Партнерка на США и Канаду по недвижимости, выплаты в крипто
- 30% recurring commission
- Выплаты в USDT
- Вывод каждую неделю
- Комиссия до 5 лет за каждого referral
«УТВЕРЖДАЮ»
Генеральный директор
433 Военно-Строительного Управления»
_________________
«____»____________2010 г.
Экз. № __
Стандарт предприятия
Система менеджмента качества.
УПРАВЛЕНИЕ ЗАПИСЯМИ
СТП СМК Б.4-02-03
г. Москва, 2010 г
информационные данные
|
УТВЕРЖДЕН |
Генеральным директором «433 ВСУ» |
|
ЗАРЕГИСТРИРОВАН |
в Журнале регистрации Службы качества № |
|
ПЕРИОДИЧНОСТЬ ПЕРЕСМОТРА |
без срока пересмотра |
|
Изменения вносит |
Служба качества |
|
Контрольный экземпляр хранится |
в Службе качества |
|
Рассылку рабочих экземпляров осуществляет |
Служба качества |
|
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор «433 ВСУ» _____________ «____» ___________ 2010 г | |
|
СТАНДАРТ ПРЕДПРИЯТИЯ | |
|
Введен впервые | |
|
Система менеджмента качества УПРАВЛЕНИЕ ЗАПИСЯМИ |
Настоящий стандарт предприятия (далее - СТП) устанавливает порядок составления, идентификации, хранения записей о качестве 433 ВСУ».
Настоящий СТП разработан для реализации требований по управлению записями п. 4.2.4 ГОСТ Р ИСО .
Стандарт распространяется на все подразделения и всех должностных лиц и «433 ВСУ», включенных в Систему менеджмента качества (далее –СМК).
2. Нормативные ссылки
2.1. В настоящем СТП использованы ссылки на следующие нормативные документы:
ГОСТ Р ИСО "Системы менеджмента качества. Требования",
ГОСТ Р ИСО "Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь"
СНиП 3.01.01-85* Организация строительного производства.
МГСН 8.01-00 Приемка и ввод в эксплуатацию законченных строительством объектов. Основные положения.
СТП СМК А.8-03-03 Система менеджмента качества. Внутренние проверки,
СТП СМК Б.8-05-03 Система менеджмента качества. Корректирующие действия,
И III Инструкция. Управление материально-техническим обеспечением
И III Инструкция. Подготовка персонала.
И СМК В.7-01-03 Система менеджмента качества. Оценка и выбор поставщиков
И III Инструкция. Управление контрольным и измерительным оборудованием.
3. Термины и их определения
3.1. В целях более четкого понимания содержания настоящего СТП ниже поясняются некоторые термины. Источники указаны в скобках.
|
Запись |
Документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности (п. 3.7.6 ГОСТ Р ИСО ) |
|
Качество |
Степень соответствия присущих характеристик требованиям (п. 3.1.1 ГОСТ Р ИСО ) |
|
Удовлетворенность потребителей |
Восприятие потребителями степени выполнения их требований Жалобы потребителей являются показателем низкой удовлетворенности потребителей (п. 3.1.4 ГОСТ Р ИСО ) |
|
|
4. сокращения
4.1. В настоящем СТП приняты следующие сокращения
|
СМК |
система менеджмента качества |
|
СТП |
стандарт предприятия |
|
НД | |
|
ПСДО |
планово-сметно-договорной отдел |
|
ОМТС |
отдел материально-технического снабжения |
|
СМУ |
строительно-монтажный участок |
|
СУ |
строительный участок |
|
ПТО |
производственно-технический отдел |
|
ПЭО |
планово-экономический отдел |
|
МТО |
отдел материально-технического обеспечения |
|
ОГМ |
отдел главного механик |
|
ОК |
отдел кадров |
|
СИ |
средство измерения |
|
ИО |
испытательное оборудование |
5. общие положения
5.1. Цель деятельности по управлению записями – получение достоверной информации, подтверждающей выполнение установленных требований к продукции, процессам, системе менеджмента качества, необходимой для принятия оперативных решений и оценки результативности действующей СМК.
5.2. Деятельность «433 ВСУ» по управлению записями включает в себя:
¾ определение потребности в записях;
¾ разработку форм записей и установление правил их заполнения;
¾ установление требований по идентификации записей,
¾ установление требований к хранению записей, включая условия и сроки хранения и изъятия записей;
¾ определение ответственности за ведение записей.
5.3. Система записей введена для того, чтобы все записи были:
¾ четко выполнены,
¾ идентифицированы,
¾ восстанавливаемы,
¾ защищены,
¾ доступны для персонала,
¾ сохранялись в соответствии с требованиями норм и стандартов в условиях, обеспечивающих их сохранность в течение установленного срока хранения.
5.4. Деятельность по управлению записями охватывает все процессы СМК «433 ВСУ», для которых ГОСТ Р ИСО устанавливает требования по обязательному ведению записей.
5.5. Перечни записей, ведущихся в подразделениях «433 ВСУ» и филиалов приведены в положениях о подразделениях.
5.6. Перечень всех видов записей, ведущихся во «433 ВСУ» и филиалах приведен в
6. Порядок составления, идентификации, защиты, хранения
записей
6.1. Записи оформляются в виде журналов (книг), бланков, накладных, актов, протоколов, отчетов, анализов информации о качестве, удостоверений по обучению и повышению квалификации персонала и т. п.
6.2. Записи, предназначенные для хранения, считаются имеющими силу, если они имеют дату, печать (в случае если она полагается для данного документа), фамилию и подпись уполномоченного лица или заверены другим способом, позволяющим установить их подлинность. Это относится к оригиналам записей и их копиям.
6.3. Записи, оформляемые на электронном носителе, защищаются и дублируются для предотвращения их утери.
6.4. Ведение записей
6.4.1. Записи составляются и оформляются подразделением, выполняющим работу, о результатах которой делается запись.
6.4.2. Записи оформляются в соответствии с установленными правилами, учитывающими требования Заказчика и указания нормативных документов и законодательных актов.
