Современный офис, учебно-методический комплекс

ГОУ ВПО «БАШКИРСКАЯ АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ

И УПРАВЛЕНИЯ ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН»

Кафедра профессиональной коммуникации

и документационного обеспечения управления

,

СОВРЕМЕННЫЙ ОФИС

УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКИЙ КОМПЛЕКС

Уфа 2008

УДК 35.07

ББК 65.050

К 12

Рецензент: , начальник Управления

по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан.

Кабашов, С. Ю.

К 12

Современный офис: учеб. - метод. комплекс / , . – Уфа: БАГСУ, 2008. – 64 с. Рекомендовано к изданию редакционно-издательским советом БАГСУ. Учебно-методический комплекс предназначен для студентов, обучающихся по специальности 032001 «Документоведение и документационное обеспечение управления». Приведены пояснительная записка, рабочая программа дисциплины, методические рекомендации по планированию и организации самостоятельной работы, учебно-методический материал лекционного курса и указания по подготовке к практическим занятиям, методические рекомендации для преподавателей, перечни вопросов к зачёту, экзамену, контрольной работе. .

УДК 35.07

ББК 65.050

Содержание

Пояснительная записка.. 4

Рабочая программа.. 5

Содержание дисциплины... 6

Учебно-методический материал лекционного курса и указания по подготовке к практическим занятиям... 10

ТЕСТОВЫЕ ЗАДАНИЯ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ

И САМОКОНТРОЛЯ 58

Методические рекомендации по планированию и организации самостоятельной работы 60

Методические рекомендации для преподавателей.. 61

Методические рекомендации по выполнению реферата.. 61

Примерный перечень вопросов для реферата и зачёта.. 62

СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 63

Краткий терминологический словарь.. 64

Пояснительная записка

Программа учебной дисциплины «Современный офис» предназначена для реализации государственных требований к минимуму содержания и уровню подготовки выпускников по специальности 032001 «Документоведение и документационное обеспечение управления» для высшего профессионального образования.

Учебная дисциплина входит в цикл дисциплин по выбору студента. Знания, полученные студентом в результате освоения данного предмета, будут использованы в дальнейшем при изучении дисциплин «Организация и технология документационного обеспечения управления», «Технические средства управления», «Организация секретарского обслуживания».

Программа учебной дисциплины предполагает проведение лекционного курса, практических занятий и организацию самостоятельной работы студента.

Учебно-методический комплекс разработан с целью оптимизации учебного процесса и в соответствии с требованиями «Положения об учебно-методическом комплексе», принятого на заседании учебно-методического совета 14 декабря 2006 г., протокол и утверждённого ректором Академии.

Структура учебно-методического комплекса (УМК): пояснительная записка, рабочая программа дисциплины, методические рекомендации по планированию и организации самостоятельной работы, методические рекомендации для преподавателей, учебно-методические материалы лекционного курса и практических занятий, вопросы для подготовки к зачету, список рекомендуемой литературы. Программа курса состоит из шести разделов:

-  Научная организация труда. Условия эффективной организации управленческого труда

-  Деловая культура в офисе

-  Организация рабочих зон в офисе. Методы оптимизации и совершенствования управленческой деятельности

-  Эргономика рабочего места в условиях внедрения современных технических средств и информационных технологий

-  Обеспечение жизнедеятельности офиса

-  Нормативные локальные акты, регламентирующие деятельность работников офиса.

В случаях пропуска занятия студентами по уважительной причине студенту для допуска к зачёту и экзамену могут быть предложены написание и защита реферата по теме, предложенной преподавателем.

Формой итогового контроля является устный зачёт.

Рабочая программа

Значимость проблемы эффективной организации управленческого труда обусловлена основными тенденциями развития современного менеджмента на предприятиях различной организационно-правовой формы и сферы деятельности. Это постоянная готовность руководителя к решению самых разнообразных производственных задач и формирование в ходе соответствующего образования системы профессиональных знаний, умений и навыков менеджера. Умелое и своевременное использование правил научной организации труда в сочетании с применением современных технических средств управления и информационных технологий позволяет оптимизировать на всех этапах процесс деятельности руководителя.

Исходя из этого, главными целями курса являются:

-  понимание слушателями теоретических основ рациональной организации управленческого и исполнительского труда;

-  Усвоение норм деловой культуры на примере международных требований к секретарю офиса;

-  получение и развитие практических навыков по организации современного офиса, индивидуального рабочего места, рабочих зон, по управлению личным и рабочим временем;

-  усвоение основных положений законодательной и нормативно-правовой базы, регламентирующей деятельность работников офиса

Целью изучения дисциплины «Современный офис» является подготовка высококвалифицированного менеджера, способного осуществлять управленческую деятельность организации в соответствии с современными требованиями производства в условиях постоянно возрастающей интенсификации труда.

В результате обучения студенты должны иметь глубокие знания по организации деятельности офисного работника. С этой целью в содержании дисциплины рассмотрены вопросы эффективной организации управленческого труда на основе законодательной и нормативно-правовой базы, регламентирующей деятельность работников офиса. Настоящие профессионалы должны также знать основы административно-хозяйственной работы и уметь организовать оперативное обслуживание компании.

Методика преподавания дисциплины строится на сочетании лекционных и практических занятий, с использованием активных методов обучения.

Рабочая программа подготовлена в соответствии с требованиями Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования Российской Федерации по специальности 032001 «Документоведение и документационное обеспечение управления».

Содержание дисциплины

Тема 1. Научная организация труда. Условия эффективной организации управленческого труда

Научная организация труда (НОТ) – это комплекс мер, направленных на то, чтобы добиться наибольшего результата при наименьших затратах времени и сил. Подобное повышение эффективности труда достигается за счет использования достижений науки и передового опыта. Работодатель заинтересован в том, как наименьшими вложениями получить наибольшую отдачу от работника. Экономические, психофизиологические и социальные направления разработки НОТ.

Тема 2. Деловая культура в офисе

Деловая культура - это культура получения и распределения прибыли. И это очень важно, потому что без прибыли предприятие существовать не может: не будет ресурса для его дальнейшего развития и даже для воспроизводства. Деловая культура как конгломерат культуры конкретной фирмы, конкретной организованной общности людей. Репутация, престиж фирмы, Дистанции власти. Международные требования к деловой культуре.

Тема 3. Организация рабочих зон в офисе. Методы оптимизации и совершенствования управленческой деятельности

Основы создания психологического комфорта Особенности организации рабочей зоны работников в зависимости от рода их деятельности. Примеры планировки офиса - линии Pilot и Business. Современный офис-дизайн: флористический коллаж, картины, растения, изделия из натурального камня. Двухобъемные офисы для обслуживания клиентов разного уровня. Рабочие зоны как основа рационального планирования офисного пространства с целью повышения эффективности индивидуальной и командной работы сотрудника.

Особенности оборудования приемной, комнаты персонала, кабинета руководителя, зоны для совещаний, комнаты-отсеки для персонала, зоны для перерывов на кофе. Виды дверей и перегородок.

Тема 4. Эргономика рабочего места в условиях внедрения современных технических средств и информационных технологий

Офисная эргономика как средство увеличения коэффициента полезного действия (КПД) сотрудника. Рациональная планировка рабочего места. Требования к рабочему месту: стол, стул и зона хранения. Трансформация мебельных предметов. Физический и психологический комфорт посетителя. Используемые материалы в офисе. Организация рабочего места руководителя и исполнителя. Требования к системам обслуживания: удобство, быстрота и качество выполнения функций управления; непрерывность связи и регулярность поступления необходимой и достоверной информации; рациональное использование рабочего времени.

Тема 5. Обеспечение жизнедеятельности офиса

Основные составляющие работы офис-менеджера. Анализ рынка предоставления товаров и услуг по обеспечению деятельности офиса. Формирование товарного ассортимента: канцелярские товары, питьевая вода. Способы обеспечения компании оргтехникой, связью, расходными и комплектующими материалами. Выбор компании для обслуживания мероприятий. Основные требования к составлению договоров с сервисными компаниями.

Тема 6. Нормативные локальные акты, регламентирующие деятельность работников офиса

Законодательная и нормативно-правовая база, регламентирующая деятельность работников офиса – это совокупность федеральных законов, и законов субъектов РФ, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих работу офиса: её структуру, функции, штаты, взаимодействие с другими службами и внешние связи, техническое обеспечение и другие аспекты. Положения Конституции РФ и РБ и Трудового Кодекса. Законодательные акты, указы и распоряжения президента и постановления правительства Российской Федерации и Республики Башкортостан в сфере информации и документации. Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти. Государственные стандарты на документацию. Унифицированные системы документации. Локальные нормативные правовые акты, а также методические документы по делопроизводству, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий (положение о структурном подразделении, инструкция по видам деятельности в офисе, должностные инструкции, инструкции по технике безопасности, памятки и т. д.).

Объёмы учебной программы и виды учебной работы

№ п/п	Базовый образовательный уровень	Итоговая аттестация	контрольная работа	Аудиторная работа	Лекции	Практические занятия	Самостоятельная работа	Всего
1	среднее полное общее образование	зачёт		12	8	4	78	90
2	среднее профессиональное образование	зачёт		20	14	6	70	90
3	высшее профессиональное образование	зачёт		20	14	6	70	90

Учебно-тематический план дисциплины для студентов специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления», обучающихся на базе среднего полного общего образования (срок обучения 6 лет)

Разделы и темы курса	Всего	Аудиторные занятия	СРС
лекции	семинары
Тема 1. Научная организация труда. Условия эффективной организации управленческого труда	2	2		10
Тема 2. Деловая культура в офисе	1	1		18
Тема 3. Организация рабочих зон в офисе. Методы оптимизации и совершенствования управленческой деятельности.	1	1		20
Тема 4. Эргономика рабочего места в условиях внедрения современных технических средств и информационных технологий	3	1	2	20
Тема 5. Обеспечение жизнедеятельности офиса	1	1
Тема 6. Нормативные локальные акты, регламентирующие деятельность работников офиса	4	2	2	10
ИТОГО	12	8	4	78

Учебно-тематический план дисциплины для студентов специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления», обучающихся на базе среднего профессионального образования соответствующего профиля (срок обучения 3 года 6 месяцев)

Разделы и темы курса	Всего	Аудиторные занятия	СРС
лекции	семинары
Тема 1. Научная организация труда. Условия эффективной организации управленческого труда	2	2		10
Тема 2. Деловая культура в офисе	2	2		15
Тема 3. Организация рабочих зон в офисе. Методы оптимизации и совершенствования управленческой деятельности.	2	2		15
Тема 4. Эргономика рабочего места в условиях внедрения современных технических средств и информационных технологий	4	2	2	10
Тема 5. Обеспечение жизнедеятельности офиса	4	4		10
Тема 6. Нормативные локальные акты, регламентирующие деятельность работников офиса	6	2	4	10
ИТОГО	20	14	6	70

Учебно-тематический план дисциплины
для студентов специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления», обучающихся на базе высшего образования

(срок обучения 3 года 4 месяца)

Разделы и темы курса	Всего	Аудиторные занятия	СРС
лекции	семинары
Тема 1. Научная организация труда. Условия эффективной организации управленческого труда	2	2		10
Тема 2. Деловая культура в офисе	2	2		15
Тема 3. Организация рабочих зон в офисе. Методы оптимизации и совершенствования управленческой деятельности.	2	2		15
Тема 4. Эргономика рабочего места в условиях внедрения современных технических средств и информационных технологий	4	2	2	10
Тема 5. Обеспечение жизнедеятельности офиса	4	4		10
Тема 6. Нормативные локальные акты, регламентирующие деятельность работников офиса	6	2	4	10
ИТОГО	20	14	6	70

Учебно-методический материал лекционного курса

и практических занятий.

Тема 1. Научная организация труда. Условия эффективной организации управленческого труда.

План

1.  История возникновения научной организации труда (НОТ).

2.  Экономические, психофизиологические и социальные направления разработки НОТ.

3.  Современные аспекты научной организации труда

Начало применения научной организации труда (НОТ) относится к 1910— 1915 гг. в США, когда американским инженером была предложена система методов организации и нормирования труда, управления производственными процессами, подбора, расстановки рабочей силы, стимулирования труда и т. д., направленная на существенное повышение интенсивности, а в конечном счете - производительности труда. Система предусматривала учет психофизиологических особенностей человека при чередовании труда и отдыха в трудовом процессе. Система Тейлора послужила основой для дальнейшего совершенствования организации труда на научной основе, особенно в условиях развертывания научно-технической революции, ускорения обновления технико-технологических способов производства. НОТ была очень популярна в 20-30-е годы XX в., когда после Великой Октябрьской революции требовалось устранить разруху и быстро восстановить промышленность и народное хозяйство. Затем, в более благополучные периоды жизни в стране, научную организацию труда подзабыли. Сейчас незаслуженно забытая НОТ снова переживает период расцвета. Нынешний работодатель крайне заинтересован в том, как наименьшими вложениями получить наибольшую отдачу от работника.

Научная организация труда - это комплекс мер, направленных на то, чтобы добиться наибольшего результата при наименьших затратах времени и сил. Подобное повышение эффективности труда достигается за счет использования достижений науки и передового опыта. Опытным путем разработчики НОТ получают, а затем  научно доказывают показатели, необходимые для эффективной работы. Например, предельно допустимый уровень шума, оптимальная площадь рабочего места, временные промежутки, через которые работнику необходимо отдыхать, норма времени, за которую он должен выполнять каждую операцию и т. д.

Научная организация труда развивается в трех направлениях.

Первое – экономическое: как обеспечить работнику необходимые для эффективной работы средства производства. Прежде всего, это система четкого разделения труда, знание каждым сотрудником своих должностных обязанностей, внятные распоряжения и строгий контроль за исполнением, соблюдение рабочего графика и трудовой дисциплины (приход на работу вовремя, обеденный перерыв, отсутствие авралов и задержек допоздна, полноценные выходные), материальное поощрение (зарплата, премии, «тринадцатая зарплата»), моральное поощрение (благодарности устные и письменные), социальный пакет (отпуск, больничный лист). Обеспечение необходимой информацией и оргтехникой (компьютеры, принтеры, Интернет). Сюда же относится бесплатное прохождение курсов повышения квалификации, стажировка, обучение на курсах дополнительного образования (иностранный язык, вождение), различные тренинги.

Второе – психофизиологическое: как обеспечить душе  и телу работника оптимальные условия труда. Это - удобное рабочее место, красивое и светлое помещение, кондиционер и цветы на окнах, картины на стенах, шкафы для одежды и сумок, шкафы для документов и справочных изданий, кухня с чайником и микроволновкой или своя производственная столовая, отдельный кабинет для переговоров и важных встреч и прочее.

Третье – социальное: как сделать так, чтобы человек чувствовал, что к нему хорошо относятся и о нем заботятся не только как о работнике, но и как о человеке; чтобы ему нравилось работать на этом предприятии (фирме), среди этих людей, и он хотел оставаться здесь как можно дольше. В принципе, это то, чего работодатель делать не обязан, но о чем умный и дальновидный работодатель заботится  всегда. Бесплатные обеды и путевки, корпоративные вечеринки и выезды на природу, беспроцентные кредиты, ссуды, подарки на праздники, дни рождения, юбилеи, на рождение ребенка и т. д.

