Перечень документов для организации и управления фитнес-клубом

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ

ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ И УПРАВЛЕНИЯ ФИТНЕС-КЛУБОМ

Пояснительная записка

Пакет документов включает следующие виды документов:

1.  Должностные инструкции и Приложения к ним подробно перечисляют должностные обязанности (функции сотрудников).

В Должностной инструкции прописаны:

·  требования к квалификации принимаемого сотрудника,

·  внутрифирменная соподчиненность,

·  документы, регламентирующие деятельность сотрудника,

·  его права, обязанности и ответственность,

·  критерии эффективности деятельности,

·  личные и профессиональные требования, предъявляемые к должности.

В должностной инструкции приводится достаточно ОБЩЕЕ описание того, чем должен заниматься сотрудник. В документах «Приложение к ДИ 1»  и «Приложения к ДИ 2 «Функции и нарушения»» это сделано более подробно

В «Приложения 2 к ДИ» прописаны:

·  технологии и документы (Колонка «Технологии и документы»), которыми руководствуется сотрудник,

·  выполняя свои функции (Колонка «Функции = Должностным обязанностям») и

·  не совершая при этом типовых ошибок (Колонка «Ошибки / Нарушения»).

2.  Технология – документ, описывающий функцию и, как правило, представляющий собой пошаговую инструкцию ее выполнения. При упоминании тех или иных действий в рамках технологии может быть сделана ссылка на документ, регулирующий/нормирующий ее или на знания, которыми должен обладать сотрудник для ее выполнения (например: п.15 из «Технологии первичного инструктажа: «По окончании инструктажа инструктор рекламирует и предлагает клиенту персональный тренинг в соответствии с методикой и правилами, которым обучен»).

При этом выдержки из фирменных стандартов, правил или нормативов, регулирующих/нормирующих данную функцию, могут быть для удобства пользования приведены в том же документе, что и технология. В этом случае документ может называться Технология и правила выполнения такой-то функции.

3.  Фирменные стандарты.  Фирменные стандарты наполняют содержанием такие характеристики работы, как ее Качество и Дисциплинированность.  Они распространяются на внешний вид сотрудника, его коммуникации с коллегами, руководством и клиентами, поведение на работе, выполнение своих должностных обязанностей и т. п.

Описание Фирменных стандартов, предложенное нами, намеренно имеет развернутый вид, включающий в себя ответ на вопрос «Почему нужно соблюдать тот или иной стандарт». Мы отводим Фирменным стандартам важную воспитательную роль. Они составляют основу фирменной культуры Компании и им следуют все. Фирменные стандарты, в свою очередь, подчинены миссии фирмы, и потому считается, что любой поступок, соответствующий миссии фирмы, это благо.

Поэтому ознакомление с Фирменными стандартами и получение обратной связи о согласии с ними – первое, с чего нужно начинать работу с Сотрудником («Договориться на берегу»).

При формулировании Фирменных стандартов мы:

а) если возможность есть, точно и однозначно описывали те или иные требования (пример: «Инструктор отдыхает в технические перерывы (с … до..., с … до..., с … до …));

б) если возможности точной регламентации требований нет, пользуемся описательной формой (пример: «Инструктор понимает, что без знания правил тренировки, питания и здорового образа жизни тренировочный процесс клиента будет неэффективным, поэтому старается дать необходимые консультации по этим вопросам всем новым клиентам»)

Такая формулировка, если сотрудник при ознакомлении выразил свое понимание ее смысла, не исключает ее использования для контроля. Многие требования нельзя выразить точно и конкретно (например, требования к выражению лица или интонации голоса), однако это не значит, что они не должны быть прописаны и являться объектом контроля. 

Методические рекомендации содержат в развернутом виде информацию об организации той или иной деятельности, информацию, являющуюся содержанием знаний и умений сотрудников. Методические рекомендации могут применяться как для организации деятельности и контроля над ее проведением, так и в качестве учебно-методического пособия при организации обучения сотрудников.