6.4.3. Руководитель подразделения «433 ВСУ» и директор филиала для каждого вида записи назначает ответственного за ее ведение и контролирует соблюдение установленных требований по ведению записи.
6.4.4. Идентификация записей производится путем указания на обложке журнала (книги, папки, и т. п.) или устройстве для хранения (ящике картотеки, полке шкафа и т. п.):
¾ наименования журнала (папки, картотеки и т. п.),
¾ года начала и окончания ведения журнала (папки, картотеки и т. п.),
¾ наименования подразделения, ведущего данный журнал (папку, картотеку и т. п.),
¾ должности, фамилии инициалов лица, ответственного за ведение данного журнала (папки, картотеки и т. п.)
6.4.5. Корректировки записи делает подразделение, выполнявшее исходную запись. Изменения, сделанные в записи, должны быть датированы и подписаны, лицом их внесшим.
6.5. Обеспечение восстанавливаемости записей
6.5.1. Под восстанавливаемостью записей понимается, что:
¾ запись должна быть выполнена такими способом и такими средствами, которые позволяют адекватно понять ее содержание (восстановить) в установленный период ее хранения;
¾ содержание отмененной (из-за не правильного выполнения, наличия ошибки и т. п.) записи может быть в последствии при необходимости восстановлено (прочитано);
¾ при выполнении записей на изделиях, конструкциях, полуфабрикатах и т. п., которые в результате осуществления технологического процесса могут быть утеряны, следует предусматривать возможность восстановления их содержания.
6.5.2. Записи на бумажных носителях (в журналах, тетрадях, картотеках и т. п.)
6.5.2.1. Записи на бумажных носителях, выполняемые от руки, должны быть четкими и адекватно понимаемыми.
6.5.2.2. Записи от руки следует выполнять шариковой ручкой, чернилами, фломастером. Не допускается делать записи мягким легко стирающимся карандашом. Допускается, в случае необходимости, применять "химический карандаш".
6.5.2.3. Не допускается отменяемую или неправильно сделанную запись уничтожать путем ее стирания, замазывания или другим методом, который не позволяет ее восстановить (прочесть).
6.5.3. Записи на электронных носителях
6.5.3.1. Записи, выполняемые на электронных носителях (компьютере), регулярно дублируются (в другом компьютере, на дискете, на лазерном диске, на бумажном носителе и т. п.). Периодичность дублирования (ежедневно, раз в неделю, раз в месяц) устанавливается в зависимости от вида записи и ее важности.
6.5.3.2. Для предотвращения автоматического переопределения стилей при открытии файла во всех подразделениях «433 ВСУ» и филиалов файлы, содержащие один и тот же вид записей, выполняются в одном и том же установленном для этого вида записей формате.
6.5.4. Записи на изделиях
6.5.4.1. Записи нанесенные на изделия, конструкции, полуфабрикаты и т. п. (изделиях), которые в результате осуществления технологического процесса могут быть утеряны, дублируют на таре, в которую они помещены, в журналах производства работ и(или) контроля (входного, операционного, приемочного) и т. д..
6.5.4.2. Дублирование записей производится так, чтобы оно могло позволить содержание записей, относящейся к единичным изделиям, распространить на группу (партию) изделий, к которой эти изделия относятся.
6.6. Требования к хранению и изъятию записей
6.6.1. Каждое подразделение «433 ВСУ» и его филиалов ведет перечень записей, в котором указывается идентификационный код записи, место нахождения записи и срок применения (хранения) записи в подразделении.
6.6.2. Записи, как правило, хранятся в том подразделении, которое их ведет не менее 3-х лет после их окончания.
Примечание. Требования к дальнейшему хранению документов определяются требованиями законодательных актов и нормативных документов к конкретному виду документа (если они имеются) или/и потребностями «433 ВСУ», принимая во внимание гарантийные обязательства «433 ВСУ» и сроки службы создаваемой продукции.
6.6.3. Хранение записей организуется таким образом, чтобы обеспечить:
¾ их защиту от повреждений,
¾ возможность их быстрого нахождения (за счет идентификации и соответствующего размещения),
¾ доступность для лиц, которые их ведут и(или) используют.
6.6.4. Записи, выполненные на бумаге, должны быть переплетены, вложены в конверты, сложены в папки, поставлены на полки или в шкафы.
6.6.5. Записи, выполненные специальными методами, которые могут быть чувствительны к свету, давлению, влажности или температуре (фотографии, дискеты, лазерные диски), хранятся в соответствии с инструкциями производителей соответствующих носителей записи.
6.6.6. После окончания срока применения записи изымаются из обращения.
6.6.7. Решение об изъятии записей, если оно не установлено нормативным документом, принимает начальник подразделения, ведущего данную запись.
6.6.8. Для каждого вида записи начальником подразделения «433 ВСУ» или директором его филиала назначается лицо, ответственное за изъятие записи.
7. Требования по управлению отдельными видами записей
7.1. Записи об анализе СМК со стороны руководства (п. 5.6.1 ГОСТ Р ИСО )
7.1.1. Записи об анализе СМК содержат сведения о результатах оценки СМК и планы дальнейшей деятельности.
7.1.2. Анализ СМК со стороны высшего руководства «433 ВСУ» и директоров филиалов осуществляется не реже, чем 2 раза в год.
7.1.3. Данные для анализа предоставляются в виде отчетов, составляемого Заместителем генерального директора по качеству.
7.1.4. Отчеты по качеству, включая сделанные в них оценки функционирования СМК, рассматриваются на совещаниях у Генерального директора «433 ВСУ».
7.1.5. Результаты сделанных на совещании оценок, включая указания по составлению планов по совершенствованию функционирования СМК, отражаются в протоколах совещаний.
7.1.6. Протоколы совещаний хранятся в Службе качества не менее 3-х лет. Их изъятие осуществляет Служба качества.
