Система управления предприятием БЭСТ-5. Руководство пользователя (стр. 1 )

СИСТЕМА УпРАВЛЕНИЯ предприятием БЭСТ-5

РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

Основы

ВНИМАНИЕ!

Настоящий документ должен использоваться исключительно в информационных целях. БЭСТ» не несет никакой ответственности за его использование в иных целях. БЭСТ» также не несет никакой ответственности за специфический, прямой или косвенный ущерб, вызванный данной публикацией или явившийся ее следствием. В содержание документа могут быть внесены изменения без предварительного уведомления со стороны БЭСТ».

Все фамилии, имена, адреса, даты, названия организаций, их банковские реквизиты, используемые в текстах практических примеров, являются вымышленными, если не оговорено иное. Никакая часть данного документа не может быть воспроизведена или переделана в какой бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами, будь то электронные или механические, включая фотокопирование и запись на магнитный носитель, если на то нет письменного разрешения БЭСТ».

АВТОРСКИЕ ПРАВА

Система БЭСТ-5 является собственностью БЭСТ» и защищена законом РФ о правовой охране программ для ЭВМ и баз данных, положениями международных договоров и другими соответствующими законодательными актами.

Программное обеспечение, описанное в данной публикации, поставляется только по лицензии. Оно должно использоваться и копироваться исключительно в соответствии с условиями лицензии.

Авторские права на этот документ принадлежат БЭСТ».

© гг., БЭСТ», Москва

Авторские права на систему БЭСТ-5 принадлежат БЭСТ».

© гг., БЭСТ», Москва

Оглавление

1. Введение.. 6

1.1. О системе. 7

1.2. Области применения. 7

1.3. Условные обозначения. 9

2. Общие сведения.. 10

2.1. Средства разработки. 10

2.2. Виды поставок БЭСТ-5. 10

2.3. Защита от копирования. 11

2.4. Демонстрационная версия. 12

2.5. Справочная система. 12

2.6. Получение консультаций. 12

3. Организация учета.. 14

3.1. Принципы построения системы.. 14

3.1.1. Оперативный учет. 14

3.1.2. Бухгалтерский учет. 15

3.1.3. Налоговый учет. 18

3.1.4. Управленческий учет. 19

4. Структура системы... 21

4.1. Приложения. 21

4.2. Режимы.. 25

5. Данные и основы их обработки.. 26

5.1. Предприятия и базы данных. 26

5.2. Документы и реестры документов. 28

5.3. Картотеки. 28

5.4. Справочники. 28

5.5. Управление периодами. 29

5.6. Организация расчетных процедур. 31

5.7. Оперативные отчеты для управления предприятием.. 32

5.8. Экспорт и импорт учетных данных. 32

5.9. Разграничение доступа к данным.. 33

5.10. Средства настройки и адаптации. 33

5.10.1. Параметрическая настройка. 33

5.10.2. Программная настройка. 34

5.11. Учет в удаленных подразделениях. 34

6. Установка системы... 35

6.1. Технические требования. 35

6.2. Этапы установки. 36

6.3. Удаление предыдущей версии. 40

7. Запуск системы... 41

7.1. Настройка операционной системы.. 41

7.2. Инициализация рабочей версии. 46

7.3. Первый запуск системы.. 47

7.4. Создание базы данных предприятия. 48

7.5. Начальная настройка системы.. 50

7.6. Вход в систему. 57

7.7. Выход из системы.. 59

8. Принципы работы в системе.. 60

8.1. Работа с окнами. 60

8.1.1. Рабочий стол. 60

8.1.2. Панели инструментов. 62

8.1.3. Настройка вида рабочего стола: опции. 62

8.1.4. Настройка вида рабочего стола: панели. 63

8.2. Главное меню.. 63

8.3. Панель приложений. 64

8.3.1. Меню режимов (задач) 65

8.4. Окно режима. 66

8.4.1. Настройка окна режима. 66

8.4.2. Работа в окне режима. 66

8.4.3. Функциональные клавиши. 69

8.4.4. Ввод / редактирование данных. 70

8.4.5. Сортировка, фильтрация и поиск данных. 71

8.4.6. Удаление данных. 73

8.5. Печать документов и отчетов. 74

8.5.1. Печать первичных документов. 74

8.5.2. Формирование отчетов. 75

8.5.3. Создание новых печатных форм и отчетов. 77

8.5.4. Использование одного шаблона в разных режимах. 78

8.6. Работа с меню.. 78

8.6.1. Строка меню.. 78

8.6.2. Основные действия. 79

8.6.3. Символы в меню.. 80

8.6.4. Меню «Файл». 80

8.6.5. Меню «Правка». 81

8.6.6. Меню «Вид». 82

8.6.7. Меню «Сервис». 82

8.6.8. Меню «Окно». 83

8.6.9. Меню «Справка». 83

8.6.10. Системные сообщения. 83

9. Приложения и их функции.. 86

9.1. Группа «Финансы». 86

9.1.1. Главная книга. 86

9.1.2. Счета в банках. 93

9.1.3. Касса. Подотчеты.. 98

9.1.4. Расчеты с партнерами. 105

9.1.5. Имущество. 111

9.1.6. Бюджетирование. 124

9.2. Группа «Торговля». 127

9.2.1. Продажи. Клиенты.. 128

9.2.2. Учет товарно-материальных запасов. 139

9.2.3. Закупки. Поставщики. 151

9.2.4. Книга покупок-продаж.. 152

9.2.5. Торговый зал. 160

9.2.6. Анализ товаров и услуг. 162

9.2.7. Мобильная торговля. 164

9.3. Группа «Производство». 166

9.3.1. Сырье. Материалы.. 166

9.3.2. Планирование производства. 166

9.3.3. Учет производства. 173

9.4. Специальные приложения и режимы.. 181

9.4.1. Автотранспорт. 181

9.4.2. Учет питания. 187

9.5. Персонал. 191

9.5.1. Кадры. Табельный учет. 191

3.1.1 Заработная плата. 195

9.6. Настройка. 203

9.6.1. Базы данных. 203

9.6.2. Общие данные. 206

1.  Введение

Уважаемые дамы и господа!