Современная научная организация труда включает в себя как организационно-технические и технико-экономические, так и психофизиологические аспекты организации труда и управления. Совершенствование организации труда и управления персоналом в индустриально развитых странах является объектом специального изучения многочисленными научно-исследовательскими учреждениями, государственными и частными консультативными фирмами

Научно доказано и подтверждено на практике, что применение элементов НОТ в рабочем процессе существенно повышает производительность труда работников.

Тема 2. Деловая культура в офисе.

План

1.  Определение деловой культуры в современном обществе

2.  Составляющие деловой культуры современного офиса

3.  Требования к деловой культуре офисного работника

4.  Современные международные требования деловой культуры офисного работника.

Деловая культура - это культура получения и распределения прибыли. И это очень важно, потому что без прибыли предприятие существовать не может: не будет ресурса для его дальнейшего развития и даже для воспроизводства. Но получать прибыль можно в самых различных формах и в самых разных масштабах. Поэтому существуют государственные, частные и смешанные предприятия, огромные транснациональные корпорации и малый бизнес, в котором принимают участие несколько знающих друг друга человек.

Деловую культуру можно разложить на культуру конкретной фирмы, конкретной общности людей, которые организованы, т. е. сведены в какое-то учреждение, организацию.

Деловая культура при всем обилии организаций делится по формам движения капитала. Это производство, торговля и финансы. И люди, которые работают в этих сферах, различаются своими системами ценностей, норм и правил. Но любой человек бывает слаб. Поэтому не всегда мы руководствуемся даже теми правилами, которые признаем как важные и определяющие. Складывается ситуация соблазна. Она побуждает, например, совершить краткосрочную сделку ради большой выгоды с возможным ущербом для долгосрочной деловой репутации компании.

Такие же явления, как репутация, престиж фирмы, организации материализовались уже давно в цифрах. Если в начале 80-х гг. репутация торговой компании составляла 17-20%, то сейчас в ряде случаев она доходит до 85%. Возникает вопрос: от кого зависит репутация, имидж? В частном предприятии так же, как и в государственном учреждении, деловая культура зависит от личности руководителя.

Неслучайно существует прекрасная российская поговорка, отражающая беды любой российской организации, государства и общества: «рыба гниет с головы». Каков руководитель, такова деловая и организационная культура данной организации. Это бесспорный факт. Каков руководитель, таковы в большей степени нормы, моральные ценности и знания, которые становятся господствующими в организации. И естественно, любой подчиненный в первую очередь будет смотреть на поступки и дела своего руководителя, и поступать соответственно.

Описано немало случаев, когда незнание или игнорирование особенностей деловой куль туры партнеров приводило к различным конфликтам, а то и к разрыву деловых отношений.

Рассмотрим требования к деловой культуре офисного работника на примере деловой культуры секретаря.

В наше время у одних людей при слове «секретарь» возникает некий образ длинноногой красивой модели, другим приходит на ум ассоциация с «волкодавом в юбке».

Такой же разброс представлений и мнений касается и обязанностей такой должности как секретарь. Вроде как секретарь (чаще всего это женщина) должна подавать кофе, чай гостям, отвечать на телефонные звонки, регистрировать посетителей, проверять электронную почту и отправлять корреспонденцию. По поводу остальных обязанностей мнения расходятся: некоторые полагают, что и этих обязанностей хватит для банальной секретарши, другим требуется знание нескольких иностранных языков (ну или хотя бы разговорного английского), а также навыки и опыт программиста по совместительству. Как же все это успеть сделать? Притом секретарь сегодня не самая высокооплачиваемая профессия.

Чтобы отвечать современным международным требованиям, секретарь должен обладать следующими качествами:

-  иметь профессиональный имидж;

-  хорошо владеть речью и письмом;

-  обладать хорошей памятью;

-  хорошо ориентироваться во времени;

-  содержать в порядке документацию, быстро находить необходимые бумаги;

-  уметь красиво оформлять отчеты, вести деловую переписку руководителя;

-  осваивать разработки новейших компьютерных программ для офиса;

-  быть энергичным, проявлять инициативу;

-  быстро находить взаимопонимание с коллегами и клиентами;

-  поддерживать эффективную работу офиса в отсутствии шефа;

-  контролировать финансы офиса;

-  быть осмотрительным в конфиденциальных, щекотливых вопросах фирмы.

В настоящее время существует несколько уровней секретарской работы и, естественно, их разные уровни оплаты труда. Самый простой уровень - секретарь. Его основными обязанностями являются делопроизводство, печатание писем, ходатайств и т. д., прием посетителей и ответы на телефонные звонки. Более высокий уровень - это секретарь-референт. Помимо основных обязанностей секретаря, он должен уметь разбирать корреспонденцию (входящую и исходящую), организовывать встречи руководителя с подчиненными и людьми извне и контролировать процесс выполнения решений руководителя.

Далее идет офис-менеджер. В его функции входит составление распорядка дня руководителей, подготовка проектов писем и других бумаг, обзор документов и ежедневной прессы, а также управление работой другого персонала.

Самым высоким уровнем секретарской работы является должность помощника руководителя. Эта должность выше всех вышеперечисленных. Помощник руководителя не просто организовывает работу начальства и офиса, он сам может участвовать в принятии управленческих решений.

Но все же большинству начальников нужен, прежде всего, простой и хороший личный секретарь, который будет исполнять следующие обязанности при работе:

1.  Секретарь руководителя осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности своего руководителя (начальника).

2.  Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения организации или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

3.  Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

4.  Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.

5.  Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

6.  Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретны ми исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

7.  Организует проведение телефонных и иных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по факсу, а так же телефонограммы.

8.  По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

9.  Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

10.  Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

Успешная работа секретаря во многом зависит от его профессиональных знаний. Хороший секретарь должен иметь достаточные навыки устной и письменной речи, а также хорошо знать страну, языком которой пользуется. Желательны также знания того сектора экономики, образования, культуры и т. п., с которым непосредственно работает компания.

Коммуникативность и дружественная форма общения любо го секретаря предполагает так же точный учет времени встреч руководителя, их возможностей и т. п. Рациональное регулирование всей работы офиса - важнейшая задача секретаря.

В компаниях, работающих ответственно, секретарь постоянно совершенствует свои навыки, так как в его работе нет мелочей. Даже такая деталь, как тембр и приветливость ответа по телефону, является, как правило, визитной карточкой компании.

Общепризнан критерий секретаря как хозяйки офиса, чье обслуживание всегда своевременно, неназойливо и способствует развитию бизнеса.

Личные качества, которые должны быть у любого секретаря: умение общаться с людьми; доброжелательность; высокий уровень интеллекта и гибкость; высокий уровень культуры; организованность, исполнительность, бережливость и мн. др.

Образование и профессиональный опыт секретаря: желательно университетское образование или институт иностранных языков. Необходимо обязательно пройти компьютерные курсы, предлагающие международный стандарт выполнения требуемых на рынке труда видов работ, большинство российских курсов секретарей не дают необходимый профессиональный стандарт. Поэтому обучение внутри компаний во многих случаях оказывается более эффективным.

Общепрофессиональные умения и навыки: самомотивация; умение ставить и решать проблемы; умение работать с клиентами; умение экономить средства организации; умение убеждать; владение навыками делового общения и сотрудничества; владение иностранными языками; умение организовать рабочее место; владение компьютером и техническими средствами; готовность работать в экстремальных ситуациях; элегантность во внешности, поведении; дружелюбие в общении.

От профессионализма секретаря во многом зависят эффективность работы руководителя, имидж фирмы, взаимоотношения с контролирующими организациями и партнерами.

Секретарь - это лицо фирмы. Он - первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, с кем встречается, начиная свой трудовой день, руководитель, кто отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря, как мы уже говорили выше, во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы.

Секретарь должен быть всегда в форме: тщательно и продуманно одет, опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения, уметь спокойно, без растерянности, суеты и смятения и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции и предоставленных ему полномочий. Ему необходим талант, чувствовать нюансы дела, что позволяет свободно выходить из самых трудных ситуаций, в частности, не видеть и не слышать того, чего не следует видеть или слышать. Секретарь всегда на виду и в курсе многих дел: ведет работу с документами, участвует в проведении деловых встреч и переговоров, отвечает на звонки и сам делает распоряжение по поручению руководства, осуществляет запись посетите лей на прием. Но иногда приходится делать и разовые поручения, например, передачу денег, междугородний телефонный разговор, посещение больного сослуживца и т. д.

Способность ориентироваться в сложном многообразном потоке информации, правильно, четко и оперативно классифицировать ее часто определяет оперативность работы отделов и даже всего учреждения. Важную роль играет профессиональная базовая подготовка, включающая как высокий уровень обще го образования, так и специфические знания, которые могут быть определены в соответствии с основными функциями секретаря: знания, необходимые для эффективного участия в информационно-документационном обеспечении фирмы и не посредственно руководителя (владение такими техническими средствами, как персональный компьютер, телефон, факс, ксерокс); знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней структурой и внешними связями; знаниями правовых актов и приложений, регламентирующих работу фирмы и ее сотрудников; знания, требующиеся для коммуникативного обеспечения работы фирмы и ее администрации; они необходимы секретарю пр. подготовке совещаний и приеме посетителей, при дело вой переписке и деловых пере говорах, при планировании сво его рабочего дня и обслуживании сотрудников фирмы.

Секретарь должен быть не только исполнителем, но и инициатором. Знать, что ответить, как сориентироваться в любой ситуации. Но и это не предел. Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что она всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Он как бы множеством ниточек связывает различные подразделения фирмы, находится в центре внутренних проблем и ее внешних контактов. Поэтому роль секретаря в ритмичном эффективном функционировании фирмы, в создании психологического климата в коллективе чрезвычайно важна и не заменима.

Особенностью работы секретаря также является постоянная нехватка времени, работа в условиях стресса. В этом случае выручает умение слушать, правильно понимать, запоминать задания, оценивать и принимать быстрые и верные решения.

Основы деловой коммуникации, которыми должен владеть профессионально секретарь:

-  правила ведения деловой беседы,

-  умение слушать собеседника,

-  умение задавать правильные и точные вопросы,

-  уточнение непонятой информации,

-  правильное и своевременное завершение беседы.

Устная речь занимает значительное место в профессиональном общении на службе.

Для устного делового общения существенны следующие соотношения:

-  публичность - непубличность,

-  диалогичность - монологичность,

-  непосредственность - опосредованность, спонтанность,

-  неофициальность - подготовленность, официальность.

Устное деловое общение может быть строго официальным (доклады, выступления на конференциях), менее официальным (выступления в дискуссиях на рабочих совещаниях), полуофициальным и неофициальным (повседневное служебное общение).

В устной деловой речи допускают ошибки следующих видов: лексические, грамматические, стилистические. Например, стили речи бывают высокий (академический), нейтральный и разговорный стили. При выборе стиля произношения следует исходить из его уместности в конкретной ситуации общения.

Важную роль в служебном общении играют явления, участвующие в звуковой организации речи, а также такие средства, как жесты, мимика и позы участников общения. Они могут дублировать лексические и синтаксические средства языка или противоречить им; сопровождать высказывание, дополнять его, подчеркивая отдельные слова; они могут даже употребляться вместо слов. Поэтому часто звук голоса, жест, взгляд человека могут сказать больше, чем произнесенная им фраза.

Рассмотрим средства звукового оформления речи и собственно невербальные средства общения, используемые в профессиональной деятельности служащего.

Звуковая организация речи секретаря. Звуковые особенности речи составляют то явление, которое называют красотой, мелодичностью, музыкальностью того или иного языка. Благозвучие предполагает употребление такого сочетания звуков, которое удобно для произношения и приятно для слуха. Поэтому перед выступлением или докладом своему руководителю секретарю рекомендуется внимательно проверить текст с точки зрения его благозвучия. Если в тексте встречаются труднопроизносимые слова, следует заменить их или, если это невозможно, во время выступления лучше сделать маленькую паузу перед трудным словом.

Интонация - это совокупность звуковых средств языка: различные соотношения тонального рисунка, (мелодики), интенсивности (громкости), длительности (темпа) и фонации (тембра).

Существуют недостатки речи, связанные с мелодикой. Часто речь говорящего слишком монотонна, а, следовательно, невыразительна. Она «усыпляет» собеседника, надоедает ему и совершенно не привлекает его.

Поэтому нужно стремиться к мелодическому разнообразию речи. Важно также обратить внимание на то, что по законам этикета нельзя перехватывать инициативу в разговоре, пока слышим интонацию незавершенности у собеседника. В противном случае мы отвлекаем, перебиваем его.

Интенсивность - тоже важный компонент интонации. Что касается делового общения, то для него, например, совершенно неуместна громкая речь: в общественных местах громко разговаривать не принято. Громкая речь обычно эмоциональна, но воспитанные люди не выражают свои эмоции в деловой обстановке. Слишком же тихий голос тоже нежелателен в деловом общении. Окружающие будут считать обладателя тихого голоса робким, неуверенным человеком или постоянно станут переспрашивать его. Если человек не хочет, чтобы его слова были услышаны посторонними людьми, ему следует общаться наедине с интересующим его собеседником, но не шептаться с ним на глазах у остальных коллег.

Темп или скорость речи соответствует темпераменту и темпу жизни говорящего человека. Исследователи считают, что темп речи с трудом поддается корректировке, в лучшем случае это удается сделать на короткое время. Слишком быстрый темп речи свидетельствует о том, что человек очень взволнован. От слушателей требуется большое напряжение, чтобы следить за содержанием речи. Слишком медленный темп речи говорит о том, что говорящий или с трудом подбирает слова, или не хочет говорить о чем-либо.

Пауза - временная остановка звучания, краткий перерыв. Неформальному деловому общению свойственны короткие и длительные паузы.

Тембр голоса - своеобразный «звуковой жест», часто рассматривается как внеязыковое средство. Он очень индивидуален и зависит оттого, какие тоны сопутствуют основному тону говорящего. Успех многих известных людей в известной мере приписывают тембру их голоса. Считается, что высокий пронзи тельный тон голоса, если он преобладает у говорящего, раздражает, слишком низкий - утомляет. Но вообще низкий голос часто встречается у людей спокойных, самостоятельных, самодостаточных, уверенных в себе. Вряд ли будут воспринимать всерьез как делового партнера обладателя «писклявого» или «взвизгивающего» голоса.

Итак, в служебном общении необходимо следить за темпом и громкостью речи, пользоваться полным стилем произношения (не «глотать» окончания слов или буквы, то есть отчетливо произносить слова), соблюдать правила благозвучия речи; контролировать свой голос, который должен звучать по-деловому, уверенно и дружелюбно.

Приятный, мелодичный голос, правильное, уместное интонирование подчеркивают профессионализм, а неприятный голос, просторечные интонации могут перечеркнуть достоинства человека, потому что у окружающих возникнет подозрение, что собеседник - не культурный человек, не работающий над собой. Голос - важный инструмент профессиональной деятельности.