7.2. Записи об образовании, подготовке, мастерстве (навыках и умении) и опыте персонала (п. 6.2.2д ГОСТ Р ИСО )
7.2.1. Отдел кадров «433 ВСУ» осуществляет в соответствии с инструкцией И III управление записями «433 ВСУ» и его филиалов о:
¾ кадровом составе,
¾ образовании и квалификации персонала,
¾ повышении квалификации.
7.3. Записи о соответствии процессов производства (жизненного цикла продукции) установленным требованиям (п. 7.1г ГОСТ Р ИСО )
7.3.1. Записи о соответствии процессов производства требованиям, установленным в нормативных и проектных документах, содержат сведения, подтверждающие, что производственные процессы и произведенная продукция (построенные и отремонтированные строительные объекты) отвечают установленным требованиям.
7.3.2. Основными документами, отражающими технологическую последовательность, сроки, качество выполнения и условия производственного процесса являются, установленные СНиП 3.01.01-85* журналы, а также дополнительно к ним ведущиеся филиалами журналы, перечень которых приведен в Приложении А:
7.3.3. Журналы хранятся на строительном объекте до сдачи объекта в эксплуатацию. Ответственность за их хранение и изъятие их несет старший производитель работ.
7.4. Записи результатов анализа требований, относящихся к продукции и последующих действий, вытекающих из анализа (п. 7.2.2 ГОСТ Р ИСО )
7.4.1. До заключения договоров на строительство объекта ПСДО ПТО «433 ВСУ», а также ПТО филиалов ведут записи, которые содержат сведения о проводимом анализе требований к нему, с целью определения могут ли эти требования быть выполнены.
7.4.2. В «433 ВСУ» такими записями, проводимыми до заключения договора на строительство объекта, являются:
¾ результаты рассмотрения предложения об участии в тендерных торгах,
¾ решение Генерального директора об участии в тендерных торгах,
¾ заявка на участие в тендерных торгах с комплектом документов, оформляемых в соответствии с требованиями организатора проведения тендерных торгов,
¾ проект договора на строительство объекта
7.4.3. Записи, проводимые до заключения договора, хранятся в ПСДО и изымаются через 3 года. Ответственность за изъятие несет инженер ПСДО назначаемый начальником отдела.
7.4.4. Договоры хранятся в ПСДО до истечения срока исковой давности. Ответственность за изъятие договоров несет Начальник ПСДО.
7.5. Записи результатов анализа проекта (разработки) (п. 7.3.4 ГОСТ Р ИСО )
7.6. Записи, связанные с процессом закупок (п. 7.4.1 ГОСТ Р ИСО )
7.6.1. Записи, связанные с процессом закупок, содержат:
¾ результаты оценки поставщиков,
¾ действия, связанные с заключением договоров на поставку,
¾ особых условий, включаемых в договора (требований по сертификации продукции, наличию СМК у поставщика, более высоких требований к закупаемой продукции, чем это предусмотрено стандартами и т. п.),
¾ объема и вида контроля закупаемой продукции и т. п.
7.6.2. Записи, связанные с оцениванием и выбором поставщиков продукции и услуг выполняются в соответствии с инструкцией И III.
7.6.3. Перечень одобренных поставщиков составляет ОМТС и утверждает Заместитель генерального директора по материально-техническому снабжению один раз в год.
Утвержденный перечень хранится. Отмененный перечень изымается из обращения. Ответственным за изъятие отмененного перечня является инженер ОМТС, назначаемый начальником отдела.
7.6.4. Результаты рассмотрения проекта договора и действий, предпринятых по результатам этого рассмотрения, оформляются в соответствии с И СМК В.7-01-03.
7.7. Записи, относящиеся к специальным процессам (п. 7.5.2г ГОСТ Р ИСО )
7.7.1. Требования к записям, относящимся к специальному процессу, определены в инструкции ИКК III.
7.7.2. Записи ведутся и хранятся в СМУ, которое выполняет специальный процесс. Изъятие записей осуществляет производитель работ после сдачи объекта Заказчику.
7.8. Записи идентификации продукции для обеспечения ее прослеживаемости (п. 7.5.3 ГОСТ Р ИСО )
7.8.1. Записи по идентификации материалов изделий и конструкций для обеспечения ее прослеживаемости в процессе монтажа строительных объектов осуществляются в процессе приемочного контроля на складе строительного участка в поставочных накладных и в
¾ журналах входного учета и контроля качества получаемых деталей, материалов, конструкций и оборудования,
¾ журналах производственного операционного контроля качества строительно-монтажных и специальных работ.
7.8.2. Приемка накладных и записи в журналах осуществляются ответственными лицами, назначаемыми руководителем работ.
7.8.3. Записи хранятся на строительном участке до окончания строительства и сдачи объекта в эксплуатацию.
7.8.4. Ответственность за изъятие записей несет руководитель работ на участке, где хранятся записи.
7.9. Записи о собственности заказчиков (п. 7.5.4 ГОСТ Р ИСО )
7.9.1. На строительном участке ведутся записи касающиеся сведений о сохранности (повреждении, утрате) собственности заказчиков, поставляемых ими для использования при строительстве и монтаже объектов. К собственности заказчиков относится:
¾ сырье, материалы, комплектующие, необходимые для возведения зданий и других объектов по определенному заказу;
¾ технологическое оборудование для монтажа собственными силами «433 ВСУ» или специализированными субподрядными организациями.
7.9.2. Продукция, являющаяся собственность заказчика регистрируется и подвергается входному контролю, как и аналогичная продукция, закупаемая «433 ВСУ».
7.9.3. Передача для монтажа технологического оборудования субподрядным организациям оформляется актом.
7.9.4. После окончания монтажа технологическое оборудование «433 ВСУ» совместно с Заказчиком передает эксплуатирующей организации с составление перечня, установленного оборудования.
7.9.5. Начальник центрального склада и начальники филиалов периодически организуют проверку продукции, являющейся собственностью заказчика на соответствие сопроводительным документам и составляют акт о проведенной проверке.
7.9.6. Если в процессе использования продукция заказчика будет повреждена или утеряна, то «433 ВСУ» извещает об этом заказчика и оформляет двусторонний актом или протокол.
