Система менеджмента качества ТМЦДО, организация делопроизводства, Инструкция на процесс

Томский межвузовский центр дистанционного образования (ТМЦДО)

Система менеджмента качества ТМЦДО

ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Инструкция на процесс

2006

Предисловие

1 Настоящая инструкция РАЗРАБОТАНА в Томском межвузовском центре дистанционного образования (ТМЦДО) Томского государственного университета систем управления и радиоэлектроники (ТУСУР) и входит в состав документации системы менеджмента качества ТМЦДО.

Разработчики: начальник общего отдела ТМЦДО , канд. пед. наук, доцент , канд. техн. наук, доцент

Экспертная группа:

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2 УТВЕРЖДАЕТСЯ и ВВОДИТСЯ В ДЕЙСТВИЕ распоряжением директора ТМЦДО.

3 ВВОДИТСЯ впервые.

Система менеджмента качества ТМЦДО ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА Инструкция на процесс
		УТВЕРЖДАЮ Зам. директора ТМЦДО 2006 г.

1 ЦЕЛИ

Целью настоящей инструкции на процесс (ИП) является эффективная организация делопроизводства в Томском межвузовском центре дистанционного образования и его представительствах с учетом специфики дистанционных образовательных технологий, обеспечение плодотворного взаимодействия между всеми участниками процесса: студентами, преподавателями, сотрудниками, руководством, чиновниками и тд.

2 ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

Настоящая ИП регламентирует деятельность общего отдела (Об. О) ТМЦДО и применяется всеми подразделениями и сотрудниками ТМЦДО.

3 НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

В ИП использованы ссылки на следующие нормативные документы и документы системы менеджмента качества:

ГОСТ Р ИСО 9000–2001 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь;

ГОСТ Р ИСО 9001–2001 Системы менеджмента качества. Требования;

ГОСТ Р ИСО 9004–2001 Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности;

ГОСТ Р ИСО 19011–2003 Руководящие указания по проверкам систем менеджмента качества и (или) охраны окружающей среды.

РК ТМЦДО – 2006 Томский государственный университет систем управления и радиоэлектроники. Система менеджмента качества. Томский межвузовский центр дистанционного образования. Руководство по качеству (справочник по управлению).

4 ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

4.1 В настоящем документе использованы термины и определения, установленные в ГОСТ Р ИСО 9000–2001, ГОСТ Р ИСО 19011–2003.

В дополнении к ним используются термины:

Образовательный процесс – предоставление услуг в области обучения и просвещения (включая воспитание и развитие обучающегося).

Образовательная услуга – результат образовательного процесса.

Качество <высшего профессионального> образования – степень удовлетворенности студентов и/или выпускников взаимодействием с вузом и приобретенной при этом новой способностью к дальнейшей успешной жизнедеятельности.

Менеджмент – управление людьми путем рационального распределения работы с целью получения выгоды для потребителей, персонала и других заинтересованных сторон.

Конечный результат – выражение конкретных результатов, получаемых к окончанию срока устанавливаемых целей.

Индикаторы успеха – измерители продвижения к конечным результатам, позволяющие практически в любой момент оценивать скорость и шансы выполнения целей, вести их мониторинг.

4.2 В настоящем документе использованы следующие сокращения, представленные в алфавитном порядке:

АХР – административно-хозяйственная работа;

ВПО – высшее профессиональное образование;

ВУП – ведомость учебных поручений;

ГОС – государственный образовательный стандарт;

ГПО – групповое проектное обучение;

ДО – диспетчерский отдел ТМЦДО;

ДОТ – дистанционные образовательные технологии;

ИС – информационная система;

ИУП – индивидуальный учебный план;

ЛИСМО – лаборатория инструментальных средств моделирования;

ОУ – образовательные учреждения ТМЦДО;

Об. О – общий отел ТМЦДО

Отв. К – ответственный по качеству ( по уровням управления);

ОНиР – отдел набора и распределения ТУСУРа;

ОРР – отдел регионального развития;

ОС – отделение связи

ОУ – образовательные учреждения ТМЦДО;

ППС – профессорско-преподавательский состав;

РК – руководство по качеству;

ТМЦДО – Томский межвузовский центр дистанционного образования на правах факультета ТУСУР;

СМК – система менеджмента качества;

УМ – управление маркетинга ТМЦДО;

УВП – учебно-вспомогательный персонал;

УУ – учебное управление ТМЦДО (ТУСУР);

УР – учебная работа;

УП – рабочий учебный план специальности по основной образовательной программе;

УО – учебный отдел УУ ТМЦДО (ТУСУР);

УМО – учебно-методический отдел;

УМПМ – учебно-методические и программные материалы;

УМПО – учебно-методическое и программное обеспечение;

УФПС – управление федеральной почтовой связи

ФАО – финансово аналитический отдел ТУСУРа.

5 ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Ответственность за соответствие процесса организации делопроизводства возложена на начальника Об. О.

6 ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА

6.3 Подпроцессы Об. О

Установлены следующие подпроцессы Об. О (таблица1), взаимодействие которых показано на схеме (рисунок 1)

Таблица 1

Код подпроцесса	Наименование подпроцесса	Входы подпроцесса	Выходы подпроцесса
О.1	Прием и регистрация входящей документации	Сопроводительные учетные документы (реестры, журналы, накладные и тд), письма, бандероли, посылки и пр.	Номер учетной записи в регистрационном журнале
О.2	Доставка корреспонденции по назначению и передача под роспись	Сотрудники ТМЦДО и структурных подразделений	Отметка в журнале регистрации
О.3	Контроль за сроками исполнения распорядительных документов, их правильным оформлением. Обеспечение регламента подготовки, представления и прохождения документов, мониторинг местонахождения документа и его копий	Нормативные и распорядительные документы руководства	Информационная среда ТМЦДО
О.4	Оформление документации для открытия, закрытия, перерегистрации, постановки и снятия с налогового учёта, нормативно-правового обеспечения деятельности представительств ТМЦ ДО. Взаимодействие с ИМНС Составление налоговых деклараций	Заявки сотрудников УМ, Партнеров и представителей ТМЦДО,	Сформированные пакеты документов для представительств ТУСУР, ИМНС, контролирующих органов, Минобр и др Налоговые декларации
О.5	Оформление подписки на периодические издания	Каталоги Роспечать, заявка, счет и счет/фактура УФПС	Справочно-информационные издания для руководства
О.6	Ответы на телефонные запросы	запрос	ответ
О.7	Взаимосвязь с подразделениями университета и другими учреждениями образования - участниками ТМЦ ДО. Оповещение	Указания и планы руководства	Телефонное и e-mail оповещение, рассылка извещений по почте, курьерская доставка документации, командировки служебного автотраспорта
О.8	Подготовка организуемых руководством собраний, совещаний, конференций, семинаров и т. д. Организационно-техническое обслуживание и оформление документов.	Планы проведения собраний, совещаний, заседаний, конференций	Протоколы, решения, распоряжения, поручения, приказы
О.9	Подготовка, печатание, размножение, сканирование, заверение служебных документов, в том числе и нотариальное (лицензия, свидетельство об аккредитации, устав университета, письма в органы государственного и муниципального управления, доверенности и т. д.)	Заявки сотрудников, представителей, партнеров и клиентов ТМЦДО, Указания руководства	Копии документов для сотрудников ТМЦ, нормативные и распорядительные документы, письма, доверенности
О.10	Систематизация и хранение документов. Разработка и ведение номенклатуры дел. Ведение делопроизводства согласно Инструкции.	Входящая и исходящая документация, нормативные и распорядительные документы, док-ты внутреннего пользования	Применение инструкция по делопроизводству в структурных подразделениях ТМЦДО

Схема процесса Об. О

Рисунок 1

6.4 Описание подпроцесса О.1 – Прием и регистрация документации

6.4.1 Верификация и валидация документации:

6.4.1.1 Запись в сопроводительных учетных документах (журнале учета УФПС, реестрах и накладных ОС).

6.4.1.2 Регистрационная запись в журнале учета входящей корреспонденции и проставление присвоенного номера на документе

6.4.1.3 Регистрационная запись в журнале учета исходящей документации и проставление присвоенного номера и даты на документе

6.5 Описание подпроцесса О.2 - Доставка корреспонденции по назначению и передача под роспись.

6.5.1 Ежедневная доставка по назначению входящей, исходящей и внутренней документации.

6.5.2 Роспись исполнителя, адресата в журнале регистрации.

6.6 Описание подпроцесса О.3 - Контроль за сроками исполнения распорядительных документов, их правильным оформлением. Обеспечение регламента подготовки, представления и прохождения документов, мониторинг местонахождения документа и его копий.

