Положение об управлении по организационным и общим вопросам

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Якутский государственный университет имени »

«УТВЕРЖДАЮ»

Ректор ЯГУ

______п/п_________

«__» _________ 2008 г.

СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

 

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ УПРАВЛЕНИИ ПО ОРГАНИЗАЦИОННЫМ

И ОБЩИМ ВОПРОСАМ

 

СМК-ПСП--08

РАЗРАБОТАНО
Начальник управления по организационным и общим вопросам	п/п 10.06.08.
	подпись, дата
СОГЛАСОВАНО	п/п
Первый проректор
	подпись, дата
Начальник управления кадров	п/п 11.06.08.
	подпись, дата
Начальник юридического отдела	п/п 22.07.08.
	подпись, дата
Начальник отдела управления качеством	п/п 11.06.08.
	подпись, дата

Утверждено и введено в действие приказом №__246-ОД_____ от «25» _июля 2008 г.

Срок введения установлен с «1»_сентября_ 2008 г.

Якутск, 2008

1. Общие положения

1.1. Управление по организационным и общим вопросам ГОУ ВПО «Якутский государственный университет имени », далее именуемое Управление является структурным подразделением ГОУ ВПО «Якутский государственный университет имени » (далее – Университет), обеспечивающим деятельность Университета в части возложенных на него организационных, управленческих и контролирующих полномочий.

1.2. Правовую основу деятельности Управления составляет действующие федеральные и республиканские законы, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации и Республики Саха (Якутия), касающиеся деятельности управления делами, Устав Университета, приказы ректора Университета, а также настоящее Положение.

1.3. Организация деятельности Управления осуществляется в соответствии с Уставом Университета, настоящим Положением, а также распоряжениями, приказами и поручениями ректора Университета.

1.4. Управление является самостоятельным структурным подразделением и подчиняется непосредственно первому проректору.

1.5. Управление возглавляет начальник управления, принимаемый и увольняемый от должности приказом ректора Университета по представлению первого проректора. Начальник управления делами подчиняется непосредственно первому проректору ЯГУ.

1.6. Планирование деятельности Управления осуществляется в соответствии со стратегическими (программами развития) и текущими (календарными, понедельными) планами ЯГУ. Периодичность отчетов Управления устанавливается отдельными приказами и распоряжениями согласно установленному регламенту и циклограмме отчетов Университета.

1.4. Управление не обладает правами юридического лица.

1.5. Положение об Управлении рассматривается на Ученом Совете, утверждается и вводится в действие приказом ректора Университета. Изменения и дополнения к утвержденному положению производятся согласно приказу ректора Университета.

2. Организационная структура Управления

2.1. В состав Управление входят следующие структурные подразделения ЯГУ:

2.1.1. Отдел управления качеством.

2.1.2. Общий отдел.

2.1.3. Первый отдел.

2.1.4. Отдел по мобилизационной работе.

2.1.5. Архив.

2.2. В составе отделов могут быть сектора по направлениям деятельности.

2.3. Отделы возглавляют начальники, принимаемые и увольняемые с должности по приказу ректора Университета, по представлению начальника Управления и согласованию с первым проректором Университета. Каждый отдел имеет свою структуру и положение.

3. Основные задачи Управления

3.1. Основным направлением деятельности Управления является обеспечение эффективности управленческих процессов.

3.2. Для достижения своей цели Управление решает следующие задачи:

3.2.1. Административно-управленческое сопровождение, разработка стратегического и текущего планирования работы Университета.

3.2.2. Внедрение системы менеджмента качества в Университете в соответствии с международным стандартам ISO серии и российскому стандарту ГОСТ Р ИСО .

3.2.3. Анализ и постоянное совершенствование системы управления (организационной структуры) Университета.

3.2.4. Осуществление контроля за ходом исполнения нормативных документов, регламентирующих деятельность Университета и документов, принимаемых руководством Университета, ректором Университета, а также служебных и иных документов, поручений.

