Учебно-методический комплекс, дисциплины (модуля, курса) «Документоведение и делопроизводство», программы опережающего профессионального обучения и повышения квалификации «Референтский сервис»

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Федеральное государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Российский государственный университет туризма и сервиса»

(ФГОУВПО «РГУТиС»)

Утверждаю

Проректор по учебной работе

_____________

«_____»____________ 200__г.

УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКИЙ КОМПЛЕКС

дисциплины (модуля, курса)

«Документоведение и делопроизводство»

программы опережающего профессионального обучения

и повышения квалификации

«Референтский сервис»

Москва 2009 г.

СОДЕРЖАНИЕ

1.	Учебная рабочая программа по дисциплине	3
2.	Рекомендации по изучению дисциплины	4
3.	Распределение объема дисциплины и видов учебной работы	4
4.	Распределение трудоемкости дисциплины и видов учебной работы	5
5.	Содержание дисциплины	5
6.	Курс лекций	7
7.	Рекомендации для проведения практических занятий и научно-исследовательской работы	41
8.	Задания для самостоятельной работы	47
9.	Методические указания по выполнению контрольной работы	49
10.	Методические указания для преподавателей по дисциплине	60
11.	Глоссарий.	70
12.	Тесты и другие контрольно-измерительные материалы для оценки освоения материала по дисциплине	82
13.	Перечень вопросов к промежуточной и итоговой аттестации	85
14.	Перечень основной и дополнительной литературы по дисциплине	89
15.	Перечень отечественных журналов.	94

1.Учебная рабочая программа по дисциплине

Дисциплина «Документоведение и делопроизводство» предназначена для слушателей программы опережающего профессионального обучения и повышения квалификации «Референтский сервис». Согласно требованиям программы, обучающийся должен иметь среднее (полное) общее образование, среднее профессиональное образование, неполное высшее образование или высшее профессиональное образование.

Содержание дисциплины базируется на материалах учебников и методических пособий по делопроизводству и документационному обеспечению предприятий и организаций, требованиях ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Цель дисциплины – предоставить слушателям необходимый для профессиональной деятельности референта-помощника руководителя минимум сведений о процессах организации и ведения делопроизводства на предприятиях и в организациях, выработать умения и навыки работы с управленческими документами.

Задачи дисциплины:

- дать представление о документообороте предприятия;

- ознакомить с различными видами документов, применяемых в управленческой деятельности, их видами и правилами составления;

- ознакомить с принципами работы службы документационного обеспечения управления (ДОУ) предприятия;

- выработать навыки работы со служебными документами.

2. Рекомендации по изучению дисциплины

При изучении дисциплины следует обратить особое внимание на такие темы, как «Документационные потоки предприятия» и «Организация работы службы документационного обеспечения управления».

Преподаватель при подготовке к лекциям и практическим занятиям должен использовать следующие нормативные документы: ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Основы законодательства Российской Федерации от 01.01.2001 г. № 000-1 «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах», Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Росархив, 2001).

В результате изучения дисциплины обучающийся (слушатель) должен

знать:

-  принципы организации документооборота предприятия (организации, учреждения и т. д.);

уметь:

-  осуществлять контроль за документооборотом предприятия (организации, учреждения и т. д.);

владеть:

-  навыками документирования и контроля за документированием.

3. Распределение объема дисциплины и видов учебной работы

3.

Виды занятий и контроля	Кол-во часов
Всего часов	6
Лекции	4
Практические занятия	2
Самостоятельная работа обучающийсяа
Форма контроля	зачет

4. Распределение трудоемкости дисциплины и видов учебной работы

№ п/п	Наименование тем	Вид занятий
Лекция	Практич.
1.	Документооборот предприятия	1	1
2.	Документационные потоки предприятия	1
3.	Документирование трудовых отношений	1	1
4.	Организация работы службы документационного обеспечения управления (ДОУ)	1
	Всего часов:	4	2

5. Содержание дисциплины

№ п/п	Наименование темы	Содержание темы	Вид занятий
1.	Документооборот предприятия	Понятие документа. Классификация документов. Необходимость унификации и стандартизации управленческих документов. Способы унификации текстов. Применение трафаретных текстов. Требования государственных стандартов на унифицированные системы документации. Понятие документооборота. Входящая, исходящая и внутренняя корреспонденция. Понятие реквизита документа. Основные и дополнительные реквизиты документов. Максимальный набор реквизитов. Способы расположения реквизитов. Бланки документов.	лекция
2.	Документационные потоки предприятия	Работа с письмами, жалобами и обращениями граждан. Сроки рассмотрения писем граждан. Правила оформление телеграмм и телефонограмм. Факсограмма. Личный прием граждан. Аннотационный лист. Служебные записки. Понятие акта. Законодательные акты. Административные акты. Акты, создаваемые комиссиями. Порядок составления и оформления. Приемный акт. Виды протокола. Выписка из протокола. Устав предприятия. Положение об организации. Положения об отделах. Структура и штатная численность. Штатное расписание. Должностная инструкция. Постановление. Указание. Решение. Распоряжение. Приказ. Подготовка проекта приказа, согласование документа, подписание документа. Текст распорядительного документа. Виды приказов. Оформление приказов по личному составу. Регистрация приказов.	лекция/ практика
3.	Документирование трудовых отношений	Справки. Объяснительная записка. Трудовой договор, правила его оформления. Ведение трудовых книжек работников. Личные карточки. Оформление личных дел. Составление личных документов: резюме, заявление, автобиография, расписка, доверенность. График отпусков.	лекция
4.	Организация работы службы документационного обеспечения управления (ДОУ)	Необходимость ведения делопроизводства на предприятии. Изучение единой государственной системы делопроизводства. Документационное обеспечение предприятия. Структура и функции подразделений службы ДОУ. Должностной состав и обязанности работников делопроизводства: курьер, делопроизводитель, экспедитор и т. д. Прием и первичная обработка документов. Распределение поступивших документов. Регистрация документов. Карточная система регистрации. Организация контроля исполнения документов. Организация работы с документами, содержащими коммерческую тайну. Номенклатура дел организации. Индивидуальная, типовая и примерная номенклатуры дел. Формирование и оформление дел. Группировка дел по срокам хранения. Уничтожение дел. Подготовка дел к оперативному хранению. Экспертиза научной и практической ценности документов дела. Экспертная комиссия. Подготовка дел для сдачи в архив. Составление внутренней описи документов дела. Заверительный лист. Сдача дел в архив.	лекция/ практика

6. Курс лекций

Лекция 1. Документооборот предприятия

В соответствии ГОСТ Делопроизводство – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

В свою очередь, информационно-документационное обслуживание является основной обеспечивающей функцией управления, выполнение которой требует профессиональных знаний. Любой руководитель является, с одной стороны, организатором производства и управления и поэтому обязан уделять внимание документационному обеспечению, а с другой стороны, руководитель сам работает с документами, определяет их назначение, порядок работы с ними. Статус руководителя делает его одним из звеньев делопроизводства, поэтому специалисту с высшим образованием необходим набор знаний, которые обеспечивают эффективное участие в работе с документами.

«Документ – это информация, закрепленная на материальном носителе в стабильной знаковой форме, созданным человеком способом для ее передачи в пространстве и времени» ().

Вся совокупность документов делится на несколько документопотоков, а именно входящие, исходящие и внутренние документы.

Входящие документы – это документы, поступающие из других предприятий и организаций, с которыми предприятие взаимодействует. Самыми распространенными входящими документами являются:

- распорядительные документы вышестоящих организаций (постановления, указания, решения, приказы, распоряжения);

- документы партнеров предприятия и прочих организаций и учреждений (служебные письма, запросы, претензии, документы, требующие согласования, договоры и т. п.);

- документы отдельных граждан (заявления, жалобы, предложения и т. п.).

Исходящие документы – это те, которые направляет предприятие в другие предприятия и организации. Например:

- документы, адресованные вышестоящим организациям (внешние докладные записки, отчеты, справки о деятельности предприятия и т. д.);

- документы, адресованные партнерам предприятия и иным предприятиям и организациям (служебные письма, факсограммы, документы для согласования, ответы на запрос и т. п.);

- документы, адресованные гражданам (ответы на жалобу, просьбу).

Внутренние документы – это документы, создаваемые на предприятии и не выходящие за его пределы (служебные записки, распорядительные документы предприятия и т. п.)

Вся совокупность входящих, исходящих и внутренних документов, которые образуются на предприятии в течение календарного года, называется документооборотом.

Документы на предприятии могут классифицироваться:

- по средствам фиксации (письменные, графические, фото - и фонодокументы);

- по видам деятельности (организационные, распорядительные, плановые, финансовые, по внешней торговле и т. д.);

- по месту составления (внутренние, внешние);

- по форме (типовые, индивидуальные);

- по срокам исполнения (срочные, несрочные);

- по происхождению (служебные, личные).

Для упорядочения потока документации необходима ее унификация. Применение готовых унифицированных форм позволяет значительно сократить количество документов на предприятии. Унифицированные формы устанавливают общие требования к бланкам и оформлению реквизитов. Унификация текстов документов проводится на основе госстандартов, уставов, правил и рекомендаций федеральных органов власти и включает в себя следующие этапы:

- определение объекта унификации;

- анализ текстов документов;

- подготовка унифицированных форм документов;

- формирование альбома унифицированных форм или отдельных форм документов.

В результате создания унифицированных текстов документов значительно сокращается время на их разработку и оформление. Текст унифицированных документов может быть оформлен в виде анкет, таблиц, трафарета или связного текста.

Связный текст применяется при составлении большинства видов служебных писем, правил, приказов, положений. Он может быть составлен на основе трафарета, содержащего постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации.

Анкета является унифицированным текстом, в котором постоянная информация подается в виде наименований показателей, предусматривающих однозначные ответы. Анкетные тексты применяются в организационно-распорядительной, финансовой и учетной документации.

Таблица – это форма унифицированного текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков. В таблице постоянная информация вносится в заголовки граф. Ели размер таблицы превышает один лист, то графы должны иметь нумерацию, которая печатается на последующих страницах. Заголовки граф принято писать с заглавной буквы без точки.

Реквизиты управленческих документов. Бланки документов.

Реквизит – это обязательный элемент конкретного вида документа. ГОСТом Р 6.30-2003 установлено 30 реквизитов, обязательных при составлении документов. Конечно, это не означает, что такое количество реквизитов содержится во всех документах. В среднем на одном документе может находиться от 7-8 до 20-22 реквизитов, в зависимости от его вида и сложности оформления. Порядок расположения реквизитов закреплен в формуляре-образце документа.

При разработке и оформлении документов используются следующие реквизиты:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак;

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – индентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложений;

22 – подпись;

23 – гриф согласования;

24 – визы согласования;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – индентификатор электронной копии документа.

Государственный герб Российской Федерации и герб субъекта Российской Федерации говорит о том, что данный документ издан органом государственной власти или государственного управления. Бланки с таким реквизитом печатают исключительно типографским способом. Герб может изображаться в трех вариантах – многоцветном, одноцветном, на геральдическом щите или без него. Как правило, помещать изображение герба имеют право органы исполнительной и представительной власти, а также их структурные подразделения.

Эмблема организации – это условное графическое или буквенное изображение, зарегистрированное соответствующим образом. На бланках документов может располагаться в заголовочной части.

Код организации ставится по ОКПО – общероссийскому классификатору предприятий и организаций, в который включены все организации, являющиеся юридическими лицами. Данный код содержит индентификацию, наименование объекта и классификационные признаки.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) ставится в соответствии документами, которые выдает налоговый орган.

Индентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП) – ставится по документам налоговых органов.

Код формы документа ставится по общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), в соответствии с которым кодируется наименование унифицированных форм конкретных видов документов.

Наименование организации производится на бланке документа в строгом соответствии с зарегистрированным наименованием в учредительных документах предприятия или организации. Сокращенное наименование может помещаться в скобках ниже полного лишь в случае, если оно закреплено соответствующим образом в учредительных документах.

В случае существования вышестоящей организации ее название указывается над наименованием организации.

Справочные данные об организации содержат почтовый адрес, номер контактного телефона, факса, телекса, адрес электронной почты, номер счета в банке, номер и дату лицензии.

Наименование вида документа должно соответствовать стандарту по ОКУД. Печатается заглавными буквами, например: ДОГОВОР, ПРОТОКОЛ, СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА и т. д. На служебном письме не указывается.

Дата документа – является одним из наиболее важных реквизитов, так как придает документу юридическую силу. Для проставления даты используется цифровой и цифровой и буквенный способы, когда месяц пишется прописью,

Регистрационный номер документа – ставится в зависимости от вида документа разными способами. Например, регистрационный номер служебного письма может состоять из нескольких частей: индекс структурного подразделения, подготовившего документ – номер дела, в котором хранится копия письма – порядковый номер (05-34/287); распорядительные документы регистрируются порядковым номером и индексом дела по номенклатуре дел или буквенным обозначением (74/03 или 74/к (приказ о командировании)); разовые документы (справки, пропуска, удостоверения) принято регистрировать порядковым номером, т. к. подобные документы фиксируются в журналах и выдаются под роспись; обращения граждан рекомендуется регистрировать по первой букве фамилии автора обращения и через дробь – порядковый номер (автор Петров – П-17).

Ссылка на регистрационный номер и дату документа указывается в документах, которые являются ответами на запрос.

Место составления или издания документа – это название города или населенного пункта, в котором находится предприятие, составившее документ. Данный реквизит указывается на всех видах документов, кроме служебного письма.

Адресатом документа могут быть как юридические, так и физические лица, поэтому, если документ направляется юридическому лицу, то адресат состоит из наименования предприятия или организации в именительном падеже, должности, фамилии и инициалов – в дательном.

НТЦ «Фирма «КОН»

Генеральному директору

Если документ направляется в несколько однородных организаций, то адресат может быть совокупным:

Коммерческим директорам филиалов

Если документ направляется физическому лицу, то адресат выглядит следующим образом:

ул. Фестивальная,

г. Ногинск, Московская область, 144001

На одном письме может располагаться до четырех адресатов. Если их больше, то к копии письма прилагается рассылочный лист с адресами, а на каждом документе будет только один, конкретный адресат.

