Положение об архивном отделе администрации Ильинского муниципального района

Приложение

к постановлению администрации

муниципального района

ПОЛОЖЕНИЕ

об архивном отделе администрации

Ильинского муниципального района

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел администрации Ильинского муниципального района (далее – архивный отдел) является структурным подразделением аппарата администрации муниципального района, созданным для организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов на территории Ильинского муниципального района.

1.2. Архивный отдел осуществляет деятельность в области архивного дела согласно полномочиям по решению вопросов местного значения, установленным Федеральным законом от 6 октября 2003 года «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации».

1.3. Архивный отдел в пределах полномочий, возложенных на него настоящим Положением, непосредственно выполняет поручения главы Ильинского муниципального района, управляющего делами администрации муниципального района.

1.4. Архивный отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» и иными федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, законодательством Пермской области, Пермского края, Уставом Ильинского муниципального района, муниципальными правовыми актами муниципального района, а также настоящим Положением.

1.5. Архивный отдел осуществляет функции муниципального архива и входит в систему архивных учреждений Пермского края, возглавляемую уполномоченным исполнительным органом государственной власти Пермского края в области архивного дела (далее – уполномоченный орган Пермского края).

1.6. Архивный отдел решает стоящие перед ним задачи во взаимодействии с заместителями главы администрации муниципального района, муниципальными служащими аппарата администрации муниципального района, а также с органами администрации муниципального района в рамках полномочий архивного отдела.

1.7. Архивный отдел не обладает правами юридического лица.

Архивный отдел имеет штампы, бланки, а также печать со своим наименованием для заверения архивных справок, копий и выписок из документов.

1.8. Архивный отдел имеет территориальное подразделение в г. Чермоз, без образования юридического лица. В Чермозском территориальном подразделении имеется своя печать.

Чермозское территориальное подразделение возглавляет заведующий Чермозским территориальным подразделением, который имеет право подписи на архивных справках и копиях архивных документов.

1.9. Информационное, документационное, материально-техническое и транспортное обеспечение деятельности архивного отдела осуществляет администрация муниципального района.

2. Задачи архивного отдела

Основными задачами архивного отдела являются:

управление архивным делом на территории Ильинского муниципального района;

организация хранения, комплектования (формирования), учета и использования архивных документов и архивных фондов:

а) органов местного самоуправления, в том числе поселений, муниципальных архивов, музеев, библиотек;

б) муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и муниципальных учреждений (далее – муниципальные организации);

решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований;

организация работы по осуществлению отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела.

3. Полномочия архивного отдела

Архивный отдел для осуществления задач, предусмотренных разделом 2 настоящего Положения, обладает следующими полномочиями:

3.1. По вопросам управления архивным делом на территории Ильинского муниципального района:

осуществляет функции уполномоченного органа местного самоуправления Ильинского муниципального района в области архивного дела;

организует проведение на всей территории Ильинского муниципального района единой политики в сфере архивного дела непосредственно и через подведомственные ему муниципальные архивные учреждения, взаимодействуя с уполномоченными органами поселений в области архивного дела;

готовит и вносит на рассмотрение предложения по созданию (упразднению) муниципальных архивов на территории Ильинского муниципального района;

принимает участие в формировании объемов финансового и материально-технического обеспечения архивного дела на территории Ильинского муниципального района.

3.2. По организации хранения, комплектования (формирования), учета и использования архивных документов и архивных фондов:

3.2.1. Обеспечивает сохранность и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в том числе:

хранение и учет документов принятых в архивный отдел;

представление в установленном порядке учетных данных в уполномоченный орган Пермского края;

проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения и обеспечению их физической сохранности;

подготовка, представление на утверждение и реализация предложений по обеспечению сохранности документов хранящихся в архивном отделе.

Архивный отдел обеспечивает хранение:

архивных фондов и архивных документов на разных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Пермского края, в том числе образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении муниципального района и Пермского края;

архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Пермского края, образовавшихся до момента создания органов местного самоуправления, организаций областного и федерального подчинения;

архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Пермского края;

документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций, сменивших форму собственности (не имеющих правопреемника), действовавших на территории муниципального района;

печатных аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды архивного отдела;

учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.

Архивный отдел хранит документы Архивного фонда Пермского края постоянно.

3.2.2. Организует комплектование архивного отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение для муниципального района, в том числе:

составление писков организаций – источников комплектования архивного отдела, утверждаемых администрацией района и согласовываемых с уполномоченным органом Пермского края; систематическая работа по их уточнению;

отбор и прием документов постоянного хранения в архивный отдел;

проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов хранящихся в архивном отделе.