6.6.1 Управление утвержденными рабочими учебными планами и рабочими программами учебных дисциплин (идентификация, комплектное хранение, внесение утвержденных изменений, рассылка, ознакомление подразделений и сотрудников, проверка и анализ, изъятие устаревших документов) осуществляет УУ ТМЦДО под руководством заместителя директора по УР ТМЦДО.

6.6.2 Часть документов, поступивших и зарегистрированных в Об. О, с резолюцией директора направляется для ознакомления и исполнения/применения руководителю подразделения или конкретному сотруднику.

6.6.3 При необходимости для руководителя или сотрудника-исполнителя с документа снимается копия. Об исполнении поручения по поступившему документу руководитель или сотрудник-исполнитель докладывает в устной или письменной форме

6.6.4 Директор своим распоряжением (поручением) знакомит руководителей с документами общего действия, это делается также на заседаниях Совета ТМЦДО или конференциях коллектива.

6.6.5. Первые экземпляры нормативных документов подлежат хранению и учету: внешние в журнале учета входящей документации, внутренние в регистрационном журнале. Запись о нумерации последующих копий делается на обороте зарегистрированного экземпляра.

6.6.6. Управление утвержденными инструкциями на процессы, должностными и рабочими инструкциями (идентификация, комплексное хранение, внесение утвержденных изменений, рассылка, ознакомление подразделений и сотрудников, проверка и анализ, изъятие устаревших документов) осуществляется в соотвествующих подразделениях ТМЦДО под руководством начальников отделов, а также в общем отделе и отделе кадров ТУСУР. Документы (только для чтения) при необходимости могут размещаться на сайте ТМЦДО в разделе «Сотрудникам».

6.6.7. Предусмотреть ведение записей о повышении квалификации сотрудников ТМЦДО в процедуре управление записями. Разработать Положение о повышении квалификации сотрудников ТМЦДО.

6.6.8. Заполнение соответствующих модулей КИС «Лоцман».

6.7 Описание подпроцесса О.4 - Оформление документации для открытия, закрытия, перерегистрации, постановки и снятия с налогового учёта, нормативно-правового обеспечения деятельности представительств ТМЦ ДО.

6.7.1 Взаимодействие с ИМНС (ответы на запросы, консультирование)

6.7.2 Составление, распечатка и рассылка налоговых деклараций.

6.7.3 Подготовка, печать и рассылка налоговых сообщений

6.7.4 Подготовка документов на постановку, перерегистрацию и снятие с налогового учета. (Приложение А)

6.7.5 Регистрация в электронном журнале

6.7.6 Интернет отчетность

6.7.7 Оформление документации для открытия, закрытия представительств согласно Инструкции (Приложение В)

6.8. Описание подпроцесса О.5 – Оформление подписки на периодические издания

6.8.1 Предоставление сотрудникам ТМЦДО каталогов и другой информации

6.8.2 Составление сводной заявки и абонентских карточек.

6.8.3 Оформление и перечисление счетов на оплату

6.8.4 Отчетность

6.8.5 Доставка информационных и справочных изданий сотрудникам ТМЦДО

6.9. Описание подпроцесса О.6 – Ответы на телефонные запросы

6.9.1 Ответы на телефонные запросы согласно уровню должностных компетенций

6.9.2 Переадресация запросов сотрудникам ТМЦДО

6.9.3 Запись запроса на листке переадресации.

6.10. Описание подпроцесса О.7 – Взаимосвязь с подразделениями университета и другими учреждениями образования - участниками ТМЦ ДО.

6.10.1 Телефонное и e-mail оповещение

6.10.2. Рассылка сообщений по почте

6.10.3 Курьерская доставка документации служебным автотранспортом

6.11. Описание подпоцесса О.8 – Подготовка организуемых руководством собраний, совещаний, конференций, семинаров и т. д. Организационно-техническое обслуживание и оформление документов.

6.11.1 Подготовка планов проведения

6.11.2 Ведение протоколов, распорядительных документов

6.11.3 Контроль за решениями, поручениями

6.11.4 Организация сервисного обслуживания участников мероприятия

6.12. Описание подпроцесса О.9 – Подготовка, печатание, размножение, сканирование, заверение служебных документов, в том числе и нотариальное (лицензий свидетельство об аккредитации, устава университета, писем в органы государственного и муниципального управления, доверенностей и т. д.).

6.12.1 Согласно инструкции (Приложение В)

6.13. Описание подпроцесса О.10 – Систематизация и хранение документов. Разработка и ведение номенклатуры дел.

6.13.1 Ведение делопроизводства и организация документооборота согласно инструкции (Приложение В)

Приложение А

Приложение

утверждено приказом МНС России от 01.01.2001 г. № БГ-3-09/178

Форма № 09-1-1

«___»__________ 200___г.

число месяц (прописью) год

В инспекцию МНС России по г._________

З А Я В Л Е Н И Е

о постановке на учет юридического лица в налоговом органе по месту нахождения обособленного подразделения на территории Российской Федерации

Прошу поставить на учет юридическое лицо Томский государственный университет систем управления и радиоэлектроники

(полное наименование юридического лица)

ОГРН

1

0

2

7

0

0

0

8

6

7

0

6

8

Состоящее на учёте по месту нахождения в г. Томске ________________________________

_ИМНС РФ по г. Томску_______________________________

(наименование налогового органа и его код)

ИНН:

7

0

2

1

0

0

0

0

4

3

код причины постановки на учет

7

0

1

7

0

1

0

0

1

по месту нахождения обособленного подразделения Представительства Томского государственного университета систем управления и радиоэлектроники в г. . Местонахождение представительства:

________________________________________

(наименование и адрес места нахождения обособленного подразделения)

Копии документов, подтверждающих изменения в уставных и других учредительных документах, на _____ листах прилагаются.

Ректор ТУСУРа _________________

(подпись) ф и. о. Телефон

7	0	1	8	0	2	0	1	0	9	0	3

Главный (ст.) бухгалтер________________ ИНН

(подпись) ф. и. о. Телефон

7	0	1	7	0	5	5	1	1	4	4	6

Директор представительства ТУСУР ИНН

________________ ___

(подпись) ф. и. о.

ИНН

Заявление составил:

М. П.

Сведения о постановке на учет в налоговой инспекции по месту нахождения обособленного подразделения.

Постановку на учет осуществил____________________________________________________

_______________________________________________________________________________Присвоен код причины постановки на учет «__» __________

Приложение

к Порядку и условиям присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика, утвержденному приказом Госналогслужбы России от 27.11.98. № ГБ-3-12/309

«___»__________ 200_ г.

число месяц (прописью) год

В инспекцию ФНС России по г. _Томску________

СООБЩЕНИЕ

о создании обособленного подразделения юридического лица

Юридическое лицо Томский государственный университет

систем управления и радиоэлектроники

(полное наименование юридического лица)

ИНН:

7

0

2

1

0

0

0

0

4

3

код причины постановки на учет

7

0

1

7

0

1

0

0

1

Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе:

Серия 70 № 000 от « 10 » марта 2000 г.

Сообщает о создании обособленного подразделения Томского государственного университета систем управления и радиоэлектроники

Местонахождение представительства:

(наименование и адрес места нахождения обособленного подразделения)

Копии документов, подтверждающих факт создания обособленного подразделения ____ листах прилагаются.

Руководитель _________________ Ректор ТУСУРа

(подпись)

Приложение В

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ТОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ И РАДИОЭЛЕКТРОНИКИ

УТВЕРЖДАЮ

Ректор университета

____________

«____»___________2005г.

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в структурных подразделениях и НИИ

Томского государственного университета систем управления и радиоэлектроники

Томск-2005

1.  ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

  Настоящая инструкция предусматривает:

-  единообразие в постановке делопроизводства в Томском государственном университете систем управления и радиоэлектроники и его структурных подразделениях;

-  правильное и своевременное исполнение распорядительных документов и поручений вышестоящих органов в соответствии с действующим законодательством;

-  организацию учета, регистрации, контроля, исполнения, обработки и подготовки документов;

-  порядок размножения документов, их систематизация, подготовки для сдачи в архив, хранения и использования;

-  освобождение руководящего, профессорско-преподавательского и инженерно-технического персонала университета от выполнения делопроизводственных операций;

-  сосредоточения всей технической работы с документами в канцелярии и других делопроизводственных подразделениях с целью четкого определения круга выполняемых ими задач в соответствии с государственным стандартом Российской Федерации, разработанным Всероссийском институтом документоведения и архивного дела федеральной архивной службы России принятым и введенным в действие Постановлением Госстандарта России от 01.01.2001г. .

-  при соблюдении требований к оформлению документов, использовать ГОСТ Р «Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие Постановлением Госстандарта России от 01.01.2001г. Порядок работы с документами секретного делопроизводства, грифом «Для служебного пользования» и письмами граждан определяется специальными инструкциями.