Добро пожаловать в мир современных технологий учета и управления, реализованных в системе управления предприятием БЭСТ-5!

Благодарим Вас за выбор системы БЭСТ-5. Надеемся, что этот программный продукт сделает Вашу работу более эффективной и будет способствовать процветанию Вашего предприятия.

Система БЭСТ-5 поставляется вместе с документацией. Документация состоит из четырех частей: «Основы», «Руководство пользователя», «Руководство программиста», «Руководство администратора». В «Руководстве пользователя» приведено полное описание функциональных возможностей системы БЭСТ-5, включающее практические примеры настройки и применения. Руководство составлено применительно к версии 3.4 системы БЭСТ-5. Так как система постоянно совершенствуется и развивается, то функциональность имеющейся у Вас версии может незначительно отличаться от данного описания. «Руководство программиста» содержит описание дизайнера приложений системы БЭСТ-5, языка программирования, дизайнера отчетов, охватывает правила формирования источников данных и другие вопросы разработки и программной адаптации комплекса. В «Руководстве администратора» рассмотрены вопросы инсталляции системы БЭСТ-5, обслуживания баз данных, работа с сервером, использование утилит.

Знакомство с логикой построения и кругом возможностей БЭСТ-5 мы настоятельно рекомендуем начать с части «Основы». В ней описаны логика построения, круг функциональных возможностей и общие принципы работы с системой БЭСТ-5. Вы получите базовые знания об «устройстве» системы, научитесь устанавливать ее локальную версию на компьютере и сможете выполнять первичную настройку программы с учетом особенностей Вашего предприятия. Помимо документации, которая поможет использовать систему БЭСТ-5 с максимальной отдачей, к Вашим услугам – бесплатная телефонная линия консультаций и пользовательский Интернет-Форум на сайте *****. Для Вас также работает «Клуб пользователей», который проводит бесплатные семинары по самым актуальным вопросам законодательства.

Желаем успешного освоения системы БЭСТ-5! Пусть Ваше предприятие будет конкурентоспособным и прибыльным, а наше сотрудничество долгим и плодотворным!

1.1.  О системе

БЭСТ-5 – современная комплексная система управления предприятием. Она предназначена для автоматизации оперативного, управленческого, бухгалтерского и налогового учета. Система БЭСТ-5 охватывает полный управленческий цикл, включая планирование, учет, контроль и анализ хозяйственной деятельности.

БЭСТ-5 продолжает линию программных продуктов БЭСТ, которые распространяются более 15 лет и успешно используются на тысячах предприятий России и СНГ. В системе органично сочетаются классические учетные методы и современные управленческие технологии. Организуя работу всех звеньев и служб предприятия в едином информационном пространстве, БЭСТ-5 существенно повышает производительность труда персонала, оперативно снабжает его руководство необходимыми сведениями и создает надежный фундамент для принятия правильных управленческих решений.

Преимущества системы БЭСТ-5:

Ø  Быстрая адаптация к потребностям предприятия;

Ø  Простота освоения и удобство в работе;

Ø  Управление предприятием в реальном масштабе времени;

Ø  Оперативный, бухгалтерский и налоговый учет в едином информационном пространстве;

Ø  Глубокая проработка учетных и управленческих задач;

Ø  Оперативный детальный анализ бухгалтерских данных;

Ø  Формирование консолидированной отчетности;

Ø  Автоматизация бизнес-функций в территориально-удаленных подразделениях;

Ø  Встроенная среда разработки и адаптации.

1.2.  Области применения

Система БЭСТ-5 ориентирована на малые и средние предприятия. Ее используют коммерческие организации, бюджетные учреждения и частные предприниматели. Среди них:

Ø  Оптовая и розничная торговля;

Ø  Производство и строительство;

Ø  Сфера услуг;

Ø  Образование, наука, культура;

Ø  Здравоохранение;

Ø  Коммунальное хозяйство;

Ø  Общественные организации;

Ø  Государственные учреждения.

Система БЭСТ-5 применяется для ведения учета на одном предприятии, в группе не связанных между собой предприятий или в компаниях, связанных единым управлением или собственниками. В последнем случае каждое предприятие из этой группы также считается самостоятельным хозяйствующим субъектом. Настройка системы по отношению к каждому такому предприятию выполняется отдельно.