7.9.7. Использование сырья, материалов, изделий и конструкций оформляется актами, которые передаются Заказчику для согласования.
7.9.8. Оборудование по окончании использования возвращается заказчику с оформлением двустороннего акта.
7.9.9. Если предпринимаются какие-либо действия, связанные с утратой собственности потребителя, то регистрируются факт их выполнения в форме акта или протокола.
7.10. Записи об управлении средствами измерений и испытаний (п. 7.6 ГОСТ Р ИСО )
7.10.1. Записи об управлении средствами измерений () и испытательного оборудования (ИО) содержат:
¾ наименование СИ и ИО,
¾ идентификационные (заводские или инвентаризационные) номера СИ и ИО,
¾ результаты калибровки (поверки) СИ,
¾ информацию о том где находятся в данный период времени СИ и ИО:
· в эксплуатации,
· в резерве,
· в ремонте.
7.10.2. Записи результатов деятельности по управлению находящихся в филиалах СИ и ИО ведут лица, ответственные за метрологическое обеспечение филиалов.
7.10.3. Записи результатов деятельности по управлению СИ и ИО «433 ВСУ» и его филиалов ведет Главный метролог «433 ВСУ».
7.10.4. Записи результатов деятельности по управлению измерительным оборудованием ведутся в соответствии с указаниями И III.
7.10.5. Для проведения калибровки (поверки) «433 ВСУ» привлекает специализированные организации, которые выдают документы по установленной форме. Подтверждением правильности выданных документов подтверждается наличием у специализированной организации действующей лицензии на указанный вид деятельности.
7.11. Записи результатов внутреннего аудита (п. 8.2.2 ГОСТ Р ИСО )
7.11.1. В состав записей по проведению внутреннего аудита входят заполненные бланки регистрации несоответствий, отчеты об аудите, документы, подтверждающие статус аудиторов.
7.11.2. Требования ведению и хранению записей по внутреннему аудиту установлены в СТП СМК А.8-03-03.
7.11.3. Изъятие записей по внутреннему аудиту в филиалах «433 ВСУ» осуществляет Ответственный за СМК филиала.
7.11.4. Изъятие отмененных записей по внутреннему аудиту в «433 ВСУ» осуществляет Служба качества.
7.12. Результаты мониторинга и испытаний (п. 8.2.4 ГОСТ Р ИСО )
7.12.1. Записи содержат результаты контроля и испытаний (верификации и валидации), свидетельствующие о соответствии качества строительно-монтажных работ критериям приемки, установленным в нормативных документах и договоре (контракте) на строительство или капитальный ремонт объекта.
7.12.2. В состав записей входят:
¾ результаты входного, операционного и приемочного контроля, в том числе контроля, выполненного после устранения несоответствий.
¾ результаты валидации специальных процессов, включая требования к технологическому оборудованию, материалам, используемым при осуществлении специальных процессов, и требований к персоналу их выполняющему.
7.12.3. Результаты входного и операционного контроля регистрируются в журналах входного и операционного контроля, формы которых приведены в СНиП 3.01.01-85*.
7.12.4. Приемка готовой продукции (сдаваемых заказчику зданий и сооружений) осуществляется согласно требованиям с оформлением соответствующих документов.
7.13. Записи о несоответствиях (п. 8.3 ГОСТ Р ИСО )
7.13.1. Правила регистрации несоответствий определены в МГСН 8.01-00, государственных стандартах на методы испытаний и СТП СМК Б.8-04-03.
7.13.2. Продукция и работы, в которых выявлено несоответствие, идентифицируется согласно указаниям СТП СМК Б.8-04-03 и инструкций ИКК III - ИКК III.
7.13.3. Записи содержат описание несоответствия, свидетельства устранения несоответствия, разрешения на отступление, отклонение, решение об утилизации или переводе продукции в другой сорт.
7.14. Записи результатов корректирующих и предупреждающих действий (пп. 8.5.2д и 8.5.3г ГОСТ Р ИСО )
7.14.1. Записи результатов корректирующих и предупреждающих действий содержат:
¾ описание корректирующих и предупреждающих действий,
¾ подтверждение того, что корректирующее или предупреждающее действие выполнено,
¾ описание достигнутого результата корректирующего или предупреждающего действия,
¾ решение по результатам корректирующего или предупреждающего действия.
7.14.2. Требования к выполнению записей о корректирующих и предупреждающих действиях установлены в СТП СМК Б.8-05-03 и СТП СМК Б.8-06-03.
8. ответственность
8.1. Ответственность за ведение и хранение записей в подразделениях «433 ВСУ» и его филиалах несут руководители подразделений, в которых ведутся и (или) хранятся записи.
8.2. Ответственность за организацию деятельности по настоящему СТП несет Служба качества «433 ВСУ».
