Рабочая программа дисциплины «Документоведение» для студентов очно-заочной (вечерней) формы обучения

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

МОСКОВСКИЙ ГОРОДСКОЙ УНИВЕРСИТЕТ УПРАВЛЕНИЯ

ПРАВИТЕЛЬСТВА МОСКВЫ

КАФЕДРА ГОСУДАРСТВЕННОЙ, МУНИЦИПАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ

И КАДРОВОЙ ПОЛИТИКИ

УТВЕРЖДАЮ

Первый проректор,

проректор по учебной работе

профессор

«___»_____________2010 г.

РАБОЧАЯ ПРОГРАММА

ДИСЦИПЛИНЫ

Документоведение

для студентов

очно-заочной (вечерней) формы обучения

Москва 2010

1.  ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

Рабочая программа «Документоведение» предназначена для обучения студентов основным знаниям и практическим методам составления, оформления, учёта и хранения различных видов документов, обеспечивающих управленческую деятельность предприятия, организации, учреждения, фирмы и т. п., независимо от основного профиля работы.

Рабочая программа дисциплины «Документоведение» разработана в соответствии с требованиями Министерства образования Российской Федерации и Правительства Москвы к порядку, условиям и содержанию программы профессиональной подготовки специалистов для выполнения нового вида профессиональной деятельности в сфере государственного и муниципального управления с учетом специфики города Москвы как субъекта Российской Федерации, а также опирается на ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Рабочая программа обеспечивает преемственность по отношению к Государственному образовательному стандарту высшего профессионального образования по специальности «Государственное и муниципальное управление» в части соблюдения требований профессиональной части данного стандарта.

В процессе преподавания учебной дисциплины «Документоведение» и самостоятельного его изучения достигаются следующие цели:

-  повышение уровня практического владения современным языком делового общения,

-  совершенствование навыков в области составления, оформления, учёта и хранения различных видов документов, обеспечивающих управленческую деятельность,

-  формирование навыков по работе с документами на персональном компьютере.

Предметно-содержательная составляющая учебной дисциплины предполагает изучение следующих основных проблем:

-  Общие требования к оформлению документов (бланки, их структура и основные реквизиты)

-  Подготовка, создание и оформление основных видов документов (организационно-нормативные, распорядительные, информационно-справочные)

-  Деловой стиль; служебная переписка

-  Работа с документами (регистрация, контроль, хранение, формирование дел, подготовка к хранению)

В результате изучения учебной дисциплины «Документоведение» слушатели должны:

Знать:

-  Государственные документы, определяющие основные требования к документоведению;

-  правила оформления документов;

-  виды различных документов, обеспечивающих управленческую деятельность;

-  языковые, синтаксические средства письменной деловой речи;

-  правила документооборота;

-  условия учёта, хранения документов.

Уметь:

-  составлять и корректировать различные виды документов;

-  готовить документы для согласования и утверждения;

-  вести служебную переписку;

-  учитывать, хранить исходящую и входящую документацию;

-  формировать и оформлять дела, обрабатывать дела для последующего хранения и сдачи их в архив;

-  использовать компьютер для работы с документами.

Кроме того, студенты, прошедшие курс «Документоведение», должны уметь организовать в любой организации службу делопроизводства, которая необходима для эффективного документационного обеспечения управления. Эта работа предполагает:

-  разработку Положения службе делопроизводства или Инструкции по делопроизводству;

-  разработку Должностных инструкций для специалистов службы делопроизводства

-  выработку маршрутов для прохождения всех видов документов, обеспечивающих их наиболее эффективную обработку.

Студенты также должны иметь представление о возможностях единой среды электронного делопроизводства, документальных информационных ресурсах, системах автоматизации делопроизводства, принципах выбора средств автоматизации работы с документами и уметь выбрать на рынке программный продуктов наиболее эффективный из них, соответствующий годовому документообороту и имеющейся технике.

В процессе изучения дисциплины студенты выполняют контрольные работы по предложенным темам.

Дисциплина «Документоведение»» изучается в 8-м семестре очной формы обучения и 7-м семестре очно-заочной ( вечерней) формы обучения. Объем аудиторных занятий : по очной форме обучения - 48 часов, в том числе лекций – 12 часов, семинарских занятий – 36 часов; по очно-заочной (вечерней) форме обучения – 24 часа, в том числе лекций -12 часов, семинарских занятий – 12 часов.

Форма итогового контроля знаний студентов - зачет.

