Тема 10. Должностные обязанности сотрудников ответственных за делопроизводство в таможенном органе

Тема 10. Должностные обязанности сотрудников ответственных за делопроизводство в таможенном органе

1. ОБЯЗАННОСТИ ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА

Ответственный за делопроизводство структурного подразделения (отдела) таможенного органа осуществляет ведение делопроизводства в отделе (таможенном посте) и подчиняется непосредственно:

в управлении, таможне - начальнику соответствующего отдела;

на таможенном посту - начальнику поста.

Ответственный за делопроизводство назначается приказом по таможенному органу и в своей деятельности руководствуется:

·  положением о структурном подразделении (отделе);

·  приказами, распоряжениями и другими нормативными документами ГТК России и таможенного органа;

·  типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах;

·  должностной инструкцией.

Ответственный за делопроизводство должен знать структуру таможенного органа и правила эксплуатации оргтехники и средств вычислительной техники.

Ответственный за делопроизводство имеет право:

требовать от исполнителей исполнения документов в установленные сроки, а также все необходимые сведения о ходе исполнения документов;

не принимать документы на подпись начальника отдела, оформленные не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах.

Основной задачей ответственного за делопроизводство является ведение делопроизводства и осуществление контроля за исполнением документов.

Для выполнения указанной задачи ответственный за делопроизводство обязан:

1.  принимать документы для структурного подразделения в отделе документационного обеспечения, передавать корреспонденцию на доклад руководству подразделения (таможенного поста), направлять ее после просмотра на исполнение в соответствии с резолюцией;

2.  осуществлять контроль за прохождением и сроками исполнения документов, докладывать о их невыполнении, проставлять необходимые отметки на карточках;

3.  составлять справки (сводки) о ходе исполнения документов;

4.  принимать документы на подпись начальника отдела, проверять правильность составления и оформления исходящих документов;

5.  передавать исходящую корреспонденцию, подготовленную структурным подразделением, в отдел документационного обеспечения для отправки;

6.  формировать дела в соответствии с установленной номенклатурой;

7.  подготавливать документы к последующему хранению и использованию;

8.  передавать дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в архив управления (таможни, таможенного поста со статусом юридического лица);

9.  ежегодно, не позднее 1 декабря, составлять номенклатуру дел отдела на следующий делопроизводственный год;

10.обеспечивать учет и хранение бланков документов;

11.давать устные справки по работе в пределах своих обязанностей и компетенции.

Ответственный за делопроизводство несет ответственность за невыполнение обязанностей, предусмотренных Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах и должностной инструкцией.

2. ОБЯЗАННОСТИ НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА (ОТДЕЛЕНИЯ) ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА

Начальник ОДО осуществляет руководство отделом и обеспечивает ведение делопроизводства, работу архива в аппарате таможенного органа в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива.

Начальник ОДО назначается и освобождается от занимаемой должности в установленном порядке по представлению соответствующего заместителя начальника таможенного органа и непосредственно подчинен начальнику таможенного органа.

Начальник ОДО в своей деятельности руководствуется:

·  положениями о таможенном органе и отделе документационного обеспечения;

·  приказами, распоряжениями, инструкциями ГТК России и таможенного органа;

·  типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах;

·  должностной инструкцией.

Начальник ОДО должен иметь высшее образование и стаж работы по делопроизводству не менее 5 лет.

Начальник ОДО имеет право:

1.  контролировать и требовать выполнение установленных правил работы с документами в таможенном органе;

2.  возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил;

3.  осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях таможенного органа и в подведомственных таможенных органах;

4.  подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью отдела;

5.  вносить руководству таможенного органа предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами в аппарате таможенного органа, подведомственных таможенных органах;

6.  давать указания, обязательные для выполнения сотрудниками отдела; требовать своевременного и качественного их выполнения;

7.  вносить руководству таможенного органа представления о назначении сотрудников отдела, их поощрении и наложении на них взысканий.

Начальник ОДО несет ответственность за осуществление возложенных на отдел задач, надлежащую организацию его работы, своевременное и квалифицированное выполнение указаний и поручений руководства таможенного органа.