Управление эмоциями и стрессами включает в себя принципы поведения в конфликтах с партнерами и клиентами, конфликты в коллективе, приемы управления эмоциональным состоянием в сложных ситуациях.

Еще одним существенным невербальным инструментом в межличностном контакте, усиливающим воздействие речи, являются жестово-мимические возможности человека. Поза, жест, выражение лица, улыбка, взгляд - вот что нередко составляет основу первого впечатления о человеке, изменить которое бывает трудно. Крупнейшие политики и бизнесмены обучаются языку жестов и мимики.

Для служащего понимание подобного языка и умение им адекватно пользоваться - необходимое условие культуры делового поведения. Каждый жест в ситуации делового общения не сет собеседнику определенную информацию, которую необходимо правильно расшифровать.

Например, рукопожатие как обязательный жестовый атрибут деловых и дружеских отношений - это традиционная форма приветствия и символ заключения соглашения, знак доверия и уважения. Интенсивность и длительность рукопожатия свидетельствуют о многом. Короткое или вялое рукопожатие признак безразличия, слишком долгое рукопожатие способно вызвать раздражение, превосходство выражает рука, оказавшаяся сверху, неформальные отношения подчеркивает рукопожатие двумя руками и только чуть-чуть удлиненное рукопожатие наряду с другими невербальными средствами (улыбкой или взглядом, например) демонстрирует дружелюбие и готовность к сотрудничеству.

В русском языке существует немало фразеологизмов, выражающих не только конкретное действие, но и внутреннее состояние человека: уверенность, недовольство, удивление, равнодушие, обиду и многие другие чувства. Достаточно вспомнить такие эмоциональные действия, как: бить себя в грудь, стукнуть кулаком по столу, хлопнуть себя по лбу, повернуться спиной, пожать плечами, развести рука ми, указать на дверь, махнуть рукой, погрозить пальцами др.

Однако, частые, суетливые или резкие движения отвлекают от основного содержания, вызывают у слушателей раздражение и неприязнь к говорящему.

Деловое общение представляет собой широкий диапазон жанровых разновидностей письменного и устного общения.

Общепринятыми формами деловой коммуникации в труде менеджеров, юристов и т. д. являются деловые беседы, совещания, собрания, переговоры, конференции, разнообразные деловые встречи. Развитие рыночных отношений в нашей стране порождает необходимость быстро го распространения деловой информации, а значит организации и проведения инновационных форм делового общения, таких, как презентации, «круглые столы», пресс-конференции, собрания акционеров, выставки и ярмарки новых товаров.

В традиционных жанрах деловой коммуникации (публичные речи, интервью, комментарий, консультация) в новых условиях реализуются коммуникативные стратегии фирм или деловых партнеров, которые требуют не только умения самопрезентации, но и умения пропаганды философии собственной компании, организационных ценностей, корпоративной куль туры, а также знаний рынка, структур власти и т. п.

Как правило, деловые беседы планируются заранее с помощью секретаря. В процессе подготовки определяется предмет беседы, круг вопросов, который целесообразно обсудить, основные намерения, которые необходимо осуществить. При проведении бесед зачастую используются разнообразные документы и материалы, их также нужно заранее подготовить. Особое внимание следует уделить отработке хода беседы: продумать вопросы, которые необходимо задать собеседнику; определить желаемый конечный результат; установить регламент и место проведения беседы; определить ее стратегию и тактику. С другой стороны, нельзя перебивать речь собеседника; негативно оценивать его высказывания; подчеркивать разницу между собой и партнером; резко убыстрять темп беседы; вторгаться в личную зону партнера; пытаться обсуждать вопрос, не обращая внимания на то, что партнер возбужден; не желать понять психическое состояние партнера в момент собеседования.

Деловая беседа состоит из пяти фаз:

-  начало;

-  передача необходимой информации;

-  аргументирование;

-  опровержение доводов собеседника;

-  принятие решения.

Деловое совещание. Одним из организующих моментов делового совещания является правильно составленная повестка совещания. Это, как правило, письменный документ, рассылаемый заранее участникам совещания. Она содержит следующую информацию: тема совещания; цель совещания; перечень обсуждаемых вопросов; время начала и окончания совещания; место, где оно будет проходить; фамилии и должности докладчиков, выступающих по основной информации; людей и ответственных за под готовку вопросов; время, отведенное на каждый вопрос; место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу.

Когда участники совещания информированы заранее о предмете обсуждения, тогда они могут не только предварительно ознакомиться с материалами, но и продумать конструктивные предложения по решению возникших проблем. Целесообразно проводить деловые совещания в определенный день недели (за исключением внеплановых, экстренных заседаний), желательно в конце рабочего дня или во второй его половине.

Длительность совещания не должна превышать полутора-двух часов.

Пресс-конференция – это встреча официальных лиц (руководителей, политических деятелей, представителей государственной власти, специалистов по связям с общественностью, бизнесменов и т. п.) с представителями прессы, телевидения, радио с целью информирования общественности по актуальным вопросам. Это общепринятое и эффективное средство предоставления прессе такой информации, которая работает на паблисити фирмы, организации, личности и на поддержание не обходимого уровня паблик рилейшнз.

Структура пресс-конфе ренции:

-  вводная часть (продолжительность: 3-4 мин.);

-  приветствие;

-  объяснение причин проведения;

-  программа;

-  представление выступающих;

-  информация о материалах, представляемых прессе (пресс-кит).

Выступления (выступающих должно быть не более двух, с максимальной продолжительностью доклада или сообщения 10 мин. для каждого выступающего).

Этикет - манера поведения в обществе с соблюдением правил учтивости и вежливости. Этикет подразумевает достаточно жесткие правила поведения, но они могут изменятся в соответствии с временем и особенностями культуры страны.

Деловой этикет включает ряд правил, которые составляют основу поведенческого кодекса в среде хорошо воспитанных людей. Что для этого необходимо знать и уметь?

Имидж - искусство управлять впечатлением. Чем адекватнее ситуации будет создаваемый образ, тем больше шансов добиться успеха как в деловой жизни, так и в личной - у любого из нас. Для создания собственного имиджа требуется знание законов восприятия, технологий презентации внешности, знание современных стилей одежды, умение пользоваться аксессуарами, ароматами.

Современный деловой этикет рекомендует выходить из лифта первым тому, кто находится ближе к двери. Женщина надевает пальто сама, но если у нее при этом случаются затруднения, мужчина обязан помочь ей.

Быть просто вежливым и доброжелательным недостаточно. В деловом этикете общие принципы приобретают специфическую окраску, что выражается в следующих основных правилах:

•  пунктуальность

•  лаконичность

•  вежливость

•  умение правильно одеваться

•  хорошее знание и умелое владение русским языком.

Нельзя успешно вести дела, не учитывая мнения и интересов партнеров, клиентов, покупателей. Часто причинами неуспеха в делах становятся проявление эгоизма, зацикленное на своих интересах, стремление навредить конкурентам, даже сослуживцам, чтобы выдвинуться в рамках собственного предприятия.

Одежда должна демонстрировать вкус секретаря. Секретарь должен знать, как одеваться. Каких только требований не предъявляют к гардеробу секретарей! В большинстве организаций США секретаршам запрещают два дня подряд появляться на работе в одном и том же платье.

Все сказанное и написанное должно быть изложено хорошим языком, грамотно. Умение человека грамотно говорить влияет в целом на его образ. От умения общаться часто зависят ваши шансы заключить тот или иной контракт. Деловому человеку, для того чтобы преуспеть, надо овладеть и искусством риторики, то есть мастерством красноречия. Очень важно следить и за своей дикцией - произношением и интонацией. В деловом общении запрещено употребление жаргонных слов и оскорбительных выражений; необходимо уметь слушать других и при этом проявлять интерес к собеседнику.

Делопроизводство любого секретаря обязательно должно включать в себя умение проводить классификацию исходящих и поступающих документов. Секретарь должен знать и уметь пользоваться нормативно-правовой и методической базой делопроизводства своей организации. При оформлении любых документов, писем и пр. должны соблюдаться требования к оформлению документов в соответствии с ГОСТами нашей страны и иностранных государств, если таковые имеются. Все документы должны проходить стадии подписания, согласования и утверждения. Необходимые документы должны быть удостоверены печатью организации или угловым штампом.

Секретарь руководителя дол жен уметь оформлять управленческие и иные решения руководства: приказы, указания, распоряжения, решения. Должен знать порядок оформления актов, справок, объяснительных записок.

Секретарь ведет внутреннюю и внешнюю переписку. Он организует регистрацию и учет документов. Подготавливает корреспонденцию на рассмотрение руководителю, фильтрует письма.

Секретарь должен соблюдать этикет делового письма: требования к оформлению, приемы и правила деловой переписки.

Необходимо знать формы об ращения к различным типам адресатов.

Должны соблюдаться особенности работы с документами, содержащими коммерческую и служебную тайну.

Основные правила ведение телефонного раз говора в офисе:

-  обязательное и доброжелательное приветствие,

-  предоставление необходимой информации позвонившему,

-  правильное и вежливое завершение телефонного разговора,

-  фиксирование и передача информации.

-  перераспределение звонков.

Если звонит сам секретарь - подготовка телефонного разговора, представление и приветствие.

Секретарь должен уметь вести телефонный разговор в отсутствие руководителя, уметь общаться с «проблемными» абонентами.

Для успешной организации приёма посетителей первоначально должна быть проведена регистрация посетителей, их представление. Секретарь должен уметь пользоваться визитными карточками, знать особенности приема особо важных посетителей, командированных, иностранных делегаций.

Письменная деловая речь, в которой реализуются диалогические отношения, представлена всеми видами деловых писем, документами, фиксирующими социально-правовые отношения - контрактами (договорами), соглашениями и всеми типами сопутствующих документов.

Секретарь должен уметь:

составлять и оформлять документы в соответствии с требованиям Государственной системы документационного обеспечения управления, с применением компьютерной техники;

-  применять государственные и международные стандарты на документацию в профессиональной деятельности;

-  разрабатывать инструкции по документационному обеспечению управления;

-  составлять номенклатуру дел организации (если это входит в его прямые обязанности);

-  использовать современные средства оргтехники;

-  осуществлять секретарское обслуживание работы руководителя;

-  редактировать служебные документы;

-  осуществлять работу по ведению архивного дела;

-  использовать деловой иностранный язык в профессиональной деятельности;

-  применять правила профессиональной этики на практике.

Тема 3. Организация рабочих зон в офисе. Методы оптимизации

и совершенствования управленческой деятельности.

План

1.  Основные правила расположения рабочего места и рационального планирования офисного пространства. Зоны обслуживания.

2.  Примеры планировки и декорирования офиса

3.  Правила техники безопасности, охранная сигнализация

Общепринятыми считаются две концепции организации рабочих зон офиса: классическая Close space (кабинетно-коридорная система) и Open Space (открытое пространство).

К первому варианту можно отнести, например, большинство государственных учреждений в нашей стране: длинные коридоры, таблички на дверях, личные кабинеты и различные службы.

Для разграничения рабочих мест в европейском варианте Open Space используются лёгкие, иногда прозрачные панели. Они хорошо пропускают свет, но при этом через них ничего нельзя рассмотреть. Человек, работающий за такой перегородкой, чувствует себя достаточно изолированно: он не видит соседа, а офис остается светлым и легким.

Офисное пространство

Считается, что комфорт офиса зависит от эргономики рабочего места и рационального планирования офисного пространства в целом. Основа последнего - деление на рабочие зоны так, чтобы каждый сотрудник работал максимально эффективно и сам по себе, и в команде.

Как считают эксперты, специализирующиеся в области создания офисного стиля и делового комфорта, наилучшие результаты дает использование стационарных или мобильных перегородок разной высоты и уровня прозрачности. Такие конструкции устанавливаются специалистами за считанные дни и могут полностью преобразить офис, разделив его на индивидуальные изолированные отсеки и зоны для общения.

Даже в самом маленьком офисе есть приемная, комната персонала, кабинет руководителя, зона для совещаний.

Для каждой из указанных зон примерно рассчитаны минимальные площади и планировочные решения, позволяющие избежать психологического дискомфорта.

Так, площадь приемной зависит от ежедневного количества посетителей, но не может быть меньше 10 м2. Иногда вместо традиционной комнаты-приемной, устраивается сектор "ресепшн" в открытом пространстве офиса, обязательно в сочетании с раздевалкой или шкафом для одежды.

Комната для совещаний или переговоров может использоваться как место для презентации и демонстрации товаров или услуг. Также здесь рационально сосредоточить всю презентационную технику. Иногда зона для совещаний с целью экономии пространства располагается в кабинете руководителя. Но в таком случае кабинет делится на две части - официальную и неформальную, где обязательно есть кресла и журнальный столик.

Для функционального и удобного кабинета топ-менеджера достаточно 12 м2. Но чаще размеры кабинета выбираются, исходя из имиджевых соображений.

Комнаты-отсеки для персонала должны проектироваться с учетом количества сотрудников и направления их перемещений по офису. Кроме того, зачастую необходимо обеспечить звуковую и визуальную изоляцию рабочих мест. Важен и фактор размещения техники (принтеры, копиры, шредеры), которой регулярно пользуются все работники. Рационально установить ее на месте пересечения всех рабочих маршрутов.

Проблему недостатка пространства можно решить с помощью оптимизации рабочих мест. Иначе говоря, подобрать подходящие форму и габариты рабочего стола, количество приставных столов и иных дополнительных элементов в виде настольных или навесных полок, приставных или выкатных тумб.

Также существенно повышают эффективность использования площадей одно - или двустворчатые раздвижные (откатные) двери. Они могут быть устроены в непрозрачных, остекленных, комбинированных офисных перегородках. Горизонтальные жалюзи, встроенные в остекление перегородок и дверей, позволяют добиться визуальной изоляции, когда это необходимо.

Для организации отдыха стоит создать зону для перерывов на кофе, наподобие барной стойки. Их важно проводить стоя, что позволит не только быстро обменяться оперативной информацией, но и размяться. Отдельная кухня-столовая менее эффективно использует пространство, но может значительно сэкономить время - сотрудникам нет необходимости выходить на обед за пределы офиса.

Примеры планировки офиса
(По материалам сайта Ergonimic design)

На примере перепланировки старого офиса мы продемонстрируем все преимущества современной планировки интерьера офиса.

Рассмотрим разные варианты

«Розочка» в центре комнаты позволяет организовать рабочую зону для людей, занимающихся выработкой коллективных решений, труд которых часто пересекается. С другой стороны, предложенный вариант с наборами полок для всех четырех Пилотов позволяет практически полностью скрыть рабочие зоны (оптимально для операторского труда). Наличие двух проходов по бокам обеспечивает удобный доступ ко всем рабочим местам. Однако дальние Бизнесы «прикрыты» от лишних взглядов секретарским «крестом».

Явным достоинством здесь является дизайн: таких офисов из обычной мебели никто предложить не сможет!

Симметричная «розочка» построена на четырех Пилотах. На заднем плане использованы 2 Бизнеса.