2. РАСПРЕДЕЛЕНИЕ УЧЕБНОГО ВРЕМЕНИ ПО СЕМЕСТРАМ,

ТЕМАМ И ВИДАМ УЧЕБНЫХ ЗАНЯТИЙ

ОЧНАЯ ФОРМА ОБУЧЕНИЯ

Номера и наименования тем	Всего часов	Аудиторные занятия	Из них по видам учебных занятий
Лекции	Практические занятия Семинары	Лабораторные занятия	Инновационные формы	Форма отчета (экзамен, зачет)	Самостоятельная работа
	Тема 1. Введение в документоведение. Основные нормативные акты, термины и определения.	2	2	2
	Тема 2. Структура и реквизиты документов	20	16	4	12				4
	Тема 3. Организационно-распорядительные документы	22	12	4	8				10
	Тема 4. Информационно-справочные документы	18	8		8				10
	Тема 5. Деловой стиль. Коммерческие и деловые письма	10							10
	Тема 6. Организация службы делопроизводства	12	10	2	8				2
	Тема 7. Средства автоматизации делопроизводства	6							6
	Форма контроля							зачет
	итого по курсу	90	48	12	36				42

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ УЧЕБНОГО ВРЕМЕНИ ПО СЕМЕСТРАМ,

ТЕМАМ И ВИДАМ УЧЕБНЫХ ЗАНЯТИЙ

ОЧНО-ЗАОЧНАЯ (ВЕЧЕРНЯЯ) ФОРМА ОБУЧЕНИЯ

Номера и наименования тем	Всего часов	Аудиторные занятия	Из них по видам учебных занятий
Лекции	Практические занятия Семинары	Лабораторные занятия	Инновационные формы	Форма отчета (экзамен, зачет)	Самостоятельная работа
	Тема 1. Введение в документоведение. Основные нормативные акты, термины и определения.			2
	Тема 2. Структура и реквизиты документов			2	4
	Тема 3. Организационно-распорядительные документы			1	2
	Тема 4. Информационно-справочные документы			1	2
	Тема 5. Деловой стиль. Коммерческие и деловые письма			1	2
	Тема 6. Организация службы делопроизводства			1	2
	Тема 7. Средства автоматизации делопроизводства				4
	Форма контроля							зачет
	итого по курсу		24	8	16

3.  СОДЕРЖАНИЕ ТЕМ ДИСЦИПЛИНЫ

Тема 1.

Введение в документоведение. Основные нормативные акты,

термины и определения

Документоведение как наука – возникновение, история развития, основные задачи. Делопроизводство – составная часть документационного обеспечения управления, одна из функций в работе любых организаций, учреждений, предприятий, фирм и т. п. Основные определения. Основные требования к структуре и составу служебных документов, нормативные акты, их регламентирующие.

Тема 2.

Структура и реквизиты документов

Виды управленческих документов. Требования к оформлению документов. Виды бланков, их формирование. Основные реквизиты служебных документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

Тема 3.

Организационно-распорядительные документы

В данной теме рассматриваются организационно-нормативные и распорядительные документы. Виды организационно-нормативных документов. Их оформление, подписание, визирование, утверждение. Формирование документов по образцам (структура и штатная численность, штатное расписание, положение о структурном подразделении, должностные инструкции и др.).

Виды документов распорядительной управленческой деятельности: приказы, распоряжения, указы. Оформление выписки из приказа. Особенности их содержания, структурирования и оформления. Порядок утверждения и согласования распорядительных документов. Регистрация документов. Контроль исполнения.

Тема 4.

Информационно-справочные документы

Документы должностных лиц, руководителей структурных подразделений. Оформление, визирование, утверждение. Формирование документов по образцам. Виды документов коллегиальной управленческой деятельности: протоколы, акты. Особенности структурирования и оформления. Разработка и создание решений и постановлений на основе протоколов заседаний коллегиальных органов.

Тема 5.

Деловой стиль. Коммерческие и деловые письма

Служебная переписка. Виды служебных писем. Речевые клише и стереотипные формулы. Обращения и заключительные фразы. Знаки препинания в служебных документах. Речевые нормы деловых жанров. Понятие об адресате и адресанте в деловой переписке. Оформление адреса в письме. Письма деловые – регистрируемые и нерегистрируемые. Коммерческие письма.

Тема 6.

Организация службы делопроизводства.

Организация работы с документами. Обработка входящих документов. Схема работы с исходящими документами. Порядок работы с внутренними документами. Документооборот. Определение маршрута при работе с документами для обеспечения наибольшей эффективности работы.

Формирование и оформление дел. Номенклатура дел. Хранение документов в текущем делопроизводстве. Экспертиза ценности документов. Обработка дел для последующего хранения. Хранение дел в архиве организации и сдача их в Госархив.

Тема 7.

Средства автоматизации делопроизводства

Организация хранения документов в ПК, обеспечивающая быстрый поиск необходимого материала без применения специальных программ автоматизации делопроизводства. Формирование классификаторов для организации хранения писем граждан. Базы данных вышестоящих организаций. Базы данных организаций-партнеров.