4. Функции Управления

Для решения поставленных задач Управление выполняет следующие функции:

4.1. Осуществляет организационные мероприятия по разработке проекта плана организационной работы Университета на календарный год и представляет его на рассмотрение Ученого Совета и на утверждение ректору Университета.

4.2. Обеспечивает в пределах своей компетенции подготовку документов для рассмотрения на заседаниях Ученого Совета и ректората Университета.

4.3. Оформляет протоколы и рассылает принятые на заседаниях решения в соответствии с утвержденной схемой движения документооборота Университета.

4.4. Осуществляет документационное и организационно-техническое обеспечение совещаний и других общеуниверситетских мероприятий, проводимых с участием ректора, оформляет в установленном порядке принятые на этих мероприятиях решения (поручения) и организует их доведение до конкретных исполнителей.

4.5. Регистрирует и контролирует поступающие ректору Университета и в Администрацию Университета документы и обращения федеральных органов государственной власти и республиканских органов государственной власти, органов местного самоуправления и личные обращения граждан. Подготавливает проекты поручений ректората Университета и ректора Университета по исполнению этих документов и обращений.

4.6. Организует подготовку аналитических, справочных и других необходимых материалов по вопросам, рассматриваемым администрацией Университета и ректором Университета.

4.7. Проверяет, в пределах своей компетенции, на стилистическое и стандартное оформление исходящих документов.

4.8. Организует работу по ведению делопроизводства, оформлению регистрации и рассылке административных актов, принимаемых Ученым советом, ректоратом, ректором Университета, и иной корреспонденции.

4.9. Осуществляет контроль за надлежащим исполнением структурными подразделениями Университета административных актов ректората и ректора Университета, а также их поручений, служебных и иных документов; проводит в установленном порядке проверки фактического исполнения указанных документов на местах и разрабатывает предложения о принятии необходимых мер по организации их исполнения.

4.10. Ведет воинский учет студентов и работников Университета. Ведет отдельную регистрацию, учет, хранение секретных документов и документов имеющих гриф «ДСП».

4.11. Обеспечивает функционирование единой системы делопроизводства и документооборота в Университете.

4.12. Организует и ведет архивное дело в Университете.

4.13. Проводит работу по экспертизе ценности документов, отбор документов на постоянное и временное хранение.

4.14. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций Управления возлагается на начальника Управления.

4.15. Матрица ответственности Управления указана в таблице № 1 настоящего положения.

4.16. Календарная матрица работ Управления указана в таблице № 2 настоящего положения.

Таблица № 1

Матрица ответственности Управления

№ п/п	Функция, вид деятельности в рамках функции	Структурные единицы / Направления деятельности
Нач. управления делами	Нач. отдела упр. качеством	Нач. отдела регистр. и контр. исп.	Нач. первого отдела	Нач. мобилизационного отдела	Нач. отдела хранения
1	Осуществление организационных мероприятий по разработке проекта Плана университета на календарный год и представление его на утверждение ректору.	Р/ИО	СУ	ИО	СУ	СУ	СУ
2	Обеспечение в пределах своей компетенции подготовки документов для рассмотрения на заседаниях Ученого Совета и ректората университета.	Р	СУ	ИО	СУ	СУ	СУ
3	Протокольное оформление и рассылка принятых на заседаниях Ученого Совета и ректората университета решений в соответствии с утвержденной схемой движения документооборота университета.	Р	-	ИО	-	-	СУ
4	Документационное и организационное обеспечение совещаний с участием ректора и рассылка постановлений в виде административных актов и другой корреспонденции до конкретных исполнителей.	Р	У	ИО	У	СУ	У
5	Регистрация и контроль поступающих ректору и в администрацию университета документов и обращений федеральных органов государственной власти и республиканских органов государственной власти, органов местного самоуправления и личных обращений граждан. Подготовка проектов поручений ректората университета и ректора Университета по исполнению этих документов и обращений.	Р/ИО	У	ИО	У	У	-
6	Организация и контроль разработки аналитических, справочных и других необходимых материалов структурными подразделениям по основным видам деятельности для администрации и ректора университета.	Р/ИО	ИО	ИО	-	У	-
7	Проверка, в пределах своей компетенции, на стилистическое и стандартное оформление исходящих документов.	Р/ИО	ИО	ИО	-	-	-
8	Осуществление контроля за надлежащим исполнением структурными подразделениями университета административных актов ректората и ректора университета, а также их поручений, служебных и иных документов; проведение в установленном порядке проверки фактического исполнения указанных документов на местах и разработка предложений о принятии необходимых мер по организации их исполнения.	Р/ИО	ИО	ИО	У	У	-
9	Ведение воинского учета студентов и работников университета. Ведение отдельной регистрации, учета, хранения документов имеющих гриф «ДСП».	Р	-	-	ИО	ИО	-
10	Обеспечение функционирования единой системы делопроизводства и документооборота в университете.	Р/ИО	У	ИО	СУ	СУ	У
11	Организация и ведение архивного дела в университете.	Р	-	У	-	-	ИО
12	Проведение работ по экспертизе ценности документов, отбор документов на постоянное и временное хранение.	Р	СУ	ИО	У	СУ	ИО

