Тема доклада: «Подготовка и оформление документов: бланки документов, оформление реквизитов»

Тезисы выступления

главного специалиста-эксперта административного отдела

УФК по Чувашской Республике

на семинаре-совещании на тему «Основные правила

подготовки, оформления, учета и хранения документов»

Тема доклада: «Подготовка и оформление документов: бланки документов,

оформление реквизитов»

В нормативных актах, регулирующих процессы создания документа, особое внимание уделяется его структуре и пространственному расположению отдельных частей текста, в связи с чем вводится понятие реквизита. РЕКВИЗИТ - это обязательный, законченный, содержащий полную информацию по своей локальной теме информационный элемент текста документа, установленный законом или положениями для деловых документов.

Выделяются постоянные и переменные реквизиты.

Постоянный реквизит документа – реквизит, наносимый при изготовлении бланка документа.

Переменный реквизит документа – реквизит, фиксируемый на бланке в процессе его заполнения.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления реквизитов документов, которые установлены государственными нормативными актами. С 1 июля 2003 г. введен в действие новый стандарт ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ устанавливает правила оформления организационно-распорядительных документов: постановлений, распоряжений, приказов, решений, протоколов, актов, писем, - которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности государственных органов всех уровней и организаций различных форм собственности и видов деятельности на территории Российской Федерации, включенные в «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД). Всего ГОСТ установил 30 реквизитов.

Давайте более подробно рассмотрим реквизиты, использование и оформление которых вызывают наибольшее число вопросов.

Реквизит: Государственный Герб Российской Федерации

Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определенных Федеральным конституционным законом от 01.01.01 года №2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации». Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, при угловом расположении - в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием автора документа; диаметр герба не должен превышать 20 мм.

В соответствии с утвержденной Инструкцией по делопроизводству в Управлении применяются 3 бланка документов с воспроизведением Герба России:

1.  Это общий продольный бланк

2.  Продольный бланк приказа

3.  Продольный бланк письма

1. Общий продольный бланк применяется для оформления должностных регламентов, инструкций, положений отделов;

Общий бланк включает следующие реквизиты: Герб Российской Федерации, полное и краткое наименование организации (наименование установлено Положением об Управлении) и дату.

2. Продольным бланком приказа оформляются все виды приказов, кроме унифицированных форм.

Включает в себя реквизиты: Герб Российской Федерации, наименование организации, место составления. И при необходимости на бланке размещают ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов: даты, регистрационного номера, заголовка.

3. Продольный бланк письма включает реквизиты: Герб Российской Федерации, полное и краткое наименование организации, код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер (ОГРН), идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП), справочные данные об организации. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, адрес электронной почты и др. данные).

В соответствии с ГОСТот 6.30 Герб имеет длину от верхнего поля 17 мм, а все перечисленные реквизиты располагаются в пределах 73 мм.

Бланки с Государственным гербом Российской Федерации в соответствии с постановлением Правительства РФ от 01.01.01 г. № 000 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» изготавливаются только типографским способом на полиграфических и штемпельно-граверных предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий вид деятельности, являются полиграфической продукцией и подлежат строгому учету. На гербовых бланках в этих целях типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов, оформляемых на гербовом бланке и предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью организации.

Гербовые бланки хранятся в запираемых и отпечатываемых шкафах, их уничтожение осуществляется по акту по мере накопления испорченных бланков с отметкой в учетных документах. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение, ответственное за делопроизводство организации. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются приказом руководителя организации. Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков осуществляет комиссия, назначаемая приказом руководителя организации, не реже одного раза в год. О проведенных проверках делаются отметки в учетных документах. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование.

В настоящее время в Управлении все бланки с изображением герба пронумерованы изготовлены типографским способом и хранятся в административном отделе. В Управлении разработан Порядок учета, хранения, выдачи и уничтожения бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации. С этой целью заведены ЖУРНАЛ учета поступления бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и ЖУРНАЛ учета выдачи бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Причем для удобства заведены 3 журнала учета выдачи бланков: для общего продольного, для бланка приказа и письма. Выдача бланков в отделы для использования производится под расписку журналах выдачи бланков специалистом административного отдела. Разработана и утверждена форма акта о выделении к уничтожению бланков.

Испорченные и утратившие значение бланки с изображением государственного герба возвращаются в административный отдел для дальнейшего уничтожения по акту.

Реквизит: Дата

Датой документа является дата подписания или утверждения, для протокола –дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.

Реквизит: Гриф утверждения документа

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ Руководитель Управления Федерального казначейства по Чувашской Республике ___________ Дата

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель Управления

Федерального казначейства

по Чувашской Республике

__________

(личная подпись)

Дата

При утверждении документа приказом, протоколом, решением, гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово «УТВЕРЖДЕНО» согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.

УТВЕРЖДЕНО

Приказом Управления

Федерального казначейства

по Чувашской Республике

Обратите внимание, после слов УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО кавычка не ставится.

