Положение о Департаменте внутреннего аудита (редакция 4)

 

Утверждено

Решением Совета директоров

Протокол № 26 от 01.01.2001 г.

ПОЛОЖЕНИЕ

о Департаменте внутреннего аудита

(редакция 4)

I. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет статус, цели, задачи, функции, общую организацию работы, полномочия Департамента внутреннего аудита Открытого акционерного общества «Дальневосточная компания электросвязи» (далее Общество).

1.2. Департамент внутреннего аудита является структурным подразделением Общества, осуществляющим функции внутреннего аудита.

1.3. Под внутренним аудитом понимается организованная Обществом в интересах органов управления регламентированная внутренними документами деятельность по превентивному и последующему контролю различных направлений деятельности Общества.

1.4. Департамент внутреннего аудита функционально подчиняется Совету директоров Общества. Особенности функционального подчинения подразделений в составе Департамента внутреннего аудита определены в разделе IV настоящего Положения.

1.5. Департамент внутреннего аудита административно подчиняется Генеральному директору Общества, в его отсутствие лицу, исполняющему его обязанности.

1.6. Под функциональной подчиненностью в целях настоящего Положения понимается подчиненность в рамках возложенных на Департамент внутреннего аудита функций, определенных разделом III настоящего Положения. Под административной подчиненностью в целях настоящего Положения понимается подчиненность в рамках трудового законодательства.

1.7. Руководство работой Департамента внутреннего аудита осуществляет Директор Департамента внутреннего аудита.

1.8. Департамент внутреннего аудита в своей деятельности руководствуется:

- действующим законодательством Российской Федерации;

- Уставом Общества;

- решениями Совета директоров Общества;

- настоящим Положением;

- решениями Правления Общества, приказами и распоряжениями Генерального директора в части, не противоречащей настоящему Положению;

- иными локальными актами Общества в части, не противоречащей настоящему положению.

1.9. Если условия административной подчиненности, предусмотренные п.1.5 настоящего Положения, не позволяют Департаменту внутреннего аудита выполнять функции, предусмотренные разделом III настоящего Положения, директор Департамента внутреннего аудита организует вынесение бюджета Департамента внутреннего аудита на утверждение Совета директоров.

II. Цель и основные задачи Департамента внутреннего аудита

2.1. Основной целью Департамента внутреннего аудита является содействие аппарату управления Общества в достижении поставленных целей Общества, в обеспечении его эффективного функционирования, используя систематизированный и последовательный подход к оценке и повышению эффективности систем внутреннего контроля, управления рисками и корпоративного управления; достижение прозрачности экономики Общества для собственников.

2.2. Под системой внутреннего контроля в целях настоящего Положения понимается совокупность структуры, методик и процедур, принятых в Обществе в качестве средств упорядоченного и эффективного ведения хозяйственной деятельности, которая обеспечивает достижение производственных, финансовых, информационных, комплаенс-целей и иных целей Общества, в том числе:

1) Производственно-финансовую эффективность деятельности Общества, а именно:

- эффективность и продуктивность управления активами и другими ресурсами;

- следование интересам Общества;

- сохранность активов и других ресурсов Общества;

2) Надежность, полноту и своевременность финансовой и управленческой информации, а именно:

- подготовку полной, своевременной достоверной и адекватной отчетности и иной информации, необходимой органам управления Общества для принятия решений;

- удовлетворительное качество и точность;

3) Соблюдение действующих законодательных и нормативных актов, а также внутренних документов, в том числе:

- соблюдение положений действующего законодательства;

- соблюдение требований надзорных органов;

- соблюдение документов, определяющих внутреннюю политику, стратегии и процедуры Общества.

2.3. Основными задачами Департамента внутреннего аудита являются:

- осуществление последующего контроля над деятельностью;

- осуществление превентивного контроля;

- организация и поддержка процесса по управлению рисками Общества;

- оценка и повышение эффективности системы управления рисками Общества.

2.4. Департамент внутреннего аудита осуществляет превентивный и последующий контроль в порядке, установленном организационно-распорядительными и регламентирующими документами.

