Распоряжение об утверждении должностной инструкции заместителя начальника Управления делами Администрации – начальника общего отдела

Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е

Главы города

от «29» июня 2007 № 000/л

Об утверждении должностной инструкции

заместителя начальника Управления делами

Администрации – начальника общего отдела

Утвердить должностную инструкцию заместителя начальника Управления делами Администрации – начальника общего отдела (прилагается).

Глава города Дубны

Разослано: дело, общий отдел, УД.

Ответственный исполнитель:

Визы: .

УТВЕРЖДЕНА

распоряжением Главы города

от «29 июня 2007 г.

№ 000/л

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

заместителя начальника Управления делами Администрации

- начальника общего отдела

I. Общие положения

1.1. Заместитель начальника Управления делами Администрации - начальник общего отдела назначается на должность и освобождается от должности распоряжением Главы города Дубны по представлению начальника Управления делами Администрации.

1.2. Является заместителем начальника Управления делами Администрации и руководит деятельностью общего отдела на принципах единоначалия, обеспечивая решение возложенных на отдел задач.

1.3. В своей деятельности руководствуется: Конституцией Российской Федерации, Федеральными Законами, другими нормативно-правовыми актами Российской Федерации, Московской области, правовыми актами Главы города Дубны, Уставом города Дубны, Регламентом Администрации, Положением об отделе, Инструкцией по делопроизводству Администрации города Дубны, Административным регламентом рассмотрения обращений граждан в Администрацию города Дубны.

1.4. Непосредственно подчиняется начальнику Управления делами Администрации.

II. Функции

2.1. Основными функциями и задачей заместителя начальника Управления делами Администрации является совершенствование организации работы с документами в Администрации города.

2.2. Обеспечение единого порядка документирования управленческой деятельности и организации работы с документами в Администрации города.

2.3. Обеспечение полноты и своевременности циклов работы с корреспонденцией в структурных подразделениях Администрации.

2.4. Информационно-аналитическое обеспечение деятельности Главы города и структурных подразделений Администрации в работе с документами по их исполнению.

2.5. Координация деятельности подразделений Администрации в вопросах делопроизводства.

2.6. Разработка и внедрение нормативных, методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в подразделениях Администрации на базе автоматизированной программы «Дело» в подготовке и обработке документов.

2.7.Разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами и внесение предложений руководству Администрации по повышению исполнительской дисциплины работниками Администрации.

III. Обязанности

3.1. Осуществляет общее руководство деятельностью отдела, несет персональную ответственность за результаты деятельности отдела, состояние производственной и трудовой дисциплины в отделе, распределяет должностные обязанности между сотрудниками отдела.

3.2. Самостоятельно принимает решения по вопросам, относящимся к сфере деятельности отдела.

3.3. Представляет отдел в отношениях с другими сотрудниками структурных подразделений Администрации, муниципальными учреждениями и предприятиями.

3.4. Вносит в установленном порядке предложения о совершенствовании структуры и изменении штатного расписания Управления делами Администрации и отдела.

3.5. Вносит в установленном порядке на рассмотрение руководства проекты нормативно-правовых актов по вопросам, входящим в сферу деятельности Управления делами Администрации и отдела.

3.6. Участвует в заседаниях, совещаниях Администрации.

3.7. Осуществляет контроль и методическое руководство организацией делопроизводства в структурных подразделениях Администрации.

3.8. Контролирует своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции Администрации.

3.9. Обеспечивает контроль за организацией работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения.

3.10. Организует прием, регистрацию и выпуск распорядительных документов Главы города и его заместителей, их рассылку, создание фонда бумажных копий и базы данных.

3.11. Организует формирование и ведение баз данных учетно-информационной работы по документам с применением компьютерной техники сотрудниками отдела.

3.12. Организует своевременное и качественное выполнение машинописных и копировальных работ в соответствии с требованиями Регламента Администрации.

3.13. Организует работу по ознакомлению заинтересованных лиц предприятий, учреждений, организаций города, должностных лиц и граждан с распорядительными документами Главы города (постановления, распоряжения), выдаче копий, выписок и справок.

3.14. Формирует и ведет номенклатуру дел Администрации, один раз в пять лет утверждает ее в главном архивном Управлении Московской области.

