Пояснительная записка к Показателям основных направлений и результатов деятельности архивного отдела Администрации города Волгодонска за 2011 год

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

к Показателям основных направлений

и результатов деятельности архивного

отдела Администрации города Волгодонска

за 2011 год

0. Организационные мероприятия

В соответствии с распоряжением Администрации города Волгодонска «Об объединении архивов» с 01.01.2011 года произведено объединение архивного отдела Администрации города Волгодонска и муниципального архива документов по личному составу. В связи со сменой заведующего произведена передача документов по личному составу бывшей заведующей муниципальным архивом заведующему архивным отделом (акт приема-передачи от 08.№1)

Актуализировано Положение об отделе, утверждено распоряжением Администрации города от 01.01.2001 №22. Разработаны должностные инструкции работников отдела. Должностная инструкция заведующего отделом размещена на сайте Администрации города.

Принято постановление Администрации города

«Об утверждении Административного регламента по предоставлению архивным отделом Администрации города Волгодонска муниципальной услуги по информационному обслуживанию граждан и юридических лиц на основе документов архивного фонда РФ и других архивных документов». Еженедельно на планерных совещаниях с персоналом проводится анализ выполнения Административного регламента. Особое внимание обращается на соблюдение сроков исполнения заявок граждан и юридических лиц и качества подготовки архивных справок. Ведутся протоколы планерных совещаний с персоналом отдела.

В практику работы отдела внедрялся Кодекс этики и служебного поведения муниципальных служащих, утвержденный распоряжением Администрации города , исполнялся антикоррупционный стандарт и план мероприятий противодействию коррупции, утвержденный распоряжением Администрации города 02.03.2011 № 40.

На основании письма Комитета по управлению архивным делом -35/54 в отделе проведена проверка наличия и состояния дел, хранящихся в архиве. Утраты дел не обнаружено, количество и состав документов соответствует учетным данным на .

Во исполнение п.3.2 решения коллегии комитета по управлению архивным делом от 01.01.2001 проведен мониторинг и подготовлена служебная записка на имя Мэра города о противопожарном состоянии архивохранилищ (результат работы отражен в разделе 5). Ведется обучение персонала правилам пожарной безопасности.

Во исполнение решения коллегии от 01.01.2001 Администрацией города в отдел приобретены 3 компьютера и многофункциональное устройство. Подписано соглашение Мэра города с отделением Пенсионного фонда в городе Волгодонске о введении унифицированных форм архивных справок. С 1 сентября 2011 года справки выдаются по унифицированной форме.

Все сотрудники отдела имеют доступ к сети Интернет, к корпоративной электронной почте. Заведующий отделом принимала участие в еженедельных планерных совещаниях при Мэре города и управляющем делами. Вносились изменения в постановления и распоряжения Мэра города за предыдущие годы.

Подготовлен отчет о работе архивного отдела за I полугодие 2011 года и за 2011год. Подготовлено распоряжение Администрации города «Об утверждении графика упорядочения и передачи документов организаций-источников комплектования в архивный отдел на 2012 год». Подготовлен план работы на 2012 год.

Приняли участие в областном семинаре.

В архивном отделе согласно номенклатуре дел заведены и оформлены дела на 2011 год, ведется делопроизводство, личный прием граждан, подготовка и выдача архивных справок и выписок, выполняются копировальные работы и работы на компьютере.

Изучался и внедрялся «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 01.01.2001.Внедрялся Административный регламент.

Проведен семинар с ответственными за ведомственные архивы учреждений культуры по внедрению Административного регламента, истребованы приказы от организаций-источников комплектования о назначении ответственных за архив и приказы об экспертных комиссиях (обновление приказов не позднее 2010 г.).

1. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации

101. Улучшение физического состояния документов:

102/1.2 Закартонировано всего 1739 ед. хр.:

79 вновь принятых дел 6 фондов управленческой документации:

- фонд № Р -17 – Финансовое управление;

- фонд № Р-25 – Городской отдел народного образования

Волгодонского горисполкома;

- фонд № Р-28- Отдел здравоохранения Волгодонского горисполкома;

- фонд № Р-48 – Комитет по управлению имуществом города;

- фонд № Р-52 - Департамент труда и соцразвития;

- фонд № Р-53 – Комитет по физической культуре и спорту.

Так же произведено картонирование городских газет фонда №21 –редакция газеты «Ленинец» за гг. в количестве 89 ед. хр. и 10 фондов по личному составу в количестве 1571 ед. хр.