Гриф утверждения документа ставится в правом верхнем углу первого листа документа, и состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утвердившего документ, личной подписи, расшифровки, даты и печати.

Документ может утверждаться не только должностным лицом, но и каким-либо распорядительным документом. В этом случае гриф утверждения будет таким:

Резолюция представляет собой побуждение по исполнению документа. Резолюция накладывается руководителем на документе, на свободном от текста месте и состоит из фамилии исполнителя (исполнителей), конкретного задания или поручения, срока исполнения (если на документ не распространяется типовой срок исполнения), подписи руководителя и даты наложения резолюции. Например:

Если в резолюции указано несколько фамилий исполнителей, то ответственным считается тот, чья фамилия указана первой.

Заголовок к тексту является кратким содержанием текста документа. Отвечает на вопрос «О чем?». Точка в конце заголовка не ставится. Например:

О предоставлении отчетных документов

Отметка о контроле ставится в середине левого поля первого листа документа либо штампом слово «контроль», либо маркером буква «К». Данный реквизит означает, что документ находится на контроле исполнения и по нему необходимо подготовить ответ в определенный срок.

Текст документа принято печатать 14 кеглем через 1,5 интервала. Верхнее и левое поля не менее 20 мм, правое и нижнее не менее 10 мм.

Отметка о наличии приложения чаще всего располагается под текстом до реквизита «Подпись» и может оформляться следующими способами:

- если приложение названо в тексте документа, то с новой строки пишется слово «Приложение» и дается ссылка на количество направляемых документов

Приложение: на 5 л., в 2 экз.

- если приложение не названо в тексте, то в отметке все посылаемые документы перечисляются по наименованиям указанием их количества

Приложение:

1.  Договор о поставках кирпича – на 3 л., в 1 экз.

2.  Смета расходов – на 1 л., в 1 экз.

- если документ является приложением к какому-либо основному документу, то в правом верхнем углу приложения пишется:

ПРИЛОЖЕНИЕ

к приказу №_____от______

Подпись включает в себя наименование должности, личную подпись должностного лица и ее расшифровку. Инициалы в расшифровке должны располагаться перед фамилией.

Директор (личная подпись)

- если документ отпечатан не на бланке, то должность принято указывать полностью

Президент (личная подпись)

- если документ подписывают несколько лиц, то их должности и подписи располагают друг под другом по рангам

Директор (личная подпись)

Главный бухгалтер (личная подпись)

Юрисконсульт (личная подпись)

- если документ подписывают лица равнозначные по должности, то их должности и подписи располагают друг напротив друга

Директор ТОО «Заря» Директор

__________ __________

В документах, создаваемых комиссиями указываются не должности, а распределение обязанностей

Председатель комиссии___________

Члены комиссии:________________

_________________

_________________

В случае, если документ подписывает лицо, замещающее руководителя, то необходимо указывать реальные выходные данные.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица

(лиц), визирующего документ, подписей и расшифровок. При необходимости указывается дата согласования. Гриф печатается после реквизита подпись или на отдельном листе согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО:

Главный бухгалтер __________

Начальник отдела кадров______

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица. Оттиск должен быть четким и ставится таким образом, чтобы печать захватила край должности и личную подпись должностного лица. Печать бывает двух видов – гербовая (финансовая) и простая (для заверения копий и справок). На отдельных видах документов печать играет самостоятельную роль, поэтому ставится на специально отведенном месте, без захвата должности и подписи.

Отметка о заверении копии располагается под реквизитом «подпись» и содержит запись «верно», должность и подпись лица, заверившего копию и дату заверения, например:

ВЕРНО

Инспектор отдела кадров (личная подпись)

17.10.2009

Отметка об исполнителе ставится в левом нижнем углу последнего листа документа или на его обороте и содержит фамилию (в редких случаях фамилию, имя, отчество полностью) исполнителя и номер его служебного телефона, например:

Иванов

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело содержит краткие сведения об исполнении, номер дела, в которое помещен документ, подписи делопроизводителя и даты направления документа в дело. Располагается в нижней части (на поле) документа с левой стороны:

В дело №___

Подготовлена архивная справка №___от___

Делопроизводитель__________

19.09.2009

Отметка о поступлении документа в организацию располагается в правом нижнем углу первого листа документа в момент его получения и регистрации. Запись может быть произведена от руки или проставлена специальным штампом, содержащим наименование предприятия, входящий номер и дату поступления

ТОО «Созвездие»

Вх.№ 173

Дата 10.10.2009

Индентификатор электронной копии документа ставится по нижнему полю каждого листа документа, ели он хранится в памяти компьютера. Реквизит содержит имя файла, дату изготовления, количество страниц в документе.

Бланки документов.

Стандартом предусмотрены следующие виды бланков:

- общий;

- конкретного вида документа (кроме писем);

- для служебного письма.

Эти бланки содержат определенный набор реквизитов, например общий бланк не включает в себя справочные данные об организации, которые присущи бланкам писем, зато имеет наименование вида документа. Бланки, заказанные в типографии, обычно снабжены специальными уголками, показывающими границы отдельных реквизитов.

Форматы бланков различны. Наиболее распространенным является формат А4. Таким форматом создаются акты, распорядительные документы, служебные письма и т. д. Формат А5 применяется для оформления справок с места работы, авансовых отчетов, платежных поручений, доверенностей и т. п. Формат А3 (развернутый лист) используется для таблиц отчетности. Формат А6 применяется для товарных чеков, описи внутренних вложений и т. д.

Лекция 2. Документационные потоки предприятия.

Информационно-справочные документы составляют большую группу документов, создаваемых на предприятиях и в организациях.

Обращения граждан

Существует три вида обращений граждан: предложение, заявление и жалоба.

Предложение представляет собой обращение, в котором содержатся, замеченные автором недостатки в работе тех или иных служб, а также предлагаются конкретные пути по устранению этих недостатков.

Заявление сигнализирует о недостатках, с точки зрения автора обращения, в работе предприятия. В отличие от предложения в заявлении отсутствуют предложения по изменению ситуации в лучшую сторону.

Жалоба является наиболее распространенным видом обращения. Она содержит описание негативных фактов, критику в адрес предприятия и отдельных работников или должностных лиц, из-за действий которых, по мнению заявителя, произошло ущемление его прав.

Ответы на жалобы граждан по своей структуре являются наиболее сложными. Для изучения этого вопроса необходимо определить четкую структуру ответов и рассмотреть наиболее типичные ошибки при составлении такого рода документов.

Заявитель хочет знать, какие меры приняты по его обращению, каким образом и в какие сроки разрешится проблема. Ответ на жалобу должен быть продуманным и четким, не содержать высказываний, которые могут быть неправильно поняты. Так же обучающиеся должны знать, что существуют определенные (установленные нормативными документами) сроки, в течение которых необходимо дать ответ на обращение граждан. Схематично структуру текста ответа на жалобу можно представить следующим образом: обращение к заявителю – подтверждение факта нарушения – принятые меры – сроки выполнения заказа – принесение извинений.

Акт

Важным и разнообразным по составлению можно считать акт. дает следующее понятие акта: «акт – справочно-информационный документ, составленный для подтверждения установленных фактов или событий. Акты составляются комиссиями, а также уполномоченными лицами или одним должностным лицом, которым предоставлены полномочия» (Васильева делопроизводства и персональный менеджмент. – М., Финстатинформ, 1999 – с.42).

Комиссии внутри организации или предприятия назначаются приказом руководителя на срок до пяти лет. Комиссия, как правило, состоит из председателя и от 3-х до 5-ти членов комиссии. Как и распорядительные документы, акты должны иметь основание (совокупность документов) для их составления. Форма акта содержит следующие обязательные реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подписи председателя и членов комиссии (уполномоченных лиц).

Текст акта состоит из двух частей – вводной и констатирующей. Вводная часть содержит описание состава комиссии с указанием фамилий и должностей, а так же ссылку на документ (приказ, распоряжение), послуживший основанием для составления акта. Констатирующая часть состоит из описания событий или фактов, а также выводов и предложений комиссии. Большинство актов требует грифа утверждения, в таком случае гриф заверяется финансовой печатью.

Тексты актов отличаются многообразием. Схематично текст акта можно представить следующим образом: описание комиссии – изложение фактов – выводы и предложения комиссии.

Некоторые акты составляются не комиссиями, а должностными или материально ответственными лицами.

Протокол

«Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, конференциях, собраниях и при других формах работы коллегиальных органов» ().

Протокол может вестись в двух формах – полной и краткой. Кратким протокол бывает лишь в тех случаях, когда:

1.  доклады отпечатаны заранее и будут приложены к протоколу;

2.  событие стенографируется, и стенограмма после расшифровки так же будет приложена к протоколу;

3.  протоколируется событие оперативного характера.

Краткая форма протокола содержит лишь повестку дня, фамилии докладчиков, обсуждаемые вопросы и принятые решения. В этом случае мы теряем информацию о ходе обсуждения вопросов. Поэтому во всех остальных случаях протокол должен быть полным. Регистрационный номер ставится на протокол, если заседания (совещания) проходят регулярно за отчетный период и ведется порядковая нумерация.

Форма протокола содержит определенный набор реквизитов: наименование организации, наименование коллегиального органа, наименование вида документа, номер и дата документа, текст, подпись, при необходимости – гриф согласования.

В заголовочной части обязательно указывается вид события, например: заседание Совета Директоров, собрание трудового коллектива отдела снабжения и т. п. В разделе «Присутствуют» перечисляются пофамильно в алфавитном порядке все участвующие в мероприятии лица. Если участников более 15 человек, то общее число участников указывается цифрой со ссылкой на регистрационный лист. В разделе «Повестка дня» перечисляются вопросы с указанием фамилий докладчиков, например:

1.Финансовый отчет за П квартал 2004 года. Гл. бухгалтер

Текст протокола делится на три части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ. Каждый раздел начинается с данного слова, которое печатается заглавными буквами на отдельной строке, например:

1.СЛУШАЛИ:

Ф. И.О. докладчика - краткое содержание доклада

ВЫСТУПИЛИ:

Ф. И.О. – вопрос

Ф. И.О. – ответ

Завершающей частью обсуждаемого вопроса является слово «ПОСТАНОВИЛИ». Здесь записываются принятые в ходе обсуждения вопроса решения, возлагается контроль за их исполнением на конкретное должностное лицо.

Результаты голосования фиксируются в протоколе следующим образом:

В голосовании приняли участие (цифрой) человек. Результаты голосования:

«за» - (цифрой) чел.

«против» - (цифрой) чел.

«воздержались» - (цифрой) чел.

Подписывают протокол председатель коллегиального органа и секретарь.

Организационно-распорядительные документы.

Устав - правовой акт, представляющий собой свод правил, установленных государством или организацией, предприятием, регулирующих деятельность этих организаций, предприятий или определенных сфер управления и хозяйственной деятельностью.

В уставе организации должны определяться: наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц, соответствующего вида. В уставах некоторых некоммерческих организациях и унитарных предприятий, а в предусмотренных законом случаях – и других коммерческих организаций должны быть определены предметы цели деятельности юридического лица. Предмет и цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены уставом и в случаях, когда по закону это не является обязательным.

Отметка о государственной регистрации созданной организации проставляется на титульном листе устава организации.

Устав оформляется на стандартных листах бумаги формата А4. Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами. На титульном листе устава указывают: вид документа (УСТАВ), организационно-правовую форму юридического лица, его индивидуальное название, место составления документа, гриф утверждении устава учредителями или участниками (вверху справа). На подлиннике устава регистрирующий орган вверху слева проставляет отметку о регистрации устава.

Отметка о государственной регистрации заверяется печатью регистрирующего органа.

Нормативными правовыми актами установлены типовые и примерные формы уставов организаций и предприятий различных организационно-правовых форм, например Указом Президента Российской Федерации от 01.01.2001 г. № 000 утвержден «Типовой устав акционерного общества открытого типа; постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.01 г. № 000 утвержден «Типовой устав казенного завода (казенной фабрики, казенного хозяйства), созданного на базе ликвидированного федерального государственного предприятия письмом Центрального банка Российской Федерации от 01.01.2001 Г. № 15-4-1/1342 предложен «Примерный устав акционерного коммерческого банка»

Положение об организации - правовой акт, определяющий статус организации, её задачи, функции, права, ответственность, порядок деятельности. На основании положения действуют государственные и муниципальные некоммерческие организации, источником существования которых являются исключительно средства бюджета (федерального, субъекта Федерации или муниципального). В первую очередь это органы власти и управления.

На основании положений действуют также филиалы коммерческих и некоммерческих организаций, их отделения, представительства.

Различаются положения по организациям: типовые, примерные, индивидуальные.

Типовые и примерные положения разрабатываются для подведомственных организаций, отделений, финансовых представительств, занимающих равное положение в иерархии органов управления и выполняющих одинаковую деятельность. Типовые и примерные положения являются основой для индивидуальных положений.

Положение об организации оформляется на стандартных листах бумаги. Обязательными реквизитами положений об организации являются: гриф утверждения вышестоящего органа или организации, название вида документа, составляющее одно целое с заголовком к тексту. Гриф утверждения заверяется печатью вышестоящей организации. Не существует нормативно установленных требований к содержанию положения об организации. Как правило, текст положения об организации включает следующие разделы:

- общие положения;

- основные задачи;

- функции;

- права и обязанности;

- руководство;

- взаимоотношения;

- контроль, проверка и ревизия деятельности;

- реорганизация и ликвидация

В разделе «Общие положения» указываются полное и сокращенное наименование организации, правовое основание ее деятельности (наименование правового акта, его дата и номер), выделяются цели деятельности, устанавливается, чем руководствуется организация в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, имеет ли печати и бланки документов с собственным наименованием.

В разделе «Основные задачи» формулируются цели деятельности организации или проблемы, которые призвана решать организация и которые определяют характер и основные направления ее деятельности.

В разделе «Функции» перечисляются действия или виды работ, которые должна выполнять организация для решения поставленных перед ней задач.