На базе системы создан ряд готовых решений, успешно работающих в различных экономических отраслях. Наиболее популярные отраслевые решения:

Ø  БЭСТ-5.БЮДЖЕТ – решение для бюджетных организаций. Полностью соответствует требованиям новой «Инструкции по бюджетному учету» (Приказ Минфина РФ н, Приказ Минфина РФ от 01.01.2001 №25н.);

Ø  БЭСТ-5.МАГАЗИН – решение для управления предприятием розничной торговли. Поддерживает технологии штрихового кодирования, взаимодействует с широким спектром торгового оборудования: кассами, фискальными регистраторами, сканерами, терминалами сбора данных, термопринтерами, весами. Интегрируется с известными кассовыми программами: СуперМаг УКМ, АТОЛ и др.;

Ø  БЭСТ-5.АЛКО – решение для учета алкогольной и парфюмерной продукции. Полностью соответствует требованиям Постановления Правительства РФ N 858 от 01.01.2001, Приказа МФ РФ N43 от 01.01.2001, Приказа ФНС России от 01.01.2001 N ММ-3-13/216.

Ø  БЭСТ-ПИТАНИЕ – решение для столовых и буфетов при санаториях, школах, пансионатах, больницах и других учреждениях. Автоматизирует процесс подготовки меню, ведение технологических карт на блюда, формирует информацию о требуемом количестве блюд и продуктов, калькулирует стоимость блюд и позволяет учитывать их реализацию.

1.3.  Условные обозначения

Для того чтобы Вам было удобнее ориентироваться в «Руководстве пользователя» и легче осваивать изложенный в нем материал, мы использовали для выделения важной и специальной информации следующие обозначения.

Вид информации	Способ обозначения
Важные сведения, которым следует уделить особое внимание	2
Полезные советы и рекомендации, которые помогут сэкономить время и сделать работу более эффективной	<
Пример	:
Примечание, комментарий, дополнительная информация	&
Ссылка на другие части «Руководства пользователя»	Ä
Название приложения – функционального блока системы БЭСТ-5	Пишется заглавными буквами жирным шрифтом, например: Кадры
Название группы приложений	Пишется заглавными буквами, жирным курсивом, например: ТОРГОВЛЯ
Раздел приложения (режим)	Пишется жирным шрифтом, например: Журналы учета приказов
Разделитель между пунктами меню	è
Названия экранных форм и закладок	Пишется жирным курсивом, например: Реестр карточек расчетов
Название кнопки	Пишется жирным шрифтом в двойных кавычках, например: «Операции»
Команды, доступные при нажатии кнопок	Пишется шрифтом Times Roman, курсивом, например: Экспорт
Информационное поле для ввода данных или выбора значения параметра	Пишется шрифтом Arial, жирным курсивом, например: Статус
Вводимое с клавиатуры значение информационного поля или выбираемое значение параметра	Пишется шрифтом Arial, курсивом, например: Черновик
Функциональные клавиши	<F4>
Комбинации функциональных клавиш	<Ctrl+F4>
Новое важное понятие (термин), появившееся в тексте	Пишется шрифтом Tahoma, жирным шрифтом, например: Реестр

2.  Общие сведения

2.1.  Средства разработки

Система БЭСТ-5 является 32-разрядным Windows-приложением. БЭСТ-5 разработана с помощью современной среды разработки Harbour, а в качестве СУБД применяется база данных xBase-типа. Использование Harbour в роли платформы БЭСТ-5 открывает ряд преимуществ. Специалисты, внедряющие и сопровождающие систему «на местах», могут писать собственные обработчики данных с помощью мощного профессионального языка, изменять бизнес-логику программы или создавать собственные приложения. Так как данное средство разработки распространяется под открытой лицензией, то им не потребуются дополнительные расходы на покупку инструментария для программирования.

Ä

Более подробная информация о встроенной среде разработки системы БЭСТ-5 находится в «Руководстве программиста».

2.2.  Виды поставок БЭСТ-5

Система управления предприятием БЭСТ-5 поставляется на компакт-диске (CD). При этом существуют два варианта поставки: рабочий и демонстрационный. Рабочий вариант поставки предназначен для ввода и обработки данных о финансово-хозяйственной деятельности предприятия-пользователя. Демонстрационный вариант, о котором рассказано в п. 2.4, предназначен для ознакомления будущих и существующих пользователей с возможностями системы. В рабочий вариант поставки включены и рабочие, и демонстрационные базы данных.

Способ использования рабочего варианта системы (локально или в компьютерной сети) зависит от выбранного типа ее установки. Возможность использования сетевого варианта определяется файлом лицензии (см. п. 2.3). Система БЭСТ-5 реализована в архитектуре «клиент-сервер» с сервером приложений. При этом вычислительная нагрузка распределяется между компьютером-сервером и компьютером, на котором установлена клиентская часть. В локальном варианте вся программа устанавливается на один компьютер.

Рабочие варианты поставки БЭСТ-5 также классифицируются по типам предприятий. Всего в системе БЭСТ-5 выделено три базовых типа предприятий:

Ø  Хозрасчетный. К данному типу относятся коммерческие и производственные предприятия различного профиля, ведущие учет по общей системе налогообложения;

Ø  Бюджетный. К данному типу относятся все бюджетные учреждения. Согласно законодательству, для них предусмотрены особый план счетов, особые правила отражения операций и формы отчетности;

Ø  УСНО. К этому типу относятся различные предприятия малого бизнеса, применяющие упрощенную систему налогообложения.

Наряду с базовыми также существуют и другие типы предприятий, которые отличаются от базовых наличием специальных настроек для соответствующей отрасли/профиля деятельности.