  Ответственность за составление, правильное ведение делопроизводства и сохранность документов в структурных подразделениях университета возлагается на их руководителей. Непосредственные исполнители являются ответственными за соблюдение той части делопроизводства, которая относится к кругу их обязанностей. Ответственность за соблюдение требований к оформлению документов университета возлагается на дело производительные службы и специально выделенных сотрудников в структурных подразделениях университета.

Распределение этих обязанностей производится в соответствии с утвержденными должностными инструкциями и функциональными обязанностями.

  Руководители структурных подразделений и НИИ в вопросах делопроизводства:

-  обеспечивают своевременное и правильное выполнение поручений и распорядительных документов вышестоящих органов, совета и руководства университета и других документов;

-  докладывают руководству университета о ходе выполнения данных им поручений;

-  обеспечивают сохранность отложившихся в текущем делопроизводстве документальных материалов вплоть до сдачи их в архив университета;

-  принимают меры к сокращению переписки, не допуская ее по телефону.

  Непосредственное введение делопроизводства возлагается на начальника общего отдела университета и НИИ, а в структурных подразделениях, где их должности не предусмотрены по штату, на сотрудников, назначенных ответственными за эту работу (х).

  Руководство и контроль за правильным ведением делопроизводства в университете и его дальнейшее совершенствование возлагается на канцелярию университета. указания канцелярии по вопросам организации делопроизводства обязательны для всех сотрудников университета.

  Содержание служебных документов не подлежит разглашению. С ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие непосредственное отношение к исполнению этих документов. Ознакомление других лиц, а также опубликование в печати документальных материалов, допускается только с разрешения руководства университета.

  При уходе в отпуск, отъезде в командировку или увольнения сотрудник обязан передать по указанию руководства все числящиеся за ним документы другому работнику или сотруднику делопроизводства, которые должны принять меры к их своевременному исполнению.

  Вновь принятые сотрудники должны быть детально ознакомлены руководством соответствующего подразделения со структурой университета, установленным порядком работы, инструкцией по делопроизводству, номенклатурой дел и должностными инструкциями

__________________________________________________________

х) В дальнейшем все перечисленные в п.1.4. работники будут именоваться «сотрудниками делопроизводства».

2.  Подготовка служебных документов

  Документирование управленческой деятельности.

  Управленческая деятельность учреждений выражается средством распорядительных документов. Распорядительными документами, издаваемыми в Томском государственном университете систем управления и радиоэлектроники являются:

а) приказы;

б) распоряжения;

в) инструкции;

г) указания.

  Другие виды и разновидности документов определяются в соответствии с функциональным назначением каждого документа и даны в приложении

  Издание распорядительных документов (п. 2.1.1) обязательно. Нижеприведенный перечень включает в себя наиболее характерные для вузов (НИИ основания):

а) по организационным вопросам: при создании, реорганизации университета и структурных подразделений; определении функций и задач, утверждении структуры, подведении итогов деятельности университета определении прав и обязанностей должностных лиц; в случае отмены, изменения и приостановления действия правовых актов (в установленном порядке);

б) в области планирования: при определении порядка и сроков составления планов; утверждении перспективных и годовых планов; в случае изменения плановых показателей и установления дополнительных плановых заданий; при подведении итогов выполнения планов;

в) в области капитального строительства: при определении или изменении объема и целевого назначения капитальных вложений; утверждении титульных списков строек; при приемке в эксплуатацию готовых объектов;

г) в области материально-технического снабжения и сбыта; при распределении материальных ресурсов; распределении и перераспределении фондов на сырье, топливо, оборудование и другие материальные ресурсы;

д) в области финансов и кредита: при утверждении отчетов балансов; в случае изменения целевого расходования ассигнований распределения и перераспределения денежных и кассовых планов;

е) по вопросам труда и заработной платы: при назначении работников на должность, освобождении от должности и перемещениях по службе; при решении вопросов о поощрениях и дисциплинарных взысканиях; решении вопросов о командировках работников; утверждении систем оплаты труда работников; в случае премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений.

  Распорядительные документы, поступающие в университет из вышестоящих органов, доводятся в случае необходимости, до сведения структурных подразделений и НИИ посредством:

-  издания самостоятельных документов (приказы, распоряжения, инструкции), в которых излагается содержание документа вышестоящего органа применительно к задачам университета и намечаются конкретные мероприятия, подлежащие осуществлению;

-  издание информационного письма, если распорядительный документ вышестоящего органа не требует конкретизации.

В любом случае документы, издающиеся на основе документов вышестоящих органов, должны содержать ссылку на них с указанием наименования документа, его номера, даты, заголовка.

  Ход обсуждения вопросов в коллегиальных органах, на собраниях, заседаниях, совещаниях фиксируется в протоколах.

Протоколы оформляются на основании стенограммы или записей хода заседаний, а также других материалов (справки, проекты, решений), подготовленных к заседанию.

В тех случаях, когда заседание стенографируется, содержание выступлений в протокол не включается. Оформленная соответствующим образом стенограмма прилагается к протоколу.

Рекомендуется также записывать ход заседаний на магнитной пленке (магнитофон, диктофон). После заседания, записанные таким образом тексты выступлений, перепечатываются и включаются в протокол.

Решения коллегиальных органов проводятся в жизнь путем издания приказов по университету (НИИ).

  Состав реквизитов.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тесту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф составления документа;

24 – визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

3.  Требования к оформлению реквизитов документов

  Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, част 1, ст. 5021).

  Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

  Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

  Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

  Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

  Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

  Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

  Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

  Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

  Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

  Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05

  Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

  Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

  Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

  В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Минюст России

Департамент информатизации

и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например

Генеральному директору

регионы»

или

АО «Электроцентрмонтаж»

Главному бухгалтеру

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов

Московской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному редактору

Издательского дома

«Медиалом»

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное образовательное

учреждение высшего

профессионального образования

Томский государственный университет

систем управления и радиоэлектроники

пр. Ленина д. 40, Томск, 634050

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

ул. Садовая, д. 5 кв. 12

г. Липки, Киреевский р-н

Тульская обл., 301264

  Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Ректор ТУСУР

Личная подпись

Дата

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АО «Электронные технологии»

Личная подпись

Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания

акционеров

или

УТВЕРЖДЕНО

приказом ТУСУР

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

  Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Прошу подготовить проект

договора с Консалтинговой группой

«ТЕРМИКА» с 05.10.2003

Личная подпись

Дата

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

  Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы

о чем (о ком)? например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)? например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

  Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

  Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связной текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «В состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

-  от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

-  от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

-  от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

  Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления

регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива -6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение № с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение

к приказу ТУСУРа

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать пропискными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к приказу Федерального агенства

по образованию

  В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Ректор ТУСУР Личная подпись

или на бланке:

Ректор Личная подпись

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Первый проректор Личная подпись

ТУСУР

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При оформлении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Ректор Личная подпись

Главный бухгалтер Личная подпись

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора Заместитель директора

по научной работе по научной работе

Личная подпись Личная подпись

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись

Члены комиссии Личная подпись

Личная подпись

Личная подпись

  Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Томского государственного

университета систем управления

и радиоэлектроники

Личная подпись

Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Федерального агентства

по образованию

-162

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Профсоюзного

комитета Томского государственного

университета систем управления

и радиоэлектроники

  Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

  Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печать организации.

  При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Инспектор службы кадров Личная подпись

Дата

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

  Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

  Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

  Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

  Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

4.  Требования к бланкам документов

4.1. Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов – А 4 (210 х 297 мм) и А 5 (148 х 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

4.2. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

4.3. Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

4.4.  В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.

3.3. Реквизитили 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11,12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов;

-  центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

-  флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

3.4. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

-  общий бланк;

-  бланк письма;

-  бланк конкретного вида документа.

3.5. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизитыили 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизитыили 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11,12,13,14,15,17,18,19,20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизитыили 03), 08, 10, 14 и, при необходимости ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11,12,13,18,19.

3.6. Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08,09,14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровнен.

3.7. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

4.  Хранение и применение печатей, штампов, бланков.

1.1.  Бланки документов, регулярно (не реже одного раза в месяц) получаемые в канцелярии университета в необходимом для текущей работы количестве, а также печати и штампы необходимо хранить и применять следующим образом:

Наименование	Хранить	Применять
1. Гербовая печать университета	В канцелярии университета	На документах, подписанных или утвержденных ректором и проректором университета
2. Круглая печать для справок, штампы	В канцелярии университета	На документах подписанных руководителями структурных подразделений
3. Штампы приема и увольнения, дневного, вечернего, заочного отделения и т. д. бланки употребляемые в университете	У сотрудников делопроизводства	В соответствии с действующими нормативными актами
4. Гербовая печать и круглая печать НИИ, штампы, бланки	В канцелярии НИИ	В соответствии с действующими нормативными актами и положением о научно-исследовательском учреждении

1.2.  Печати и штампы хранятся в сейфах или специальных металлических шкафах и столах.