Раздел «Права и обязанности» содержит перечисление прав и обязанностей, которыми наделяется организация . Право — это юридически узаконенная возможность запрещать или требовать выполнения каких-либо действий. Права устанавливаются в объеме, необходимом для реализации возложенных на организацию функций. К правам относятся: право на издание распорядительных и нормативных документов; право на ведение переписки; право давать распоряжения и указания подчиненным подразделениям и лицам; право представительствовать вышестоящих и иных органах; право запрашивать информацию и др.

В разделе «Руководство» устанавливается, кем осуществляется руководство организацией, на каких принципах, кем назначается и освобождается от должности руководитель, а также сфера его компетенции.

Раздел «Контроль, проверка и ревизия деятельности» устанавливает, кем осуществляется контроль, проверки и ревизии финансово-хозяйственной деятельности, их периодичность или сроки, порядок представления итоговых документов.

В разделе «Реорганизация и ликвидация» устанавливается, в каком порядке и кем осуществляются реорганизация и ликвидация организации.

Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Первичным элементом структуры управления является служебная должность. Формирова­ние системы должностей зависит от объема, состава, характера функций, выполняемых в орга­низации, от сложившегося разделения и кооперации труда работников.

Должностные инструкции играют организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Они позволяют обеспечить четкое разграничение обязанностей и прав между работника­ми, исключить параллелизм в выполнении отдельных работ, позволяют обеспечить взаимосвязь в работе сотрудников, занимающих различные должности. Кроме того, они позволяют осущест­вить объективную оценку деятельности работников, являются нормативной основой для приме­нения к ним мер воздействия

Должностные инструкции разрабатываются на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного постановлением Минтруда России от 01.01.01 г. № 37 (с изм. от 21 января, 4 августа 2000 г., 20 апреля 2001 г.).

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными рек­визитами должностной инструкции являются: наименование организации, гриф утверждения, название вида документа и заголовок к тексту, место составления, подпись.

После утверждения на подлиннике должностной инструкции работник проставляет ознако­мительную визу: с инструкцией ознакомлен, дата, подпись.

Текст должностной инструкции, как правило, состоит из разделов:

1) общие положения;

2) должностные обязанности;

3) права;

4) ответственность;

5) взаимоотношения.

Распорядительные документы издаются на любом предприятии, поэтому будущий специалист должен знать основные правила составления приказов. Приказ – это основной распорядительный документ, который издает руководитель предприятия для решения каких-либо производственных задач. Форма приказа имеет определенный набор реквизитов: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место издания документа, заголовок к тексту, текст, подпись, визы согласования. Приказы бывают двух видов – по личному составу и по основной деятельности. Приказы по личному составу регулируют прием, увольнение работников, перевод с должности на должность или из отдела в отдел, присвоение разрядов и категорий, объявление благодарностей и вынесение взысканий. Приказы по основной деятельности «являются нормативными документами, отражающими управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия» (Андреева . Практическое пособие. – М., Бизнес-школа, 2003 –с.59).

Текст приказа чаще всего состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть бывает лишь в тех случаях, если приказ издается «Во исполнение…», «В дополнение…» или «В отмену…» предыдущего документа, так же в ней могут указываться причины издания приказа. В большинстве случаях констатирующая часть опускается, текст приказа состоит из одной распорядительной части и начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается на отдельной строке. Обычно приказы печатаются в пяти экземплярах, подпись и визы согласования располагаются только на первом экземпляре – копии заверяются делопроизводителем. Печать на приказ не ставится.

Тексты приказов по личному составу обычно шаблонны и чаще всего содержат формулировки, соответствующие статьям трудового кодекса. Обучающиеся должны знать, что основанием для формулировки того или иного приказа по личному составу должен служить определенный набор документов, особенно это касается приказов на увольнение или перевод.

Приказы по основной деятельности готовятся специалистами предприятия по заданию руководителя. Тексты таких приказов могут разбиваться на пункты и подпункты. Обычно, в последнем пункте приказа возлагается контроль за его исполнением на конкретное должностное лицо. В визах согласования таких приказов участвуют все заинтересованные должностные лица.

Распоряжение – основной распорядительный документ управления предприятием, издаваемый руководителем учреждения, организации, предприятия, действующим единолично. Правом издавать распоряжения могут наделяться заместители руководителя организации по вопросам их компетенции, руководители самостоятельных структурных подразделений (управлений, департаментов, отделов, цехов, лабораторий), а также главные специалисты организации (главный инженер, главный механик и др.).

Распоряжения составляются и оформляются аналогично приказам по основной деятельности организаций и содержат следующие реквизиты:

- наименование организации;

- наименование структурного подразделения;

- наименование вида документа (распоряжение);

- дата;

- номер;

- место составления;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись;

- визы.

Структура текста распоряжения, так же как и приказа по основной деятельности, со­стоит из вводной и распорядительной частей. Во вводной части указывается, на основании какого нормативного документа или положения дел в данной организации требуется принятие ка­ких-либо конкретных действий.

Распорядительная часть распоряжения начинается словами «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ», которое, также как и в приказах, печатается отдельной строкой прописными буквами, или без какого-либо слова, т. е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия.

Каждый пункт распорядительной части должен представлять конкретное действие с указанием исполнителя и срока исполне­ния.

Документ подписывается руководителем организации или его заместителем в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

Договор – это соглашение двух или нескольких сторон, которое заключается на определенный срок на взаимовыгодных условиях.

поясняет, что «все условия договора должны быть конкретными и не допускающими двойственного толкования, так как нередко подобные договоры являются предметом судебного разбирательства» (Стенюков документов по делопроизводству. М., Приор-издат, 2003 – с.84).

По каким бы вопросам не заключался договор, он должен оформляться в письменной форме, так как является важным документом в практической деятельности предприятий и организаций.

Договор имеет следующий обязательный набор реквизитов: наименование вида документа, место составления документа, дата, текст, справочные данные об организациях, подпись сторон, печать.

В заголовочной части указываются наименования предприятий, должности, фамилии и инициалы лиц, между которыми заключается договор, перечисляются документы (Устав, Положение), на основании которых действуют стороны.

Текст договора является трафаретным и разбивается на следующие пункты, которые расшифровываются подпунктами, в зависимости от предмета договора:

1. Предмет договора, общие положения.

2. Обязательства сторон.

3. Платежи и расчеты по договору.

4. Ответственность сторон.

5.Непредвиденные обстоятельства (форс-мажор, обстоятельства непреодолимой силы).

6.Досрочное расторжение договора.

7. Прочие условия по договору.

В конце договора указываются юридические адреса, банковские реквизиты, подписи и печати обеих сторон.

Все споры по нарушениям условий договора могут разрешаться в судебном порядке в арбитражном суде.

Лекция 3. Документирование трудовых правоотношений

Традиционной задачей, решаемой кадровой службой, предоставляется документированием трудовых правоотношений. В процессе возникновения и установления трудовых правоотношений возникает значительный объем разнообразных документов. Работник заполняет анкету (личный листок по учету кадров), руководитель организации издает приказ. Кроме того, прием на работу сопровождается заключением трудового договора, составлением работником кадровой службы личной карточки (форма Т-2), внесением записей в трудовую книжку и др.

Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности граждан. Прием на постоянную работу без трудовой книжки не разрешается.

На лиц, поступающих на работу впервые, заводится трудовая книжка не позднее недельного срока начала их работы. Первое заполнение книжки должно происходить в присутствии работника на основании представленных документов: паспорта, справки о последнем занятии, до­кументов об образовании (профессии, специальности).

На титульный лист трудовой книжки вносят сведения о работнике: фамилия, имя и отчество (указывают полностью, без сокращений); дата рождения (указывают на основании паспорта или свидетельства о рождении), она содержит число, месяц и год, например, 21 февраля 1965г. Сведения об образовании (среднее, среднее специальное, высшее) и сведения о профессии, специальности (указываются на основании аттестата, диплома, удостоверения, сертификата). Запись о незаконченном образовании (среднем, высшем) делают на основании студенческого билета, зачетной книжки, справки учебного заведения и т. п.

На этом же листе, после указания даты заполнения трудовой книжки, работник личной подписью заверяет правильность внесенной информации. Титульный лист подписывает должностное лицо, выдавшее трудовую книжку, на ней ставится печать организации.

На следующих страницах трудовой книжки указываются сведения о работе. Начинают запись с наименования организации, оформленного в виде заголовка, написанного от руки или проставленного с помощью специального штампа. Затем заполняются графы таблицы.

При увольнении с работы, делая запись в трудовой книжке, необходимо указать причину увольнения и сделать ссылку на статью, пункт закона.

Все записи в трудовой книжке о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу или увольнении, а также о награждениях и поощрениях вносятся администрацией предприятия после издания приказа по личному составу, но не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа.

С каждой записью, вносимой на основании приказа в трудовую книжку, администрация обязана ознакомить владельца этой книжки под расписку в личной карточке (форма ЖГ-2), в которой должна быть повторена точная запись из трудовой книжки.

Любая запись в трудовую книжку производится аккуратно, без помарок. Все исправления в трудовой книжке заверяются подписью и печатью.

В разделах "Сведения о работе", "Сведения о награждениях", "Сведения о поощрениях" трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается.

При необходимости, например, изменения записи сведений о работе после указания соответствующего порядкового номера, даты внесения записи в графе 3 пишется: "Запись за № таким-то недействительна. Принят по такой-то профессии (должности)" и в графе 4 повторяется дата и номер приказа администрации, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении и переводе на другую постоянную работу в случае незаконного увольнения или перевода, установленного органом по рассмотрению трудовых споров, и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения.

Выдача дубликата трудовой книжки производится администрацией по последнему месту работы. Документы, подтверждающие стаж работы, предшествующий поступлению на данное предприятие, в учреждение, организацию, не требуются. При этом в правом верхнем углу первой страницы новой трудовой книжки делается надпись: "Дубликат". На первой странице прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" и она возвращается владельцу для представления ее впоследствии в органы социального обеспечения для документального подтверждения трудового стажа до поступления на работу на предприятие, в учреждение, организацию, где выдан дубликат. Дубликат выдается также при утере трудовой книжки.

Исправляются не только ошибочные записи, но изменения могут быть в фамилии, имени, отчестве работника. Они вносятся на основании паспорта, свидетельства о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии и т. д. на титульный лист трудовой книжки со ссылкой на номер и дату этих документов. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы записываются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или печатью отдела кадров.

В таком же порядке при необходимости вносятся изменения в сведения об образовании, профессии, специальности.

Работник, потерявший трудовую книжку, обязан немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее 15 дней после заявления администрация выдает работнику другую трудовую книжку с надписью "Дубликат" в правом верхнем углу первой страницы.

Трудовые книжки хранятся в отделе кадров организации, в сейфе. При необходимости работник может получить трудовую книжку на короткий срок под расписку.

Последняя запись организации заверяется подписью руководителя или установленного должностного лица и печатью.

Личная карточка (форма Т-2) заводится после подписания приказа по личному составу на работников, принятых на постоянную или временную работу. Ее заполняет работник отдела кадров организации в одном экземпляре на основании представленных документов: паспорта (или свидетельства о рождении), трудовой книжки, военного билета, документов, подтверждающих образование, квалификацию.

При увольнении работника из организации в личной карточке обязательно заполняется отметка о дате и причинах увольнения.

Личные карточки работников, как и трудовые книжки, должны храниться в картотеках работающих. Карточки уволенных сотрудников формируются в дело и сдаются в архив на долгосрочное хранение.

Личное дело формируется в специально предназначенной для этого картонной обложке (папке - регистраторе), на которой заранее обозначен присвоенный ее номер по журналу учета личных дел. Обложки личных дел имеют порядковую нумерацию, соответствующую общему количеству дел. Обложки используются для хранения помещенного в нее личного дела только работающего сотрудника.

При увольнении сотрудника его личное дело извлекается из папки, оформляется в соответствии с требованиями архивной службы и сдается в архив организации. При этом начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, конечной - дата увольнения. Для облегчения подготовки личного дела к архивному хранению следует формировать его на скоросшивателе, так как в последующем будет необходимо проводить пересистематизацию документов дела с обратного хронологического порядка на прямой.

В отделе кадров личные дела хранятся в последовательности номеров, в архиве - по фамилиям работавших, расположенным в алфавитном порядке. Для быстрого поиска дел служит алфавитная картотека или указатель.

Лекция 4. Организация работы службы документационного обеспечения управления (ДОУ)

Регистрация документов. Контроль исполнения документов

Основной целью службы делопроизводства является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению.

Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и задач ее деятельности и включают полный объем работы, которая выполняется службой. Типовой состав функций следующий:

1.  Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации; внесение в них изменений.

2.  Разработка и проектирование бланков документов.

3.  Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых документов.

4.  Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам.

5.  Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов.

6.  Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

7.  Регулирование хода исполнения документов, контроль прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок.

8.  Организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения.

9.  Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

10.  Организация и ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан.

11.  Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.

12.  Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

13.  Контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях организации.

14.  Организация работы архива учреждения (ведомственного архива) в соответствии с действующими нормативно-методическими рекомендациями Росархива.

15.  Повышение квалификации работников службы делопроизводства и архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства.

16.  Организация рабочих мест, условий труда сотрудников службы делопроизводства.[1]

Этот набор функций относится к типовым, так как он описан в Общих положениях ГСДОУ. Эти функции должны выполняться любой службой вне зависимости от ее структуры и масштабов деятельности – от секретаря до управления делами.

Систему делопроизводства, сложившуюся в той или иной конкретной организации закрепляет инструкция по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) является основным нормативным актом, регламентирующим технологию работы с документами в организации, правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними, узловые организационные моменты.

Инструкции составляются в каждом учреждении с учетом специфики его работы. Основой для их составления служат Типовые инструкции, а также действующие государственные нормативно-методические документы.

Инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструкция является регламентирующим документом не только для службы делопроизводства, но и для всех специалистов аппарата управления.

Подготовку Инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива, юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.

В должностной состав работников делопроизводства входят: начальник отдела, экспедитор, курьер, делопроизводитель, секретарь, архивариус.