ФИТНЕС-КЛУБ

ДИРЕКТОР ФИТНЕС-КЛУБА

Должностная инструкция (ДИ):

ДИ директора фитнес-клуба Приложение 1 к ДИ директора «Функции»

ДЕПАРТАМЕНТ «ФИТНЕС»

ДИ:

ДИ Фитнес-директора Приложение 1 к ДИ Фитнес-директора «Функции» Приложение 2 к ДИ Фитнес-директора «Функции и нарушения»

ТЕХНОЛОГИИ, МЕТОДИКИ:

Инструкция по системе администрирования департамента Фитнес Критерии эффективности сотрудников департамента фитнес Пояснительная записка «Зарплаты и штрафы» Кейсы для оценки умений инструкторов тренажерного зала разрабатывать индивидуальные тренировочные программы Тесты для оценки знаний по теме «Питание и здоровый образ жизни» Тесты для оценки знаний по теме «Теория и методика фитнес-тренировки» Сопроводительная информация по тестированию тренерского состава

БЛАНКИ

Сводный отчет о работе департамента «Фитнес» График работы менеджеров подразделений Лист ошибок/нарушений.

ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ «ТРЕНАЖЕРНЫЙ ЗАЛ»

ДИ:

ДИ Менеджера подразделения «Тренажерный зал» Приложение 1 к ДИ Менеджера подразделения «Тренажерный зал» «Функции» Приложение 2 к ДИ Менеджера подразделения «Тренажерный зал» «Функции и нарушения» ДИ инструктора тренажерного зала/персонального тренера Приложение 1 к ДИ инструктора тренажерного зала/персонального тренера «Функции» Приложение 2 к ДИ инструктора тренажерного зала/персонального тренера «Функции и нарушения»

ТЕХНОЛОГИИ, МЕТОДИКИ:

9.  Инструкция по системе администрирования подразделения «ТЗ»

10.  Технологии и правила дежурства

11.  Технология и правила проведения первичного инструктажа, этикет

12.  Технология и правила проведения персональных тренировок

13.  Технологии и правила стажировки

14.  Методические рекомендации по организации тренировочного процесса

15.  Методические рекомендации по проведению аттестации тренерского состава подразделения «тренажерный зал»

16.  Порядок организации мероприятий и обучения

17.  Тесты для оценки профессиональных знаний инструкторов ТЗ/персональных тренеров

18.  Фирменные стандарты подразделения «ТЗ»:

a.  общие стандарты

b.  стандарты проявления внимания и заботы к клиенту

c.  стандарты на консультации и рекомендации

d.  стандарты на контроль и выражение замечаний клиентам

e.  стандарты на порядок на рабочем месте

f.  стандарты на поддержание состояния оборудования и техники

g.  стандарты на представление компании

h.  стандарты на поведение с коллегами

i.  стандарт на поведение на рабочем месте

БЛАНКИ

19.  Лист учета работы ТЗ

20.  Еженедельный отчет о работе тренерского состава ТЗ

21.  Сводный ежемесячный отчет о работе тренерского состава ТЗ

22.  Заявление на замену

23.  Лист ошибок/нарушений

24.  Лист записи инструктажей

25.  Лист записи перс. Трен

26.  Аттестационный лист инструктора тренажерного зала/персонального тренера

27.  План стажировки тренера тренажерного зала

28.  Расписание дежурств

29.  Экзаменационная форма по итогам стажировки

30.  Бланк тренировочной программы.

ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ «ГРУППОВЫЕ ПРОГРАММЫ»

ДИ:

31.  ДИ Менеджера подразделения «ГРУППОВЫЕ ПРОГРАММЫ»

32.  Приложение 1 к ДИ Менеджера подразделения «ГРУППОВЫЕ ПРОГРАММЫ» «Функции»

33.  Приложение 2 к ДИ Менеджера подразделения «ГРУППОВЫЕ ПРОГРАММЫ» «Функции и нарушения»

34.  ДИ инструктора групповых программ

35.  Приложение 1 к ДИ инструктора групповых программ «Функции»

36.  Приложение 2 к ДИ инструктора групповых программ «Функции и нарушения»

ТЕХНОЛОГИИ, МЕТОДИКИ:

37.  Инструкция по системе администрирования подразделения «ГРУППОВЫЕ ПРОГРАММЫ»

38.  Технология и правила проведения групповых уроков

39.  Технология и правила проведения коммерческих и персональных тренировок

40.  Методические рекомендации по составлению расписания

41.  Правила посещения зала групповых программ

42.  Порядок организации мероприятий и обучения

43.  Фирменные стандарты подразделения «ГП»

44.  Методические рекомендации по проведению аттестации тренерского состава подразделения «ГРУППОВЫЕ ПРОГРАММЫ»

БЛАНКИ

45.  Лист учета работы ГП

46.  Еженедельный отчет о работе тренерского состава ГП

47.  Сводный ежемесячный отчет о работе тренерского состава ГП

48.  Заявление на замену

49.  Лист ошибок/нарушений

50.  Бланк записи на ПТ

51.  Бланк резервирования залов групповых программ.

ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ «ВОДНЫЕ ПРОГРАММЫ»

ДИ:

52.  ДИ Менеджера подразделения «ВОДНЫЕ ПРОГРАММЫ»

53.  Приложение 1 к ДИ Менеджера подразделения «ВОДНЫЕ ПРОГРАММЫ» «Функции»

54.  Приложение 2 к ДИ Менеджера подразделения «ВОДНЫЕ ПРОГРАММЫ» «Функции и нарушения»

55.  ДИ инструктора водных программ

56.  Приложение 1 к ДИ инструктора водных программ «Функции»

57.  Приложение 2 к ДИ инструктора водных программ «Функции и нарушения»

ТЕХНОЛОГИИ, МЕТОДИКИ:

58.  Инструкция по системе администрирования подразделения «ВОДНЫЕ ПРОГРАММЫ»

59.  Технология и правила проведения групповых уроков

60.  Технологии и правила дежурства

61.  Технология и правила проведения коммерческих и персональных тренировок

62.  Порядок организации мероприятий и обучения

63.  Фирменные стандарты подразделения «ВП»

БЛАНКИ

64.  Лист учета работы ВП

65.  Еженедельный отчет о работе тренерского состава ВП

66.  Сводный ежемесячный отчет о работе тренерского состава ВП

67.  Заявление на замену

68.  Лист ошибок/нарушений

69.  Бланк записи на ПТ.

ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ «ДЕТСКИЕ ПРОГРАММЫ»

ДИ:

70.  ДИ Менеджера подразделения «ДЕТСКИЕ ПРОГРАММЫ»

71.  Приложение 1 к ДИ Менеджера подразделения «ДЕТСКИЕ ПРОГРАММЫ» «Функции»

72.  Приложение 2 к ДИ Менеджера подразделения «ДЕТСКИЕ ПРОГРАММЫ» «Функции и нарушения»

73.  ДИ инструктора детских программ

74.  Приложение 1 к ДИ инструктора детских программ «Функции»

75.  Приложение 2 к ДИ инструктора детских программ «Функции и нарушения»

ТЕХНОЛОГИИ, МЕТОДИКИ:

76.  Инструкция по системе администрирования подразделения «ДЕТСКИЕ ПРОГРАММЫ»

77.  Технология и правила проведения групповых уроков

78.  Технология и правила проведения коммерческих и персональных тренировок

79.  Порядок организации мероприятий и обучения

80.  Технологии и правила стажировки

81.  Фирменные стандарты подразделения «ВП»

БЛАНКИ

82.  Лист учета работы ДП

83.  Еженедельный отчет о работе тренерского состава ДП

84.  Сводный ежемесячный отчет о работе тренерского состава ДП

85.  Заявление на замену

86.  Лист ошибок/нарушений.

ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ «МЕДДЕПАРТАМЕНТ»

ДИ:

87.  ДИ Менеджера подразделения «МЕДДЕПАРТАМЕНТ»

88.  Приложение 1 к ДИ Менеджера подразделения «МЕДДЕПАРТАМЕНТ» «Функции»

89.  Приложение 2 к ДИ Менеджера подразделения «МЕДДЕПАРТАМЕНТ» «Функции и нарушения»

90.  ДИ инструктора фитнес-врача

91.  Приложение 1 к ДИ фитнес-врача «Функции»

92.  Приложение 2 к ДИ фитнес-врача «Функции и нарушения»

ТЕХНОЛОГИИ, МЕТОДИКИ:

93.  Технология работы специалиста меддепартамента

94.  Методические рекомендации по организации работы специалиста меддепартамента

БЛАНКИ

95.  Анкета оценки состояния здоровья

96.  Бланк записи на фитнес-тестирование

97.  Медицинский профиль

98.  Фитнес-профиль

99.  Лист ошибок/нарушений.

ОТДЕЛ «ПРОДАЖИ»

ДИ:

100.  ДИ Менеджера подразделения «Продажи»

101.  Приложение 1 к ДИ Менеджера подразделения «Продажи» «Функции»

102.  Приложение 2 к ДИ Менеджера подразделения «Продажи» «Функции и нарушения»

103.  ДИ Продавца-консультанта

104.  Приложение 1 к ДИ Продавца-консультанта «Функции»

105.  Приложение 2 к ДИ Продавца-консультанта «Функции и нарушения»

ТЕХНОЛОГИИ, МЕТОДИКИ:

106.  Технологии презентации Клуба и продажи клубного членства

107.  Технология продления клубных карт

108.  Технология работы с потенциальным клиентом по телефону

109.  Технологии сбора информации

110.  Технология презентации клуба и продажи клубного членства

111.  Фирменные стандарты отдела продаж

БЛАНКИ

112.  Отчет по проведенным презентациям.

113.  Лист входящих телефонных звонков

114.  Лист продлений Клубных Карт (КК).

115.  Личный дневник Продавца-Консультанта.

116.  Личное дело Клиента

117.  Лист фактических продаж Клубных Карт (КК) за день и запись Клиентов на фитнес-тестирование и экспертизу.

118.  Работа до контракта.

ОТДЕЛ «РЕЦЕПЦИЯ»

ДИ:

119.  ДИ Старшего администратора рецепции

120.  Приложение 1 к ДИ Старшего адм. рецепции «Функции»

121.  Приложение 2 к ДИ Старшего адм. рецепции «Функции и нарушения»

122.  ДИ Администратора рецепции

123.  Приложение 1 к ДИ Адм. рецепции «Функции»

124.  Приложение 2 к ДИ Адм. рецепции «Функции и нарушения»

ТЕХНОЛОГИИ, МЕТОДИКИ:

125.  Содержание работы отдела «Рецепция»

126.  Технология приема и распределения клиентов и гостей клуба

127.  Технология приема входящих звонков

128.  Технология записи клиента к специалисту

129.  Технология приема жалоб и отзывов

130.  Технология составления графика дежурств

131.  Технология составления плана работ

132.  Методические рекомендации для администраторов рецепции:

a.  по личному контакту с Клиентом или Гостем клуба

b.  по обработке входящих звонков

c.  по передаче сообщений по громкой связи

133.  Фирменные стандарты подразделения «рецепция»:

d.  Стандарты на поведение с коллегами

e.  Стандарты на отчетность

f.  Стандарты на представление Компании

g.  Стандарты на принятие жалоб и отзывов

h.  Стандарты на общение с представителями различных организаций

i.  Стандарты на поведение с Клиентом

j.  Стандарты на расчеты с Клиентом

k.  Стандарты на общение с Клиентом по телефону

БЛАНКИ

134.  Лист ошибок/нарушений

135.  Отчет о работе Администратора Рецепции

136.  График дежурств Администраторов Рецепции

137.  Заявление о замене

138.  Журнал по внутренней переписке

139.  Бланк самозаписи Клиента на мероприятие «_______________».