Если работники должны постоянно перемещаться, к ним приходят клиенты и сотрудники, вариант с максимальной свободной площадью в центре подойдет им больше всего. Все рабочие линии выстроены вдоль стен, так что комната остается «пустой». Смешанная компания четырех Пилотов и двух Бизнесов выглядит абсолютно гармонично. Дизайн подкрепляется настенными полками.

Двухобъемный офис очень хорош для обслуживания клиентов разного уровня. Длинные поперечные линии Бизнесов на переднем плане способны «принять» помимо работника посетителя. Внутренняя «бухта труда» создает комфортные условия для плодотворной аналитической деятельности.

Планировка реализована с помощью 6 столов модели Business с полками. Возможны настенные полки и стеллажи.

Благоустройство офиса – это не только удобные рабочие места, вращающиеся кресла и рекламный стенд с продукцией фирмы. Современные тенденции оформления офиса подразумевают и его украшение. Дизайнеры все чаще и чаще обращаются не к офисной мебели, а именно к аксессуарам, которые придают тепло, уют и особую стильность рабочему помещению. Согласитесь, что в офисе, заботливо оформленном домашними «мелочами», работать, да и вообще находиться приятнее, чем в комнате с голыми стенами и парой шкафов, забитых рабочей литературой.

Для декорирования офиса используются живые цветы, и искусственные букеты, и настенные панно, и изделия из камня, и разные лампы. Даже металлическая вешалка, поставленная в определенное место, может придать необычную элегантность или оригинальность обстановке. Вешалка может быть черного, серого, красного, синего, зеленого цветов.

Последний год на пике моды украшение офисов изделиями из натурального камня. Западные дизайнеры давно уже применяют для декорирования рабочих помещений кристаллы, минералы и камни. Существуют даже студии, специализирующиеся на работе с этими материалами. Зеленоватый нефрит, голубой агат, красная яшма превратят офис в настоящую обитель вкуса и стиля и сделают обстановку богаче. Также очень важно декоративное освещение интерьера. В офисе могут быть использованы настенные, напольные лампы, бра оригинальных форм и расцветок.

Офис могут украшать как искусственные цветы, так и живые. Очень актуально ставить у дверей офиса экзотические живые пальмы в бочках. Шкафы могут украшать развесистые традесканции и плющи, которые будут красиво ниспадать с полок. Цветы ставят в яркие горшки, как правило, пластиковые, но не исключено использование и керамики. Можно также посоветовать в качестве оформления офиса цветочные композиции из тканей, в частности, шелка, а также сухие букеты. Цветы успокаивают, радуют глаз и душу, преображают и оживляют любую комнату. Во многих офисах около компьютеров и прочей техники ставят цветы, особенно кактусы. Некоторых виды кактусов способны поглощать вредное излучение. Растения прекрасно снимают напряжение.

Флористический коллаж – новинка в оформлении офисов. Удобен он тем, что не требует ни ухода, ни ваз, ни большой площади. Такой коллаж располагается на стене. Это своего рода картина, выполненная из сухих растений. Не потеряли своей популярности и обыкновенные картины, писаные красками. Одна из тенденций украшения офиса в Америке - это дипломы в тонких стильных рамах, фотографии сотрудников и гостей компании, висящие на стенах. Сейчас многие осознали необходимость оформления офиса «приятными мелочами». Появились и дизайнеры, и целые фирмы, специализирующиеся на офисных аксессуарах. Офис должен быть уютным и приятным для работы.

Тема 4. Эргономика рабочего места в условиях внедрения современных технических средств и информационных технологий.

План

1.  Офисная эргономика: сочетание и компоновка рабочего места современного офисного работника

2.  Нормируемые величины и требования к офисной мебели

3.  Научная организация рабочего пространства при работе с компьютерной техникой

Вспомогательные приспособления в современном офисе

Продуманная эргономика исподволь заставляет работника с гораздо большей отдачей трудиться на своем рабочем месте.

Пример обеспечения одного стандартного рабочего места для нового сотрудника.

Выделенное рабочее место (рабочий стол и стул/кресло) должно быть оборудовано:

-  2-3 горизонтальными лотками для бумаг;

-  3 папками-регистраторами (400 и 700 мм);

-  3-5 папками-скоросшивателями (как с прозрачным листом, так и другими)

-  Файл-папками с перфорацией (карманы);

-  калькулятором;

-  необходимым ассортиментом в соответствии с корпоративным стилем компании (планингом, календарем и т. п.);

-  телефонным аппаратом (внутренняя связь и выход на город);

-  ПК в комплекте (если работа связана с использованием компьютера);

-  стеллажами и полками для документов, если они относятся к выделенному рабочему месту.

Для достижения более высокого показателя в этом вопросе эргономика должна организовывать движения сотрудника, делать их оптимальными и наименее временно-затратными, например, в поисках документов, в возможности переключения на другой вид действий, даже в возможности отвлечений на посторонние темы.

Этот легко контролируется мебельными решениями. Например, используя экраны, создавая приватность рабочему месту, можно просто исключить этот немаловажный стрессовый отвлекающий фактор. Тем самым фирма не только заботится о здоровье своих сотрудников, у которых значительно понижается нервная нагрузка, это позволяет персоналу намного более продуктивно работать. А если еще функцию экранов одновременно выполняют необходимые мебельные предметы, то такой офис получается наиболее эффективным и экономичным.

Вернемся к понятию «офисная эргономика». Рабочее место современного офисного работника – это стол, стул, зона хранения их сочетание и компоновка.

Стол. Многие используют вариант со столешницей, которая окружает сидящего с трех сторон, оставляя при этом доступным любой уголок рабочего места. Данная модель чрезвычайно эргономична и функциональна, ее единственный недостаток – громоздкость при перестановках. Но есть и облегченные эргономичные варианты столов, где их преимущества достигаются не только формой, а, прежде всего, возможностью комплектации с другими инструментами офисной обстановки.

На рабочей поверхности стола должны быть размещены только те предметы и документы, которые необходимы сотруднику для выполнения оперативной работы. Текущие документы, с которыми он работает в течение дня, хранятся в папках или многоярусных лотках. На поверхности стола-приставки располагаются средства связи и оргтехники. В емкостях рабочего стола размещаются канцелярские принадлежности, средства малой оргтехники, бумага, бланки, конверты и др. Выдвижные ящики стола рекомендуется оборудовать специальными приспособлениями для подвесного хранения папок и на каждом ящике укрепить карточку с перечнем находящихся в нем дел. Дела и папки, хранящиеся в столе, в шкафах и на полках, должны иметь яркую маркировку различной расцветки с кодовыми отметками, номерами дел по номенклатуре, что поможет быстро найти нужный документ или дело.

Рабочие офисные столы подразделяют на регулируемые и нерегулируемые по высоте рабочей поверхности. Конструктивное исполнение современных офисных столов позволяет не только регулировать их высоту, но и изменять положение столешницы. Регулируемая высота рабочей поверхности стола изменяется в пределах от 680 до 800 мм.

Рекомендуемые размеры рабочей поверхности офисных столов при нерегулируемой высоте рабочей поверхности приведены в таблице 1.

При выборе размера рабочего стола следует учитывать параметры зоны досягаемости сотрудника офиса. Она представляет собой участок трехмерного пространства, ограниченный траекториями движения рук сотрудника в горизонтальной и вертикальной плоскостях. Различают максимальную и нормальную зоны досягаемости. Та часть столешницы, до которой работник дотягивается рукой с прижатым к туловищу локтем без наклона корпуса, составляет нормальную зону досягаемости. Часть столешницы, до которой он может достать вытянутой рукой при наклоне корпуса не более 30°, образует зону максимальной досягаемости. Предметы, которые работник использует постоянно, должны находиться в зонах досягаемости.

Нормируемая величина	3начение
Размеры рабочей поверхности
высота, мм	725
глубина, не менее, мм	600
ширина, не менее, мм	1200
Размеры пространства для ног
высота, мм	600
ширина, мм	500
глубина на уровне коленей, не менее, мм на уровне вытянутых ног, не менее, мм	450 650

Таблица 1. Размеры рабочего стола

Целесообразно расположить документы и принадлежности на столе в порядке приоритетности и частоты их использования, чтобы исключить наклоны и повороты.

Конкретные размеры зон досягаемости зависят от рабочей позы (стоя или сидя) и от антропометрических данных сотрудника. Средняя зона охвата рук человека составляет 35–40 см.

Оптимальная высота рабочего стола определяется в зависимости от роста человека, который за ним сидит. Чтобы определить оптимальную для человека высоту рабочего стола, специалисты рекомендуют сесть за стол, поставить ступни (пятку и носок) на пол, распрямить спину – край стола при этом должен находиться на уровне середины живота.

Сопоставив основные требования с пространственными размерами и компоновкой рабочего стола сотрудника офиса, специалисты в качестве оптимальной предлагают угловую структуру рабочего стола с лекальным передним краем: она оптимальна по занимаемой площади, «мертвое пространство» занято дисплеем, а сглаженный полукруглый передний край образует дугу вокруг пользователя, обеспечивая максимальную зону досягаемости.

Брифинг-приставка. Как правило, приставка к столу совершенно не используется самим сотрудником – он фактически не может до нее дотянуться. И то время, когда у него нет посетителей, она, включая, как правило, еще и посетительские стулья, стоит неиспользуемая, тем самым, занимая дорогостоящие арендуемые или собственные площади компании. Но есть эргономичные передвижные брифинг-приставки. В то время, когда у специалиста нет посетителей, она служит дополнительной рабочей поверхностью стола, при этом, одним небольшим поворотом она превращается в прекрасный стол для переговоров.

Офис-менеджеру необходимо обеспечить физический и психологический комфорт посетителя.

Для того чтобы подписать, рассмотреть многочисленные бумаги, являющиеся неотъемлемой частью офисной жизни, за стол нужно сесть или наклониться над ним. Посетителю часто приходится присаживаться, чтобы, например, подписать или рассмотреть документ. Для этого нужен как минимум стул, свободно стоящий возле каждого стола. Нужно дополнительное место, куда, например, можно положить верхнюю одежду. Нужна брифинг-приставка, чтобы положить руки или какие-либо свои вещи на нее, а не на чужой стол, чтобы не посягать на чужое пространство. Иначе посетителю неудобно, либо неудобно хозяину стола, когда на него бесцеремонно кто-то «посягает». Поэтому без брифинг-приставки посетитель заранее ставится в неудобное положение.

Переговоры и хорошие деловые контакты во многом зависят от психологического комфорта обеих сторон. Но зачастую каждому сотруднику брифинг-приставку не поставишь, у руководителей не всегда есть время усаживать каждого посетителя возле себя, да и у посетителя не всегда есть время рассиживаться. Много вопросов, решаемых в течение дня, можно делать гораздо быстрее и эффективнее – стоя. Для этого уже нужен не стол, а например, приставная тумба или шкаф, более высокий, чем стол, который создает прекрасную зону быстрых переговоров. Наклоняться не нужно, раздеваться/садиться тоже отпадает необходимость, исчезает дополнительная суета по многочисленным мелким вопросам, как раздеть посетителя, пододвинуть ему стул, обойти сидящего. Посетитель спокойно, никому не мешая, причем, заметьте, занимая мало места, не наклоняясь, имеет возможность быстро ознакомиться с какими-либо документами, облокотившись на свою «персональную» рабочую поверхность. Здесь уже подключается многофункциональность предметов офисного пространства, т. к. указанная тумба/шкаф – это не только быстрая переговорная зона, это еще и зона хранения, которая может выполнять также функцию экрана, создавая приватность и т. д.

Преимущественной рабочей позой в офисе является положение сидя, что может способствовать возникновению ряда патологических явлений: расслаблению мышц живота, сутулости, опущению внутренних органов, появлению остеохондрозов, радикулитов и т. п. Для рационализации рабочей позы в положении сидя и предотвращения ее нежелательных последствий необходимо при организации рабочего места в офисе уделить особое внимание выбору рабочего стула (кресла).

Рабочий стул (кресло). Он должен обеспечивать поддержание физиологически рациональной рабочей позы в офисе в процессе трудовой деятельности, возможность изменения позы с целью уменьшения статического напряжения мышц шейно-плечевой области и спины, а также для исключения нарушения циркуляции крови в нижних конечностях. Учитывая то, что сотрудникам часто бывает необходимо поворачиваться к столам-приставкам, шкафам для хранения документов, стул (рабочее кресло) должен быть подъемно-поворотным и регулируемым по высоте и углам наклона сиденья и спинки, а также расстоянию спинки от переднего края сиденья, что позволит обеспечить удобную рабочую позу. Высота стула должна быть отрегулирована под горизонтальное расположение бедер и вертикальное расположение голеней, при этом ступни должны твердо находиться на полу. Рекомендуемая высота сиденья рабочего стула над уровнем пола – от 400 до 550 мм. Специалисты рекомендуют располагать поверхность сиденья на 3 см ниже подколенной впадины человека. Сиденье рабочего стула должно иметь ширину не менее 400 мм. Кроме того, должна быть возможность изменения угла наклона сиденья от 15º вперед до 5º назад, что позволит сидящему работнику постоянно упираться ногами в пол. Для обеспечения максимальной поддержки спины спинка рабочего стула должна регулироваться в поясничной области. Современные модели рабочих кресел позволяют согласованно изменять положение спинки и сиденья в зависимости от положения пользователя и оснащены системой «антивозврата» спинки. Упор кресла регулируется в зависимости от веса пользователя. Хорошо спроектированный стул должен иметь независимые регуляторы высоты, заднего и переднего угла спинки, чтобы сотрудник мог свободно наклоняться вперед и назад без дополнительной регулировки.

Далее, рассмотрим требования к стульям для персонала. Использование колес и механизм газ-лифта сделали революционный шаг в этом направлении. Сегодня предлагаются модели, подстраиваемые не только под рост, вес, но и под специфику работы специалиста и его психологические особенности. В этих моделях регулируются как отдельно, так и синхронно спинка, сидение, подлокотники, подголовник – по высоте, глубине, углу наклона. Регулируется поддержка поясницы. В некоторых моделях предусмотрено движение спинки и сидения по трем осям как отдельно, так и синхронно, кресло повторяет все движения своего владельца, одновременно корректируя его осанку.

Отдельного слова заслуживают материалы. Использование дышащих тканей и сетки делают рабочее кресло не только эстетичным, легким в уходе, но и предельно комфортным для человека, вынужденного проводить немалую часть своей жизни в сидячем положении.

Зона хранения. Включает различные варианты тумбочек и шкафов. В этом направлении как раз мало что изменилось с прежних времен. Редко можно встретить в офисном помещении тумбу с ролл-дверцами, передвижные мобильные многофункциональные шкафы-тумбы, «картотечную» систему хранения документации. Чаще всего в офисе присутствует шкаф, который занимает достаточно много места и требует от сотрудника далеко не эргономичных действий по его использованию. Удобны, например, навесные или мобильные тумбы разной комплектации и дизайна, которые можно использовать в качестве, например, дополнительного стула; многофункциональные передвижные тумбы; шкафы, «вытекающие» из рабочего места сотрудника; выдвигающиеся модели, которые при этом увеличивают рабочую поверхность стола, а также используют только зону прохода именно рабочей зоны самого специалиста – эта функция данных шкафов предельно экономит офисное пространство и создает неповторимое эргономичное преимущество данного вида офисной обстановки. Для хранения архивной документации, которая в силу своей специфики используется гораздо реже, можно предусмотреть классические варианты шкафов, возможно, более зауженные, но установить их, например, в «коридорной» зоне.