Приложение А
Перечень видов записей, ведущихся в «433 ВСУ» и его филиалах
|
Пункт ГОСТ Р ИСО , устанавливающий требование о записи |
Виды записей |
Документ, |
Ответственный за составление записи |
Подразделение, где хранятся записи |
Способ |
Срок |
Лицо, |
|
Записи отдела кадров «433 ВСУ» | |||||||
|
6.2.2 |
Книга учёта приказов по л/составу |
инспектор ОК |
ОК |
журнал |
3 |
Нач. ОК филиала | |
|
6.2.2 |
Трудовые договора |
ст. 56, 57 ТК РФ |
инспектор ОК |
ОК |
папка |
75 |
Нач. ОК филиала |
|
6.2.2 |
Внутренний трудовой распорядок |
ст. 189, 190 ТК РФ |
начальник ОК |
ОК |
папка |
3 |
Нач. ОК филиала |
|
6.2.2 |
Ведомости ознакомления с порядком обработки персональных данных |
п.8 ст.86 ТК РФ |
начальник ОК |
ОК |
папка |
до минования |
Нач. ОК филиала |
|
6.2.2 |
График оплачиваемых отпусков |
ст. 123 ТК РФ |
инспектор ОК |
ОК |
папка |
1 |
Нач. ОК филиала |
|
6.2.2 |
Приказы по личному составу |
Пост. Госкомтата РФ №26 от 06.04.01 |
инспектор ОК |
ОК |
папка |
75 |
Нач. ОК филиала |
|
6.2.2 |
Трудовые книжки |
Пост. Госкомтруда СССР № г |
инспектор ОК |
ОК |
картотека |
без ограничения срока |
Нач. ОК филиала |
|
6.2.2 |
Журнал учета движения трудовых книжек |
инспектор ОК |
ОК |
журнал |
50 |
Нач. ОК филиала | |
|
6.2.2 |
Документы по аттестации персонала |
Пост. ГНТК СССР и Гоструда СССР № 000/267 от 05.10.73, ТК РФ |
Начальник ОК |
ОК |
папка |
3 |
Нач. ОК филиала |
|
6.2.2 |
Должностные инструкции |
ст. 21, 22 ТК РФ |
Начальник ОК |
ОК |
папка |
до пересмотра |
Нач. ОК филиала |
|
6.2.2 |
Личные карточки персонала |
Пост. Госкомтруда РФ № 26 от 06.09.01 |
инспектор ОК |
ОК |
картотека |
75 |
Нач. ОК филиала |
|
6.2.2 |
Приказы по отделу кадров |
начальник ОК |
ОК |
папка |
5 |
Нач. ОК филиала | |
|
6.2.2 |
Статистическая отчетность |
Начальник ОК |
ОК |
папка |
3 |
Нач. ОК филиала | |
|
6.2.2 |
Воинский учет и бронирование |
инспектор ОК |
ОК |
папка |
без ограничения срока |
Нач. ОК филиала | |
|
6.2.2 |
План обучения персонала и заявки |
И III |
инспектор ОК |
ОК |
папка |
3 |
Нач. ОК филиала |
|
Записи ПСДО «433 ВСУ» | |||||||
|
7.5.1 |
Отчёты по форме 1-КС, 4-п. |
инж. ПСДО |
ПСДО |
папки |
3 |
Начальник ПСДО | |
|
6.2.2 |
Штатное расписание. |
И III |
инж. ПСДО |
ПЭО |
папки |
3 |
Начальник ПСДО |
|
6.2.2 |
Книга учёта приказов по ОК |
ст. 57 ТК РФ |
инж. ПСДО |
ПСДО |
журнал |
3 |
Нач. ПСДО |
|
7.1 |
Титульные списки и планы «433 ВСУ» |
И III |
инж. ПСДО |
ПСДО |
папки |
3 |
Нач. ПСДО |
|
7.1 |
Планы по филиалам |
И III |
инж. ПСДО |
ПСДО |
папки |
3 |
Нач. ПСДО |
|
7.1 |
Материалы плановых совещаний. |
И III |
инж. ПСДО |
ПСДО |
папки |
3 |
Нач. ПСДО |
|
7.1 |
Показатели по труду (численность и фонд з/платы). |
И III |
инж. ПСДО |
ПСДО |
папки |
3 |
Нач. ПСДО |
|
7.1 |
Сметы по строительным объектам. |
И III |
инж. ПСДО |
ПСДО |
папки |
3 |
Нач. ПСДО |
|
7.2.2 |
Переписка с заказчиком, ФУ, субподрядчиками |
И III |
инж. ПСДО |
ПСДО |
папки |
3 |
Нач. ПСДО |
|
7.4.1 |
Договорные цены. |
И III |
инж. ПСДО |
ПСДО |
папки |
3 |
Нач. ПСДО |
|
7.5.1 |
Акты выполнения |
И III |
инж. ПСДО |
ПСДО |
папки |
3 |
Нач. ПСДО |
|
Записи отдела главного механика «433 ВСУ» | |||||||
|
5.6.1, 7.5.2 |
Переписка (входящие) |
инженер ОГМ |
ОГМ |
папка |
3 |
Главный механик | |
|
5.6.1, 7.5.2 |
Переписка (исходящие). |
инженер ОГМ |
ОГМ |
папка |
3 |
Главный механик | |
|
5.6.1, 7.5.2 |
Факсограммы |
инженер ОГМ |
ОГМ |
папка |
3 |
Главный механик | |
|
5.6.1, 7.5.2 |
Копии приказов по филиалу |
Зам главного механика |
ОГМ |
папка |
3 |
Главный механик | |
|
7.5.2 |
Заявки на выделение механизмов |
И III |
Главный механик |
ОГМ |
папка |
3 |
Главный механик |
|
7.5.2 |
Отчёт по автотранспорту |
И III |
Зам главного механика |
ОГМ |
папка |
3 |
Главный механик |
|
7.5.2 |
Нормы расхода ГСМ. |
И III |
инженер ОГМ |
ОГМ |
бумажный носитель |
3 |
Главный механик |
|
7.5.2 |
Учёт автотехники |
И III |
Зам главного механика |
ОГМ |
журнал |
3 |
Главный механик |
|
7.4.1 |
Учёт основных средств и их списание |
И III |
Зам главного механика |
ОГМ |
журнал |
3 |
Главный механик |
|
Записи МТО «433 ВСУ» | |||||||
|
7.1. |
План по МТО.. |
инженер МТО |
МТО |
папки |
3 |
Начальник МТО | |
|
7.4.1 |
Выбор и оценка поставщиков. |
И СМК В.7-01-03 |
инженер МТО |
МТО |
папки |
3 |
Начальник МТО |
|
7.1, 7.5.1 |
Лимитные карты и заявки филиалов. |
инженер МТО |
МТО |
папки |
3 |
Начальник МТО | |
|
7.5.1 |
Графики поставок на объекты материалов. |
инженер МТО |
МТО |
папки |
3 |
Начальник МТО | |
|
7.4.3, 7.5.1, 8.2.4 |
Журнал учета |