Основной задачей начальника ОДО является обеспечение четкой организации делопроизводства в таможенном органе, координация деятельности различных участков и служб отдела документационного обеспечения.

Для выполнения указанной задачи начальник отдела обязан:

обеспечивать осуществление своевременного приема, регистрации, учета, хранения и рассылки поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, оперативного поиска и выдачи информации по документам;

обеспечивать своевременное рассмотрение и проверять качество оформления документов, представляемых для доклада и на подпись руководству таможенного органа;

обеспечивать организацию контроля за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства таможенного органа;

обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них;

осуществлять контроль за организацией документационного обеспечения и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях таможенного органа и подведомственных ему таможенных органах;

обеспечивать единый порядок отбора, учета, сохранности, качества обработки документов, образующихся в деятельности таможенного органа, для передачи на государственное хранение;

принимать участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, постановке задач, проектировании и совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники);

разрабатывать нормативно - методические документы по ведению делопроизводства в таможенном органе и организовать разработку сводной номенклатуры дел таможенного органа;

осуществлять контроль за деятельностью архива таможенного органа;

участвовать в заседаниях коллегии и совещаниях, проводимых руководством таможенного органа;

организовать регистрацию сотрудников, прибывших в командировку в таможенный орган;

принимать участие в работе по подбору и расстановке сотрудников делопроизводства структурных подразделений, повышению их квалификации;

планировать работу отдела и представлять проекты планов на утверждение руководству таможенного органа;

разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по улучшению деятельности отдела, готовить предложения по совершенствованию его структуры, организовывать качественное и своевременное выполнение поручений сотрудниками отдела.

Начальник отдела в пределах своей компетенции осуществляет взаимоотношения с другими организациями по вопросам работы с документами.

3. ОБЯЗАННОСТИ ИНСПЕКТОРА ОТДЕЛА (ОТДЕЛЕНИЯ) ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ, ОСУЩЕСТВЛЯЮЩЕГО РЕГИСТРАЦИЮ ПРИКАЗОВ, РАСПОРЯЖЕНИЙ, ДОКЛАДНЫХ ЗАПИСОК И ДРУГИХ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА

Инспектор осуществляет учет и регистрацию приказов, распоряжений, докладных записок на имя руководства таможенного органа и других внутренних документов, назначается и освобождается от занимаемой должности в установленном порядке по представлению начальника ОДО.

Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела ОДО и в своей деятельности руководствуется:

·  положением об отделе документационного обеспечения;

·  приказами, распоряжениями, инструкциями ГТК России и таможенного органа;

·  типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах;

·  должностной инструкцией.

Инспектор должен иметь высшее (или среднее специальное образование) либо общее среднее образование и специальную подготовку по установленной программе.

Инспектор имеет право не принимать от структурных подразделений приказы и распоряжения, оформленные не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах; вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику отдела.

Основной задачей инспектора является обеспечение качественного оформления, правильного учета, своевременной регистрации приказов, распоряжений, докладных записок на имя руководства таможенного органа и других внутренних документов.

Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:

принимать и регистрировать (на карточках, компьютере) подписанные руководством таможенного органа приказы и распоряжения, докладные записки на имя руководства таможенного органа и другие внутренние документы с ведением соответствующих картотек;

докладные записки после их регистрации передавать начальнику отдела документационного обеспечения для доклада руководству таможенного органа;

осуществлять размножение (через копировально - множительный участок) и рассылку (через экспедицию) приказов и распоряжений на основании списка рассылки, подготовленного подразделением - составителем приказа, распоряжения; докладные записки направлять в соответствии с поручениями и резолюциями руководства;

формировать документы в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой;

осуществлять справочную работу по документам;

осуществлять подготовку документов к последующему хранению и использованию (оформление дел, составление описей), передачу законченных производством дел в архив таможенного органа;

выполнять отдельные поручения начальника отдела.

Инспектор несет ответственность за:

состояние учета и регистрации указанных документов;

формирование указанных документов в дела, подготовку их к последующему хранению и использованию;

невыполнение обязанностей, предусмотренных действующими правовыми актами и должностной инструкцией.