3.2.3. Осуществляет организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности в порядке реализации соглашения между уполномоченным органом Пермского края и администрацией района в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:

проведения проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу;

ведения в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях – источниках комплектования и других организациях находящихся на территории муниципального района;

рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству, а также в установленном уполномоченным органом Пермского края порядке – номенклатур дел организаций – источников комплектования архивного отдела;

рассмотрение и представление в уполномоченный орган Пермского края поступивших от организаций – источников комплектования описей дел постоянного хранения и по личному составу;

рассмотрение и согласование описей по личному составу организаций, не являющихся источниками комплектования, документы которых подлежат приему в архивный отдел;

изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;

оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;

разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.

3.2.4. Осуществляет информационное обеспечение деятельности органов местного самоуправления, организует использование архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:

информирование органов местного самоуправления, иных организаций муниципального района о составе и содержании документов отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию, в том числе на договорной основе;

обеспечение пользователям архивными документами условия, необходимые для поиска и изучения архивных документов;

организация работы пользователей с документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публицистическая деятельность;

исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;

создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам архивного отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

3.3. По осуществлению отдельных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов государственной части архивного фонда Пермского края, находящихся на территории Ильинского муниципального района и хранящихся в муниципальном архиве, переданных органам местного самоуправления Ильинского муниципального района в соответствии с Законом Пермского края:

организует работу по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов государственной части архивного фонда Пермского края, находящихся на территории Ильинского муниципального района и хранящихся в муниципальном архиве;

запрашивает и получает от уполномоченного органа Пермского края информацию и разъяснения по осуществлению государственных полномочий;

подготавливает в пределах своей компетенции проекты нормативных правовых актов по осуществлению государственных полномочий.

содействует рациональному распоряжению финансовыми средствами, переданными для исполнения государственных полномочий, обеспечению их целевого использования;

принимает участие в подготовке отчета об осуществлении переданных государственных полномочий и использовании предоставленных субвенций;

содействует созданию условий для беспрепятственного проведения уполномоченным органом Пермского края проверок в части осуществления переданных государственных полномочий и использования предоставленных субвенций;

обеспечивает предоставление в уполномоченный орган Пермского края документов и другой информации об осуществлении переданных государственных полномочий.

4. Права архивного отдела

Архивный отдел для осуществления своих полномочий имеет право:

вносить на рассмотрение администрации муниципального района и уполномоченного органа Пермского края предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в архивном отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций;

участвовать в подготовке и рассмотрении органами местного самоуправления вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты нормативных правовых и распорядительных актов;

запрашивать и получать от организаций – источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве;

привлекать специалистов аппарата администрации муниципального района, органов администрации муниципального района для осуществления своих полномочий, в том числе для подготовки проектов постановлений и распоряжений главы муниципального района;

принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых администрацией муниципального района и её органами; участвовать в работе экспертных комиссий организаций;

участвовать в работе ликвидационных комиссий муниципальных организаций для решения вопросов сохранности документов;

давать в пределах своей компетенции юридическим и физическим лицам разъяснения по вопросам, отнесенным к сфере деятельности архивного отдела;

оказывать методическую помощь органам местного самоуправления поселений в организации работы по формированию архивных фондов поселений;

организовывать работу по привлечению должностных лиц к ответственности за нарушение правил хранения, комплектования, учета, использования архивных документов в порядке, предусмотренном действующим законодательством, в том числе ставить перед органами местного самоуправления вопрос о привлечении к ответственности должностных лиц за нарушение архивного законодательства, направлять в уполномоченный орган Пермского края информацию о фактах нарушения архивного законодательства в организациях для составления протоколов об административных правонарушениях;

взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, организациями, находящимися на территории муниципального района, независимо от форм собственности, уполномоченным органом Пермского края, Российским обществом историков – архивистов, другими общественными организациями.

5. Руководство архивным отделом

5.1. Архивный отдел возглавляет заведующий отделом, который назначается на должность и освобождается от должности главой муниципального района.

5.2. Заведующий архивным отделом руководит деятельностью отдела, и обеспечивает исполнение его полномочий. Заведующий архивным отделом несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и полномочий.

5.3. В целях реализации полномочий архивного отдела, установленных настоящим Положением, заведующий архивным отделом:

распределяет обязанности и устанавливает степень ответственности работников архивного отдела, дает указания, проверяет их исполнение;

согласовывает и представляет на утверждение главе муниципального района должностные инструкции работников архивного отдела;

представляет главе муниципального района кандидатуры на должность работников архивного отдела, предложения об освобождении от должности работников архивного отдела, о поощрении работников архивного отдела и применении к ним мер дисциплинарного взыскания, о повышении квалификации, о командировании работников архивного отдела;

вносит на рассмотрение главы муниципального района проекты муниципальных правовых актов по вопросам деятельности отдела;

отчитывается о работе архивного отдела и состоянии архивного дела в муниципальном районе перед администрацией муниципального района и в установленном порядке – перед уполномоченным органом Пермского края;

осуществляет иные полномочия, предусмотренные должностной инструкцией заведующего архивным отделом.

5.4. В период отсутствия заведующего архивным отделом по поручению главы муниципального района полномочия заведующего отделом исполняет специалист архивного отдела.