2.4.1. Превентивный контроль предполагает проведение контрольных мероприятий в отношении операций, предполагаемых к совершению, на предмет:

- соответствия операций интересам Общества;

- эффективности использования и сохранности активов и других ресурсов Общества;

- эффективности операций;

- соблюдения законодательных и иных нормативных актов (включая локальные нормативные акты), регулирующих деятельность Общества;

- наличия необходимых контрольных процедур;

- выявления существенных рисков и выработки рекомендаций по управлению и контролю над ними.

2.4.2. Последующий контроль предполагает проведение контрольных мероприятий в отношении деятельности на предмет:

- соответствия операций интересам Общества;

- эффективности использования и сохранности активов;

- эффективности операций;

- эффективности системы внутреннего контроля, управления рисками и корпоративного управления и наличия необходимых контрольных процедур;

- соблюдения порядка, закрепленного организационной структурой Общества, в части разграничения сфер ответственности, полномочий и отчетности;

- соблюдения норм и стандартов профессиональной деятельности, правил корпоративной культуры в части функционирования системы внутреннего контроля;

- эффективности функционирования информационных систем, охватывающих основные виды деятельности компании;

- соответствия порядка ведения бухгалтерского, налогового, управленческого и иного учета требованиям законодательства и локальным актам Общества;

- достоверности бухгалтерской, налоговой, управленческой, иной отчетности и информации;

- соблюдения законодательных и иных нормативных актов (включая локальные акты Общества), регулирующих деятельность Общества;

- исполнения Решений Общего собрания акционеров Общества, Совета директоров Общества, единоличного и коллегиального исполнительных органов Общества в отношении филиала, решений принятых на уровне филиала;

- выявления, оценки и отслеживания существенных рисков, и выработки рекомендаций по организации управления указанными рисками и контроля над ними.

Последующий контроль направлен на выявление проблем (потерь), связанных с ними рисков, а также имеющихся возможностей (резервов, выгод).

2.5. Организация и поддержка процесса управления рисками в Обществе осуществляется на основе Программы управления рисками Общества и иных регламентирующих документов.

III. Функции Департамента внутреннего аудита

В целях выполнения возложенных задач Департамент внутреннего аудита осуществляет следующие функции:

3.1. В рамках последующего контроля:

3.1.1. Проведение аудиторских проверок.

3.1.2. Организация и участие в комплексных проверках.

3.1.3. Осуществление экспертизы документов.

3.1.4. Участие в комиссиях, рабочих группах, совещаниях.

3.1.5. Осуществление мониторинга мероприятий, принятых и реализованных менеджментом Общества по результатам проверок с целью снижения уровня выявленных рисков и устранения выявленных нарушений, контроль их эффективности.

3.1.6. Осуществление оценки эффективности и результативности процесса управления рисками, предоставление необходимых рекомендаций.

3.1.7. Осуществление оценки эффективности СУР по итогам года и предоставление в виде отчета на рассмотрение Совета директоров и Комитета Совета директоров по аудиту.

3.2. В рамках превентивного контроля:

3.2.1. Осуществление экспертизы документов.

3.2.2. Участие в комиссиях, рабочих группах, совещаниях.

3.3. Иные функции:

3.3.1. Подготовка планов работы Департамента внутреннего аудита, включая годовой план проведения контрольных мероприятий, и исполнение планов работы Департамента внутреннего аудита.

3.3.2. Подготовка и представление отчетов об итогах выполнения планов работы Департамента внутреннего аудита, включая годовой план проведения проверок, а также информации о деятельности Департамента.

3.3.3. Разработка методологического обеспечения процесса внутреннего аудита.

3.3.4. Планирование и проведение мероприятий по повышению и поддержанию профессионального уровня работников Департамента внутреннего аудита.

3.3.5. Проведение работы со сведениями, составляющими государственную тайну, в объеме и содержании, необходимом для исполнения возложенных функций в порядке, установленном для работы со сведениями, составляющими государственную тайну.

