Учебная программа по дисциплине "документоведение"

Министерство образования Российской Федерации

Нижегородский государственный лингвистический университет

им.

учебная программа

по ДИСЦИПЛИНЕ "ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ"

Специальность: 350800 — Документоведение и документационное обеспечение управления

Квалификация: Документовед

Нижний Новгород, 2003 г.

Кафедра математики и информатики

Утверждаю:

Первый проректор нглу

________

" " ________ 2004 г.

учебная программа

по ДИСЦИПЛИНЕ “ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ”

очно-заочная (вечерняя) форма обучения

Кол-во часов по учебному плану - 336

Из них аудиторных часов – 60

В том числе:

лекций – 40 (час.)

практических занятий – 20 (час.)

Составитель –

Программа обсуждена и одобрена на заседании кафедры

Зав. кафедрой, профессор

1. цельизадачи дисциплины

Основная цель курса - дать необходимый минимум теоретических знаний и практических навыков по документированию и документационному обеспечению управления деятельности современного предприятия и организации работы с документами в соответствии с требованиями действующего законодательства, ГОСТов и других нормативных актов.

Управление предприятием или организацией неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности организации и т. п.

Курс охватывает все основные направления работы по подготовке, созданию и оформлению управленческой документации.

2. ТЕМАТИЧЕСКОЕ содержание дисциплины

Тема 1. Введение. Направления классификации, стандартизации и унификации документов

Введение. Основные понятия и нормативно-методические материалы, регламентирующие работу с документами. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Инструкции по документированию управленческой деятельности. Государственные стандарты по документированию управленческой деятельности. Унифицированная система документации.

Тема 2. Основные формы организации работы с документами

Организационное построение службы делопроизводства. Разделение функций между подразделениями делопроизводства и исполнителями.

Основные формы организации работы с документами в современных
организациях (централизованная, децентрализованная, смешанная).

Категории организаций по объему документооборота.

Тема 3. Основные требования к оформлению управленческих документов

Основные положения по документированию управленческой деятельности. Унификация и стандартизация управленческих документов.

Виды документов и их классификация. Требования к оформлению документов. Унификация и построение формуляра-образца организационно-распорядительных документов. Состав реквизитов документа. Требования к оформлению реквизитов.

ГОСТР6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Бланки документов.

Тема 4. Ведение делопроизводства в организации

Понятие документообороьа. Организация документооборота. Регистрация и учет поступающих в организацию документов. Подготовка и регистрация отправляемых документов. Прохождение внутренних документов. Учет объема документооборота. Контроль за исполнением документов.

Тема 5. Составление и оформление основных видов управленческих документов

Современное деловое письмо. Особенности официально-делового стиля. Употребление прописных и строчных букв. Наиболее употребляемые сокращения слов. Оформление дат и числе в документах. Организационно-распорядительные документы. Документы оперативной информации.

Тема 6. Работа с документацией по личному составу

Виды, назначение и правила оформления документов по личному составу.
Характеристика основных видов документов: трудовой договор (контракт), личное заявление, приказ по личному составу (кадровый), характеристика; рекомендательное письмо, автобиография (резюме), доверенность, расписка. Определение. Правила оформления. Основные реквизиты. Принципы построения текста.

Личное дело сотрудника и состав его документов.

Трудовая книжка и основные правила ее оформления.

Тема 7. Номенклатура дел. Формирование дел и их подготовка к
последующему хранению и использованию

Виды номенклатуры дел (типовая, примерная индивидуальная). Основные
правила и требования к ее оформлению. Реквизиты номенклатуры дел.

Признаки формирования дел. Основные требования, учитываемые при
формировании дел. Правила группировки документов в дела.

Передача дел в архив. Экспертиза ценности документов (экспертная комиссия)

Основные правила оформления дел.

Тема 8. Автоматизация документационного обеспечения управления. Вычислительная техника в управленческой деятельности. Организация автоматизированных рабочих мест. Прикладное программное обеспечение решения управленческих задач. Интегрированный пакет программ Microsoft Office. АРМ руководителя и специалиста. Электронный документооборот.