Для каждого базового типа предприятия поставляются настроенные согласно текущему законодательству план счетов, типовые и групповые операции (см. п.3.1.2), унифицированные формы первичных документов, отчетные формы и пр. Для типов предприятий с отраслевыми настройками, помимо стандартных базовых настроек (план счетов и т. д.), поставляются соответствующие режимы и функции, отраслевые первичные и отчетные формы.

Каждый тип предприятия имеет защиту от несанкционированного использования (см. п. 2.3). Учет для каждого типа предприятия ведется в отдельной (независимой от других баз) базе данных.

2.3.  Защита от копирования

Система БЭСТ-5 защищена от несанкционированного использования и копирования с помощью электронного ключа и файла лицензии (*.lic).

Электронный ключ подключается к первому параллельному порту (LPT1) или USB-порту компьютера. Устанавливать электронный ключ можно только на выключенный компьютер – во избежание вывода оборудования из строя.

Если Вам требуется подключить принтер, то он подсоединяется непосредственно к ключу в параллельном порте. Другими словами, ключ в этом случае играет роль переходника, не мешая работе принтера. Если у Вас уже установлены электронные ключи защиты других программ, то они подключаются один к другому.

Каждый электронный ключ имеет свой номер, который можно прочесть на его наклейке. Как для локального варианта поставки системы БЭСТ-5, так и для сетевого варианта необходим всего один ключ. Подробнее об электронном ключе защиты написано в файлах Readme. rtf и Read2nd. rtf, присутствующих на поставочном диске системы БЭСТ-5 и находящихся в папке Readme.

При приобретении системы БЭСТ-5 пользователь наряду с ключом также получает файл лицензии. Файл лицензии содержит информацию о типе предприятия, приобретенных функциональных блоках системы БЭСТ-5 и о количестве рабочих мест, на которое была приобретена система.

В одной лицензии системы БЭСТ-5, включающей один тип предприятия, Вы можете разворачивать множество баз данных этого типа. В составе одной лицензии программы можно приобретать множество различных типов предприятий и разворачивать множество баз данных любого из приобретенных Вами типов.

Данный файл формируется для каждого конкретного ключа и имеет расширение *.lic. Его имя составлено из нескольких элементов: <номер ключа>_<регистрационный номер>_<количество рабочих мест>_<№ версии системы на момент получения>. Файл лицензии можно использовать лишь с тем ключом, для которого он был сформирован.

Файл лицензии передается пользователю поставщиком системы БЭСТ-5 – для локального и сетевого вариантов поставок отдельно.

Полноценная работа БЭСТ-5 возможна только при электронном ключе, установленном на компьютере (или на сервере локально-вычислительной сети), и инициализации файла лицензии. Наличие этих двух компонентов в поставочном комплекте системы свидетельствует о лицензионной чистоте приобретенного программного продукта.

2.4.  Демонстрационная версия

Демонстрационная версия иллюстрирует настройку и применение всех функциональных разделов БЭСТ-5 на примере базы данных вымышленного предприятия. В демонстрационной версии также содержатся незаполненные рабочие базы данных, в которые Вы можете ввести финансово-хозяйственную информацию Вашего предприятия и ознакомиться с тем, как выполняется их обработка. Тем самым демонстрационная версия позволяет увидеть систему в действии и опробовать ее различные функции – в том числе и «примерить» их на свое предприятие. Более того, ее рекомендуется использовать в качестве наглядного «учебного пособия» при чтении «Руководства пользователя».

Демонстрационная версия системы БЭСТ-5 не требует наличия электронного ключа и файла лицензии. Ее отличия от рабочих версий заключаются в следующем:

Ø  Максимальное количество документов/проводок, создаваемых для каждого предприятия – 400;

Ø  Недоступен режим закрытия периода (подробнее об этом см. п.5.5)

Ä

Инструкция по установке демонстрационной версии находится в файле Readme. rtf, а также в Главе 6 данного документа

2.5.  Справочная система

В программу БЭСТ-5 встроена система контекстно-зависимой помощи, которая является дополнением к «Руководству пользователя». Система помощи вызывается нажатием клавиши <F1> в любом месте программы. Справки по работе с программой являются контекстными, т. е. всегда содержат информацию о конкретном функциональном режиме, из которого они были вызваны. Справочная информация включает в себя не только сведения о клавишах, используемых в данном режиме: она также разъясняет его назначение, основные особенности и общие правила работы с ним. Справочная информация выводится на экран в отдельном окне.

2.6.  Получение консультаций

Бизнес-решение БЭСТ-5 может быть приобретено только через БЭСТ» или ее сертифицированных партнеров. Поэтому все проблемы, которые клиент не в состоянии разрешить и устранить самостоятельно, должны адресоваться специалистам организации-продавца. При обращении к ним нужно предоставить сведения о приобретенной поставке системы (номер версии и пакета обновления, регистрационный номер и пр.) и подробно рассказать о возникшей проблеме. В случае возникновения системных ошибок БЭСТ-5 формирует специальный файл Errors. log, который следует передать разработчику.

3.  Организация учета

3.1.  Принципы построения системы

В основу системы БЭСТ-5 положены принципы комплексности и единого информационного пространства.

Все задачи учета и управления решаются на основе комплексного подхода, при котором обеспечивается тесное информационное взаимодействие всех подразделений и служб предприятия. При работе в едином информационном пространстве каждый пользователь, в любой момент времени и согласно своим должностным полномочиям, получает все данные, необходимые для исполнения его служебных обязанностей, – независимо от того, кто, где и когда ввел эту информацию в систему БЭСТ-5.

