Регламент Департамента образования города Москвы (стр. 1 )

Приложение к приказу Департамента образования города Москвы от 28.01.2010 г. № 223

Регламент

Департамента образования

города Москвы

1.Общие положения.

1.1. Настоящий Регламент определяет порядок организационного, документационного и информационного обеспечения деятельности Департамента образования города Москвы (далее Департамент).

1.2. Статус, полномочия, порядок назначения, принципы и гарантии деятельности должностных лиц Департамента определены Уставом города Москвы, Законом города Москвы «О государственной гражданской службе города Москвы», Положением о Департаменте образования города Москвы, положениями о структурных подразделениях Департамента и другими нормативными правовыми актами.

1.3. Ответственность за организационно-методическое обеспечение, информационное, правовое и документационное обеспечение деятельности руководителя Департамента возлагается на начальника Информационно-аналитического управления по работе с населением и делопроизводству, начальника Юридического управления и помощника руководителя Департамента по принадлежности вопросов.

1.4. В Департаменте действует единая система электронного документооборота (ЕС ЭДО), предусматривающая централизованную работу со всеми видами документов, за исключением документов с информацией, составляющей государственную тайну, и информацией конфиденциального характера.

1.5. Положения настоящего Регламента распространяются на все информационные ресурсы и информационные системы, приобретаемые, создаваемые, накапливаемые за счет средств бюджета города Москвы.

1.6. В перечень информационных ресурсов Департамента входят:

-  распорядительные и служебные документы, подписанные руководителем Департамента, служебные документы, подписанные первыми заместителями руководителя Департамента, заместителями руководителя Департамента и должностными лицами, имеющими право подписи;

-  документы на технических и бумажных носителях (сборники, доклады, брошюры и т. д.);

-  компьютерные базы данных.

В настоящем Регламенте под распорядительными документами понимаются нормативные правовые акты Департамента образования города Москвы, принимаемые в пределах его компетенции для решения задач по осуществлению управления в сфере образования и полномочий Российской Федерации в области образования, решения административных и организационных вопросов.

Служебные документы - обобщенное наименование официальных документов, используемых в текущей деятельности должностных лиц, сотрудников Департамента, окружных управлений образования Департамента образования города Москвы (далее окружные управления образования): письмо, заявление, служебная записка и т. п.

1.7. Информационные системы Департамента базируются на корпоративной мультисервисной телекоммуникационной сети (далее - КМС), в состав которой входят:

- система электронной почты;

- интернет-портал Департамента;

- локальная сеть Департамента;

- локальные сети государственных образовательных и иных учреждений системы Департамента, входящие в окружную корпоративную сеть и использующие адресное пространство (IP адреса), закрепленные за Департаментом;

- система передачи данных;

- система телефонной связи.

1.8 Информационные ресурсы Департамента по возможности использования подразделяются на:

- ресурсы, содержащие открытую (общедоступную) информацию;

- ресурсы, содержащие информацию ограниченного распространения (информация конфиденциального характера и секретная информация).

К категории открытой информации относится информация, содержащаяся в документах и базах данных Департамента и затрагивающая права, свободы и обязанности граждан.

К категории информации ограниченного распространения относится информация, содержащаяся в документах и базах данных Департамента, включающая сведения конфиденциального характера и сведения, составляющие государственную тайну.

1.9. Руководитель Департамента определяет пользователей (потребителей), а также режим и правила обработки, защиты информационных ресурсов и доступ к ним, условия использования и распространения информации.

1.10. К категории конфиденциальной относится информация, содержащая коммерческую и служебную тайну, персональные данные о гражданах и другую информацию в соответствии с Перечнем сведений конфиденциального характера и решениями должностных лиц Департамента, которые несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и соответствие его действующему законодательству

1.11. Режим защиты информации в отношении документов, содержащих коммерческую и служебную тайну, неправомерное использование которых может нанести моральный, материальный или какой-либо другой ущерб Департаменту, деловым партнерам, регулируется настоящим Регламентом и специальными положениями, устанавливающими режим и правила обработки, защиты информации и информационных ресурсов, которые устанавливается руководителем Департамента.

Периодический контроль за соблюдением установленного режима доступа к информационным ресурсам Департамента, а также правила их обработки и защиты в Департаменте осуществляют подразделение Департамента по защите государственной тайны.

1.12. Требования настоящего Регламента распространяются на все документы Департамента несекретного характера и обязательны для всех должностных лиц, государственных гражданских служащих и других сотрудников Департамента и окружных управлений образования при работе с документами Департамента.

1.13. Распорядительные и служебные документы Мэра Москвы, Правительства Москвы и руководителя Департамента, содержащие государственную тайну, регистрируется подразделением Департамента по защите государственной тайны. Обращение с ними осуществляется в соответствии с положениями, регламентирующими порядок работы и правила работы с указанными документами.

1.14. Несоблюдение требований Регламента Департамента должностными лицами Департамента, государственными гражданскими служащими и другими работниками Департамента, окружных управлений образования, влечет дисциплинарную ответственность работника, установленную федеральным законодательством, законодательством города Москвы и иными нормативными правовыми актами.

2. Организация работы Департамента.

2.1. Планирование работы Департамента.

