возможности для дальнейшего комплектования архива, деревянные полки стеллажей необходимо обработать огнезащитным раствором, на окнах установлены нераспашные решетки.

проделана огромная работа по приведению в соответствие нормативным требованиям государственного учета документов Архивного фонда РФ. Основные учетные документы архива обновлены в соответствии с Правилами, в них регулярно заносятся все изменения, подводятся итоговые записи. С 2011 г. ведется работа по проверке наличия документов архива. На сегодняшний день проведена проверка в 12 фондах (2478 ед. хр.), по итогам которой составлены акты проверки наличия состояния документов, в наличии не оказалось 81 ед. хр., вновь обнаружено, ранее не учтенных 7 ед. хр. На все необнаруженные и вновь обнаруженные дела также составлены акты. Паспорт МА на 01.01.2012г. и объяснительная записка к нему, карточки фондов, дела фондов заполнены и сформированы правильно.

База данных «Архивный фонд-3» внедрена, все изменения, в том числе и по итогам проверки наличия дел, своевременно вносятся.

Неописанных документов в МА не имеется. Все описи в полном комплекте. Из 8750ед. хр., хранящихся в архиве, закартонировано 6646 ед. хр., что составляет 78 %.

Нецелевое использование средств администрацией ГО «г. Каспийск» не выявлено. В представленной расшифровке бюджетной заявки на 2012г. запланировано израсходовать 40т. р на приобретение архивных коробок, 27т. р. на стеллажи, 10т. р на канцтовары и хозрасходы, 16т. р на переплет ветхих дел, 50т. р. на обслуживание охраннопожарной сигнализации.

3. Формирование Архивного фонда. Организационно-методическое руководство ведомственными архивами. Комплектование МА.

Проведенная проверка состояния работы с учреждениями - источниками комплектования архива показала, что наблюдательные дела заведены на все учреждения. В них отложено большинство документов, отражающих работу с учреждениями. Сведения о количестве дел по 1993г., хранящихся в учреждениях, необходимо уточнить в ходе паспортизации.

По Списку№1 учреждений-источников комплектования МА на 01.12.2010г. значится 53 учреждения. В них хранится 2678 дел постоянного хранения, в том числе 862 дела сверх установленного срока. Архивному отделу необходимо усилить работу по приему этих документов.

4.Создание информационно-поисковых систем и использование документов.

Анализ качества исторических справок показал, что они в целом соответствуют правилам, но требуют отдельных уточнений, дополнений, в т. ч. и по истории фонда. Использование документов осуществляется в соответствии с Правилами, тематические запросы и запросы социально-правового характера регистрируются в отдельных журналах, исполняются в срок, отметка об исполнении также заносится в книгу регистрации. Экземпляр исполненной справки прикладывается к запросу и подшивается в дело. Проверка выданных справок показала, что сведения, приведенные в них, соответствуют указанным ссылкам, расхождений между их содержанием и основанием их составления не выявлено.

В архивном отделе установлен информационный стенд с образцами заявлений с указанием срока исполнения запросов.

Образцы заявлений предоставляются посетителям при обращении в архив и оказывается помощь в их заполнении.

На 22.03.2012г. поступило 154 запроса, выдано 125 справок социально-правового характера. За три года выдано более 1000 справок (2009г.-318, 2010г.-300, 2011г.- 586).

Выводы и предложения:

Итоги проверки показали, что состояние архивного дела в ГО «г. Каспийск» удовлетворительное. Госучет документов налажен. Практикуется целевое использование средств, выделенных на реализацию госполномочий по архивному делу.

Вместе с тем, в то время, как в ведомствах сверх установленного срока хранится более 800 дел, нет возможности для дальнейшего качественного комплектования МА в связи с его 100 % загруженностью.

В целях устранения указанных недостатков считаем необходимым:

1. Рекомендовать администрации МО:

1.1. изыскать возможность выделения дополнительного помещения под архивохранилище, отвечающего всем установленным требованиям;

1.2. ускорить решение вопроса о назначении специалиста архивного отдела;

1.3.организовать работу по обработке деревянных полок стеллажей огнезащитным раствором или замене их на металлические;

2. архивному отделу администрации:

2.1. завершить работу по проверке наличия дел;

2.2. усилить работу по приему документов, хранящихся в учреждениях сверх установленного срока.

Главный специалист

Управления Правительства РД

по делам архивов Н. Мирзоева