Таким образом, информация, единожды введенная одним пользователем, становится доступной всем заинтересованным лицам, имеющим право на ее получение. Подобный подход существенно экономит время сотрудников предприятия, избавляя их от двойной работы по вводу однотипных данных, и повышает достоверность информации, хранящейся в системе.

В едином информационном пространстве в системе БЭСТ-5 параллельно реализуются следующие виды учета:

Ø  Оперативный;

Ø  Бухгалтерский;

Ø  Налоговый;

Ø  Управленческий.

3.1.1.  Оперативный учет

Оперативный учет в системе БЭСТ-5 заключается в регистрации первичных документов, отражающих различные факты хозяйственной деятельности.

Документ – ключевая информационная единица системы БЭСТ-5 и, соответственно, отправная точка учета. В большинстве случаев он представляет собой стандартный способ оформления операций по наличным и безналичным расчетам с партнерами, поступлению и выбытию материальных ценностей и т. д.

Как правило, документы в системе БЭСТ-5 бывают взаимосвязаны друг с другом. С одной стороны, они могут быть сформированы на основе одних документов – к примеру, приходный кассовый ордер на основании расходной накладной. С другой стороны, один документ может инициировать создание других документов – так, например, на основании заказа покупателя можно оформить расходную накладную, и далее, на основании этой накладной – счет-фактуру.

Поскольку редактирование или удаление некоторого документа будет затрагивать связанные с ним документы, в системе БЭСТ-5 предусмотрены средства проверки междокументных связей, которые обеспечивают корректную обработку таких ситуаций.

Из документов, введенных на стадии оперативного учета, складывается целостная картина состояния дел предприятия. В свою очередь, они создают информационный фундамент для бухгалтерского, налогового и управленческого учета.

3.1.2.  Бухгалтерский учет

В рамках бухгалтерского учета в системе БЭСТ-5 осуществляется создание проводок по документам, зарегистрированным на стадии оперативного учета. Далее, на основании этих проводок формируется бухгалтерская отчетность, предназначенная как для внутреннего анализа хозяйственной деятельности, так и для различных внешних инстанций: налоговых органов, внебюджетных фондов, инвесторов и т. д.

В основу системы БЭСТ-5 положена концепция множественности планов счетов. Это значит, что для одного и того же первичного документа параллельно создаются проводки по нескольким планам счетов. Соответственно, один план счетов можно использовать для ведения бухгалтерского учета по российским законодательным требованиям, другой – для учета по международным стандартам, третий – для управленческого учета и пр. Данные планы счетов представляют собой подмножества общей системы счетов, однако они полностью независимы друг от друга.

В системе БЭСТ-5 предусмотрен справочник планов счетов, в котором хранится весь перечень применяемых планов.

Каждый план счетов имеет свой собственный код, наименование и валюту баланса. Некоторые планы счетов изначально присутствуют в поставке системы – как например, типовой план счетов для ведения бухучета в хозрасчетных организациях (такие планы счетов называются системными), некоторые – вводятся самими бухгалтерами, согласно характеру деятельности и целям учета их предприятий (в свою очередь, эти планы счетов называются пользовательскими).

Ä

О плане счетов более подробно написано в п. 9.1.5 данного документа. Полная информация по данным вопросам находится в разделе «Главная книга» «Руководства пользователя».

При вводе проводок бухгалтер сначала указывает соответствующий план счетов, а затем выбирает счета из этого плана. Если план счетов не указан, то можно выбрать любой счет, исходя из которого и будет определена категория плана счетов для этой проводки. бухгалтерские отчеты в системе БЭСТ-5 формируются на основе проводок, относящихся только к одному и тому же плану счетов. Формирование «сводных» отчетов с проводками, созданными на основании разных планов счетов, не предусмотрено.

Все проводки, независимо от места их формирования, записываются в специальный сводный регистр, называемый Книга учета операций. Проводки по документам могут быть созданы несколькими способами. Простейший из них – ввод проводок вручную. Однако при большом количестве документов и множестве идентичных хозяйственных операций данный способ крайне неэффективен, так как отнимает время у бухгалтеров. Поэтому гораздо удобнее выделить ряд повторяющихся хозяйственных операций и подготовить для них шаблоны проводок – т. е. настроить типовые операции.

Типовые операции, настроенные для каждого функционального раздела программы, объединяются в специальные справочники типовых операций. Количество проводок, входящих в одну типовую операцию, не ограничено. Шаблон проводки может быть настроен или полностью – вплоть до алгоритма расчета ее суммы, определяемой на основе суммы операции, или частично – с пропуском некоторых элементов: например, дебетового или кредитового счета. Если проводка, входящая в типовую операцию, настроена не полностью, система автоматически впишет недостающие элементы, используя для этого данные из обрабатываемого первичного документа.

Помимо типовых операций в БЭСТ-5 существует еще один способ автоматического создания проводок – групповые операции. Групповая операция представляет собой процедуру формирования проводок и расчета их сумм по произвольно заданному алгоритму. Алгоритмы расчетов базируются на информации о состоянии счетов: остатках, оборотах и т. д. Кроме того, в них присутствуют и такие дополнительные параметры, как даты, номера документов и пр. Целью расчетов в групповых операциях являются суммы формируемых проводок. Групповые операции применяются для закрытия тех счетов, которые к концу отчетного периода должны иметь нулевое сальдо; для распределения суммы остатка по одному счету на другие счета, для периодического списания нормируемых расходов и пр.