Бланки для составления необходимых документов выдаются строго по назначению только сотрудникам университета.

1.3.  При заверении копии документа печатью ее следует проставлять перед реквизитом «подпись» таким образом, чтобы она захватила часть слов наименование должности лица, подписывающего документ.

2.  Организация документооборота.

2.1.  Схема документооборота.

2.2.  В Томском государственном университете автоматизированных систем управления и радиоэлектроники устанавливается схема документооборота, приведенная в приложении. Работникам делопроизводства в своей повседневной деятельности в области организации документооборота следует руководствоваться указанной схемой и положениями, изложенными в разделах 3.2 – 3.7.

2.3.  Порядок прохождения и исполнения входящих документов.

2.3.1.  Прием и первоначальная обработка поступающей корреспонденции, (в НИИ в канцелярии НИИ). При этом, корреспонденция, адресованная непосредственно на имя НИИ и структурных подразделений, обработке не подлежит и передается в указанные подразделения из экспедиции без регистрации.

Первоначальная обработка поступающей корреспонденция в канцелярии заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, фиксации факта поступления документа в университет и подготовке корреспонденции к передаче по назначению.

2.3.2.  Проверка правильности доставки имеет целью выявления корреспонденции, доставленной не по назначению. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому отделению или пересылается по принадлежности.

Корреспонденция, полученная сотрудниками университета при личном приеме посетителей или посещении других учреждений должна быть передана в канцелярию для соответствующего оформления и учета не позднее следующего дня.

Канцелярия вскрывает поступившую корреспонденцию, проверяет целостность конвертов и наличие вложенных в них документов. При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложения к ним, необходимо сообщить об этом отправителю. Документы, получаемые с надписью «лично» и в адрес общественных организаций, передаются адресату в упаковке.

Канцелярия университета (НИИ) ведет учет поступившей корреспонденции в специальных журналах.

2.3.3.  Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прикладываются к документу:

-  если дата отправки или обратный адрес указаны только на конверте;

-  если дата подписания документа и его отправки имеют большое расхождение во времени;

-  если конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции;

-  во всех остальных случаях конверты после проверки уничтожаются.

2.3.4.  В верхнем правом углу первой страницы поступившего документа, а на корреспонденции, не подлежащей вскрытию, на конверте канцелярия ставит календарный штамп с указанием наименования учреждения, даты поступления документа и индекса документа.

Регистрация всегда должна быть однократной (в канцелярии университета, НИИ или структурного подразделения). При этом каждый регистрируемый входящий документ получает регистрационный индекс, который более нигде не повторяется.

6.3.5 Регистрации подлежит вся поступающая в вуз корреспонденция, за исключением перечисленной в приложении.

Регистрация и запись в учетные формы производится в день поступления документов.

Регистрации подлежит вся поступающая в вуз корреспонденция.

Регистрация производится в трех журналах поступления документа:

-  журнал регистрации писем, заявлений, жалоб трудящихся – 1;

-  журнал регистрации корреспонденции из МО РФ; Правительства РФ;

-  журнал регистрации корреспонденции из других организаций № 3.

Для удобств регистрации и поиска документов, структурным подразделениям и группам корреспондентов присваиваются следующие индексы (см. приложение).

На каждом поступившем документе (регистрируемом и не регистрируемом) обязательно проставляется штамп с датой поступления. Проставление даты не являются его регистрацией.

2.3.5.  Корреспонденция, получаемая канцелярией под расписку (с нарочным, заказная, ценная и т. д.), записывается в учетной форме (приложение), где указывается корреспондент, номер документа или почтового отправления и подразделения, в которое она передана.

Перечень корреспонденции, выдаваемой структурным подразделением под расписку, приведен в приложении. Остальная корреспонденция передается в подразделения, как правило, без расписки.

2.3.6.  В канцелярии и структурных подразделениях производится предварительно рассмотрение поступивших документов. При этом устанавливается должностное лицо или подразделение, которому следует передать на рассмотрение или исполнение поступивший документ.

Документы, адресованные должностным лицам, как правило, следует направлять непосредственно им.

Руководству университета передаются документы, правительственных и вышестоящих административных органов, а также другие важнейшие документы, содержащие необходимую информацию по принципиальным вопросам деятельности университета, исполнение которых требует решения руководства.

Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений либо непосредственно исполнителям.

В экстренных случаях документы, подлежащие рассмотрению руководством университета или его подразделений, могут быть переданы исполнителям с предыдущим докладом о них руководителю.

2.3.7.  Документы должны передаваться руководству или непосредственно исполнителям в день их поступления.

Когда в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, последние подбираются и передаются руководству университета вместе с поступившими документами или соответствующей справкой.

2.3.8.  Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюциях. Резолюции должны содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителя. Как правило, на документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документов и исполнителя.

Резолюция пишется в верхней свободной от текста части первой страницы документа.

В резолюции определяются задание, исполнитель и указывается срок исполнения. Если исполнителей несколько, то первый из указанных в резолюции является ответственным за исполнение всего документа. Ответственность за своевременное и правильное исполнение задания в равной части степени несут все указанные в резолюции исполнители. Руководитель обязан в тот день ознакомиться с поступившими к нему документами и выделить те из них, которые требуют срочного исполнения.

Документы, находящиеся на исполнении, хранятся исполнителями в папках:

-  срочно;

-  подлежащие исполнению;

-  в ожидании ответа;

-  на доклад.

2.3.9.  Документы могут быть зарегистрированы после рассмотрения соответствующими должностными лицами. В этом случае одновременно с заполнением регистрационного журнала осуществляется перенос текста резолюции в журнал, проставляются индексы подразделения – исполнителя и документа.

2.3.10.  Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются им поочередно или размножаются и передаются им одновременно в копиях.

Одновременная рассылка в копиях применяется в том случае, если документ подлежит исполнению несколькими соисполнителями или с документом в короткий срок следует ознакомить ряд должностных лиц.

2.3.11.  Ответственными за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым. Ответственному исполнителю представляется право соисполнителей.

Подлинник документа передается ответственному исполнителю, который обязан немедленно организовать его исполнение в установленный срок.

Соисполнители документа должны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы. Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов.

Исполненные документы передаются для подшивки в дело в те структурные подразделения или тем работникам, которые производят формирование дел по соответствующим вопросам.

2.3.12.  Отсутствие непосредственного исполнителя (болезнь, командировка, отпуск и т. д.) не снимает с подразделения ответственности за своевременное и качественное исполнение документов и поручений.

При невозможности исполнить документ в установленный срок исполнитель должен обратиться к руководству с мотивированной просьбой о его продлении.

Данные о сроке исполнения и его продлении обязательно заносятся в регистрационно-контрольные карточки.

6.4.Порядок прохождения исходящих и внутренних документов в процессе их подготовки.

6.4.1. Порядок прохождения исходящих документов состоит в составлении проекта документа, его изготовлении, согласовании, визировании, подписании, регистрации и отправки.

До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений к документу. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

6.4.2. Исходящие документы подписываются ректором (проректорами) университета или руководителями структурных подразделений. Документы, не требующие подписи ректора (проректоров), следует отправлять, за подписью руководителей структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

Подписанные документы регистрируются и передаются в канцелярию для отправки.

6.4.3. Документы передаются в канцелярию полностью оформленные с пометкой о категории почтового отправления (кроме простых отправлений). Отправлять документы заказной почтой без крайней необходимости не рекомендуется.

В канцелярии проверяются правильность оформления документов, наличие приложений, указанных в основном документе. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителями.

Документы, отправляемые в один адрес, вкладываются в один конверт.

Документы, переданные в канцелярию на обработку, должны быть обработаны и отосланы в тот же день.

6.4.4. Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются в пределах университета.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки оформления организуются в соответствии с общим порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения (использования) Входящих документов.

Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования их соответствующими подразделениями передаются в юридическую службу учреждения (юрисконсульту) для проверки правильности содержания подготовительных документов действующему законодательству после подписания указанные документы регистрируются и пересылаются для исполнения и ознакомления в подразделения университета, а в необходимых случаях за его пределы.

Особенностью прохождения протоколов является отсутствие этапов подготовки проекта документа, его визирования и согласования. Протоколы, содержащие поручения отдельным должностным лицам или подразделениям, передаются адресатам в виде размноженных экземпляров или выписок из протокола.

Докладные записки на имя ректора, проректоров университета (директора и заместителей директоров НИИ) или руководителям подразделений, справки, сводки и другие внутренние документы оперативного характера рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, после чего в общем порядке передаются для

исполнения (использования) в соответствующие структурные подразделения, либо помещаются в соответствующее дело.