3.3.6. Участие в рассмотрении и обсуждении с внешним аудитором результатов аудита, а также всех сведений и данных, содержащихся в аудите, перед их вынесением на рассмотрение Совета директоров.

3.3.7. Контроль за учетом рекомендаций аудитора менеджментом Общества.

3.4. В рамках организации и поддержки процесса управления рисками:

3.4.1. Разработка документов, регламентирующих процессы управления рисками.

3.4.2. Организация процесса выявления и оценки рисков.

3.4.3. Обеспечение процесса обмена информацией и отчетами между участниками системы управления рисками Общества.

3.4.4. Контроль выполнения процедур по управлению рисками в Обществе.

3.4.5. Методическое сопровождение процессов управления рисками в Обществе.

3.4.6. Разработка предложений по совершенствованию системы управления рисками.

3.4.7. Консолидация информации по управлению рисками и подготовка документов для Комиссии по управлению рисками, Правления, Комитета по аудиту Совета директоров и Совета директоров.

3.4.8. Организация работы Комиссии по рискам, подготовка решений Комиссии и доведение их до сведения необходимого круга руководителей и сотрудников Компании.

3.4.9. Проведение обучающих семинаров и тренингов для участников процесса управления рисками.

Подробный перечень функций, осуществляемых в рамках процесса по управлению рисками, устанавливается Программой по управлению рисками в Обществе, а также Положением об отделе методологии и контроля рисков.

IV. Структура и штатная численность Департамента внутреннего аудита

4.1. Структура Департамента внутреннего аудита, включая все его структурные подразделения, входит в состав структуры Общества, и утверждается в общеустановленном порядке.

4.2. Департамент внутреннего аудита состоит из следующих подразделений:

- отдела внутреннего контроля;

- отдела методологии внутреннего контроля;

- отдела методологии и контроля рисков;

- служб внутреннего аудита филиалов Общества.

4.3. Отдел внутреннего контроля, отдел методологии внутреннего контроля функционально подчиняются Директору Департамента внутреннего аудита. Отдел методологии и контроля рисков функционально подчиняется Первому заместителю Генерального директора Общества – директору по экономике и финансам, в его отсутствие - лицу, исполняющему его обязанности.

4.4. Службы внутреннего аудита территориально располагаются в филиалах Общества.

4.5. Службы внутреннего аудита функционально подчиняются Департаменту внутреннего аудита Общества, административно – заместителям Генерального директора Общества – директорам филиалов.

4.6. Отдел внутреннего контроля, отдел методологии внутреннего контроля, отдел методологии и контроля рисков, службы внутреннего аудита филиалов Общества действуют на основании настоящего Положения, Положений об отделах и Положений о службах, утверждаемых Генеральным директором Общества.

4.7. В структуре Департамента внутреннего аудита выделяются следующие штатные должности:

- Директор Департамента;

- Заместитель директора Департамента;

- Начальник отдела;

- Начальник службы внутреннего аудита;

- Главный специалист;

- Ведущий специалист.

4.8. Отдел внутреннего контроля и отдел методологии и рисков возглавляют начальники отделов. Службу внутреннего аудита возглавляет начальник службы.

4.9. Отдел внутреннего контроля либо отдел методологии внутреннего контроля Департамента внутреннего аудита может возглавлять заместитель директора Департамента.

4.10. Численность сотрудников Департамента внутреннего аудита составляет 24 штатные единицы.

4.11. Отбор претендентов на замещение соответствующих должностей в Департамент внутреннего аудита, осуществляет директор Департамента внутреннего аудита (в части отдела методологии и контроля рисков – Первый заместитель Генерального директора – директор по экономике и финансам, с участием директора Департамента внутреннего аудита) совместно с Департаментом управления человеческими ресурсами. Приём на работу, перемещение и увольнение сотрудников Департамента внутреннего аудита осуществляет Генеральный директор Общества на основании представления заместителя Генерального директора - директора по работе с персоналом по согласованию с директором Департамента внутреннего аудита (в части отдела методологии и контроля рисков – с Первым заместителем Генерального директора – директором по экономике и финансам, с участием директора Департамента внутреннего аудита).