21-ый реквизит: Отметка о наличии приложения, названного в тексте оформляют следующим образом:

- если письмо имеет приложение, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

- если письмо имеет приложения, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Справка о (чем?) на 3 л. в 2 экз.

2. Проект (чего?) на 8 л. в 3 экз.

- если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива -6/172 и

приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Приложения к документам оформляют следующим образом:

На первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №», с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например

Приложение к приказу УФК

по Чувашской Республике

Приложение подписывает начальник отдела (или должностные лица, указанные в Инструкции по делопроизводству).

22- ой реквизит: Подпись

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

Например:

Руководитель Управления

Федерального казначейства

по Чувашской Клюкова

ИЛИ

Клюкова

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленной комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись

Члены комиссии Личная подпись Личная подпись Личная подпись

24-ый реквизит: Внутреннее согласование

Внутреннее согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются.

Должность Личная подпись

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложений.

25-й реквизит: Оттиск печати

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Чтобы печать не затрудняла восприятие всех своих элементов подписи, она проставляется таким образом, чтобы её ободок касался трех последних букв в наименовании должности лица, подписавшего документ.

26- й реквизит: Заверение копии

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Должность Личная подпись

Дата

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27-й реквизит: Отметка об исполнителе

включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В данном случае исполнитель – лицо, составившее исходящий или внутренний документ и располагающее полной информацией по его существу.

Реквизит 28: Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Например : Направлено письмо от 01.01.2001 №/55. В дело №». Ставит дату совершения этой надписи и свою подпись.

Сейчас рассмотрим реквизиты при оформлении приказов

Хочу отметить, что в соответствии с Инструкцией по делопроизводству обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект.

Рассмотрим основные реквизиты:

Реквизит: Дата

Датой приказа является дата его подписания.

Оформляется только словесно-цифровым способом, например:

11 апреля 2008 г. или 04 апреля 2008 г.

Реквизит: Заголовок

Должен отвечать на вопросы:

«о чем?» («о ком?»),

Например:

Об утверждении Инструкции по делопроизводству

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа, должна быть отражена самая главная информация. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, в соответствии с Типовой Инструкцией по делопроизводству выравнивается от центра. В Управлении согласно Инструкции по делопроизводству выравнивается от границы левого поля.

Заголовок не должен содержать более 28 знаков в длину и 5 строк в высоту, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и печатается 14 шрифтом.

Реквизит: Текст

Отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами.

Печатается 14 шрифтом через 1,5 интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

Распорядительная часть приказа начинается словом «п р и к а з ы в а ю», которая печатается в разрядку.

Реквизит подпись размещается на 2 интервала ниже последней строчки текста приказа или приложения.

Приказы подписывает руководитель, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

Визы

Проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта приказа в нижней его части.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.

Лиц, визирующих проекты приказов, необходимо указать в Инструкции по делопроизводству организации.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

2. Сейчас давайте рассмотрим оформление писем:

1. В соответствии с ГОСТ ом даты в письмах оформляются 2 способами:

- арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами,

например: 14.03.2006

- словесно-цифровым способом, например: 14 марта 2006 г.

В Управлении в письмах дату принято оформлять именно вторым способом.

2. Регистрационный номер

3. Адресат

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Реквизит «Адресат» центрируется по отношению к самой длинной строке или же слова располагаются по левому краю.

Например:

Управление Федерального казначейства по Чувашской Республике Административный отдел

Управление Федерального казначейства

по Чувашской Республике

Административный отдел

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

Например:

Управление Федерального казначейства

по Чувашской Республике

Административный отдел

Начальнику отдела

При адресовании документа руководителю ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Генеральному директору

ОАО "Северные регионы"

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов

Чувашской Республики

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

Управление Федерального казначейства

по Чувашской Республике

Президентский бульвар, д. 6, Чебоксары, 428004

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес.

Например:

Московский просп.,

Чебоксары, 428018

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляется список рассылки документа.

4. Заголовок размещают от левой границы поля на 2 интервала ниже от реквизита «адресат», должен содержать не более 28 знаков в длину и 6 строк в высоту, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

5. Текст отделяется от заголовка 2 интервалами. Печатается 13 шрифтом через 1 межстрочный интервал с абзаца.

Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Например:

«Управление Федерального казначейства по Чувашской Республике считает...», «Управление Федерального казначейства по Чувашской Республике рассмотрело...».

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.

6. Подпись

7. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

8

На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

8. Визы согласования:

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем), начальником отдела, где готовился проект документа, помощником руководителя и курирующим заместителем руководителя.

9.Приложение размещают через 1 межстрочный интервал после последней строчки текста.

Оформление реквизита приложения мы рассмотрели.

К информационно-справочным документам кроме писем также относятся: докладные и объяснительные записки, служебные записки, телеграммы, акты, справки, протоколы. Обычно служебные, докладные записки, протоколы, внутренние справки оформляются на обычном листе бумаги. Какие реквизиты будет использовать Ваша организация для оформления, Вы должны все это предусмотреть в Инструкции по делопроизводству. Обычно они включают реквизиты: «наименование организации, структурное подразделение, название вида документа, дату, регистрационный номер, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.