Характеристика пакетов автоматизации делопроизводства на отечественном рынке. Определение требований при выборе средств автоматизации в соответствии с годовым документооборотом и имеющейся техникой.

Особое место занимает в курсе дисциплины «Делопроизводство и документооборот» документы, связанные с кадрами. Это, безусловно, та документация, которая является обязательной для любого предприятия, организации, учреждения, независимо от профиля его основной работы. Но в настоящее время для кадров разработана стандартная документация (стандартные формы ТФ1 – ТФ7). Поэтому, воспользовавшись необходимыми данными из учебного пособия автора «Автоматизация делопроизводства», которые студенты получают в электронном виде, они могут проработать эту тему самостоятельно.

4. ПЛАНЫ ПРОВЕДЕНИЯ ПРАКТИЧЕСКИХ ЗАНЯТИЙ И МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПОДГОТОВКЕ К НИМ

В процессе обучения на практических занятиях студент выполняет на компьютере большое количество работ по созданию и оформлению различного вида документов, а также три контрольные работы, содержащие вопросы по основным шести темам.

Практическое занятие по теме 2: «Структура и реквизиты документов»

1.  Формирование общих бланков предприятий и бланков для писем для МГУУ.

2.  Формирование общих бланков предприятия и бланков для писем для организации, где студент «является руководителем»

3.  Выполнение контрольной работы 1 «Структура и состав реквизитов бланков предприятия»

Литература: основная – 2-4; дополнительная – 2-3

Практическое занятие по теме 3: «Организационно-распорядительные документы»

1.  Формирование документов «Структура и штатная численность» и «Штатное расписание» для «своего» предприятия.

2.  Выполнение контрольной работы 2.

Литература : основная – 1,3,4; дополнительная – 2,3

Практическое занятие по теме 4: «Информационно-справочные документы»

1.  Формирование документов должностных лиц (докладная записка, объяснительная записка, заявление) и руководителей структурных подразделений.

2.  Оформление актов.

3.  Оформление протоколов заседаний коллегиальных органов.

4.  Выполнение контрольной работы 3.

Литература: основная - 1,3,4; дополнительная – 1,4

Практическое занятие по теме 6: «Организация службы делопроизводства»

1.  Формирование журнала контроля исполнения

2.  Формирование базы данных партнеров

3.  Формирование классификатора для организации хранения в компьютере писем граждан

Литература: основная – 1,3,4; дополнительная – 2,3.

ТЕМЫ КОНТРОЛЬНЫХ РАБОТ

1. Структура и реквизиты документов

2. Организационно-распорядительные документы

3. Информационно-справочные документы. Особенности оформления документов.

Помимо работ, выполняемых студентами в компьютерном классе, часть работ выполняется ими самостоятельно, а затем итоги их работы обсуждаются с преподавателем. Существенно облегчает студентам процесс освоения материала подготовленное учебно-методическое пособие «Автоматизация делопроизводства», которое содержит как теоретические основы делопроизводства, так и более пятидесяти образцов и форм различного вида документов – этими разработками в электронном виде студенты могут пользоваться при самостоятельной работе с документами.

Очень важна самостоятельная работа для студентов вечернего отделения, которые не только создают и оформляют документы в соответствии с представленным списком, но и могут проанализировать документы, с которыми им приходится иметь дело в процессе своей непосредственной работы.

ЗАДАНИЕ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ

Создать и оформить следующие документы на бланках «своего» предприятия (эти бланки формируются студентами на первом практическом занятии):

Распоряжение Представление о поощрении Представление о переводе Письмо-просьба Письмо-напоминание Рекламация Ответ на рекламацию Рекламное письмо Классификатор для организации хранения в компьютере писем граждан Обобщенный журнал регистрации документов всех видов (внутренние, входящие и исходящие) Журнал контроля исполнения База данных вышестоящих организаций База данных организаций – партнеров.

5.  КОНТРОЛЬ ЗНАНИЙ СТУДЕНТОВ

Контроль знаний студентов производится на зачете, где студенты представляют все работы, выполненные ими за время обучения, а также отвечают на представленные ниже вопросы.