4.12. Отбор претендентов на замещение соответствующих должностей, прием на работу, перемещение и увольнение сотрудников служб внутреннего аудита филиалов Общества производится в соответствии с Положением о службах внутреннего аудита.

4.13. Работники Департамента внутреннего аудита осуществляют свои функции на основе должностных инструкций, утверждаемых Генеральным директором по согласованию с Департаментом правового обеспечения, Департаментом управления человеческими ресурсами.

4.14. Принципы компенсации и мотивации работников Департамента внутреннего аудита устанавливаются локальным актом, утверждаемым Советом директоров Общества.

4.15. Работники Департамента внутреннего аудита обязаны иметь высшее экономическое (финансовое) образование и квалификационный аттестат аудитора или возможность его получения в соответствии с установленными требованиями.

Работники Департамента внутреннего аудита, осуществляющие в соответствии со своими должностными обязанностями аудит в области технологий, должны иметь высшее образование по профилю осуществляемых функций, а также стаж работы в данной области не менее трех лет.

V. Взаимодействие с другими структурными подразделениями Общества

5.1. Для выполнения поставленных задач и реализации возложенных функций Департамент внутреннего аудита взаимодействует со всеми подразделениями Генеральной дирекции и филиалами Общества: запрашивает, получает и обменивается документами, письмами и материалами, необходимыми для его деятельности.

5.2. Взаимодействие осуществляется в порядке, предусмотренном локальными нормативными актами Общества.

VI. Директор Департамента внутреннего аудита

6.1. Руководство работой Департамента внутреннего аудита осуществляет Директор Департамента внутреннего аудита.

6.2. Директор Департамента внутреннего аудита назначается на должность и освобождается от должности Генеральным директором Общества по согласованию с Советом директоров Общества.

6.3. Кандидатура директора Департамента внутреннего аудита предлагается Генеральным директором Общества на согласование Совету директоров. Совет директоров Общества имеет право отклонить предлагаемую кандидатуру. В случае непредставления Генеральным директором Общества кандидатуры на должность директора Департамента внутреннего аудита в течение трех месяцев с момента возникновения соответствующей вакансии или в случае, если предложенные Генеральным директором Общества кандидатуры на должность директора Департамента внутреннего аудита были дважды отклонены Советом директоров, Совет директоров Общества вправе самостоятельно определить кандидатуру директора Департамента внутреннего аудита.

6.4. Отношения между Обществом и директором Департамента внутреннего аудита регулируются договором, подписываемым от имени Общества Генеральным директором Общества. Условия данного договора утверждаются Советом директоров Общества.

6.5. Уровень оплаты труда, гарантий и компенсаций директора Департамента внутреннего аудита обеспечивается Обществом не ниже уровня, предусмотренного в отношении Главного бухгалтера Общества.

6.6. Функции директора Департамента внутреннего аудита:

- осуществляет общее руководство Департаментом внутреннего аудита Общества;

- представляет для согласования с Советом директоров структуру Департамента внутреннего аудита;

- в случае, предусмотренном пунктом 1.9. настоящего Положения, организует вынесение бюджета Департамента внутреннего аудита на утверждение Совета директоров;

- проводит отбор сотрудников в Департамент внутреннего аудита (с учетом особенностей, определенных п.4.11. настоящего Положения);

- готовит представления совместно с Департаментом управления человеческими ресурсами по найму, перемещению и увольнению сотрудников Департамента внутреннего аудита, (с учетом особенностей, определенных п.4.11. настоящего Положения);

- представляет на утверждение Совету директоров план проведения контрольных мероприятий;

- запрашивает от руководителей подразделений Общества информацию, необходимую для осуществления функций Департамента внутреннего аудита;

- доводит до сведения Совета директоров Общества (по требованию), Генерального директора Общества, руководителя проверяемого объекта, Ревизионной комиссии Общества информацию о результатах контрольных мероприятий, проведенных Департаментом внутреннего аудита

- анализирует результаты контрольных мероприятий, проведенных Департаментом внутреннего аудита, и обеспечивает разработку мер по совершенствованию внутреннего аудита в Обществе;

- представляет Комитету по аудиту и Совету директоров Общества отчет о деятельности Департамента внутреннего аудита;

- организует разработку проектов локальных нормативных актов, регулирующих работу Департамента внутреннего аудита,

- определяет статус конфиденциальности документов Департамента внутреннего аудита;

- организует работу по повышению профессионального уровня специалистов Департамента внутреннего аудита;

- осуществляет другие полномочия в соответствии с решениями Совета директоров Общества.