6.4.5. Проекты приказов визируются руководителями соответствующих структурных подразделений, юридической службой, канцелярией и отделом кадров.

Приказы, издаваемые, без проектов визируются лицом, вносящим проект и другими должностными лицами. Основания в приказе печатаются. Первый экземпляр приказа печатается на плотной белой бумаге, при этом необходимо соблюдать расположение (Приложение).

Регистрация всех приказов ТУСУР производится в канцелярии университета. Нумерация приказов сквозная независимо от содержания приказов.

Приказы НИИ АЭМ регистрируются и нумеруются в канцелярии НИИ АЭМ таким же образом.

Для регистрации, рассылки и работы с приказами устанавливаются следующие виды журналов:

№ 1 – журнал регистрации приказов по университету;

№ 2 – журнал рассылки приказов по университету.

Образцы журналов регистрации и рассылки приказов даны в приложениях.

6.5.Организация доставки документов.

6.5.1.  Доставка документов внутри университета осуществляется курьером.

Курьерами доставляются по назначению все входящие, исходящие и внутренние документы. Документы в пределах структурных подразделений доставляются секретарям структурного подразделения. Число доставок документов в течение дня – не менее двух. Срочная документация, включая телеграммы и телетайпограммы, доставляются немедленно.

6.6.  Порядок приема и передач документов.

6.6.1.  Прием и передача входящих, исходящих и внутренних документов на всех этапах прохождения осуществляются под расписку в соответствующих журналах.

6.6.2.  Передача документов в пределах структурного подразделения должна производиться через секретаря, который делает пометку в регистрационном журнале. О передаче документов из одного структурного подразделения в другое в обязательном порядке ставится в известность канцелярия университета, где был зарегистрирован документ. В регистрационном журнале делается пометка о передаче документа.

Контролируемые и наиболее важные документы передаются из подразделения в подразделение через канцелярию.

6.7.  Учет объема документооборота.

6.7.1.  В университете следует осуществлять учет объема документооборота. Под объемом документооборота понимается количество входящих, исходящих и внутренних документов университета за определенный период времени. Количественному учету подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы. При определении объема документооборота раздельно подсчитываются количество основных документов и количество экземпляров (копий), изготовленных средствами оперативного размножения. Общее количество выражается дробью, где числитель обозначает количество основных документов, знаменатель количество экземпляров (копий) документов.

6.7.2.  Раздельному учету подлежит количество входящих, исходящих и внутренних документов, а также предложений, заявлений и жалоб граждан.

При необходимости рекомендуется подсчитывать общее количество документов по видам, структурным подразделениям и корреспондентам.

Учет объема входящих и исходящих документов производится при первоначальной обработке или отправке документов в канцелярию.

Подсчет внутренних документов осуществляется по месту подготовки или исполнения документов так, чтобы каждый документ учитывался только один раз.

7. Регистрация документов и построение справочного аппарата.

7.1. Общие правила регистрации документов.

7.1.1. Регистрация документов – это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов.

7.1.2. Основным принципом регистрации документов является односторонность. Каждый документ должен регистрироваться в ТУСУРе только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания.

7.1.3. Регистрация документов в ТУСУРе, осуществляется централизованно для всех подразделений, за исключением НИИ. В НИИ регистрация документов производится самостоятельно.

Документы, зарегистрированные в канцелярии ТУСУРа и передаваемые для исполнения в НИИ, повторной регистрации в НИИ не подлежат.

7.1.4. Обязательной регистрации подлежат, документы, поступающие из вышестоящих органов (Мин. образование РФ, Правительства РФ и т. д) или направляемые в их адрес, важнейшие внутренние документы (приказы, протоколы, докладные записки и др.), а также предложения, заявления и жалобы граждан.

Перечень нерегистрируемой корреспонденции приведен в приложение.

7.2. Индексация документов.

7.2.1. Индексация документов в делопроизводстве – это проставление их порядковых или регистрационных номеров в необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.

7.2.2.Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа. Например: НО-5/1251 (исх.), 2356/НО-5 (входящ.).

7.2.3. Исключение составляют индексы распорядительных документов и протоколов, а также в отдельных случаях – предложений, заявлений и жалоб граждан. Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов. Индексы предложений, заявлений и жалоб граждан дополняются первой буквой фамилии, автора документа.

8. Организация контроля за исполнением документов.

8.1. Задачи и правила контроля исполнения документов.

8.1.1. Исполнение предложений, поручений и вопросов, содержащихся в документах, должно постоянно контролироваться. Контролю за исполнением подлежат наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы.

8.1.2. Организация контроля за исполнением документов включает в себя непосредственную проверку и регулирование хода исполнения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки.

8.1.3. Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляет руководство университета, руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на канцелярию университета.

В структурных подразделениях университета контроль за исполнением документов осуществляется через секретаря или другое лицо, ответственное за делопроизводство.

8.1.4. Категории документов, подлежащих контролю, указаны в перечне (приложение )

По указанию руководства университета на контроль могут быть поставлены документы, не включенные в перечень.

8.2. Сроки исполнения документов.

8.2.1. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

8.2.2. Типовые сроки исполнения устанавливаются для определенных, наиболее массовых категорий документов, подлежащих контролю. Типовые сроки исполнения документов приведены в приложении.

Сроки исполнения других документов, не указанных в перечне, не должны превышать 5-10 дней.

8.2.3. Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются для наиболее важных документов руководством университета и руководителями структурных подразделений или указываются в самом документе. При определении продолжительности сроков исполнения учитывается содержание документа и практические возможности университета.

Индивидуальные сроки фиксируются в резолюции руководителя. Если индивидуальный срок исполнения документа отличается от типового срока, указанного в перечне приложения, временем исполнения считается индивидуальный срок.

8.2.4. Если во входящем документе указан срок, к которому предполагается получить ответ, этот срок должен соблюдаться.

8.2.5. Срок исполнения документа исчисляется с момента поступления в университет.

8.2.6. Срок исполнения может быть продлен только лицом или учреждением, которые его установили. Продление срока исполнения должно быть оформлено сразу по получении документа исполнителем или не менее, чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения документа, если в процессе исполнения выясняется невозможность соблюдения указанного срока. В противном случае документ считается неисполненным в срок.

8.2.7. Контроль за исполнением документов осуществляется с момента поставки документа на контроль.

В случае задержки в исполнении документов канцелярия университета и лица, осуществляющие контроль за исполнением документов в подразделениях, обязаны принять меры для выяснения и устранения причин задержки и обеспечения своевременного исполнения документов нач. общего отдела сообщает ректору или проректору университета.

8.3. Ведение контроля за исполнение документов.

8.3.1. Контроль за исполнением документов ведется на карточках. В качестве контрольных карточек используются дополнительные экземпляры регистрационных карточек, изготавливаемых при постановке документов на контроль.

Контроль за исполнением поручений, содержащихся во внутренних распорядительных документах, осуществляется также с помощью карточек. Контрольные карточки заводятся и на поручения руководства университета, отдельные в письменной или устной форме.

8.3.2. На контрольных карточках и на контролируемых документах проставляется знак контроля «К» или штамп «Контроль».

8.3.3. Карточки группируются в специальной картотеке по срокам исполнения.

8.3.4. Данные о ходе исполнения документов, полученные посредством телефонного запроса или при производственной проверке структурного подразделения – исполнителя, вносятся в графу «Контрольные отметки» контрольной картотеки. При этом прежние записи не зачеркиваются.

В университете составляются и направляются в структурные подразделения – исполнители перечни неисполненных в сроки документов (приложение ).

После заполнения соответствующих граф перечни возвращаются в контролирующий орган.

8.3.5. Контроль за исполнением предложений, заявлений и жалоб граждан осуществляется по специальному журналу.

8.3.6. Документ считается исполненным лишь тогда, когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. Если исполнение не документировалось, отметка об исполнении делается на самом документе-запросе и контрольной карточке.

8.3.7. После исполнения документ снимается с контроля. Снять документ с контроля может только то должностное лицо (или служба), которое поставило его на контроль, при этом на документе и карточке делается отметка о снятии с контроля.

Данные об исполнении документа и снятии с контроля вносят в входящий журнал.

8.4. Обобщение и анализ данных об исполнении документов.

8.4.1. Данные о результатах исполнения контролируемых документов обобщаются по состоянию на первое число каждого месяца и докладываются руководству университета.

8.4.2. Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов и повышению исполнительной дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

9. Составление номенклатуры и формирование дел.

9.1. Одной из форм классификации документов университета является номенклатура дел (Приложение ).