Другие мероприятия по организации хранения документов:

- вновь принятые дела размещены в хранилище, оформлены

ярлыки на архивные коробки, дополнены пофондовые указатели, проведено топографирование;

- проводится ежедневная влажная уборка помещений,

обеспыливание архивных коробок -1 раз в месяц

- ежедневно архивохранилища сдаются под охрану на пульт

управления охраны, остальные помещения – под роспись дежурному сторожевой охраны

поддерживаются оптимальные показания приборов по температуре и влажности воздуха в помещениях архивохранилищ.

104. Учёт документов.

В соответствии с письмом Комитета по управлению архивным делом Администрации Ростовской области -35/54 проводилась плановая проверка наличия и состояния архивных документов постоянного срока хранения и по личному составу. В период с апреля по октябрь 2011 года проверено 38 фондов - 11114 ед. хр. По личному составу проверено 54 фонда – 23163 ед. хр. Всего проверено 34277 ед. хр. Документы находятся в удовлетворительном состоянии.

По письму комитета -35/61 проведена внеплановая работа по составлению сведений об объемах документов Архивного фонда РФ, находящихся на хранении в архивном отделе.

Другие мероприятия по учету документов:

- уточнены учетные справочники (список фондов, карточки

Фондов, итоговые записи);

- продолжается внедрение четвертой версии отраслевого

программного комплекса «Архивный фонд»;

- проводятся мероприятия по соблюдению и совершенствованию

нормативных требований по организации хранения и выдаче документов различным категориям пользователей (ведение журнала учета выдачи документов, топографирование, соблюдение правил противопожарной безопасности). В комитет и Управление Пенсионного фонда РФ в г. Волгодонске представляются сведения о документах по личному составу.

2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации

201.Прием документов:

201/1 Управленческой документации

- Всего организаций, сдавших документы в 2011 г. - 6 орг.

- в том числе негосударственные нет.

- досрочно принято документов нет.

- дел 79 дел

- годы 2005

- ликвидировано отставание нет

201/3. -201/7. Работа по данным разделам не планировалась.

201/8 Принято от организаций 657 ед. хр. по личному составу. .

201/10.Из других архивов принято 27807 ед. хр.

202/2. От граждан - не принимались.

203. Включение документов в состав Архивного фонда Российской

Федерации (утверждение описей на ЭПК комитета)

203/1 Управленческой документации

- Всего организаций, утвердивших описи на ЭПК

в 2011 году: 18 орг.

- в том числе негосударственные нет

- досрочно утвердили описи на ЭПК нет

- дел 324 ед. хр

- годы 2008

- в том числе негосударственных нет

- составлены и отредактированы предисловия к описям за 2008 год 18 организаций-источников комплектования:

- Волгодонской районный суд;

- Управление образования города Волгодонска;

- Комитет по физической культуре и спорту города Волгодонска;

- Комитет по управлению имуществом города;

- Управление здравоохранения;

- Отдел культуры Администрации города Волгодонска;

- Отделение Федерального казначейства по г. Волгодонску;

- Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы №4 по Ростовской области;

- Администрация города Волгодонска;

- Волгодонская городская Дума;

- Прокуратура города Волгодонска;

- Финансовое управление города;

- Отдел гос. статистики;

- Комитет по градостроительству и архитектуре;

- Территориальная избирательная комиссия;

- Санэпидемстанция;

- Департамент труда и соцразвития;

- Центр занятости населения.

203/2. Составление предисловий к описям документов по личному составу - не планировалось.

203/5.Составление предисловий к описям фотодокументов -

не планировалось.

Другие мероприятия по формированию Архивного фонда

Российской Федерации:

- изучен состав документов Муниципального автономного

учреждения «Департамент строительства и жилищно-коммунального

хозяйства» (МАУ«ДС и ЖКХ»),проведены консультации с

работниками организации по составлению номенклатуры дел,

истребованы приказы о создании экспертной комиссии и

утверждении положения о ней, о назначении ответственного

за ведомственный архив и положение об архиве;

- заведено наблюдательное дело по фонду Р-57 «Волгодонская городская дума». Истребованы приказы о назначении ответственного за архив, утвержденные Положения об архиве и экспертной комиссии;

- согласованы номенклатуры дел всех структурных подразделений и органов Администрации города, организаций-источников комплектования архива в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».Всего 19 номенклатур дел.