Инспектор в процессе работы взаимодействует с ответственными за делопроизводство в отделах таможенного органа.

4. ОБЯЗАННОСТИ ИНСПЕКТОРА, ОСУЩЕСТВЛЯЮЩЕГО МАШИНОПИСНЫЕ РАБОТЫ, ОТДЕЛА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА

Инспектор осуществляет работы по печатанию документов, назначается и освобождается от занимаемой должности в установленном порядке по представлению начальника ОДО.

Подчинен непосредственно начальнику отдела.

В своей деятельности руководствуется:

положением об отделе документационного обеспечения;

приказами, распоряжениями, инструкциями ГТК России и таможенного органа;

типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах;

настоящей должностной инструкцией.

Инспектор, осуществляющий машинописные работы, должен иметь общее среднее образование, специальную подготовку по установленной программе и стаж работы машинисткой не менее 1 года.

Инспектор имеет право:

не принимать для печатания материалы, оформленные не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах;

вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику отдела.

Инспектор несет ответственность за:

нарушение сроков и качества печатания документов, сохранность принятых в работу материалов;

невыполнение обязанностей, предусмотренных действующими правовыми актами и настоящей инструкцией.

Основной задачей инспектора является своевременное и качественное выполнение машинописных работ.

Инспектор обязан:

осуществлять в установленном порядке прием материалов для печатания, учет машинописных работ и выдачу отпечатанных документов;

обеспечивать сохранность принятых для печатания материалов и фонограмм;

выполнять все виды машинописных работ с рукописных и печатных оригиналов на пишущих машинах различных систем;

воспроизводить на пишущей машине записи, сделанные на магнитных носителях (с применением диктофонов, магнитофонов), или печатать под диктовку;

знать машинопись, правила орфографии и пунктуации, порядок расположения материалов при печатании различных документов; ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов"; правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов и магнитофонов;

перепечатывать документы, если в них при печатании допущено большое количество ошибок, исправлений, подчисток и других дефектов;

следить за состоянием пишущей машины, диктофонов, магнитофонов и своевременно принимать меры к устранению их неисправностей.

Инспектор в процессе работы взаимодействует по вопросам:

получения и выдачи документов, подлежащих печатанию - со структурными подразделениями;

ремонта оргтехники, обеспечения материалами, бланками и т. п. - с хозяйственной службой таможенного органа.

5. ОБЯЗАННОСТИ ИНСПЕКТОРА, ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА РАБОТУ КОПИРОВАЛЬНО - МНОЖИТЕЛЬНОГО УЧАСТКА ОТДЕЛА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА

Инспектор осуществляет размножение и копирование документов для структурных подразделений таможенного органа.

Инспектор назначается и освобождается от занимаемой должности в установленном порядке по представлению начальника отдела ОДО и подчиняется непосредственно ему

Инспектор в своей деятельности руководствуется:

положением об отделе документационного обеспечения;

приказами, распоряжениями, инструкциями ГТК России и таможенного органа;

типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах;

правилами эксплуатации копировально - множительного оборудования;

настоящей должностной инструкцией.

Ответственный за работу копировально - множительного участка должен иметь среднее специальное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

Инспектор имеет право:

не принимать на размножение и копирование документы, оформленные с нарушением действующих инструкций;

вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику отдела.

Инспектор несет ответственность за:

нарушение сроков и качества размножения и копирования документов, сохранность принятых в работу документов;

состояние копировально - множительного оборудования;

невыполнение обязанностей, предусмотренных действующими правовыми актами и должностной инструкцией.

Основной задачей инспектора является обеспечение своевременного, качественного размножения и копирования документов для всех отделов таможенного органа.

Инспектор обязан:

осуществлять прием, выдачу и учет документов, поступающих на размножение и копирование;

устанавливать очередность выполнения копировально - множительных работ;

обеспечивать качественное выполнение размножения и копирования документов, сохранность принятых в работу документов;

обеспечивать надлежащее состояние оборудования и его своевременный ремонт, соблюдать правила эксплуатации копировально - множительного оборудования; принимать меры к устранению причин, вызывающих брак при выполнении копировально - множительных работ;

выполнять отдельные задания начальника отдела.