Начальник делопроизводственного отдела отвечает за печати и штампы предприятия, бланки строгой отчетности. Разрабатывает номенклатуру дел предприятия, координирует работу отдела, создает Инструкцию по делопроизводству на предприятии и Положение о порядке согласования и подписания распорядительных документов, является председателем экспертной комиссии по списанию и уничтожению документов и дел.

Экспедитор отвечает за регистрацию документов, требующих исполнения. Ведет сроковую картотеку, проводит контроль исполнения документов, снимает документы с контроля.

Курьер является материально ответственным лицом, так как отвечает за получение и отправку простой, заказной и ценной корреспонденции, а также за ее сортировку и регистрацию.

Делопроизводитель отвечает за регистрацию распорядительных документов, ознакомление с их содержанием исполнителей, формирование дел, подготовку дел к архивному хранению. Является членом экспертной комиссии по списанию и уничтожению документов и дел.

Секретарь отвечает за печать и размножение документов.

Архивариус отвечает за формирование внутреннего архива предприятия, сохранность документов и дел долгосрочного и постоянного сроков хранения, передает дела на государственное хранение, выдает архивные копии и архивные справки.

При поступлении документов в организацию осуществляется их сортировка и регистрация. Существует три формы регистрации документов: журнальная, карточная и на ПК.

Журнальная система эффективна при небольших объемах корреспонденции. В этом случае заказная и ценная корреспонденция регистрируется в разных журналах, так как ценные письма и бандероли имеют опись вложений и выдаются исполнителям под роспись.

Карточная система наиболее удобна при большом объеме поступающей корреспонденции. Регистрационно-контрольные карточки (РКК) заполняются в момент обработки документации. В них вписываются ведения об адресате, дата поступления документа в организацию, ее входящий номер, заголовок. После наложения резолюции в РКК вносятся сведения о назначении исполнителя и ставится срок исполнения. Из РКК формируются сроковые картотеки, по которым проводится контроль исполнения документов. В процессе контроля в карточку вписывается ход исполнения и его итоги. Затем документ снимается с контроля и РКК помещается в справочную картотеку.

При регистрации документов на компьютере используется программа «1С. Консультант», содержащая электронный вариант РКК. В этом случае РКК остается в компьютерной базе.

Номенклатура дел.

После исполнения документы определенное время хранятся в организации. Для того чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных документов, т. е. группировка их в дела. Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными сроками хранения. Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Виды номенклатур. Различают типовые, примерные и конкретные номенклатуры дел.

Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Независимо от существования типовой и примерной номенклатур, каждая организация должна составлять свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел.

В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названий всех дел, заводимых в организации в течение календарного года. В крупных организациях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения в отдельности, затем они объединяются в сводную номенклатуру.

Составление номенклатуры. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности организации, кроме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ), основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел организации разрабатывается специалистом, отвечающим за работу с документами, утверждается руководителем организации, вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Она должна ежегодно пересматриваться и уточняться, а не реже, чем раз в пять лет, или при изменении функций и структуры организации – заново составляться и согласовываться.

Форма номенклатуры представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количество дел, сроки хранения и примечания.

Формированием дела называется группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

После того как документы исполнены, они помещаются в соответствующие дела и систематизируются внутри них. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа.

Правильное распределение документов в дела имеет огромное значение, так как обеспечивает быстрый поиск необходимый документов и их сохранность.

Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

·  распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам);

·  расположение документов внутри дел в определенной последовательности;

·  оформление обложек дел.

Дела должны оформляться в соответствии с существующими правилами. На обложку выносится ряд данных, дающих представление о принадлежности документов к организации, их составе и содержании, сроке хранения. На обложке каждого заводимого дела помещается название организации. Под ним пишется название структурного подразделения: Финансовый отдел, Отдел кадров. Под названием структурного подразделения указывается индекс дела по номенклатуре. Далее помещается заголовок дела, который переносится на обложку из номенклатуры без изменений. Внизу обложки указывается срок хранения дела. Все данные выносятся на обложку в самом начале заведения дела.

В дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены номенклатурой. В случае появления новых документов из них формируется самостоятельное дело и его название (заголовок) вносится в номенклатуру дел под резервным номером.

Внутренняя опись документов дела – это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

Внутренняя опись помещается в начале дела, и в нее вписываются данные о каждом подшиваемом документе. По окончании формирования дела составляется итоговая запись внутренней описи с указанием количества включенных в нее документов и количества листов самой описи.

Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику организации. В этом случае, они могут быть вынуты из дела только лицом, ответственным за формирование и хранение дел. На их место закладывается лист-заместитель, в котором указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ.

После завершения делопроизводственного года выдача отдельных документов и дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.

Экспертиза ценности документов – это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией.

В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

·  отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

·  отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

·  выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

·  установление или изменение сроков хранения документов.

Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности, целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.

В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:

1.  Постоянного хранения в государственных архивах.

2.  Временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет).

3.  Временного хранения (до 10 лет).

4.  Подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения (до 10 лет включительно).

Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭПК организации и согласовываются с ведомственным архивом.

Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения могут быть уничтожены только после того как описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив организации.

Не подлежащие сдаче на государственное хранение дела с временным (до 10 лет включительно) сроком хранения по истечении установленного срока хранения включаются в акт о выделении документов к уничтожению (приложение). Не допускается уничтожение документов до полного истечения срока их хранения. Для исключения преждевременного уничтожения документов необходимо соблюдать следующее правило: дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек с 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2008 г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2011 г. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭПК, утверждает руководитель организации.

Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив. Предархивная подготовка дел включает две процедуры: оформление и описание дел.

Оформление дела предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в некоторых случаях) внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.

В архив организации передаются все дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы организации. Заголовок каждой картотеки должен быть включен в опись.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив организации, как правило, не передаются и хранятся на местах (в службах и подразделениях) в запирающихся шкафах или сейфах, с прикрепленной к внутренней дверце шкафа номенклатурой дел.

При сдаче дел на государственное хранение организация представляет в государственный архив:

·  отношение на имя руководства государственного архива с указанием названия организации, общего количества дел и крайних дат документов;

·  описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела;

·  историческую справку организации, если дела сдаются на государственное хранение впервые;

·  справку о неполной сохранности документов (если какие-либо дела и документы имеют повреждения или трудночитаемы).

Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела.

Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в архивные связки. Сдача дел оформляется актом. Организация-сдатчик и государственный архив расписываются на всех экземплярах описей и акта сдачи документов.

Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в государственном архиве, третий экземпляр описи и второй экземпляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе.

7. Рекомендации для проведения практических занятий

Цель проведения практических занятий – закрепление теоретического материала и формирование у обучающихся необходимых умений и навыков по изучаемой теме.

Практические занятия нацелены также на формирование современного типа мышления, приобретение профессиональной гибкости, компетентности, деловитости, предприимчивости, инициативы, формирование знаний и творческих умений распознать новое и суметь правильно использовать это в своей профессиональной деятельности.

В процессе практического занятия необходимо повторить основные понятия лекционного курса и выполнить практические задания.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 1.

Темы 1-2. Документооборот предприятия. Документационные потоки предприятия.

При проведении практического занятия рекомендуется рассмотреть следующие темы:

1.  Принципы унификации и стандартизации управленческих документов.

2.  Принципы организации документооборота предприятия.

3.  Реквизиты управленческих документов.

4.  Информационно-справочные документы предприятия.

5.  Принципы работы с обращениями граждан.

6.  Организационно-распорядительные документы.

Для закрепления теоретических знаний необходимо ответить на следующие вопросы:

1)  Что такое стандартизация и унификация текстов документов, для чего она необходима?

2)  Какова структура текста делового документа? Что такое трафаретный текст, в каких случаях он применяется?

3)  В чем основные отличия таблицы от трафарета? Каковы особенности анкетного текста?

4)  Объясните, что входит в понятие «документооборот»?

5)  Перечислите виды документопотоков. Приведите примеры.

6)  Поясните, какая составляющая является в документе главной?

7)  Объясните отличие постоянных реквизитов от переменных.

8)  Какое количество адресатов может находиться на одном документе?

9)  Дайте определение формуляра-образца документа.

10)  Каково общее число реквизитов управленческих документов?

11)  В чем отличие подписи от визы? Каким образом оформляется гриф согласования?

12)  Перечислите грифы, входящие в состав реквизитов документов.

13)  Объясните, как оформляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

14)  Объясните необходимость регистрации документа. Какие бывают виды регистрационных номеров для различных документов?

15)  Какие виды бланков вы знаете? Какие форматы применяются для создания документов?

16)  Каковы особенности фирменного бланка? Перечислите реквизиты фирменного бланка.

17)  Какие виды документов входят в группу информационно-справочных?

18)  Дайте определение служебного письма. Какие виды деловых писем вы знаете?

19)  Какие из видов писем требуют ответа, а какие нет? Какова структура текста делового письма, из каких частей он состоит?

20)  Расскажите о работе с обращениями граждан. Дайте определение следующим видам обращений граждан: заявление, предложение, жалоба.

21)  В чем заключаются особенности составления ответа на жалобу? Какие моменты необходимо учесть при составлении подобного текста?

22)  Как фиксируются устные обращения граждан?

23)  Дайте определение акта. Расскажите, какие виды актов вы знаете? В чем их основные отличия? Из каких частей состоит текст акта?

24)  Какие виды административных актов составляются комиссиями? Каков состав комиссии, срок ее полномочий, кем и каким документом она назначается?

25)  Какие акты требуют грифа утверждения и почему?

26)  Какие виды актов составляются не комиссиями? Приведите примеры.

27)  Дайте определение протокола, расскажите о его видах. Для чего необходим протокол?

28)  Каков порядок составления и оформления протокола? В чем особенности структуры текста протокола? Каким образом оформляются результаты голосования?

29)  Какие документы относятся к организационно-распорядительным?

30)  Перечислите основные пункты Устава.

31)  В чем особенность текста Положения о структурных подразделениях?

32)  Дайте определение приказа. Какие виды приказов вы знаете?

33)  Какова структура текста приказа по основной деятельности? В чем его основное отличие от других приказов?

34)  Какие унифицированные формы применяются при создании приказов и распоряжений?

35)  Объясните отличие приказа от распоряжения.

36)  Перечислите основные пункты договора.

37)  Каким образом оформляется на договоре реквизит «Подпись»?

Для формирования навыков работы с документами предлагается выполнить следующие задания:

1.  Покажите различные способы оформления реквизита «Адресат».

2.  Покажите особенности оформления реквизита «Подпись» на различных видах документов (например, на договоре и протоколе).

3.  Наложите резолюцию на документ. Объясните ее составные части.

4.  Определите, к каким видам писем относятся следующие языковые формулы: оплату гарантируем…, в противном случае дело будет передано в арбитражный суд…, напоминаем Вам…, доводим до Вашего сведения…. Составьте тексты писем, соответствующие этим языковым формулам.

5.  Составьте акт о списании оборудования или оргтехники. Объясните, на основании какого документа составляются подобные акты?

6.  Разработайте приказ о назначении экспертной комиссии.

7.  Составьте текст приказа на увольнение сотрудника по собственному желанию, оформите его с учетом предъявляемых требований.

В результате практического занятия обучающийся должен:

знать:

-  принципы унификации и стандартизации управленческих документов;

-  принципы организации документооборота предприятия;

-  реквизиты управленческих документов;

-  информационно-справочные документы предприятия;

-  принципы работы с обращениями граждан;

уметь:

-  составлять информационно-справочные документы предприятия;

-  работать с обращениями граждан;

владеть:

-  навыками работы с управленческими документами;

-  навыками составления информационно-справочных документов предприятия;

-  навыками работы с обращениями граждан.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 2.

Темы 3-4. Документирование трудовых отношений. Организация работы службы документационного обеспечения управления (ДОУ)

При проведении практического занятия рекомендуется рассмотреть следующие темы:

1.  Документирование трудовых отношений.

2.  Оформление документов по персоналу.

3.  Организация работы с документами.

4.  Номенклатура дел.

5.  Формирование дел.

6.  Подготовка дел для сдачи в архив.

Для закрепления теоретических знаний необходимо ответить на следующие вопросы:

1)  Какие документы можно отнести к документам по личному составу сотрудников?

2)  Какова форма заполнения трудовой книжки? Объясните, каким образом исправляются ошибочные записи? Какие записи не вносятся в трудовую книжку?

3)  Каков состав документов, входящих в личное дело сотрудника?

4)  Каков порядок заполнения личной карточки (форма Т-2)?

5)  Каковы основные пункты трудового договора?

6)  Из каких основных частей состоит текст характеристики?

7)  Каковы основные различия между анкетой и резюме?

8)  Какова структура и функции службы документационного обеспечения?

9)  Каковы должностные обязанности работников службы ДОУ?

10)  Каким образом происходит прием, распределение и первичная обработка входящих документов?

11)  Каковы способы регистрации входящей корреспонденции?

12)  Какие документы требуют исполнения? Объясните, каким образом происходит контроль исполнения документов?

13)  Что такое типовой и индивидуальный сроки исполнения документов?

14)  Каким образом документы снимаются с контроля?

15)  Какие документы не могут быть отнесены к коммерческой тайне предприятия?

16)  Каким образом оформляется обязательство о неразглашении коммерческой тайны?

17)  Расскажите о типовой, индивидуальной и примерной номенклатуре дел. В чем их отличия?

18)  Каким образом происходит формирование и оформление дел на предприятии?

19)  Какие существуют виды оперативного хранения документов и дел?

20)  В чем состоит основная задача проведения экспертизы ценности документов?

21)  Какие группы документов выделяет экспертная комиссия?

22)  Каковы основные этапы полной предархивной подготовки дел?

Для формирования навыков работы с документами предлагается выполнить следующие задания:

1.  Составьте характеристику на себя.

2.  Оформите заверительный лист документов дела. Какие данные в нем необходимо указывать?

3.  Оформите обложку дела в соответствии с предъявляемыми требованиями.

В результате практического занятия обучающийся должен:

знать:

-  порядок документирования трудовых отношений;

-  порядок оформления документов по персоналу;

-  понятие номенклатуры дел;

-  принципы формирования дел;

-  порядок подготовки дел для сдачи в архив;

уметь:

-  оформлять документы по персоналу;

-  составлять номенклатуру дел;

-  формировать дела;

-  готовить дела для сдачи в архив;

владеть:

-  навыками оформления документов по персоналу;

-  составления номенклатуры дел;

-  оформления дел для архивного хранения.