- согласованы описи по личному составу 16 организаций; согласованы и направлены на ЭПК описи по приватизации земельных участков за годы Комитета по управлению имуществом города, а также опись по регистрационным делам ликвидированных юридических лиц в количестве 3304 ед. хр. Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы №4 по Ростовской области

Проведено 200 консультаций для организаций города по вопросам архивного дела;

- оказана организационно-методическая помощь 22 организациям по

подготовке описей дел, номенклатур дел, формированию

документов, их оформлению и размещению в архиве;

- ведется формирование наблюдательных дел организаций;

- принимали участие в работе ЭК Администрации города;

- во исполнение решения коллегии комитета проведены проверки и подготовлены сведения об организации сохранности документов в ведомственных архивах 13 организаций:

- Пожарная часть № 1 - январь;

- Отделение Федерального казначейства - февраль;

- отдел культуы - март;

-«Энергострой» - апрель;

- Волгодонское управление комплектации - апрель;

- ПО «Атоммаш» (совместно с ГАРО) - май;

- Комитет по физкультуре и спорту - июнь;

- Центр санэпиднадзора - июнь;

- - июль;

- Центр занятости населения - август;

_ - сентябрь;

- Отделение госстатистики - октябрь;

- - ноябрь.

По итогам проверок ведомственным архивам выданы рекомендации с указанием конкретных сроков устранения замечаний. Результаты проверок доведены до сведения руководителей организаций.

В марте 2011 проведен семинар с ответственными за архив и делопроизводство.

3. Создание учетных БД, автоматизированного НСА и

информационно-поисковых систем

301.Создание учетных БД, автоматизированного НСА:

301/1 Ведение (АСГУ) документов Архивного фонда РФ

- проведена дальнейшая работа с фондовой картотекой, внесены

изменения в БД «Архивный фонд» в связи с текущим комплектованием документами постоянного срока хранения. Начата работа по вводу сведений о документах по личному составу.

302/1. Из Администрации города принята электронная база текстов нормативно-правовых актов Мэра города за гг.

304.Создание информационно-поисковых систем:

304/1.Создана информационно-поисковая система по

постановлениям и распоряжениям Мэра города за гг.

304/1.3.Описание фотодокументов не планировалось.

304/1.4. Описание документов по личному составу:описано657 ед. хр., принятых ранее без описей.

4. Предоставление информационных услуг и использование

документов

401/1. Проведение информационных мероприятий.

Архивным отделом за 2011 год проведено 8 информационных мероприятий.

Регулярно обновляется страница архивного отдела на официальном сайте Администрации города в сети Интернет www *****

Для информирования граждан на сайте размещена информация о месте нахождения отдела, телефонах, почтовом адресе, режиме работы, сведения из Административного регламента, положение об отделе, сведения о месте нахождения документов, адреса архивов. Здесь же размещаются сведения о центральных и областных архивах, сведения о фондах документов.

Подготовка информационных мероприятий:

401/1.1. Подготовка информаций

1.По инициативе архивного отдела подготовлены информационные материалы к 66-летию Великой Победы: на сайте Администрации города размещены материалы и фотографии военных лет и мирного времени участника Великой Отечественной войны , работавшей заведующей архивом города Волгодонска с 1966г. по 1982г.

2. Принимали активное участие в праздничных мероприятиях, посвященных Великой Победе: встречались с ветеранами, бывшими работниками Администрации города, посетили ветерана , бывшего работника архива на дому.

401/1.2. Организация выставок документов

Проведено 2 выставки документов по истории города Волгодонска

(в помещениях отдела, посетило 30 человек –к Дню архивов, март;

во Дворце культуры «Юность», посетило 70 человек, к Дню города, сентябрь).

401/1.3. Проведение радио и телепередач

Не проводилось

401/1.4 Публикация статей и подборок документов

Не проводилось.

401/1.5. Проведение конференций, круглых столов, лекций :

Круглый стол по теме «Нормы и правила комплектования, хранения, учета и использования документов. Подготовка документов к передаче на архивное хранение» с работниками учреждений культуры, ответственными за архив (22 человека) 14 марта 2011г.

«Круглый стол» с чернобыльцами в городском краеведческом музее 25апреля 2011г.(20 человек) к годовщине чернобыльской трагедии.

401/1.6 Проведение экскурсий

Проведено 2 экскурсии: для учащихся лицея № сентября, количество учащихся 8 человек, преподаватель ; для студентов Волгодонского техникума информационных технологий, бизнеса и дизайна, обучающихся по специальности «Делопроизводство и документоведение» - 21 октября, количество студентов 10 человек, преподаватель

401/2. Исполнение социально-правовых запросов

За 2011 г. исполнено 3242 запроса социально-правового характера, решено положительно 2646.

401/3. Посещение читального зала

Читальный зал архивного отдела посетили 42 пользователя:

журналисты, юристы, сотрудники кадровых служб, преподаватели

института, учитель, студенты, представители казачества, сотрудник краеведческого музея.

