Рекомендации по разработке положения о структурном подразделении и должностных инструкций работников

Утверждаю

Ректор, профессор

___________________//

«___»________________20___года

Рекомендации

по разработке положения о структурном подразделении и должностных инструкций работников

I. Разработка положений

1. Общие положения

Положение о структурном подразделении является локальным нормативным актом, который определяет порядок создания подразделения, правовое и административное положение подразделения в структуре организации, задачи и функции подразделения, его права и взаимоотношения с другими подразделениями, ответственность подразделения в целом и его руководителя.

Как следует из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного постановлением Минтруда России (с изм. на 12.11.2003), разработкой положений о структурных подразделениях должен заниматься отдел организации и оплаты труда. Поскольку такое подразделение создается далеко не в каждой организации, то обычно эта работа поручается либо службе персонала, которая чаще всего является инициатором введения положений, либо кадровой службе (отделу кадров). К совместной работе может также подключаться юридический или правовой отдел.

Общее руководство по составлению положений о структурных подразделениях, как правило, осуществляет заместитель руководителя организации.

2. Согласование проекта положения

Проект Положения о структурном подразделении подлежит согласованию:
- с вышестоящим руководителем (если подразделение входит в состав более крупного подразделения);

- с заместителем руководителя организации, курирующим деятельность подразделения в соответствии с распределением обязанностей между руководящими работниками;

- с руководителем службы персонала или иного подразделения, осуществляющего управление персоналом;

- с начальником юридического или правового подразделения либо с юристом организации.

Во избежание неточностей в формулировках взаимоотношений подразделения с другими структурными подразделениями, дубляжа функций в положениях о разных структурных подразделениях, желательно, чтобы проект Положения был согласован с руководителями тех структурных единиц, с которыми взаимодействует подразделение.

Если количество подразделений, с которыми должен быть согласован проект Положения, свыше трех, то визы согласования желательно оформить в виде отдельного листа согласований.

3. Структура положения (разделы)

Положения о подразделениях включают следующие разделы:

1.  Общие положения;

2.  Цели и задачи деятельности;

3.  Функции;

4.  Организационная структура подразделения;

5.  Взаимосвязи с другими подразделениями;

6.  Права подразделения;

7.  Ответственность подразделения.

Раздел «Общие положения» включает следующие вопросы:

1. Место подразделения в структуре организации.

2. Порядок создания и ликвидации подразделения.

3. Подчиненность структурного подразделения.

4. Основополагающие документы, которыми руководствуется подразделение в своей деятельности.

Конструкция этого пункта Положения может быть следующей:

«Отдел осуществляет свою деятельность на основе:  (наименование документов в порядке их правового регулирования (федеральные, региональные, местные, локальные нормативные акты))» или «В своей деятельности (или «При решении своих задач и выполнении своих функций») отдел руководствуется: (наименование документов в порядке их правового регулирования».

5. Иное

Раздел «Цели и задачи» включает в себя основные положения деятельности и назначение созданного структурного подразделения.

В разделе "Функции" излагаются в логической последовательности все общие функции, в том числе:

планирование, организация, координация, мотивация, контроль, анализ, регулирование, выполняемые подразделениями в соответствии с целями, сформулированными в разделе "Цели деятельности".

В разделе "Организационная структура подразделения" подробно излагается перечень должностных лиц, групп и отдельных исполнителей, входящих в состав подразделения. Прилагается организационная структура в виде схемы, где указывает­ся административная подчиненность.

В разделе "Взаимосвязи с другими подразделениями" по вертикали и горизонтали показываются основные функциональные взаимосвязи, в которые вступает данное подразделение с другими подразделениями и службами при подготовке, согласовании, принятии (утверждении) и реализации управленческих решений.

В разделе «Права подразделения» указываются перечень прав, необходимых для реализации функций руководителя подразделения по отношению к другим подразделениям и должност­ным лицам,

В разделе «Ответственность» перечень работ и показателей, за которые несет ответственность начальник подразделения и другие работники.

Конструкция этого пункта Положения может быть следующей:

«1. Всю полноту ответственности за деятельность отдела, своевременность выполнения возложенных на отдел задач и функций несет начальник отдела.

2. Работники отдела несут ответственность в соответствии с их должностными инструкциями.»

4. Заключительные положения.

Утвержденный первый экземпляр хранится в кадровой службе (отделе кадров), второй - в структурном подразделении.

По мере необходимости положение должно пересматриваться и уточняться. Решение о пере­смотре существующего положения принимается должностным лицом, утвердившим положение. Порядок пересмотра положения и внесения в него изменений тот же, что и при его разработке.

II. Разработка должностных инструкций

1.Общие положения.

Должностная инструкция - основной документ, которым руководствуется сотрудник в своей деятельности.

Должностные инструкции разрабатываются руководителем подразделения и согласовываются с кадровой службой и составляются одновременно с заявкой на прием специалиста на работу.

Должностные инструкции на руководителя, заместителей руководителя по направлениям, руководителей самостоятельных подразделений и их заместителей утверждаются руководителем организации.

Должностные инструкции остальных сотрудников утверждаются руководителем организации по согласованию с начальником подразделения.

Должностная инструкция:

а) подписывается руководителем подразделения, сотрудником и утверждается руководителем организации;

б) хранится в специальной папке для положений об отделах и должностных инструкций в отделе кадров;

в) является неотъемлемой частью трудового договора со специалистом и хранится в его личном деле;

г) не содержит информации о должностном окладе сотрудника;

д) хранится у сотрудника (копия).

2. Структура должностной инструкции

При составлении должностной инструкции необходимо включить в текст следующие основные положения:

1. Заголовок, определяющий должность.

2. Общие положения.

В этом пункте определяется, кому подотчетен и подконтролен сотрудник, кем назначается и освобождается от должности и др.

3. Основные задачи и функции.

В пункте указываются основные возложенные на специалиста обязанности.

4. Основные квалификационные требования.

В этом пункте указываются основные требования, по которым необходимо подбирать данного специалиста:

а) образование и его направленность;

б) необходимый стаж работы;

в) владение иностранным языком;

г) степень владения компьютером и офисным оборудованием;

д) прочие требования и личные качества.

5. Порядок взаимодействия с другими подразделениями и внешними организациями.

6. Права.

В пункте указывается какими основными полномочиями наделен сотрудник, как взаимодействует с сотрудниками, структурными подразделениями и руководством, оговаривается его право на распоряжения, пользуется ли правом самостоятельного доклада генеральному директору, полномочия в отношениях с другими предприятиями компании.

7. Ответственность.

В пункте указываются зоны ответственности сотрудника.

Ведущий юрист

отдела правового обеспечения

ГОУ ВПО СтГМА Хачатурова

Приложение 1

Образец оформления положения

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Ставропольская государственная медицинская академия

Федерального агентства по здравоохранению и социальному развитию»

Принято Решением Ученого Совета Академии Протокол № ___________ от «___»_______________20___г.

Утверждаю Ректор, профессор ___________________/Ф. И.О./ «___»________________20___года

Положение О…..

1.  Общие положения

2.  Цели и задачи деятельности

3.  Функции

4.  Организационная структура

5.  Взаимосвязи с другими подразделениями

6.  Права

7.  Ответственность

Разработано:

Согласовано:

Приложение 1

Образец оформления должностной инструкции

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Ставропольская государственная медицинская академия

Федерального агентства по здравоохранению и социальному развитию»

Утверждаю:

Ректор, профессор

___________________/Ф. И.О./

«___»________________20___года

Согласовано:

Начальник подразделения….

___________________/Ф. И.О./

«___»________________20___года

Должностная инструкция

(наименование должности)

1. Общие положения.

2. Основные квалификационные требования.

3. Должностные обязанности

4. Права.

5. Порядок взаимодействия с другими подразделениями и внешними организациями.

6. Ответственность.

С должностной инструкцией ознакомлен, инструкцию получил:

_______________ / _______________

(личная подпись) ( Ф. И.О.)

____ _____________ 200 __ г.

В личное дело № ___

______________ ___ ____________ 200 __ г.