ИКК III |
Зав. скдадом |
МТО |
Журнал |
3 |
Начальник МТО |
|
Записи лаборатории «433 ВСУ» | |||||||
|
7.5.1, 8.2.4 |
Журнал входящих документов |
инж. лаборатории |
лаборатория |
Журнал |
3 |
Начальник | |
|
7.5.1, 8.2.4 |
Журнал исходящих документов |
инж. лаборатории |
лаборатория |
Журнал |
3 |
Начальник | |
|
7.5.1, 8.2.4 |
Журнал регистрации номеров анализов |
инж. лаборатории |
лаборатория |
Журнал |
3 |
Начальник | |
|
7.5.1, 8.2.4 |
Рабочий журнал испытаний |
инж. лаборатории |
лаборатория |
Журнал |
3 |
Начальник | |
|
7.5.1, 8.2.4 |
Копии анализов испытаний |
инж. лаборатории |
лаборатория |
Журнал |
до окончания строительства объекта |
Начальник | |
|
Записи Главного метролога «433ВСУ» | |||||||
|
7.6 |
Перечень СИ и ИО |
И III |
метролог |
ОГМ |
журнал |
3 |
Главный механик |
|
7.6 |
Свидетельства о поверке и калибровке СИ |
И III |
метролог |
ОГМ |
папка |
Главный механик | |
|
Записи юриста «433 УНР»-ФИЛИАЛ » | |||||||
|
7.2.2 |
Договор с заказчиками и субподрядчиками. |
И III |
юрист |
ПСДО |
папки |
3 |
Нач. ПСДО |
|
Записи Службы менеджмента качества | |||||||
|
5.6.1 |
Журнал входящих документов |
аудитор |
СМК |
Журнал |
3 |
Руководитель СМК | |
|
5.6.1 |
Журнал исходящих документов |
аудитор |
СМК |
Журнал |
3 |
Руководитель СМК | |
|
5.6.1 |
Журнал учета документов СМК |
аудитор |
СМК |
Журнал |
3 |
Руководитель СМК | |
|
8.2.2 |
Планы внутренних проверок |
аудитор |
СМК |
Папка |
3 |
Руководитель СМК | |
|
8.2.2, 8.5.2, 8.5.3 |
Отчеты по результатам внутренних проверок |
Руководитель СМК |
СМК |
Папка |
3 |
Руководитель СМК | |
|
8.2.2 |
Бланки несоответствий и несоответствий |
аудитор |
Папка |
3 |
Руководитель СМК | ||
|
8.2.2, 8.5.2, 8.5.3 |
Мероприятия по результатам внутренних проверок |
аудитор |
СМК |
Папка |
3 |
Руководитель СМК | |
|
5.6.1, 8.4 |
Отчет анализа функционирования СМК |
Руководитель СМК |
СМК |
Папка |
3 |
Руководитель СМК | |
|
Записи по контролю качества продукции и работ филиалов | |||||||
|
7.5.1, 7.5.3, 8.2.3 |
Журнал входного контроля и приемки продукции, изделий, материалов и конструкций на строительстве |
СНиП 3.01.01-85* |
Производитель работ |
СМУ |
журнал, |
3 |
Начальник филиала |
|
7.5.1, 7.5.3, 8.2.3 |
Общий журнал работ. |
СНиП 3.01.01-85* |
Производитель работ |
СМУ |
журнал, |
3 |
Начальник филиала |
|
7.5.1, 7.5.3, 8.2.3 |
Журнал работ по монтажу строительных конструкций |
СНиП 3.01.01-85* |
Производитель работ |
СМУ |
журнал, |
3 |
Начальник филиала |
|
7.5.1, 8.2.3 |
Журнал сварочных работ. |
СНиП 3.01.01-85* |
Производитель работ |
СМУ |
журнал, |
3 |
Начальник филиала |
|
7.5.1, 7.5.3, 8.2.3 |
Журнал антикоррозионной защиты сварных соединений |
СНиП 3.01.01-85* |
Производитель работ |
СМУ |
журнал, |
3 |
Начальник филиала |
|
7.5.1, 7.5.2, 8.2.3 |
Журнал замоноличивания стыков и узлов |
СНиП 3.01.01-85* |
Производитель работ |
СМУ |
журнал, |
3 |
Начальник филиала |
|
7.5.1, 8.2.3 |
Журнал бетонных работ |
ИКК III |
Производитель работ |
СМУ |
журнал, |
3 |
Начальник филиала |
|
7.5.1, 8.2.3 |
Журнал ухода за бетоном |
ИКК III |
Производитель работ |
СМУ |
журнал, |
3 |
Начальник филиала |
|
7.5.1, 8.2.3 |
Журнал контроля температур |
ИКК III |
Производитель работ |
СМУ |
журнал, |
3 |
Начальник филиала |
|
7.5.1, 8.2.3 |
Журнал регистрации результатов испытания контрольных бетонных образцов |
ИКК III |
Производитель работ |
СМУ |
журнал, |
3 |
Начальник филиала |
|
7.5.1, 7.5.3, 8.2.3 |
Журнал герметизации швов |
ИКК III |
Производитель работ |
СМУ |
журнал, |
3 |
Директор филиала |
|
7.5.1, 8.2.3 |
Журнал операционного контроля качества СМР – общестроительные работы |
Производитель работ |
СМУ |
журнал, |
3 |
Директор филиала | |
|
7.5.1, 8.2.3 |
Журнал операционного контроля качества СМР – отделочные работы |
ИКК III |
Производитель работ |
СМУ |
журнал, |
3 |
Директор филиала |
|
7.5.1, 8.2.3 |
Журнал операционного контроля качества СМР–специальные работы |
ИКК III |
Производитель работ |
СМУ |
журнал, |
3 |
Директор филиала |
|
7.5.1, 8.2.3 |
Журнал нивелировки подкрановых путей |
ИКК III |
Производитель работ |
СМУ |
журнал, |
3 |
Директор филиала |
|
7.5.1, 8.2.3 |
Журнал производства совмещенных работ |
Производитель работ |
СМУ |
журнал, |
3 |
Директор филиала | |
|
Журнал учета и осмотра такелажных средств и приспособлений |
Механик |
СМУ |
журнал, |
3 |
Директор филиала | ||
|
Журнал инструктажа по технике безопасности и охране труда |
СМУ |
бумажный носитель |
3 |
Директор филиала | |||
|
Записи по делопроизводству секретаря филиала | |||||||