Номенклатура дел представляет собой список контрольных наименований дел, заводимых в структурных подразделениях университета, ее общественных организациях и НИИ АЭМ на следующий год. Номенклатура дел составляется для правильного формирования дел.

9.2. Для составления номенклатуры дел в структурных подразделениях университета используются типовые перечни документов, примерная номенклатура дел для вуза, номенклатура дел истекшего года, описи дел, сданных в архив.

9.3. Заголовок дел в номенклатуре является важнейшим участком. Формулировка заголовка дел должна точно определять содержание заводимых дел.

Заголовок дел дополняется указанием рода заводимого дела (документы, переписка, дело и т. д.) или разновидности документов (приказы, планы, заявки и т. д.)

Например: Приказы ректора и проректоров университета по общим вопросам.

Начато: 2 января 2001г.

Окончено: 31 декабря 2001г.

Заголовки дел в номенклатуре формируются с учетом группировки документов в дела. (Документы постоянного и временного хранения формируются отдельно).

9.4. Название разновидности документов указывается в начале заголовка.

Например: «Отчет о работе университета за 200…г. (учебный год).

Термин дело употребляется в заголовке тогда, когда предполагается объединение различных по своим разновидностям документов, связанных между собой последовательностью делопроизводства по одному вопросу (делу).

Например: «Дело об организации конструкторского бюро на общественных началах».

Термин «дело» употребляется также при заведении личных дел. Фамилия, имя, отчество лица, на которое заводится личное дело, приводится в именительном падеже.

Термин «документы» употребляется в заголовке, когда предполагается объединение различных по своим разновидностям документов, относящихся к одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства.

Например: «Документы» о строительстве радиотехнического корпуса (утвержденные сметы расходов, финансовый отчет, акты сдачи в эксплуатацию и другие).

Термин «документы» применяется также при объединении в одном деле документов, являющихся приложением к какому-либо другому документу.

Например:

1. «Документы к протоколам заседаний Ученого совета университета за 200…г.».

1.  «Протоколы Ученого совета университета»

Начато:

Окончено:

9.5. Если дело формируется по теме, обобщающий ряд частных вопросов, то в заголовке дается наименование темы.

Например: Переписка с Администрацией города о подготовке кадров, об организации студенческих стройотрядов, о проведении воспитательной работе среди студентов.

9.6. Если переписка ведется с однородными учреждениями, то в заголовке указывается род учреждения.

Например: «Переписка с заводами г. Томска о внедрении новых изобретений».

9.7. Номенклатура дел структурных подразделений составляется лицом, ответственным за делопроизводство в отделе, согласовывается с канцелярией.

9.8. На основании номенклатуры дел структурных подразделений канцелярией составляется сводная номенклатура дел всего университета. Сводная номенклатура дел утверждается ректором университета и согласовывается с государственным архивом Томской области. Утвержденная номенклатура дел подлежит пересоставлению только при изменении структуры, функций и характера работы университета. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел структурными подразделениями перепечатываются ежегодно (до начала делопроизводственного года).

9.9. В номенклатуре заголовки размещаются по степени важности. В начале номенклатуры указываются дела с постановлениями и приказами Министерства образования РФ и отраслевых Министерств РФ, затем с приказами ректора и проректоров университета. Ниже последовательно, располагаются заголовки дел по планированию отчетности и т. д.

9.10. По окончании делопроизводственного года структурными подразделениями в номенклатуре указывается количество заведенных дел (отдельно постоянного, долговременного (75 лет) и кратковременного (от 1 года до 15 лет) хранения, а также дел, переходящих на следующий год). Затем номенклатура сдается в архив университета для ведения учета документов в структурных подразделениях.

9.11. В соответствии с номенклатурой дел исполненные документы группируются в дела.

9.2. Формирование дел.

9.2.1. При формировании дел необходимо:

а) раздельно группировать документы постоянного и временного хранения. Каждое дело должно содержать не более 250 листов (30-40 мм толщ.)

Примечание: в исключительных случаях, когда этого требует специфика работы университета, документы постоянного и временного хранения, связанные с решением одного вопроса, группируются в одном деле на скоросшивателе. Но по окончании делопроизводственного года документы разделяются на два дела строго по номенклатуре.

б) проверять составление документов по содержанию, разновидности, заголовку дел по номенклатуре;

в) систематизировать документы внутри дела в последовательности решения вопроса по хронологии, наиболее ранние документы располагать в начале или по алфавиту. При этом документ-ответ должен располагаться после документа-запроса. Приказ-записка, личные карточки, лицевые счета на рабочих и служащих, заявления и жалобы трудящихся и т. п., располагаются в делах в строгом алфавитном порядке с первого по третью буквы;

г) группировать в дела документы только одного делопроизводственного года (календарный или учебный год), за исключением личных дел;

д) проверять правильность оформления каждого документа, наличие на документе подписи, отметки «в дело №___», даты, индекса, заверительной надписи на копии и т. д.;

е) включать в дела по одному экземпляру каждого документа, и только подлинники. В другие инстанции рассылаются подписанные копии;

9.2.2. Годовые планы, сметы, отчеты должны откладываться в документах того года к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления и даты поступления.

9.2.3. Документы в личных делах служащих и студентов располагаются строго по хронологии.

9.2.4. Приложения независимо от их дат, присоединяются к документам тех дел, к которым они относятся. Приложения большого объема могут составлять отдельный том (часть) дела.

9.2.5. Листы книги для протоколов нумеруются заранее, чистыми, затем книга шнуруется, в конце книги делается заверительная запись и заверяется. Все протоколы нумеруются, датируются, подписываются, а протоколы ГЭК подписываются не только председателем и секретарем, но и всеми членами ГЭК. На дипломные проекты, отмеченные ГЭКом, ставится номер протокола.

Протокол (Ректората, Ученого совета, деканата, кафедры и др.)пишутся чернилами одного цвета, одним почерком, не подтираются. Исправления заверяются («Исправленному верить» - подпись). На испорченном листе (бланке) пишется («Испорчено» - подпись).

10. Порядок проведения экспертизы научной и практической ценности документальных материалов.

10.1. Согласно номенклатуре дел отбор документов на постоянное и временное хранение и выделение к уничтожению с истекшим сроком хранения и дублетных документов производится в структурных подразделениях членами экспертной комиссии. После проверки сотрудниками архива университета правильности отнесения документов к делам с соответствующими сроками хранения и формирования дела, производится подшивка и переписка дел. Затем дела обрабатываются в соответствии с инструкцией.

10.2. При отсутствии подлинников ценных документов на хранение оставляются их заверенные копии.

10.3. Если в процессе экспертизы научной и практической ценности документов обнаружится недостача документов, отражающих основную деятельность университета, должны быть приняты срочные меры к отысканию этих документов.

10.4. Оформление и порядок утверждения результатов экспертизы.

10.4.1. Документы, отобранные на хранение в процессе экспертизы, формируются в дела, обрабатываются, вносятся в опись (Приложение ).

10.4.2. После утверждения описей и сдачи документов в архив университета на хранение, структурное подразделение получает право на отбор документов временного хранения на уничтожение.

10.4.3. На отобранные к уничтожению документы составляется акт, который подписывается экспертной комиссией и утверждается ректором университета (Приложение )

10.4.4. Акт составляется отдельно на документы временного хранения с отметкой в номенклатуре дел «ЭК».

10.4.5. Документы, подлежащие к уничтожению, сдаются организациям заготовке вторичного сырья.

11. Подготовка документов к сдаче в архив университета.

11.1.1. Законченные делопроизводством документы принимаются в архив на хранение только после обработки их в соответствии с графиком, утвержденным ректором (Приложение ). Правильно сформированными в дела, подшитыми (переплетены), пронумерованными, описанными на обложке, систематизированными и внесенными в опись.

11.1.2. Обработка документов производится сразу же после окончания делопроизводственного года (календарного или учебного) и проведении экспертизы, ценности.

11.1.3. Документы временного хранения до 10 лет включительно обрабатываются упрощенно (оставляются на скоросшивателе листы, не нумеруются, не описываются дополнительно на обложке, заверительная запись не составляется, не вносятся в опись).

11.1.4. Учетно-справочным документом для дел временного хранения является номенклатура.

Хранятся эти документы в структурных подразделениях до истечения срока хранения.

11.2. Оформление документов.

11.2.1. Документы постоянного и долговременного (75 лет) хранения сгруппированные дела, подшиваются в твердую обложку в три-четыре прокола прочной ниткой с чистым листом в начале и в конце дела или переплетаются.

11.2.2. Все листы дела, кроме чистых должны быть четко пронумерованы в правом верхнем углу листа, не задевая текста.

11.2.3. Количество листов в деле должно быть 200-250 при толщине дела 30-40мм.

11.2.4. В конце дела на чистом листе делается заверительная надпись, в которой указывается количество пронумерованных листов (карточек).