8. Задания для самостоятельной работы

Цель самостоятельной работы – закрепление теоретических знаний, а также умений и навыков, выработанных в процессе практических занятий по изучаемой теме.

Самостоятельная работа осуществляется во внеаудиторное время. Основной формой самостоятельной работы является написание реферата на тему, не включенную в лекционный материал. Обучающийся готовит реферат (объемом 10 стр.) и выступает с докладом во время практического занятия.

Далее предлагаются темы рефератов и рекомендации по их написанию.

Тема 1. Организация секретарской работы.

При составлении плана реферата рекомендуется:

1.  Определить роль профессии секретаря в настоящее время.

2.  Описать качества, которыми должен обладать секретарь.

3.  Рассмотреть основные функции секретаря, его должностную инструкцию.

4.  Перечислить основные требования к организации рабочего места секретаря.

5.  Перечислить и рассмотреть технические средства, необходимые в работе секретаря (компьютер, телефон, копировальная техника и т. п.).

6.  Составить план рабочего дня секретаря.

Литература

1.  Стенюков секретаря. – М.: Приор, 2004.

2.  Спивак . Уч. пособие. – СПб: «Питер», 2003.

3.  , Аксенов . Учебник для вузов. –М.: ИНФРА-М, 2006.

Тема 2. Создание внутреннего архива предприятия.

При составлении плана реферата рекомендуется:

1.  Определить задачи архива предприятия.

2.  Описать деятельность экспертной комиссии по проведению экспертизы ценности документов.

3.  Рассмотреть особенности составления номенклатуры дел организации.

4.  Описать порядок ведения картотек архивных фондов.

5.  Показать различия архивных справок и архивных копий.

6.  Рассмотреть порядок организации хранения документов в архиве.

7.  Составить схему рационального размещения архивных материалов, для обеспечения их сохранности и использования.

Литература

1.  , Аксенов . Учебник для вузов. –М.: ИНФРА-М, 2006.

2. Спивак . Уч. пособие. – СПб: «Питер», 2003.

3. ГОСТ Р . Делопроизводство и архивное дело. – М.: Издательство стандартов, 1998.

9. Методические указания по выполнению контрольной работы

Контрольная работа является формой текущего контроля знаний, приобретенных обучающимися в результате изучения дисциплины, а также оценки степени сформированности необходимых умений и навыков.

Цель контрольной работы – оценка уровня усвоения теоретических знаний и степени сформированности требуемых умений и навыков.

Кроме того, выполнение контрольной работы способствует совершенствованию уже приобретенных умений и навыков в области документационного обеспечения управленческой деятельности.

Контрольная работа включает: 1) теоретический вопрос; 2) практическое задание. Для полного ответа на заданный вопрос необходимо последовательно раскрыть все предлагаемые пункты плана.

Примерная тематика контрольных работ

1. Документ. Документооборот. Виды документопотоков. Принципы оставления документов

1.  Изучите основные положения документоведения, ответив письменно на следующие вопросы:

1) о документировании и системах документации;

2) о понятии «документ»;

3) о необходимости исследования документооборота;

4) об этапах движения документов;

5) о применении трафаретных текстов;

6) об унифицированных системах документации;

7) об унификации и стандартизации текстов документов.

2.  Составьте акт о приемке выполненных работ (на основании трудового соглашения).

Справка:

Акт – это документ, подтверждающий какой-либо факт или событие. Составление большинства актов поручается специальным комиссиям, которые назначаются приказом руководителя предприятия или организации. Помимо комиссий акты могут составляться материально ответственными лицами (акт передачи материальных ценностей, акт о списании), должностными лицами (акт приема-передачи дел) и др.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части перечисляются должности, фамилии и инициалы председателя и членов комиссии или лиц, участвующих в составлении акта, а также дается ссылка на документ, послуживший для этого основанием. В констатирующей части приводятся суть события и выводы или предложения комиссии. Данный вид акта требует грифа утверждения, который ставится в правом верхнем углу документа и заверяется печатью. Для оформления акта могут быть использованы унифицированные формы.

Список литературы

1.  , Аксенов . Учебник для вузов. –М.: ИНФРА-М, 2006.

2. Спивак . Уч. пособие. – СПб: «Питер», 2003.

3. Рогожин обеспечение управления. – М.: Проспект, 2008.

2. Реквизиты управленческих документов. Бланки документов

1.  Изучите правила оформления документов.

1) Кратко охарактеризуйте форматы бланков документов.

2) Расскажите об особенностях фирменного бланка.

3) Опишите установленный комплекс реквизитов бланка.

4) Укажите, какие реквизиты являются постоянными и переменными.

5) Представьте формуляр-образец документа.

2. Составьте на фирменном бланке предприятия гарантийное письмо.

Справка:

Гарантийное письмо подтверждает факт безусловной, предварительной или последующей (после выполнения работ), оплаты товаров или услуг при надлежащем качестве исполнения. Текст письма заканчивается фразой: «Оплату гарантируем». Гарантийное письмо требует указания расчетного счета и двойной подписи: руководителя предприятия и главного бухгалтера. Данные письма заверяются печатью организации.

Литература

1.  Демин . Подготовка служебных документов. 2-е изд. – СПб.: Питер, 2005.

2.  Спивак . Уч. пособие. – СПб: «Питер», 2003.

3.  Стенюков документов по делопроизводству. – М.: Приор-издат, 2003.

4.  , Щуко письмо. – М.-СПб: «Издательский дом Герда» , 2003.

3. Организационные документы

1.  Изучите правила составления и оформления организационных документов.

1) Рассмотрите виды организационных документов (устав, положение, договор, штатное расписание, должностная инструкция).

2) Представьте формуляр одного из видов документов.

2.  Составьте договор об аренде нежилого помещения.

Справка:

Договор – это соглашение двух сторон, которое заключается на взаимовыгодных условиях на определенный срок. В обязательном порядке указывается дата и место составления договора.

Текст договора состоит из следующих пунктов:

1. Предмет договора, общие положения.

2. Обязательства сторон.

3. Платежи и расчеты по договору.

4. Ответственность сторон.

5. Досрочное расторжение договора.

6. Форс-мажорные обстоятельства.

7. Прочие условия.

В конце договора указываются юридические адреса, банковские реквизиты, подписи и печати обеих сторон.

Литература

1.  Демин . Подготовка служебных документов. 2-е изд. – СПб.: Питер, 2005.

2.  Спивак . Уч. пособие. – СПб: «Питер», 2003.

3.  Стенюков документов по делопроизводству. – М.: Приор-издат, 2003.

4. Распорядительные документы. Договор

1.Изучите правила составления и оформления распорядительных документов.

1) Ответьте на следующие вопросы:

а) Какие документы относятся к распорядительным?

б) Каковы основные реквизиты данных документов?

2) Опишите правила составления и оформления приказов по основной деятельности и по личному составу, обратите внимание на выписку из приказа.

3) Рассмотрите основные пункты договора.

4) Укажите, какие требования предъявляются к оформлению договора.

2.Оформите протокол собрания или совещания.

Справка:

Протокол является документом, фиксирующим ход обсуждения вопросов и принятия решений на каких-либо собраниях, совещаниях, заседаниях. В заголовок протокола входит название коллегиального органа и вид работы (собрание, заседание и т. д.); нумерация протоколов обязательна лишь в тех случаях, когда собрания или совещания проводятся систематически (раз в неделю, месяц). Обязательно указывается количество присутствующих и приглашенных лиц (списком или количеством участников со ссылкой на регистрационный лист).

Вопросы в повестке дня формируются в именительном падеже, затем указывается должность и фамилия докладчика. Текст протокола делится на три части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ. Каждая из этих частей пишется заглавными буквами с новой строки по каждому вопросу повестки дня.

Если на собрании проводилось голосование, то его результаты обязательно указываются в протоколе. Подписывается протокол председателем и секретарем. При необходимости проставляется гриф согласования.

Литература

1.  Демин . Подготовка служебных документов. 2-е изд. – СПб.: Питер, 2005.

2.Васильева делопроизводства и персональный менеджмент. Уч. пособие. – М.: Финстатинформ, 2004.

3.Рогожин документы в примерах и образцах. – М.: МЦФЭР, 2003.

5. Информационно-справочные документы. Служебные письма

1.Изучите правила составления и оформления справочно-информационных документов.

1) Рассмотрите виды информационно-справочных документов.

2) Опишите:

а) оформление справочно-информационных документов;

б) справки и докладные (служебные) записки;

в) разновидности служебных писем (сопроводительное, гарантийное, претензия, приглашение).

2.Составьте приказ по личному составу, например, приказ о приеме на работу или об увольнении.

Справка:

Указанные приказы по личному составу являются распорядительными документами предприятия или организации.

Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается с отдельной строки прописными буквами. Каждый пункт приказа пишется с новой строки и содержит основание для его составления. В формулировках приказов об увольнении обязательно дается ссылка на соответствующую статью Трудового Кодекса. Проект приказа по личному составу готовит кадровая служба. Подписывается приказ руководителем предприятия или организации и согласовывается со всеми лицами, заинтересованными в создании этого приказа. Для приказа по личному составу используются унифицированные формы Т-1, Т-5 и др.

Литература

1., Маслова переписка. Уч. пособие. – М.: Маркетинг, 2002.

2., Щуко письмо. – М.-СПб: «Издательский дом Герда», 2003.

3., Быкова переписка в коммерческой организации. – М.: МЦФЭР, 2004.

4.Басаков правильно подготовить и оформить деловое письмо. Уч.-практ. пособие. – М.: «Дашков и К», 2002.

5. Рогожин документы в примерах и образцах. – М.: МЦФЭР, 2003.

6. Акт. Виды актов

1.Изучите различные виды административных актов.

1) Расскажите, каким образом назначается внутренняя комиссия. Укажите срок ее полномочий.

2) Опишите административные акты, которые составляются не комиссиями, а должностными или материально ответственными лицами.

3) Покажите, какие акты требуют грифа утверждения.

4) Рассмотрите необходимость привлечения независимых экспертов.

2.Составьте сопроводительное письмо.

Справка:

Сопроводительное письмо составляется для подтверждения факта отправки каких-либо документов, если эти документы включают несколько листов. Текст такого письма должен содержать цель посылаемых документов или порядок их исполнения. Обязательным реквизитом данного письма является отметка о наличии приложений.

Литература

1. , Аксенов . Учебник для вузов. –М.: ИНФРА-М, 2006.

2.Спивак . Уч. пособие. – СПб: «Питер», 2003.

3. , Щуко письмо. – М.-СПб: «Издательский дом Герда», 2003.

7. Документы по персоналу

1.Изучите правила составления и оформления документов по персоналу.

1) Опишите основные положения трудового договора.

2) Приведите образцы заявления при поступлении на работу и увольнении.

3) Расскажите, что такое личная карточка (форма Т-2) и личное дело.

4) Укажите, какие требования предъявляются к оформлению и ведению трудовых книжек.

2.Составьте акт о списании и уничтожении дел.

Справка:

Акт о списании и уничтожении документов и дел составляется экспертной комиссией на основании Перечня документов с указанием сроков их хранения, путем проведения экспертизы ценности документов. В тексте перечисляются документы и дела, которые подлежат уничтожению и указывается причина их негодности. Такой акт требует грифа утверждения, является документом постоянного срока хранения. Подписывается председателем и членами экспертной комиссии.

Литература

1. , Аксенов . Учебник для вузов. –М.: ИНФРА-М, 2006.

2.Спивак . Уч. пособие. – СПб: «Питер», 2003.

3., , Макарова делопроизводство. Документация. – М.: «Академия», 2008.

8. Работа с документами, содержащими коммерческую тайну

1.Изучите особенности работы с документами, содержащими коммерческую тайну.

1) Опишите сведения, которые не могут быть причислены к коммерческой тайне предприятия.

2) Рассмотрите особенности проведения инструктажа с работниками, допущенными к коммерческой тайне.

3) Расскажите, что входит в приказ о коммерческой тайне.

4) Покажите, какие требования предъявляются к оформлению Памятки работнику о сохранении коммерческой тайны.

5) Представьте форму Обязательства о неразглашении коммерческой тайны.

2.Составьте письмо-приглашение (на презентацию, выставку-продажу, ярмарку и т. п.) на фирменном бланке с угловым расположением реквизитов.

Справка:

Письмо-приглашение – это документ, содержащий приглашение принять участие в каком-либо мероприятии. В данном письме указывается дата и место проведения мероприятия, повестка дня или тематика, точный адрес и контактные телефоны организаторов мероприятия.

Литература

1. , Аксенов . Учебник для вузов. –М.: ИНФРА-М, 2006.

2.Спивак . Уч. пособие. – СПб: «Питер», 2003.

3. Демин . Подготовка служебных документов. 2-е изд. – СПб.: Питер, 2005.

9. Протокол

1.Изучите принципы составления и оформления протокола.

1) Расскажите, в чем отличие полного протокола от краткого.

2) Опишите, каким образом формируются вопросы в повестку дня.

3) Дайте определение понятиям «кворум», «регламент».

4) Покажите особенности структуры текста протокола.

2.Составьте приказ о командировании сотрудника и оформите командировочное удостоверение.

Справка:

Приказ о командировании сотрудника составляется на основании служебной записки начальника отдела или приглашения другой организации. Для создания приказа о командировании используется унифицированная форма Т-9. Бланк командировочного удостоверения заполняется на ПК или от руки и содержит ф. и.о. сотрудника, выбывающего в командировку, пункт назначения, сроки пребывания, со ссылкой на соответствующий приказ, паспортные данные командированного лица.

Командировочное удостоверение является финансовым документом. Подписывается руководителем предприятия или организации и заверяется печатью для финансовых документов.

Литература

1.Колтунова и деловое общение. Уч. пособие для вузов. – М.: «Экономическая литература», 2002.

2., Аксенов . Учебник для вузов. –м.: ИНФРА-М, 2006.

3.Демин . Подготовка служебных документов. 2-е изд. – СПб.: Питер, 2005.