2.1.1. Планирование работы Департамента осуществляется на основе плана работы Департамента на год, а также планов работы на месяц (полугодие).

2.1.2. Подготовка Плана на предстоящий месяц (полугодие) осуществляется Отделом организационно-педагогической деятельности. Ответственность за реализацию Плана возлагается на первых заместителей и заместителей руководителя Департамента.

2.1.3. План работы Департамента на месяц формируется на основе полугодового Плана Департамента и планов работы Правительства Москвы на полугодие, а также предложений первых заместителей и заместителей руководителя Департамента, руководителей структурных подразделений Департамента.

2.1.4. Ответственность за формирование плана работы Департамента на месяц (полугодие) возлагается на первых заместителей и заместителей руководителя Департамента и Отдел организационно-педагогической деятельности, координацию в целом осуществляет помощник руководителя Департамента.

2.1.5. План работы Департамента на месяц (полугодие) включает предполагаемые повестки дня заседаний Коллегии Департамента и организационные мероприятия по основным направлениям деятельности.

2.1.6. Для подготовки проекта плана работы Департамента на месяц (полугодие) первые заместители и заместители руководителя Департамента, начальники окружных управлений образования, направляют свои предложения в Отдел организационно-педагогической деятельности в срок до 15 числа месяца (последнего месяца в полугодии).

В те же сроки в Отдел организационно-педагогической деятельности представляется краткая информация о выполнении плана текущего месяца (полугодие) по разделу «Организационные мероприятия».

2.1.7.  План работы Департамента на месяц (полугодие) утверждается руководителем Департамента. Проект плана работы Департамента на месяц (квартал), согласованный первыми заместителями и заместителями руководителя Департамента, представляется для утверждения руководителем Департамента не позднее, чем за 5 дней до начала очередного месяца (полугодия).

К проекту плана прилагается справка-отчет о выполнении плана работы за предыдущий период.

Контроль за выполнением плановых заданий осуществляется первыми заместителями и заместителями руководителя Департамента в соответствии с утвержденным распределением обязанностей. Текущий контроль за выполнением планов работы Департамента возлагается на Отдел организационно-педагогической деятельности.

В целях обеспечения оперативной информацией руководителя Департамента, его первых заместителей и заместителей о деятельности структурных подразделений Департамента, а также для проведения согласованной и скоординированной работы структурные подразделения Департамента еженедельно по средам представляют информацию о планируемых мероприятиях в Отдел организационно-педагогической деятельности.

2.1.8.Информация о планируемых совещаниях, семинарах, заседаниях комиссий, советов, штабов, групп и других формирований (независимо от периодичности их проведения) обязательно включается в План мероприятий Департамента на предстоящую неделю.

Собирает, обобщает План мероприятий Департамента на предстоящую неделю Отдел организационно-педагогической деятельности, рассылает План Государственное образовательное учреждение «Учебно - методический центр по информационно-аналитической работе» (далее - Учебно-методический центр по информационно-аналитической работе). В случае корректировки плановых мероприятий информация об этом незамедлительно направляется в Отдел организационно-педагогической деятельности.

План мероприятий Департамента на предстоящую неделю, а также внесенные в него по согласованию с Отделом организационно-педагогической деятельности изменения, являются для Информационно-аналитического управления по работе с населением и делопроизводству основанием для предоставления и подготовки соответствующих помещений в здании Департамента для их проведения.

2.2. Подготовка и проведение заседаний Коллегии Департамента

2.2.1. Коллегия Департамента (далее – Коллегия) создается в соответствии с Положением о Департаменте образования города Москвы.

2.2.2.Основной задачей Коллегии является рассмотрение наиболее важных вопросов, отнесенных к компетенции Департамента.

2.2.3. Положение о Коллегии на основе Примерного положения и ее состав утверждаются приказом Департамента.

В состав Коллегии входят руководитель Департамента (председатель Коллегии), первые заместители и заместители руководителя Департамента, входящие в нее по должности начальники окружных управления образования, руководители структурных подразделений Департамента, а также ученые, специалисты, руководители образовательных учреждений, общественные деятели.

2.2.4. Заседания Коллегии проводятся не реже 1 раза в месяц (по четвергам).

2.2.5. Вопросы на заседания Коллегии выносятся в соответствии с квартальным планом работы Департамента на основании заявки по форме приложения 1 к Регламенту Департамента. Изменения в повестку дня заседания Коллегии вносятся руководителем Департамента.

2.2.6. В заседании Коллегии могут участвовать с правом совещательного голоса должностные лица Правительства Москвы, органов исполнительной власти города Москвы, депутаты Московской городской Думы и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и др. По согласованию с руководителем Департамента для участия в заседаниях Коллегии могут приглашаться руководители предприятий, учреждений и организаций, общественных объединений, органов местного самоуправления, территориального общественного самоуправления и другие заинтересованные в обсуждении рассматриваемых вопросов лица.

На заседании могут присутствовать представители средств массовой информации (по согласованию с сотрудником Департамента, ответственным за взаимодействие с представителями средств массовой информации).

2.2.7. По решению руководителя Департамента (председателя Коллегии) Коллегия может проводить выездные заседания.