Образец:

В деле пронумеровано листов_______

Должность _______________________

Фамилия_________________________

Подпись_________________________

Дата_____________________________

11.2.5. В начале дела помещается внутренняя опись документов, в которой перечисляются все документы с указанием их номера, краткого содержания, дат и номера листов (Приложение ).

11.2.6. Внутренняя опись заверяется составителем.

11.2.7. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Образец:

Номер и дата документа

Краткое содержание

Номер листа

11.3. Описание дела на обложке (Приложение ).

11.3.1. При описании дела на обложке документов постоянного и долговременного (75 лет) хранения указываются:

а) Министерство образования РФ полное название университета;

б) полное название структурного подразделения;

в) индекс дела по номенклатуре дел;

г) заголовок дел полностью по номенклатуре;

д) даты документов;

е) срок хранения и статьи по номенклатуре;

ж) количество листов.

11.3.2. Если название университета или структурной части менялось в течение периода, охватываемого документации дела, то на обложке приводится прежнее и новое название. Если дело заведено в одной структурной части, а закончено в другой, то на обложке ранее вынесенное название структурной части сохраняется и дописывается новое название.

11.3.3. Индекс в заголовок на обложку дела переносится из номенклатуры дел полностью.

11.3.4. В заголовок дел распорядительных документов (постановлений, приказов, протоколов) вносится их номер (с № по №). Когда дело состоит из нескольких томов, всем томам дается общий заголовок по номенклатуре, с нумерацией томов (том 1, том 2). Если при необходимости в заголовок вносится название месяца, то только словом. если в заголовке дел указываются даты их составления, (приказы, отчеты и прочие) год на обложке дела не указывается.

12. Составление описей на документы постоянного и долговременного (75 лет) хранения.

12.1. На дела оформленные, описанные на обложках и систематизированные в соответствии с номенклатурой дел составляются описи сразу после окончания делопроизводственного года.

На документы постоянного хранения, по личному составу на сотрудников и студентов составляются отдельные описи.

12.1.2. Опись продолжается в течение нескольких лет, пока число дел занесенных в опись, достигает четырехзначной цифры.

Следующая опись имеет самостоятельную нумерацию дел.

12.1.3. Годовой раздел описи заверяется лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, визируется ректором университета, подписывается председателем экспертной комиссии.

12.1.4. В годовой раздел описи вносятся документы, которые начаты, но не закончены делопроизводством в этом году.

Если документы продолжались делопроизводством нескольких, в конце описи каждого следующего года, в течение которого эти документы продолжались делопроизводством, указывается «Документы по данному году см. также в разделе за 200_г №___»

12.1.5. Итоговая запись к годовому разделу описи должны содержать следующие данные: количество дел, крайние номера, дату составления, должность и фамилию составителя, а также за верительную запись ответственного за делопроизводство и подпись председателя экспертной комиссии университета.

12.1.6. Описи документов печатаются на пишущей машинке. Лента пишущей машинки, копировальная и писчая бумага для описей должны быть высокого качества.

Вся работа по составлению номенклатуры дел, экспертизе ценности документов и подготовке к передаче их на хранение производится под руководством канцелярии и архива университета, которые организуют эту работу в соответствии с унифицированной системой организационно-распорядительной документации Госстандартом России (Постановление № 000) от 01.01.01г.

Архиву университета предоставляется право не принимать документы временного хранения.

Текст архивной справки печатается на бланке университета подписывается нач. общего отдела и зав. архивом, их подписи скрепляются гербовой печатью.

12.1.7. Годовой раздел описи составляется в трех экземплярах. Один экземпляр оставляется в структурном подразделении. Два экземпляра передаются в архив университета вместе с документами. Один из них ежегодно высылается в Госархив Томской области на утверждение.

12.1.8. Порядок составления описей на документы по личному составу и рассмотрение этих описей остается тот же.

Описи на документы по личному составу заверяются начальником отдела кадров. Личные дела в опись вносятся строго по алфавиту первой и третьей буквы.

Опись личных дел на сотрудников университета составляется отдельно от описей на личные дела студентов и аспирантов. В свою очередь согласно схеме эти описи составляются на каждую букву алфавита отдельно.

В опись по личному составу сначала вносятся приказы-записки, списки личного состава, личные дела в строгом алфавитном порядке и картотека на уволенных.

В целях приказов-записок, картотеки и лицевых счетов составляется внутренняя опись (Приложение ).

12.1.9. Дела в опись вносятся в том порядке, в каком они систематизированы в номенклатуре дел.

При внесении дел в опись необходимо иметь в виду следующее:

а) каждое дело вносится в опись под одним номером. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером. При внесении дела в опись на обложке дела проставляется порядковый номер ее по описи;

б) в графу «Индекс дела» проставляется соответствующий индекс из номенклатуры дел;

в) заголовок дела сверяется с номенклатурой дел и без изменений и сокращений вносится в опись с обложки дела. Здесь же с новой строки пишется номер тома, если дело состоит из нескольких томов;

г) даты дела, количество листов, проставляется в соответствующей графе описи с обложки дела.

ПРИЛОЖЕНИЯ

ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего

профессионального образования

Томский государственный университет систем управления и радиоэлектроники

(ТУСУР)

__________________ №________________

Федеральное агентство по образованию

Томский государственный университет систем управления и радиоэлектроники

(ТУСУР)

ПРИКАЗ

__________________ №________________

Приложение

ПЕРЕЧЕНЬ

видов и разновидностей документов, которые могут быть

применены в управленческой деятельности университета

1.  Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанностей и организацию работы университета, структурного подразделения.

2.  Приказ – правовой акт, издаваемый ректором (проректором) университета (директором НИИ), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед университетом (НИИ).

3.  Инструкций – правовой акт, издаваемый университетом (НИИ) в целях установления правил регулирующих организованные, научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности университета (НИИ), должностных лиц и граждан (х).

4.  Указание – правовой акт, издаваемый университетом (НИИ) по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов университета Правительством РФ и Министерством образования РФ.

5.  Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов (Советов, комиссий и др.)

6.  Извещение о заседании, собрании, конференции – документ, формирующий о предстоящем мероприятии и предлагающий принять в нем участие.

7.  Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.

8.  Заключение – документ, содержащий мнение, вывод университета (НИИ) комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу.

9.  Докладная записка – документ, адресованный ректору (проректору) университета (директору НИИ), содержащий обязательное изложение какого либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

______________________________________________________________

(х) В понятие инструкция, с целью единообразия системы правовых актов, входят: правила, рекомендации, методические указания и др.

10.Обзор – документ, составляемый в целях информации о работах в той или иной области.

11.Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

12.Сводка – документ, представляющий собой обобщение сведения по одному вопросу.

13.Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте.

14.Телеграмма – обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по телеграфу.

15.Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по телефону и записываемых получателями факсограммы, электронная почта.

16.Личная карточка – документ, служащий для анализа состава и учета движения кадров.

17.Заказ (например, на размножение документов) – содержащий просьбу о воспроизведении или размножении документов каким-либо способом.

18.Договор – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких либо отношений и регулирующий эти отношения.

19.Стенограмма – дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии.

20.Доклад – документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений и предназначенных для устного прочтения.

21.Предложение – разновидность докладной записки, содержащая перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

22.Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений документа (плана, отчета, проекта).

23.Отзыв – документ, содержащий мнение университета (НИИ) или специалиста по поводу какой-либо работы, присланной на рассмотрение.

24.План – документ, устанавливающий точный перечень намеченных выполнению работ и мероприятий, их последовательность, объем, временные координаты, руководителей и конкретных исполнителей.

25.Отчет – документ, содержащий сведения о выполнении плана, задания, подготовке мероприятий, представляемых вышестоящему учреждению или должностному лицу.

26.Список – документ, содержащий перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленный в целях информации или регистрации.

27.Перечень – систематизированное перечисление документов или иных предметов, объектов или работ, составленное в целях распространения на них норм или требований.

	ТУСУР	Федеральное агентство по образованию __________________________________________ Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования Томский государственный университет систем управления и радиоэлектроники
, , г. Томск, пр. Ленина, 40			тел: факс: E-mail:	( (, 526365 *****@***ru
№ __________		« ____ » ________ 200_ г.

Генеральному директору Ангарского ЭХК

г. Ангарск Иркутской области

!

Прошу Вас принять на Ваше предприятие для прохождения преддипломной практики и дипломного проектирования студента У курса нашего университета Су4ровцева студент обучается по специальности 220200 – «Автоматизированные системы обработки информации и управления», в текущем году ему была присвоена степень «бакалавр техники и технологий» по направлению «Информатика и вычислительная техника».