Таким образом, сегодняшняя организация офисного пространства зачастую требует не только максимальных эргономичных показателей, но и максимально эффективного использования каждого метра полезной площади, что вкупе достигается посредством моделей мебельных решений, где используются принципы мобильности и трансформации. Трансформация предусмотрена не только у возможных мебельных предметов, но и зон. Так, например, зону отдыха можно свободно трансформировать в конференц-зал или в переговорную комнату и т. д. Подобная мобильность достигается за счет системы модулей, способных «наращиваться» за счет специальных вставных конструкций, складных предметов, ширм и т. д. 

Основными повреждающими здоровье при работе за компьютером, как и при любой сидячей работе, являются следующие неспецифичные (т. е. не связанные именно с работой за компьютером) факторы:

Сегодня особенно стремительно развивается компьютерная техника, с необычайной быстротой появляются, и также быстро устаревают и отмирают различные технические решения и стандарты. Перед эргономикой и эргономистами будут вставать все новые задачи, касающиеся организации безопасных и комфортных условий для людей работающих с компьютером.

Научная организация рабочего пространства базируется на данных о средней зоне охвата рук человека - 35-40 см. Ближней зоне соответствует область, охватываемая рукой с прижатым к туловищу локтем, дальней зоне - область вытянутой руки.

Работа с клавиатурой. Неправильное положение рук при печати на клавиатуре приводит к хроническим растяжениям кисти. Клавиатура должна располагаться в 10-15 см (в зависимости от длины локтя) от края стола. В этом случае нагрузка приходится не на кисть, в которой вены и сухожилия находятся близко к поверхности кожи, а на более "мясистую" часть локтя. Современные, эргономичные модели имеют оптимальную площадь для клавиатуры за счет расположения монитора в самой широкой части стола. Глубина стола должна позволяет полностью положить локти на стол, отодвинув клавиатуру к монитору.

Расположение монитора. Существует несколько научных теорий, по-разному определяющих значимые факторы и оптимальные расстояния от глаза до монитора. Например, рекомендуется держать монитор на расстоянии вытянутой руки, но при этом, человек должен иметь возможность сам решать, насколько далеко будет стоять монитор. Конструкция современных столов позволяет менять глубину положения монитора в широком диапазоне. Верхняя граница на уровне глаз или не ниже 15 см ниже уровня глаз.

Внутренний объем. Значимым фактором является пространство под столешницей. Высота наших столов соответствует общепринятым стандартам, и составляет 74 см. Также необходимо учесть, что пространства под креслом и столом должно быть достаточно, чтобы было удобно сгибать и разгибать колени.

Кресло. Кресло должно обеспечивать физиологически рациональную рабочую позу, при которой не нарушается циркуляция крови и не происходит других вредных воздействий. Кресло обязательно должно быть с подлокотниками и иметь возможность поворота, изменения высоты и угла наклона сиденья и спинки. Важно, чтобы все регулировки были независимыми, легко осуществимыми и имели надежную фиксацию. Кресло должно быть регулируемым, с возможностью вращения, чтобы дотянуться до далеко расположенных предметов.

Дисплей и клавиатура. Требования к конструкции дисплея, визуальным параметрам экрана и параметрам излучений регламентируются ГОСТом «Средства отображения информации индивидуального пользования. Общие эргономические требования и требования безопасности». На одном уровне с экраном дисплея целесообразно расположить пюпитр для документов, угол наклона которого должен регулироваться в пределах 30º–70º от вертикального положения.

Важное значение в обеспечении оптимальных условий работы в офисе имеет размещение на рабочем столе клавиатуры. Для снижения риска растяжения кисти клавиатуру следует располагать на поверхности стола на расстоянии от 100 до 300 мм (в зависимости от длины локтя) от края стола или на специальной регулируемой по высоте рабочей поверхности, отделенной от основной столешницы. При работе с клавиатурой и «мышью» рука всегда должна касаться стола и локтем, и запястьем, и предплечьем. Это положение позволяет минимизировать нагрузку на мышцы плечевого пояса и предотвратить развитие шейного остеохондроза. Клавиатура должна находиться на уровне чуть выше коленей, чтобы предплечья были параллельны полу. Глубина стола должна позволять сотруднику полностью положить локти на стол, отодвинув клавиатуру к монитору. Если клавиатура выше 1,5 см, желательно использовать подлокотники.

Вспомогательные приспособления. В целях уменьшения статического напряжения мышц рук работающих в офисе, следует использовать стационарные или съемные подлокотники рабочего стула, которые регулируются по высоте над сиденьем в пределах 230±30 мм и внутреннему расстоянию между подлокотниками в пределах от 350 до 500 мм. Подлокотники должны быть длиной не менее 250 мм при ширине 50–70 мм. Подлокотники поддерживают предплечья и позволяют уменьшить усталость плеч и шейных позвонков.

Желательно, чтобы кресло имело подголовник – это позволит уменьшать напряжение мышц шеи.

Обеспечить максимальную устойчивость позволит использование рабочего стула с пятью точками опоры. Для расширения рабочей зоны желательно, чтобы рабочий стул (кресло) был на колесиках.

При выборе рабочего стула (кресла) для оснащения рабочего места в офисе специалисты рекомендуют выбирать модели с утолщенными спинками и сиденьями – они позволяют более равномерно распределить давление тела на кресло, а также с утолщенным изгибом, расположенным на переднем крае сиденья, который помогает избежать нежелательного давления на ноги под коленями.

Вспомогательным приспособлением при организации рабочего места в офисе является подставка для ног, которая должна регулироваться по высоте в пределах до 150 мм и углу наклона опорной поверхности – до 20°. Ширина опорной поверхности подставки для ног должна составлять не менее 300 мм, глубина – не менее 400 мм. Целесообразно, чтобы поверхность подставки была рифленой, а по переднему краю был бортик высотой 10 мм

Освещение. Для работы в офисе важен не только достаточный уровень освещенности, но также соответствующий определенным задачам цвет светового потока. Рабочая зона должна быть грамотно спланирована с учетом расположения светильников и окон, для того чтобы предотвратить такие раздражающие факторы, как блики, ослепление и затенение. Светильники направленного света не рекомендуется размещать непосредственно над рабочим местом.

Свет, проходящий через окно, может казаться слишком ярким или вызывать блики. Защитой могут служить жалюзи. Для того чтобы производить гармоничное впечатление, искусственный свет должен смешиваться с дневным светом и дополнять его. Помещение должно быть просторным, хорошо проветриваемым и в меру светлым.

Яркий солнечный свет порождает блики на мониторе, поэтому лучше предусмотреть жалюзи. Вообще по всем гигиеническим нормам помещение в целом и рабочее место должны быть освещены достаточно и равномерно. Недопустимо в темной комнате освещать только рабочее пространство, однако если для какой-либо работы необходим очень яркий свет, то лучше дополнительно осветить рабочее место при достаточном, но не излишнем фоновом освещении.

В помещении проблема чистого воздуха сегодня решается путём установки систем кондиционирования, имеющих широкий спектр функций по обеспечению качества воздуха. В отличие от кондиционеров, которые все же не являются предметами первой необходимости, системы вентиляции устанавливаются во всех жилых и офисных зданиях. Наличие вентиляционных систем настолько важно, что требования к их техническим характеристикам регулируются государством и прописаны в Строительных Нормах и Правилах (СНиП).

Все это объясняется тем, что при отсутствии вентиляции в закрытых помещениях возрастает концентрация углекислого газа и других вредных веществ. Это негативно сказывается на самочувствии людей, вызывает головную боль, сонливость, потерю работоспособности.

Практическое занятие: Эргономика современного офиса

Цель работы: Организация своего рабочего места на основе изучения общих требований эргономики рабочего места в офисе.

Порядок выполнения работы

1.  Изучить теоретическую часть на примере обеспечения одного стандартного рабочего места для нового сотрудника

2.  Изучить нормативные локальные акты предприятия, регламентирующие деятельность конкретного работника офиса: положение о структурном подразделении, должностную инструкцию, инструкции по конкретным видам деятельности работника, инструкцию о технике безопасности и др.

3.  Определить требования к видам обеспечения рабочего места: организационному, методическому, техническому, программному информационному.

4.  Обосновать разработанные требования к системе обеспечения эргономичного рабочего места.

5.  Сформулировать перечень мероприятий по усовершенствованию работы секретаря

6.  Оформить отчёт.

Содержание отчёта

1.  Название и цель творческой работы.

2.  Описание выполнения работы.

3.  Выводы и предложения.

4.  Приложения:

-  локальные акты предприятия, регламентирующие деятельность работника офиса;

-  графический вариант мебельного решения;

-  перечень требований к рабочему месту: стол, стул, зона хранения.

Рекомендуемая литература

1.  Трудовой кодекс РФ, 2004 г.

2.  обеспечение управления: учебно-практ. пособие / .- М.: ТК Велби : Проспект, 200с.

3.  Основы делопроизводства (Современное делопроизводство): практикум / Сост. .- Уфа: РИО БАГСУ, 200с.

4.  Делопроизводство: Учебник / Под ред. .- М.: МЦФЭР, 2004.-544 Делопроизводство. Информационно-практический журнал.

5.  Секретарское дело. Информационно-практический журнал.

6.  Справочник секретаря и офис-менеджера. Информационно-практический журнал.

7.  Информационно-практический журнал, www. *****.

8.  Интернет - сайты фирм, специализирующихся на продажах офисной мебели

Тема 5. Обеспечение жизнедеятельности офиса.

План

1.  Обеспечение функционирования производственных площадей и зданий

2.  Оперативное обслуживание руководителей и сотрудников компании

3.  Организация командировки руководства

Подготовка совещания

Организация работы служебного транспорта

Организация обеспечения (снабжения) офиса

Основой деятельности офис-менеджера, а нередко и секретаря является административно-хозяйственная работа и организация оперативного обслуживания компании, и здесь существует довольно много нюансов, которые должны знать настоящие профессионалы.

Основные составляющие работы офис-менеджера

1.  Организация обеспечения (снабжения) офиса:

-  анализ рынка предоставляемых товаров и услуг, выбор выгодных условий;

-  формирование товарного ассортимента (необходимый и достаточный ассортимент, создание запаса расходных материалов);

-  создание системы учета, хранения и выдачи товарно-материальных ценностей (ТМЦ).

2.  Оперативное обслуживание руководителей и сотрудников компании:

-  организация командировок (заказ билетов, бронирование гостиниц, оформление документов, представительские расходы);

-  организация корпоративных мероприятий (КМ): календарь КМ, бюджет, смета, приобретение сувенирной продукции.

3.  Организация работы служебного транспорта:

-  мониторинг компаний по вопросам приобретения, лизинга, страхования;

-  планирование поездок, выдача путевых листов, контроль расхода горюче-смазочных материалов, т. е. бензина.

4.  Обеспечение функционирования производственных площадей и зданий:

-  соблюдение санитарных норм, норм охраны труда, правил техники безопасности и пожарной безопасности;

-  контроль систем кондиционирования и вентиляции;

-  ремонтные работы: выбор компаний, контроль их работы. „

Круг обязанностей офис-менеджера может быть и шире, в зависимости от величины компании, наличия отдельных подразделений, занимающихся вопросами обеспечения жизнедеятельности компании и ее отдельных структур. В организационной структуре крупной компании могут быть такие отделы, как административно-хозяйственный (АХО), отдел логистики, служба главного инженера, которые максимально активно ведут работу по направлениям организация работы служебного транспорта и обеспечения функционирования производственных площадей и зданий.

Осветим более подробно деятельность офис-менеджера по первым двум направлениям.

Анализ рынка предоставляемых товаров и услуг. Выбор выгодных условий

Рынок товаров и услуг для офиса сегодня достаточно широк. Мы можем выбрать ту компанию, которая предоставит максимум услуг на выгодных для нас условиях, таких, как: накопительные скидки, бонусы (например, за рекомендацию других клиентов), доставка небольшой партии товара с курьером в течение дня, скидки от объема товара и т. д.

При формировании объема закупок для нужд компании необходимо учитывать предоставление компанией-поставщиком необходимых документов, приемлемые варианты оплаты и т. п.

Все компании-поставщики делятся на 2 группы:

-  компании комплексного обслуживания

-  раздельного предоставления услуг.

Компании комплексного обслуживания обеспечивают своих клиентов канцелярскими товарами, деловыми сувенирами, товарами для офиса, мебелью, хозяйственным инвентарем, оргтехникой, частично продуктами питания. Обычно это сетевые компании, с центральным офисом в Москве и отделениями в крупных городах России.

Компании раздельного предоставления услуг специализируются на конкретных направлениях. Например:

-  канцелярские товары, аксессуары, деловые сувениры, офисное оборудование;

-  питьевая вода, одноразовая посуда и продукты (чай, кофе, сахар);

-  оргтехника, комплектующие, аксессуары;

-  стрейч-пленка, скотч, упаковочные материалы;

-  хозяйственные товары (средства для уборки, инвентарь);

-  офисная мебель, интерьерные решения;

-  полиграфия (визитки, календари, буклеты).

Формирование товарного ассортимента

Организационная работа по формированию необходимого ассортимента весьма разнообразна. Рассмотрим особенности работы по нескольким направлениям.

1.  Канцелярские товары.

Самый распространенный и объемный участок работы офис-менеджера. В перечень канцелярии входит множество мелочей, без которых не сможет нормально работать ни одна фирма. Бумага, ручки, органайзеры, лотки для документов, папки, калькуляторы, и т. д. - весь ассортимент перечислить невозможно, но можно показать вариант закупки канцелярских товаров на одного работника, что и было показано при изучении предыдущей темы.

Этот список может быть меньше или больше, в зависимости oт выполняемой сотрудником работы.

Объем и частота заказов канцелярских товаров зависят от бюджета компании, ее величины, заказываемого ассортимента и других параметров.

Например, можно делать заказ 1 раз в месяц на всю компанию. Предварительно собирать заявки от подразделений, сводить их в общий список, далее при поставке - распределять по отделам в зависимости от заказа. Крупные компании иногда осуществляют заказы по подразделениям.

Компании, предоставляющие услуги по обеспечению канцелярскими товарами, имеют большое количество конкурентов, поэтому борьба и за каждого клиента. Вам могут предложить скидки от общей суммы заказа и накопительные, бонусы, сезонные скидки, специальные цены на определенные виды товаров, приоритетные условия доставки и т. д.