6. ОБЯЗАННОСТИ ИНСПЕКТОРА ЭКСПЕДИЦИИ ОТДЕЛА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА

Инспектор осуществляет прием, сортировку, первичную обработку поступающей в таможенный орган и отправку исходящей корреспонденции.

Инспектор подчинен непосредственно начальнику ОДО.

Инспектор в своей деятельности руководствуется:

положением об отделе документационного обеспечения;

приказами, распоряжениями, инструкциями ГТК России и таможенного органа;

типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах;

правилами эксплуатации технических средств по обработке корреспонденции;

настоящей должностной инструкцией.

Инспектор экспедиции должен иметь общее среднее образование и стаж работы экспедитором не менее 1 года.

Инспектор имеет право:

не принимать на отправку документы, оформленные не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах;

вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику отдела.

Инспектор несет ответственность за невыполнение обязанностей, предусмотренных действующими правовыми актами и должностной инструкцией.

Основной задачей инспектора является своевременная обработка поступающей в таможенный орган и отправка исходящей корреспонденции.

Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:

принимать поступающую в таможенный орган корреспонденцию, проверять целостность упаковки и правильность доставки документов, ошибочно доставленную корреспонденцию пересылать по принадлежности, сортировать корреспонденцию, обеспечивать полную ее сохранность; сверять номера входящих документов с номерами, указанными на конвертах; проверять наличие приложений, определять необходимость сохранения конвертов;

получать исходящие документы с отметкой о виде почтового отправления, печатать на конвертах адреса корреспондентов, наносить на конверт знак особого вида почтового отправления, определять стоимость почтовой отправки; проставлять знак стоимости почтовой оплаты с одновременным нанесением календарного штемпеля, наименования таможенного органа и его адреса; конвертовать; заполнять бланки реестра и описи на заказную, простую корреспонденцию;

следить за техническим состоянием оборудования для обработки корреспонденции, своевременно сообщать о его неисправности;

выполнять отдельные поручения начальника отдела.

Инспектор осуществляет доставку обработанной и подготовленной к отправке исходящей корреспонденции в соответствующее почтовое отделение.

В необходимых случаях осуществляет доставку корреспонденции в другие организации.

Инспектор осуществляет регистрацию сотрудников, прибывших в командировку в таможенный орган.

Взаимоотношения по службе

Инспектор:

представляет поступающую в таможенный орган корреспонденцию инспектору участка входящей корреспонденции;

принимает отправляемую корреспонденцию от инспектора участка исходящей корреспонденции.

Инспектор в процессе работы взаимодействует с ответственными за делопроизводство в отделах таможенного органа.

7. ОБЯЗАННОСТИ ИНСПЕКТОРА, ОСУЩЕСТВЛЯЮЩЕГО КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ, ОТДЕЛА (ОТДЕЛЕНИЯ) ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА

Инспектор осуществляет контроль за исполнением документов отделами таможенного органа.

Инспектор назначается и освобождается от занимаемой должности в установленном порядке по представлению начальника отдела ОДО.

Инспектор в своей деятельности руководствуется:

положением об отделе документационного обеспечения;

приказами, распоряжениями, инструкциями ГТК России и таможенного органа;

типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах;

настоящей должностной инструкцией.

Инспектор должен иметь высшее (или среднее специальное образование) и специальную подготовку по установленной программе.

Инспектор имеет право:

вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику отдела;

требовать от исполнителей исполнения документов в установленные сроки, а также все необходимые сведения о ходе выполнения контролируемых документов и решений; знакомиться в структурных подразделениях таможенного органа со всеми документами по проверяемым вопросам;

участвовать на заседаниях и совещаниях, проводимых руководством таможенного органа, в обсуждении вопросов о постановке контроля за выполнением документов и поручений.

Основной задачей инспектора является осуществление систематического контроля за своевременным и качественным исполнением отделами таможенного органа организационно - распорядительных документов ГТК России, таможенных управлений, таможен и других документов.

Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:

осуществлять контроль (автоматизированный, карточный) за исполнением отделами таможенного органа приказов, распоряжений ГТК России и таможенного органа, поручений руководства таможенного органа по письмам ГТК России и других учреждений, организаций, предприятий;

в ходе осуществления контроля за исполнением документов и поручений проставлять необходимые отметки в контрольных карточках и на документах;

проверять обоснованность представляемых руководству таможенного органа предложений о снятии решений с контроля и по этим предложениям готовить соответствующие замечания;

по результатам контроля составлять отчеты, справки, сводки с внесением соответствующих предложений о состоянии исполнительской дисциплины, по исполнению структурными подразделениями поручений, исправлению положения дел, о заслушивании на совещаниях у руководства таможенного органа руководителей, допускающих отставание в выполнении поручений и решений;

участвовать в проверках постановки контроля исполнения в структурных подразделениях таможенного органа с составлением справок по итогам проверок;

принимать участие в разработке мероприятий по улучшению контроля и укреплению исполнительской дисциплины, подготовке проектов решений по вопросам постановки контроля и организации исполнения решений;

выполнять отдельные задания начальника отдела.

Инспектор несет ответственность за:

состояние контроля исполнения документов и поручений, указанных выше;

невыполнение проверок в установленные сроки;

некачественную подготовку документов;

невыполнение обязанностей, предусмотренных действующими правовыми актами и настоящей инструкцией.

Инспектор получает документы, подлежащие контролю, и материалы по их выполнению - от инспектора участка входящей корреспонденции, инспектора, осуществляющего регистрацию приказов по основной деятельности и распоряжений; отделов таможенного органа.

Инспектор представляет начальнику отдела отчеты, сводки, справки о ходе исполнения контролируемых документов и результатах проверок структурных подразделений по вопросам организации контроля исполнения, укрепления исполнительской дисциплины.

8. ОБЯЗАННОСТИ ИНСПЕКТОРА ОТДЕЛА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА, ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА ВЕДЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН

Инспектор осуществляет учет и регистрацию обращений (предложений, заявлений, жалоб) граждан.

Инспектор назначается и освобождается от занимаемой должности в установленном порядке по представлению начальника ОДО. Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.

Инспектор в своей деятельности руководствуется:

положением об отделе документационного обеспечения;

приказами, распоряжениями, инструкциями ГТК России и таможенного органа;

типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах;

настоящей должностной инструкцией.

Инспектор должен иметь высшее (или среднее специальное образование) либо общее среднее образование и специальную подготовку по установленной программе.

Инспектор имеет право:

запрашивать от исполнителей информацию о прохождении обращений граждан;

требовать от исполнителей своевременного возврата обращений граждан со всеми документами по их исполнению;

вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику отдела.

Инспектор несет ответственность за:

состояние учета и регистрации обращений граждан;

формирование обращений граждан в дела, подготовку их к последующему хранению и использованию;

невыполнение обязанностей, предусмотренных действующими правовыми актами и должностной инструкцией.

Основной задачей инспектора является обеспечение правильного учета, своевременной регистрации и передачи обращений граждан руководству и исполнителям, контроля за исполнением обращений.

Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:

принимать и регистрировать (на карточках, компьютере) обращения граждан, передавать их на доклад руководству;

направлять обращения граждан на исполнение в соответствии с резолюцией руководства; обращения, требующие исполнения и ответа, ставить на контроль;

осуществлять контроль за прохождением и своевременным возвращением исполнителями обращений граждан со всеми документами по их исполнению;

формировать исполненные обращения граждан в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой;

осуществлять подготовку обращений граждан к последующему хранению и использованию, передачу законченных производством дел в архив таможенного органа;

осуществлять справочную работу по обращениям граждан;

принимать участие в проверках организации делопроизводства в структурных подразделениях таможенного органа;

выполнять отдельные поручения начальника отдела.

Взаимоотношения по службе

Инспектор представляет:

зарегистрированные обращения граждан - начальнику отдела,

получаемые обращения с резолюцией руководства - исполнителям.

Инспектор в процессе работы взаимодействует с ответственными за делопроизводство в отделах таможенного органа.