3.ФОРМЫ ОБУЧЕНИЯ

№ п/п	Наименование разделов и тем	Аудиторные часы
Лекции	Семинар или практ. занятия	Всего
1	Введение. Направления классификации, стандартизации и унификации документов	2	1	3
2	Основные формы работы с документами в организации	4	2	6
3	Основные требования к оформлению управленческих документов. ГОСТ Р6.30-2003	4	2	6
4	Ведение делопроизводства в организации, учреждении	6	2	8
5	Составление и оформление основных видов управленческих документов	6	4	10
6	Работа с документацией по личному составу	6	4	10
7	Номенклатура дел. Формирование дел и их подготовка к последующему хранению и использованию	6	2	8
8	Автоматизация документационного обеспечения управления	6	3	9
	Итого:	40	20	60

4. ЛИТЕРАТУРА

Базовый учебник

1.  Делопроизводство в кадровой службе. – М.: -школа «Интел-Синтез», 2003. – 256с.

Основная

2.  ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Госстандарт России, 2003.

3.  Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам
документационного обеспечения. - М.: Главархив СССР, 1991.

4.  Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М.: Росархив, 2001.

5.  Трудовой кодекс Российской Федерации. – М.: ТК «Велби», Изд-во «Проспект», 2003. – 192с.

6.  Управленческая документация. Классификатор. – М.: «Книга сервис», 2003. – 64с.

7.  , , Организация работы с документами по личному составу: Учеб. пособие. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 176с. – (Серия «Высшая школа»).

Дополнительная

8.  Документирование управленческой деятельности. – Н. Новгород: Нижегородский образовательный консорциум, 1999. – 24с.

9.  Документы по персоналу организации: Практическое пособие. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИКЦ «МарТ»; Ростов-на-Дону: Издательский центр «МарТ», 2003. – 240с.

10.  , Подготовка совещаний и собраний: Практическое пособие. – М.: -школа «Интел-Синтез», 2000. – 80с.

11.  Документационное обеспечение деятельности кадровой службы: Учеб. пособие. – М.: Издательский центр «Академия», 2003. – 176с.

12.  Документирование управленческой деятельности: Курс лекций. – М.: ИНФРА-М, 2001. – 185с. – (Серия «Высшее образование»).

13.  Делопроизводство в бухгалтерии /. – 5-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 124с.

14.  Делопроизводство. Документационный менеджмент. – М.: Бератор, 2004. – 208с.

15.  Делопроизводство. Подготовка служебных документов. – СПб.: Питер, 2003. – 220с.

16.  Секретарское дело. Универсальный справочник. – М.: Бератор-Пресс, 2003. – 320с.

17.  Документооборот предприятия /, . – 3-е изд., доп. и перераб. – М.: «Приор-издат», 2002. – 384с.

18.  Инструкция по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях. С приложениями. – М.: «Книга сервис», 2003. – 208с.

19.  Как правильно оформить первичные документы. – 4-е изд., перераб. и доп. – М.: Бератор, 2003. – 160с.

20.  Образцы приказов по кадрам с комментариями. – М.: Изд-во деловой и ученбной литературы, 2003. – 112с.

21.  Современное делопроизводство: Учеб. Пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское, 2000. – 288с. – (Серия «Высшее образование»).

22.  , , Деловая переписка: Учеб. пособие. – М.: ИНФРА-М, Новосибирск: Сибирское соглашение, 2001. – 92с. – (Серия «Высшее образование»).

23.  Делопроизводство (документационное обеспечение управления). - 2-е изд. испр. – М.: -школа «Интел-Синтез», 2002. – 328с.

24.  Отпуска и больничные листы: оформление, расчет, бухгалтерский учет и налогообложение. – М.: , 2003. – 176с.

25.  , Оформление служебных документов: рекомендации от разработчиков ГОСТ Р 6.30-2003. – М.: МЦФЭР, 2003. – 112с. – (Библиотека журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера», 2003).

26.  Организация работы с документами: Учебник / и др. – М.: ИНФРА-М, 1999. – 575с.

27.  Положения об отделах предприятия: правочник. – М.: «Приор-издат», 2003. – 224с.

28.  Трудовые книжки. Порядок их ведения и заполнения: практическое пособие для работника и работодателя. – М.: «ТД Элит-2000», 2003. – 118с.

29.  Прием и увольнение работников в соответствии с новым Трудовым кодексом. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Информцентр XXI века, 2003. – 152с.

30.  Ведение трудовых книжек по новому Трудовому кодексу. – М.: сервис», 2003. – 48с.

31.  Юридический справочник работодателя. – 7-е изд., изм. и доп. – М.: «Книга-сервис», 2003. – 320с.