Ä

Настройка типовых и групповых операций подробно описана в разделе «Главная книга» «Руководства пользователя».

Многосегментный аналитический учет

Для более детального учета различных аспектов хозяйственной деятельности на синтетических счетах/субсчетах может быть организован аналитический учет.

Аналитический учет в системе БЭСТ-5 строится на основе аналитических измерений. Каждое измерение представляет собой разрез, в котором рассматривается то или иное событие хозяйственной деятельности. Виды таких измерений выбираются самими бухгалтерами – в зависимости от профиля их предприятия и от поставленных перед ними учетных задач. Соответственно, в качестве аналитических измерений могут быть выбраны виды издержек, регионы продаж, партнеры, виды и свойства продукции, подразделения, заказы, контракты и пр.

Каждый вид аналитических измерений характеризуется определенным набором значений. Так, например, для вида аналитических измерений «Регионы продаж» – это названия конкретных географических точек, а для вида измерения «Дилеры» – наименования предприятий или физических лиц.

Справочники, в которых хранятся значения видов аналитических измерений, условно подразделяются на две группы. К первой из них относятся справочники, изначально присутствующие в составе системы БЭСТ-5 (например, справочник партнеров). Ко второй относятся справочники, введенные пользователем. Следовательно, по своему происхождению виды аналитических измерений классифицируются как системные и пользовательские.

Ä

О справочниках и других информационных объектах системы БЭСТ-5 можно прочесть в Главе 5 данного документа.

Справочники пользовательских видов аналитических измерений имеют одну и ту же структуру: каждая запись такого справочника включает в себя код и наименование значения измерения. При использовании системных видов аналитических измерений справочники значений не составляются: программа обращается к уже имеющимся наборам данных (т. е., например, к содержимому справочника партнеров и пр.)

Для ведения аналитического учета необходимые виды аналитических измерений нужно связать с соответствующими синтетическими счетами. Это делается следующим образом. Код аналитического счета в системе БЭСТ-5 рассматривается как сложный объект, имеющий составную структуру. Он состоит из набора сегментов, каждый из которых представляет собой аналитическое измерение.

Каждому сегменту соответствует аналитический справочник — справочник значений аналитического измерения. Никаких ограничений на сегменты нет, но общая длина шифра аналитического учета не должна превышать 60 знаков. Первый сегмент называется базовым (основным) сегментом аналитики.

В итоге система выстраивает наглядную, удобную для восприятия модель аналитического учета – синтетический счет плюс некий набор аналитических срезов (сегментов).

Так, например, для более детального учета и анализа выручки аналитический счет, открытый на балансовом счете 90.1 «Выручка от реализации продукции (работ, услуг)» можно разделить на следующие аналитические сегменты (для облечения восприятия они отделены друг от друга дефисами):

91, где

Ø  90.1 – код счета учета выручки от реализации,

Ø  011 – код вида продукта (сегмент 1),

Ø  54 – код региона продаж (сегмент 2),

Ø  002431 – код наименования покупателя (сегмент 3).

Ä

Правила работы с аналитическими измерениями подробно изложены в разделе «Главная книга» «Руководства пользователя».

Описанная модель многосегментного аналитического учета распространяется не только на бухгалтерские счета. Она используется и в других функциональных разделах программы – например, для организации расширенного аналитического учета товарных запасов по их потребительским свойствам (цвета, размеры, сорта и т. д.)

Область применения многосегментной модели аналитического учета достаточно широка. Чем больше управленческих задач стоит перед предприятием, тем более востребованы подробный учет хозяйственной деятельности и углубленный анализ финансовых показателей по множеству различных критериев.

&

Среди типичных примеров использования многосегментного аналитического учета – учет дебиторской задолженности не только в разрезе клиентов, но и на уровне заключаемых с ними сделок. Еще один вариант его применения – учет полученной выручки по направлениям деятельности и по центрам продаж. Он также востребован и в производственном секторе: в частности, для целей учета затрат в разрезе подразделений, видов продукции и видов издержек.

Многовалютный учет

Бухгалтерский учет в системе БЭСТ-5 ведется в едином денежном измерителе – национальной денежной единице. Для Российской Федерации такой единицей является Российский рубль. Вместе с тем допускается выполнение операций и в других денежных единицах — иностранных валютах. Количество иностранных валют при этом не ограничено.

Все валюты, используемые в процессе учета, включая национальную денежную единицу, должны быть внесены в специальный справочник кодов валют. Каждая валюта в справочнике имеет идентификационный код и наименование. Код валюты должен быть уникален и может состоять из любой комбинации букв или цифр.

При настройке программы указывается код валюты, используемой в качестве национальной денежной единицы. Система БЭСТ-5 не ограничивает пользователя в выборе национальной валюты, т. е. любая валюта может быть объявлена как национальная денежная единица. Далее, в «Руководстве пользователя» эта валюта также называется основной. Изменение кода основной валюты при наличии сделанных проводок не допускается.

Ä

О том, как вести учет операций в иностранной валюте, подробно рассказано в «Руководстве пользователя». Настройка характеристик используемых валют описана в Главе 7 данного документа.

3.1.3.  Налоговый учет

Поддержка нескольких планов счетов, реализованная в системе БЭСТ-5, позволяет организовать параллельный бухгалтерский и налоговый учет на основании одних и тех же первичных документов. Этот подход существенно экономит время бухгалтера и избавляет его от двойной работы по вводу исходных данных.