Ценовая политика компаний-поставщиков сегодня может измеряться по стоимости офисной бумаги. Цена зависит от марки и сорта бумаги, от объема заказа (вашей потребности). Снижая стоимость заказа на офисную бумагу, поставщик может оставить высокими цены на остальной ассортимент товаров. Но если ваша компания делает большие заказы, то поставщику выгоднее снизить стоимость на весь ассортимент (дать большие скидку), поскольку объем заказа в суммарном выражении и так окажется значительным.

2.  Продукты питания, вода.

Этот спектр услуг, как правило, обеспечивается специализированными компаниями. Компания обычно предоставляет услуги не только по доставке воды, но и по обеспечению оборудования для ее подачи (кулеры диспенсеры), а также проводит его установку и техническое обслуживание.

При выборе компании, осуществляющей доставку горячих обедов, обслуживание банкетов и фуршетов, необходимо, в первую очередь, выяснить ее репутацию на рынке, изучить поставщиков, сроки приготовления еды, сроки ее доставки в пределах города и др. При обращении компаний в фирмы, нарушающие технологию термообработки и хранения продуктов, фиксировались случаи массовых отравлений сотрудников.

3.  Оргтехника, связь, расходные и комплектующие материалы.

С этим сегментом деятельности должны быть связаны в первую очередь IT-службы, но в небольших фирмах эту работу также выполняет офис-менеджер или секретарь. Закупать основные средства, такие, как принтер, ксерокс, сканер, факс (нередко это комбинированный аппарат - многофункциональное устройство), а также презентационное оборудование (проектор, ноутбук) необходимо исходя из активности деятельности фирмы и ближайших перспектив ее расширения. Чаще всего компании, производящие установку техники и аппаратуры, обеспечивают и ее сервисное обслуживание: поставку картриджей, текущий ремонт и технический осмотр. Компания также может порекомендовать наиболее подходящий сорт и марку бумаги.

Также в ведении офис-менеджера находится офисная связь (мини-АТС), мобильная связь. Необходимо иметь все координаты обслуживающей компании, договор на корпоративное обслуживание по мобильной связи. Менеджер поможет выбрать оптимальный тариф, исходя из численности сотрудников, региона, роуминга и других условий. Интернет-ресурсы должны быть также в ведении IT-служб. В обязанности офис-менеджера может входить подбор компаний, осуществляющих услуги по установке Интернета. Выбор всегда делает руководитель. Но если эта функция поручена офис-менеджеру, ему необходимо учесть такие параметры, как объем и скорость передаваемых данных, качество связи в регионе, ценовую политику компании - поставщика услуг, возможность предоставления дополнительных услуг (пакетная связь, GPRS) и т. д.

Организация командировки руководителя

Подготовка и организация служебных поездок руководителя и сотрудников компании входит в список основных обязанностей секретаря, помощника руководителя, офис-менеджера. Обсудим более подробно организацию командировки руководителя - заказ билетов, бронирование гостиниц, оформление необходимых документов.

Командировки можно разделить на несколько видов:

1.  Однодневного пребывания (без ночевки в гостинице).

2.  Кратковременного пребывания (от 1 до 3 дней).

3.  Длительного пребывания (свыше 3 дней).

4.  Маршрутные (посещение нескольких пунктов за одну поездку).

Также необходимо разделить поездки по 2 направлениям: в пределах России и зарубежные.

Начинаем подготовку поездки с составления информационного листа, который можно оформить в виде таблицы:

1.  Место пребывания (маршрут командировки).

2.  Даты пребывания (период).

3.  Количество человек (если едет не только руководитель).

4.  Пакет документов (презентационные или другие материалы).

5.  Тип отеля, тип номера, количество номеров (для группы).

6.  Дополнительные услуги отеля (конференц-пакет, обеды, ужины, отдых и т. д.).

7.  Вид транспорта, время отъезда (вылета) и приезда (прилета).

8.  Трансфер от места прибытия до отеля и обратно.

9.  Командировочные документы.

10.  Дополнительные услуги (спортивные или культурные мероприятия, экскурсии и т. д.).

Зная первые три пункта, можно бронировать билеты. Обычно в форму заявки на бронирование включаются следующие данные: Ф. И.О. командированного сотрудника, паспортные данные (серия, №), даты отъезда и прибытия, вид и тип транспорта (для ж/д - СВ, купе, для авиа - бизнес-, эконом-класс).

Бронировать билеты можно сделать это самостоятельно на различных сайтах, обратиться в кассы ж/д вокзалов или аэропортов, можно обратиться в компанию, занимающуюся бронированием билетов (ее можно поискать в Интернете).

Обращение к компании предпочтительнее в том случае, если командировка маршрутная. Оператор вам предложит максимально выгодные рейсы (транзит), виды транспорта и время с учетом часовых поясов. Кроме того, компании, занимающиеся бронированием и продажей билетов, обычно предлагают и услуги гостиниц, поэтому для экономии времени вы можете оформить комплексную заявку и в дальнейшем просто проконтролировать ее выполнение. При самостоятельном бронировании можно обратиться к таким сайтам, как: www.aviabilet.ru, www.aviashop.ru, www.transtiket.ru.

Бронировать отель необходимо заранее. При проведении масштабных выставок, конференций и других мероприятий номера обычно заказываются за месяц, а иногда и за полгода до мероприятия. Определитесь с номерным фондом и уровнем (звездностью) отеля. Для заявки вам необходимы следующие данные:

Ф. И.О. гостя, тип номера, период проживания, трансфер, конференц-пакет (в случае проведения переговоров), дополнительные услуги отеля, которые можно включить в счет.

Если едет группа, заявка может быть комплексной. Бронирование можно провести в Интернет-версиях бронирования номеров. При самостоятельном бронировании можно обратиться непосредственно в отель. Заявку можно оформить как на сайте отеля, так и составить ее на бланке компании в произвольной форме.

Пример заявки:

Просим зарезервировать 3 одноместных номера бизнес-класса для сотрудников компании: Николаева СП., , в период с 16.102007 (ранний заезд до 12.00) по 19.10.2007 (поздний выезд после 19.00).

Также просим дополнительно включить завтрак 16.10.2007, утренний бассейн и ужин на 16, 17, 18, 19 октября 2007 г. на всех проживающих.

Оплату проживания гарантируем по безналичному расчету. Наши реквизиты:

Дополнительные услуги отеля могут не включаться в счет, они оплачиваются по карте или наличными. Об этом необходимо предупредить руководителя, т. к. в этом случае сумма на представительские и иные расходы должна быть увеличена.

Заказав гостиницу и билеты, необходимо предусмотреть презентационные материалы, которые руководитель или группа берут с собой. В презентационный пакет могут войти любые документы, относящиеся к деятельности фирмы: отчеты, диаграммы, буклеты, договорные и спонсорские пакеты и т. д.

Все документы должны быть предоставлены членам группы в необходимом количестве в отдельных презентационных папках или пластиковых портфелях (кол-во сотрудников, участвующих в переговорах + кол-во партнеров, участвующих в переговорах + 2 дополнительных экз.).

Оформление командировочных документов.

В первую очередь оформляем служебное задание (форма № Т-10а), приказ о направлении работника (работников) в командировку (формы № Т-9 и Т-9а) и командировочное удостоверение (форма № Т-10). Последние два документа оформляются на основании служебной записки и служебного задания. Затем оформляется приказ об исполнении обязанностей руководителя на период его командировки. На основании этих документов бухгалтерия выдает аванс на командировочные, представительские расходы. Во многих компаниях составляют служебную записку на такие расходы, но таким документом (внутренним) можно считать и информационный лист, составленный вами, в котором могут быть указаны все суммы. Руководствуясь таким информационным листом, можно уточнить, что уже заказано из услуг, какие суммы требуются на это, когда бухгалтерия может перечислить средства на корпоративную карту (если руководитель ею пользуется в командировках), сколько нужно выдать на командировочные и другие расходы.

Теперь необходимо позаботиться о том, чтобы группа или руководитель были своевременно доставлены к месту отъезда (вокзал или аэропорт). Разумеется, вся информация для руководителя (когда, какими рейсами он выезжает, кто и где его встречает, где находится отель и т. п.) должна быть подготовлена вами в распечатанном виде (один экземпляр можно сделать для себя). Офисный или личный водитель руководителя должен быть заранее предупрежден о времени отъезда и прибытия.

Последнее, что вам останется сделать, - после возвращения руководителя забрать у него для дальнейшего оформления документы по командировке, а также документы по различным видам оплаты для составления авансового отчета.

Общие вопросы подготовки совещания

Эффективность совещания, как и любого другого делового мероприятия, во многом зависит от того, как оно будет организовано. Значительную часть этой работы в организации проводят офис-менеджер и секретарь.

Приступая к подготовке совещания, необходимо иметь в своем распоряжении соответствующие данные (тема совещания (повестка дня), время и место его проведения, продолжительность, состав участников совещания и др.).

Как правило, эти сведения можно получить непосредственно от руководителя, а в том случае, если инициатором совещания выступает иное должностное лицо (например, один из партнеров руководителя по бизнесу), – из внешних источников (по телефону, факсу, электронной почте, в форме телефонограммы, факсограммы, приглашения и т. п.).

Получив информацию о предстоящем совещании, необходимо:

1.  Точно зафиксировать все полученные сведения в рабочем журнале.

2.  Оповестить приглашенных лиц о порядке проведения совещания по телефону или при помощи письменных приглашений (примерный текст приглашения приведен на рис. 1). Если это мероприятие проводит не руководитель, то его оповещают о предстоящем совещании в первую очередь, уточняя при этом, будут ли дополнительные указания по порядку подготовки к его проведению.

3.  Основываясь на содержании дополнительных указаний руководителя, необходимо определить:

-  Круг должностных лиц, которые будут участвовать в работе совещания. Если не предполагается личное участие руководителя в совещании, следует уточнить, кто и с какими полномочиями будет представлять его на совещании.

-  Общий порядок проведения совещания. На основе полученных указаний разрабатывается и представляется руководителю (в назначенное им время) план (программу) совещания, а при необходимости – и план подготовки совещания. Программа совещания, которое организует сторонняя организация, представляется руководителю сразу после получения ее по почте.

-  Состав информационных материалов, необходимых руководителю для подготовки и участия в совещании. Как правило, такими материалами являются справочные материалы по теме совещания, с которыми руководитель ознакомился заблаговременно, а также текст выступления (доклада) руководителя.

Отметим, что при организации крупных совещаний на сотрудников офиса возлагаются не только обязанности по обеспечению участия в его работе руководителя, а также контроль за подготовкой основных мероприятий. Для выполнения прочих обязанностей по организации совещания, как правило, из нескольких сотрудников формируется временный аппарат (оргкомитет) под руководством ответственного должностного лица из числа помощников (заместителей) руководителя.

В процессе подготовки совещания необходимо проконтролировать следующие моменты:

1. Организационное обеспечение совещания (уборка, расстановка мебели, подключение технических средств, обеспечение рабочих мест участников совещания всем необходимым, включая письменные принадлежности, минеральную воду, пепельницы и т. п.).

2. Информационное обеспечение совещания (составление регистрационных списков участников, сбор информационных, в том числе демонстрационных, материалов, ведение стенограммы и протокола совещания).

3. Материально-техническое и бытовое обеспечение совещания (встреча и размещение участников, расстановка автотранспорта участников, обеспечение участников билетами на общественный транспорт, организация питания, проживания и досуга участников).

Непосредственно перед началом работы совещания, проводимого руководителем, следует:

1. Убедиться в том, что основное помещение, а также вспомогательные помещения (ресепшн, туалетные и курительные комнаты, буфет, пресс-центр и т. п.) подготовлены к проведению совещания.

2. Уточнить, все ли участники совещания собрались, присутствуют ли ключевые фигуры совещания (докладчики, содокладчики и пр.), нет ли изменений в программе совещания.

3. Убедиться в том, что рабочие места участников совещания обеспечены всем необходимым.

4. Убедиться в том, что на рабочем месте присутствуют секретарь-стенографистка, фотограф, сотрудник службы безопасности, помощник руководителя, а также другие лица, обеспечивающие работу совещания.

5. Убедиться, что руководитель имеет при себе все, что ему необходимо для проведения совещания (информационные материалы, канцелярские принадлежности, средства оргтехники, оперативной связи).

6. Убедиться, что на момент доклада руководителю о готовности к началу совещания полностью выполнены отданные им указания.

Личная подготовка офис-менеджера и секретаря к участию в совещании

Не исключено, что руководитель предложит им участвовать в совещании в качестве своего помощника, оператора технических средств демонстрации информационных материалов или стенографистки. Однако, как показывает практика, чаще всего обязанности по ведению и последующему оформлению протокола совещания возлагают на секретаря руководителя.

Для выполнения протокольных обязанностей накануне совещания целесообразно подготовиться к участию в его работе, предусмотрев при этом следующее:

1.  Перед убытием на совещание необходимо перевести технические средства организации работы в офисе в дежурный режим («на прием»).

2.  Убедиться, что участие в совещании не помешает проведению других запланированных на этот день мероприятий.

3.  Подготовить рабочий план совещания с указанием:

-  наименования пункта плана.

-  краткого содержания пункта плана

4.  Подготовить для работы переносной компьютер, диктофон, средства стенографирования.

5.  Подготовить бланк протокола совещания.

Основные правила проведения совещаний

Повышению эффективности совещаний в значительной степени способствует его четкая регламентация, т. е. проведение его в соответствии с четкими правилами. Под регламентом следует понимать организационную основу, порядок проведения совещания, которого его участники должны строго придерживаться. В связи с этим – несколько рекомендаций, которые помогут не только грамотно установить регламент, но и проконтролировать его соблюдение в ходе проведения совещания.

Важнейшими элементами регламента являются:

-  временные показатели совещания и его отдельных элементов (доклад, дискуссия, перерывы и т. п.);

-  основные процедуры совещания (выступление, обсуждение выступления, выработка решения, порядок голосования при принятии решения, порядок информирования участников по ходу совещания и т. п.);

-  состав должностных лиц, принимающих участие в совещании (председатель, секретарь, счетная комиссия и т. п.).

Для установления регламента следует оговорить:

последовательность обсуждения вопросов, вынесенных на совещание (в рамках объявленной темы);

продолжительность основного выступления (доклада и, при необходимости, содокладов);

продолжительность выступлений в ходе дискуссии;

продолжительность совещания, а также продолжительность его отдельных частей и перерывов между ними;

порядок принятия решения при голосовании (форма голосования, форма большинства при голосовании, возможность вынесения особого мнения).

Что касается состава должностных лиц, принимающих участие в работе совещания, то он либо утверждается заранее, либо определяется непосредственно на совещании путем голосования или решением организатора совещания. Практика показывает, что для обычного (планового) совещания оптимальным является следующий регламент:

-  общая продолжительность совещания – 45–50 мин (проводится без перерыва);

-  продолжительность вводной части совещания – до 5 мин;

-  продолжительность основного выступления – 5–10 мин;

-  продолжительность выступлений в ходе обсуждения – 1–3 мин;

-  продолжительность заключительного слова руководителя – до 3 мин;

-  время для справок, объявлений в конце совещания – до 3 мин.