32.  Делопроизводство. – СПб.: Питер, 2002. – 208 с. – (Серия «Учебные пособия»).

33.  Конспект лекций по делопроизводству. – М.: Изд-во «ПРИОР», 2002. – 128с.

34.  Справочник секретаря. – М.: Книга-сервис, 2003. – 192с.

35.  Секретарские секреты. – М.: Изд-во «ПРИОР», 2000. – 80с.

36.  , Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учеб. пособие. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2002. – 154 с. – (серия «Профессиональное образование»)

37.  Делопроизводство предприятия. – М.: Изд-во «Экзамен», 2003. – 192с.

38.  Трудовые договоры /. – М., 2003. – 103с.

39.  , Служебные командировки. – М.: Изд-во «Финпресс», 2003. – 160с. – (Библиотека журнала «Кадры предприятия». Вып.2).

40.  , Справочник по кадровому делопроизводству. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Изд-во «Дело и Сервис», 2003. – 512с.

41.  Рабочее время: постатейный комментарий к разделу IV Трудового кодекса Российской Федерации. – М., 2002. – 84с.

42.  Журнал «Делопроизводство».

43.  Журнал «Секретарское дело».

44.  Журнал «Управление персоналом».

45.  Журнал «Трудовое право».

46.  Журнал «Справочник кадровика».

2. Тематика заданий по различным формам текущего контроля:

ИТОГОВЫЙ ТЕСТ

#G0

1. Назовите и опишите три формы организации делопроизводства в учреждениях

2. Раскройте цели и задачи службы делопроизводства, функции, права и ответственность

3. Объясните, для чего нужна инструкция по делопроизводству в организации. Составьте приказ об утверждении инструкции по делопроизводству в организации

4. Какие основные требования предъявляются секретарю-референту в современных условиях?

5. Должностная инструкция, составьте ее формуляр-образец, раскройте основные разделы инструкции, расскажите об основных обязанностях руководителя службы делопроизводства

6. Расскажите о единых правилах документирования управленческих действий, которые определены ГСДОУ, УСД

7. Перечислите виды организационно-распорядительных документов, которые издаются в органах управления, и расскажите, каков общий порядок их оформления

8. Определите, в чем заключаются общие требования к унификации документов

9. Назовите все виды документов и укажите, по каким признакам они классифицируются

10. Перечислите все реквизиты служебных документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003. Расскажите об их расположении на документе и оформлении

11. Найдите ошибки в оформлении приведенных ниже документов. Добавьте недостающие реквизиты, покажите, как правильно они должны оформляться.

#G0Адрес:	Наименование организации Номер телефона Главе администрации Ф. И.О.
Уважаемый _______________________________________________________ Сибирская инженерно-техническая компания "Сибинтек" (г. Новосибирск) просит Вас ознакомиться с краткой информацией о направлениях деятельности фирмы и оказать содействие в решении вопросов, затрудняющих деятельность фирмы.
Заранее благодарны за оказанную помощь, по поручению дирекции фирмы "Сибинтек", генеральный директор
Приложения: 1. Бизнес-план фирмы "Сибинтек", количество листов. 2. Заявление фирмы "Сибинтек" в Министерство экономики и финансов РСФСР о выделении квоты на экспорт на 1990 г. 3. Заявление фирмы "Сибинтек" в Комитет внешнеэкономических связей РСФСР с просьбой разрешить разовые экспортные операции на 1990 г.
#G0Герб Наименование организации
		Директору завода "Спецжелезобетон" Копия: главе администрации Копия: начальнику ГНИ по Тагинскому району
	Текст
Генеральный директор	Подпись Печать

#G0Герб Наименование организации
Адрес	Директору предприятия "Адрон"
_______ N ____________
Текст
Генеральный директор АО НЗХК

#G0Герб Наименование организации
Адрес ________ N ___________
Текст
Директор ООО "Индивидуал"	Подпись
	Печать

#G0Наименование организации
Адрес	На 1755/2 от 03.03.98	В Администрацию Нижегородской области
При этом сообщаем следующее: взаиморасчеты с Арзамасским комбинатом хлебопродуктов N 3 за полученное сырье производились своевременно. Текущая задолженность на время пробега доку-ментов 10.03.98 составляет 125 тыс. руб.
Директор	Подпись
Главный бухгалтер	Подпись
#G0Герб Наименование организации ПРОТОКОЛ Заседания комиссии по... Председатель - Секретарь - Присутствовали: 5 человек
	ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О порядке подготовки к конференции. Доклад 1. Слушали: - текст доклада прилагается. Выступили: - Я в своем выступлении...
Председатель	Подпись
Секретарь	Подпись