Условные обозначения:

Р – руководство, руководитель процесса несет ответственность за осуществление текущего планирования, ресурсного обеспечения, принятие решений и реализацию функций структурного подразделения и деятельность его сотрудников.

ИО – исполнение ответственность непосредственный исполнитель, в должностные обязанности которого входит исполнение данной функции либо назначаемый руководителем структурного подразделения сотрудник, и ответственный за реализацию возложенной функции.

У – участие – участник процесса, выполняющий некоторую долю работ по реализации функции и назначаемый руководителем структурного подразделения.

СУ – согласование и участие – сотрудник структурного подразделения (может быть смежных структурных подразделений, в должностные обязанности которого входит согласование действий по реализации функций и выполняющий некоторую долю работ.

Таблица № 2

Календарная матрица основной деятельности

Управления (циклограмма)

№ п/п

Наимен работ

Ответств. лицо

Форма документа (отчета)

январь

февраль

март

апрель

май

июнь

июль

август

сентябрь

октябрь

ноябрь

декабрь

1

Подг. план работы на год

Начальники отделов

Письм., электрон.

2

Годовой отчет

Начальники отделов

Письм., электрон.

6

Текущий отчет

Начальники отделов

Устный отчет

Еженедельно, ежемесячно

7

Архивация документов

Нач. отдела хранения, нач. отдела регистр. и контр. исп.

Письменно приказ, акт

8

Текущая планерка

Секретари

протокол

Еженедельно, понедельник, 15.00ч

9

Участие в адм совете ЯГУ

Нач. упр.

-

Еженедельно, пятница, 14.00ч

100

Участие на Ученом совете ЯГУ

По мере необходимости нач. упр.

5. Права Управления

Управление для выполнения своих функций имеет право:

5.1. Запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений Университета необходимые справочные материалы, аналитическую и другую информацию, необходимую для решения вопросов, входящих в компетенцию Управления делами.

5.2. Вносить предложения руководству Университета об организации проведения внутренних аудитов среди структурных подразделений Университета.

5.3. Знакомиться с состоянием дел по соблюдению исполнительской дисциплины и организации контроля за исполнением нормативных документов, документации системы менеджмента качества в структурных подразделениях Университета.

5.4. Вносить администрации и ректору университета предложения о принятии необходимых мер в отношении руководителей структурных подразделений по организации исполнения принимаемых руководством Университета решений.

5.5. Пользоваться в установленном порядке информационными банками данных Университета, в том числе структурных подразделений Университета.

5.6. Улучшать условия труда и осуществлять мотивацию для сотрудников отделов, входящих в структуру Управления:

- быть представленным в установленном порядке за плодотворную работу к поощрениям по рекомендации начальника управления, проректоров, ректора;

- быть направленными в установленном порядке в командировки в вузы РФ и за ее пределами для изучения и обобщения опыта по системе качества.

