Разработка информационной системы электронного документооборота для общеобразовательного учреждения «ElDocSchool»

УДК 004.94

Разработка информационной системы электронного документооборота для общеобразовательного учреждения «ElDocSchool»

, *****@***ru

,

Пермский Государственный Педагогический Университет, ИНЭК, каф. прикладной информатики

Россия, 4.

Разработана информационная система электронного документооборота для общеобразовательного учреждения, с помощью которой, появляется возможность эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям, обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности. Так же существенно упрощается и удешевляется хранение бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Ключевые слова: школьный документооборот, школа, СЭД, информационная система электронного документооборота школы.

© , , 2011.

1. Предисловие

В сегодняшней рыночной конъюнктуре практически не существует компаний, которые не работают с документами. Документы используются везде: начиная от устава образовательного учреждения и заканчивая приказами и докладными. Но в основном применяются бумажные носители, несмотря на то, что все тексты и формы документов предварительно набираются на персональном компьютере. Что приводит организацию к дополнительным затратам на бумагу, оргтехнику и разнообразные канцелярские принадлежности. Естественным образом перед руководством встает вопрос о систематизации, создании механизма распространения и архивации документов. Учитывая современное техническое развитие, эти проблемы наиболее оптимальным образом может решить компьютерная информационная система электронного документооборота (СЭД). Были рассмотрены функциональные возможности наиболее распространенных на российском рынке СЭД. Возможности СЭД достаточно универсальны и их применение возможно как в коммерческих, так и в государственных учреждениях. Но основным недостатком существующих программных решений по автоматизации электронного документооборота является то, что кроме огромной стоимости появляются «скрытые расходы», а так же эти программы еще и очень долго и трудно внедряются. Поэтому необходимо сделать универсальную недорогую программу, которая могла бы максимально подходить для общеобразовательного учреждения.

2. Описание предметной области

В качестве предметной области рассматривается общеобразовательное учреждение, деятельность которого отражается в специальных документах, связанных с планированием учебно-воспитательной работы и осуществлением хозяйственных мероприятий, ведением учебно-педагогического учета, организацией делопроизводства школы, обеспечением первичного бухгалтерского учета, составлением статистической отчетности [1]. Поэтому информационная система должна обладать данными функциями:

1.  Подготовка, хранение, просмотр, редактирование данных о сотрудниках, учениках, родителях.

2.  Быстрое получение и анализ информации об учебном процессе. Учебный процесс включает в себя: классы; учебные планы; журналы оценок; успеваемость ученика; выбытие.

3.  Работа с системой школьного документооборота, т. е. возможность создавать, редактировать документы, используемые в учреждении: Устав, договоры, должностные инструкции, штатное расписание, приказы, планы и т. д.

4.  Информирование родителей об успеваемости их детей.

3. Программная реализация

Пользовательский интерфейс должен быть в первую очередь прост и интуитивно понятен пользователю с любым уровнем знаний персонального компьютера.

Информационная СЭД образовательного учреждения «ElDocSchool» учитывает разграничение прав доступа. Поэтому для работы с системой пользователю необходимо зарегистрироваться и затем авторизироваться, введя логин и пароль.

Сразу после запуска программы появляется страница с окном ввода пароля (Рис.1), после чего программа будет ожидать действий пользователя.

Рис.1. Форма ввода имени и пароля пользователя

При нажатии на кнопку «ОК», появляется главное меню системы, иначе, если нажать кнопку «Выйти» – данные пользователя сбрасываются.

При входе пользователя в программу выводится главное окно, с которого начинается работа с системой электронного документооборота (рис.2). В нем распложена информация доступная для зарегистрированных пользователей:

-  личные дела (преподаватели, ученики и родители, уволенные, отчисленные);

-  кадровые данные (нагрузка, надбавка, разрядная сетка, штатное расписание);

-  учебный процесс (классы, учебные планы, журналы оценок, успеваемость, отчисление);

-  документы (Устав, договоры, заявления, приказы, должностные инструкции сотрудников);

-  информационный блок (информация для учителей, родителей и учеников).

Рис.2. Главная страница

Если выбрать закладку «Личные дела», директор может просмотреть и добавить информацию, касающуюся нагрузок, отпусков, повышения квалификации своих сотрудников, добавить нового ученика (рис.3) и заполнить информацию об его родителях, нажав «Далее».

Рис.3. Добавление нового ученика

В меню «Кадры» добавляется информация по надбавкам (рис.4), разрядной сетке, штатному расписанию.

Рис.4. Добавление надбавки

Во вкладке «Учебный процесс» заполняются необходимые данные:

Классы – параллель, тип класса, план, по которому занимается данный класс, классный руководитель. Все эта информация автоматически заносится в базу данных.

Учебные планы – составляется на 1 учебный год для определенного предмета с указанием количества часов (рис.5).

Рис.5. Учебные планы

Журналы оценок – выбирается класс, предмет, тип журнала, т. е. оценка за четверть, полугодие или год.

Успеваемость ученика – также выбирается год, предмет, тип журнала и конкретный ученик. Таким образом, любой ученик сможет узнать свою оценку.

Вкладка «Документы» реализует электронный документооборот. Например, происходит заполнение документа по шаблону, т. е. предоставлена форма, в которой после заполнения необходимых полей, выводится готовый документ (рис.6, рис.7).

Рис.6. Шаблон документа

Рис.7. Заполнение заявления

Вкладка «Информационный блок» предлагает возможность ознакомиться с необходимой информацией для учителей, для родителей по поводу оценок и других данных своих детей, а так же учеников, которые тоже имеют возможность посмотреть свои оценки и узнать о мероприятиях проводимых в школе (рис.8).

Рис.12. Информационный блок

4. Заключение

Информационная СЭД образовательного учреждения представляет собой бизнес-решение, направленное на эффективное решение широкого круга задач работы с электронными документами. Таким образом, разработка системы электронного документооборота является эффективным решением в деятельности предприятия:

•  система реализует комплексный подход к реализации работы с информацией, документами;

•  учитывает особенности автоматизируемой области бизнеса и потребностей заказчика;

•  реализует возможность делегирования должностными лицами полномочий для работы с системой;

•  простой и интуитивно-понятный интерфейс.

В дальнейшем информационная система может развиваться и дополняться новыми функциональными возможностями, от более совершенной работы с документами, до создания электронных дневников.

Библиографический список

1.  Школьная документация. http:///doc/shkolnaya-dokumentacia

2.  Интернет-сайт, посвященный системам электронного документооборота. http://www. /

Information system of electronic document for comprehensive school «ElDocSchool»

Moskotina A. S., *****@***ru

Simakina N. I.

Perm State Pedagogical University, Computer science and Economics faculty

Russia, Perm, st. Siberian, 24.

Developed information system for electronic documents of general education institutions, through which it becomes possible to effectively accumulation, management and access to information and knowledge, providing staffing flexibility through greater formalization of each employee and the ability to store the entire history of its activities. It is also much simpler and less costly storage of paper documents through an operational electronic archive.

Keywords: development of an information system for electronic document comprehensive school, school paperwork, school, electronic flow of documents, Information system of electronic document school.

© Moskotina A. S., Simakina N. I., 2011.

Рекомендация специалиста

Данная работа посвящена актуальной для современной системы российского образования проблеме разработки программных средств документооборота образовательных учреждений и может быть опубликована.

,

д. т. н., проф.