6. ПЕРЕЧЕНЬ ВОПРОСОВ К ЗАЧЕТУ

1.  Какие коды может иметь предприятие, какие из них обязательные, в каких бланках они указываются

2.  Какова структура даты в бланке документа

3.  Что подразумевается под реквизитом «место составления документа»; в каких случаях этот реквизит не указывается

4.  В каких документах может быть реквизит «ссылка на номер и дату документа»; каковы другие варианты представления его в документе

5.  Какую информацию содержит реквизит «резолюция»; какие документы может сопровождать резолюция, где она размещается

6.  В каких документах указывается «заголовок к тексту»; как он оформляется, где располагается

7.  Что означает реквизит «отметка об исполнителе»; где он размещается

8.  Указать виды документов, определяющих:

-  функции структурных подразделений

-  структуру предприятия

-  функции отдельных должностных лиц

-  должностные оклады

-  внутренний распорядок предприятия

9.  Кто может подписывать организационно-нормативные документы

10.  Какими документами вносятся изменения в организационно-нормативные документы

11.  Кто утверждает организационно-нормативные документы

12.  Чем отличаются ПРАВИЛА внутреннего трудового распорядка от других документов

13.  Как делятся ПРИКАЗЫ по содержанию

14.  Какова структура ПРИКАЗА по основной деятельности

15.  Какова структура ПРИКАЗА по личному составу

16.  Кто может подписывать ПРИКАЗЫ

17.  Кто может издавать РАСПОРЯЖЕНИЯ и УКАЗАНИЯ

18.  Какие действия выполняются с ПРИКАЗОМ после его подписания

19.  Какие документы создаются непосредственно должностными лицами, кому они адресуются

20.  Какие документы формируются руководителями структурных подразделений, кому они адресуются

21.  Для чего формируется комиссия, какими документами определяется ее работа

22.  Каким документом фиксируются результаты работы комиссии

23.  Что такое протокол, кто его подписывает

24.  В каких случаях протокол должен утверждаться и кем

25.  В каких письмах указываются банковские реквизиты

26.  В каких письмах подпись заверяется печатью

27.  Кому может быть адресовано письмо

28.  В каких случаях адрес указывается непосредственно в самом письме

29.  В каких документах указываются реквизиты:

·  наименование вида документа

·  гриф согласования

·  резолюция

·  справочные данные об организации

·  подпись

30.  Какие элементы включает реквизит «подпись»

31.  В каких документах числительные пишутся прописью

32.  Перечислить обязательные реквизиты служебного документа.

33.  Чем отличаются внутренние и внешние документы

34.  Назвать виды распорядительных документов

35.  Где не указывается наименование вида документов

36.  Что такое индекс документа

37.  Как оформляется отметка о наличии приложения

38.  В каком случае в приложении не указывается количество листов

39.  Как располагаются подписи лиц равных должностей

40.  Что входит в состав грифа согласования

41.  Что входит в состав грифа утверждения

42.  Какие правила следует соблюдать при приёме телефонограммы

43.  Когда и какие номера присваиваются документам

44.  Перечислить обязательные реквизиты любого служебного документа.

45.  Сколько адресатов может иметь деловое письмо без пометки «копия»

46.  Как оформляется отметка о наличии приложения

47.  В каком случае в приложении не указывается количество листов

48.  Как располагаются подписи нескольких должностных лиц при подписании деловых бумаг

49.  Какие документы, как правило, не подлежат регистрации

50.  Что означает реквизит «дата документа»

7. УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ

7.1.Основная литература:

1.  Барихин делопроизводство.– М.: Книжный мир, 2009.

2.  Документационное обеспечение управления: Учебник. -2-е изд. /Гриф МО РФ – М: Форум, ИНФРА-М, 2009.

3.  Кирсанова делопроизводство: Учебное пособие. – 4-е изд. – М.: ИНФРА-М, 2010.

4.  Крюкова управленческой деятельности: Учебное пособие.– М.: ИНФРА-М, 2010.

5.  Поцелуева делопроизводство. Учебное пособие. – М.: МГУУ ПМ, 2005.

6.  ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. [Текст] – Введ. . – М.: Госстандарт России, 2003.

7.  ГОСТ Р «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

8.   

7.2. Дополнительная литература:

1.  , Белов и документооборот. М: Эксмо-Пресс, 2008

2.  Березина делопроизводство. Спб.: Питер, 2004

3.  Лопатникова . Образцы документов с комментариями. –Омега-Л, 2008.

4.  Поцелуева и документооборот: Учебно-методический комплекс.-М.: МГУУ, 2007.

5.  Смирнова для секретаря. Разработка, учет и хранение служебной документации. – .М.: Омега-Л, 2008.

8. МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ

Для проведения практических занятий требуется компьютерный класс с числом компьютеров не меньшим, чем число обучаемых студентов. Компьютеры должны быть объединены в локальную сеть таким образом, чтобы студенты могли входить только в свои файла по паролю (это лишит их возможности списывать друг у друга), а преподаватель имел доступ файлам любого студента.

Программу составила , кандидат технических наук, доцент

Программа обсуждена и одобрена на заседании кафедры государственной, муниципальной службы и кадровой политики. Протокол № 1 от 16 сентября 2010 года.

Заведующий кафедрой государственной,

муниципальной службы и кадровой политики

СОГЛАСОВАНО:

Заведующий кафедрой менеджмента

( выпускающая кафедра)

Начальник УМО