6. Ответственность Управления

6.1. Начальник Управления осуществляет руководство отделами на основе единоначалия и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Управление функций.

6.2. Начальник Управления:

- обеспечивает организацию работы по планированию деятельности Университета;

- представляет руководству Университета материалы с проектами решений;

- представляет на подпись ректору Университета проекты нормативных документов, издаваемых им в пределах своей компетенции;

- обеспечивает взаимодействие Управления с ректоратом и структурными подразделениями Университета в целях реализации возложенных на Управление полномочий;

- дает поручения начальникам отделов Управления по подготовке материалов и предложений в рамках их выполняемых функций;

- организует контроль за исполнением нормативных документов, принимаемых руководством Университета, а также разработанных в рамках системы менеджмента качества и исполнением служебных и иных документов, поручений;

- принимает участие в проведении служебных расследований, вносит в установленном порядке документы (материалы) о привлечении к дисциплинарной, административной и иной ответственности должностных лиц в неисполнении или ненадлежащем исполнении должностных обязанностей и нормативных документов Университета, системы менеджмента качества;

- осуществляет другие полномочия, предоставленные ему руководством Университета.

6.3. Отделы Управления осуществляют свои функции в соответствии с настоящим Положением и положениями о них.

6.4. Непосредственное руководство работой отдела Управления осуществляет начальник этого отдела, назначаемый на эту должность приказом ректора Университета по согласованию с начальником Управления. Матрица ответственности начальников отделов Управления делами указана в таблице № 3 настоящего положения.

6.5. Должностные инструкции на работников Управления разрабатываются руководителями структурных подразделений согласовываются с начальником Управления, с первым проректором и утверждаются ректором Университета.

6.6. Права, обязанности, ответственность и условия труда работников Управления определяются законодательными актами Российской Федерации, республиканскими законами, настоящим Положением, положениями об отделах Управления, должностными инструкциями, а также трудовыми договорами.

Таблица № 3

Матрица ответственности руководства Управления делами

Руководитель Разделы ИСО	Нач. управления делами	Нач. отдела упр. качеством	Нач. отдела регистр. и контр. исп.	Нач. первого отдела	Нач. мобилизационного отдела	Нач. отдела хранения
4 Система менеджмента качества	У	О	У	И	И	У
5 Ответственность руководства	О	У	У	И	И	И
6 Менеджмент ресурсов	О	О	У	И	И	И
7 Процессы жизненного цикла	У	У	О	И	И	И
8 Измерение, анализ и улучшение	О	О	О	У	У	У

Примечание. В таблице использованы следующие условные обозначения:

О – несет основную ответственность

У – обязательно участвует

И – информируется.

7. Взаимодействия (служебные связи) Управления

7.1. Управление издает и согласовывает с другими подразделениями нормативную документацию Университета и документацию СМК в пределах своей компетенции.

7.2. Управление сотрудничает со сторонними организациями в рамках своей компетенции.

7.3. При необходимости участия сотрудников Управления в работе других структурных подразделений Университета привлечение сотрудников осуществляется по согласованию с начальниками отделов Управления.

7.4. Разногласия, возникающие между структурными подразделениями Университета и Управлением в процессе выполнения им своих функциональных обязанностей, решаются на уровне руководителей структурных подразделений. В случае отсутствия достижения компромисса спорный вопрос выносится на решение первого проректора, ректора.

8. Финансово-хозяйственная деятельность

8.1. Согласно Уставу Университета подразделения, входящие в состав Управления делами, имеют право осуществлять предпринимательскую деятельность, обеспечивающую Университету получение дохода.

8.2. Ведение предпринимательской деятельности регламентируется соответствующим положением, которое согласовывается с первым проректором, правовым управлением, планово-финансовым управлением и утверждается ректором Университета.