4. Рогожин документы в примерах и образцах. – М.: МЦФЭР, 2003.

10. Номенклатура дел. Подготовка дел для сдачи в архив

1.Изучите основные требования, предъявляемые к номенклатуре дел организации.

1) Покажите необходимость составления номенклатуры дел.

2)Рассмотрите виды номенклатуры дел (типовая, индивидуальная, примерная).

3) Опишите, каким образом проводится экспертиза ценности документов.

4) Приведите пример акта о списании и уничтожении дел.

5) Рассмотрите основные этапы описания и оформления дел для передачи на архивное хранение.

2.Составьте письмо-претензию на фирменном бланке с угловым расположением реквизитов.

Справка:

Письмо-претензия представляет собой документ, адресованный другим предприятиям или организациям с требованием выполнить взятые обязательства.

Письмо-претензия начинается со ссылки на пункт договора, который не выполняется. Условия договора в случае необходимости, можно процитировать для большей убедительности. Затем приводится предложение противной стороне выполнить взятые обязательства, предъявляются штрафные санкции. В конце текста следует предупреждение об обращении в арбитражный суд.

Литература

1.  , Аксенов . Учебник для вузов. –М.: ИНФРА-М, 2006.

2. Демин . Подготовка служебных документов. 2-е изд. – СПб.: Питер, 2005.

3.  , Щуко письмо. – М.-СПб: «Издательский дом Герда», 2003.

10. Методические указания для преподавателей по дисциплине

В процессе преподавания данной учебной дисциплины преподаватель должен уяснить: 1) цель и задачи изучения каждой темы, 2) рекомендуемые формы и методы обучения; 3) объем теоретических знаний, который должен усвоить обучающийся.

При подготовке к лекциям и практическим занятиям преподаватель должен подобрать дидактический материал, иллюстрирующий основные тезисы лекции, используя программу PowerPoint.

Далее изложены рекомендации по преподаванию основных тем (дидактических единиц) учебной дисциплины «Документоведение и делопроизводство».

ТЕМА: Документ. Документооборот. Виды документопотоков. Принципы оставления документов

Цель: способствовать формированию теоретических знаний в определении понятия делопроизводства и его роли в деятельности предприятия или организации.

Задачи:

1)  рассмотреть роль и место документооборота в профессиональной деятельности предприятия или организации;

2)  изучить классификацию документов;

3)  показать основные требования государственных стандартов на унифицированные системы документации.

Методы обучения: активная лекция.

После изучения темы обучающийся должен знать, какое место в профессиональной деятельности предприятия или организации занимает документоведение и делопроизводство, какие существуют системы документации.

Контрольные вопросы

1.  Что входит в понятие «Документ»?

2.  Каковы задачи дисциплины?

3.  Что включает понятие «Делопроизводство»?

4.  Что включает понятие «Документоведение?

5.  Что представляет собой единая государственная система делопроизводства?

6.  Каковы виды документопотоков?

Литература

1.  , Аксенов . Учебник для вузов. –М.: ИНФРА-М, 2006.

2.  Спивак . Уч. пособие. – СПб: «Питер», 2003.

ТЕМА: Реквизиты управленческих документов. Бланки документов

Цель: способствовать формированию теоретических знаний в области структуры составления и оформления различных видов деловых документов.

Задачи:

1)  дать понятие реквизита управленческих документов и формуляра-образца;

2)  изучить постоянные и переменные реквизиты, их расположение на документе;

3)  определить основные требования, предъявляемые к бланкам документов.

Методы обучения: активная лекция.

Обучающийся должен знать:

1) до изучения темы – основные понятия: «документ», «бланк документа»

2) после изучения темы – основные особенности расположения реквизитов, порядок оформления документов, область применения различных видов бланков документов.

Контрольные вопросы

1.  Что включает в себя понятие «реквизит», для чего необходим формуляр-образец?

2.  В чем различие между постоянными и переменными реквизитами? Каково их расположение?

3.  Какие форматы бланков применяются для составления различных видов документов?

4.  Каковы основные требования, предъявляемые к фирменным бланкам?

5.  В чем различие бланков с продольным и угловым расположением реквизитов?

Литература

1.  Демин . Подготовка служебных документов. 2-е изд. – СПб.: Питер, 2005.

2.  Спивак . Уч. пособие. – СПб: «Питер», 2003.

3.  Стенюков документов по делопроизводству. – М.: Приор-издат, 2003.

ТЕМА: Информационно-справочные документы. Служебные письма. Работа с обращениями граждан. Акт. Протокол.

Цель: способствовать формированию теоретических знаний в области определения роли и области применения различных видов административных актов, показать особенности составления протокола.

Задачи:

1)  изучить особенности работы с письмами и жалобами граждан;

2)  показать основные принципы составления письма-ответа на жалобу;

3)  рассмотреть функции служебной записки.

4)  рассмотреть законодательные и административные акты;

5)  определить основные виды административных актов и порядок их составления;

6)  показать роль акта в составлении распорядительных и иных документов.

10) рассмотреть виды протокола;

11) изучить основные вопросы, связанные с формированием повестки дня;

12) показать необходимость ведения протокола.

Методы обучения: активная лекция.

Обучающийся должен знать:

1) до изучения темы – основные принципы официально-делового стиля, порядок расположения и оформления реквизитов, основные требования, предъявляемые к фирменным бланкам

2) после изучения темы – в чем заключается особенность работы с письмами и жалобами граждан; какое место занимает акт в деятельности тех или иных структурных подразделений предприятия или организации, его взаимосвязь с событиями и фактами, происходящими на предприятии; в чем особенность структуры текста протокола, его виды.

Контрольные вопросы

1.  В чем особенность составления ответа на жалобу гражданина?

2.  Каким образом ведется устный прием граждан?

3.  Каковы функции служебной записки?

4.  В чем отличие законодательных и административных актов?

5.  Что включает в себя понятие «акт»?

6.  Какова область применения административных актов?

7.  Какова особенность структуры текста различных видов административных актов?

8.  Какие акты составляются комиссиями (внешними и внутренними)?

9.  Какие акты требуют грифа утверждения?

10.  В чем особенность составления актов на основании заключения независимого эксперта?

16.Как формируются вопросы в повестку дня?

17.Что включают в себя следующие понятия: «кворум», «регламент», «прения»?

18.Какие бывают виды протокола?

19.Какова структура текста протокола?

Литература

1.  , Маслова переписка. Уч. пособие. – М.: Маркетинг, 2002.

2.  , Быкова переписка в коммерческой организации. – М.: МЦФЭР, 2004.

3.  Басаков правильно подготовить и оформить деловое письмо. Уч.-практ. пособие. – М.: «Дашков и К», 2002.

4.  Демин . Подготовка служебных документов. 2-е изд. – СПб.: Питер, 2005.

5.  , Белов и документооборот. – М.: Эксмо, 2008.

ТЕМА: Организационно-распорядительные документы (Устав, Положение о структурном подразделении. Приказ. Распоряжение. Договор.)

Цель: способствовать формированию теоретических знаний в области структуры составления и оформления различных видов организационных и распорядительных документов.

Задачи:

1)  дать определение совокупности организационных и распорядительных документов;

2)  показать необходимость составления различных видов организационных и распорядительных документов;

3)  определить основные требования, предъявляемые к структуре текстов таких документов.

4)  определить область применения унифицированных форм приказов по личному составу;

5)  изучить особенности составления и оформления договора.

Методы обучения: активная лекция.

Обучающийся должен знать:

1) до изучения темы – основные понятия: «документ», «бланк документа», «реквизит документа»

2) после изучения темы – основные особенности составления и оформления организационно-распорядительных документов, область применения различных видов организационно-распорядительных документов, какое место занимают в деятельности предприятия распорядительные документы, как составляются и оформляются тексты приказов и распоряжений; каковы основные принципы составления текстов приказов по личному составу; какова структура текста договора.

Контрольные вопросы

1.  Какова совокупность организационных документов предприятия или организации?

2.  Их основные функции и задачи?

3.  Каковы основные требования, предъявляемые к текстам организационных документов и их оформлению?

4.  Какие пункты включает в себя Положение о структурном подразделении?

5.  В чем необходимость составления штатного расписания?

6.  Каковы особенности структуры текста должностной инструкции?

7.  Какие документы относятся к распорядительным? Каковы особенности их текстов?

8.  Какие существуют виды приказов?

9.  В чем особенности составления текстов приказов по основной деятельности?

10.  Каковы основные требования к оформлению приказов по личному составу?

11.  В каких случаях составляются распоряжения?

12.  В чем особенность составления и оформления договора?

Литература

1.  Демин . Подготовка служебных документов. 2-е изд. – СПб.: Питер, 2005.

2.  Спивак . Уч. пособие. – СПб: «Питер», 2003.

3.  Стенюков документов по делопроизводству. – М.: Приор-издат, 2003.

ТЕМА: Документирование трудовых правоотношений. Оформление документов по персоналу

Цель: сформировать теоретические знания в области документирования трудовых правоотношений.

Задачи:

1)  рассмотреть различные виды документов по персоналу;

2)  изучить основные вопросы, связанные с формированием личного дела работника;

3)  показать особенности составления текстов личных документов.

Методы обучения: активная лекция

Обучающийся должен знать:

1)  до изучения темы – порядок расположения и оформления реквизитов, формуляр-образец документа, бланк документа, основные принципы унификации и стандартизации текстов документов, особенности официально-делового стиля

2)  после изучения темы - какое место занимают документы по персоналу в деятельности предприятия, как формируется личное дело работника, каким образом оформляется трудовая книжка, что представляют собой личные документы.

Контрольные вопросы

1.  Какова форма трудового договора с работником?

2.  Как оформляется трудовая книжка?

3.  Что представляет собой личная карточка (форма Т-2)?

4.  Какие документы включаются в личное дело работника?

5.  Какова структура текста справки с места работы?

6.  Каковы особенности составления и оформления личных документов (заявление, анкета, резюме)?

Литература

1. , Аксенов . Учебник для вузов. –М.: ИНФРА-М, 2006.

2.Спивак . Уч. пособие. – СПб: «Питер», 2003.

ТЕМА: Организация работы с докумен­тами. Регистрация документации. Контроль испол­нения документов

Цель: способствовать углублению знаний в области организации работы с документами, сформировать теоретические знания в области документирования коммерческой тайны предприятия.

Задачи:

1)  определить функции документационного обепечения;

2)  рассмотреть необходимость унификации и стандартизации управленческих документов;

3)  изучить принципы распределения и регистрации входящих и исходящих документов;

4)  рассмотреть перечень сведений, содержащих коммерческую тайну предприятия ;

5)  изучить основные вопросы, связанные с оформлением коммерческой тайны на предприятии или в организации;

6)  показать особенности составления документов о допуске к коммерческой тайне.

Методы обучения: активная лекция.

Обучающийся должен знать:

1) до изучения темы – основные понятия, связанные с унификацией текстов документов

2) после изучения темы – какое место занимает документооборот в делопроизводственной системе предприятия или организации, необходимость унификации и стандартизации управленческих документов, область применения малой оргтехники, осуществление контроля исполнения документов, как формируется Перечень сведений, каким образом оформляется обязательство о неразглашении коммерческой тайны, что представляет собой Памятка работнику о сохранении коммерческой тайны.

Контрольные вопросы

1.  В чем состоит необходимость унификации и стандартизации управленческих документов?

2.  Каким образом происходит регистрация документов?

3.  В чем преимущества карточной системы регистрации?

4.  Как организовать контроль за исполнением документов?

5.  Каковы способы унификации текстов документов? Что такое трафаретный текст?

6.  Каковы особенности подготовки документов к отправке?

7.  Какие сведения не могут быть включены в Перечень о коммерческой тайне предприятия?

8.  Что представляет собой Памятка работнику о сохранении коммерческой тайны?

9.  Каким образом оформляется Обязательство о неразглашении коммерческой тайны? Срок его хранения?

10.  Как проводится инструктаж работников, допущенных к коммерческой тайне предприятия?

Литература

1. , Аксенов . Учебник для вузов. –М.: ИНФРА-М, 2006.

2.  Спивак . Уч. пособие. – СПб: «Питер», 2003.

ТЕМА: Номенклатура дел. Формирование дел. Подготовка дел для сдачи в архив

Цель: сформировать представление о номенклатуре дел как одном из основных средств учета документов на предприятии.

Задачи:

1)  рассмотреть основные позиции номенклатуры дел;

2)  изучить особенности оперативного хранения дел;

3)  показать этапы подготовки дел для передачи на хранение в архив.

Методы обучения: активная лекция

Обучающийся должен знать:

1)  до изучения темы – основные понятия, связанные с изучением унификации и стандартизации документов

2)  после изучения темы – какова роль номенклатуры дел в организации формирования и хранения документов с различными сроками хранения, особенности составления внутренних описей и заверительных листов.

Контрольные вопросы

1.  Какова необходимость в составлении номенклатуры дел?

2.  Какие виды номенклатуры дел существуют? Область их применения?

3.  Каким образом назначается экспертная комиссия, ее функции?

4.  Как проводится экспертиза ценности документов?

5.  Каковы этапы подготовки дел для архивного хранения?

6.  В чем особенность составления внутренней описи и заверительного листа на дела с долгосрочным и постоянным сроками хранения?

Литература

1.  , Аксенов . Учебник для вузов. –М.: ИНФРА-М, 2006.

2. Демин . Подготовка служебных документов. 2-е изд. – СПб.: Питер, 2005.

11. Глоссарий

АВТОБИОГРАФИЯ – документ, содержащий сведения о жизни и трудовой деятельности работника, используемый в кадровой службе для получения дополнительных данных о работнике.

АДРЕСАНТ – отправитель корреспонденции.

АДРЕСАТ – получатель корреспонденции.

АКТ – документ, подтверждающий факт, событие или действие.

АКТ АДМИНИСТРАТИВНЫЙ – документ, фиксирующий факты внутри предприятия, составленный комиссией или должностным лицом.

АКТ ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫЙ – документ, содержащий решения, облеченные в форму закона, указа или постановления.

АНКЕТА – документ кадровой службы, представляющий собой опросный лист для получения сведений биографического характера о работнике.