|
5.6.1, 7.2.2 |
Приказы директора «433 ВСУ» |
Секретарь |
Филиал |
папка |
3 |
Директор филиала | |
|
5.6.1, 7.2.2 |
Журнал учёта входящих документов Т-1, Т-2 |
Секретарь |
Филиал |
журнал |
3 |
Директор филиала | |
|
5.6.1, 7.2.2 |
Журнал учёта исходящих документов Т-1, Т-2 |
Секретарь |
Филиал |
журнал |
3 |
Директор филиала | |
|
5.6.1, 7.2.2 |
Журнал учёта входящих факсограмм. |
Секретарь |
Филиал |
журнал |
3 |
Директор филиала | |
|
5.6.1, 7.2.2 |
Журнал учёта исходящих факсограмм. |
Секретарь |
Филиал |
журнал |
3 |
Директор филиала | |
|
5.6.1, 7.2.2 |
Номенклатура дел, книг и журналов несекретного. делопроизводства.. |
Секретарь |
Филиал |
журнал |
3 |
Директор филиала | |
|
5.6.1, 7.2.2 |
Акты на уничтожение утративших силу документов |
Секретарь |
Филиал |
папка |
3 |
Директор филиала | |
|
5.6.1, 7.2.2 |
Книга учётов приказов. |
Секретарь |
Филиал |
журнал |
3 |
Директор филиала | |
|
5.6.1, 7.2.1, 7.2.2 |
Книга учёта жалоб, заявлений и писем. |
Секретарь |
Филиал |
журнал |
3 |
Директор филиала | |
|
5.6.1, 7.2.1, 7.2.2 |
Переписка по жалобам, заявлениям и письмам. |
Секретарь |
Филиал |
папка |
3 |
Директор филиала | |
|
5.6.1, 7.2.2 |
Книга учёта приказаний и распоряжений директора |
Секретарь |
Филиал |
журнал |
3 |
Директор филиала | |
|
5.6.1, 7.2.2 |
Книга учёта печатей и штампов |
Секретарь |
Филиал |
журнал |
3 |
Директор филиала | |
|
5.6.1, 7.2.2 |
Входящие телефонограммы. |
Секретарь |
Филиал |
журнал |
3 |
Директор филиала | |
|
5.6.1, 7.2.2 |
Исходящие телефонограммы |
Секретарь |
Филиал |
журнал |
3 |
Директор филиала | |
|
Записи отдела главного механика филиала | |||||||
|
5.6.1, 7.5.2 |
Переписка (входящие) |
ОГМ |
папка |
3 |
Гл. механик филиала | ||
|
5.6.1, 7.5.2 |
Переписка (исходящие). |
ОГМ |
папка |
3 |
Гл. механик филиала | ||
|
5.6.1, 7.5.2 |
Факсограммы |
ОГМ |
папка |
3 |
Гл. механик филиала | ||
|
5.6.1, 7.5.2 |
Копии приказов по филиалу |
ОГМ |
папка |
Гл. механик филиала | |||
|
7.5.2 |
Заявки на выделение механизмов |
И III |
ОГМ |
папка |
3 |
Гл. механик филиала | |
|
7.5.2 |
Отчёт по автотранспорту |
И III |
ОГМ |
папка |
3 |
Гл. механик филиала | |
|
7.5.2 |
Нормы расхода ГСМ. |
И III |
ОГМ |
бумажный носитель |
3 |
Гл. механик филиала | |
|
7.5.2 |
Учёт автотехники |
И III |
ОГМ |
журнал |
3 |
Гл. механик филиала | |
|
7.6 |
Перечень СИ и ИО |
И III |
метролог |
ОГМ |
журнал |
3 |
Гл. механик филиала |
|
7.6 |
Свидетельства о поверке и калибровке СИ |
И III |
метролог |
ОГМ |
папка |
Гл. механик филиала | |
|
7.4.1 |
Учёт основных средств и их списание |
И III |
ОГМ |
журнал |
3 |
Гл. механик филиала | |
|
Экология | |||||||
|
Записи отдела кадров филиала | |||||||
|
6.2.2 |
Книга учёта приказов по ОК |
инспектор ОК |
ОК |
журнал |
3 |
Нач. ОК филиала | |
|
6.2.2 |
Книга учёта приказов по л/составу |
инспектор ОК |
ОК |
журнал |
3 |
Нач. ОК филиала | |
|
6.2.2 |
Книга учёта движения трудовых книжек |
инспектор ОК |
ОК |
журнал |
3 |
Нач. ОК филиала | |
|
6.2.2 |
Книги штатно-должностного расчёта |
инспектор ОК |
ОК |
журнал |
3 |
Нач. ОК филиала | |
|
6.2.2 |
Приказы по отделу кадров |
инспектор ОК |
ОК |
папка |
3 |
Нач. ОК филиала | |
|
6.2.2 |
Приказы по л/составу |
инспектор ОК |
ОК |
папка |
3 |
Нач. ОК филиала | |
|
6.2.2 |
Внутренний трудовой распорядок |
инспектор ОК |
ОК |
папка |
3 |
Нач. ОК филиала | |
|
6.2.2 |
Графики отпусков |
инспектор ОК |
ОК |
папка |
3 |
Нач. ОК филиала | |
|
6.2.2 |
Отчёты в отдел кадров «433 ВСУ» |
инспектор ОК |
ОК |
папка |
3 |
Нач. ОК филиала | |
|
6.2.2 |
Расстановка л/составов на производств |
инспектор ОК |
ОК |
папка |
3 |
Нач. ОК филиала | |
|
6.2.2 |
Воинский учёт и бронирование |
инспектор ОК |
ОК |
папка |
3 |
Нач. ОК филиала | |
|
6.2.2 |
Документы по отчётности в Пенсионный фонд. |
инспектор ОК |
ОК |
папка |
3 |
Нач. ОК филиала | |
|
6.2.2 |
Документы и пенсионные дела для МУСЗН |
инспектор ОК |
ОК |
папка |
3 |
Нач. ОК филиала | |
|
6.2.2 |
План обучения персонала и заявки |
И III |
инспектор ОК |
ОК |
папка |
3 |
Нач. ОК филиала |
|
Записи ПТО филиала | |||||||
|
7.1 |
Проектно-сметная документация на строящиеся и ремонтируемые объекты |
И III, |
инженер ПТО |
ПТО |
папки |
до сдачи объекта заказчику |
Начальник ПТО |
|
Геодезические работы |
И III |
прораб |
ПТО |
папки |
3 |
Начальник ПТО | |
|
7.1 |
Информационные письма. |
инженер ПТО |
ПТО |
папки |
3 |
Начальник ПТО | |
|
8.2.2 |
Планы мероприятий по СМК |
ответственный по СМК |
ПТО |
папки |
3 |
Начальник ПТО | |
|
8.2.2, 8.5.2, 8.5.3 |