6.7. Директор Департамента внутреннего аудита имеет право:

- обращаться к Председателю Комитета по аудиту Совета Директоров Общества с предложением рассмотреть любой вопрос, относящийся к компетенции Комитета;

- присутствовать на заседаниях Правления Общества в качестве приглашенного лица без права голоса;

6.8. Директор Департамента внутреннего аудита несет ответственность:

- за выполнение функций, возложенных на Департамент внутреннего аудита, за исключением функций, определенных п. 3.4. настоящего Положения;

- за информацию, содержащуюся в отчетах по результатам проведенных контрольных мероприятий.

VII. Права и обязанности работников Департамента внутреннего аудита

7.1. В соответствии с действующим законодательством работники Департамента внутреннего аудита пользуются правами и несут обязанности, вытекающие из задач и функций Департамента внутреннего аудита.

7.2. Работники Департамента внутреннего аудита имеют право:

- беспрепятственного допуска в служебные помещения проверяемых объектов. Данное право в отношении режимных объектов, может быть реализовано согласно имеющейся формы допуска к сведениям, составляющим государственную тайну;

- опечатывать предоставленные им служебные помещения проверяемых объектов для обеспечения сохранности находящихся в них документов;

- беспрепятственного доступа к необходимой информации, которой располагает Общество, его филиалы, включая компьютерные системы, для осуществления функций Департамента внутреннего аудита. Данное право в отношении информации, содержащей сведения, составляющие государственную тайну, может быть реализовано в порядке, установленном для работы с документами, составляющими государственную тайну;

- беспрепятственного доступа к документам, относящимся к предмету проверки. Данное право в отношении документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, может быть реализовано в порядке, установленном для работы с документами, составляющими государственную тайну;

- расширения круга вопросов (участков) проверки, если выявляется необходимость в таком расширении при выполнении программы проверки;

- получения копий документов, подписанных соответствующим лицом и заверенных печатью;

- копирования отдельных документов, в том числе получения копий файлов, любых записей, хранящихся в локальных вычислительных сетях и автономных компьютерных системах, а также получения расшифровки этих записей. Данное право в отношении информации, содержащей сведения, составляющие государственную тайну, может быть реализовано в порядке, установленном для работы с документами, составляющими государственную тайну;

- по согласованию с руководителем проверки требовать проведения (или проводить лично с участием привлеченных лиц) полной или частичной инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей для установления их фактического наличия и соответствия данным бухгалтерского учета;

- получать от работников проверяемых участков устные и письменные объяснения по вопросам, возникающим в ходе проведения проверки;

- получать отчеты о результатах аудиторской проверки внешних аудиторов, заключений Ревизионной комиссии, актов налоговых проверок Общества.

7.3. Работникам Департамента внутреннего аудита компенсируются все подтвержденные расходы, связанные с осуществлением контрольных мероприятий.

7.4. Работники Департамента внутреннего аудита обязаны:

- придерживаться этических принципов внутреннего аудита. К таким принципам относятся независимость, объективность, ответственность, конфиденциальность;

- руководствоваться в своей работе действующим законодательством, настоящим Положением, внутренними документами Общества;

- соблюдать трудовую дисциплину;

- обеспечивать надлежащее документирование процесса внутреннего аудита в соответствии с требованиями локальных нормативных актов, регулирующих деятельность Департамента внутреннего аудита.

Права и обязанности работников отдела методологии и контроля рисков определяются Положением об отделе методологии и контроля рисков.