3.15. Осуществляет контроль за сохранностью документов текущего и архивного делопроизводства, организационно-методическое руководство ведением дел архивного хранения в подразделениях Администрации, их формирование и передачу в городской архив на хранение.

3.16. Оказывает методическую и практическую помощь исполнителям и заинтересованным лицом по вопросам организации работы с документами, проводит консультацию по вопросам своей деятельности.

3.17. Организует и проводит семинары, совещания по вопросам делопроизводства.

3.18. Разрабатывает мероприятия по совершенствованию работы с документами, Инструкции, Положения и методических материалов по делопроизводству.

3.19. Организует подписку периодических изданий для работников Администрации.

3.20. Формирует квартальные планы мероприятий Администрации.

3.21. Осуществляет организационное обеспечение мероприятий, проводимых Администрацией города.

3.22. Организует работу по рассмотрению устных и письменных обращений граждан, проверяет организацию этой работы в подразделениях Администрации.

3.23. Исполняет обязанности функционального администратора системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело».

3.24. Соблюдает установленные правила внутреннего трудового распорядка, должностную инструкцию и порядок работы со служебной информацией.

3.25. Поддерживает уровень квалификации, достаточной для исполнения должностных обязанностей.

3.26. Строго соблюдает и хранит государственную и иную охраняемую тайну, а также не разглашает сведения, ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей, затрагивающие частную жизнь, честь и достоинство граждан, в том числе после прекращения муниципальной службы.

3.27. Выполняет иные обязанности, возложенные на него законодательством Московской области, Уставом и иными нормативными актами города Дубны.

3.28. Исполняет обязанности начальника Управления делами Администрации во время его отсутствия.

IV. Права

4.1. Заместитель начальника Управления делами Администрации имеет права, изложенные в законе Московской области «О муниципальных должностях и муниципальной службе в Московской области».

4.2. Запрашивать и получать в установленном порядке документы, информацию и материалы, необходимые в работе по закрепленной сфере деятельности от комитетов, Управлений, отделов Администрации, муниципальных предприятий и учреждений.

4.3. Возвращать исполнителям для доработки документы, оформленные с нарушением требований Регламента, Инструкции по делопроизводству Администрации, Административного регламента рассмотрения обращений граждан в Администрацию.

4.4. Требовать от подразделений Администрации информации об исполнении документов.

4.5. Осуществлять контроль за правильностью составления и оформления проектов распорядительных актов Главы города и его заместителей.

4.6. Вносить предложения должностным лицам Администрации о привлечении к дисциплинарной ответственности виновных лиц в случае грубого нарушения установленных правил работы с документами.

4.7. Контролировать доработку автоматизированной системы «Дело» и разрабатывать мероприятия по ее совершенствованию.

4.8. Вносить предложения начальнику Управления делами Администрации о рассмотрении вопросов по совершенствованию форм и методов работы с документами.

4.9. Принимать участие в работе заседаний, совещаний Администрации.

V. Ответственность

Заместитель начальника Управления делами Администрации несет ответственность:

5.1. За ненадлежащее выполнение обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией и трудовым договором;

5.2. За качественное и своевременное выполнение задач, возложенных на общий отдел;

5.3. За сохранность документов, находящихся в общем отделе;

5.4. За соблюдение Положения об отделе и Правил внутреннего трудового распорядка.

VI. Квалификационные требования

6.1. На должность заместителя начальника Управления делами Администрации назначается руководитель с высшим профессиональным образованием, имеющий опыт руководящей работы не менее 3 лет.

6.2. Заместитель начальника Управления делами Администрации при выполнении своих обязанностей обязан знать:

-основы трудового законодательства;

-федеральные и местные Законы, регламентирующие деятельность органов местного самоуправления;

- Устав муниципального образования города Дубны;

- Регламент Администрации;

- нормативно-правовые акты Российской Федерации, отражающие порядок работы с документами;

- Инструкцию по делопроизводству Администрации;

- структуру Администрации;

- Правила внутреннего трудового распорядка Администрации;

- Административный регламент рассмотрения обращений граждан в Администрацию.

СОГЛАСОВАНО:

Начальник Управления

делами Администрации

«____»_________ 2007 г.

Начальник Управления развития,

инвестиций и правового обеспечения

«____»_________ 2007 г.