401/4. Посещение web-сайта

4825 посещений web-сайта.

401/5. Пользователи архивной информации

В 2011 году – пользователей архивной информации - 3934

- пользователи в читальном зале - 42

- по тематическим запросам –520

- по социально-правовым запросам – 3242

-посетило выставки - 130 чел.

В 2011 году поступило 520 тематических запросов от

юридических и физических лиц о регистрации, переименовании

предприятий, о выделении земельных участков, квартир, об утверждении штатного расписания и т д.

401/6. Выдача документов пользователям

За 2011 год выдано 7016 ед. хр. ,в том числе:

- 180 ед. хр. в читальный зал пользователям;

- 8 ед. хр. во временное пользование по запросу структурных

подразделений и органов Администрации города Волгодонска;

- 6828 ед. хр. работникам архивного отдела для подготовки ответов

на запросы.

401/8. Изготовление копий документов

За 2011г. изготовлено копий архивных документов

в количестве 4500 листов для исполнения запросов сотрудниками архивного отдела.

- приняли участие в мероприятии «Последний звонок» в школе- интернате

города Волгодонска ;

-проводили обход закрепленной территории города (ул. Пионерская, ул. Горького) в рамках единого областного дня благоустройства;

-принимали участие в 2 городских субботниках по уборке парка Победы;

-разъясняли Правила передачи показаний счетчиков холодной и горячей воды, раздавали информационные брошюры председателям домовых комитетов 12 жилых домов на закрепленной территории города и жителям города во время личных приемов;

-принимали участие в открытии Года здорового образа жизни;

-участвовали в спартакиаде среди работников Администрации города;

-ежедневно проводили производственную зарядку с 11-00 до 11-15.

5. Материально-техническая база

501/1Оснащение современными системами пожарной сигнализации

не планировалось. Установлено ранее. Всего – 430,8 кв. м.

501/2 Оснащение современными системами охранной сигнализации.

Оснащено 375,8 кв. м., не оснащено 55 кв. м.

501/3. Оснащение системами автоматического пожаротушения

не планировалось. Не оснащено 430,8 кв. м.

501/3.1. Установка и обслуживание систем кондиционирования и вентилирования архивохранилищ

В 2011 году установлены 3 сплит-системы (2-л/с, 1-уд). Всего в отделе 6 сплит-систем.

Проведена профилактика работы сплит-систем

501/3.2. Установка и обслуживание систем видеонаблюдения

не планировалась.

501/3.3. Огнезащитная пропитка стеллажей и чердаков

не планировалась.

501/4.3 Проведение текущего ремонта помещений

Установлена металлическая дверь в архивохранилище №4 (металлические двери установлены во всех 4 архивохранилищах -100%) .Проведен ремонт электропроводки. Участки открытой электропроводки заменены на закрытую. В архивохранилищах установлены закрытые светильники (100%). Электрические розетки (100%) выведены в коридор.

По личному составу : установлены 14 металлических дверей в 14 архивохранилищах (100%).

501/5. Установлены новые металлические стеллажи под нестандартные коробки для фонда газет. Прирост протяженности архивных полок – 24 п. м. Приняты от архива по личному составу :70 м. деревянных стеллажей и 812 м. металлических. Всего прирост архивных полок в 2011 году составил 906 м.

- приобретены стандартные и нестандартные архивные коробки в количестве 100 шт.;

501/6. Количество работников на один компьютер – 1, 2

- информация о наличии компьютерной техники:

Кол-во компьютеров класса ниже PENTIYM-4	Кол-во компьютеров класса PENTIYM-4	ИТОГО
3	4	7

6. Расчет бюджета рабочего времени

6.1 Плановый бюджет рабочего времени (число календарных дней

в году без праздничных и выходных дней): 496

6.2 Затраты времени, исключаемые из планового бюджета

рабочего времени:

- очередной отпуск 58

- дополнительный отпуск 15

- учебный отпуск -

- временная нетрудоспособность (4% от

планового бюджета) -

- отпуск по беременности и родам -

- выполнение государственных и общественных -

обязанностей (работа в комиссиях, общественных организациях,

выборных органах)

Полезный фонд рабочего времени (плановый бюджет

п.6.1 минус непроизводительные затраты п.6

Примечание:

При расчете бюджета рабочего времени в плане работы на 2011 год не были запланированы затраты времени на проверку наличия и состояния документов (график проверки был получен позже). Поэтому настоящий отчет составлен без указания затрат рабочего времени на определенные виды работы. В разделе 6 Расчет бюджета рабочего времени показан бюджет рабочего времени без учета архива по личному составу.

Заведующий архивным отделом

15.01.2012