АННОТАЦИОННЫЙ ЛИСТ – документ, заполняемый при получении письменных и устных обращений и жалоб граждан.

АРХИВ – отдел, отвечающий за хранение документов долгосрочного и постоянного сроков хранения.

АРХИВНАЯ ВЫПИСКА (копия) – часть документа, находящегося на хранении в архиве, заверенная в установленном порядке.

АРХИВНАЯ СПРАВКА – официальный документ, содержащий по запросу заявителя информацию, основанную на хранящихся в архивных документах сведениях, со ссылкой на них.

АТТЕСТАЦИОННЫЙ ЛИСТ – документ, заполняемый при решении вопроса о соответствии работника занимаемой должности или о продвижении его по службе.

БЛАНК – лист с реквизитами адресанта, предназначенный для составления документов.

ВИЗА – подпись должностного лица при согласовании документа.

ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТ – документ подготовленный для использовании внутри учреждения.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ – составляется на дела постоянного и долговременного хранения, содержит сведения об особо ценных документах дела.

ВХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ – документ, поступающий в учреждение из других организаций.

ВХОДЯЩИЙ НОМЕР – номер, присваиваемый документу при его поступлении в организацию.

ВЫПИСКА – часть документа, необходимая в работе, оформленная в установленном порядке.

ГРАФИК – документ, содержащий календарные сроки исполнения чего-либо.

ГРАФИК ОТПУСКОВ – документ, содержащий сведения об отпусках сотрудников на календарный год, утвержденный руководителем учреждения.

ГРИФ – пометка на документе, указывающая на особый способ его использования.

ГРИФ ОГРАНИЧЕНИЯ ДОСТУПА – реквизит, ограничивающий доступ лиц к информации, содержащейся в документе.

ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ – используется для внутреннего согласования документа и ознакомления с ним.

ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ – введение в действие документа должностным лицом или специальным документом.

ДАТА – число, месяц и год подписания, составления или ввода в действие документа.

ДЕЛО – совокупность документов, собранных по единому признаку и помещенных в отдельную папку.

ДЕЛОВАЯ БЕСЕДА – акт взаимной коммуникации в официально-деловой сфере.

ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО – информационно-справочный документ, передаваемый по почте или с нарочным с целью сообщения какой-либо информации.

ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЬ – лицо, отвечающее за работу с документами в учреждении.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО – ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности

ДЕПОНИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТА – установленный порядок хранения документов в справочно-информационном фонде.

ДИРЕКТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, содержащий указания вышестоящих органов, обязательные для исполнения.

ДОВЕРЕННОСТЬ – официальный документ от доверителя, подтверждающий полномочия должностного лица при получении материальных ценностей, заключении договоров и т. п.

ДОГОВОР – соглашение двух или нескольких сторон, на взаимовыгодных условиях, заключаемое на определенный срок.

ДОГОВОРНОЕ ПИСЬМО – письмо, указывающее на факт отправки договора.

ДОКЛАДНАЯ (СЛУЖЕБНАЯ) ЗАПИСКА – документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

ДОКУМЕНТ – информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.

ДОКУМЕНТООБОРОТ – совокупность всех документов, входящих, исходящих и внутренних, находящихся на предприятии за определенный период времени.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ – нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность работника предприятия.

ДОЛЖНОСТНОЕ ЛИЦО – лицо, являющееся начальником структурного подразделения предприятия.

ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ – часть должностной инструкции, обязанности работника, в соответствии с выполняемыми функциями.

ДУБЛИКАТ – экземпляр документа, обладающий юридической силой, составленный взамен утраченного подлинника.

ЖАЛОБА – вид обращения, в котором идет речь о нарушении субьективных прав и просьба об их восстановлении.

ЗАВЕРИТЕЛЬНЫЙ ЛИСТ – обеспечивает сохранность документов в деле, содержит ссылку на количество листов.

ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ – краткое содержание текста документа.

ЗАДАНИЕ-ОТЧЕТ – документ, оформляемый при выдаче командировочного удостоверения. Содержит конкретное задание, по возвращении заполняется отчет о проделанной работе.

ЗАПРОС – документ, выражающий просьбу об отправке информации различного характера.

ЗАЯВЛЕНИЕ – личный документ работника, выражающий просьбу или сообщение о чем-либо.

ИЗВЕЩЕНИЕ – документ, информирующий о предстоящем мероприятии и предлагающий принять в нем участие.

ИНДЕКС ДЕЛА – порядковый номер дела по номенклатуре, проставляемый на обложке дела.

ИНДЕКСАЦИЯ – проставление индекса.

ИНДЕКС – условное обозначение, присваиваемое документу в процессе учета и исполнения.

ИНИЦИАЛЫ – начальные буквы имени и отчества в пофамильном именовании в документе.

ИНИЦИАТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, послуживший началом для рассмотрения определенного вопроса.

ИНСТРУКЦИЯ – нормативный документ, подлежащий обязательному исполнению.

ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ – совокупность документов, несущих какую-либо информацию и поясняющие ее (н-р служебная записка, деловое письмо и др.).

ИСПОЛНИТЕЛЬ – лицо, отвечающее за подготовку или исполнение документа.

ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ – документ, отправленный из учреждения.

ИСХОДЯЩИЙ НОМЕР – номер, присваиваемый документу при его отправке адресату.

КАРТОТЕКА – информационно-справочная база документации, оформленная на специальных регистрационно-контрольных карточках.

КЛАССИФИКАТОР – каталог, распределяющий документы по группам, разрядам, классам.

КОД – определенный набор цифр или букв.

КОДИФИКАЦИЯ – проставление номера по классификатору.

КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ – финансовый документ, оформляемый командированному лицу для подтверждения его полномочий и факта пребывания в пункте назначения.

КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА – различные носители информации с ограниченным доступом.

КОНСЕРВАЦИЯ ДОКУМЕНТА – предохранение документа от разрушающего воздействия окружающей среды.

КОНТРОЛЬ – отслеживание этапов исполнения документа.

КОНТРОЛЬНЫЙ ЛИСТ – талон для индивидуальной регистрации документов, включающий резолюцию и тему письма.

КОПИЯ – экземпляр документа, являющийся дублем оригинала и заверенный в установленном порядке.

КОРРЕСПОНДЕНТ – учреждение или физическое лицо, с которым ведется переписка.

КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ – документация, требующая рассмотрения, несущая определенную информацию.

КСЕРОКОПИЯ – копия документа, требующая заверения.

КУРЬЕР – работник службы документационного обеспечения, обеспечивающий отправку и доставку корреспонденции.

КУРЬЕРСКАЯ СЛУЖБА – служба, занимающаяся приемом и отправкой деловой корреспонденции на предприятии.

ЛИСТ-ЗАМЕСТИТЕЛЬ – документ, заполняемый при подготовке дел для архивного хранения, который подшивается в дело на место утраченного документа.

ЛИЦЕВОЙ СЧЕТ – бухгалтерский документ, отражающий передачу какого-либо конкретного вида средств.

ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА – основной документ по учету персонала, заводится на всех работников, принятых как на постоянную, так и на временную работу.

ЛИЧНОЕ ДЕЛО – совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.

МАРКИРОВКА – индексация технических документов или товаров.

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ – реквизит, проставляется на документах в полной или краткой форме, в соответствии с зарегистрированным названием.

НАКЛАДНАЯ – документ, которым оформляется прием или отправка груза, перемещение или отпуск материальных ценностей.

НАРЯД - документ, содержащий сведения о распределении работ, учете выработки и причитающейся зарплате.

НАРЯД-ЗАКАЗ – документ, содержащий заказ на выполнение конкретных видов работ.

НОМЕНКЛАТУРА – перечень сведений.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – систематизированный перечень заголовков дел с указанием индексов и сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

НОМЕР ВХОДЯЩЕГО ПИСЬМА – регистрационный номер, присваиваемый документу в момент его поступления в организацию.

НОМЕР ИСХОДЯЩЕГО ПИСЬМА – регистрационный номер, присваиваемый документу отправителем.

НОРМАТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, в котором устанавливаются какие-либо правила, нормы.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА – 1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа; 2) документ, объясняющий причины какого-либо факта, события, поступка.

ОПИСЬ - перечень документов или дел, оформленный в установленном порядке.

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ – документы, связанные с организацией работы предприятия (Устав, Положение и др.).

ОРИГИНАЛ ДОКУМЕНТА – первоначальный экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.

ОСОБЫЕ ОТМЕТКИ – степень секретности, срочность исполнения документа.

ОТЧЕТ – документ, содержащий совокупность данных за определенный календарный период.

ОФЕРТА – письменное заявление о готовности заключить договор на определенных условиях.

ОФИЦИАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ на фирменном бланке, составленный должностным лицом в установленном порядке.

ПАМЯТКА – официальный документ, составленный службой безопасности, касающийся вопросов коммерческой тайны предприятия.

ПЕЧАТЬ – оттиск определенных знаков, проставляемый для заверения официального документа.

ПИСЬМО – справочно-информационный документ, обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями и частными лицами.

ПИСЬМО АРБИТРАЖНОЕ – письмо для решения спорных вопросов между юридическими лицами при нарушении условий договора.

ПИСЬМО ГАРАНТИЙНОЕ – письмо, связанное с гарантией безусловной оплаты товаров или услуг, при надлежащем качестве исполнения.

ПИСЬМО-ИЗВЕЩЕНИЕ – письмо, в котором что-либо сообщается или утверждается.

ПИСЬМО ИНФОРМАЦИОННОЕ - письмо, информирующее другое предприятие о свершившемся факте или планируемом мероприятии.

ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ - сообщает об истечении срока какого-либо действия.

ПИСЬМО-ПОДТВЕРЖДЕНИЕ – подтверждает факт отправки документов, свершившихся действий и т. п.

ПИСЬМО-ПРЕТЕНЗИЯ - письмо, адресованное другой организации с требованием выполнить взятые обязательства по договору.

ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ – адресуется конкретному лицу (лицам) и служит основанием для их участия в планируемом мероприятии.

ПИСЬМО-ПРОСЬБА (запрос) – письмо, выражающее просьбу о выполнении какого-либо действия и т. п.

ПИСЬМО РЕКЛАМНОЕ – содержит описание рекламируемых товаров или услуг.

ПИСЬМО РЕКОМЕНДАТЕЛЬНОЕ – отзыв о деловых и моральных качествах работника.

ПИСЬМО СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ – письмо, сопровождающее какие-либо документы и разъясняющее их цель или характер исполнения.

ПИСЬМО-ОТВЕТ – является ответом на письмо-просьбу (запрос), при отказе должно быть аргументированным.

ПОВЕСТКА – официальное сообщение частному или юридическому лицу о необходимости посетить государственное учреждение.

ПОВЕСТКА ДНЯ – перечень обсуждаемых вопросов на заседаниях коллегиальных органов с указанием фамилий докладчиков.

ПОДЛИННИК ДОКУМЕНТА – 1) документ официального происхождения в окончательной редакции, удостоверенный соответствующим образом; 2) рукопись.

ПОДПИСЬ – реквизит, состоящий из указания должности, подписи должностного лица и расшифровки ( инициалов и фамилии).

ПОИСКОВЫЕ ДАННЫЕ ДОКУМЕНТА – сведения о месте хранения документа, включающие архивный шифр и ссылку на номер листа документа.

ПОЛОЖЕНИЕ – организационный документ, устанавливающий основные правила организации и деятельности предприятия, структурных подразделений и нижестоящих или подчиненных организаций.

ПОСТАНОВЛЕНИЕ – распорядительный документ, издаваемый высшими органами государственной власти, а также комитетами и комиссиями, образованными при этих органах власти.

ПРАЙС-ЛИСТ – перечень видов товаров, услуг и т. д. с указанием их расценок.

ПРЕДЛОЖЕНИЕ – вид обращения, в котором указываются отдельные недостатки в работе предприятия и предлагаются пути устранения этих недостатков.

ПРЕДМЕТНЫЙ КАТАЛОГ – список документов, содержащий сведения о предметах (фактах, событиях) и лицах, которые упоминаются в документах.

ПРЕДМЕТНЫЙ УКАЗАТЕЛЬ – указатель основных предметных (тематических) обозначений, расположенных в алфавитном порядке.

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ – документ, содержащий предложение о назначении или поощрении отдельного работника или личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения.

ПРИКАЗ – основной распорядительный документ, издаваемый руководителем предприятия для решения каких-либо производственных задач.

ПРИЛОЖЕНИЕ – пакет документов, сопровождающих основной документ.

ПРОГРАММА – документ, излагающий основные направления работы учреждения или предприятия на определенный период.

ПРОЕКТ ДОКУМЕНТА – предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения и согласования.

ПРОТОКОЛ – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов.

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ – документы, в которых фиксируется решение в учреждении административных и организационных вопросов.

РАСПОРЯЖЕНИЕ – распорядительный документ, издаваемый руководителем, касающийся вопросов управления предприятием.

РАССЫЛОЧНЫЙ ЛИСТ – список адресатов при рассылке однородных документов.

РАСШИФРОВКА ПОДПИСИ – инициалы и фамилия должностного лица, подписавшего документ.

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА – форма регистрации входящих документов, для последующего составления информационно-справочной картотеки.

РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ЛИСТ – список участников заседания или совещания для определения кворума при голосовании.

РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА – номер, присваиваемый документу при его регистрации, являющийся частью делопроизводственного индекса.

РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ШТАМП – штамп, содержащий наименование организации, дату регистрации, регистрационный номер и номер дела, куда будет помещен документ.

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТА – запись документа в учетных формах с присвоением регистрационного номера и даты регистрации.

РЕГЛАМЕНТ – четкое распределение времени на обсуждение вопросов по повестке дня на заседаниях, совещаниях.

РЕЕСТР – перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгалтерском учете и делопроизводстве.

РЕЗОЛЮЦИЯ – реквизит, являющийся побуждением к исполнению.

РЕЗОЛЮЦИЯ НА ДОКУМЕНТЕ - письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа.

РЕЗЮМЕ – документ, предназначенный для трудоустройства и содержащий краткие сведения биографического характера.

РЕКВИЗИТ – обязательный элемент конкретного вида документа.