Ведет совещание руководитель или один из его заместителей, если руководитель делает основное выступление. Ведение стенограммы и оформление протокола совещания поручается секретарю или – по решению руководителя совещания – другому должностному лицу из числа участников совещания.

Несколько практических советов по повышению эффективности совещаний

1. Время начала и окончания совещания должно точно соответствовать времени, указанному в плане. Для продолжения дискуссии по отдельным вопросам совещания секретарь может пригласить заинтересованных участников встретиться через 5–10 минут после окончания совещания в удобном для них месте (например, в курительной комнате).

2. Не отступайте от регламента и темы совещания, корректно напоминайте участникам о необходимости соблюдать решения, которые они сами же выработали. «Закругляйте» слишком разговорчивых, охлаждайте пыл не в меру разгорячившихся, регулируйте очередность выступлений.

3. С первой и до последней минуты следите за ведением стенограммы (аудиозаписи) совещания. Экспресс-протокол (решение совещания по главному вопросу повестки дня) должен быть готов через 15–30 минут после окончания совещания, а его копии переданы участникам совещания (их представителям). Рассылку заинтересованным сторонам полных «версий» протокола следует осуществить не позднее следующего рабочего дня, используя для этого факсимильную или электронную почту.

4. Учитывайте, что до того, как будет принято окончательное решение, участники совещания должны быть ознакомлены с мнением специалистов (экспертов, юристов, финансистов, аналитиков и др.).

5. Важнейшим результатом совещания является его задокументированный итог – протокол, решение и т. п. За выполнением наиболее важных пунктов решения, принятого на совещании, должен быть организован контроль.

Офис-менеджеру полезно анализировать опыт участия в подготовке и проведении совещаний.

Этому способствует, во-первых, разбор состоявшихся совещаний с руководителем (к примеру, в конце того же рабочего дня), во-вторых, обмен мнениями с участниками совещания по вопросам его подготовки и проведения и, в-третьих, формирование особого «банка данных», где будут накапливаться наиболее ценные материалы, которые можно использовать при проведении последующих совещаний (формы и бланки документов, примеры текстов, информация о полезных контактах и т. п.). Все это, несомненно, позволит предотвратить ошибки при подготовке и проведении совещаний, повысить их эффективность.

Для надлежащего обеспечения жизнедеятельности офиса приведём пример рабочего дня секретаря в общих чертах.

1.  В начале рабочего дня: проверить состояние рабочего места руководителя, подобрать необходимые материалы, просмотреть план работы на предстоящий день.

2.  Получить почту, зарегистрировать ее, ознакомиться с содержанием документов, выделить те вопросы, которые требуют первоочередного рассмотрения.

3.  Передать руководителю поступившие документы.

4.  Уточнить вместе с руководителем план мероприятий на текущий день.

5.  Передать по телефону или лично указания руководителя исполнителям, напомнить им об истечении сроков исполнения документов.

6.  Просмотреть журналы, газеты и т. п.

7.  Организовать тиражирование документов по указанию руководителя.

8.  Отвечать на телефонные звонки и обслуживать посетителей.

9.  Подшить в дела документы предыдущего дня.

10.  Согласовать время предстоящих встреч руководителя.

11.  Обеспечить проведение совещания у руководителя и принять в нем участие.

12.   

Тема 6. Нормативные локальные акты, регламентирующие деятельность работников офиса

План

1.  Виды нормативных локальных актов, определяющих деятельность работников

2.  Этапы разработки нормативных локальных актов

3.  Процедура согласования и утверждения документов

4.  Доведение нормативных локальных актов до исполнителей и оформление их в дела организации.

С целью регламентации деятельности работников в организации разрабатываются и утверждаются нормативные локальные акты.

Коллективный договор – нормативно – правовой акт, регулирующий социально – трудовые отношения на предприятии и заключаемых работодателем и работником, . В соответствии с Федеральным Законом «О коллективных договорах и соглашениях» решение о необходимости заключения коллективного договора с работодателем вправе принимать полномочные представители трудового коллектива предприятия, либо общее собрание работников. Проект коллективного договора подлежит, как правило, обязательному обсуждению работниками в структурных подразделениях предприятия. Проект дорабатывается с учетом поступивших замечаний, предложений и дополнений. Далее доработанный проект утверждается общим собранием работников предприятия и подписывается со стороны работников, участниками представительного органа. Порядок, сроки разработки проекта и заключение коллективного договора, состав согласительной комиссии, место проведения и повестка дня переговоров определяются сторонами, и оформляется приказом по предприятию. В соответствии с положениями Федерального Закона и Трудовым Кодексом Российской Федерации в коллективный договор могут включаться взаимные обязательства работодателя и работников по следующим вопросам:

1.  Форма, система и размер оплаты труда; денежные вознаграждения, пособия, доплаты и т. д.

2.  Механизм оплаты труда; исходя из роста цен и инфляции;

3.  Занятость, переобучение и условия высвобождения работников;

4.  Продолжительность рабочего времени; времени отдыха и отпусков;

5.  Улучшение условий и охраны труда работников;

6.  Добровольное и обязательное медицинское социальное страхование, оздоровление и отдых работников и членов их семей;

7.  Соблюдение интересов работников при приватизации предприятия ведомственного жилья;

8.  Экологическая безопасность, здоровья работников на производстве;

9.  Гарантии и льготы для работников, совмещающих работу с обучением;

10.  Контроль, за выполнением коллективного договора, порядок внесения в него изменений и дополнений; ответственность сторон;

11.  Социальное партнерство, обеспечение нормальных условий функционирования представителей работников;

12.  Отказ от забастовок по условиям, включенным в данный коллективный договор при своевременном и полном их выполнении;

Коллективный договор сохраняет свое действие в случае изменения состава, структуры полномочного органа управления предприятием и расторжения трудового договора с руководством предприятия. При реорганизации предприятия коллективный договор сохраняет свое действие на период реорганизации; а затем может быть пересмотрен по инициативе одной из сторон. При смене собственника имущество предприятия, действие коллективного договора сохраняется в течение трех месяцев. В этот период стороны вправе начать переговоры о заключении нового коллективного договора или сохранения изменения действующего.

Правила внутреннего трудового распорядка организации – локальный, нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с настоящим Кодексом или иными федеральными законами, порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемое к работникам, меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы, регулирующие трудовые отношения в организации. Таким образом, в Трудовом Кодексе очерчен круг основных вопросов, которые должны быть отражены в этом документе.

Обычно Правила Внутреннего Трудового Распорядка содержат следующие разделы:

-  Общие положения;

-  Порядок приема и увольнения работников;

-  Основные права и обязанности работников;

-  Основные права и обязанности работодателя;

-  Режим труда и отдыха;

-  Поощрения за успехи в труде;

-  Ответственность за нарушение трудовой дисциплины;

Не менее важную роль в деятельности любой организации играют положения.

Положения – нормативные акты, которые определяют порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы тех или иных структур. Разработка положений позволяет достичь следующих управленческих целей:

-  определение правового статуса, как организации, так и подразделения;

-  закрепление внутренней структуры предприятия;

-  разграничение задач, функций и ответственности;

-  обеспечение более полного выполнения возложенных на предприятие и его подразделения функций;

-  обоснованная оценка результатов деятельности;

-  закрепление организационно – правовых основ деятельности;

Положение предварительно должно быть согласовано с кадровой службой предприятия, юридическим отделом, а также заинтересованными структурными подразделениями, с которыми осуществляется взаимодействие. Текст положений, как и других организационных документов, имеет свою структуру построения:

-  Общие положения (полное наименование; индекс предприятия; место в системе управления; главная цель деятельности; кто возглавляет порядок назначения на должность руководителя предприятия и освобождает от должности);

-  Основные задачи;

-  Функции;

-  Права и ответственность (права руководителя, права должностных лиц)

-  Взаимоотношения и связи;

-  Контроль проверка и ревизия деятельности (устанавливается кто, какое направление деятельности, в какие сроки и с какой периодичностью имеет право проверять);

-  Показатель оценки работы;

Таким образом, положение – это один из основных документов, который регулирует деятельность организаций и предприятий независимо от формы собственности и сферы их деятельности.

Положения о структурных подразделениях предприятия составляются как в государственных, так и в негосударственных организациях. Это – нормативные акты, определяющие порядок образования, права, обязанности и организацию работы структурного подразделения. Документы имеют типовую структуру, закрепленную УСОРД, которая состоит из следующих разделов:

-  Общие положения – определяется правовой статус структурного подразделения, сфера его деятельности, подчиненность, законодательные и нормативные акты, которыми руководствуется структурное подразделение в своей деятельности;

-  Основные задачи – закрепляются основные направления деятельности;

-  Функции – определяются конкретные виды деятельности данного структурного подразделения;

-  Права и обязанности – устанавливаются права подразделения, необходимые для решения стоящих перед ними задач, и обязанности по отношению руководству, другим структурным подразделениям и сторонним организациям;

-  Руководство – закрепляются квалификационные и иные требования контроль руководителю структурного подразделения, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, порядок замещения руководителя в период его отсутствия;

-  Взаимоотношения – определяется порядок служебных взаимоотношений структурного подразделения с руководством, другими подразделениями, сторонними организациями в процессе его деятельности, включая работу с документами (подготовка, согласование и т. д.)

-  Организация работы – устанавливается порядок деятельности, реорганизации и ликвидации структурного подразделения, контроля над его работой

При разработке положения о структурном подразделении очень важно соблюдать и требования контроль его оформлению. Положение о структурном подразделении разрабатывается на общем бланке организации и должно иметь подпись руководителя подразделения. Оно согласовывается с соответствующими должностными лицами (например, с юрисконсультом и/или с тем лицом, которое курирует структурное подразделение или направление деятельности) и обязательно утверждается руководителем организации. Обязательными реквизитами положения о подразделении являются: наименование организации; гриф утверждения; место издания; наименование вида документа с заголовком тексту, подпись, визы.

Штатное расписание – правовой акт, устанавливающий штатную численность организации, состав должностей и размеры оплаты труда работников. Форма штатного расписания утверждена постановлением Госкомстата от 01.01.2001 г. № 01 (форма Т-3 в Альбоме форм первичной учетной документации). Штатное расписание разрабатывается и действует в течение одного календарного года. Разработкой штатного расписания занимаются, как правило, два структурных подразделения совместно – планово – экономическое подразделение и служба персонала (кадров). В штатном расписании фиксируются сведения:

1.  Структурное подразделение (наименование и код)

2.  Профессия (должность)

3.  Количество штатных единиц

4.  Оклад (тарифная ставка)

5.  Надбавки

6.  Месячный фонд заработной платы

7.  Примечания

Штатное расписание визируется руководителями всех структурных подразделений организации, в том числе главным бухгалтером, главными специалистами, заместителями руководителя организации, утверждается приказом (распоряжением) руководителя. на 1 января следующего года. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Организационная структура – это документ, устанавливающий количественный и качественный состав структурных подразделений предприятия и схематически отражающий порядок их взаимодействия между собой. Структура предприятия устанавливается исходя из объема и содержания задач, решаемых предприятием, направлениями и интенсивностью сложившихся на предприятии документационных потоков. Обычно организационная структура представляется в виде таблицы:

-  Наименование структурного подразделения;

-  Общая численность структурного подразделения;

¨ Инструкция –в широком смысле указание технического порядка (правила пользования механизмом, способы выполнения какой - либо технологической операции).

Инструкция по виду деятельности утверждается по представлению руководителя соответствующего предприятия федеральным, местным либо ведомственным органом исполнительной власти. Утверждается и оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Инструкция печатается на общем бланке предприятия.

Структура инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Заголовок тексту формулируется в дательном падеже. Основной текст, как правило, делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами.

Должностная инструкция – организационно-правовой документ, устанавливающий для работника организации (подразделения) конкретные трудовые (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

Должностная инструкция бывает типовая (примерная) и конкретная (индивидуальная). Типовая должностная инструкция разрабатывается на должности вне зависимости от того, в какой отрасли функционирует данная организация. Например, может быть создана типовая инструкция кассира. Однако наличие типовой должностной инструкции не означает, что нет необходимости разрабатывать конкретную должностную инструкцию. Такие должностные инструкции должны быть разработаны на все должности, предусмотренные штатным расписанием организации, а типовые инструкции могут служить основой для их разработки.

Должностная инструкция является фактически описанием должности, и она необходима для создания эффективных условий работы, выполнения штатным персоналом поставленных перед структурным подразделением целей и задач. Должностная инструкция как организационный документ закрепляет организационно-правовое положение работника, является правовой основой для проведения аттестации работника, определения его ответственности, а также для решения трудовых споров, если они возникают между работником и администрацией.

Должностную инструкцию, как правило, утверждает заместитель руководителя, курирующий данное подразделение, или сам руководитель. Подписывает должностную инструкцию руководитель структурного подразделения. Визы согласования оформляют в установленном порядке, на нём должны быть обязательно визы начальника кадровой и юридической службы и других лиц, связанных с работником при выполнении его функциональных обязанностей.

Должностные инструкции разрабатываются на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного постановлением Минтруда России от 01.01.01 г. № 37.

При разработке должностных инструкций для государственных служащих используются рекомендации по разработке должностных инструкций по должностям государственных служащих федеральных органов исполнительной власти.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются:

-  Наименование организации;

-  Гриф утверждения;

-  Название вида документа;

-  Заголовок к тексту;

-  Место составления;

-  Подпись;

Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации или заместителем руководителя. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения. После утверждения на подлиннике должностной инструкции работник проставляет ознакомительную визу: С инструкцией ознакомлен, дата, подпись.

Текст должностной инструкции, как правило, состоит из разделов:

-  Общие положения

-  Должностные обязанности

-  Права

-  Ответственность

-  Взаимоотношения

-  Квалификационные требования» (уровень образования, стаж работы);

-  Оценка работы

К указанным разделам иногда добавляются и другие, такие как:

-  Условия оплаты

-  Организация работы

-  Контроль, проверка и ревизия деятельности

Локальные нормативные акты организации в соответствии с положениями Конституции, Федеральных и региональных законов, а также нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти регламентируют всю трудовую деятельность работников на данном предприятии.

Практическое занятие: Разработка и процедура утверждения должностной инструкции работника офиса.

Порядок выполнения работы

1.  Изучить теоретическую часть на примере должностной инструкции специалиста кадровой службы, в справочно-правовой системе «Консультант Плюс»

2.  Изучить нормативные локальные акты конкретного предприятия, регламентирующие деятельность работника офиса:

-  Положение о предприятии или Устав

-  Положение о структурном подразделении,

-  Штатное расписание,

-  Правила внутреннего трудового распорядка,

-  Примерную должностную инструкцию работника, разработанную в данном ведомстве;

-  Инструкцию о технике безопасности и др.

3.  Определить этапы разработки и круг должностных лиц для согласования документа.

4.  Установить процедуру утверждения документа, доведения до исполнителя, оформления его в дело.

5.  Оформить отчёт.

Содержание отчёта

1.  Название и цель практической работы.

2.  Описание выполнения работы.

3.  Перечислить этапы разработки, согласования, утверждения, оформления документа в дело и доведения его до исполнителя.