2.2.8. Материалы по вопросам, рассматриваемым на заседаниях Коллегии, исполнитель, ответственный за подготовку вопроса, представляет за 7 дней до заседания ответственному секретарю Коллегии. В состав представляемых материалов обязательно входит проект Решения коллегии по рассматриваемому вопросу, согласованный в установленном порядке. Вместе с материалами представляется список лиц, приглашенных на заседание Коллегии (фамилия, имя, отчество и занимаемая должность пишутся полностью) и список предварительно записавшихся выступающих.

Если по представленным материалам имеются замечания ответственного секретаря Коллегии, документы возвращаются на доработку исполнителю.

2.2.9. Вопросы, по которым материалы не представлены в установленный срок, считаются неподготовленными и на заседание Коллегии не выносятся.

В этом случае ответственный за подготовку вопроса готовит докладную записку на имя руководителя Департамента с объяснением причин и предложением о переносе срока рассмотрения вопроса.

2.2.10. Ознакомление членов Коллегии с документами осуществляется ответственным за подготовку вопроса исполнителем не позднее, чем за 3 дня до заседания.

2.2.11. Оповещение членов Коллегии о дне, времени проведения и повестке дня заседания Коллегии осуществляет ответственный секретарь Коллегии.

Оповещение лиц, приглашенных на заседание Коллегии по различным вопросам, осуществляют структурные подразделения Департамента, ответственные за подготовку вопроса.

Регистрацию участников заседания Коллегии осуществляют совместно структурные подразделения Департамента, ответственные за подготовку вопросов вынесенных на заседание Коллегии.

2.2.12. По результатам Коллегии оформляется Решение Коллегии в срок не более 7-ми календарных дней после заседания, если иной срок не был установлен непосредственно в ходе заседания Коллегии.

Контроль за выпуском Решения коллегии по итогам заседания Коллегии осуществляет ответственный секретарь Коллегии.

2.2.13. Решения Коллегии реализуются, как правило, в форме приказов (распоряжений) Департамента.

2.2.14. На заседаниях Коллегии ведется протокол. Организация ведения протокола, его последующее оформление возлагается на ответственного секретаря Коллегии. Протокол Коллегии утверждается руководителем Департамента.

Оформление протокола и его представление на подпись руководителю Департамента осуществляется в течение 3 календарных дней со дня заседания Коллегии.

Копии утвержденного Решения коллегии с заверительной надписью на последнем листе протокола «Копия верна», подтвержденной подписью ответственного секретаря Коллегии, рассылаются через Информационно-аналитическое управление по работе с населением и делопроизводству всем членам Коллегии, а при необходимости – руководителям соответствующих подразделений Департамента, участникам Коллегии, не являющимся членами Коллегии.

Первые экземпляры Решений Коллегии Департамента хранятся у ответственного секретаря Коллегии Департамента в течение 2-х лет и по истечении данного срока передаются в Государственное учреждение Центральный объединенный архив учреждений системы образования города Москвы (далее - Объединенный архив) на постоянное хранение в соответствии с номенклатурой дел.

Контроль за выполнением поручений по Решению Коллегии осуществляется ответственным секретарем Коллегии Департамента. В этих целях ответственный секретарь Коллегии Департамента направляет ответственным исполнителям напоминания.

2.3. Подготовка и проведение оперативных совещаний, проводимых руководителем Департамента

2.3.1.  Целью проведения руководителем Департамента или должностным лицом, официально его замещающим, оперативных совещаний является принятие решений по текущим вопросам, контроль за выполнением распорядительных документов Мэра Москвы и Правительства Москвы, приказов (распоряжений) Департамента и поручений руководителя Департамента.

2.3.2.  Оперативные совещания проводятся руководителем Департамента (или по поручению руководителя Департамента его первыми заместителями или заместителями) по понедельникам (еженедельно) с участием первых заместителей и заместителей руководителя, руководителей структурных подразделений Департамента, руководителей окружных управлений образования, и приглашенных руководителей государственных образовательных и иных учреждений системы Департамента.

2.3.3. Вопросы на оперативных совещаниях рассматриваются в соответствии с повесткой дня.

Повестка дня оперативного совещания формируется помощником руководителя Департамента с учетом предложений первых заместителей и заместителей руководителя Департамента, руководителей окружных управлений образования, поданных в форме заявок (приложение 1 к Регламенту Департамента) и утверждается руководителем Департамента.

2.3.4. Подготовка информационных, статистических и других материалов по тому или иному вопросу повестки дня оперативного совещания осуществляется тем структурным подразделением Департамента (окружным управлением образования), которое непосредственно отвечает за подготовку вопроса.

Материал к оперативному совещанию представляется ответственными за подготовку вопросов помощнику руководителя Департамента до 12-00 (накануне совещания).

Контроль за подготовкой материалов к оперативному совещанию осуществляется помощником руководителя Департамента.

2.3.5. Оповещение лиц, приглашенных на оперативное совещание, осуществляется в следующем порядке:

- приглашение ответственных за подготовку вопроса и выступающих возлагается на помощником руководителя Департамента;

- приглашение иных лиц, участие которых необходимо при рассмотрении соответствующего вопроса, возлагается на структурное подразделение Департамента, ответственное за его подготовку.

2.3.6. По результатам оперативного совещания помощником руководителя Департамента оформляется протокол, который утверждается руководителем Департамента или лицом его замещающим, непосредственно проводившим совещание.

Протокол оперативного совещания оформляется и представляется на подпись руководителю Департамента и рассылается в срок не более 3 календарных дней.

2.3.7. Подлинники протоколов оперативных совещаний хранятся у помощника руководителя Департамента, затем передаются в Объединенный архив Департамента на постоянное хранение в соответствии с номенклатурой дел.

2.3.8 Протокол оперативного совещания, проводимого руководителем Департамента с первыми заместителями и заместителями руководителя Департамента, ведется, оформляется, рассылается участникам совещания помощником руководителя Департамента в срок не более 3 календарных дней.

2.3.9. Контроль за исполнением поручений руководителя Департамента, данных на оперативных совещаниях, осуществляется первыми заместителями, заместителями руководителя Департамента и начальниками структурных подразделений Департамента по принадлежности вопросов.

Общий контроль за исполнением поручений, зафиксированных в протоколе оперативного совещания с первыми заместителями и заместителями руководителя Департамента, с докладом руководителю Департамента об исполнении поручений по протоколам предыдущих совещаний осуществляет помощником руководителя Департамента.

2.4. Организация совещаний, проводимых первыми заместителями, заместителями руководителями Департамента, заседаний комиссий, советов, штабов, рабочих групп и т. д.

2.4.1. Проведение первыми заместителями и заместителями руководителя Департамента совещаний, заседаний комиссий, советов, штабов, рабочих групп и других формирований с периодичностью их проведения 1 раз в неделю осуществляется при условии их включения в еженедельный план мероприятий Департамента.

При планировании других целевых совещаний, семинаров (в т. ч. выездных), заседаний комиссий, советов, штабов, групп (с периодичностью проведения 1 раз в месяц, 1 раз в квартал и т. д.) следует учитывать регламентные мероприятия.

Не допускается проведение заседаний комиссий, советов, штабов, групп и других формирований, положения о которых и составы которых не утверждены соответствующими распорядительными документами Департамента.

Информация о планируемых совещаниях, заседаниях, семинарах (независимо от периодичности их проведения) включается в План мероприятий Департамента на предстоящую неделю. Предложения в план представляются в Отдел организационно-педагогической деятельности Департамента еженедельно (по средам) руководителями структурных подразделений Департамента (по согласованию с первыми заместителями и заместителями руководителя Департамента соответственно).

2.4.2. В Департаменте действует единый порядок приглашения на совещания и заседания, проводимые руководителем, первыми заместителями и заместителями руководителя Департамента.

2.4.3.Приглашения на совещания оформляются телефонограммами, подписанными руководителем Департамента, первыми заместителями и заместителями руководителя Департамента.

Руководители структурных подразделений Департамента такими полномочиями не наделяются.

2.4.4. Все приглашения на совещания направляются только в адрес первых заместителей, заместителей руководителя Департамента, руководителей структурных подразделений Департамента, начальников окружных управлений образования и руководителей государственных образовательных и иных учреждений системы Департамента.

При этом уведомление о проводимых совещаниях направляются не позднее, чем за 2 календарных до их проведения, в т. ч. и в адрес органов исполнительной власти, кроме оперативных, проводимых руководителем Департамента, или по поручению руководителя Департамента.

2.4.5.Исходящий номер и дата на телефонограмме проставляются при регистрации в специальном Журнале регистрации исходящих телефонограмм.

Исходящий номер и дата на телефонограмме с приглашением на совещание, проводимое первыми заместителями, заместителями руководителя Департамента, руководителем структурного подразделения Департамента, проставляются закрепленным специалистом подразделения, подведомственного соответствующему первому заместителю и заместителю руководителя Департамента, руководителю структурного подразделения при регистрации в Журнале регистрации исходящих телефонограмм. Журнал регистрации и папка с подлинниками телефонограмм хранятся в приемных первых заместителей и заместителей руководителя Департамента, структурных подразделениях.

В тексте телефонограммы обязательно указывается конкретный перечень участников совещания, а также контактный телефон исполнителя соответствующего структурного подразделения Департамента, подготовившего телефонограмму.

2.4.6.Протоколирование целевых совещаний, проводимых руководителем Департамента, осуществляется специалистами структурных подразделений Департамента, ответственными за их подготовку по принадлежности вопроса.

Протоколирование совещаний, проводимых первыми заместителями и заместителями руководителя Департамента, осуществляется специалистами структурных подразделений Департамента, находящихся в непосредственном их подчинении

Протоколирование заседаний комиссий, советов, штабов, рабочих групп и других формирований осуществляется секретарями соответствующих формирований.

2.4.7. Протоколы совещаний и заседаний утверждаются руководителем Департамента, проводившим данное совещание, либо лицом, председательствовавшим на заседании комиссии, совета, штаба, рабочей группы и других формирований.

2.4.8. Протоколы совещаний и заседаний оформляются и рассылаются всем участникам совещания (членам комиссии, совета, штаба, рабочей группы и других формирований) в течение 3 календарных дней.

Контроль за выполнением поручений по протоколам совещаний и заседаний, указанных в пункте 2.4 Регламента, осуществляется руководителем структурного подразделения Департамента по принадлежности либо председателем комиссии, совета, штаба, рабочей группы и других формирований.

Подлинники протоколов совещаний, проводимых руководителем Департамента, хранятся у помощника руководителя Департамента до сдачи их в Объединенный архив в соответствии с номенклатурой дел Департамента.

Подлинники протоколов совещаний, проводимых первыми заместителями и заместителями руководителя Департамента, хранятся в соответствующем подразделении Департамента до сдачи их в Объединенный архив в соответствии с номенклатурой дел Департамента.

Подлинники протоколов заседаний комиссий, советов, штабов, рабочих групп и других формирований хранятся у секретаря соответствующего формирования до сдачи их в Объединенный архив в соответствии с номенклатурой дел.

2.4.9. Протоколы заседаний и совещаний, а также выписки из протоколов оформляются в соответствии с требованиями, установленными Регламентом Правительства Москвы.

2.5.Подготовка организационных мероприятий и материалов к совещаниям у Мэра Москвы и Первого заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы, руководителя Комплекса социальной сферы города Москвы.

2.5.1. Обеспечение координации действий в аппарате Департамента по подготовке организационных мероприятий и материалов к совещаниям у Первого заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы, руководителя Комплекса социальной сферы города Москвы, контроль за выполнением поручений, содержащихся в протоколах совещаний возлагается на помощника руководителя Департамента.

2.5.2. Персональная ответственность за своевременность и качество подготовки материалов по закрепленным направлениям деятельности для их рассмотрения на совещаниях у Первого заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы, руководителя Комплекса социальной сферы города Москвы, а также за обеспечение безусловного выполнения протокольных поручений и представление соответствующей информации помощнику руководителя Департамента в установленный срок возлагается на первых заместителей руководителя и заместителей руководителя Департамента.

2.5.3. Порядок подготовки организационных мероприятий и материалов к совещаниям у Мэра Москвы, Первого заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы, руководителя Комплекса социальной сферы города Москвы предоставления информации о выполнении протокольных поручений регулируются «Положением о порядке подготовки и проведения совещаний у Мэра Москвы и организации контроля за выполнением поручений, зафиксированных в протоколах», утвержденным соответствующим распоряжением Мэра Москвы, и Регламентом Правительства Москвы, которые подлежат безусловному исполнению всеми должностными лицами Департамента.

3. распорядительные документы Департамента.

3.1. Виды распорядительных документов Департамента.

3.1.1. Общие положения.

К распорядительными документам Департамента относятся распоряжения и приказы.

Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый Департаментом в пределах его компетенции по вопросам оперативно – распорядительного характера и не носящий нормативного характера.

Приказ – распорядительный документ, издаваемый Департаментом в пределах его компетенции для решения основных задач, стоящих перед ним.

3.1.2. Распоряжения Департамента, принятые в пределах его полномочий, являются обязательными для исполнения всеми лицами, которым они адресованы.

При осуществлении своих полномочий руководитель Департамента издает распоряжения по вопросам организации работы Департамента и др.

Распоряжения Департамента оформляются на бланках установленного образца и подписываются руководителем Департамента или лицом, исполняющим его обязанности.

Распоряжения Департамента вступают в силу со дня их подписания и регистрации, если иное не предусмотрено в тексте.

Внесение изменений, дополнений в ранее принятые распоряжения, а также их отмена, приостановление действия или признание утратившими силу возможны только путем издания соответствующих распоряжений Департамента.

Распоряжения Департамента могут быть отменены или приостановлены Мэром Москвы, Правительством Москвы, признаны недействительными в судебном порядке, если они противоречат федеральному законодательству и законодательству города Москвы. В этом случае выпуск распоряжения Департамента об отмене или приостановлении действия не требуется.

3.1.3. Приказы Департамента обязательны для исполнения всеми лицами, которым они адресованы.

Приказы Департамента издаются по вопросам, кадрового, документационного, информационного и организационного обеспечения деятельности аппарата Департамента. В том числе:

-  приказы по основной деятельности:

-  организации работы структурных подразделений Департамента, включая вопросы исполнительской дисциплины;

-  экономики, финансов, управления имуществом;

-  кадровой политики, исполнительской дисциплины;

-  работы с населением, общественными объединениями граждан, средствами массовой информации;

-  другим вопросам, входящим в компетенцию Департамента.

-  приказы по личному составу:

-  назначения на должности и освобождения от должности государственных гражданских служащих и иных работников Департамента, установления надбавок, доплат;

-  предоставления отпусков, командирования сотрудников Департамента;

-  поощрения и наложения дисциплинарных взысканий;

-  обеспечения повышения квалификации, проведения аттестации и квалификационного экзамена;

Издаваемые Департаментом приказы оформляются на бланках установленного образца и подписываются руководителем Департамента или лицом, исполняющим его обязанности.

Приказы Департамента вступают в силу со дня их подписания и регистрации, если иное не предусмотрено в тексте.

Внесение изменений в приказы Департамента возможны только путем издания соответствующих приказов.

Приказы Департамента могут быть отменены, приостановлены или признаны утратившими силу путем издания соответствующего приказа Департамента.

Приказы Департамента могут быть отменены или приостановлены Мэром Москвы, Правительством Москвы, признаны недействительными в судебном порядке, если они противоречат федеральному законодательству и законодательству города Москвы. В этом случае выпуск приказа Департамента об отмене или приостановлении не требуется.

3.2. Порядок подготовки проектов распорядительных документов Департамента.

3.2.1. Общие положения.

Подготовка проектов распорядительных документов Департамента осуществляется только структурными подразделениями аппарата Департамента, выступающими в качестве исполнителей по подготовке проектов распорядительных документов Департамента.

Подготовка проектов распорядительных документов Департамента осуществляется исполнителями:

-  по поручению руководителя Департамента, его первых заместителей и заместителей;

-  в соответствии с планом работы Департамента;

- по инициативе исполнителей в связи с необходимостью решения вопросов;

Исполнитель (специалист Департамента):

- готовит проект распорядительного документа с учетом требований Регламента Департамента;

-  направляет проект распорядительного документа на согласование;

-  дорабатывает проект по замечаниям согласующих организаций и должностных лиц;

-  готовит копию проекта на электронном носителе;

-  представляет согласованный проект распорядительного документа в Информационно-аналитическое управление по работе с населением и делопроизводству;

-  осуществляет справочную и консультативную работу по принятому (изданному) распорядительному документу.

Ответственный исполнитель (первый заместитель, заместитель руководителя Департамента, руководитель структурного подразделения Департамента) осуществляет анализ положения по решению вопроса:

- необходимости и целесообразности подготовки проекта распорядительного документа;

-  полноты и четкости изложения в тексте проекта вносимого вопроса;

-  отмены, изменения ранее принятых (изданных) распорядительных документов по вносимому вопросу;

-  полноты и точности внесения замечаний и дополнений согласующих организаций и должностных лиц;

-  необходимости повторного согласования при внесении замечаний согласующих органов;

-  принятия решения о представлении вопроса при наличии разногласий;

-  принятия решения о необходимости опубликования документа, затрагивающего права, свободы и обязанности граждан в средствах массовой информации (в газете и на официальном интернет - портале Департамента).

Ответственность за подготовку распорядительных документов Департамента несут – первые заместители, заместители руководителя Департамента, руководители структурных подразделений, вносящие данный вопрос на рассмотрение руководителя Департамента и контролирующие исполнение документа.

Возможно совпадение функций ответственного исполнителя с функциями должностного лица, вносящего вопрос на рассмотрение.

Не допускается издание повторных распорядительных документов Департамента, если не выполнены ранее принятые, кроме случаев, когда необходимость принятия нового документа продиктована изменением обстоятельств. В этом случае в новом документе следует указать номер документа или отдельных пунктов, утративших силу в связи с выходом данного документа.

При внесении в утвержденный распорядительный документ значительного количества изменений или дополнений следует оформлять распорядительный документ в новой редакции с одновременной отменой или признанием утратившим силу действующего распорядительного документа.

3.2.2. Правила оформления проектов распорядительных документов Департамента.

3.2.2.1. Использование бланков распорядительных документов Департамента.

Первый лист проекта приказа (распоряжения) Департамента оформляется на бланке установленного образца, изготовленного типографским способом в соответствии с видом выпускаемого документа.

3.2.2.2. Заголовок к тексту распорядительного документа Департамента.

Заголовок к тексту должен быть кратким и соответствовать содержанию документа. Заголовок начинается с предлога «О» или «Об» (о чем распоряжение, приказ).

Заголовок распорядительного документа о внесении изменений в ранее изданный распорядительный документ оформляется следующим образом: «О внесении изменений в (вид документа, дата, регистрационный номер)…».

В случае внесения изменений в приложение к распорядительному документу Изменения вносятся в распорядительный документ, а не в приложения к нему, это должно быть отражено и в заголовке, и в пункте о внесении изменений.

Заголовок печатается на 6-ом сантиметре (с учетом верхнего поля 2,5 см) первого листа документа через 1 интервал. Длина заголовка не более 30 печатных знаков. Размер шрифта заголовка 12 (жирный).

3.2.2.3. Текст распорядительного документа Департамента.

Текст документа должен быть предельно кратким, суть документа должна быть изложена четко и исключать возможность множественного толкования.

В текстах распорядительных документов Департамента возможно применение только общепринятых или официально установленных сокращений.

При использовании сокращений необходимо соблюдать единообразие в пределах одного документа.

Текст печатается в текстовом редакторе «Word for Windows» шрифтом Times New Roman Cyr, размер 14.

Текст печатается через 1 интервал с отступом от заголовка в 2 интервала, Поля документа: левое 35 мм, правое 10 мм, верхнее 25 мм, нижнее 20 мм.

Номера страниц проставляются в середине верхнего поля (как при вертикальном, так и при горизонтальном расположении текста) на всех последующих страницах документа, кроме первой.

3.2.2.4. Структура текста распорядительного документа Департамента.

Текст распорядительного документа должен состоять из двух частей: мотивировочной и распорядительной.

В мотивировочной части кратко излагаются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие основанием издания документа. Мотивировочная часть проекта распоряжения может содержать оценку дел по рассматриваемому вопросу.

Если основанием к изданию распорядительного документа является распорядительный документ вышестоящих органов и (или) должностных лиц органов исполнительной власти города Москвы, то в мотивировочной части указывается его вид, дата, номер, заголовок.

Мотивировочная часть должна быть изложена кратко и не превышать 1/3 документа.

Мотивировочная часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Мотивировочной часть приказа (кроме приказов по личному составу) заканчивается словом приказываю (выделяется жирным шрифтом) и двоеточием.

Текст распорядительных документов начинается словами: «В целях…», «В связи…», «В соответствии…» и т. д.

Затем в повелительной форме указывается, кому какие действия предписывается выполнить и в какие сроки.

Распорядительная часть указанных документов может состоять из пунктов. Для детализации предписываемых действий текст может делиться на подпункты.

Пункты распорядительного документа группируются по их значимости (от наиболее существенных вопросов к более второстепенным) или в последовательности развития темы документа.

Поручения (задания) даются окружным управлениям образования, государственным образовательным и иным учреждениям системы Департамента, структурным подразделениям аппарата Департамента (фамилии руководителей не указываются) и должностным лицам, например: Южному окружному управлению образования Департамента образования города Москвы, заместителю руководителя Департамента образования города Москвы

Распорядительная часть излагается в повелительной форме и начинается с указания предписываемого действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, например: обязать, поручить, указать, утвердить и т. д.

Текст распорядительного документа излагается последовательно, короткими фразами, без сложных придаточных предложений и оборотов. Недопустимо употребление устаревших и многозначных слов, широкое применение примечаний и ссылок.

В тексте жирным шрифтом выделяются:

-  наименования структурных подразделений Департамента, окружных управлений образования, государственных образовательных и иных учреждений системы Департамента и фамилии, инициалы должностных лиц, которым даются поручения;

-  сроки исполнения;

-  цифры по тексту (суммы выделяемых средств, площадь земельного участка, площадь выделяемого жилья и т. д.);

-  фамилия, инициалы, должностного лица, на которого возложен контроль за выполнением распорядительного документа;

-  должность, фамилия, инициалы лица, подписывающего распорядительный документ.

3.2.2.5. Приложения к распорядительному документу Департамента.

Если к распорядительному документу Департамента имеются приложения, то это указывается в тексте.

Приложение к распорядительному документу является неотъемлемой частью распорядительного документа.

Приложениями к распорядительным документам могут быть положения, регламенты, концепции, перечни, таблицы, образцы документов, схемы и т. п.

При наличии нескольких приложений их нумеруют. Знак номера (N) перед порядковыми номерами приложений не ставится.

Нумерация страниц приложения производится отдельно от нумерации страниц текста распорядительного документа.

Каждое приложение имеет самостоятельную нумерацию страниц, начинающуюся со второй страницы. Номера страниц проставляются в середине верхнего поля листа (как при вертикальном, так и при горизонтальном расположении текста).

Название приложения должно соответствовать названию, приведенному в тексте распорядительного документа.

Приложения содержат в верхнем правом углу первого листа отметку с указанием названия вида распорядительного документа, его даты и номера по форме:

Приложение 1 к приказу (распоряжению) Департамента образования города Москвы от _______20__г.№ _______

Каждый лист приложения должен быть завизирован первым заместителем, заместителем руководителя или начальником структурного подразделения Департамента, вносящим проект распорядительного документа на рассмотрение руководителя Департамента. Виза проставляется в нижнем правом углу с лицевой стороны каждого листа приложения.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.

Если таблица занимает более одной страницы, шапка таблицы должна иметь строку с цифровым значением каждой графы, эта строка должна повторяться далее вверху каждой страницы.

В случае если приложение оформлено в виде таблицы, нумерация структурных элементов (пункты, строки) обязательны.

3.2.2.6. Обязательные пункты распорядительного документа Департамента.

Распорядительные документы должны содержать:

-  точные наименования органов исполнительной власти, учреждений и организаций (в соответствии с учредительными документами) или должности и фамилии, инициалы должностных лиц, которым даются поручения.

-  пункт о признании утратившими силу распорядительных документов или их отдельных пунктов, если вновь издаваемый документ исключает действие ранее принятых;

-  сроки исполнения заданий (поручений);

-  поручения о контроле за выполнением данного распорядительного документа;

-  отметка об отнесении документа к категории ограниченного распространения («ДСП»),

-  отметка о наличии приложений (если они есть).

3.2.2.7. Правила оформления распорядительных документов Департамента о внесении изменений.

Изменения вносятся только в первоначальный распорядительный документ. Внесение изменений в распорядительный документ о внесении изменений не допускается.

Внесением изменений в распорядительный документ считается:

- дополнение распорядительного документа структурными элементами (пунктами, абзацами, дефисами), приложениями, словами, цифрами;

- замена слов, цифр;

- изложение в новой редакции заголовка, констатирующей или мотивировочной части, структурного элемента (пункта, абзаца, дефиса), приложения;

- исключение из текста распорядительного документа слов, цифр.

Текст документа с заголовком "О внесении изменений в распоряжение (приказ)..." должен содержать пункт

"Внести изменения в распоряжение (приказ)..." с обязательным указанием даты, номера и названия документа, в который вносятся изменения.

При внесении изменений недопустимо:

- указывать новые сроки выполнения поручений, если эти сроки истекли на момент выхода распорядительного документа о внесении изменений;

- давать ссылки на документы, выпущенные позже даты издания первоначального документа.

Каждое изменение должно быть оформлено отдельным пунктом (подпунктом).

Необходимо соблюдать логику изложения: изменения вносятся сначала в текст распорядительного документа по порядку пунктов, затем в приложение.

При внесении изменений одним распорядительным документом в несколько распорядительных документов изменяемые распорядительные документы располагаются в хронологическом порядке.

К проекту распорядительного документа должны быть приложены копии всех распорядительных документов, в которые вносятся изменения, и в них должны быть отмечены все случаи изменения текста.

При ссылке в проекте распорядительного документа на структурный элемент распорядительного документа, в который вносятся изменения, указывается конкретный структурный элемент, начиная с наименьшего.

При этом пункты и подпункты обозначаются словом "пункт" и соответствующей цифрой.

Например: (пункт2, пункт2.1., пункт 2.1.1.)

Абзацы и дефисы обозначаются словами. Первым считается тот абзац, с которого начинается пункт или подпункт.

Например: (абзац первый пункта 7, дефис первый абзаца первого пункта 7; дефис второй абзаца первого пункта 7; абзац второй пункта 7).

Внесение изменений в текст распорядительного документа и приложений к нему оформляется следующим образом:

-  Дополнение текста одним или несколькими словами (

Например: Пункт 3.3 распоряжения дополнить словами "во II квартале 2009 г.".

-  Дополнение текста новым пунктом (абзацем, дефисом):

Например:

Дополнить распоряжение пунктом 13 в следующей редакции:

"13. Принять к сведению, что …….".

Дополнить пункт 8 абзацем 3 следующего содержания:

«Обеспечить выполнение…..»

При дополнении текста распорядительного документа новыми пунктами необходимо давать указание на изменение нумерации последующих пунктов:

Например:

Пункт 13 приказа считать пунктом 14.

При дополнении текста новыми абзацами (дефисами) давать указание на изменение нумерации последующих абзацев (дефисов) не нужно.

При отмене, признании утратившим силу пункта нумерация последующих пунктов не меняется.

-  Замена одного или нескольких слов:

Примеры:

В заголовке распоряжения слова "именных стипендий Правительства Москвы" заменить словами "грантов Правительства Москвы студентам высших учебных заведений".

В абзаце втором пункта 1 приложения к распоряжению слово "средств" заменить словом "объектов".

-  Замена одного или нескольких слов по всему тексту распорядительного документа и приложения к нему или в нескольких местах:

Например:

В тексте распоряжения и приложении к нему слова "органы государственной власти" заменить словами "исполнительные органы государственной власти" в соответствующих падежах.

-  Изменение редакции пункта (абзаца, дефиса):

Например:

Абзац второй пункта 4.4 приложения к распоряжению изложить в следующей редакции:

"Члены коллегии, кроме лиц, входящих в ее состав по должности, утверждаются руководителем Департамента образования города Москвы".

-  При дополнении текста распорядительного документа словами, новыми структурными элементами (пунктами, абзацами, дефисами), замене слов, изложении в новой редакции констатирующей или мотивировочной части, структурных элементов формулировка "далее по тексту" не употребляется.

- Исключение из текста слов:

Например:

В пункте 4.2.5 приложения 4 к распоряжению исключить слова "и органов местного самоуправления".

-  Если приложение к распорядительному документу оформлено в виде таблицы, внесение изменений в него осуществляется в приложении к выпускаемому документу.

В тексте распорядительного документа о внесении изменений дается указание:

Например:

Внести изменения в приказ Департамента образования города Москвы от ____№_____ «Название…», дополнив раздел 2 приложения 1 к приказу пунктом 6 в редакции согласно приложению к настоящему приказу.

Приложение оформляется следующим образом:

Приложение к приказу Департамента образования города Москвы от________________№___________

Внесение изменений в приложение 1

к приказу Департамента образования города Москвы

от _______№________

2. Перечень государственных образовательных учреждений ……..и. т.д.

№п/п	Наименование учреждения	Количество участников
1	2
6	Государственное образовательное учреждение Средняя общеобразовательная школа №20	25

Дополнение распорядительного документа приложениями нового содержания:

Например:

Дополнить распоряжение Департамента образования города Москвы от 01.01.01 г. N 25р «Название…» приложениями 4 и 5 в редакции согласно приложениям 1 и 2 к настоящему распоряжению.

Изменение редакции всего приложения:

Например:

Внести изменения в приказ Департамента образования города Москвы от 01.01.01 г. N 259 «Название…», изложив приложение 1 к приказу в редакции согласно приложению к настоящему приказу.

При изменении редакции всего приложения или дополнении распорядительного документа приложением нового содержания приложение оформляется следующим образом:

	Приложение к приказу Департамента образования города Москвы От ___________№______________
	Приложение Департамента образования города Москвы к приказу от 01.01.01 года № 000

ПОЛОЖЕНИЕ

О МЕЖВЕДОМСТВЕННОЙ КОМИССИИ ПО ВОПРОСАМ ….

3.2.2.8. Наименование органов исполнительной власти города Москвы, организаций, структурных подразделений Департамента и должностных лиц - исполнителей заданий.

Наименование органов исполнительной власти города Москвы и организаций пишутся в строгом соответствии со свидетельством о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ). Запрещается самовольно изменять наименования и употреблять их в тексте.