Проверки по СМК и акты проверок |
СТП СМК А.8-03-03 |
ответственный по СМК |
ПТО |
папки |
3 |
Начальник ПТО |
|
5.4.2, 5.6.1 |
Переписка по СМК. |
ответственный по СМК |
ПТО |
папки |
3 |
Начальник ПТО | |
|
5.4.2, 5.6.1 |
Отчёты по СМК |
СТП СМК А.4-01-03 |
ответственный по СМК |
ПТО |
папки |
3 |
Начальник ПТО |
|
Записи ПЭО филиала | |||||||
|
Отчёты по форме 1-КС, 4-п.. |
инженер ПЭО |
ПЭО |
папки |
3 |
Начальник ПЭО | ||
|
6.2.2 |
Штатное расписание. |
И III |
инженер ПЭО |
ПЭО |
папки |
3 |
Начальник ПЭО |
|
7.2.2 |
Договор с заказчиками и субподрядчиками. |
И III |
инженер ПЭО |
ПЭО |
папки |
3 |
Начальник ПЭО |
|
7.1 |
Титульные списки и планы «433 ВСУ». |
И III |
инженер ПЭО |
ПЭО |
папки |
3 |
Начальник ПЭО |
|
7.1 |
Планы по строительным участкам |
И III |
инженер ПЭО |
ПЭО |
папки |
3 |
Начальник ПЭО |
|
7.1 |
Балансовые комиссии и плановые совещания. |
И III |
инженер ПЭО |
ПЭО |
папки |
3 |
Начальник ПЭО |
|
7.1 |
Показатели по труду (численность и фонд з/платы). |
И III |
инженер ПЭО |
ПЭО |
папки |
3 |
Начальник ПЭО |
|
7.1 |
Сметы по строительным объектам. |
И III |
инженер ПЭО |
ПЭО |
папки |
3 |
Начальник ПЭО |
|
7.2.2 |
Переписка с заказчиком, ФУ, субподрядчиками |
И III |
инженер ПЭО |
ПЭО |
папки |
3 |
Начальник ПЭО |
|
7.4.1 |
Договорные цены. |
И III |
инженер ПЭО |
ПЭО |
папки |
3 |
Начальник ПЭО |
|
7.1 |
Незавершенное производство. |
И III |
инженер ПЭО |
ПЭО |
папки |
3 |
Начальник ПЭО |
|
7.4.1 |
Расчёты с субподрядчиками: |
И III |
инженер ПЭО |
ПЭО |
папки |
3 |
Начальник ПЭО |
|
7.4.1 |
Наряд-заказы для субподрядных организаций. |
И III |
инженер ПЭО |
ПЭО |
папки |
3 |
Начальник ПЭО |
|
7.5.1 |
Акты контрольных обмеров. |
И III |
инженер ПЭО |
ПЭО |
папки |
3 |
Начальник ПЭО |
|
7.5.1 |
Калькуляции. |
И III |
инженер ПЭО |
ПЭО |
папки |
3 |
Начальник ПЭО |
|
7.5.1 |
Акты сверок |
И III |
инженер ПЭО |
ПЭО |
папки |
3 |
Начальник ПЭО |
|
Записи МТО филиала | |||||||
|
7.1. |
План по МТО.. |
инженер МТО |
МТО |
папки |
3 |
Начальник МТО | |
|
7.4.1 |
Выбор и оценка поставщиков. |
И СМК В.7-01-03 |
инженер МТО |
МТО |
папки |
3 |
Начальник МТО |
|
7.1, 7.5.1 |
Лимитные карты и заявки ИТР. |
инженер МТО |
МТО |
папки |
3 |
Начальник МТО | |
|
Графики поставок на объекты материалов. |
инженер МТО |
МТО |
папки |
3 |
Начальник МТО | ||
|
Планы проверок качества материалов и отчёты |
ИКК III |
инженер МТО |
МТО |
папки |
3 |
Начальник МТО |
содержание
информационные данные................................................................................................................................................... 2
1. Нормативные ссылки......................................................................................................................................................... 3
2. Термины и их определения............................................................................................................................................. 3
3. сокращения................................................................................................................................................................................ 4
4. общие положения.................................................................................................................................................................. 4
5. Порядок составления, идентификации, защиты, хранения записей.......................................... 5
6. Требования по управлению отдельными видами записей.................................................................. 7
7. ответственность................................................................................................................................................................. 11
Приложение А Перечень видов записей, ведущихся в «433 УНР»-ФИЛИАЛ » и его филиалах........................................................................................................................................................................................ 12
ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ......................................................................................................................................... 28
ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ
|
Дата введения изменения |
Номер изменения |
Номера разделов, пунктов |
Кто разработал (должность, |
Кто утвердил (должность, |
ЛИСТ СОГЛАсования
|
Подразделение, должность |
Дата |
Подпись | ||
|
Разработал | ||||
|
Проверил | ||||
|
Согласовал | ||||