4.  Приложения:

-  Должностная инструкция работника с оформлением всех реквизитов документа, придающих ему юридическую силу и отражающих этапы работы над ним.

Рекомендуемая литература

1.  Трудовой кодекс РФ, 2004 г.

2.  Федеральный Закон от 01.01.01 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации».

3.  Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

4.  Рогожин, обеспечение управления: учебно-практ. пособие / .- М.: ТК Велби : Проспект, 200с.

5.  Основы делопроизводства (Современное делопроизводство): практикум / Сост. .- Уфа: РИО БАГСУ, 200с.

6.  Делопроизводство: учебник / Под ред. .- М.: МЦФЭР, 2004.-544 с.

7.  Делопроизводство. Информационно-практический журнал.

8.  Делопроизводство и документооборот на предприятии. Информационно-практический журнал. www. *****.

9.  Секретарское дело. Информационно-практический журнал.

10.  Справочник секретаря и офис-менеджера. Информационно-практический журнал.

Тестовые задания для самостоятельной работы и самоконтроля

№ п/п	Содержание	Варианты ответов	Ваш ответ
1	Устав коммерческой организации утверждается	Советом директоров Общества
Общим собранием учредителей
Советом трудового коллектива
2	Современный офис-дизайн может включать:	Флористический коллаж, растения
Картины, изделия из натурального камня.
Верны оба варианта
3	Деловая культура в офисе регламентируется	Организационными документами
Финансовыми документами
Распорядительными документами
4	Преимущества углового штампа бланка документа обеспечивают:	Cовременный дизайн
Экономию площади листа
Выполнение трабований ГОСТа
5	Офисная эргономика предусматирвает требования	К оформлению номенклатуры дел
К системам обслуживания
К рабочему месту:
6	Размещение на стенах офиса информационных стендов	Допускается
Не допускается
В исключительных случаях
7	Диаграммы и графики служат для:	Уточнения табличного документа
Корректировки табличного документа
Иллюстрации табличного документа
8	К операциям по организационному обслуживанию относятся	Подготовка писем
Организация приема посетителей
Оформление протокола
9	Документная деятельность секретаря включает	Сортировку писем
Подготовку совещаний
Подготовку проекта риказа
10	Полная форма отметки о заверении копии на выписке из приказа оформлена правильно:	Верно Подпись Расшифровка подписи
Верно Наименование должности Дата
Верно Наименование должности Подпись Расшифровка Дата
11	Трудовой контракт оформляется:	В 1 экз.
В 2 экз.
Количество экземпляров зависит от обстоятельств
12	К нормативным локальным актам предприятия относятся	Должностные инструкции работников структурного подразделения
Номенклатура дел
Решения
13	Штатное расписание	Является бессрочным документом
Срок действия определяется по указанию руководителя
Имеет конкретный срок действия
14	Заверяется ли подпись руководителя на приказе печатью:	Да
Нет
В исключительных случаях
15	Приказы по основной деятельности:	Регистрируются в обязательном порядке
Регистрирются наиболее важные
Регистрирются по указанию руководителя
16	Проект приказа оформляется	На бланке приказа
На стандартном листе формата А4
На общем бланке предприятия
17	Согласование приказа со специалистами организации	Оформляется визой согласования
Оформляется грифом согласования
Оформляется устным соглашением
18	Дату в приказе вписывает	Руководитель, подписывающий приказ
Секретарь
Работник канцелярии
19	Кто не является стороной трудового договора	работник
работодатель
профком
20	Кем могут быть изменены стороны трудового договора	работником
работодателем
по соглашению сторон
21	Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается	не заключенным
заключенным на пять лет
заключенным на неопред. срок
22	Трудовой договор вступает в силу со дня подписания	работником
работодателем
то и другое
23	Телефонограмма записывается	В журнал
В специальные бланки
Верны оба варианта
24	В реквизите "Адресат" при указании должности инициалы проставляются	Перед фамилией
После фамилии
Допускается не указывать
25	Письмо-извещение	Требует ответа
Зависит от содержания письма
Не требует ответа

Методические рекомендации по планированию организации, контролю и самоконтролю.

При изучении дисциплины «Современный офис» студентам рекомендуется самостоятельно прорабатывать дополнительные вопросы с использованием рекомендованной в данном учебно-методическом комплексе литературы. На самостоятельную работу по каждой изучаемой теме отводить не менее двух часов. При работе с учебно-методической и справочной литературой рекомендуется вести конспекты для комплексного изучения материала. В связи с постоянно растущими требованиями к работникам офиса студентам необходимо приобретать навыки использования инновационных методов используемых в современном офисе. С этой целью при проведении практических занятий используются актуальные материалы периодических изданий по организации работы в современном офисе.

При подготовке к зачёту необходимо подготовить ответы на все вопросы, выделить темы, требующие получения консультации у преподавателя. После этого повторить материала курса.

Систематическая подготовка позволит успешно овладеть знаниями в сфере обеспечения успешной жизнедеятельности современного офиса.

Методические рекомендации для преподавателей.

Курс «Современный офис» является дисциплиной по выбору студента и неразрывно связан с общепрофессиональными и специальными дисциплинами.

Терминология курса включает в себя термины, относящиеся к научной организация труда в современном офисе, эргономике рабочего места в условиях внедрения современных технических средств и информационных технологий. В лекционном курсе даны определения, имеющие отношение к обеспечению жизнедеятельности офиса и планированию его работы на перспективу, а также определены основные документы, относящиеся к нормативным локальным актам организации, регламентирующим деятельность работников офиса.

Следует акцентировать внимание студентов на основных направлениях обеспечении деятельности современного офиса, оснащённого современной техникой и информационными технологиями.

Одной из основных задач курса «Современный офис» является подготовка компетентных специалистов, которые должны не только работать научиться с основными видами технических средств и IT-технологиями, но и в полной мере владеть умениями и навыками организационного обслуживания деятельности руководителя и сотрудников компании. На формирование этих умений и навыков направлены содержание и формы проведения практических занятий.

Лекционный курс занятий может проводиться в различных формах: проблемная лекция, лекция с элементами дискуссии, лекция в форме круглого стола и т. д.

Закреплению теоретического материала лекционного курса служат практические занятия, на которых решаются конкретные задачи производственных ситуаций. Целью проведения таких занятий является, прежде всего, обучить каждого студента на основе индивидуальных заданий навыкам работы в будущей профессиональной деятельности.

Студентам, пропустившим занятия по уважительной причине, может быть предложено для допуска к зачёту написание и защита реферата

Итоговый контроль проводится в форме зачёта.

Методические рекомендации по выполнению реферата

Реферат выполняется в письменной форме.

Тема реферата согласовывается с преподавателем на основе предложенных примерных тем. После выбора темы следует изучить необходимую для ее разработки информацию. Определяя перечень литературы и других материалов, важно руководствоваться списком источников, которые подготавливаются кафедрой.

План реферата должен включать в себя введение, основной текст и заключение. Основной текст желательно разбивать на главы и параграфы. Во введении аргументируется актуальность выбранной темы, указываются цели и задачи исследования. В нём же можно отразить методику исследования и структуру работы. Основная часть работы предполагает освещение материала в соответствии с планом.

В заключении излагаются основные выводы и рекомендации по теме исследования.

При написании реферата приветствуется формулирование самостоятельных суждений и аргументов в пользу своей точки зрения на исследуемую проблему. При заимствовании материала из первоисточников обязательны ссылки на автора.

Реферат может быть набран на компьютере или написан от руки разборчивым почерком. Объем работы до 20 машинописных страниц.

Реферат должен содержать: титульный лист, оглавление и список использованной литературы и быть оформленным в соответствии с утверждёнными методическими указаниями к оформлению письменных работ.

Примерный перечень вопросов для реферата и зачёта

1.  Условия и методы эффективной организации управленческого труда

2.  Организация рабочих зон в офисе.

3.  Эргономика рабочего места в условиях внедрения современных технических средств и информационных технологий

4.  Требования к рабочему месту работника офиса: стол, стул и зона хранения.

5.  Организация рабочего места руководителя и исполнителя.

6.  Основные направления обеспечения жизнедеятельности офиса

7.  Экономические, психофизиологические и социальные направления разработки научной организации управленческого труда.

8.  Примеры планировки интерьера современного офиса.

9.  Современный офис-дизайн, используемое оборудование и материалы.

10.  Особенности оборудования приемной, комнаты персонала, кабинета руководителя.

11.  Примерный перечень оборудования и канцелярских принадлежностей для обеспечения одного стандартного рабочего места для нового сотрудника офиса.

12.  Особенности оборудования зоны для совещаний, комнаты-отсеки для персонала, зоны для перерывов на кофе.

13.  Примерный план рабочего дня секретаря руководителя офиса.

14.  Способы и методы обеспечения физического и психологического комфорта посетителей.

15.  Требования к системам обслуживания: удобство, быстрота и качество выполнения функций управления.

16.  Основные составляющие работы офис-менеджера.

17.  Выбор компании для обслуживания мероприятий.

18.  Локальные акты и методические документы, издаваемые с целью регламентации деятельности работников офиса.

19.  Виды приема посетителей, проводимых руководителем и секретарем.

20.  Обслуживание совещаний.

21.  Виды приема посетителей, проводимых руководителем и секретарем.

22.  Технология приема посетителей: доклад руководителю, уточнение времени приема, учет посетителей, контроль выполнения решений.

23.  Подготовка командировок руководителя. Подбор необходимой для командировки информации.

24.  Организация приема посетителей.

25.  Анализ и фильтрация информации, поступающей на имя руководителя.

26.  Правила телефонного обслуживания.

27.  Этические основы взаимоотношений сотрудников офиса.

Список рекомендуемой литературы

1.  Бройдо оргтехника для делопроизводства и управления – М.: Информационно-издательский дом «Филинъ», 2002 – 424 с, илл.

2.  Вялова, работы с обращениями граждан / .- М.: МЦФЭР, 200с.

3.  Делопроизводство в кадровой службе / Сост. .- 7-е изд.- М.: ИНФРА-М, 200с.

4.  Делопроизводство: Учебник / Под ред. .- М.: МЦФЭР, 2004.-544 с.

5.  Демин, : Подготовка служебных документов / .- СПб.: Питер, 200с.

6.  Основы делопроизводства (Современное делопроизводство): практикум / Сост. .- Уфа: РИО БАГСУ, 200с.

7.  Панасенко : документационное обеспечение управления: учеб. пособие / .- М.: РИОР, 200с.

8.  Рогожин, обеспечение управления: учебно-практ. пособие / .- М.: ТК Велби : Проспект, 200с.

Дополнительная литература

1.  Конституция РФ, 1993 г.

2.  Трудовой кодекс РФ, 2004 г.

3.  Федеральный Закон от 01.01.01 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации».

4.  Закон РФ от 01.01.01 года № 000-1 «О языках народов РФ». В ред. от 01.01.2001 .

5.  Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

6.  Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М.: Росархив, ВНИИДАД, 2000.

7.  ГОСТ Р 6.30 – 2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов». М., 2003.

8.  Делопроизводство. Информационно-практический журнал.

9.  Делопроизводство и документооборот на предприятии. Информационно-практический журнал. www. *****.

10.  Секретарское дело. Информационно-практический журнал.

11.  Справочник секретаря и офис-менеджера. Информационно-практический журнал.

Средства обучения

Дидактический материал, Нормативная правовая база ДОУ, Справочно-правовая система «Консультант Плюс», Справочно-правовая система «Гарант».

Краткий терминологический словарь

1.  Автор документа: физическое или юридическое лицо, издавшее документ

2.  Альбом форм документов – это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации. Целесообразно Альбом форм документов разрабатывать одновременно с подготовкой Табеля форм документов и рассматривать Альбом как дополнение к Табелю

3.  Аннотация – краткая характеристика документа с точки зрения его назначения, содержания, вида, формы и других особенностей.

4.  Архивный документ: документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника

5.  Бланк документа: набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа

6.  Внутренняя опись документов дела: учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов

7.  Гриф ограничения доступа к документу: реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа

8.  Дата официального документа: реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования

9.  Дело: совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку

10.  Делопроизводство; документационное обеспечение управления: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами

11.  Документ; документированная информация: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

12.  Документоведение - научная дисциплина, изучающая закономерности формирования и функционирования систем документационного обеспечения управления (ДОУ).

13.  Документирование: запись информации на различных носителях по установленным правилам

14.  Документооборот: движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления

15.  Дублетный документ: один из экземпляров копии документа

16.  Дубликат документа: повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

17.  Заверенная копия документа: копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

18.  Заголовок дела: краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле

19.  Индекс дела; номер дела: цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку

20.  Индивидуальный срок исполнения документа: срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией

21.  Контроль исполнения документов: совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов

22.  Копия документа: документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

23.Научная организация труда (НОТ) – это комплекс мер, направленных на то, чтобы добиться наибольшего результата при наименьших затратах времени и сил.

24.  Номенклатура дел: систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке

25.  Обеспечение сохранности документов: обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет

26.  Объем документооборота: количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период

27.  Организация работы с документами: организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения

28.  Офисная информационная техника — это все технические средства, используемые для хранения, поиска, передачи и обработки информации в условиях современного офиса.

29.  Официальный документ: документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке

30.  Оформление дела: подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами

31.  Перечень документов со сроками хранения: систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения

32.  Подлинник (официального) документа: первый или единичный экземпляр официального документа

33.  Подлинный документ: документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения

34.  Постоянное хранение документов: бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке

35.  Правила документирования: требования и нормы, устанавливающие порядок документирования

36.  Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа: цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации

37.  Регистрация документа: запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения

38.  Реквизит документа: обязательный элемент оформления официального документа

39.  Реферат - это краткое точное изложение содержания документа, включающее основные фактические сведения и выводы, без дополнительной интерпретации или критических замечаний автора реферата.

40.Система Тейлора: система методов организации и нормирования труда, управления производственными процессами, подбора, расстановки рабочей силы, стимулирования труда и т. д., направленная на существенное повышение интенсивности, а в конечном счете - производительности труда.

41.  Служебный документ: официальный документ, используемый в текущей деятельности организации

42.  Срок исполнения документа: срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией

43.  Табель форм документов – перечень разрешённых к применению в организации унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации документационного обеспечения функций и задач, решаемых компанией.

44.  Типовой срок исполнения документа: срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом

45.  Унифицированная форма документа; УФД: совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации

46.  Формирование дела: группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела

47.  Формуляр документа: набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности

48.  Формуляр-образец документа: модель построенная документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты

49.  Экспертиза ценности документа: отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев

50.  Юридическая сила документа: свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

СОВРЕМЕННЫЙ ОФИС

Учебно-методический комплекс

Издается в авторской редакции

Подписано в печать

Объем п. л. Формат 60х841/16

Тираж экз. Заказ №

______________________________

Отпечатано в БАГСУ

,

СОВРЕМЕННЫЙ ОФИС

УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКИЙ КОМПЛЕКС