VIII. Ответственность работников Департамента внутреннего аудита

8.1. Работники Департамента внутреннего аудита несут ответственность:

- за ущерб, причиненный Обществу в результате неисполнения или ненадлежащего исполнения своих функций, разглашения конфиденциальной информации и информации, составляющей коммерческую тайну, или иные действия, противоречащие действующему законодательству, Уставу Общества, настоящему Положению;

- искажение либо сокрытие существенных нарушений, которые могут повлечь за собой или повлекли материальный ущерб Обществу;

- использование служебного положения в корыстных целях;

- недобросовестное исполнение служебных обязанностей.

8.2. Ответственность за организацию и поддержку процесса управления рисками несет Первый заместитель Генерального директора – директор по экономике и финансам.

IX. Организация работы Департамента внутреннего аудита

9.1. Департамент внутреннего аудита выполняет свою работу на основе планов.

План проведения контрольных мероприятий утверждается Советом директоров Общества по представлению директора департамента внутреннего аудита, и направляется для уведомления в Ревизионную комиссию Общества.

9.2. Обучение и повышение квалификации осуществляется на основе годового плана обучения и повышения квалификации сотрудников Департамента, являющегося составной частью плана обучения и повышения квалификации сотрудников Общества.

9.3. Общий порядок проведения контрольных мероприятий и методика их проведения регламентируется отдельными документами, подготавливаемыми департаментом внутреннего аудита.

9.4. Коррективы в утвержденный план контрольных мероприятий могут вноситься Советом директоров Общества.

9.5. Результаты контрольных мероприятий предоставляются Совету директоров (по требованию), Генеральному директору Общества, руководителю проверяемого объекта. Ревизионной комиссии Общества результаты контрольных мероприятий предоставляются вместе с материалами проверки.

9.6. Департамент внутреннего аудита представляет:

- Комитету по аудиту Совета директоров Общества - ежеквартально, в срок не позднее последнего числа месяца, следующего за отчетным кварталом, отчет о выполнении плана проведения контрольных мероприятий;

- Совету директоров Общества – ежегодно, в срок не позднее последнего числа квартала, следующего за отчетным годом, предварительно рассмотренный Комитетом по аудиту отчет о деятельности Департамента внутреннего аудита, включающий отчет о выполнении плана проведения контрольных мероприятий.

9.7. Отдел методологии и контроля рисков:

- Выполняет свои функции на основе Программы управления рисками, ежегодно формируемой при участии Комиссии по управлению рисками и утверждаемой Советом директоров Общества. Общий порядок формирования Программы управления рисками регламентируется отдельными документами Общества.

- Участвует в подготовке отчетов и принятии решений Комиссии по рискам и доводит принятые решения до сведения необходимого круга участников системы управления рисками на всех уровнях;

- Совместно с Первым заместителем Генерального директора – директором по экономике и финансам подготавливает регулярные отчеты для Генерального директора, Совета директоров Компании, Комитета Совета директоров по Аудиту о ходе и результатах управления отдельными существенными рисками. При этом такие отчеты могут представляться либо в составе аналогичных отчетов Комиссии по рискам, либо отдельно от отчетов Комиссии по рискам.

X. Ограничения деятельности Департамента внутреннего аудита

10.1. Текущий контроль за соблюдением исполнительной и служебной дисциплины в функциональных подразделениях Общества, филиалах Общества, структурных подразделениях филиалов Общества не может возлагаться на работников Департамента внутреннего аудита.

10.2. Работники Департамента внутреннего аудита не могут быть привлечены к исполнению функций, прямо не предусмотренных настоящим Положением.

10.3. Работники Департамента внутреннего аудита не несут ответственности за невыполнение данных ими рекомендаций по устранению нарушений, выявленных в ходе проверки.

XI. Заключительные положения

11.1. Работники Департамента внутреннего аудита подчиняются Правилам внутреннего трудового распорядка, действующим в Обществе.

11.2. Предложения о внесении изменений и дополнений в настоящее Положение разрабатываются по мере необходимости директором Департамента внутреннего аудита и выносятся на решение Совета директоров Общества.

11.3. Реорганизация и ликвидация Департамента внутреннего аудита проводится на основании решения Совета директоров Общества.