РЕШЕНИЕ – распорядительный документ коллегиального органа управления.

СЕРТИФИКАТ – письменное свидетельство; документ, удостоверяющий какой-либо факт.

СИСТЕМА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ – принятый в учреждении порядок создания, оформления и исполнения документов.

СОГЛАСОВАНИЕ ДОКУМЕНТА – сбор виз должностных лиц, заинтересованных в создании документа.

СОСТАВ УДОСТОВЕРЕНИЯ – подпись и печать.

СПИСОК ТИТУЛЬНЫЙ – список должностей по рангам.

СПРАВКА – документ, подтверждающий те или иные события.

СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫЙ ФОНД – совокупность систематизированных произведений печати и неопубликованной научной и технической документации, использующейся в целях отраслевого информационного обслуживания.

СТАНДАРТ – нормативно-технический документ, устанавливающий единицы величин, термины и их определения, требования к продукции и производственным процессам.

СТЕНОГРАММА – дословная запись докладов, речей и других выступлений на совещаниях и заседаниях, осуществленная методом стенографии.

СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ – документ, в котором указываются все структурные подразделения, наименования должностей и количество штатных единиц по каждой должности.

СЧЕТ – документ, в котором указана причитающаяся к выдаче за что-либо сумма.

СЧЕТ-ФАКТУРА – документ на оплату товара, при покупке по безналичному расчету.

ТАБЕЛЬ – перечень каких-либо показателей, составленный в определенном порядке (н-р табель на зарплату).

ТАБЛИЦА – форма документа, в котором сведения размещаются по графам.

ТАЛОН ОБРАТНОЙ СВЯЗИ – документ, уведомляющий о получении какой-либо информации, документов.

ТЕЛЕГРАММА – совокупность документов передаваемых по телеграфу.

ТЕЛЕКС – телеграмма, переданная по телетайпу.

ТЕЛЕТАЙП – телеграфный аппарат с клавиатурой типа пишущей машинки, печатающей латинскими буквами.

ТЕЛЕФОНОГРАММА – совокупность документов оперативного характера, передаваемых по телефону и записываемых получателем.

ТЕХНИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ – обобщающее название документов, отражающих результат проектирования, конструирования и прочих работ по строительству зданий и сооружений, а также изготовлению изделий промышленного производства.

ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ – обобщающее название документов, предназначенных для описания и оформления технологических процессов.

ТИПОВОЙ ДОКУМЕНТ – текст-аналог, отражающий наиболее типичные социально-правовые отношения и воспроизводимый по одинаковому образцу.

ТОВАРНЫЙ ЗНАК – зарегистрированное в установленном порядке название товара.

ТРАФАРЕТНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, имеющий заранее отпечатанный текст (или его часть) и заполняющее его конкретное содержание.

ТРУДОВАЯ КНИЖКА – основной документ, подтверждающий общий, непрерывный и специальный стаж работника.

ТРУДОВОЕ СОГЛАШЕНИЕ – договор между работодателем и работником, с взаимными обязательствами, заключаемый на определенный срок.

УКАЗАНИЕ – распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, по вопросам, связанным с организацией исполнения нормативных документов, инструкций.

ФАКС – совокупность документов, переданных по каналам факсимильной связи.

ФАКСИМИЛЕ – клише, позволяющее многократно воспроизводить подпись на документах.

ФИЗИЧЕСКОЕ ЛИЦО – гражданин, участвующий в экономической деятельности и выступающий в качестве полноправного субъекта этой деятельности.

ФОРМУЛИРОВКА – языковая формула, точно выражающая мысль, использующаяся в качестве эталона при составлении деловых документов.

ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ ДОКУМЕНТА – графическая модель или схема построения образца документа, представляющая собой совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов.

ФОРС-МАЖОР – непредвиденные обстоятельства.

ХАРАКТЕРИСТИКА – официальный документ, выдаваемый администрацией своему сотруднику с оценкой его деловых и моральных качеств.

ЦИРКУЛЯРНОЕ ПИСЬМО – письмо, направленное из одного источника в несколько адресов.

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ – документ, закрепляющий должностной и численный состав работников предприятия, с указанием количества штатных единиц и месячного фонда заработной платы.

ЭКСПЕДИТОР – лицо, осуществляющее регистрацию документов и контроль за их исполнением.

ЭКСПЕДИЦИЯ – структурное подразделение, отвечающее за прием и регистрацию документов.

ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА – система пересылки сообщений между компьютерными пользователями при помощи модема и телефонной сети.

ЭМБЛЕМА ОРГАНИЗАЦИИ – условное графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке.

ЮРИДИЧЕСКОЕ ЛИЦО – организация, учреждение, предприятие, фирма, выступающая в качестве единого, самостоятельного носителя прав и обязанностей.

ЯЗЫКОВАЯ ФОРМУЛА – слово, словосочетание или предложение, организующее основной текст документа и закрепленное за конкретным видом документа.

12.Тесты для оценки освоения материала по дисциплине

Тесты предназначены для текущего контроля и оценки степени усвоения теоретического материала. Они могут быть использованы также при самоподготовке обучающегося к итоговой аттестации (зачету) по дисциплине «Документоведение и делопроизводство».

Тестовый материал включает задания закрытого типа, предполагающие выбор одного правильного ответа из четырех возможных.

Рекомендации по выполнению тестовых заданий

Необходимо внимательно прочитать задание и выбрать один из предложенных вариантов ответа

Примерные варианты тестов

1. Документооборот – это…

а) деловые документы в отделе предприятия;

б) документы, хранящиеся в архиве организации;

в) количество документов, образованных на предприятии за календарный год;

г) документы, присланные из других организаций.

2. Общий отдел выполняет функции:

а) регистрации документов;

б) выдачи архивных справок;

в) подготовки проектов документов;

г) контроля за исполнением документов.

3. Делопроизводитель отвечает за…

а) регистрацию писем;

б) регистрацию распорядительных документов;

в) отправку деловой корреспонденции;

г) выдачу архивных справок.

4. Деловые документы делятся на…

а) внутренние;

б) простые;

в) исходящие;

г) входящие.

5. Трафаретизация текста – это…

а) размножение документа каким-либо способом;

б) текст-основа для составления нескольких различных документов;

в) способ фиксации информации в виде текста с пробелами;

г) заполнение бланка документа.

6. Документы по видам деятельности делятся на…

а) организационные;

б) типовые;

в) информационно-справочные;

г) распорядительные.

7. Унификация текстов документов направлена на…

а) упорядочение состава документов организации;

б) применение шаблонных текстов однородных документов;

в) ускорения принятия управленческих решений;

г) использование различных бланков.

8. Текст унифицированных документов может быть оформлен в виде:

а) анкет;

б) таблиц;

в) трафарета;

г) клише.

9. Контроль за исполнением документов включает в себя:

а) регистрацию документа;

б) наложение резолюции;

в) назначение исполнителя;

г) соблюдение сроков исполнения.

10. Реквизит – это:

а) обязательный элемент конкретного документа;

б) банковские данные;

в) выходные данные письма;

г) наличие подписи.

11. Для распорядительных документов датой является:

а) факт утверждения;

б) дата подписания;

в) момент принятия решения;

г) введение документа в действие.

12. Бланки бывают со следующим расположением реквизитов:

а) угловым;

б) продольным;

в) поперечным;

г) стандартным.

13. Перечень вопросов к промежуточной и итоговой аттестации

Промежуточные (поэтапные) комплексные испытания являются одной из форм определения успешности освоения слушателями программы опережающего профессионального обучения и повышения квалификации «Референтский сервис».

Промежуточная аттестация завершает изучение каждой обязательной позиции учебного плана и демонстрируют фактический уровень приобретенных теоретических знаний, практических умений и навыков.

Цель промежуточной аттестации заключается в комплексной и объективной оценке уровня персональных достижений слушателей, сформированности профессиональных компетенций на конкретном этапе освоения программы и их соответствия основным требованиям к приобретаемой квалификации.

Промежуточная аттестация по дисциплине «Документоведение и делопроизводство» проводится в форме зачета. В программу зачета по дисциплине входит:

- ответ на теоретический вопрос;

- выполнение практического задания.

На зачете слушатель должен продемонстрировать:

знание:

-  принципов организации документооборота предприятия (организации, учреждения и т. д.);

умение:

-  осуществлять контроль за документооборотом предприятия (организации, учреждения и т. д.);

владение:

-  навыками документирования и контроля за документированием.

Перечень вопросов к промежуточной аттестации

1.  Понятие документа.

2.  Виды документопотоков.

3.  Унификация и стандартизация документов.

4.  Связный текст. Трафарет. Анкета.

5.  Понятие документооборота.

6.  Входящая корреспонденция.

7.  Внутренняя корреспонденция.

8.  Унифицированные системы документации.

9.  Понятие реквизита.

10.  Формуляр-образец документа.

11.  Постоянные и переменные реквизиты.

12.  Реквизиты заголовочной части документа.

13.  Реквизиты оформляющей части документа.

14.  Резолюция.

15.  Гриф и визы согласования.

16.  Регистрационный номер документа.

17.  Гриф утверждения документа.

18.  Виды бланков документов.

19.  Особенности фирменного бланка (состав реквизитов).

20.  Способы расположения реквизитов на бланках документов.

21.  Типовые формы документов по ОКУД (приказы, акты и т. п.).

22.  Виды служебных писем.

23.  Отличительные особенности текстов писем ( языковые формулы).

24.  Телеграмма.

25.  Виды административных актов.

26.  Структура текста протокола.

Примерный перечень практических заданий

1.  Продемонстрировать различные способы оформления реквизита «Адресат».

2.  Продемонстрировать особенности оформления реквизита «Подпись» на различных видах документов (например, на договоре и протоколе).

3.  Наложить резолюцию на документ и охарактеризовать ее составные части.

4.  Составить акт о списании оборудования или оргтехники.

5.  Разработать приказ о назначении экспертной комиссии.

6.  Составить текст приказа на увольнение сотрудника по собственному желанию, оформить его с учетом предъявляемых требований.

7.  Составьте характеристику на подчиненного.

8.  Оформить заверительный лист документов дела.

Итоговая аттестация завершает процесс освоения слушателями программы опережающего профессионального обучения и повышения квалификации «Референтский сервис».

Итоговые комплексные испытания являются обязательным компонентом, определяющим уровень и качество подготовки слушателя с учетом общих требований к знаниям и умениям по всем дисциплинам учебного плана программы опережающего профессионального обучения и повышения квалификации «Референтский сервис».

Итоговые комплексные испытания проводятся в форме междисциплинарного экзамена, который ставит своей целью оценить теоретические знания, практические умения и навыки, приобретенные слушателем в процессе освоения всех дисциплин учебного плана выбранного профиля программы, определить уровень его подготовленности к профессиональной деятельности, а также соответствия новых профессиональных компетенций основным требованиям новой или дополнительной квалификации.

Примерный перечень вопросов к итоговой аттестации

1.  Организация делопроизводства на предприятии.

2.  Понятие документооборота.

3.  Реквизиты документов.

4.  Бланки документов.

5.  Распорядительные документы.

6.  Информационно-справочные документы и их оформление.

7.  Типовые сроки исполнения документов.

8.  Виды служебных писем. Их оформление.

9.  Виды административных актов.

10.  Номенклатура дел. Примерная номенклатура дел, ее форма.

11.  Приказы по личному составу.

12.  Составление личных документов.

13.  Документы по персоналу.

14.  Работа с письмами граждан.

15.  Формирование дел.

16.  Регистрация документов.

17.  Контроль исполнения документов.

18.  Подготовка дел для сдачи в архив.

19.  Приказы по основной деятельности.

20.  Оперативное хранение дел.

21.  Протокол. Правила составления и оформления.

22.  Организация работы с документами, содержащими коммерческую тайну.

23.  Экспертиза ценности документов.

24.  Договор. Основные пункты типового договора.

25.  Работа с устными обращениями граждан.

26.  Характеристика, анкета, резюме.

27.  Должностные обязанности работников службы ДОУ.

28.  Служебные записки.

29.  Трудовой договор.

30.  Положение о делопроизводстве.

31.  Рапоряжение.

32.  Заверительный лит. Внутренняя опись.

33.  Законодательные акты.

34.  Виды документопотоков. Документооборот.

35.  Унифицированные формы документов. Область применения.

36.  Индивидуальный срок исполнения документов.

37.  Постановление. Указание. Решение.

38.  Организационные документы.

39.  Обязательство о неразглашении коммерческой тайны.

40.  Устав.

41.  Должностная инструкция.

42.  Положение о структурном подразделении.

43.  Трудовая книжка.

44.  Списание и уничтожение документов и дел.

45.  Индивидуальная номенклатура дел.

14. Перечень основной и дополнительной литературы по дисциплине

Основная литература

1. , Белов и документооборот. – М.: Эксмо, 2008.

2. , Аксенов . Учебник для вузов. –М.: ИНФРА-М, 2006.

3. Рогожин обеспечение управления. – М.: Проспект, 2008.

Дополнительная литература

1.Ларьков . Уч. пособие.- М.: Восток-Запад, 2008.

2.Демин . Подготовка служебных документов. 2-е изд. – СПб.: Питер, 2005.

3.Спивак . Уч. пособие. – СПб: «Питер», 2003.

4.Стенюков документов по делопроизводству. – М.: Приор-издат, 2003.

5., Гусятникова служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база. – М.: Омега-Л, 2008.

6., Щуко письмо. – М.-СПб: «Издательский дом Герда», 2003.

7.Стенюков секретаря. – М.: Приор, 2004.

Электронная библиотека

1. Макарова обеспечение управления. – НП «Открытый университет», 2007. [Электронный ресурс] htth:\\10.0.0.9/SIMIK/e - SIMIK-Dokum% 20 obesp% 20 upravleniya//index. HT

Интернет-ресурсы

www. *****

http://www. *****/

http://static. dstu. *****/ntb/str/web/main/dok. htm

15. Перечень отечественных и зарубежных журналов по дисциплине.

«Секретарское дело»;

«Секретарь-референт»;

«Справочник секретаря и офис-менеджера»;

«Справочник кадровика + Нормативные акты».

[1] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. – М., 1991, с. 66.