#G0Наименование организации С П Р А В К А
Дана в том, что его месячный оклад составляет 400 рублей.
Директор	Подпись

#G0	Герб Адресат
		В Администрацию Новосибирской области
	Текст
Директор Доволенской ИПС	Подпись

#G0Наименование организации ПРИКАЗ ___________ N ___________ Об итогах работы комиссии
ПРИКАЗЫВАЮ: 1. ____________________________________________________ 2. ____________________________________________________ 3. ____________________________________________________
Директор Визы	Подпись

#G0Герб Наименование организации АКТ ___ N__________ ________________ Заголовок акта	1. УТВЕРЖДЕНО Должность _____________________ ___________ Инициалы, фамилия Подпись
Составлен комиссией: _____________________________________________ Председатель: ___________________________________________________ (Должность, фамилия, инициалы) ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ (Текст)
Составлен в 3-х экземплярах: 1-й экземпляр: 2-й экземпляр: 3-й экземпляр:

12. Покажите схематично движение документов в организации (поступающих, внутренних, отправляемых).

13. Порядок регистрации документов

13.1. Можно ли протоколы регистрировать вместе с приказами? ДА НЕТ

13.2. Правильно ли зарегистрированы поступившие в организацию документы:

1) вх. № 000 от 2.12.2вх. № 000 от 01.01.2001

13.3. Можно ли регистрировать приказы по основной деятельности с приказами по личному составу?

13.4. Можно приказы регистрировать следующим образом:

, , а затем а?

13.5. Какая дата указывается при регистрации протокола?

13.6. Можно ли внутри организации осуществлять переписку между отделами, и если да, то как Вы это представляете?

13.7. Допускается или нет регистрация обращений граждан вместе со служебными документами?

14. Какие существуют сроки исполнения документов?

15. Определите объем документов в организации за 1 год.

16. Если Вы отправляете письмо в три адреса на бланке с изображением Государственного герба, то можно во второй и третий адрес отправлять копию бланка?

17. Объясните порядок выдачи бланков должностным лицам организации

18. Напишите приказ генерального директора закрытого акционерного общества "Д и О" о приеме Вас на работу бухгалтером.

19. Составьте приказ об освобождении Вас от работы в фирме "Орбита" в связи с переездом на новое местожительства.

20. Составьте приказы: а) о приеме на работу бухгалтером , б) об увольнении переводом в другую организацию. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

21. Составьте характеристику-рекомендацию на работника вашего предприятия для поступления его в аспирантуру Нижегородского государственного лингвистического университета.

22. Напишите заявление о приеме Вас на работу экономистом в государственное предприятие по связи и информатике "Россвязьинформ".

23. Напишите заявление о предоставлении Вам административного отпуска по семейным обстоятельствам. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

24. Напишите автобиографию, необходимую для оформления документов при поступлении на работу.

25. Оформите запись в трудовой книжке об увольнении Вас:

а) по собственному желанию; б) в связи с ликвидацией предприятия; в) в связи с несоответствием выполняемой работы предъявляемым требованиям вследствие недостаточной квалификации.

26. Составьте проект трудового договора по найму, оплате и увольнению Вас. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

27. Составьте приказ о переводе на работу внутри организации.

28. Составьте приказ об увольнении работника в связи с ликвидацией предприятия.

29. Дайте определение номенклатуры дел, что такое сводная номенклатура дел, как она составляется? Как Вы понимаете индексацию дел? Кто составляет номенклатуру дел, кем она утверждается?

30. Как формируются документы в дела? Почему не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителя?

31. Дайте понятие примерной и типовой номенклатуры дел

32. Какую работу осуществляет ЭПК?

33. Опишите порядок оформления дела

34. Составьте опись дела.

35. Объясните необходимость заверительной надписи

36. Как оформляется обложка дела?

37. Составьте акт об уничтожении документов за конкретный период

38.Составьте формуляр-образец сводной номенклатуры дел, номенклатуры дел структурного подразделения.

Автор программы: _____________________________/ /

Подпись