Предлагаемые сроки практики и дипломирования следующие:

-  преддипломная практика с 7 января по 10 марта 2002г.;

-  дипломирование с 11 марта по 23 июня 2002г.;

-  защита диплома ориентировочно 24 июня 2002г.

В случае Вашего согласия прошу сообщить ФИО руководителя из числа Ваших специалистов, а также предполагаемую тему дипломного проекта.

С уважением

Проректор по УР

Исп.

Приложение

Федеральное агентство по образованию

Томский государственный университет систем управления

и радиоэлектроники

АКТ УТВЕРЖДАЮ

00.00.200__г. № 00 Руководитель университета

сдачи-приемки дел л. п. 00.00.200__г.

Акт составлен увольняющимся главным бухгалтером____________________

(название

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

предприятия) (Ф. И.О.)

и вновь назначенным главным бухгалтером______________________________________

(Ф. И.О.)

в том, что на основании приказа от 00.00.200__г. № 00 нами проведена сдача-приемка дел по состоянию на 00.00.200__г.

Сдача приемки производилась в присутствии заместителя директора предприятия_________________________________________________________________

(Ф. И.О.)

В результате сдачи-приемки дел установлено, что:

1. Главная книга полностью заполнена по состоянию на «___»__________с. г. Данные синтетического учета полностью соответствуют по аналитического учета.

2.  Предъявлены карточки аналитического учета по счетам 01.10

3.  Предъявлены журналы-ордера за январь-сентябрь текущего года ведомости аналитического учета по счетам 60,61,63,64,65,67,68,69, 71,75,76,78,79 и Книга учета депонентов.

4.  Предъявлены акты ревизий за 1,2 и 3 кварталы 1999г.

5.  Передано заключение независимой аудиторской проверки годовых отчетов предприятия за 1998 и 1999гг.

6.  Передан архив за 199_ -199__гг в количестве ___(___________) дел по описи.

7.  Сдано по описи нормативно-справочная литература.

Приложение: 1. Опись дел архива предприятия на 5 листах.

1.  Опись нормативно-справочной литературы на 2 л.

Дела сдал

Дела принял

При сдаче-приемке дел присутствовали:

Заместитель директора

Фамилия

Федеральное агентство по образованию

Томский государственный университет систем

управления и радиоэлектроники

ПРОТОКОЛ

Финансово-аналитического отдела

00.00.0  № 00

Собрания трудового

коллектива

Председатель – Ф. И.О.

Секретарь – Ф. И.О.

Присутствовали: должности, фамилии, инициалы.

Приглашенные: должности, фамилии инициалы.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1.  Итоги финансово-хозяйственной деятельности на 1-ый квартал 200_г.

Доклад коммерческого директора Ф. И.О.

2.  Создание юридического отдела предприятия.

Доклад зам. директора Ф. И.О.

1.  СЛУШАЛИ:

Ф. И.О. – изложение содержания доклада.

ВЫСТУПИЛИ:

Ф. И.О. – содержание выступления.

Ф. И.О., должность – содержание выступления.

ПОСТАНОВИЛИ:

  Утвердить…..

  ……………….

2.  СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

О.

О.

Приложение

Регистрационный штамп

Томский государственный университет систем управления

и радиоэлектроники

Индекс .

Размер не более 19х41 мм

Приложение

ПЕРЕЧЕНЬ

Нерегистрируемой корреспонденции

1.  Печатные издания (газеты, журналы, брошюры, книги).

2.  Рекламные извещения, плакаты, проспекты.

3.  Документы, присылаемые для сведения.

4.  Копии счетов на оплату.

5.  Первичная документация бухгалтерского учета.

6.  Поздравительные письма, телеграммы, открытки.

7.  Документы материального учета, статистической и другой отчетности.

8.  Пригласительные билеты, сообщения о совещаниях, заседаниях.

9.  Ответы на адрес структурных подразделений.

10.  Письма, присланные в копии для сведения.

11.  Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков.

12.  Графики, наряды, заявки, разнарядки.

13.  Учебные планы, программы. Копии.

14.  Прейскуранты. Копии.

15.  Научные отчеты по темам.

16.  Месячные, квартальные, полугодовые отчеты.

17.  Простые письма по России и зарубежью.

Примечание: 1. О поступлении документов п. п. 3.6.9 обязательно должны иметься отметки в соответствующих формах учета.

2. Документы, перечисленные в п. п. 1,5,7,12,13,15,16,17 подлежат специальному учету в соответствующих службах учреждения.

Приложение

ФОРМА

журнала записи корреспонденции, получаемой канцелярией под расписку

№ документа

Откуда поступил

Кому передан

Подпись

Приложение

ПЕРЕЧЕНЬ

корреспонденции, передаваемой канцелярией в структурные подразделения

под расписку

1.  Заказная корреспонденция

2.  Корреспонденция, присланная из МО РФ

3.  Ценная корреспонденция

4.  Документы с грифом ДСП

5.  Телеграммы, факсограммы

6.  Корреспонденция, адресованная на имя ректора и проректоров университета.

Приложение

ЖУРНАЛ

регистрации приказов

№№

Содержание

Роспись

Дата рассылки приказа

Приложение

ЖУРНАЛ

Рассылки приказов

№ приказа

Кому адресован приказ

Дата рассылки приказа

Роспись

Приложение

ПЕРЕЧЕНЬ

документов, подлежащих контролю за исполнением с указанием сроков

исполнения

Законы Государственной Думы РФ и Указы Правительства РФ – согласно указанному в них сроку.

Постановления, распоряжения, указания и письма Министров РФ – 10 дней или к указанному в них сроку, 5-7 дней, при условии подготовки по ним приказов.

Решения и распоряжения областной, городской и районной администрации – согласно указанному в них сроку.

Запросы, заявления и письма депутатов, высших и местных народных депутатов по их депутатской деятельности – обязательно, по письмам депутатов, не требующим дополнительного изучения и проверки до 30 дней, по письмам и запросам депутатов.

Приказы ректора и проректоров университета – согласно указанному в них сроку.

Письма-запросы и письма - поручения Министерства образования РФ – 10 дней.

Письма учреждений, организаций и предприятий с резолюцией руководства университета – 10 дней.

Исходящие инициативные документы по основным вопросам деятельности – согласно указанному в них сроку.

Предложения, заявления и жалобы граждан – безотлагательно (не требующие длительного изучения и проверки) до месяца.

Телеграммы – от 2 до 5 дней.

Лист регистрации изменений

Номер измен. Листы Основание Подпись Дата введения 1 8 Распоряжение директора ТМЦДО № 000 23.04.2007 2 8 Распоряжение директора ТМЦДО № 000 23.06.2008

В инструкцию на процесс «Организация делопроизводства» внесены изменения, касающиеся процедуры управления внешними документами, и изложены в пункте 6.6. Описание подпроцесса О.3 Контроль за сроками исполнения распорядительных документов, их правильным оформлением. Обеспечение регламента подготовки, представления и прохождения документов, мониторинг местонахождения документа и его копий:

6.6.1 Управление утвержденными рабочими учебными планами и рабочими программами учебных дисциплин (идентификация, комплектное хранение, внесение утвержденных изменений, рассылка, ознакомление подразделений и сотрудников, проверка и анализ, изъятие устаревших документов) осуществляет УУ ТМЦДО под руководством заместителя директора по УР ТМЦДО.

6.6.2. Часть документов с резолюцией директора направляется для ознакомления и исполнения/применения руководителю подразделения или конкретному сотруднику.

6.6.3. При необходимости для руководителя или сотрудника-исполнителя с документа снимается копия. Об исполнении поручения по поступившему документу руководитель или сотрудник-исполнитель докладывает в устной или письменной форме.

6.6.4. Директор своим распоряжением (поручением) знакомит руководителей с документами общего действия, это делается также на заседаниях Совета ТМЦДО или конференциях коллектива.

6.6.5. Первые экземпляры нормативных документов подлежат хранению и учету: внешние в журнале учета входящей документации, внутренние в регистрационном журнале. Запись о нумерации последующих копий делается на обороте зарегистрированного экземпляра.

6.6.6. Управление утвержденными инструкциями на процессы, должностными и рабочими инструкциями (идентификация, комплексное хранение, внесение утвержденных изменений, рассылка, ознакомление подразделений и сотрудников, проверка и анализ, изъятие устаревших документов) осуществляется в соотвествующих подразделениях ТМЦДО под руководством начальников отделов, а также в общем отделе и отделе кадров ТУСУР. Документы (только для чтения) при необходимости могут размещаться на сайте ТМЦДО в разделе «Сотрудникам».

6.6.7. Предусмотреть ведение записей о повышении квалификации сотрудников ТМЦДО в процедуре управление записями. Разработать Положение о повышении квалификации сотрудников ТМЦДО.