БЭСТ-5 поддерживает как общую, так и упрощенную системы налогообложения (УСН). Для ведения налогового учета по общей системе налогообложения используется налоговый план счетов (код плана – Н). Вспомогательные налоговые счета, включенные в данный план, позволяют вести учет доходов и расходов организации в соответствии с требованиями главы 25 НК РФ. Для учета по упрощенной системе налогообложения используется план счетов с кодом У. Структура этого плана счетов обеспечивает учет доходов и расходов налогоплательщика по правилам, изложенным в главе 26.2 НК РФ.

При обработке хозяйственных документов можно параллельно создавать записи как на бухгалтерских, так и на налоговых счетах. Технология работы с налоговыми счетами такая же, как и при работе с обычными забалансовыми счетами. Увеличение и уменьшение оборотов на данных счетах соответственно происходят по дебету и по кредиту. Данные, накопленные на этих счетах, не будут отражаться ни в регистрах бухгалтерского учета, ни в бухгалтерской отчетности предприятия.

Ä

Технология ведения учета по общей и упрощенной системам налогообложения изложена в разделе «Налоговый учет» «Руководства пользователя».

3.1.4.  Управленческий учет

Управленческий учет – особая система обработки, анализа и представления данных о финансово-хозяйственной деятельности, ориентированная на руководство и акционеров предприятия. В отличие от бухгалтерского и налогового учетов, ведение которых жестко регламентировано законодательством, правила управленческого учета устанавливаются самим предприятием.

Главное назначение управленческого учета – помочь руководителю правильно управлять, оперативно предоставив ему полные данные для принятия того или иного решения.

В рамках управленческого учета в системе БЭСТ-5 реализованы функции бюджетирования, планирования производства, планирования договорных обязательств, мониторинг фактических показателей деятельности и аналитическая поддержка принятия решений.

Типичные вопросы, интересующие любого руководителя: «Какова наша прибыль и из чего она складывается?», «Какие направления деятельности, виды продукции, отделы и службы приносят наибольший доход?», «Какова картина издержек и где они возникают?», «Кому, за что, сколько и к какому сроку мы должны и кто, наоборот, должен нам?».

Для получения этой и другой информации, необходимой для эффективного управления предприятием, система БЭСТ-5 позволяет организовать углубленный учет экономической деятельности с применением множества произвольных аналитических срезов.

Источником информации для такого учета являются первичные документы. Для преобразования их содержимого в форму, необходимую для принятия управленческих решений, в системе можно настроить специальный план счетов для управленческого учета. Кроме того, целесообразно задействовать и многосегментный аналитический учет, основы которого были описаны в п. 3.1.2. «Привязав» к настроенным «управленческим» и/или бухгалтерским счетам необходимые виды аналитических измерений, предприятие получает развитую систему учета, позволяющую детализировать показатели хозяйственной деятельности по центрам ответственности, по выпускаемым видам продукции, затрат/издержек и пр.

Система формирует множество оперативных отчетов, отражающих картину денежных поступлений и платежей, дебиторской и кредиторской задолженности, выпуск продукции, наличие и движение товарных и материальных запасов и пр.

Для разработки бюджетов и контроля их исполнения применяются так называемые расчетные таблицы. Расчетные таблицы представляют собой документы, состоящие из предварительно определенного набора строк и столбцов. Информация, предназначенная для обработки в расчетных таблицах, может либо вводиться вручную, либо импортироваться из соответствующих баз данных системы БЭСТ-5. В таблицах предусмотрен расчет показателей на основании этих исходных данных, а результаты расчетов сохраняются для последующего использования.

4.  Структура системы

4.1.  Приложения

БЭСТ-5 относится к классу интегрированных систем. Она состоит из набора взаимосвязанных функциональных блоков, которые называются приложениями или подсистемами. Каждое приложение автоматизирует отдельную область учета или направление деятельности на предприятии.

Приложения могут работать как в автономном режиме, так и совместно друг с другом, образуя единое информационное пространство предприятия.

Логически связанные между собой приложения объединяются в группы. Каждое приложение содержит набор функциональных разделов и включает инструментальные средства для ввода данных и анализа деятельности. Текущий функциональный состав системы БЭСТ-5 представлен в таблице:

Приложение	Функции
Финансы:
Счета в банках	Ведение рублевых, валютных, специальных банковских счетов. Ведение выписок банка. Оформление платежных документов.
Касса. Подотчеты	Ведение рублевых и валютных касс. Оформление кассовых документов и авансовых отчетов. Ведение кассовых книг. Расчеты с подотчетными лицами. Учет зарплаты и иных выплат сотрудникам. Расчеты с подотчетными лицами. Учет депонированных сумм.
Расчеты с партнерами	Контроль расчетов с поставщиками и покупателями в режиме он-лайн. Оформление зачетов обязательств и других взаимозачетных операций.
Имущество	Учет внеоборотных активов: основных средств, нематериальных активов, НИИОКР и расходов будущих периодов на основе ПБУ 17/02. Учет специального оборудования, инструментов, одежды и пр. Учет наличия и движения каждого объекта учета. Учет истории изменения наиболее существенных реквизитов объектов. Начисление амортизации. Переоценка и учет модернизаций основных средств. Учет оборотных активов (включая спецоборудование, специнвентарь и спецодежда в составе внеоборотных средств), а также часть оборотных активов со сроком эксплуатации более 1 года.
Главная книга	Сводный бухгалтерский учет. Налоговый учет по общей и упрощенной системам налогообложения. Формирование годовой и промежуточной отчетности предприятия. Расчет налоговых деклараций. Экспорт отчетности в электронном виде.
Бюджетирование	Формирование операционных и финансовых бюджетов. План-фактный анализ работы предприятия. Построение финансовых отчетов.
Торговля:
Продажи. Клиенты	Управление договорами на продажу товаров, выполнение работ/услуг. Ведение многоэтапных договоров с контролем расчетов по каждому этапу. Контроль исполнения договоров по срокам и обязательствам. Ведение заказов покупателей на продажу товаров, работ и услуг. Регистрация актов на выполненные работы/услуги. Ведение прайс-листов. Гибкая схема управления отпускными ценами, скидками и надбавками.
Товары. Продукция	Сортовой и партионный учет товаров и готовой продукции. Аналитический учет запасов по их потребительским характеристикам (свойствам). Учет товаров по серийным номерам. Поддержка учета запасов по штрих-кодам. Оценка запасов по фактическим и учетным ценам. Определение цены списания запасов методами средних, ФИФО и ЛИФО. Учет товаров на консигнации и в пути. Инвентаризация и переоценка.
Закупки. Поставщики	Управление договорами на закупку товаров, выполнение работ/услуг. Ведение многоэтапных договоров с контролем расчетов по каждому этапу. Контроль исполнения договоров по срокам и обязательствам. Регистрация актов на выполненные работы (услуги).
Книга покупок-продаж	Регистрация счетов-фактур поставщиков. Формирование счетов-фактур покупателей. Ведение журналов учета счетов-фактур. Автоматическая регистрация счетов-фактур в книгах покупок и продаж на основании отгрузочных и платежных документов.
Торговый зал	Учет продаж и товарных остатков в торговых залах магазинов. Обмен данными с кассовыми аппаратами различных типов.
Анализ товаров и услуг	Анализ продаж, запасов, закупок в различных разрезах. ABC-анализ продаж с управляемым делением номенклатуры на группы.
Мобильная торговля	Информационный обмен с популярной системой управления мобильной торговлей ОПТИМУМ (системой автоматизации деятельности торговых агентов на базе КПК)
производство:
Сырье. Материалы	Учет наличия и движения материальных запасов, используемых в процессе производства продукции. Поддержка партионного и сортового учета. Оценка себестоимости запасов по фактическим и учетным ценам. Определение цены списания запасов методами средних, ФИФО и ЛИФО.
Планирование производства	Разработка планов производства на произвольный период на основе внутренней потребности предприятия и заказов от потребителей. Формирование объемно-календарного плана и план-графика выпуска продукции.
Учет производства	Учет отпуска материалов и полуфабрикатов в производство. Ведение стандартных и конфигурируемых спецификаций на выпускаемые изделия. Учет выпуска полуфабрикатов и готовой продукции. Учет производственного брака и отходов. Формирование отчетов производства. Расчет нормативного расхода материалов и списание материалов по объектам затрат. Учет выработки персонала, занятого в производстве продукции с формированием сведений для расчета зарплаты. Калькуляция себестоимости продукции с учетом незавершенного производства.
Персонал:
Кадры. Табельный учет	Ведение организационной структуры предприятия, штатного расписания, картотеки сотрудников. Учет приказов по персоналу. Табельный учет рабочего времени.
Заработная плата	Учет расчетов по оплате труда. Поддержка различных систем оплаты труда: оклад, тариф, сдельная. Подготовка данных по персонифицированному учету в ПФ и отчетности по НДФЛ. Экспорт данных в программу «Налогоплательщик» и программы Пенсионного Фонда
Специальные приложения и режимы:
Автотранспорт	Управление деятельностью автотранспортной службы, выполняющей перевозки для внутренних нужд предприятия. Учет состояния и эксплуатации транспортных средств. Формирование путевых листов. Учет работы и расчет оплаты труда водителей. Учет движения ГСМ.
Учет питания	Формирование меню и меню-раскладок с учетом сезонов, схем питания, категорий питающихся. Ведение рецептурно-технологических карт на блюда. Определение потребности в ингредиентах. Расчет планового и фактического расхода продуктов. Калькуляция себестоимости блюд. Оформление оприходования готовых блюд для дальнейшего учета их реализации
Дополнительно:
Обмен данными	Организация информационного обмена (импорта-экспорта) данных между системой БЭСТ-5 и любыми другими учетными системами.
Настройка счетов	Утилита ведения системы счетов в специальных конфигурациях системы. Предназначена для предприятий, не приобретающих приложение Главная книга.
Приложение пользователя	Тестовый пример, иллюстрирующий возможности создания пользовательских приложений с помощью встроенной среды разработки БЭСТ-5.
Настройка:
Базы данных	Обслуживание баз данных системы БЭСТ-5.
Общие данные	Предварительная настройка и ведение общих системных справочников. Настройка информационного взаимодействия с филиалами, территориально удаленными от головного офиса.

4.2.  Режимы

Режимы – дополнительные функциональные компоненты, расширяющие стандартные возможности приложений и блоков. Каждый режим можно эксплуатировать только в составе соответствующего приложения. Среди режимов, дополняющих функции приложений системы БЭСТ-5: