Справка по итогам инспектирования общеобразовательных учреждений по вопросу учета, хранения, выдачи и заполнения бланков документов государственного образца

С П Р А В К А

по итогам инспектирования общеобразовательных учреждений по вопросу учета, хранения, выдачи и заполнения бланков документов государственного образца

Цель инспектирования: соблюдение требований при учете, хранении, выдаче и заполнении бланков документов государственного образца.

Основание для инспектирования:

- предписание Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки (Рособрнадзор) от 01.01.2001г № /06-53 «Об устранении выявленных нарушений»,

- приказ Министерства образования Пермского края от 01.01.2001г СЭД1 «Об устранении замечаний предписания»,

- комплексный план Управления О и ПО на учебный год,

- приказ Управления О и ПО № 000 от 01.01.2001г «О порядке проведения государственной (итоговой) аттестации выпускников неаккредитованных ОУ в 2009 году и выдаче аттестатов»,

-  приказ Управления О и ПО № 000 от 01.01.2001 г. «О проведении инспекторской проверки».

Объекты инспектирования: СОШ № 1 (СОШ № 12), СОШ № 2, СОШ № 4 (СОШ № 3), СОШ № 7, СОШ № 11, гимназия, лицей «Синтон», СОШ п. Прикамский (ООШ с. Кемуль), СОШ с. Сосново (Фокинская СОШ), Марковская СОШ.

Примечание: в скобках указаны общеобразовательные учреждения, которые в мае – июне 2009 года не имели государственной аккредитации (см. приказ Управления О и ПО № 000 от 01.01.2001г «О порядке проведения государственной (итоговой) аттестации выпускников неаккредитованных ОУ в 2009 году и выдаче аттестатов»).

Законодательная и нормативная база проверки:

1.  Закон Российской Федерации от 01.01.01 г. № 000-1 «Об образовании»;

2.  Приказ Министерства образования и науки Российской Федерации от 01.01.01 г. № 000 «Об утверждении Положения о формах и порядке проведения государственной (итоговой) аттестации обучающихся, освоивших основные общеобразовательные программы среднего (полного) общего образования»;

3.  Приказ Министерства образования Российской Федерации от 01.01.01 г. № 000 «Об утверждении Положения о государственной (итоговой) аттестации выпускников IХ и ХI (ХII) классов общеобразовательных учреждений РФ»;

4.  Приказ Министерства образования Российской Федерации от 01.01.01 года № 000 «Об утверждении Положения о порядке хранения, выдачи и учета документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) общем образовании»;

5.  Письмо Министерства образования и науки Российской Федерации от 01.01.01 г. № «Порядок хранения, выдачи и учета бланков документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) общем образовании»;

6.  Письмо Министерства образования и науки Российской Федерации от 01.01.01 г. «О заполнении бланков документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) общем образовании в 2007 году»;

7.  Приказ Министерства образования Российской Федерации от 01.01.2001 г. № 000 «Об утверждении Положения о золотой и серебряной медалях «За особые успехи в учении», о похвальной грамоте «За особые успехи в изучении отдельных предметов» и похвальном листе «За отличные успехи в учении» (с изменениями от 6 мая 2000 г., 9 января 2007 г.).

Сроки проведения: 14.09.2009г - 25.09.2009г

Проверяющие:

– первый заместитель начальника Управления О и ПО;

– гл. специалист отдела О и ПО;

– гл. специалист отдела О и ПО.

В ходе проверки осуществлялись следующие виды работ:

- посещение общеобразовательных учреждений: СОШ № 1, СОШ № 2, СОШ № 4, СОШ № 7, СОШ № 11, гимназия, лицей «Синтон», СОШ п. Прикамский, СОШ с. Сосново, Марковская СОШ;

- изучение документов и материалов, представленных общеобразовательными учреждениями (учебные планы, книги выдачи аттестатов, журналы учебных занятий, книги протоколов педагогических советов, личные дела учащихся, аттестаты об основном общем образовании, номенклатура дел, накладные и акты о списании документов государственного образца, книга приказов, должностная инструкция директора ОУ, алфавитные книги, экзаменационные ведомости, локальные акты);

-  беседы с администрацией школы;

-  подготовка итогового документа.

В ходе инспектирования проанализирована деятельность общеобразовательных учреждений по следующим направлениям:

1.  Наличие в ОУ нормативных документов федерального уровня.

2.  Условия хранения бланков документов государственного образца.

3.  Наличие номенклатуры дел в ОУ.

4.  Заполнение книг учета и выдачи бланков документов государственного образца.

5.  Соответствие записей в книгах выдачи аттестатов, протоколов педсоветов ОУ, приказов, алфавитной книги, личных дел учащихся, классных журналов, учебных планов.

6.  Соответствие отметок в книге выдачи аттестатов, журнале учебных занятий, личном деле учащегося.

7.  Соблюдение требований при ведении и заполнении журналов учебных занятий.

8.  Обоснованность принимаемых решений о награждении учащихся золотыми и серебряными медалями (оформление решения педагогического совета о награждении выпускника золотой (серебряной) медалью; выставление годовых и итоговых отметок по всем предметам, изучавшимся в X, XI классах; оформление записей в книге выдачи аттестатов).

9.  Соблюдение требований при выдаче аттестатов особого образца за курс основного общего образования.

10.  Соблюдение требований при выдаче Похвальных листов «За отличные успехи в учении».

11.  Соблюдение требований при выдаче Похвальных грамот «За особые успехи в изучении отдельных предметов».

Проведенный анализ позволяет сделать следующие выводы.

1. Во всех инспектируемых общеобразовательных учреждениях имеются в наличии документы федерального уровня, регламентирующие учет, хранение, выдачу и заполнение бланков документов государственного образца:

1) Закон Российской Федерации от 01.01.01 г. № 000-1 «Об образовании»;

В СОШ п. Прикамский, СОШ с. Сосново, СОШ № 11, лицее «Синтон» имеется в наличии данный документ предыдущей редакции (2008 года и ранее) без последних изменений, внесенных в 2009 году.

2) приказ Министерства образования и науки Российской Федерации от 01.01.01 г. № 000 «Об утверждении Положения о формах и порядке проведения государственной (итоговой) аттестации обучающихся, освоивших основные общеобразовательные программы среднего (полного) общего образования»;

3) приказ Министерства образования Российской Федерации от 01.01.01 г. № 000 «Об утверждении Положения о государственной (итоговой) аттестации выпускников IХ и ХI (ХII) классов общеобразовательных учреждений РФ»;

4) приказ Министерства образования Российской Федерации от 01.01.01 года № 000 «Об утверждении Положения о порядке хранения, выдачи и учета документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) общем образовании»;

5) письмо Министерства образования и науки Российской Федерации от 01.01.01 г. № «Порядок хранения, выдачи и учета бланков документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) общем образовании»;

6) письмо Министерства образования и науки Российской Федерации от 01.01.01 г. «О заполнении бланков документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) общем образовании в 2007 году»;

7) приказ Министерства образования Российской Федерации от 01.01.2001 г. № 000 «Об утверждении Положения о золотой и серебряной медалях «За особые успехи в учении», о похвальной грамоте «За особые успехи в изучении отдельных предметов» и похвальном листе «За отличные успехи в учении» (с изменениями от 6 мая 2000 г., 9 января 2007 г.).

2. Во всех инспектируемых общеобразовательных учреждениях соблюдаются условия хранения бланков документов государственного образца. В ОУ имеются в наличии сейфы и несгораемые шкафы.

3. Во всех инспектируемых общеобразовательных учреждениях имеется в наличии номенклатура дел с указанием даты утверждения. В СОШ № 7 и лицее «Синтон» в номенклатуре отсутствует дело под заголовком «Учебные планы», срок хранения которых согласно нормативным требованиям – постоянно. Во всех ОУ документам присвоены индексы, однако, в некоторых ОУ указанные индексы отсутствуют непосредственно на самих документах.

4. Заполнение книг учета и выдачи бланков документов государственного образца.

№ п/п	ОУ	Показатели
Заполнение преамбулы книги	Соответствие номеров и количества аттестатов в книге и накладных УО и ПО	Наличие исправлений по установленной форме	Наличие печати, подписи директора	Полнота выставления отметок	Наличие подписи выпускников	Запись выдачи дубликата в соответствии с требованиями	Указание года выдачи документов
1	СОШ № 1	замечания	замечания	+	+	замечания	замечания	замечания	+
2	СОШ № 2	+	замечания	замечания	замечания	+	+	замечания	замечания
3	СОШ № 4	замечания	+	замечания	+	+	замечания	+	замечания
4	СОШ № 7	+	+	замечания	+	замечания	+	+	+
5	Гимназия	+	+	+	+	замечания	+	замечания	+
6	СОШ № 11	замечания	+	замечания	+	замечания	+	замечания	замечания
7	Лицей «Синтон»	+	+	замечания	+	+	+	замечания	+
8	СОШ с. Сосново	+	+	+	+	+	замечания	замечания	+
9	СОШ п. Прикамский	замечания	замечания	замечания	замечания	замечания	замечания	замечания	+
10	Марковская СОШ	+	+	+	+	+	замечания	+	+

Кроме указанных в таблице по разным направлениям замечаний присутствует ряд других недостатков.

1)  В книгах выдачи аттестатов пронумерованы листы, а не страницы – СОШ № 4, СОШ п. Прикамский, СОШ с. Сосново, СОШ № 11, СОШ № 1, СОШ № 2.

2)  В книге выдачи аттестатов о среднем (полном) общем образовании не пронумерованы страницы, отсутствует подпись начальника Управления О и ПО; в книге выдачи аттестатов об основном общем образовании на месте прошнуровки отсутствует подпись директора и печать ОУ – лицей «Синтон».

3)  Книга выдачи аттестатов об основном общем образовании не прошита – СОШ № 1.

4)  Место рождения указывается с сокращениями или не в полном объеме – СОШ № 4, СОШ № 7, СОШ № 11.

5)  Отсутствует дата и (или) подпись выпускника о получении медали – СОШ п. Прикамский, СОШ с. Сосново, СОШ № 2.

6)  Отсутствует перечень предметов или подпись выпускников о получении Похвальных грамот «За особые успехи в изучении отдельных предметов» - СОШ п. Прикамский, лицей «Синтон», СОШ с. Сосново, СОШ № 2.

7)  Подпись выпускника, не медалиста, о получении аттестата стоит в графе «Расписка в получении медали» - СОШ № 4.

8)  Имеется подпись выпускника-медалиста о получении аттестата обычного образца – СОШ п. Прикамский.

9)  Допускается наличие непогашенных неиспользованных строк – СОШ п. Прикамский, лицей «Синтон», СОШ с. Сосново, СОШ № 1.

10)  Отсутствует запись номера протокола и даты решения педагогического совета ОУ о выдаче аттестата соответствующего уровня напротив каждой фамилии выпускника – СОШ п. Прикамский, СОШ с. Сосново, СОШ № 1.

11)  В преамбуле книги не ведется учет получения и выдачи Похвальных грамот «За особые успехи в изучении отдельных предметов» - Марковская СОШ, СОШ п. Прикамский.

12)  Допускается выдача аттестатов при отсутствии лицензии у ОУ – СОШ № 7 (25.09.2007г – выдача дубликата).

13)  Учет получения и выдачи бланков документов государственного образца ведется не по установленной форме – СОШ № 11.

14)  Допускается внесение в книгу в общий список выпускников учащихся, получивших справки по результатам обучения на ступени среднего (полного) общего образования – СОШ № 11.

15)  Допускается заполнение новых книг выдачи документов государственного образца при наличии незаконченных предыдущих книг – СОШ п. Прикамский.

5. Соответствие записей в книгах выдачи аттестатов, протоколов педсоветов ОУ, приказов, алфавитной книги, личных дел учащихся, классных журналов, учебных планов, отметок в книге выдачи аттестатов, журнале учебных занятий, личном деле учащегося.

Нарушения по данным вопросам отмечены в следующих общеобразовательных учреждениях:

1)  В СОШ № 1 допускается несоответствие отметок в журнале учебных занятий, аттестате, личном деле учащегося, а также сокращения в названии учебных предметов («География Пермской области» - 9 класс 2008 года).

2)  В СОШ № 11, СОШ п. Прикамский, СОШ № 4 перечень предметов в аттестате не в полном объеме соответствует перечню предметов, указанных в учебном плане и личном деле учащегося (9 класс – 2008 год).

Кроме этого необходимо отметить, что в СОШ № 2, СОШ п. Прикамский, СОШ № 1 книги протоколов педагогических советов не прошнурованы, страницы не пронумерованы.

6.  Соблюдение требований при ведении и заполнении журналов учебных занятий.

Проверка журналов выпускных классов показала, что во всех инспектируемых общеобразовательных учреждениях соблюдаются основные требования по ведению указанных документов: заполняются все разделы журнала, в полном объеме выставляются отметки промежуточной аттестации и годовые отметки, делается запись о выполнении учебного плана (программы) по предмету, ее практической части, в сводной ведомости в наличии записи о допуске к экзаменам и выпуске учащихся.

Однако во всех ОУ кроме гимназии имеются замечания в части внесения исправлений отметок. В указанных общеобразовательных учреждениях исправления вносятся не по установленной форме: в записи присутствует фамилия учащегося, не указывается номер графы, в отдельных случаях отсутствует печать ОУ и допускается подтверждение исправления подписью классного руководителя или учителя – предметника. Кроме этого в Марковской СОШ при исправлениях допускается использование штриха. В СОШ № 11 и СОШ п. Прикамский некоторые записи сделаны карандашом. В СОШ № 7 в сводной ведомости записи о допуске к экзаменам и выпуске учащихся не вносятся напротив каждой фамилии учащихся.

7.  Обоснованность принимаемых решений о награждении учащихся золотыми и серебряными медалями (оформление решения педагогического совета о награждении выпускника золотой (серебряной) медалью; выставление годовых и итоговых отметок по всем предметам, изучавшимся в X, XI классах; оформление записей в книге выдачи аттестатов).

№ п/п	ОУ	Фамилия, имя медалиста 2009 г (выборочно)	Достоинство медали	Замечания
1	СОШ № 7	Бурнышева Софья	золото	Замечаний нет
2	СОШ п. Прикамский	Трубникова Анастасия	серебро	В книгу выдачи аттестатов внесен предмет «Всеобщая история» при изучении данного предмета в объеме менее 32 часов за учебный год
3	СОШ № 11	Кожевин Павел	серебро	1) Допускаются исправления отметок за промежуточную аттестацию в 10 и 11 классе 2) Допускаются текущие «незакрытые» неудовлетворительные отметки
4	Марковская СОШ	Бузунова Дарья	золото	Замечаний нет
5	СОШ № 2	Забабурина Анастасия	серебро	Допускаются исправления отметок за промежуточную аттестацию и годовые отметки
6	Гимназия	Сергеева Татьяна	золото	Замечаний нет
7	СОШ № 1	Гребенщикова Анна	серебро	1) Допускаются исправления отметок за промежуточную аттестацию в 10 классе 2) Отсутствует протокол педагогического совета с решением о награждении выпускников медалями «За особые успехи в учении»
8	СОШ с. Сосново (Фокинская СОШ)	Тыш Надежда	золото	Журналы учебных занятий Фокинской СОШ не представлены для проверки
9	Лицей «Синтон»	Кощеева Валентина	серебро	Замечаний нет
10	СОШ № 4	Клюев Никита	золото	Допускаются исправления отметок за промежуточную аттестацию в 10 классе

8.  Соблюдение требований при выдаче аттестатов особого образца за курс основного общего образования.

В СОШ №учащийся), СОШ № 2 (1 учащийся), гимназии (1 учащийся), лицее «Синтон» (2 учащихся) были соблюдены все требования при выдаче аттестатов указанного вида: в общеобразовательных учреждениях имеются решения педагогических советов о выдаче учащимся аттестатов особого образца за курс основного общего образования, по итогам учебного года и экзаменов учащиеся имеют все отметки «отлично», о чем свидетельствуют экзаменационные протоколы и журналы учебных занятий, количество аттестатов указанного вида соответствует накладным, выданным Управлением О и ПО и актам о списании документов государственного образца.

В остальных инспектируемых общеобразовательных учреждениях в 2009 году учащиеся, претендующие на получение аттестатов особого образца за курс основного общего образования, отсутствовали.

9.  Соблюдение требований при выдаче Похвальных листов «За отличные успехи в учении».

При выдаче Похвальных листов «За отличные успехи в учении» отмечены следующие недостатки:

1)  В решении педагогического совета о награждении учащихся Похвальным листом ошибочно используется название документа «Похвальная грамота» - гимназия.

2)  Допускаются исправления отметок за промежуточную аттестацию у учащихся, претендующих на получение Похвальных листов «За отличные успехи в учении» - гимназия, СОШ № 4.

3)  Похвальные листы «За отличные успехи в учении» не включаются в акты о списании документов государственного образца – лицей «Синтон».

4)  Неиспользованные бланки Похвальных листов не возвращаются в Управление О и ПО – лицей «Синтон», Марковская СОШ, СОШ № 4.

5)  Отсутствует накладная Управления О и ПО и (или) акт о списании документов – Марковская СОШ, СОШ № 11, СОШ № 4, лицей «Синтон».

6)  Отсутствует решение педагогического совета о награждении учащихся Похвальным листом «За отличные успехи в учении» - СОШ № 4, СОШ № 1 (в связи с отсутствием указанного документа проверить выполнение требования о наличии всех отметок «отлично» по итогам четверти, года в данном ОУ не представилось возможным).

7)  По итогам промежуточной аттестации учащихся, претендующих на получение Похвального листа «За отличные успехи в учении» допускаются отметки «хорошо» - СОШ № 4, СОШ № 7.

8)  Допускается выдача Похвального листа «За отличные успехи в учении» выпускнице 9 класса – лицей «Синтон».

10.  Соблюдение требований при выдаче Похвальных грамот «За особые успехи в изучении отдельных предметов».

№ п/п	ОУ	Наличие решения педсовета	Наличие перечня предметов в решении педсовета	Наличие несоответствия количества учащихся по решению педсовета, накладной, акта о списании	Наличие неиспользованных бланков Похвальных грамот в ОУ, не возвращенных в Управление О и ПО	Наличие всех отметок «отлично» (по итогам четверти, триместра, полугодия, года)
9 класс	11 класс
1	СОШ № 1 (№ 12)	№ 7 от 19.06.09г	+	имеется несоответствие	имеются	требования не соблюдаются
2	СОШ № 4 (№ 3)	№ 12 от 22.06.09г	+	акт отсутствует	имеются		требования не соблюдаются
3	СОШ с. Сосново (Фокинская СОШ)	№ 5 от 16.06.09г	+	акт отсутствует	имеются	требования не соблюдаются
4	СОШ № 7	№ 10 от 15.06.09г	+	имеется несоответствие	имеются	соблюдаются
5	СОШ п. Прикамский (ООШ с. Кемуль)	№ 9 от 19.06.09г	+	акт отсутствует	нет в наличии		требования не соблюдаются
6	Марковская СОШ	№ 8 от 19.06.09г	+	имеется несоответствие	имеются	требования не соблюдаются
7	СОШ № 11	№ 82 от 19.06.09г	+	имеется несоответствие	имеются	требования не соблюдаются
8	лицей «Синтон»	№ 5 от 18.06.09г	+	имеется несоответствие	имеются	соблюдаются
9	гимназия	№ 9 от 15.06.09г № 10 от 16.06.09г	+	полное соответствие	нет в наличии	соблюдаются
10	СОШ № 2	№ 11 от 18.06.09г № 13 от 23.06.09г	+	имеется несоответствие	имеются	требования не соблюдаются

Таким образом, из десяти инспектируемых общеобразовательных учреждений

1)  только в гимназии имеется полное соответствие количества учащихся, претендующих на получение Похвальных грамот «За особые успехи в изучении отдельных предметов» согласно решению педсовета, накладным, выданным Управлением О и ПО, и актам о списании документов государственного образца, составленным в ОУ;

2)  в двух ОУ (СОШ п. Прикамский и гимназия) нет в наличии остатка неиспользованных бланков Похвальных грамот;

3)  три ОУ (СОШ № 7, лицей «Синтон», гимназия) соблюдают все требования при выдаче учащимся Похвальных грамот «За особые успехи в изучении отдельных предметов».

На основании вышеизложенного, можно сделать вывод, что при учете, хранении, выдаче и заполнении бланков документов государственного образца общеобразовательными учреждениями соблюдаются не все требования.

Предложения:

1.  Директорам общеобразовательных учреждений принять необходимые меры по устранению замечаний, отмеченных в справке, и в срок до 19.10.2009г представить информацию в отдел О и ПО в письменном виде о проделанной работе.

Первый заместитель

начальника Управления О и ПО

Гл. специалист отдела О и ПО Гл. специалист отдела О и ПО

08.10.2009г